檔案管理對企業(yè)的重要性是什么
企業(yè)檔案資料對企業(yè)發(fā)展具有良好的促進作用，良好的檔案管理可以在企業(yè)科技發(fā)展過程中起到催化劑作用。那么大家想知道檔案管理對企業(yè)的重要性嗎?小編給大家整理了檔案管理對企業(yè)的重要性的相關資料，讓我們一起來了解一下吧。
檔案管理對企業(yè)的重要性
1.可以提高企業(yè)的科學決策：在競爭日益激烈的市場經(jīng)濟時代，優(yōu)秀的企業(yè)家可以通過匯集各面信息，然后通過分析企業(yè)檔案中的各種資料、數(shù)據(jù)、信息，總結經(jīng)驗和教訓，查找不足，可以對企業(yè)的發(fā)展和管理做出科學決策，所以說企業(yè)如果沒有資料、數(shù)字、信息作為參考，那么企業(yè)管理者就無法在瞬息萬變的市場中捕捉機會，獲得發(fā)展優(yōu)勢。
2.通過檔案信息企業(yè)可以借鑒以往的經(jīng)驗教訓：吸取有價值的信息，最大化簡化工作程序，提高企業(yè)管理效率。對企業(yè)檔案利用已經(jīng)貫穿于企業(yè)檔案管理中的始終和各個環(huán)節(jié)，企業(yè)所開展的一切業(yè)務活動等都離不開企業(yè)檔案工作作為依據(jù)和參考。
3.企業(yè)檔案科學管理將會對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展具有特殊的推動作用：企業(yè)在做出重大決策時可以借助過去發(fā)展中積累的檔案資料分析總結不足，使決策更為科學和及時，同時企業(yè)在日常的工作中可以借助以往檔案資料反映出來的有效經(jīng)驗財富，促進企業(yè)的科學發(fā)展。
4.企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的有效憑證：企業(yè)在經(jīng)濟發(fā)展過程難免要與其他企業(yè)或商家等發(fā)生各種糾紛。在糾紛過程中企業(yè)可以借助真實記錄企業(yè)知識創(chuàng)新的過程、內(nèi)容、結果的企業(yè)檔案為憑證，特別是產(chǎn)權糾紛，這些資料就成為了企業(yè)進行維權的重要的法律憑證和企業(yè)保護知識產(chǎn)權的有力武器。
5.企業(yè)檔案管理的安全性：是對企業(yè)管理和保護，做好檔案的保密，遵守企業(yè)檔案中所包含的涉密事項，來保護企業(yè)的知識產(chǎn)群，防止企業(yè)檔案的丟失、泄密和失密現(xiàn)象的發(fā)生，就可以有效的保護企業(yè)合法的知識產(chǎn)權，嚴格維護企業(yè)的合法權益。
企業(yè)檔案在管理中應遵循的基本原則
1.檔案資料科學分級，管理統(tǒng)一規(guī)范：企業(yè)檔案機構在進行檔案資料管理時要科學對企業(yè)相關資料進行統(tǒng)一分組和集中管理，為確保管理的規(guī)范性和科學性，企業(yè)管理機構要及時健全完善企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的檔案管理制度，注重對各種文件材料的形成和積累，對企業(yè)各部門和各種載體檔案進行管理，并且按照特定的要求科學的進行分類整理，對企業(yè)全部檔案進行統(tǒng)一綜合管理，以確保企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展過程中能夠有效的被利用。
2.遵守管理標準：企業(yè)檔案管理是一個復雜的管理系統(tǒng)，不能僅依靠行政手段和憑經(jīng)驗進行管理，他需要具有統(tǒng)一的標準，不然必然會造成企業(yè)檔案管理系統(tǒng)混亂，對企業(yè)的發(fā)展造成損失。而且企業(yè)檔案在管理中必須要做到有章可循、有法可依。
