代理記賬檔案管理制度
代理記賬檔案管理制度
近年來(lái),我國(guó)代理記賬機(jī)構(gòu)的數(shù)量呈上升趨勢(shì),代理記賬是一種誕生不久的會(huì)計(jì)解決方案,由于其服務(wù)價(jià)格低廉和服務(wù)優(yōu)質(zhì),廣受企業(yè)單位負(fù)責(zé)人的歡迎。接下來(lái)請(qǐng)欣賞學(xué)習(xí)啦小編給大家網(wǎng)絡(luò)收集整理的代理記賬檔案管理制度。
代理記賬檔案管理制度
一、簽訂《代理記賬委托協(xié)議書》委托人委托本公司進(jìn)行代理記賬時(shí)，應(yīng)當(dāng)在互相協(xié)商的基礎(chǔ)上，簽訂書面委托協(xié)議。委托協(xié)議除具有法律規(guī)定的基本條款外，還要包含以下內(nèi)容：1、委托人、受托人對(duì)會(huì)計(jì)資料合法、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。2、會(huì)計(jì)憑證的傳遞程序和簽收手續(xù);3、編制和提供會(huì)計(jì)報(bào)表的要求;4、會(huì)計(jì)檔案的保管要求;5、委托人、受托人終止委托合同應(yīng)當(dāng)辦理的會(huì)計(jì)交接事宜。
二、雙方的義務(wù)責(zé)任及權(quán)利(一)代理記帳委托人應(yīng)履行的義務(wù)1、對(duì)本單位發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，必須填制或者編制取得符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度規(guī)定的原始憑證;2、應(yīng)當(dāng)配備專業(yè)人員負(fù)責(zé)日常貨幣收支和保管;3、及時(shí)向本公司提供合法、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的原始憑證和相關(guān)資料;4、對(duì)本公司退回的，要求按照國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度規(guī)定進(jìn)行更正、補(bǔ)充的原始憑證，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以更正、補(bǔ)充;5、承擔(dān)《代理記帳委托協(xié)議》中約定的責(zé)任。(二)本公司應(yīng)履行的義務(wù)1、遵守會(huì)計(jì)法律和法規(guī)以及國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度，依法履行職責(zé);2、對(duì)在執(zhí)行業(yè)務(wù)中知悉的商業(yè)秘密，負(fù)有保密義務(wù);3、對(duì)委托人示意做出不當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)處理，提供不實(shí)的會(huì)計(jì)資料，以及其他不符合法律、法規(guī)規(guī)定的要求應(yīng)當(dāng)拒絕;4、對(duì)委托人提出的有關(guān)會(huì)計(jì)處理原始問(wèn)題負(fù)有解釋的責(zé)任;5、承擔(dān)《代理記帳委托協(xié)議》中約定的責(zé)任。
三、代理記帳的操作規(guī)范1、根據(jù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)需要配備專業(yè)會(huì)計(jì)人員，非會(huì)計(jì)專業(yè)人員，不得從事代理記帳工作。2、代理記帳人員未得到客戶認(rèn)可，公司必須根據(jù)客戶要求另行委派至用戶滿意為止。3、定期向客戶了解代理記帳人員工作情況，提出合理化建議，并加以改進(jìn)。4、依法制止客戶示意作不當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)處理或提供不實(shí)的會(huì)計(jì)資料，如阻止無(wú)效即向公司匯報(bào)或向主管財(cái)政部門匯報(bào)。5、代理業(yè)務(wù)形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳冊(cè)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等資料應(yīng)按約定的時(shí)間提交委托單位。6、承接代理記帳業(yè)務(wù)時(shí)，必須向客戶說(shuō)明代理范圍、代理責(zé)任、雙方權(quán)利義務(wù)和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，不得以個(gè)人名義承接業(yè)務(wù)或擅自收費(fèi)。7、不得在委托單位或通過(guò)委托單位獲取代理收費(fèi)以外的任何利益。8、代理記帳人員定期參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。9、會(huì)計(jì)人員工作調(diào)動(dòng)或者因故離職，必須將本人所經(jīng)管的會(huì)計(jì)工作全部移交給接替人員。沒(méi)有辦理交接手續(xù)的，不得調(diào)動(dòng)或者離職。接替人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真接管移交工作，并繼續(xù)辦理移交的未了事項(xiàng)。
