報賬單據(jù)是什么 審核報銷單據(jù)需要注意哪些問題
報賬單據(jù)是什么 審核報銷單據(jù)需要注意哪些問題
報賬單據(jù)是企業(yè)對外交易證明的重要載體，也是企業(yè)進行財務管理的基礎。加強報賬單據(jù)的財務審核，不僅是強化企業(yè)內(nèi)部財務監(jiān)督的重要體現(xiàn)，更是提升企業(yè)會計信息質(zhì)量的重要抓手。結合所在企業(yè)的實踐，筆者認為對報賬單據(jù)的財務審核應突出“三性”。
一是要突出報賬內(nèi)容的“合規(guī)性”
報賬單據(jù)承載的交易要合法合規(guī)。財務審核時應關注發(fā)生的報賬交易是否違反國家法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部管理制度，報賬交易是否都是真實發(fā)生的，交易所關聯(lián)的企業(yè)資源(如投資預算、成本預算)是否準確并已經(jīng)提前通過了立項審批，報賬金額是否符合在商務合同約定的付款條件或在企業(yè)報銷額度及標準之內(nèi)、計算過程及結果是否正確等，比如檢查超出合同金額的報賬單據(jù)是否簽訂了補充協(xié)議、超標準的差旅費報銷是否提交特殊情況說明等。
依附報賬單據(jù)的票據(jù)要合法合規(guī)。財務審核時應關注收取或開具的發(fā)票類型是否正確;加蓋的發(fā)票專用章是否合規(guī)(包括大小、字體)，其中稅局代開發(fā)票需加蓋稅局代開發(fā)票專用章;發(fā)票抬頭是否準確，是否是公司全稱;發(fā)票表面是否有涂改痕跡，涂改的一律無效;開票項目欄是否與企業(yè)對外發(fā)生的業(yè)務事項一致;發(fā)票的粘貼合規(guī)，如是否均粘貼在“原始單據(jù)粘貼欄”虛線范圍內(nèi);對于跨期發(fā)票的報賬，應嚴格處理并規(guī)避。必要時，應在稅務機關官方網(wǎng)站對發(fā)票的有效性進行逐張查驗。最后，應特別留意行政事業(yè)性票據(jù)的適用范圍，行政事業(yè)性收費統(tǒng)一票據(jù)可作為報銷憑證，而其他行政事業(yè)單位資金往來結算票據(jù)一律不得作為報銷憑證。
二是要突出報賬附件的“完整性”
報賬單據(jù)的附件要完整準確。根據(jù)報賬單據(jù)的類型不同，對附件也有不同的要求。相對而言，日常費用類報賬對附件的要求較為簡單，通常需要的附件有報賬單、發(fā)表、項目請示、執(zhí)行情況表等。合同類報賬對附件要求較為復雜，通常需要的附件有報賬單、發(fā)表、合同復印件或者關鍵頁、履約情況說明(如合同執(zhí)行進度證明、到貨證明、驗收紀要、結算清單)等。如合同是框架下的單點合同或者補充協(xié)議，還需要提供原合同關鍵頁。財務人員在進行審核時，應區(qū)分報賬單據(jù)的類型進行分類復核，對于報賬附件不齊全、不完整的，應提請業(yè)務報賬部門予以補充完善。
報賬單簽字蓋章要完整準確。財務審核時應檢查報賬單據(jù)是否按照企業(yè)資金支出管理辦法或類似管理約定，由不同層級的授權人員人進行簽字或蓋章審批。計劃外項目或者超計劃的項目，應重點審核是否已經(jīng)過企業(yè)管理層或授權人員的特殊審批。發(fā)現(xiàn)不符合要求的，應立即退還給業(yè)務部門重新整理填報。
報賬單據(jù)的摘要要完整準確。摘要是對所報賬交易事項性質(zhì)的簡單描述，摘要信息要能夠清晰表達“是誰(和誰)”、“什么時間”、“依據(jù)什么(合同名稱或編號)”、“做了什么事”等關鍵信息。如物資采購類報賬摘要“XX部門支付XX公司(全稱)20XX年XX月XX費用(合同號，xx訂單，付至百分比)”。
三是要突出報賬材料的“邏輯性”
邏輯性強調(diào)報賬單據(jù)與附件之間、不同附件之間以及同一附件的不同頁碼之間在名稱、標準、數(shù)據(jù)、金額等方面要相同一致，不得出現(xiàn)前后不一、模糊不清的情況，以免留下稅務或外部檢查風險。以報賬單據(jù)中所需要填寫的銀行賬戶為例，業(yè)務部門所提交報賬單中的銀行名稱、開戶行、銀行賬號等信息必須與供應商提交的請款通知書、雙方簽署的商務合同中的信息一致，如供應商銀行賬戶信息發(fā)生變更時，必須提供企業(yè)工商登記變更、加蓋供應商公章的銀行賬戶變更說明等權威有效的變更證明或委托收款證明，否則財務有權拒絕付款。
為了會計檔案裝訂的方便，企業(yè)還可以對報賬單據(jù)附件的擺放邏輯提出要求，比如按照附件的重要性將擺放次序定為報賬單、發(fā)票、結算單、合同等，亦可納入邏輯性審核。