采購訂單的主要方式

　　80/20方法。絕大部分給A企業(yè)(例如80%)，另外小部分給另外B企業(yè)，或者B、C企業(yè);這樣做的好處是絕大部分訂單量給A，可以獲得批量經(jīng)濟(jì)折扣，獲得更低成本。B、C做為培養(yǎng)關(guān)系的供應(yīng)商，在A出問題時(shí)候可以快速補(bǔ)充，相當(dāng)于備份的大供應(yīng)商，可以避免供應(yīng)中斷。

　　這種操作方式存在一種內(nèi)控上的難題，最大的采購量到底給哪一家?面向各個供應(yīng)商采購不同的量，采購價(jià)格如何確定?供應(yīng)商可以通過向采購決策人公關(guān)以獲取最大的采購量，而供應(yīng)量小的供應(yīng)商也可以公關(guān)獲得好的采購價(jià)格，因?yàn)榱坎灰粯?，價(jià)格和采購量大的不能完全比較。實(shí)際上大小供應(yīng)商都有發(fā)揮空間。

　　解決的方法：通過供應(yīng)商評估確定優(yōu)先供應(yīng)商，備份供應(yīng)商，明確主供應(yīng)商和備份供應(yīng)商的量的分配比例原則，減少了第一層次的內(nèi)控(不過，這需要定期評估，以評估小組操作);第二層次的內(nèi)控，那只有參考市場價(jià)格了，很難內(nèi)控;或許可以通過對采購人員整體部門KPI的相關(guān)考核來加強(qiáng)內(nèi)控，比如考核年采購成本降低金額等。

　　采購訂單的信息表邏輯

　　1.產(chǎn)品信息表中

　　必須指明某個字段可以被其他單據(jù)所更改。這主要是為了保證數(shù)據(jù)的一致性。因?yàn)樵谄髽I(yè)中，原材料等基本信息往往不是采購人員建立，而是研發(fā)部門等建立。為此，研發(fā)部門有這個權(quán)利那些內(nèi)容可以被其他人員更改。如此的話，當(dāng)其他部門通過其他單據(jù)更改了某部分內(nèi)容之后，作為產(chǎn)品信息的主人，就比較容易追蹤。在實(shí)際工作中，筆者建議企業(yè)用戶，把一些關(guān)系不是很大的內(nèi)容，如包裝方式等等可以讓其他員工進(jìn)行更改，以減少信息建立人員的工作量。但是，對于一些關(guān)鍵的參數(shù)，如原材料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、原材料規(guī)格等字段的話，最好還是誰建立誰更改。

　　2.用戶需要有這張表對應(yīng)的權(quán)限

　　如在ERP系統(tǒng)權(quán)限設(shè)計(jì)中有一個排它權(quán)限。如果某個用戶做了這個限制之后，則他建立的信息可能就只有他自己能夠進(jìn)行更改。其他用戶無權(quán)進(jìn)行修改。如果有這個限制的話，則其他用戶就無法通過采購訂單等相關(guān)單據(jù)更新這個產(chǎn)品基本信息表。

　　3.是采購訂單中的控制

　　在實(shí)際工作中，可能需要更新與不需要更新兩種情況同時(shí)存在。是否需要更新產(chǎn)品基本信息表的內(nèi)容需要采購員根據(jù)實(shí)際情況來進(jìn)行判斷。為此，在采購訂單更新用戶按保存后，系統(tǒng)就會進(jìn)行判斷。更改的內(nèi)容是否涉及到產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容。如果涉及到而且產(chǎn)品基本信息表中又指定這個字段可以被更改的話，則系統(tǒng)就會提示用戶是否需要把這個更新同步到產(chǎn)品基本信息表中。如果用戶選擇是的話，則這個更新會被同步到產(chǎn)品基本信息表中。如果選擇否的話，則只是在采購訂單上進(jìn)行更新，而不會涉及到產(chǎn)品基本信息表。