四、檔案管理制度1、對(duì)委托單位提供的原始憑證等會(huì)計(jì)資料負(fù)有保管的責(zé)任。處理完畢后，應(yīng)按規(guī)定及時(shí)返還委托單位，對(duì)代理業(yè)務(wù)形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳冊(cè)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)資料應(yīng)整理歸檔，以備需查時(shí)用。2、對(duì)每一客戶建立檔案，并由專人保管，內(nèi)容包括：用戶概況、代理記帳協(xié)議、原始憑證、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳冊(cè)、會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)表等交接驗(yàn)收記錄。3、對(duì)不真實(shí)、不合法的原始憑證，不得歸檔。對(duì)弄虛作假、嚴(yán)重違法的原始憑證，在不歸檔的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)予以扣留，并及時(shí)向單位領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告，請(qǐng)求查明原因，追究當(dāng)事人的責(zé)任。對(duì)記載不明確、不完整的原始憑證，予以退回，要求經(jīng)辦人員更正、補(bǔ)充。4、歸檔過(guò)程中如果發(fā)現(xiàn)對(duì)外送報(bào)的財(cái)務(wù)報(bào)告有錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理更正手續(xù)。除更正本單位留存的財(cái)務(wù)報(bào)告外，并應(yīng)同時(shí)通知接受財(cái)務(wù)報(bào)告的單位更正。錯(cuò)誤較多的，應(yīng)當(dāng)重新編報(bào)。5、每季度由監(jiān)督部檢查檔案管理工作并匯總至經(jīng)理辦公室。 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理制度 第一條、根據(jù)會(huì)計(jì)法、會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范和國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定，從事財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作。
第二條、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理基本要求(一)會(huì)計(jì)從業(yè)人員從業(yè)資格要求：所有會(huì)計(jì)從業(yè)人員持有深圳會(huì)計(jì)證，并在本公司所屬財(cái)政局注冊(cè)、年檢和接受繼續(xù)教育培訓(xùn)管理。(二)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)設(shè)置及崗位要求：(1)總審復(fù)核崗位(會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人)1個(gè)，由會(huì)計(jì)師或注冊(cè)會(huì)計(jì)師擔(dān)任;(2)會(huì)計(jì)核算操作員崗位(收入、支出、債權(quán)債務(wù)崗位，工資核算、成本費(fèi)用核算、財(cái)務(wù)成果核算崗位，資金、基金核算崗位，財(cái)產(chǎn)物資的收發(fā)、增減核算崗位，總帳崗位，稽核崗位，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編制崗位，會(huì)計(jì)檔案管理崗位，出納崗位)若干個(gè)，由初級(jí)及以上會(huì)計(jì)從人員擔(dān)任;(3)客服崗位一崗多人，主要負(fù)責(zé)與客戶的聯(lián)系和咨詢工作。(三)會(huì)計(jì)核算基本要求：(1)會(huì)計(jì)年度自公歷1月1日起至12月31日止;(2)會(huì)計(jì)核算以人民幣為記賬本位幣;(3)采用借貸復(fù)式記賬法,會(huì)計(jì)科目和核算方法以《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則—應(yīng)用指南》為主;(4)原始憑證是記賬的依據(jù),財(cái)會(huì)人員必須認(rèn)真審核各種原始憑證,要求一切原始憑證必須手續(xù)完備,合法,內(nèi)容真實(shí),數(shù)字正確,日期和印章齊全,大,小寫相符等,不得有白條報(bào)賬,不得有涂改.一切原始憑證經(jīng)審核無(wú)誤后,才能填制記賬憑證,據(jù)以記賬;(5)財(cái)會(huì)人員應(yīng)對(duì)一切原始憑證記賬負(fù)責(zé),賬簿的記載不得挖補(bǔ),涂改或用褪色藥水消除字跡,記賬應(yīng)使用鋼筆,不準(zhǔn)用鉛筆或圓珠筆,發(fā)生錯(cuò)誤應(yīng)根據(jù)性質(zhì),采用劃線更正或紅線更正.憑證,賬冊(cè)應(yīng)根據(jù)專人列冊(cè)登記,妥善保管,不得丟失.有關(guān)會(huì)計(jì)報(bào)表,賬冊(cè),會(huì)計(jì)憑證保存年限按規(guī)定辦理，使用財(cái)務(wù)軟件電腦記帳的應(yīng)將所用財(cái)務(wù)軟件版本及模塊內(nèi)容報(bào)稅務(wù)主管機(jī)關(guān)備案。
