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Word2007技巧大全

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Word2007技巧大全

  word是我們最常見的辦公軟件了,下面小編為大家詳細(xì)講解一下Word2007技巧大全。接下來大家跟著學(xué)習(xí)啦小編一起去了解下吧!

  Word2007技巧大全

  問:WORD里邊怎樣設(shè)置每頁不同的頁眉?如何使不同的章節(jié)顯示的頁眉不同?

  答:分節(jié),每節(jié)可以設(shè)置不同的頁眉。文件——頁面設(shè)置——版式——頁眉和頁腳——首頁不同

  問:請問word中怎樣讓每一章用不同的頁眉?怎么我現(xiàn)在只能用一個頁眉,一改就全部改了?

  答:在插入分隔符里,選插入分節(jié)符,可以選連續(xù)的那個,然后下一頁改頁眉前,按一下“同前”鈕,再做的改動就不影響前面的了。簡言之,分節(jié)符使得它們獨立了。這個工具欄上的“同前”按鈕就顯示在工具欄上,不過是圖標(biāo)的形式,把光標(biāo)移到上面就顯示出”同前“兩個字來了

  問:如何合并兩個WORD文檔,不同的頁眉需要先寫兩個文件,然后合并,如何做?

  答:頁眉設(shè)置中,選擇奇偶頁不同/與前不同等選項

  問:WORD編輯頁眉設(shè)置,如何實現(xiàn)奇偶頁不同? 比如:單頁

  浙江大學(xué)學(xué)位論文,這一個容易設(shè);雙頁:(每章標(biāo)題),這一個有什么技巧啊 ?

  答:插入節(jié)分隔符,與前節(jié)設(shè)置相同去掉,再設(shè)置奇偶頁不同

  問:怎樣使WORD文檔只有第一頁沒有頁眉,頁腳?

  答:頁面設(shè)置-頁眉和頁腳,選首頁不同,然后選中首頁頁眉中的小箭頭,格式-邊框和底紋,選擇無,這個只要在“視圖”——“頁眉頁腳”,其中的頁面設(shè)置里,不要整個文檔,就可以看到一個“同前”的標(biāo)志,不選,前后的設(shè)置情況就不同了。

  問:如何從第三頁起設(shè)置頁眉?

  答:在第二頁末插入分節(jié)符,在第三頁的頁眉格式中去掉同前節(jié),如果第一、二頁還有頁眉,把它設(shè)置成正文就可以了

  ●在新建文檔中,菜單—視圖—頁腳—插入頁碼—頁碼格式—起始頁碼為0,確定;

  ●菜單—文件—頁面設(shè)置—版式—首頁不同,確定;

  ●將光標(biāo)放到第一頁末,菜單—文件—頁面設(shè)置—版式—首頁不同—應(yīng)用于插入點之后,確定。

  第2步與第三步差別在于第2步應(yīng)用于整篇文檔,第3步應(yīng)用于插入點之后。這樣,做兩次首頁不同以后,頁碼從第三頁開始從1編號,完成。

  問:WORD頁眉自動出現(xiàn)一根直線,請問怎么處理?

  答:格式從“頁眉”改為“清除格式”,就在“格式”快捷工具欄最左邊;選中頁眉文字和箭頭,格式-邊框和底紋-設(shè)置選無

  問:頁眉一般是---------,上面寫上題目或者其它,想做的是把這根線變?yōu)殡p線,WORD中修改頁眉的那根線怎么改成雙線的?

  答:按以下步驟操作去做:

  ●選中頁眉的文字,包括最后面的箭頭

  ●格式-邊框和底紋

  ●選線性為雙線的

  ●在預(yù)覽里,點擊左下小方塊,預(yù)覽的圖形會出現(xiàn)雙線

  ●確定

  ▲上面和下面自己可以設(shè)置,點擊在預(yù)覽周圍的四個小方塊,頁眉線就可以在不同的位置

  問:Word中的腳注如何刪除?把正文相應(yīng)的符號刪除,內(nèi)容可以刪除,但最后那個格式還在,應(yīng)該怎么辦?

