記賬憑證保存多少年
記賬憑證保存多少年
記賬憑證摘要填寫(xiě)是會(huì)計(jì)核算的初始階段和基本環(huán)節(jié),是一項(xiàng)重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作。下面學(xué)習(xí)啦小編就為大家解開(kāi)記賬憑證保存的年限，希望能幫到你。
記賬憑證保存的年限
會(huì)計(jì)憑證的傳遞，是指各種會(huì)計(jì)憑證從填制、取得到歸檔保管為止的全部過(guò)程，即在企業(yè)、事業(yè)和行政單位內(nèi)部有關(guān)人員和部門(mén)之間傳送、交接的過(guò)程。要規(guī)定各種憑證的填寫(xiě)、傳遞單位與憑證份數(shù)，規(guī)定會(huì)計(jì)憑證傳遞的程序、移交的時(shí)間和接受與保管的有關(guān)部門(mén)。
1、會(huì)計(jì)憑證傳遞的作用會(huì)計(jì)憑證的傳遞，是指會(huì)計(jì)憑證從編制時(shí)起到歸檔時(shí)止，在單位內(nèi)部各有關(guān)部門(mén)及人員之間的傳遞程序和傳遞時(shí)間。為了能夠利用會(huì)汁憑證，及時(shí)反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供會(huì)計(jì)信息，發(fā)揮會(huì)計(jì)監(jiān)督的作用，必須正確、及時(shí)地進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證的傳遞，不得積壓。正確組織會(huì)計(jì)憑證的傳遞，對(duì)于及時(shí)處理和登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，實(shí)行會(huì)計(jì)監(jiān)督，具有重要作用。從一定意義上說(shuō)，會(huì)計(jì)憑證的傳遞起著在單位內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理各環(huán)節(jié)之間協(xié)調(diào)和組織的作用。會(huì)計(jì)憑證傳遞程序是企業(yè)管理規(guī)章制度重要的組成部分，傳遞程序的科學(xué)與否，說(shuō)明該企業(yè)管理的科學(xué)程序。其作用如下：
(1)有利于完善經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成及記錄，是由若干責(zé)任人共同負(fù)責(zé)，分工完成的。會(huì)計(jì)憑證作為記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書(shū)面證明，體現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度的執(zhí)行情況。單位會(huì)計(jì)制度可以通過(guò)會(huì)計(jì)憑證傳遞程序和傳遞時(shí)間的規(guī)定，進(jìn)一步完善經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度，使各項(xiàng)業(yè)務(wù)的處理順利進(jìn)行。
(2)有利于及時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)記錄從經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生到賬簿登記有一定的時(shí)間間隔，通過(guò)會(huì)計(jì)憑證的傳遞，使會(huì)計(jì)部門(mén)盡早了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況，并通過(guò)會(huì)計(jì)部門(mén)內(nèi)部的憑證傳遞，及時(shí)記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，實(shí)行會(huì)計(jì)監(jiān)督。
2、會(huì)記憑證的保管 會(huì)計(jì)憑證是重要的會(huì)計(jì)檔案和經(jīng)濟(jì)資料，每個(gè)單位都要建立保管制度，妥善保管。對(duì)各種會(huì)計(jì)憑證要分門(mén)別類(lèi)、按照編號(hào)順序整理，裝訂成冊(cè)。封面上要注明會(huì)計(jì)憑證的名稱(chēng)、起訖號(hào)、時(shí)間以及有關(guān)人員的簽章。要妥善保管好會(huì)計(jì)憑證，在保管期間會(huì)計(jì)憑證不得外借，對(duì)超過(guò)所規(guī)定期限(一般是15年)的會(huì)計(jì)憑證，要嚴(yán)格依照有關(guān)程序銷(xiāo)毀。需永久保留的有關(guān)會(huì)計(jì)憑證，不能銷(xiāo)毀。
記賬憑證填制的具體要求
1.除結(jié)賬和更正錯(cuò)誤，記賬憑證必須附有原始憑證并注明所附原始憑證的張數(shù)。所附原始憑證張數(shù)的計(jì)算，一般以原始憑證的自然張數(shù)為準(zhǔn)。與記賬憑證中的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄有關(guān)的每一張證據(jù)，都應(yīng)當(dāng)作為原始憑證的附件。如果記賬憑證中附有原始憑證匯總表，則應(yīng)該把所附的原始憑證和原始憑證匯總表的張數(shù)一起計(jì)入附件的張數(shù)之內(nèi)。但報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)等的零散票券，可以粘貼在一張紙上，作為一張?jiān)紤{證。一張?jiān)紤{證如涉及到幾張記賬憑證的，可以將該原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面，在其他記賬憑證上注明該主要記賬憑證的編號(hào)或者附上該原始憑證的復(fù)印件。
2.一張?jiān)紤{證所列的支出需要由兩個(gè)以上的單位共同負(fù)擔(dān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)由保存該原始憑證的單位開(kāi)給其他應(yīng)負(fù)擔(dān)單位原始憑證分割單。原始憑證分割單必須具備原始憑證的基本內(nèi)容，包括憑證的名稱(chēng)、填制憑證的日期、填制憑證單位的名稱(chēng)或填制人的姓名、經(jīng)辦人員的簽名或蓋章、接受憑證單位的名稱(chēng)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)、金額和費(fèi)用的分擔(dān)情況等。
