PPT演示實(shí)用技巧大全
PPT演示實(shí)用技巧大全
PPT的出現(xiàn)為很多公司企業(yè)的日常辦公都帶來了很大的方便,通過PPT,我們可以更直觀地了解內(nèi)容,幻燈片播放形式的演示也使展示過程增添了一份直觀的感覺。其實(shí)PPT的使用還是有很多實(shí)用的技巧可以學(xué)習(xí)的。下面就讓學(xué)習(xí)啦小編為大家一一介紹吧。
■突破20次的撤消極限
Powerpoint的“撤消”功能為文稿編輯提供了很大方便。但powerpoint默認(rèn)的操作次數(shù)卻只有20次。執(zhí)行“工具-選擇”,擊“編輯”標(biāo)簽卡,在“最多可取消操作數(shù)”中設(shè)置你需要的次數(shù)即可。不過要注意,powerpoint撤消操作次數(shù)限制最多為150次。
■利用畫筆來做標(biāo)記
利用powerpoint2003放映幻燈片時(shí),為了讓效果更直觀,有時(shí)我們需要現(xiàn)場(chǎng)在幻燈片上做些標(biāo)記,這時(shí)該怎么辦?在打開的演示文稿中單擊鼠標(biāo)右鍵,然后依次選擇“指針選項(xiàng)-繪圖”即可,這樣就可以調(diào)出畫筆在幻燈片上寫寫畫畫了,用完后,按ESC鍵便可退出。
■快速調(diào)節(jié)文字大小
在powerpoint中輸入文字大小不合乎要求或者看起來效果不好,一般情況是通過選擇字體字號(hào)加以解決,其實(shí)我們有一個(gè)更加簡(jiǎn)潔的方法。選中文字后按ctrl+]是放大文字,ctrl+[是縮小文字。
■計(jì)算字?jǐn)?shù)和段落
執(zhí)行“文件-屬性”,在其對(duì)話框中選“統(tǒng)計(jì)”選項(xiàng)卡,該文件的各種數(shù)據(jù),包括頁(yè)數(shù)、字?jǐn)?shù)、段落等信息都顯示在該選項(xiàng)卡的統(tǒng)計(jì)信息框里。
■輕松隱藏部分幻燈片
對(duì)于制作好的powerpoint幻燈片,如果你希望其中的部分幻燈片在放映時(shí)不顯示出來,我們可以將它隱藏。方法是:在普通視圖下,在左側(cè)的窗口中,按Ctrl,分別點(diǎn)擊要隱藏的幻燈片,點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵彈出菜單選“隱藏幻燈片”。如果想取消隱藏,只要選中相應(yīng)的幻燈片,再進(jìn)行一次上面的操作即可。
■將圖片文件用作項(xiàng)目符號(hào)
一般情況下,我們使用的項(xiàng)目符號(hào)都是1、2、3,a、b、c之類的。其實(shí),我們還可以將圖片文件作為項(xiàng)目符號(hào),美化自己的幻燈片。首先選擇要添加圖片項(xiàng)目符號(hào)的文本或列表。點(diǎn)擊“格式-項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”,在“項(xiàng)目符號(hào)項(xiàng)”選項(xiàng)卡中單擊“圖片”,調(diào)出剪輯管理器,你就可以選擇圖片項(xiàng)目符號(hào)。在“圖片項(xiàng)目符號(hào)”對(duì)話框中,單擊一張圖片,再單擊確定。
■對(duì)象也用格式刷
在powerpoint中,想制作出具有相同格式的文本框(比如相同的填充效果、線條色、文字字體、陰影設(shè)置等),可以在設(shè)置好其中一個(gè)以后,選中它,點(diǎn)擊“常用”工具欄中的“格式刷”工具,然后單擊其它的文本框。如果有多個(gè)文本框,只要雙擊“格式刷”工具,再連續(xù)“刷”多個(gè)對(duì)象。完成操作后,再次單擊“格式刷”就可以了。其實(shí),不光文本框,其它如自選圖形、圖片、藝術(shù)字或剪貼畫也可以使用格式刷來刷出完全相同的格式。
