PPT的使用小技巧

　　PPT作為日常辦公的重要軟件之一，其作用非常重要。在PPT里面，用戶可以更清晰更直觀地表達自己所需的東西，如果可以在操作上運用一些小技巧，將會令PPT的使用錦上添花。下面學(xué)習(xí)啦小編就為大家介紹一些關(guān)于PPT的使用技巧，歡迎大家參考和學(xué)習(xí)。

　　將聲音文件無**打包到PPT文件中

　　幻燈片打包后可以到?jīng)]有安裝PPT的電腦中運行，如果鏈接了聲音文件，則默認將小于100KB的聲音素材打包到PPT文件中，而超過該大小的聲音素材則作為獨立的素材文件。其實我們可以通過設(shè)置就能將所有的聲音文件一起打包到PPT文件中。方法是：單擊“工具-選項-常規(guī)”，將“鏈接聲音文件不小于100KB”改大一點，如“50000KB”(最大值)就可以了。

　　PPT編輯放映兩不誤

　　能不能一邊播放幻燈片，一邊對照著演示結(jié)果對幻燈進行編輯呢?答案是肯定的，只須按住Ctrl不放，單擊“幻燈片放映”菜單中的“觀看放映”就可以了，此時幻燈片將演示窗口縮小至屏幕左上角。修改幻燈片時，演示窗口會最小化，修改完成后再切換到演示窗口就可看到相應(yīng)的效果了。

　　將PPT演示文稿保存為圖片

　　大家知道保存幻燈片時通過將保存類型選擇為“Web頁”可以將幻燈片中的所有圖片保存下來，如果想把所有的幻燈片以圖片的形式保存下來該如何操作呢?

　　打開要保存為圖片的演示文稿，單擊“文件-另存為”，將保存的文件類型選擇為“JPEG文件交換格式”，單擊“保存”按鈕，此時系統(tǒng)會詢問用戶“想導(dǎo)出演示文稿中的所有幻燈片還是只導(dǎo)出當(dāng)前的幻燈片?”，根據(jù)需要單擊其中的相應(yīng)的按鈕就可以了。

　　打印清晰可讀的PPT文檔

　　通常PPT文稿被大家編輯得圖文聲色并茂，但若把這樣的演示文稿用黑白打印機打印出來，可讀性就較差。以下的方法，可以讓你用黑白打印機打印出清晰可讀的演示文稿：

　　首先點擊“工具-選項”命令，單擊“打印”選項卡，在“此文檔的默認打印設(shè)置”標(biāo)題下，單擊“使用下列打印設(shè)置”，然后在“顏色/灰度”框中，單擊“純黑白”。

　　確定后在“顏色/灰度”框中選擇“灰度”模式是在黑白打印機上打印彩色幻燈片的最佳模式，此時將以不同灰度顯示不同彩色格式;選擇“純黑白”模式則將大部分灰色陰影更改為黑色或白色，可用于打印草稿或清晰可讀的演講者備注和講義;選擇“顏色”模式則可以打印彩色演示文稿，或打印到文件并將顏色信息存儲在*.prn文件中。當(dāng)選擇“顏色”模式時，如果打印機為黑白打印機，則打印時使用“灰度”模式。

　　PPT圖表也能用動畫展示

　　Powerpoint中的圖表是一個完整的圖形，如何將圖表中的各個部分分別用動畫展示出來了呢?其實只須右擊圖表，選擇“組合”中的“取消組合”就可以將圖表拆分開來了，接下來就可以對圖表中的每個部分分別設(shè)置動作。

　　PPT中視圖巧切換

　　當(dāng)你點擊“普通視圖”按鈕時如果按下Shift鍵就可以切換到“幻燈片母版視圖”;再點擊一次“普通視圖”按鈕(不按shift鍵)則可以切換回來。而如果點擊“幻燈片瀏覽視圖”按鈕時，按下shift鍵就可以切換到“講義母版視圖”。

　　PPT2007：隱藏重疊的圖片

　　如果在幻燈片中插入很多精美的圖片，在編輯的時候?qū)⒉豢杀苊獾刂丿B在一起，妨礙我們工作，怎樣讓它們暫時消失呢?方法如下：

　　首先單擊“開始”選項卡，找到“編輯”功能組，再點擊“選擇→選擇窗格”，在工作區(qū)域的右側(cè)會出現(xiàn)“選擇和可見性”窗格。在此窗格中，列出了所有當(dāng)前幻燈片上的“形狀”，并且在每個“形狀”右側(cè)都有一個“眼睛”的圖標(biāo)，單擊想隱藏的“形狀”右側(cè)的“眼睛”圖標(biāo)，就可以把檔住視線的“形狀”隱藏起來了。

