1、 辦事處應(yīng)設(shè)專人進行庫房管理，針對庫房管理人員的實物保管責任，辦事

　　處應(yīng)制訂績效考核制度并報公司備案。原則上庫存盤虧率超過庫存平均余額0.1%以上的部分，應(yīng)按一定比例扣減庫管人員工資;連續(xù)三個月庫存盤虧率超過庫存平均余額1%以上的庫管，原則上應(yīng)進行更換。

　　2、 庫管除對庫房內(nèi)存貨負有保管責任外，還應(yīng)負責登記庫房手工或電子系統(tǒng)

　　數(shù)量賬。庫管不登記電子系統(tǒng)數(shù)量賬的，應(yīng)該對手工數(shù)量賬與電子系統(tǒng)數(shù)量賬記錄進行核對。庫管應(yīng)對賬賬相符、賬實相符負責。

　　3、 每月月末一天定為辦事處的盤點日，當天庫房貨物應(yīng)處于靜止狀態(tài)，不辦理發(fā)貨業(yè)務(wù)。

　　4、 辦事處經(jīng)理負責會同財務(wù)人員和庫房管理人員制訂盤點流程，組織并監(jiān)督月末盤點工作。會計主管負責提交盤點結(jié)果報告以及對庫房管理人員的盤點考核結(jié)果。

　　5、 庫存盤點實行滾動盤點和月底盤點相結(jié)合的方式。庫管應(yīng)如實按實存數(shù)量上報盤點數(shù)量，對于在盤點報告中虛報、瞞報庫存數(shù)量的行為，一經(jīng)查實，可對責任人給予辭退處理。

　　6、 辦事處應(yīng)于每月終了5日內(nèi)向公司財務(wù)部門報送庫存盤點表。對于盤點差異率高于公司要求的，應(yīng)于報送庫存盤點表后一個工作日內(nèi)，向公司報送庫存差異原因分析、責任落實處罰、以及降低盤點差異率的具體措施。

　　7、 辦事處經(jīng)理對發(fā)出存貨的安全和客戶收貨憑證的及時、完整回收負責。對為辦事處長期提供運輸服務(wù)的物流公司或個人，辦事處應(yīng)以我方公司名義與物流公司或運輸個人簽訂物流運輸合同并交公司一份原件備案。辦事處的物流合同必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意。

　　8、 辦事處應(yīng)留存所有發(fā)貨車輛行駛證、司機身份證和駕駛證復(fù)印件并歸檔。保留期限不得低于一年。

　　9、 辦事處的所有入庫業(yè)務(wù)均應(yīng)開具入庫單，所有發(fā)貨業(yè)務(wù)均應(yīng)開具出庫單，物流方、庫管應(yīng)在出、入庫單據(jù)上簽字，并做好系統(tǒng)庫存數(shù)量賬的復(fù)核工作。

　　10、 庫存貨物的堆放應(yīng)結(jié)合貨物和包裝特點，合理安排貨位，要求做到存放安全、查點方便、碼放整齊、成行成列、過目見數(shù)。

　　11、 庫管應(yīng)督促搬運、裝卸人員輕拿輕放，對于可能對貨物造成損壞的行為應(yīng)及時制止。

　　12、 庫存貨物如遭損壞，庫管應(yīng)填寫報損單，注明損壞日期、損壞行為、損壞人、損壞物品名稱及數(shù)量，并由損壞責任人簽字確認。月底會計人員對損壞金額進行計算，對損壞金額超過庫存平均余額0.05%以上的部分，應(yīng)由損壞責任人按出廠價的50%賠償。

　　13、 庫管離任，應(yīng)由原、接任雙方辦理交接手續(xù)。離、接任方對庫存共同進行盤點，會計主管進行監(jiān)盤，盤點后由接任方填制交接盤點表，并由離、接任雙方及監(jiān)盤人簽字確認。除辦理庫存財產(chǎn)移交外，還應(yīng)辦理業(yè)務(wù)單證、賬務(wù)、未了業(yè)務(wù)的移交手續(xù)，移交中的未了事宜及業(yè)務(wù)憑證，應(yīng)列明清單，寫明情況，并由辦事處經(jīng)理見證簽字。