■幻燈片放映時(shí)讓鼠標(biāo)不出現(xiàn)Powerpoint幻燈片在放映時(shí),有時(shí)我們需要對(duì)鼠標(biāo)指針加以控制,讓它一直隱藏。方法是:放映幻燈片,單擊右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“指針選項(xiàng)-箭頭選項(xiàng)”,然后單擊“永遠(yuǎn)隱藏”,就可以讓鼠標(biāo)指針無(wú)影無(wú)蹤了。如果需要“喚回”指針,則點(diǎn)擊此項(xiàng)菜單中的“可見”命令。如果你點(diǎn)擊了“自動(dòng)”(默認(rèn)選項(xiàng)),則將在鼠標(biāo)停止移動(dòng)3秒后自動(dòng)隱藏鼠標(biāo)指針,直到再次移動(dòng)鼠標(biāo)時(shí)才會(huì)出現(xiàn)。
■改變鏈接文字的默認(rèn)顏色
Powerpoint2003中如果對(duì)文字做了超鏈接或動(dòng)作設(shè)置,那么powerpoint會(huì)給它一個(gè)默認(rèn)的文字顏色和單擊后的文字顏色。但這種顏色可能與咱們預(yù)設(shè)的背景色很不協(xié)調(diào),想更改嗎?那么可以點(diǎn)擊菜單命令“格式-幻燈片設(shè)計(jì)”,在打開的“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格下方的“編輯配色方案…”。在彈出的“編輯配色方案”對(duì)話框中,點(diǎn)擊“自定義”選項(xiàng)卡,然后就可以對(duì)超鏈接或已訪問的超鏈接文字顏色進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整了。
■快速切換輸入法
大家知道在excel中通過設(shè)置可以方便地切換輸入法,難道在powerpoint中就沒有這樣的功能嗎?事實(shí)上是有這種功能的:?jiǎn)螕?ldquo;工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令,切換到“編輯”選項(xiàng)卡,選中“’自動(dòng)鍵盤’切換”復(fù)選框,單擊確定即可。該設(shè)置對(duì)已有文件的編輯非常方便,但在編輯新文件時(shí)卻起不了多大的作用。
■巧用文字環(huán)繞方式
在Powerpoint/2003中,我們?cè)诓迦爰糍N畫之后可以將它自由旋轉(zhuǎn),但在word2003中將剪貼畫插入后卻不可以這樣旋轉(zhuǎn)。其實(shí),我們只須選中插入的剪貼畫,然后在出現(xiàn)的“圖片”工具欄中點(diǎn)擊“文字環(huán)繞”按鈕,在彈出的文字環(huán)繞方式中選擇除“嵌入型”以外的其它任意一種環(huán)繞方式,該剪貼畫就可以進(jìn)行自由旋轉(zhuǎn)了。此外,如果我們先在Powerpoint中插入剪貼畫,然后將它剪切到word中,也可以直接將它進(jìn)行自由旋轉(zhuǎn)。
■快速選擇多個(gè)對(duì)象
在powerpoint2003中,如果要選擇疊放在一起的若干個(gè)對(duì)象時(shí)會(huì)不太容易,特別是它們又位于疊放次序下層的時(shí)候,更是如此。不過,我們可以點(diǎn)擊“繪圖”工具欄右側(cè)的三角箭頭(工具欄選項(xiàng)),依次指向“添加或刪除按鈕-繪圖”,然后選中“選中多個(gè)對(duì)象”,將它添加到“繪圖”工具欄中,點(diǎn)擊它,會(huì)打開“選擇多個(gè)對(duì)象”對(duì)話框。我們只要在對(duì)話框的對(duì)象列表中選中相應(yīng)的那些對(duì)象就可以了。這個(gè)按鈕的添加也可以這么做:點(diǎn)擊菜單命令“工具-自定義”,在打開的對(duì)話框中點(diǎn)擊“命令”選項(xiàng)卡,然后在“類別”中選“繪圖”,在“命令”欄中選擇“選中多個(gè)對(duì)象”,將它拖至工具欄的任意位置。
