人力資源信息系統(tǒng)有什么作用

　　人力資源信息系統(tǒng)是組織進(jìn)行有關(guān)人及人的工作方面的信息收集、保存、分析和報(bào)告的過(guò)程，是計(jì)算機(jī)用于企業(yè)人事管理的產(chǎn)物，它是通過(guò)計(jì)算機(jī)建立的、記錄企業(yè)每個(gè)員工技能和表現(xiàn)的功能模擬信息庫(kù)。那么人力資源信息系統(tǒng)有什么作用?

　　人力資源信息系統(tǒng)的作用：為人和資源規(guī)劃建立人事檔案

　　人事檔案既可以用來(lái)估計(jì)目前勞動(dòng)力的知識(shí)、技術(shù)、能力、經(jīng)驗(yàn)和職業(yè)抱負(fù)，又可用來(lái)對(duì)未來(lái)的人力資源需要進(jìn)行預(yù)測(cè)。這兩種信息必須互相補(bǔ)充，否則對(duì)人力資源規(guī)劃是無(wú)用的。例如：如果不以組織內(nèi)現(xiàn)有人員狀況為基礎(chǔ)作出的預(yù)測(cè)，顯然對(duì)組織是無(wú)用的。并且我們也只有對(duì)未來(lái)人員的數(shù)量、技術(shù)及經(jīng)驗(yàn)等有所了解，方能制定行動(dòng)規(guī)劃去解決預(yù)計(jì)的問(wèn)題。

　　人力資源信息系統(tǒng)的作用：通過(guò)人事檔案對(duì)一些概念加以說(shuō)明

　　如晉升人選的確定、對(duì)特殊項(xiàng)目的工作分配、工作調(diào)動(dòng)、培訓(xùn);肯定性行動(dòng)規(guī)劃和報(bào)告、工資獎(jiǎng)勵(lì)計(jì)劃、職業(yè)生涯計(jì)劃和組織結(jié)構(gòu)分析。這些工作的完成都必須依靠人力資源信息系統(tǒng)。

　　人力資源信息系統(tǒng)的作用：可以為領(lǐng)導(dǎo)者決策提供各種報(bào)告

　　如用于日常管理的工作性報(bào)告：包括崗位空缺情況、新職工招聘情況、辭職情況、退休情況、提升情況和工資情況等。還可以向政府機(jī)構(gòu)和一些指定單位提供規(guī)定性的報(bào)告和用于組織內(nèi)部研究的分析性報(bào)告，以表明勞動(dòng)力在各個(gè)部門(mén)或各管理層次上的性別、種族和年齡分布，按消費(fèi)水平劃分的雇員福利情況，也可表明錄用新職工的測(cè)驗(yàn)分?jǐn)?shù)與工作績(jī)效考核分?jǐn)?shù)之間統(tǒng)計(jì)關(guān)系的有效性研究等等?？傊?，人力資源信息系統(tǒng)，是人力資源管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，它可為決策者提供許多必不可少的決策信息，使管理和決策更加科學(xué)化和更符合實(shí)際。

　　人力資源信息系統(tǒng)的關(guān)鍵點(diǎn)

　　全面分析實(shí)施HR信息系統(tǒng)的必要性

　　首先，企業(yè)人員規(guī)模的擴(kuò)充，使得傳統(tǒng)意義上的手工處理人力資源事務(wù)已經(jīng)不能充分滿(mǎn)足企業(yè)快速發(fā)展的需要，這時(shí)候可以考慮引進(jìn)HR信息系統(tǒng);其次，要充分考慮作為企業(yè)變革引領(lǐng)者的人力資源部門(mén)，其自身內(nèi)部的各項(xiàng)職責(zé)分工是否明確、責(zé)任落實(shí)到個(gè)人、人力資源工作流程是否清晰等，只有把這些問(wèn)題弄得非常清楚了，后續(xù)的HR信息系統(tǒng)的實(shí)施工作才有可能順利向前推進(jìn);再次，無(wú)論是自行開(kāi)發(fā)HR信息系統(tǒng)，還是引進(jìn)外部廠商成熟的HR信息系統(tǒng)，都需要根據(jù)企業(yè)當(dāng)前需要以及企業(yè)今后發(fā)展的需要，有選擇性的挑選符合本企業(yè)特點(diǎn)的HR信息系統(tǒng)中的某幾個(gè)模塊或其全部，如果脫離實(shí)際需要而求全求大，在后續(xù)的實(shí)施和應(yīng)用階段中將不可避免的出現(xiàn)難以繼續(xù)執(zhí)行和有效應(yīng)用的現(xiàn)象。