　　辦事處財務(wù)管理制度：業(yè)務(wù)基本規(guī)范

　　1、采購

　　1.1 辦事處采購進貨

　　1.1.1公司向辦事處發(fā)貨時，應(yīng)開具發(fā)貨單一式三聯(lián)，由運輸司機在發(fā)貨單上

　　簽字，以示所運輸貨物的保管責任轉(zhuǎn)移，客服應(yīng)將客戶聯(lián)交給承運方轉(zhuǎn)交給辦事處，辦事處簽收后將數(shù)量金額匯總頁傳真給客服，以示運輸責任消除和收貨確認，并作為財務(wù)入賬和結(jié)算運費的憑證之一。

　　1.1.2辦事處收貨時應(yīng)仔細核對所收貨物的品種、條碼、數(shù)量是否正確。辦事處清點時發(fā)現(xiàn)差異的，應(yīng)立即和公司客服人員取得聯(lián)系，客服負責協(xié)調(diào)落實差異情況及確定相關(guān)責任，并做出相應(yīng)處理。貨物短少或破損，屬運輸方責任的，應(yīng)按出廠價從運輸費用中扣除;屬發(fā)貨錯誤的，應(yīng)調(diào)整修改發(fā)貨單記錄;確實無法落實差異責任的，統(tǒng)一按公司確認數(shù)量開單，辦事處的實收數(shù)量和公司發(fā)貨單據(jù)數(shù)量不一致的，辦事處使用“公司往來差異”戶調(diào)整系統(tǒng)數(shù)量。“公司往來差異”戶發(fā)生的單次差異金額超過100元的或月累計差異金額超過300元的，辦事處經(jīng)理應(yīng)向公司財務(wù)負責人進行郵件報告。

　　1.2 辦事處采購?fù)素?/p>

　　1.2.1辦事處向公司退貨時應(yīng)開具退貨單一式三聯(lián)，由運輸司機在退貨單上簽字，以示所運輸貨物的保管責任轉(zhuǎn)移，辦事處應(yīng)將客戶聯(lián)交給運輸方轉(zhuǎn)交給公司客服，公司客服與退貨處的收貨清單核對后，將數(shù)量金額匯總頁傳真給辦事處，以示運輸責任消除，并作為結(jié)算運費的要件之一。

　　1.2.2公司收貨時應(yīng)仔細核對所收貨物的品種、條碼、數(shù)量是否正確。公司清點時發(fā)現(xiàn)差異的，應(yīng)立即和客服取得聯(lián)系，客服負責和辦事處協(xié)調(diào)落實差異情況及確定相關(guān)責任，并做出相應(yīng)處理。貨物短少或破損，屬運輸方責任的，應(yīng)按出廠價從運輸費用中扣除;屬發(fā)貨錯誤的，應(yīng)調(diào)整修改辦事處退貨單記錄;確實無法落實差異責任的，統(tǒng)一按公司確認數(shù)量開單，辦事處實退數(shù)量與錄入系統(tǒng)內(nèi)的公司退單數(shù)量不一致的，辦事處使用“公司往來差異”戶調(diào)整系統(tǒng)數(shù)量。

　　2、銷售

　　2.1 辦事處銷售發(fā)貨

　　2.1.1辦事處向客戶發(fā)貨，應(yīng)開具發(fā)貨單一式三聯(lián)，一聯(lián)留底、一聯(lián)交給客戶、

　　一聯(lián)記賬。應(yīng)由運輸司機在發(fā)貨單上簽字，以示所運輸貨物的保管責任轉(zhuǎn)移。發(fā)貨后必須取得客戶收貨憑證，以作為運輸責任消除、收貨方付款義務(wù)產(chǎn)生以及會計記賬的憑證。客戶收貨憑證包括簽字后返回的我方發(fā)貨單或傳真件、客戶專用收貨憑證，或者其他能有效證明收貨事實的憑證?？蛻糁苯犹嶝浀?，發(fā)貨單上應(yīng)由客戶簽字。所有簽字應(yīng)清晰可認，只寫姓氏、字跡潦草無法辨認，均為不合乎要求的簽字，本文其他簽字要求同此。