　　也就是說，要同時(shí)滿足以上三個條件，產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容才能夠被采購訂單所更新。筆者在項(xiàng)目推廣中，對于用戶的建議是這個功能要慎用。對于一些共享程度比較高的信息可以通過級聯(lián)更新來節(jié)省數(shù)據(jù)維護(hù)的工作量。但是對于一些技術(shù)性比較強(qiáng)的數(shù)據(jù)，則最好還是采取專人維護(hù)專人負(fù)責(zé)制比較好。

　　采購訂單的價(jià)格信息邏輯

　　除了會對采購訂單中的產(chǎn)品基本信息如包裝信息進(jìn)行更改，采購員改的最多的還要算是采購訂單價(jià)格。這個采購訂單價(jià)格在采購訂單管理中又是一個比較敏感的字段。為了保障企業(yè)資金的安全性，采購訂單在這個字段的更新上采取了比較多的控制措施。

　　1.采購訂單價(jià)格更新

　　首先，采購訂單會控制采購員是否有這個權(quán)限更改這個采購價(jià)格以及更改的幅度有多大。有些企業(yè)對于這個采購價(jià)格控制的比較嚴(yán)格，普通采購員無法更改這個采購價(jià)格。因?yàn)椴少徲唵沃械膬r(jià)格自動會從供應(yīng)商產(chǎn)品價(jià)格表中帶出來。也就是說，默認(rèn)的價(jià)格就是跟供應(yīng)商協(xié)商好的價(jià)格。若要進(jìn)行價(jià)格變動的話，則必須由采購經(jīng)理來完成。有些企業(yè)則相對寬松一點(diǎn)，采購員可以更改采購訂單的價(jià)格，但是其有一個幅度的限制。如某個原材料標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格為10元，而采購員可以在1%的范圍內(nèi)修改這個采購價(jià)格。也就是說，其向供應(yīng)商采購時(shí)，其價(jià)格的最大修改權(quán)利只有11元。如果超過這個價(jià)格的話，就需要采購經(jīng)理或者其他人員的授權(quán)才行?？梢娡ㄟ^對采購價(jià)格這個字段本身的權(quán)限控制，能夠大大的提高采購訂單價(jià)格的準(zhǔn)確性。明顯消除采購員與供應(yīng)商串通的徇私舞弊行為。

　　2.采購訂單價(jià)格更新對其他數(shù)據(jù)表的影響

　　采購訂單的價(jià)格更新是否會對其他相關(guān)表產(chǎn)生影響呢?這里的相關(guān)表主要包括兩張數(shù)據(jù)表，分別為產(chǎn)品價(jià)格信息表與產(chǎn)品供應(yīng)商價(jià)格信息表。產(chǎn)品價(jià)格信息表中定義了產(chǎn)品的計(jì)劃價(jià)格;產(chǎn)品供應(yīng)商價(jià)格信息表則定義了某個供應(yīng)商的具體價(jià)格信息。他們之間有彼此的聯(lián)系。如產(chǎn)品供應(yīng)商價(jià)格信息表默認(rèn)情況下，會繼承產(chǎn)品計(jì)劃價(jià)格表中的價(jià)格。而在建立采購訂單的時(shí)候，默認(rèn)情況下其價(jià)格來自于產(chǎn)品供應(yīng)商價(jià)格信息表。如果這張表中沒有相應(yīng)數(shù)據(jù)的話，則其會采用產(chǎn)品計(jì)劃價(jià)格表中內(nèi)容。而現(xiàn)在反過來，如果采購訂單中物料價(jià)格的變化，是否會更新以上這些表中的內(nèi)容呢?

　　筆者在項(xiàng)目實(shí)施中，給用戶第一個建議是最好不要通過采購訂單來更新這兩張基本價(jià)格表中的信息。若產(chǎn)品計(jì)劃價(jià)格表中或者供應(yīng)商價(jià)格信息表中的內(nèi)容有改變的話，最好通過獨(dú)立的變更單據(jù)來進(jìn)行變更。這主要是出于數(shù)據(jù)的一致性考慮。而且也易于后續(xù)的查詢追蹤。如果在采購訂單中進(jìn)行級聯(lián)更新的話，以后很難查詢到這個更改記錄。雖然這會增加一些數(shù)據(jù)維護(hù)的工作量。但是卻可以保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性，筆者認(rèn)為這個交易還是值得的。

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