3.堅持以人為本，嚴防檔案泄密：企業(yè)檔案工作是項政治性、科學性、社會性很強的工作，企業(yè)檔案管理人員在管理中必須要緊密結合企業(yè)發(fā)展實際，確立以人為本的觀念，強化強烈的事業(yè)心和責任感，堅守良好的職業(yè)道德、高度的組織性、紀律性和警惕性，從而嚴防企業(yè)檔案失密、泄密等問題發(fā)生。企業(yè)檔案管理人員在日常管理中要有堅持日常收集企業(yè)管理原始憑證、文件記錄保存的習慣;在進行收集的過程中要有嚴格按照程序制度逐級辦理的手續(xù)履行，整理收集回執(zhí)、查詢的記錄原始材料的意識，特別是要對那些記錄企業(yè)發(fā)展及管理的原始件孤本更要尤為重視。
強化企業(yè)檔案管理信息化的要求及措施
1.建立和利用網(wǎng)上登記制度：在強化企業(yè)檔案管理過程中要及時通過先進的管理技術手段，記錄企業(yè)有關利用者對檔案信息的訪問情況，從而通過嚴格的利用效果登記制度，系統(tǒng)全面了解利用者查閱檔案材料的具體效果。
2.深入基層隨機走訪用戶：在管理過程中企業(yè)檔案人員要經(jīng)常性地深入企業(yè)基層，向企業(yè)廣大用戶直接了解利用檔案信息產(chǎn)生的效果，以及廣大用戶對檔案管理機構各種提供利用方式的滿意程度和對檔案部門管理的意見和建議，以方便及時改進企業(yè)檔案管理的措施。
3.對反饋工作定期總結：企業(yè)檔案管理機構要定期向用戶發(fā)放利用情況調(diào)查表，并定期對用戶反饋信息進行總結分析，以便對檔案信息化系統(tǒng)進行更為科學的管理，從而控制和消除系統(tǒng)反饋控制執(zhí)行中的誤差，保證實現(xiàn)企業(yè)預期目標。
檔案工作對企業(yè)發(fā)展的作用
1、企業(yè)檔案的情報價值
檔案在科研設計中具有重要的查考價值，科研檔案是一個企業(yè)在產(chǎn)品設計研發(fā)過程中的重要技術依據(jù)，在整個企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃過程中被納入整個發(fā)展項目規(guī)劃，被納入單位領導議事日程，納入單位工作計劃，納入單位的職工經(jīng)濟責任制。之所以如此，主要依仗于科研檔案的重要查考價值，因為在開發(fā)產(chǎn)品的過程中，研發(fā)技術具有可持續(xù)性、連續(xù)性，對于科研人員具有無可替代的參考價值。企業(yè)產(chǎn)品的研發(fā)工作是一個從無到有的過程，在企業(yè)的整個運營戰(zhàn)略中處于上游，具有總攬全局的戰(zhàn)略地位。那么，研發(fā)肯定不是憑空設想、閉門造車，而是需要大量的科技情報檔案資料作為支撐，查閱相關檔案，吸收引進。從這個意義上講，檔案為科學研究提供了一個上升的平臺，構造了一個可持續(xù)發(fā)展的框架。就筆者之前所在單位而言，從檔案日借閱頻次來看，科技檔案最多，尤其是產(chǎn)品檔案居多。大多借閱者都是反復研讀、推敲，有些是為改進，有些是為新品研發(fā)。從這個層面上講，檔案其實一點也不“默默無聞”，而是在不斷“發(fā)光”。
2、企業(yè)檔案的評審價值
檔案是歷史真相的再現(xiàn)，具有一定的法律效力，以其書面性、客觀性、真實性而成為最具說服力的證據(jù)凸顯其巨大作用。筆者之前所在公司曾遇到此類事情，單位得到上級緊急通知要審計財務。由于時間緊任務重，需要通宵工作，為此，檔案部門作了事前的材料準備。由于年度較多，需要提供涉及生產(chǎn)、經(jīng)營、財務管理諸多方面的檔案。經(jīng)過一通宵的忙碌，審計工作已基本結束。雖然一宿未眠，疲憊尤存，但使我想到了一句話：養(yǎng)兵千日，用兵一時，從檔案管理角度來看就是：存檔千日，用檔一時，保管了多日的檔案，此刻價值才體現(xiàn)出來。其實，檔案管理的根本價值在于未來。由此，我聯(lián)想到了國防建設，國防建設是一個國家安居樂業(yè)的重要安全保障，著眼于未來的國家安全。