Word文檔丟失的預(yù)防與丟失后數(shù)據(jù)的恢復(fù)
為了防止這樣痛苦的事情發(fā)生,筆者覺得有必要向大家推薦防止Word文件丟失的方法。
一、使用自動恢復(fù)功能:
Word 2000/XP 能夠自動恢復(fù)尚未保存的數(shù)據(jù)。大家只要單擊“工具”菜單中的“選項”命令,然后單擊“保存”標簽,并選中“自動保存時間間隔”復(fù)選框,在“分鐘”框中,輸入時間間隔,以確定Word 2000/XP 保存文檔的時間。時間越短,Word 2000/XP 保存文檔越頻繁,在 Word 2000/XP 中打開文檔后出現(xiàn)斷電或類似問題時,能夠恢復(fù)的信息當然也就越多,一般我們設(shè)置為1分鐘。
經(jīng)過上面的設(shè)置后,所有在發(fā)生斷電或類似問題時處于打開狀態(tài)的文檔在下次啟動Word時都會顯示出來,大家可以對它們進行保存。不過在替換原有文檔之前,請驗證恢復(fù)文件包含有您需要的信息,不要覆蓋了原先的文件。
提示:
(1)Word 2000/XP/XP的定時保存文件功能僅對DOC文件有效,其他文件無效,所以筆者建議您在編輯的時候先把文檔存為Word格式,等編輯完成后再另存為其他格式;
(2)“自動恢復(fù)”功能并不等同于正常的文檔保存。如果在 Word 2000/XP 打開恢復(fù)文件后選擇了不進行保存,則該文件將被刪除,未保存的修改也將丟失。如果選擇了保存恢復(fù)文件,它將會替換原文檔(除非給它指定了一個新的文件名)。
二、讓文檔自動備份
如果我們的文檔在保存的時候能夠再保留一個備份的話,那無疑會使文檔保險許多。而在Word 2000/XP中我們完全可以進行設(shè)置,讓它保存文檔的備份:
單擊“工具”菜單中的“選項”命令,接著選擇“保存”標簽,選中“保留備份”復(fù)選框,單擊“確定”按鈕。經(jīng)過這樣設(shè)置后, Word 2000/XP 就會自動保存文檔的備份了。
提示:
(1)注意Word在編輯文檔時會自動地保存其備份,它的擴展名不是“.bak”,而是“.wbk”,如果遇到文檔打不開,則只要在打開的范圍中選擇“所有文件”,直接打開備份文檔即可。
(2)該備份提供了上一次所保存的副本,這樣,原文檔中會保存有當前所保存的信息,而副本中會保存有上次所保存的信息。每次保存文檔時,新的備份都會取代已有的備份。這樣就不用擔心會不小心保存了不需要的信息或刪除了原文件,保留備份可使工作成果免受損失。
三、恢復(fù)受損文檔中的文本
有時候我們在試圖打開一個文檔時,計算機可能長時間無響應(yīng),則表示該文檔可能已損壞。這時候同樣不需擔心,因為下次啟動 Word 2000/XP 時,Word 2000/XP 會自動使用專門的文件恢復(fù)轉(zhuǎn)換器來恢復(fù)損壞文檔中的文本。也可隨時用此文件轉(zhuǎn)換器打開已損壞的文檔并恢復(fù)其中的文本。而且操作起來也很簡單:
單擊“工具”菜單中的“選項”命令,然后單擊“常規(guī)”選項卡,并確認選中了“打開時確認轉(zhuǎn)換”復(fù)選框,然后單擊“確定”按鈕。以后單擊“打開”按鈕 ,單擊“文件類型”框中的“從任意文件中恢復(fù)文本”選項,成功打開損壞文檔,可將它保存為 Word 格式或其他格式(例如,文本格式或 HTML 格式)。段落、頁眉、頁腳、腳注、尾注和域中的文字將被恢復(fù)為普通文字。
提示:如果在“文件類型”框中沒有看到“從任意文件中恢復(fù)文本”,則需要安裝相應(yīng)的文件轉(zhuǎn)換器,單擊“安裝/卸載”選項卡上的“Microsoft Office”選項,并安裝“文本恢復(fù)工具”即可。