  答:步驟如下:

  1、切換到普通視圖,菜單中“視圖”——“腳注”,這時最下方出現(xiàn)了尾注的編輯欄。

  2、在尾注的下拉菜單中選擇“尾注分隔符”,這時那條短橫線出現(xiàn)了,選中它,刪除。

  3、再在下拉菜單中選擇“尾注延續(xù)分隔符”,這是那條長橫線出現(xiàn)了,選中它,刪除。

  4、切換回到頁面視圖

  尾注和腳注應(yīng)該都是一樣的

  問:Word 里面有沒有自動斷詞得功能?常常有得單詞太長了,如果能設(shè)置一下自動斷詞就好了

  答:在工具—語言—斷字—自動斷字,勾上,word還是很強大的

  問:如何將word文檔里的繁體字改為簡化字?

  答:工具—語言—中文簡繁轉(zhuǎn)換

  問:怎樣微調(diào)WORD表格線?WORD表格上下豎線不能對齊,用鼠標(biāo)拖動其中一條線,可是一拖就跑老遠(yuǎn),想微調(diào)表格豎線讓上下對齊,請問該怎么辦?

  答:選定上下兩個單元格,然后指定其寬度就可以對齊了,再怎么拉都行

  press "Alt",打開繪圖,其中有個調(diào)整坐標(biāo)線,單擊,將其中水平間距與垂直間距都調(diào)到最小值即可。

  打開繪圖,然后在左下腳的繪圖網(wǎng)格里設(shè)置,把水平和垂直間距設(shè)置得最小。

  問:怎樣微調(diào)word表格線?我的word表格上下豎線不能對齊,用鼠標(biāo)拖動其中一條線,可是一拖就跑老遠(yuǎn),我想微調(diào)表格豎線讓上下對齊,請問該怎么辦?

  答:可以如下操作:

  ●按住ctl鍵還是shift,你have a try

  ●double click the line, try it :)

  ●打開繪圖,設(shè)置一下網(wǎng)格(在左下角)。使水平和垂直都為最小,試一把!?

  ●press "Alt"

  問:怎么把word文檔里已經(jīng)有的分頁符去掉?

  答:先在工具——> 選項——> 視圖——> 格式標(biāo)記,選中全部,然后就能夠看到分頁符,delete就ok了。

  問:Word中下標(biāo)的大小可以改的嗎?

  答:格式—字體

  問:Word里怎么自動生成目錄啊?

  答:用“格式>>樣式和格式”編輯文章中的小標(biāo)題,然后插入->索引和目錄

  問:Word的文檔結(jié)構(gòu)圖能否整個復(fù)制? 論文要寫目錄了,不想再照著文檔結(jié)構(gòu)圖輸入一遍,有辦法復(fù)制粘貼過來嗎?

  答:可以自動生成的,插入索引目錄。

  問:做目錄的時候有什么辦法時右邊的頁碼對齊?比如:

  1.1 標(biāo)題...............................1

  1.2 標(biāo)題...............................2

  答:畫表格,然后把頁碼都放到一個格子里靠右或居中,然后讓表格的線條消隱就可以了,打印出來就很整齊。

  問:怎樣在word中將所有大寫字母轉(zhuǎn)為小寫?比如一句全大寫的轉(zhuǎn)為全小寫的

  答:格式->更改大小寫->小寫

  問:在存盤的時候,出現(xiàn)了問題,癥狀如下:磁盤已滿或打開文件過多,不能保存,另開新窗口重存也不管用。如何解決?

  答:把word文檔全選,然后復(fù)制,然后關(guān)掉word,電腦提示你粘貼板上有東西,要不要用于別的程序,選是,然后,再重新打開word,然后粘貼,然后,保存。

  問:WORD中的表格一復(fù)制粘貼到PPT中就散掉了,怎么把WORD里面的表格原樣粘貼到PPT中?

  答:1)比較好的方法是:先把表格單獨存為一WORD文件,然后插入-->對象,選由文件創(chuàng)建,然后選中上面的WORD文件,確定;2)還可以先把表格copy到excel中,然后copy到PPT中,這個也是比較好的辦法;3)可以先做成文本框,再粘貼過去;4)復(fù)制粘貼,但是在PPT中不能粘在文本框里面;5)拷屏,做成圖片,再弄到PPT里面。

  問:有沒有辦法將PPT的文字拷入WORD里面?

  答:另存就可以了。只要以.rtf格式另存即可

  問:word中圖片的分欄如何處理?假如有:

  1

  2

  圖

  3

  4

  這樣的結(jié)構(gòu),我想實現(xiàn):

  1 3

  圖(要橫跨兩欄)

  2 4

  但是,試了半天總是:

  1 2

  圖

  3 4

  怎么辦呀?help!