■打造多彩公式
在powerpoint中也可以使用公式編輯器插入公式。但默認(rèn)的公式都是黑顏色的,與我們演示文稿的背景很不協(xié)調(diào)。其實(shí),我們可以選中編輯好的公式,然后點(diǎn)擊右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“顯示‘圖片’工具欄”命令。再點(diǎn)擊“圖片”工具欄中的“圖片重新著色”按鈕,就可以在打開的對(duì)話框中為公式指定其他的任意顏色了。
■靈活設(shè)置背景
大家可以希望某些幻燈片和母版不一樣,比如說當(dāng)你需要全屏演示一個(gè)圖表或者相片的時(shí)候。你可以進(jìn)入“格式”菜單,然后選擇“背景”,選擇“忽略母版背景圖形”選項(xiàng)之后,你就可以讓當(dāng)前幻燈片不使用母版背景。
■防止被修改
在powerpoint中點(diǎn)擊“工具-選項(xiàng)-安全性”,然后設(shè)置“修改權(quán)限密碼”即可防止PPT文檔被人修改。另外,還可以將PPT存為PPS格式,這樣雙擊文件后可以直接播放幻燈片。
■看看powerpoint的特殊播放模式
播放PPT文檔時(shí),點(diǎn)擊Powerpoint的“幻燈片放映”菜單中的“觀看幻燈片”將啟動(dòng)默認(rèn)的全屏放映模式,這時(shí)必須使用“Alt+Tab”或“Alt+Esc”組合鍵才能與其他窗口切換。如果在播放幻燈片時(shí),按住Alt鍵不放,依次按下“D”、“V”鍵激活播放操作,就可以讓幻燈片放映模式變成一個(gè)帶標(biāo)題欄和菜單欄的普通窗口形式,操作起來就方便多了。
■去掉鏈接文字的下劃線
向PPT文檔中插入一個(gè)文本框,在文本框輸入文字后,選中整個(gè)文本框,設(shè)置文本框的超鏈接。這樣在播放幻燈片時(shí)就看不到鏈接文字的下劃線了。
■窗口模式下播放PPT
在按住Alt鍵不放的同時(shí),依次按D和V鍵即可。這個(gè)時(shí)候就可在窗口模式下播放PPT了。
■一次性展開全部菜單
由于工作的關(guān)系,經(jīng)常使用powerpoint發(fā)現(xiàn)它的菜單很是麻煩,想全部展開所有菜單項(xiàng),必須單擊菜單中向下的雙箭頭。后來打開“工具-自定義”,單擊“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡,選定“始終顯示整個(gè)菜單”復(fù)選框,再單擊“關(guān)閉”按鈕就可以一次性展開全部菜單了。
■巧用鍵盤鋪助定位對(duì)象
在PPT中有時(shí)候用鼠標(biāo)定位對(duì)象不太準(zhǔn)確,按住Shift鍵的同時(shí)用鼠標(biāo)水平或豎直移動(dòng)對(duì)象,可以基本接近于直線平移。在按住Ctrl鍵的同時(shí)用方向鍵來移動(dòng)對(duì)象,可以精確到像素點(diǎn)的級(jí)別。
■巧讓多對(duì)象排列整齊
在某幻燈片上插入了多個(gè)對(duì)象,如果希望快速讓它們排列整齊,按住Ctrl鍵,依次單擊需要排列的對(duì)象,再選擇“繪圖-對(duì)齊或分布”,最后在排列方式列表中任選一種合適的排列方式就可實(shí)現(xiàn)多個(gè)對(duì)象間隔均勻的整齊排列。
■打印清晰可讀的PPT文檔
通常PPT文稿被大家編輯得圖文聲色并茂,但若把這樣的演示文稿用黑白打印機(jī)打印出來,可讀性就較差。以下的方法,可以讓你用黑白打印機(jī)打印出清晰可讀的演示文稿:
