行政專員有哪些能力要求及基本素質(zhì)(2)
行政專員有哪些能力要求及基本素質(zhì)
行政專員的會務(wù)安排
◆具有較強(qiáng)的時(shí)間管理能力;
◆優(yōu)秀的外聯(lián)和公關(guān)能力，具備解決突發(fā)事件能力;
◆良好的中英文寫作、口語、閱讀能力;
◆熟練使用辦公軟件;
◆熟練使用操作辦公自動化設(shè)備。
態(tài)度:
◆工作細(xì)致認(rèn)真，謹(jǐn)慎細(xì)心，責(zé)任心強(qiáng);
◆具有很強(qiáng)的人際溝通、協(xié)調(diào)能力，團(tuán)隊(duì)意識強(qiáng)。
行政專員的日常行政事務(wù)處理
1.接聽電話接待來訪：接聽電話要使用文明用語，語言應(yīng)親切簡練、禮貌、和氣，公話嚴(yán)禁私用，一律不得撥打信息臺;對來訪者要使用文明用語，熱情接待，要認(rèn)真傾聽來訪者的敘述。如未能及時(shí)有效地解決，應(yīng)做好相應(yīng)的記錄并跟進(jìn)落實(shí)。
2.文件制發(fā)及檔案管理：文件制發(fā)后應(yīng)將文件內(nèi)容傳達(dá)到應(yīng)周知的相關(guān)部門和人員，并督導(dǎo)落實(shí)。文件制發(fā)后，應(yīng)先分類整理再按要求進(jìn)行歸檔，公司內(nèi)部綜合類檔案原則上以半年為周期進(jìn)行建檔。公司檔案管理的基本原則是：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理;維護(hù)檔案的完整與安全;便于公司和社會對檔案的有效利用。
3.例會組織與紀(jì)要：按要求安排好人員的座次及發(fā)言順序，發(fā)言要短小精悍，有效地利用時(shí)間，討論實(shí)質(zhì)性的問題。與會人員均應(yīng)將手機(jī)設(shè)置為會議狀態(tài)。
4.車輛使用及管理：提高汽車使用率，合理使用，降低能耗。公務(wù)用車，公司領(lǐng)導(dǎo)人員在市內(nèi)參加各種業(yè)務(wù)活動，派車接送;到外地出差，送到火車站或機(jī)場。公司其他員工遇有緊急、重要公務(wù)或因路遠(yuǎn)等必需用車的情況時(shí)可酌情批準(zhǔn)派車。公司組織集體活動，酌情安排用車。
5.日常制度監(jiān)管：在現(xiàn)有的管理模式中，加大行政督導(dǎo)的執(zhí)行力度，有效地實(shí)施行政制度及監(jiān)管，及時(shí)調(diào)整管理方式、方法，建立和諧的工作氛圍與高效運(yùn)作的工作效率。
行政專員的外部溝通
1.政府職能部門溝通：作為公司與政府部門溝通的窗口，我們應(yīng)以熱忱態(tài)度與政府部門建立起真誠信任的關(guān)系，端正自己的位置，靈活處理。
2.合作伙伴溝通：要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準(zhǔn)確理解對方的意圖、幫助進(jìn)行有效的溝通與傳達(dá)，但在處理事務(wù)時(shí)注意以公司利益為重。
3.注重禮尚往來：節(jié)日禮品、賀卡等，在重要的節(jié)日(如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作伙伴[客戶]的公司紀(jì)念日等)，應(yīng)在征求總經(jīng)理意見之后，以禮品或賀信及時(shí)致意，維護(hù)與合作伙伴的友好關(guān)系。在業(yè)務(wù)合作中，適時(shí)提醒經(jīng)理并根據(jù)經(jīng)理要求為其安排與合作伙伴的定期溝通活動或輕松的就餐，與合作伙伴建立經(jīng)常性的溝通。以促進(jìn)彼此的了解與進(jìn)一步的合作。
行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。企業(yè)行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)，但是行政工作在企業(yè)中的作用是不可小視的，所以也要求從事這個(gè)崗位工作的人員要具備一定的職業(yè)素養(yǎng)。
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4.什么是行政助理