第三條、貨幣資金管理要求(1)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)現(xiàn)金管理制度的規(guī)定,除抵補(bǔ)現(xiàn)金庫(kù)存外,不得將業(yè)務(wù)收入坐支留用,嚴(yán)格分清收支兩條線;(2)做好庫(kù)存現(xiàn)金的保管工作,有關(guān)證券和現(xiàn)金必須放在保險(xiǎn)箱內(nèi),確保安全.對(duì)指定使用備用金的人員必須進(jìn)行定期檢查,核對(duì),做好備用金的管理,庫(kù)存現(xiàn)金不得超過(guò)銀行規(guī)定的限額。①建立健全現(xiàn)金賬目,做到日清月結(jié),錢賬相符,杜絕白條抵庫(kù)或賬外現(xiàn)金;②對(duì)超過(guò)現(xiàn)金收付限額以上的收付款項(xiàng),必須通過(guò)銀行結(jié)算。(3)不得對(duì)外開具空頭或與銀行預(yù)留印鑒不符的支票。
第四條、往來(lái)賬目管理要求。做好結(jié)賬收付款的工作是保證管理正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)人員要及時(shí)結(jié)賬收款,摧收應(yīng)收賬款。過(guò)月未收的賬款,要上門催收，對(duì)月終尚未清理的債權(quán)債務(wù),應(yīng)查明原因,列出清冊(cè).財(cái)會(huì)人員不能解決的事項(xiàng)應(yīng)及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。
第五條、會(huì)計(jì)報(bào)表的管理會(huì)計(jì)報(bào)表是經(jīng)營(yíng)收支執(zhí)行情況的重要組成部分,其書寫報(bào)告是領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門了解管理部經(jīng)濟(jì)狀況和領(lǐng)導(dǎo)工作的重要信息資料,也是編制下半年收支計(jì)劃的重要依據(jù).所以,要保證報(bào)表的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,內(nèi)容完整,報(bào)送及時(shí),手續(xù)完備.對(duì)年度結(jié)算報(bào)表,應(yīng)附有分析收支計(jì)劃執(zhí)行情況的說(shuō)明.
第六條、財(cái)會(huì)人員的崗位職責(zé)1.總審復(fù)核崗位(會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人)(1)向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé),組織公司的財(cái)會(huì)管理工作,當(dāng)好企業(yè)負(fù)責(zé)人的經(jīng)營(yíng)管理參謀;(2)每月,每季審核各種會(huì)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)報(bào)表,寫出財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)分析報(bào)表,送企業(yè)法人審閱;(3)檢查,監(jiān)督管理各項(xiàng)費(fèi)用的及時(shí)收繳,保證企業(yè)資金的正常運(yùn)轉(zhuǎn);(4)審核會(huì)計(jì)核算操作員崗位填制的會(huì)計(jì)憑證的正確和完整;(5)根據(jù)行業(yè)的具體特點(diǎn),依據(jù)財(cái)會(huì)管理有關(guān)法規(guī),政策,文件,制定財(cái)會(huì)管理具體制度和操作程序;(6) 組織擬定各項(xiàng)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的預(yù)算方案,送企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審核,修定;(7) 研究熟悉和實(shí)施相關(guān)的工商,財(cái)會(huì)及稅務(wù),物價(jià)等管理制度,運(yùn)用法律,行政處分和經(jīng)濟(jì)手段保護(hù)公司的合法權(quán)益.2.主管會(huì)計(jì)(會(huì)計(jì)核算操作員)(1)向部門經(jīng)理負(fù)責(zé),具體組織好本部門的日常管理工作;(2)每日做好各種會(huì)計(jì)憑證和賬務(wù)處理工作;(3)每月,每季按時(shí)做好各種會(huì)計(jì)報(bào)表,定期公布費(fèi)用收繳及使用情況;(4)負(fù)責(zé)檢查,審核各下屬的收支賬目,向公司領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)匯報(bào)工作情況;(5)檢查銀行,庫(kù)存現(xiàn)金和資產(chǎn)賬目,做到賬賬相符,賬實(shí)相符;(6)按照行業(yè)特點(diǎn)和需要,分類記賬;完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的財(cái)會(huì)工作。3.出納(1)遵守公司員工守則和財(cái)務(wù)管理制度;(2)管理好公司的現(xiàn)金收付,銀行存款的存取,保管現(xiàn)金,有價(jià)證券,銀行支票等;(3)及時(shí)追收企業(yè)各種應(yīng)收款項(xiàng),保護(hù)公司利益不受損失;(4)編制有關(guān)現(xiàn)金收付記賬憑證,現(xiàn)金日記賬,銀行日記賬的工作;(5)及時(shí)辦理各項(xiàng)轉(zhuǎn)賬,現(xiàn)金支票,按月將銀行存款余額與銀行對(duì)賬單核對(duì)相符,并交會(huì)計(jì)作賬。