　　自始至終都需要來(lái)自管理層的堅(jiān)定支持

　　HR信息系統(tǒng)作為信息化總體戰(zhàn)略的一個(gè)重要的組成部分，能得到管理者最大限度內(nèi)的認(rèn)可與支持，對(duì)此項(xiàng)目的順利實(shí)施和成功應(yīng)用來(lái)說(shuō)非常必要。高層管理者的認(rèn)同和參與，可以為整個(gè)企業(yè)提供一個(gè)典范;特別是在該項(xiàng)目的初期導(dǎo)入階段，中層管理者的參與可以為項(xiàng)目的執(zhí)行提供基本的支持和協(xié)助。人力資源已經(jīng)逐步演變?yōu)槠髽I(yè)的第一資源，而HR信息系統(tǒng)本身所具有的鋼性，使得該系統(tǒng)的實(shí)施和應(yīng)用就必將牽涉到各方的利益，這就更需要來(lái)自高層領(lǐng)導(dǎo)的堅(jiān)定支持，積極協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各利益主體，最終達(dá)成目標(biāo)一致，共同推動(dòng)HR信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成功實(shí)施和有效應(yīng)用。

　　以HR部門(mén)為主導(dǎo)及時(shí)組建項(xiàng)目小組

　　經(jīng)過(guò)項(xiàng)目前期可行性分析之后，一旦決定要啟動(dòng)HR信息系統(tǒng)的項(xiàng)目實(shí)施，就需要及時(shí)組建負(fù)責(zé)該項(xiàng)目實(shí)施的項(xiàng)目小組，將有關(guān)具體工作落實(shí)到項(xiàng)目小組中的每個(gè)成員。項(xiàng)目小組的組長(zhǎng)一定要由公司高層領(lǐng)導(dǎo)來(lái)?yè)?dān)任，以正確引導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施的方向并協(xié)調(diào)有關(guān)各方的利益;常務(wù)副組長(zhǎng)由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任，以有效監(jiān)督、激勵(lì)、協(xié)調(diào)項(xiàng)目的實(shí)施工作;副組長(zhǎng)分別由一名熟悉公司HR工作流程及企業(yè)內(nèi)部工作流程的人力資源工作者和一名公司信息化部門(mén)的信息技術(shù)骨干擔(dān)任，HR信息系統(tǒng)是人力資源工作和信息技術(shù)的有效結(jié)合，需要熟悉基礎(chǔ)工作的人作為日常工作的協(xié)調(diào)人;組員由一名或多名對(duì)工作認(rèn)真、負(fù)責(zé)的人力資源基層工作者擔(dān)任，作為系統(tǒng)管理員的身份具體負(fù)責(zé)該系統(tǒng)的實(shí)施工作。同時(shí)，作為直線部門(mén)戰(zhàn)略合作伙伴的人力資源工作，組員中還需要由各直線部門(mén)中的HR專(zhuān)員或主管來(lái)協(xié)調(diào)有關(guān)具體工作并參與部分的實(shí)施工作，以取得直線部門(mén)的大力支持。

　　擇優(yōu)選擇符合本企業(yè)實(shí)際的HR廠商

　　各HR廠商經(jīng)過(guò)了多年的經(jīng)驗(yàn)積累，在HR不同的功能模塊上具有各自不同的優(yōu)勢(shì)，因此，功能最全的系統(tǒng)不一定是最合適的系統(tǒng)。首先，拋開(kāi)自行開(kāi)發(fā)HR信息系統(tǒng)不談，我們需要明確的是直接引進(jìn)外部廠商的軟件還是在引進(jìn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)。目前的HR信息系統(tǒng)軟件都有一定的擴(kuò)展性，因此對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，可以采取直接引進(jìn)的方式，而對(duì)于大型企業(yè)來(lái)說(shuō)，則需要在引進(jìn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開(kāi)發(fā);其次，至于選擇國(guó)內(nèi)廠商還是國(guó)外廠商的產(chǎn)品，需要看企業(yè)的綜合實(shí)力;另外，選擇B/S結(jié)構(gòu)還是C/S結(jié)構(gòu)，一般來(lái)講，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)達(dá)和充分應(yīng)用，可以考慮選擇B/S結(jié)構(gòu)。具體到各廠商不同軟件的選擇工作，我們需要向有關(guān)廠商發(fā)出邀請(qǐng)，明確基本需求的基礎(chǔ)上請(qǐng)有關(guān)廠商做產(chǎn)品的演示，并請(qǐng)公司內(nèi)部HR部門(mén)的全體工作者來(lái)進(jìn)行評(píng)判;在此基礎(chǔ)上，對(duì)合意的廠商要選擇其重點(diǎn)客戶(hù)進(jìn)行走訪，以進(jìn)一步了解該廠商軟件的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值;基本的前期考察工作結(jié)束后，要進(jìn)行項(xiàng)目的招投標(biāo)工作，最后應(yīng)由公司的項(xiàng)目小組確定最終的廠商，有必要的話(huà)，需要由公司高層領(lǐng)導(dǎo)集體決定。