從這個意義上來說，檔案管理同國防建設有相似之處，都是面向未來、服務于長遠。檔案管理從宏觀角度來看，就是服務于國家國民經(jīng)濟建設，促進國民生產(chǎn)生活等諸多領域的可持續(xù)發(fā)展;從微觀角度來看，主要面向社會的某一領域、團體、組織或個人的日常工作需要，就本單位而言，就是為本單位的生產(chǎn)、科研、經(jīng)營、管理服務，著力于單位的各項工作順利進行。從此次財務審計來看，審計人員從財務檔案入手，全面審核了單位資金使用狀況，整個過程，“檔案”做了最好的回答。試想如果沒有這些檔案的“陪審”，恐怕很難完成此次審計工作，這也正是檔案管理價值的微觀體現(xiàn)。從檔案的歸檔到編目、整理、保管等諸多環(huán)節(jié)，都是在為檔案今后價值的發(fā)揮做準備，這些準備過程就是日常的養(yǎng)兵、練兵階段，養(yǎng)兵練兵乃是用兵基礎。檔案管理同樣如此，日常的檔案管理業(yè)務是充分發(fā)揮檔案價值的基礎，是做好各項工作的重要前提，是單位進行重大戰(zhàn)略決策的依據(jù)。
3、企業(yè)檔案的維權價值
當下，各單位基礎設施建設日新月異，項目檔案驟增，這些項目檔案涉及科研生產(chǎn)、技術改造等基礎建設項目。這些項目在可行性研究報告、建設過程中，竣工階段都需要全方位的質(zhì)量監(jiān)督、財務監(jiān)督、責任監(jiān)督。企業(yè)檔案在這些項目建設過程中，無疑成為強有力的可查信息資源，扮演著維護企業(yè)權益的重要角色。從這個意義上講，企業(yè)檔案成為維護企業(yè)權益的重要法寶，其重要性可見一斑。筆者之前所在單位，在一次外購設備中，在開箱驗收階段時，發(fā)現(xiàn)一設備是翻新設備，當時及時拍照取證，提供相關項目檔案有關技術合同、協(xié)議等，積極和廠家聯(lián)系，使得事情妥善解決，為單位挽回經(jīng)濟損失。在筆者近幾年工作中，設備檔案、基建檔案等項目查考較為頻繁，問題多涉及設備維修、廠房改造、電網(wǎng)鋪設、管道維護等事項，這些事項均為工廠的基礎設施項目，關系著企業(yè)日常的正常運行。在解決這些事項時，檔案始終如一地伴隨左右，默默發(fā)揮著功效，維護著企業(yè)的正當權益。質(zhì)量是企業(yè)的生命，沒有質(zhì)量無以言效益。質(zhì)量檔案對企業(yè)維護自身形象來講可謂相依不離，當遇到重大質(zhì)量問題時，需要企業(yè)提供相關產(chǎn)品原始記錄，試驗數(shù)據(jù)，以此說明產(chǎn)品是否按客戶要求生產(chǎn)，是否達到客戶對產(chǎn)品性能、參數(shù)的要求。每遇此事，筆者就要提供大量質(zhì)量檔案、試驗檔案，力圖說明單位生產(chǎn)過程完全按規(guī)定要求生產(chǎn)，以此證明企業(yè)產(chǎn)品沒問題，進而維護企業(yè)的權益。
4、企業(yè)檔案的營銷價值
企業(yè)要適應市場，要在市場上占有一席之地，就必須注重塑造企業(yè)自身形象，宣傳企業(yè)產(chǎn)品。通過圖片檔案、榮譽證書檔案的宣傳可以向社會展示企業(yè)形象、精神風貌、產(chǎn)品品質(zhì)，提高企業(yè)的知名度，從而獲得較高的市場認可度。從筆者近幾年的工作中，市場部經(jīng)常借閱產(chǎn)品型號的生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品合格證以及相關獲獎證書的原始件，使得許多用貨單位看后確認該廠是信得過的企業(yè)，產(chǎn)品質(zhì)量可靠，紛紛與廠里簽訂供銷合同，助推企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營效益大增。
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