報賬單據(jù)是什么 審核報銷單據(jù)需要注意哪些問題
報賬單據(jù)是什么 審核報銷單據(jù)需要注意哪些問題
報賬單據(jù)是企業(yè)對外交易證明的重要載體，也是企業(yè)進行財務(wù)管理的基礎(chǔ)。加強報賬單據(jù)的財務(wù)審核，不僅是強化企業(yè)內(nèi)部財務(wù)監(jiān)督的重要體現(xiàn)，更是提升企業(yè)會計信息質(zhì)量的重要抓手。結(jié)合所在企業(yè)的實踐，筆者認為對報賬單據(jù)的財務(wù)審核應(yīng)突出“三性”。
一是要突出報賬內(nèi)容的“合規(guī)性”
報賬單據(jù)承載的交易要合法合規(guī)。財務(wù)審核時應(yīng)關(guān)注發(fā)生的報賬交易是否違反國家法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部管理制度，報賬交易是否都是真實發(fā)生的，交易所關(guān)聯(lián)的企業(yè)資源(如投資預(yù)算、成本預(yù)算)是否準確并已經(jīng)提前通過了立項審批，報賬金額是否符合在商務(wù)合同約定的付款條件或在企業(yè)報銷額度及標準之內(nèi)、計算過程及結(jié)果是否正確等，比如檢查超出合同金額的報賬單據(jù)是否簽訂了補充協(xié)議、超標準的差旅費報銷是否提交特殊情況說明等。
依附報賬單據(jù)的票據(jù)要合法合規(guī)。財務(wù)審核時應(yīng)關(guān)注收取或開具的發(fā)票類型是否正確;加蓋的發(fā)票專用章是否合規(guī)(包括大小、字體)，其中稅局代開發(fā)票需加蓋稅局代開發(fā)票專用章;發(fā)票抬頭是否準確，是否是公司全稱;發(fā)票表面是否有涂改痕跡，涂改的一律無效;開票項目欄是否與企業(yè)對外發(fā)生的業(yè)務(wù)事項一致;發(fā)票的粘貼合規(guī)，如是否均粘貼在“原始單據(jù)粘貼欄”虛線范圍內(nèi);對于跨期發(fā)票的報賬，應(yīng)嚴格處理并規(guī)避。必要時，應(yīng)在稅務(wù)機關(guān)官方網(wǎng)站對發(fā)票的有效性進行逐張查驗。最后，應(yīng)特別留意行政事業(yè)性票據(jù)的適用范圍，行政事業(yè)性收費統(tǒng)一票據(jù)可作為報銷憑證，而其他行政事業(yè)單位資金往來結(jié)算票據(jù)一律不得作為報銷憑證。
二是要突出報賬附件的“完整性”
報賬單據(jù)的附件要完整準確。根據(jù)報賬單據(jù)的類型不同，對附件也有不同的要求。相對而言，日常費用類報賬對附件的要求較為簡單，通常需要的附件有報賬單、發(fā)表、項目請示、執(zhí)行情況表等。合同類報賬對附件要求較為復(fù)雜，通常需要的附件有報賬單、發(fā)表、合同復(fù)印件或者關(guān)鍵頁、履約情況說明(如合同執(zhí)行進度證明、到貨證明、驗收紀要、結(jié)算清單)等。如合同是框架下的單點合同或者補充協(xié)議，還需要提供原合同關(guān)鍵頁。財務(wù)人員在進行審核時，應(yīng)區(qū)分報賬單據(jù)的類型進行分類復(fù)核，對于報賬附件不齊全、不完整的，應(yīng)提請業(yè)務(wù)報賬部門予以補充完善。
報賬單簽字蓋章要完整準確。財務(wù)審核時應(yīng)檢查報賬單據(jù)是否按照企業(yè)資金支出管理辦法或類似管理約定，由不同層級的授權(quán)人員人進行簽字或蓋章審批。計劃外項目或者超計劃的項目，應(yīng)重點審核是否已經(jīng)過企業(yè)管理層或授權(quán)人員的特殊審批。發(fā)現(xiàn)不符合要求的，應(yīng)立即退還給業(yè)務(wù)部門重新整理填報。
報賬單據(jù)的摘要要完整準確。摘要是對所報賬交易事項性質(zhì)的簡單描述，摘要信息要能夠清晰表達“是誰(和誰)”、“什么時間”、“依據(jù)什么(合同名稱或編號)”、“做了什么事”等關(guān)鍵信息。如物資采購類報賬摘要“XX部門支付XX公司(全稱)20XX年XX月XX費用(合同號，xx訂單，付至百分比)”。
三是要突出報賬材料的“邏輯性”
邏輯性強調(diào)報賬單據(jù)與附件之間、不同附件之間以及同一附件的不同頁碼之間在名稱、標準、數(shù)據(jù)、金額等方面要相同一致，不得出現(xiàn)前后不一、模糊不清的情況，以免留下稅務(wù)或外部檢查風險。以報賬單據(jù)中所需要填寫的銀行賬戶為例，業(yè)務(wù)部門所提交報賬單中的銀行名稱、開戶行、銀行賬號等信息必須與供應(yīng)商提交的請款通知書、雙方簽署的商務(wù)合同中的信息一致，如供應(yīng)商銀行賬戶信息發(fā)生變更時，必須提供企業(yè)工商登記變更、加蓋供應(yīng)商公章的銀行賬戶變更說明等權(quán)威有效的變更證明或委托收款證明，否則財務(wù)有權(quán)拒絕付款。
為了會計檔案裝訂的方便，企業(yè)還可以對報賬單據(jù)附件的擺放邏輯提出要求，比如按照附件的重要性將擺放次序定為報賬單、發(fā)票、結(jié)算單、合同等，亦可納入邏輯性審核。