  答:設(shè)置圖片格式——版式——高級——文字環(huán)繞——環(huán)繞方式選上下型——圖片位置——對齊方式選居中——度量依據(jù)選頁面,要先改文字環(huán)繞,然后才能改圖片位置

  問:用word寫東西時字距老是變動,有時候自動隔得很開,有時候進(jìn)入下一行的時侯,上一行的字距又自動變大了,這是為什么?怎么糾正啊?

  答:是因為自動對齊的功能,格式——>段落——>對齊方式可以選。還有允許斷字的功能如果check上,就不會出現(xiàn)你說的情況了。

  問:在使用WORD的樣式之后,如標(biāo)題1、標(biāo)題2之類的,在這些樣式前面總會出現(xiàn)一個黑黑的方塊,雖然打印的時候看不到,但看著總是不舒服,有沒有辦法讓它不要顯示呢?

  答:“視圖”-->“顯示段落標(biāo)志”,把前面的勾去掉。其實這個很有用,可以便于知道哪個是標(biāo)題段落

  問:文章第一頁下面要寫作者聯(lián)系方式等。通常格式是一條短劃線,下面是聯(lián)系方式,基金支持等。這樣的格式怎么做出來?就是注明頁腳嗎?

  答:插入——腳注和尾注

  問:文字雙欄,而有一張圖片特別大,想通欄顯示,應(yīng)該怎么操作?

  答:可以選擇的內(nèi)容,按雙欄排。選擇其他內(nèi)容,按單欄排。

  問:Word里面如何不顯示回車換行符?

  答:把視圖->顯示段落標(biāo)記的勾去掉或工具->選項->視圖->段落標(biāo)記

  問:有沒有方法把WORD里的軟回車一下子替換掉?識別出來的文字全帶著軟回車,能把他們一次全刪掉嗎??

  答:查找+替換,按CTRL+H;軟回車好象是^l,在特殊字符里有

  問:在WORD里的框框里怎么打勾?

  答:畫個文本框,文本框里寫一個鉤,然后拖過去;或者先在WORD里插入符號“√”,然后選中“√”,到-》格式-》中文版式-》帶圈字符-》選“□”

  問:還是不行,這樣拷過去的框框字體是windings的,而原來的是宋體的,兩者有很大的區(qū)別。

  答:根據(jù)模板新建專業(yè)型傳真,里面有框,雙擊后打勾,copy就ok

  問:Word中怎么在一個英文字母上打?qū)μ?

  答:透明方式插入圖片對象,內(nèi)容是一個√

  問:WORD里怎么顯示修訂文檔的狀態(tài)?文檔修訂后,改后標(biāo)記很多,但是在菜單里沒有“顯示修訂最終狀態(tài)”等,怎么調(diào)出來?

  答:工具->自定義->命令->類別(工具)->命令(修訂)->把“修訂”等拖到工具欄上

  問:怎樣把許多分開的word文檔合并成一個文檔。我的論文是按照章節(jié)分開寫的,但現(xiàn)在圖書館要提交電子版的學(xué)位論文,是一個文檔的,我找了很多選項但好象不能合并,選擇插入文件功能,可以加入內(nèi)容,但文檔中的頁眉卻插不進(jìn)去,有誰有高見?

  答:acrobat6

  可以直接把多個文檔打印成一個pdf文檔??梢蕴峤籶df格式的論文,先一個一個word文檔轉(zhuǎn)換為pdf格式的,然后在pdf文檔菜單的文件菜單中,選上作為pdf格式打開,追加上就可。

  問:Word里面要寫方程式怎么辦啊?

  答:插入-對象-公式編輯器equation,如果沒有公式編輯器Equation,要自己從光盤中安裝,或者安裝Mathtype公式編輯器

  按右鍵把它拖出來--插入--命令--自定義--工具

  應(yīng)該是倒過來

  問:想在WORD里面表示矩陣,怎樣才能畫出那個很大的矩陣?yán)ㄌ?

  答:裝公式編輯器mathtype好了~:)

  問:Word的公式編輯器怎么安裝?

  答:工具-自定義-插入-公式編輯器,把它拖到工具條上即可;或者安裝OFFICE后,再次安裝,選增加功能吧,會有提示的

  問:Word2000下調(diào)用公式編輯器的快捷鍵?