首先點(diǎn)擊“工具-選項(xiàng)”命令,單擊“打印”選項(xiàng)卡,在“此文檔的默認(rèn)打印設(shè)置”標(biāo)題下,單擊“使用下列打印設(shè)置”,然后在“顏色/灰度”框中,單擊“純黑白”。
確定后在“顏色/灰度”框中選擇“灰度”模式是在黑白打印機(jī)上打印彩色幻燈片的最佳模式,此時(shí)將以不同灰度顯示不同彩色格式;選擇“純黑白”模式則將大部分灰色陰影更改為黑色或白色,可用于打印草稿或清晰可讀的演講者備注和講義;選擇“顏色”模式則可以打印彩色演示文稿,或打印到文件并將顏色信息存儲(chǔ)在*.prn文件中。當(dāng)選擇“顏色”模式時(shí),如果打印機(jī)為黑白打印機(jī),則打印時(shí)使用“灰度”模式。
■將聲音文件無(wú)限制打包到PPT文件中
幻燈片打包后可以到?jīng)]有安裝PPT的電腦中運(yùn)行,如果鏈接了聲音文件,則默認(rèn)將小于100KB的聲音素材打包到PPT文件中,而超過該大小的聲音素材則作為獨(dú)立的素材文件。其實(shí)我們可以通過設(shè)置就能將所有的聲音文件一起打包到PPT文件中。方法是:?jiǎn)螕?ldquo;工具-選項(xiàng)-常規(guī)”,將“鏈接聲音文件不小于100KB”改大一點(diǎn),如“50000KB”(最大值)就可以了。
■PPT編輯放映兩不誤
能不能一邊播放幻燈片,一邊對(duì)照著演示結(jié)果對(duì)幻燈進(jìn)行編輯呢?答案是肯定的,只須按住Ctrl不放,單擊“幻燈片放映”菜單中的“觀看放映”就可以了,此時(shí)幻燈片將演示窗口縮小至屏幕左上角。修改幻燈片時(shí),演示窗口會(huì)最小化,修改完成后再切換到演示窗口就可看到相應(yīng)的效果了。
■將PPT演示文稿保存為圖片
大家知道保存幻燈片時(shí)通過將保存類型選擇為“Web頁(yè)”可以將幻燈片中的所有圖片保存下來,如果想把所有的幻燈片以圖片的形式保存下來該如何操作呢?
打開要保存為圖片的演示文稿,單擊“文件-另存為”,將保存的文件類型選擇為“JPEG文件交換格式”,單擊“保存”按鈕,此時(shí)系統(tǒng)會(huì)詢問用戶“想導(dǎo)出演示文稿中的所有幻燈片還是只導(dǎo)出當(dāng)前的幻燈片?”,根據(jù)需要單擊其中的相應(yīng)的按鈕就可以了。
■PPT圖表也能用動(dòng)畫展示
Powerpoint中的圖表是一個(gè)完整的圖形,如何將圖表中的各個(gè)部分分別用動(dòng)畫展示出來了呢?其實(shí)只須右擊圖表,選擇“組合”中的“取消組合”就可以將圖表拆分開來了,接下來就可以對(duì)圖表中的每個(gè)部分分別設(shè)置動(dòng)作。
■PPT中視圖巧切換
當(dāng)你點(diǎn)擊“普通視圖”按鈕時(shí)如果按下Shift鍵就可以切換到“幻燈片母版視圖”;再點(diǎn)擊一次“普通視圖”按鈕(不按shift鍵)則可以切換回來。而如果點(diǎn)擊“幻燈片瀏覽視圖”按鈕時(shí),按下shift鍵就可以切換到“講義母版視圖”。
■PPT2007:隱藏重疊的圖片
如果在幻燈片中插入很多精美的圖片,在編輯的時(shí)候?qū)⒉豢杀苊獾刂丿B在一起,妨礙我們工作,怎樣讓它們暫時(shí)消失呢?方法如下:
首先單擊“開始”選項(xiàng)卡,找到“編輯”功能組,再點(diǎn)擊“選擇→選擇窗格”,在工作區(qū)域的右側(cè)會(huì)出現(xiàn)“選擇和可見性”窗格。在此窗格中,列出了所有當(dāng)前幻燈片上的“形狀”,并且在每個(gè)“形狀”右側(cè)都有一個(gè)“眼睛”的圖標(biāo),單擊想隱藏的“形狀”右側(cè)的“眼睛”圖標(biāo),就可以把檔住視線的“形狀”隱藏起來了。