　　2.1.2具備帶回回單條件的發(fā)貨業(yè)務(wù)，辦事處應(yīng)將客戶聯(lián)和記賬聯(lián)交給運輸方轉(zhuǎn)交給客戶，客戶簽收后將記賬聯(lián)交給運輸方帶回交給辦事處。

　　2.1.3運輸方不具備帶回回單條件的，辦事處應(yīng)將客戶聯(lián)交給運輸方轉(zhuǎn)交給客戶，并要求客戶簽收后將數(shù)量金額匯總頁傳真給辦事處。

　　2.1.4出具專用收貨憑證的客戶，辦事處應(yīng)將客戶聯(lián)交給運輸方轉(zhuǎn)交給客戶，運輸方應(yīng)將該客戶專用收貨憑證在一周內(nèi)交給辦事處。對于運輸方不能及時完整交回客戶收貨憑證的，辦事處應(yīng)要求物流以傳真、快件等形式，在一周內(nèi)完成回單交接。對于以快件形式交接回單的，應(yīng)要求物流保留復(fù)印件以便對賬。

　　2.1.4辦事處銷售部門應(yīng)提供準確的開單價格，應(yīng)杜絕我方開單價格與客戶驗

　　收價格不一致的現(xiàn)象。

　　2.1.5 辦事處銷售部門(包括客服或文員)，應(yīng)對銷售業(yè)務(wù)記錄單證的正確性、

　　完整性、及時性負責。對客戶驗收單與我方發(fā)貨單應(yīng)進行核對，對于數(shù)量差異或價格差異，均須落實責任，是屬于我方開單錯誤的，應(yīng)負責及時在ERP系統(tǒng)進行相應(yīng)調(diào)整。調(diào)整單應(yīng)在備注中寫明被調(diào)整單號。

　　2.2 辦事處銷售退貨

　　2.2.1辦事處客戶退貨的，退貨經(jīng)辦人應(yīng)向客戶索取退貨單，并清點核對退貨數(shù)量，在二者核實一致的情況下，方能和客戶辦理退貨手續(xù)。

　　2.2.2由第三方物流辦理退貨的，物流方應(yīng)與客戶清點退貨。辦事處在收到承運方拉回的退貨時，應(yīng)要求對方提交客戶退貨單，并清點核對退貨數(shù)量，存在退貨差異的，應(yīng)向承運方追究相應(yīng)責任。

　　2.2.3庫管在收到客戶退貨時，應(yīng)開具手工入庫單一式三聯(lián)，并和貨物移交方共同簽字確認。其中一聯(lián)留底，一聯(lián)交給貨物移交方，一聯(lián)交給文員核對退貨差異，并作為系統(tǒng)開單依據(jù)。

　　2.2.4文員負責進行退貨實物與退貨單據(jù)數(shù)量差異復(fù)核。辦事處ERP系統(tǒng)應(yīng)開具退貨單和差異調(diào)整單據(jù)一式三聯(lián)，一聯(lián)留底，一聯(lián)給客戶或差異承擔方，一聯(lián)用于記賬。

　　2.2.5辦事處應(yīng)對退貨殘品單設(shè)庫房或庫位進行實物和賬務(wù)管理。從退貨中整

　　理出的正品，可用于再次銷售的，應(yīng)從殘品庫調(diào)撥到正品庫進行管理，庫管應(yīng)于實物轉(zhuǎn)移當天開具調(diào)撥單，調(diào)撥單應(yīng)錄入ERP系統(tǒng)，及時調(diào)整系統(tǒng)殘品和正品庫存數(shù)量。

　　3、 對賬

　　3.1辦事處在向客戶發(fā)、退貨時，負責銷售賬單處理的部門(客服或文員)，應(yīng)負責對客戶收貨憑證和退貨憑證進行數(shù)量、單價、金額的核對，對于提供網(wǎng)上對帳業(yè)務(wù)并以網(wǎng)上顯示的收、退貨憑證為開票依據(jù)的客戶，還應(yīng)針