3.記賬憑證編號(hào)的方法有多種，可以按現(xiàn)金收付、銀行存款收付和轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)三類(lèi)分別編號(hào)，也可以按現(xiàn)金收入、現(xiàn)金支出、銀行存款收入、銀行存款支出和轉(zhuǎn)賬五類(lèi)進(jìn)行編號(hào)，或者將轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)按照具體內(nèi)容再分成幾類(lèi)編號(hào)。各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位業(yè)務(wù)繁簡(jiǎn)程度、人員多寡和分工情況來(lái)選擇便于記賬、查賬、內(nèi)部稽核、簡(jiǎn)單嚴(yán)密的編號(hào)方法。無(wú)論采用哪一種編號(hào)方法，都應(yīng)該按月順序編號(hào)，即每月都從1號(hào)編起，順序編至月末。一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要填制兩張或者兩張以上記賬憑證的，可以采用分?jǐn)?shù)編號(hào)法編號(hào)，如1號(hào)會(huì)計(jì)事項(xiàng)分錄需要填制三張記賬憑證，就可以編成1(1/3)、1(2/3)、1(3/3)號(hào)。
4.填制記賬憑證時(shí)如果發(fā)生錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)重新填制。已經(jīng)登記入賬的記賬憑證在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的，可以用紅字注銷(xiāo)法進(jìn)行更正。在會(huì)計(jì)科目應(yīng)用上沒(méi)有錯(cuò)誤，只是金額錯(cuò)誤的情況下，也可以按正確數(shù)字同錯(cuò)誤數(shù)字之間的差額，另編一張調(diào)整記賬憑證。發(fā)現(xiàn)以前年度的記賬憑證有錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填制一張更正的記賬憑證。
5.實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，其機(jī)制記賬憑證應(yīng)當(dāng)符合對(duì)記賬憑證的一般要求，并應(yīng)認(rèn)真審核，做到會(huì)計(jì)科目使用正確，數(shù)字準(zhǔn)確無(wú)誤。打印出來(lái)的機(jī)制記賬憑證上，要加蓋制單人員、審核人員、記賬人員和會(huì)計(jì)主管人員印章或者簽字，以明確責(zé)任。
6.記賬憑證填制完經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)后，如有空行，應(yīng)當(dāng)在金額欄自最后一筆金額數(shù)字下的空行處至合計(jì)數(shù)上的空行處劃線注銷(xiāo)。
7.正確編制會(huì)計(jì)分錄并保證借貸平衡。必須根據(jù)國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，正確使用會(huì)計(jì)科目和編制會(huì)計(jì)分錄，記賬憑證借、貸方的金額必須相等，合計(jì)數(shù)必須計(jì)算正確。
8.摘要應(yīng)與原始憑證內(nèi)容一致，能正確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容，表述簡(jiǎn)短精練。應(yīng)能使閱讀的人通過(guò)摘要就能了解該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)、特征，判斷出會(huì)計(jì)分錄的正確與否，一般不必再去翻閱原始憑證或詢(xún)問(wèn)有關(guān)人員。
9.只涉及現(xiàn)金和銀行存款之間收入或付出的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)以付款業(yè)務(wù)為主，只填制付款憑證，不填制收款憑證，以免重復(fù)。
記賬憑證審核的注意事項(xiàng)
為了正確登記賬簿和監(jiān)督經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，除了編制記賬憑證的人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真負(fù)責(zé)、正確填制、加強(qiáng)自審以外，同時(shí)還應(yīng)建立專(zhuān)人審核制度。如前所述，記賬憑證是根據(jù)審核后的合法的原始憑證填制的。因此，記賬憑證的審核，除了要對(duì)原始憑證進(jìn)行復(fù)審?fù)?，還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
1、合規(guī)性審核
審核記賬憑證是否附有原始憑證，原始憑證是否齊全，內(nèi)容是否合法，記賬憑證的所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與所附原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否相符。
2、技術(shù)性審核
審核記賬憑證的應(yīng)借、應(yīng)貸科目是否正確，賬戶(hù)對(duì)應(yīng)關(guān)系是否清晰，所使用的會(huì)計(jì)科目及其核算內(nèi)容是否符合會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，金額計(jì)算是否準(zhǔn)確。摘要是否填寫(xiě)清楚、項(xiàng)目填寫(xiě)是否齊全、如日期、憑證編號(hào)、二級(jí)和明細(xì)會(huì)計(jì)科目、附件張數(shù)以及有關(guān)人員簽章等。
在審核過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)查明原因，按規(guī)定辦法及時(shí)處理和更正。只有經(jīng)過(guò)審核無(wú)誤的記賬憑證，才能據(jù)以登記賬簿。
對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行審核，是保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，發(fā)揮會(huì)計(jì)監(jiān)督的重要手段。這是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，要做好會(huì)計(jì)憑證的審核工作、正確發(fā)揮會(huì)計(jì)的監(jiān)督作用，會(huì)計(jì)人員應(yīng)當(dāng)做到：既要熟悉和掌握國(guó)家政策、法令、規(guī)章制度和計(jì)劃、預(yù)算的有關(guān)規(guī)定，又要熟悉和了解本單位的經(jīng)營(yíng)情況。這樣，才能明辨是非，確定哪些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是合理、合法的;哪些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是不合理、不合法的。會(huì)計(jì)人員應(yīng)自覺(jué)地執(zhí)行政策，遵守制度，正確處理各種經(jīng)濟(jì)關(guān)系。
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