  答:點擊菜單[工具]->[自定義],點擊對話框下方[鍵盤],在[類別]里選擇[插入],在命令里選擇[InsertEquation],指定你的快捷方式

  問:WORD中出現(xiàn)公式的行往往要比只有文字的行來得寬,如何把這些行改的跟只有文字的行一樣寬?

  答:段落行距設(shè)為固定值即可。這樣會有一個問題,比如設(shè)置為18磅,有些公式符號(特別是有下標(biāo)的)不能全部顯示打印稿可以顯示。怎么解決這個問題?這個如何解決還需要考慮。

  問:我的文檔就是公式多,應(yīng)該怎么辦?

  答:公式多的時候,最好的消除這個問題的辦法就是每打幾個公式就要存盤,如果連續(xù)打太多,就會出現(xiàn)這個問題。出現(xiàn)問題的時候:

  ●選中所有內(nèi)容,ctrl+C

  ●把WORD所有文檔關(guān)閉,

  ●最關(guān)鍵:出現(xiàn)一條信息,務(wù)必選擇“是”

  ●重新打開WORD編輯器,

  ●ctrl+V,粘貼

  ●ctrl+S,存盤

  問:怎樣在word里面的公式編輯器中輸入空格?

  答:ctrl+shift+space

  問:如何使word中公式全都小一號?一個一個選實在麻煩

  答:在Mathtype公式編輯器中:

  首先,在Mathtype中的菜單Size中選define,定義所需的字號大小;

  再次,在Mathtype中的菜單preferences中的equation preference的save to

  file存貯所定義的字號文件;

  返回word中:

  在Mathtype菜單中選Format equation:

  1)在MathType preference file中,選你剛才所定義的文件;

  2)在Range中,選Whole document。

  最后,選OK,即OK了。

  問:如何將WORD中的公式編緝拉到外面?

  答:工具-自定義-命令-插入-右邊找公式編輯器,往上脫

  問:怎樣可以去掉word里面公式,或是圖片上方總是出現(xiàn)的灰色的橫條啊?以前沒有的,不知道怎么跑出來了,看著怪暈糊的。。。。。

  答:工具->選項->視圖->域底紋,選不顯示,或選取時顯示,就可以了

  問:整個論文用一個WORD文檔,太大,不好編輯,一個地方有增刪,后面那么長一個文檔版面分布會變得亂七八糟,特別是圖表之類的東東。想讓每章的偶數(shù)頁自動顯示自己的章號和題目,WORD里這個能夠自動實現(xiàn)嗎?

  答:不要整個論文放一個WORD文檔,一章一個,然后每章就可以奇偶分開處理了

  問:論文按照章節(jié)寫的,想把它們合并成一個文件,并保持原有的文件格式。采用了在文件末尾插入分節(jié)符的方法,但插入后有些文件的部分格式發(fā)生了變化,請問如何解決?

  答:用主控文檔的方法比較好,在大綱模式里設(shè)置的;采取插入文件的方式,格式有些變化

  問:WORD里邊怎么樣顯示行號?

  答:在頁面設(shè)置那里,板式選項,最下面有個行號選項

  問:Word里面怎么插入半個空格?

  答:先在word的工具欄上,點中雙箭頭那個紐,就可以看到原先看不到的空格,然后再編輯一下這個空格的大小,比如小五或小四什么的。

  問:只要一回車,或是改變光標(biāo)位置的任何操作,都會使上一行的)變成=,有人遇到過這個問題么?

  答:是不是設(shè)置了自動替換啊,符號里的自動替換看看吧!

  問:WORD有沒有可以按單詞的首字母進(jìn)行排序?就是從A-Z進(jìn)行排

  答:表格中的內(nèi)容可以按照拼音排序,弄到excel里,排序,再回來

  問:怎么在word里面打R^2?

  答:先打R2,然后用鼠標(biāo)選中2,同時按"Ctrl",“shift”和"+"

  問:Word中發(fā)現(xiàn)空格都是小圓點,是怎么回事情?每輸入一個空格就出現(xiàn)一個小圓點,怎么把它消除掉啊?這個空格會打印出來嗎?

  答:不會打印出來,如果想不顯示:工具-選項-視圖 格式標(biāo)記中前面的勾去掉即可

  問:word如何使兩個表格能排在一起?我做的表格每一個都比較小,但是表格數(shù)比較多,我想兩個表格排成一行,請問該怎么做?

