備用金記賬是怎樣的又有著什么管理制度

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　　備用金管理記賬管理制度

　　一、標準(萬元)

　　二、崗位牽制

　　1、財務部為備用金管理的主控部門，有及時清理備用金的責任和義務，對違規(guī)的備用金借支有權拒絕辦理。

　　2、人力資源部配合財務部對拖欠備用金的員工從工資中補回。

　　3、各職能部門負責人對本部門備用金開支的合理性、合法性、去向負責。

　　4、備用金的開支范圍如調整須總經理、財務負責人會簽后報執(zhí)行董事批準。

　　6、經辦人員必須妥善保管備用金的有關報銷憑證，每月報銷/核銷備用金，對備用金的領用、中途報銷和開支情況須書面解釋。

　　三、證據鏈

　　1、借款單。

　　2、經核實的借款短信打印件。

　　3、付款收據或回單。

　　4、沖賬時須提交的證據按各自業(yè)務性質參照相關費用執(zhí)行。

　　四、控制點

　　1、備用金用于以下事項：差旅費、生活水電、工傷醫(yī)藥費、單項不超過貳仟元的零星材料采購;其他特定用途，如押金、保證金等。備用金?？顚Ｓ?，不得挪用。

　　2、前賬不清，后賬不借。對未及時沖賬的借款人，不允許繼續(xù)借支;如有特殊情況，必須書面報告還款或沖賬計劃，經財務與總經理批準后報執(zhí)行董事特批方可借支。

　　3、臨時備用金使用完畢后立即清理，滾動備用金賬戶每月需清理一次，月末備用金余額退回公司，有必要的下月初重新辦理手續(xù)，無必要的不再外借。按“一事一清”原則請用備用金，不保留備用金余額，事畢后清理不得超過10個工作日，業(yè)務完成后及時沖賬，余款即刻退還公司，禁止持款不退。

　　4、財務部有權從工資中扣回備用金，并根據情節(jié)輕重給予通報批評。

　　5、標準外的人員借用備用金需逐級審核，時間緊迫時可由總經理/執(zhí)行董事通知財務，事后須補簽字。

　　6、借用備用金必須?？顚Ｓ?，不允許一款多用或多筆備用金交叉使用。

　　7、借支備用金必須寫明款項的用途，報賬沖銷的內容要和借款時填寫的用途一致，一筆備用金未使用完，要及時到財務部報賬沖銷，不能挪做別的用途。備用金金額與事由按照“先進先出法”原則配比。

　　8、備用金借支原則上要求由借支人本人親自辦理，由于特殊原因可由借支人本部門的其他員工代為辦理，須由借支人本人在備用金借款單上親自簽名，否則視同代辦人的備用金，由此產生的責任由代辦人負責。

　　9、借款人調離、辭退或辭職時，必須立即歸還借支的備用金，凡未歸還備用金的，不得辦理離職手續(xù);財務人員發(fā)生崗位變動時，必須將所核算的借款人備用金情況予以核實并辦理移交手續(xù)，不得私自轉他人保管。對逾期不按規(guī)定退回所持有備用金的，除強行從有關往來、抵押金、工資等款項扣回外，按銀行同期貸款利率收取占用費，必要時通過訴訟索取權利。

　　9、欠款單位或個人還款須通過銀行轉賬劃入公司賬戶或直接交回公司，嚴禁發(fā)生截留做備用金或其他舞弊行為。一經發(fā)現(xiàn)全額追回款項外，給予當事人一定的行政及經濟處罰，必要時訴諸法律。

　　10、備用金應由專人保管，不能互相轉借，財務部按“誰借款，誰清欠”的原則，只對在財務的直接借款人清欠。

　　11、備用金賬戶一個月無業(yè)務發(fā)生的，收回備用金。

　　12、財務須給沖賬或還款的借款人出具證明或收據，保護員工的利益。

　　13、禁止條款：禁止以備用金支付職工工資和獎金;禁止以備用金支付單項超過貳仟元的材料、設備及低值易耗品款購置費、運費;禁止以暫估(因發(fā)票未到)等方式沖減個人借款，人為調控備用金余額;禁止挪用、套取備用金。

　　14、罰則：對以備用金形式支付職工工資及獎金、以備用金支付單筆超過貳仟元的材料、設備及低值易耗品等購置費、設備租賃費的，對以暫估成本等方式沖減個人借款人為調控備用金余額的，按涉案金額的10%做負激勵，其中：主管副總經理5%、部門經理/總監(jiān)4%、項目經辦人1%。對以辦理公務為由挪用套取資金的，按挪用套取資金金額的30%做負激勵，其中：主管副總20%，部門經理/總監(jiān)5%;經辦人5%。

　　五、流程