　　對發(fā)、退貨業(yè)務(wù)及時進行網(wǎng)上對帳。財務(wù)部門應(yīng)就雙方單據(jù)一致性進行復(fù)核，發(fā)現(xiàn)雙方總金額不一致的送、退貨業(yè)務(wù)，應(yīng)提交負責賬單的部門重新核對并調(diào)整。

　　3.2 辦事處財務(wù)部門應(yīng)負責向總部提供開票金額和明細數(shù)據(jù)。

　　3.3 辦事處財務(wù)應(yīng)每月與總部進行發(fā)、退貨的核對并及時進行差異調(diào)整?？偛?/p>

　　財務(wù)部相關(guān)會計人員應(yīng)于每月12日之前將辦事處的相關(guān)核算科目明細賬發(fā)給辦事處進行帳務(wù)核對。發(fā)現(xiàn)差異的，辦事處應(yīng)及時與總部聯(lián)系調(diào)整。

　　3.4辦事處會計主管依據(jù)公司管理、核算要求，負責指導(dǎo)、監(jiān)督落實公司對業(yè)

　　務(wù)記錄單證格式、流程的規(guī)范工作。辦事處經(jīng)理負責辦事處對帳工作的組織、協(xié)調(diào)工作，會計主管負責具體安排實施和報告。

　　4、 開票

　　辦事處的銷售業(yè)務(wù)統(tǒng)一由總部對外開具發(fā)票?？偛恳罁?jù)辦事處財務(wù)提供的開票金額和明細開票，并在開票后的一個工作日內(nèi)將發(fā)票寄出并將開票信息以電子郵件形式通知辦事處。需要辦事處分送發(fā)票的，辦事處在收到總部寄來的發(fā)票后，分送給客戶時，應(yīng)做好發(fā)票領(lǐng)出登記。

　　5、 貨款

　　5.1辦事處收款和費用支出實行“收支兩條線”原則。辦事處有貨款收入的，應(yīng)與費用款分開存放。辦事處用于存儲收入款項的銀行卡，與存儲費用資金的銀行卡應(yīng)有所區(qū)別。

　　5.2 辦事處的超市銷售回款直接回到公司銀行賬戶。有批發(fā)業(yè)務(wù)的辦事處，所收銷售貨款，不能用于辦事處的任何支出。達到50000元以上的貨款、或者未劃回公司的貨款余額達到50000元的，應(yīng)于一個工作日內(nèi)劃回公司，所收貨款金額較小時，每周至少向公司劃款一次。

　　5.3辦事處銷售部門應(yīng)負責所經(jīng)辦銷售貨款的催收。對于超市從應(yīng)回款中直接扣款的項目，在會計對費用項目有疑問時，辦事處銷售部門應(yīng)負責進行落實。

　　5.4 對于部分超市在扣費用時有跨區(qū)域扣款現(xiàn)象的，各辦事處應(yīng)按權(quán)責發(fā)生制原則進行調(diào)整。

　　6、資產(chǎn)管理

　　6.1辦事處購置2000元以上的資產(chǎn)，應(yīng)向總部辦理審批手續(xù)，經(jīng)過總經(jīng)理批準以后方可購買。

　　6.2辦事處應(yīng)設(shè)專人對資產(chǎn)進行管理，并建立資產(chǎn)管理清單。辦事處資產(chǎn)清單和管理人應(yīng)報總部備案。

　　6.3辦事處每年末應(yīng)對庫存商品之外的資產(chǎn)進行盤點，并于盤點后5個工作日內(nèi)向公司財務(wù)部門報送盤點表。

　　6.4資產(chǎn)的處置應(yīng)經(jīng)過總部審批后進行。辦事處與總部之間的資產(chǎn)調(diào)撥應(yīng)開具內(nèi)部資產(chǎn)調(diào)撥單并由雙方經(jīng)辦負責人簽字確認。

　　7、報表

　　7.1庫存盤點表。

　　7.2辦事處財務(wù)相關(guān)的賬表。

　　7.3公司要求的其他報表。