　　企業(yè)和廠商雙方積極協(xié)調(diào)和有效溝通

　　廠商方的項(xiàng)目小組對(duì)自己的軟件非常熟悉，同時(shí)又具有成熟而豐富的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，而企業(yè)方的項(xiàng)目小組對(duì)自己的需求、流程定義等都很明確，尋求到雙方的結(jié)合點(diǎn)就可以順利推動(dòng)項(xiàng)目的實(shí)施工作。比如，項(xiàng)目實(shí)施期內(nèi)的每周工作進(jìn)展例會(huì)是必不可少的，重大問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)要及時(shí)協(xié)調(diào)，以提出有效的解決方案;項(xiàng)目實(shí)施前期的數(shù)據(jù)導(dǎo)入過(guò)程中的相互緊密配合，以減少后續(xù)數(shù)據(jù)信息的校對(duì)工作;實(shí)施方對(duì)企業(yè)方的項(xiàng)目小組的不斷培訓(xùn)是項(xiàng)目獲得成功的關(guān)鍵之一;雙方的尊重和彼此的理解也是項(xiàng)目得以向前推進(jìn)的重要影響因素。

　　爭(zhēng)取企業(yè)全員的參與和支持

　　爭(zhēng)取企業(yè)全員的參與和支持，并在HR內(nèi)部進(jìn)行試運(yùn)行。利用公司內(nèi)部刊物、網(wǎng)絡(luò)、會(huì)議等宣傳渠道，將HR信息系統(tǒng)的概念、應(yīng)用前景等全面?zhèn)鬟_(dá)給公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大員工，使之產(chǎn)生應(yīng)用該系統(tǒng)的充足信心;畢竟，系統(tǒng)實(shí)施后的應(yīng)用才是我們實(shí)施該系統(tǒng)的目的所在。同時(shí)，要利用HR信息系統(tǒng)本身的靈活性，在HR部門(mén)內(nèi)部，用測(cè)試帳套對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行全面測(cè)試，以減少全面推廣應(yīng)用時(shí)的錯(cuò)誤和不足之處，并及時(shí)改進(jìn)。

　　應(yīng)召開(kāi)全員動(dòng)員大會(huì)

　　項(xiàng)目實(shí)施后期，應(yīng)召開(kāi)全員動(dòng)員大會(huì)。由公司高層領(lǐng)導(dǎo)參加的動(dòng)員大會(huì)必將顯示公司對(duì)此項(xiàng)目的高度重視，由廠商方進(jìn)行的全員培訓(xùn)將會(huì)正確引導(dǎo)廣大員工充分地應(yīng)用此系統(tǒng)。

　　不斷地修正并完善HR信息系統(tǒng)

　　在HR信息系統(tǒng)進(jìn)入正式的運(yùn)行后，傳統(tǒng)手工處理人力資源事務(wù)和信息化處理人力資源事務(wù)的方式在一段時(shí)間內(nèi)需要同時(shí)并存，以有效轉(zhuǎn)換工作方式、方法。系統(tǒng)也將經(jīng)過(guò)一個(gè)較為長(zhǎng)期的維護(hù)過(guò)程，逐步發(fā)揮系統(tǒng)的規(guī)范化、流程化和個(gè)性化的特色，經(jīng)過(guò)不斷的修正和完善，系統(tǒng)就可步入正軌。先前的系統(tǒng)管理員身份在此時(shí)要更加明確，職責(zé)更加清晰，并開(kāi)通系統(tǒng)應(yīng)用的服務(wù)熱線即員工客服中心，并由系統(tǒng)管理員來(lái)?yè)?dān)任負(fù)責(zé)人，詳細(xì)解答系統(tǒng)應(yīng)用中出現(xiàn)的種種問(wèn)題。值得指出的是，由于HR信息系統(tǒng)是建立在標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程基礎(chǔ)之上的，它要求員工個(gè)人的習(xí)慣服從于企業(yè)統(tǒng)一的管理規(guī)范，而管理只有成為大家共同遵循的一種習(xí)慣，才能發(fā)揮最佳功效。