　　打造多彩公式

　　在powerpoint中也可以使用公式編輯器插入公式。但默認的公式都是黑顏色的，與我們演示文稿的背景很不協(xié)調(diào)。其實，我們可以選中編輯好的公式，然后點擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“顯示‘圖片’工具欄”命令。再點擊“圖片”工具欄中的“圖片重新著色”按鈕，就可以在打開的對話框中為公式指定其他的任意顏色了。

　　靈活設(shè)置背景

　　大家可以希望某些幻燈片和母版不一樣，比如說當(dāng)你需要全屏演示一個圖表或者相片的時候。你可以進入“格式”菜單，然后選擇“背景”，選擇“忽略母版背景圖形”選項之后，你就可以讓當(dāng)前幻燈片不使用母版背景。

　　防止被修改

　　在powerpoint中點擊“工具-選項-安全性”，然后設(shè)置“修改權(quán)限密碼”即可防止PPT文檔被人修改。另外，還可以將PPT存為PPS格式，這樣雙擊文件后可以直接播放幻燈片。

　　看看powerpoint的特殊播放模式

　　播放PPT文檔時，點擊Powerpoint的“幻燈片放映”菜單中的“觀看幻燈片”將啟動默認的全屏放映模式，這時必須使用“Alt+Tab”或“Alt+Esc”組合鍵才能與其他窗口切換。如果在播放幻燈片時，按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵激活播放操作，就可以讓幻燈片放映模式變成一個帶標(biāo)題欄和菜單欄的普通窗口形式，操作起來就方便多了。

　　快速選擇多個對象

　　在powerpoint2003中，如果要選擇疊放在一起的若干個對象時會不太容易，特別是它們又位于疊放次序下層的時候，更是如此。不過，我們可以點擊“繪圖”工具欄右側(cè)的三角箭頭(工具欄選項)，依次指向“添加或刪除按鈕-繪圖”，然后選中“選中多個對象”，將它添加到“繪圖”工具欄中，點擊它，會打開“選擇多個對象”對話框。我們只要在對話框的對象列表中選中相應(yīng)的那些對象就可以了。這個按鈕的添加也可以這么做：點擊菜單命令“工具-自定義”，在打開的對話框中點擊“命令”選項卡，然后在“類別”中選“繪圖”，在“命令”欄中選擇“選中多個對象”，將它拖至工具欄的任意位置。

　　去掉鏈接文字的下劃線

　　向PPT文檔中插入一個文本框，在文本框輸入文字后，選中整個文本框，設(shè)置文本框的超鏈接。這樣在播放幻燈片時就看不到鏈接文字的下劃線了。

　　窗口模式下播放PPT

　　在按住Alt鍵不放的同時，依次按D和V鍵即可。這個時候就可在窗口模式下播放PPT了。

　　一次性展開全部菜單

　　由于工作的關(guān)系，經(jīng)常使用powerpoint發(fā)現(xiàn)它的菜單很是麻煩，想全部展開所有菜單項，必須單擊菜單中向下的雙箭頭。后來打開“工具-自定義”，單擊“選項”選項卡，選定“始終顯示整個菜單”復(fù)選框，再單擊“關(guān)閉”按鈕就可以一次性展開全部菜單了。

　　巧用鍵盤鋪助定位對象

　　在PPT中有時候用鼠標(biāo)定位對象不太準(zhǔn)確，按住Shift鍵的同時用鼠標(biāo)水平或豎直移動對象，可以基本接近于直線平移。在按住Ctrl鍵的同時用方向鍵來移動對象，可以精確到像素點的級別。

　　巧讓多對象排列整齊

　　在某幻燈片上插入了多個對象，如果希望快速讓它們排列整齊，按住Ctrl鍵，依次單擊需要排列的對象，再選擇“繪圖-對齊或分布”，最后在排列方式列表中任選一種合適的排列方式就可實現(xiàn)多個對象間隔均勻的整齊排列。

　　突破20次的撤消極限

　　Powerpoint的“撤消”功能為文稿編輯提供了很大方便。但powerpoint默認的操作次數(shù)卻只有20次。執(zhí)行“工具-選擇”，擊“編輯”標(biāo)簽卡，在“最多可取消操作數(shù)”中設(shè)置你需要的次數(shù)即可。不過要注意，powerpoint撤消操作次數(shù)**最多為150次。

　　利用畫筆來做標(biāo)記

　　利用powerpoint2003放映幻燈片時，為了讓效果更直觀，有時我們需要現(xiàn)場在幻燈片上做些標(biāo)記，這時該怎么辦?在打開的演示文稿中單擊鼠標(biāo)右鍵，然后依次選擇“指針選項-繪圖”即可，這樣就可以調(diào)出畫筆在幻燈片上寫寫畫畫了，用完后，按ESC鍵便可退出。