  答:試試在局部分欄,每個分欄中一個表格。

  問:為什么換機器打開WORD文檔排版變了?在一臺機器上排好板的WORD文檔換在另一臺機器打開就變了?頁碼都不對了,怪哉。

  答:是默認(rèn)的頁面設(shè)置不一樣吧,或者版本不同

  問:Word里面插入表格的問題,同一表格前后兩行被分在了不同的頁上,想限制他們在同一頁怎么做?

  答:轉(zhuǎn)換成圖文框可能更容易排版一點,或者加個文本框

  問:怎么在word里畫坐標(biāo)圖?在word里有了坐標(biāo)圖,文字卻加不加去怎么辦?

  答:作圖時直接將文字加上去;word中的繪圖工具條,文字環(huán)繞里面尋找合適的方案,把圖放在文字的底層

  問:WORD文件有密碼,怎么辦呢?

  答:找破解軟件,比如advanced_office_2000_password_recovery_pro_v1.03,但不一定好用。

  問:怎么給word文檔加密?

  答:打開文檔,另存為—工具—常規(guī)選項—打開、修改權(quán)限密碼,保存

  問:Word文件怎么轉(zhuǎn)化為postscript文件?

  答:先轉(zhuǎn)化為pdf,然后打印到文件,通過distiller生成ps。

  問:Word無法識別origin中的漢字怎么辦?用origin做的圖形中有漢字,copy到word中就成了問號,因此我不得不先用export把圖形變?yōu)閖pg文件才能解決這個問題,有沒有方便的解決辦法?

  答:ORIGIN里面的字體改成宋體或者仿宋

  問:請教怎么把Origin中的圖表拷貝到Word?

  答:點origin的Edit菜單里的copy page到word里粘貼就行了

  問:把origin的圖復(fù)制粘貼到word,總有一大塊的空白,這個空白有什么工具可以去掉嗎?還有就是用word自帶的圖表工具畫圖時,也是有一大塊空白去不掉,這個可以解決嗎?

  答:右鍵選擇圖片工具欄,點裁減

  問:插入的圖片為什么老是處于頁面的頂端,想拖下來放到其他地方,卻又自動跑到頂端去,就是拖不下來,請問該如何處理?

  答:改變圖片的屬性,就可以了。

  問:如何保證一幅圖像固定在某一段的后面,另一段的前面,而不會因為前面段落的刪減而位置改變?

  答:右鍵點擊圖片->設(shè)置對象格式—>版式—>嵌入型

  問:如何把在WORD里面圖形工具畫的圖轉(zhuǎn)化為jpg?

  答:另存為html格式,然后在html文件對應(yīng)的文件夾里找

  問:請問什么格式的圖片插入word最清晰?手頭持有png和tif格式,復(fù)制粘貼到word中模糊一片,請問轉(zhuǎn)換成什么圖片格式用于word最清晰?什么方法(插入圖片來自文件還是直接復(fù)制粘貼)對清晰度有否影響?

  答:emf,eps等矢量圖最清晰,不會因為縮放損失分辨率,而jpeg,bmp等點陣圖就不行了。

  問:在WORD中如何讓圖片的左、上、下邊都是文本?

  答:在分欄的數(shù)量為1的情況下實現(xiàn)。圖片選中后右鍵,設(shè)置圖片格式--版式-四周型就可以了

  問:jpg文件插入word文件以后怎么讓文件變小?jpg格式圖片插到word文件以后文件變的巨大,有什么方法可以讓它小一點?最好能一張軟盤放的下。

  答:兩個方法:

  ●用photoshop改變圖片的分辨率,當(dāng)然要看得清楚,然后插入word

  ●word有強大的壓縮功能,把文檔另存為比如:temp.doc,看看是不是小了很多。

  問:Matlab仿真圖片大家一般怎么弄到word里面的?相對橫軸和縱軸修改一下的說

  答:一般都是在Matlab里面把所有的直接修改好了,然后再保存的時候用jpg格式,在word中間導(dǎo)入就好了

  問:如何向WORD中的圖片添加文本?想在圖片上輸入一些說明文字

  答:插入文本框,將版式設(shè)成“懸浮”

  在WORD的繪圖工具里面有個自選圖形,找到你要的括號,直接在頁面上畫就可以了??梢砸苿樱笮∫部梢愿?。然后把他挪到文字邊上,即可。一個小竅門就是用CTRL+箭頭可以進(jìn)行微調(diào)。

  如果你覺得經(jīng)常需要對這些文字編輯,怕圖形錯位的話,可以將需要的文字打在一個文本框里,記得將文本框設(shè)置成透明無色的(這樣就看不見文本框了),然后將文本框和你的括號(或其他符號)組合成一個圖形,就萬無一失了。

  問:AUTOCAD的圖拷貝到WORD下如何處理?