第七條、本制度從200 年 月 日起執(zhí)行。
代理記賬推行的措施
1.繼續(xù)宣傳代理記賬的重要意義和作用。新修訂的《會(huì)計(jì)法》目前正處于推廣宣傳階段，我們應(yīng)當(dāng)借《會(huì)計(jì)法》宣傳的東風(fēng)，大力宣傳代理記賬的積極意義和重要作用，進(jìn)一步突出代理記賬的法律地位，增強(qiáng)人們，特別是一些規(guī)模較小的經(jīng)濟(jì)組織及個(gè)體工商戶對(duì)代理記賬的認(rèn)識(shí)，努力開創(chuàng)代理記賬新局面。
2.采取針對(duì)性措施，積極推動(dòng)代理記賬的實(shí)施。關(guān)于代理記賬的推動(dòng)及實(shí)施，我們認(rèn)為除了有關(guān)部門單位大力宣傳以外，應(yīng)當(dāng)由稅務(wù)部門牽頭推動(dòng)其實(shí)施。一是稅務(wù)部門同規(guī)模較小的單位組織，特別是一些規(guī)模較小的經(jīng)營(yíng)組織和個(gè)體工商戶聯(lián)系緊密，推廣工作力度大;二是稅務(wù)部門本身有這方面的經(jīng)驗(yàn)，一方面，稅務(wù)部門在建制建賬上有著豐富的經(jīng)驗(yàn)，另一方面，前幾年稅務(wù)部門曾進(jìn)行過(guò)組織、督促小型經(jīng)濟(jì)組織及個(gè)體工商戶建制建賬工作，只是由于種種原因沒(méi)有堅(jiān)持下來(lái);再有就是現(xiàn)有的稅務(wù)師事務(wù)所可以馬上開展這項(xiàng)業(yè)務(wù)。當(dāng)然，代理記賬僅僅靠稅務(wù)部門一家是不夠的，其他符合法律要求的中介組織和機(jī)構(gòu)，也應(yīng)當(dāng)積極開展這方面的業(yè)務(wù)，為代理記賬創(chuàng)造必要的條件。
3.盡快明確在代理記賬過(guò)程中受托人的法律地位問(wèn)題。我們認(rèn)為，代理記賬本身只是一項(xiàng)單純的賬務(wù)處理工作，受托代理記賬人員既非委托人內(nèi)部會(huì)計(jì)人員，也不是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的審計(jì)人員，因此，受托代理人不應(yīng)當(dāng)同時(shí)履行會(huì)計(jì)監(jiān)督職能或?qū)徲?jì)職能。他們所能負(fù)責(zé)的只是對(duì)原始憑證進(jìn)行形式上的審核，而非實(shí)質(zhì)上的審核，當(dāng)然也不可能深入實(shí)地去進(jìn)行賬實(shí)核對(duì)工作，否則，就有可能超出代
理記賬的范圍。那么，由于委托人提供原始會(huì)計(jì)資料而生成的有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告及相關(guān)資料出現(xiàn)虛假或不實(shí)，自然就應(yīng)當(dāng)由委托人承擔(dān)相關(guān)責(zé)任，包括法律責(zé)任。當(dāng)然，如果這種虛假或不實(shí)是由于受托人的過(guò)失所造成，那么，他不僅要承擔(dān)相關(guān)責(zé)任，而且還要負(fù)責(zé)賠償因此而給受托人造成的損失。
專業(yè)人員為企業(yè)服務(wù)的過(guò)程中，會(huì)幫助企業(yè)用足用好稅收政策，避免因信息不暢，精力所限理解不準(zhǔn)確，而多交錯(cuò)交稅費(fèi)，給企業(yè)造成不必要的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。同時(shí)，本公司提供的稅務(wù)咨詢稅務(wù)籌劃等業(yè)務(wù)使企業(yè)達(dá)到合理稅負(fù)的目的。本公司專業(yè)人員可以根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況，提出管理建議及財(cái)務(wù)監(jiān)控措施，最大限度地避免企業(yè)因管理不善而造成經(jīng)營(yíng)效益受損，達(dá)到效益最大的目的。
代理記賬所需的資料
1.新接客戶應(yīng)提供公司的證件復(fù)印件(包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法人身份證等復(fù)印件)
2.現(xiàn)金單據(jù)(差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、員工工資、辦公費(fèi)、房租費(fèi)、通訊費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)等)
3.銀行單據(jù)(提現(xiàn)、轉(zhuǎn)帳、貸記憑證、電匯、進(jìn)帳單、借款單等)
4.發(fā)票(本月1日---31日開具的所有發(fā)票記帳聯(lián))
5.公司員工的月工資額，身份證號(hào)碼，性別，名字，地址，郵政編碼
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