  答:有幾種辦法:一是可以在WORD中進(jìn)行CAD編輯的方法:將CAD的背景設(shè)為白色,然后將CAD窗口縮小,到你想復(fù)制的圖形的大小,正好可以容納就可以了,否則WORD里面有很大的空白,然后,拷貝,選中所有的圖形中的線條,右鍵。到WORD中粘貼。二是,先轉(zhuǎn)為wmf文件,具體先將窗口縮小,如上,然后,按emport,選中線條,存儲。WORD中,插入,圖形,來自,

  文件,找到文件就可以插入了。

  問:文章用WORD打開時,原有的公式全是紅叉,以及WORD中圖變成red cross(紅叉)怎么辦?

  答:基本上沒有辦法挽救回來了,只能重新插一遍圖。據(jù)微軟的技術(shù)支持所說,紅叉是由于資源不夠引起的。也就是說,如果你所編輯的文檔過大,可能因為資源問題導(dǎo)致圖片無法調(diào)入,從而顯示紅叉??墒菍嶋H情況是,有時候所編輯的文檔并不大,可是還是出現(xiàn)紅叉。這就可能是因為你設(shè)置了快速保存,在選項菜單中可以找到。

  這是由WORD的文檔結(jié)構(gòu)所決定的。當(dāng)你設(shè)置為快速保存時,每次保存的時候只是把你改動過的部分添加到文檔尾部,并不重寫文檔本身,以達(dá)到快速的目的。所以,你會看到一個本來并不長的文檔的實際大小可能有好幾兆。當(dāng)取消了快速保存后,文檔長度將大大減小。還有一個減小紅叉出現(xiàn)可能性的辦法是把圖片的屬性中的"浮動"去掉。這樣可能在編輯的時候有一定的困難,但是對于避免紅叉的出現(xiàn)確實很靈。

  再說一句,一旦紅叉出現(xiàn)了,應(yīng)該是沒有辦法恢復(fù)的,只有再重新貼圖。

  問:如果Word突然定在那里了怎么辦?

  答:重新打開會回復(fù),或者在word自身的templates里面找到近期文件,重寫的不用太多。

  問:如何解決word說磁盤已滿不讓保存的問題?

  答:有時候,當(dāng)要保存一個文件時,Word會彈出一個對話框說是磁盤空間已滿,無法保存文件,可實際上磁盤上空間還很大。這是非常令人惱火的一件事情。這一信息最常見的原因是Temp文件夾已經(jīng)達(dá)到了一個文件夾中可以包含的最多文件數(shù)的上限。這時的解決方法很簡單:在【資源管理器】中右擊安裝有Windows系統(tǒng)的磁盤,在出現(xiàn)的快捷菜單中單擊【屬性】,將出現(xiàn)【屬性】對話框,從【常規(guī)】選項卡中選擇【磁盤清理】按鈕,此時將出現(xiàn)【磁盤清理】對話框。執(zhí)行磁盤清理完畢以后,Windows會彈出一個新的對話框。

  在【要刪除的文件】框中選中【臨時文件】選項,然后選擇【確定】。Windows將刪除臨時文件。要人工刪除臨時文件,進(jìn)入臨時文件夾,刪除任何舊的臨時文件(臨時文件以波浪號開始,以.tmp擴展名結(jié)束),返回Word,再次試著保存文件。如果此時還不能正確保存文檔,可以采取以下的方法,步驟如下:

  (l)按Ctrl+A選定整個文檔。

  (2)按Ctrl+C將整個文檔復(fù)制到內(nèi)存中。

  (3)關(guān)閉Word程序。此時系統(tǒng)會提示:"您將大量文本放在了''剪貼板''中,是否希望在退出Word后這些文本仍可用于其他程序?"。

  (4)選擇【是】按鈕。

  (5)重新打開Word程序。

  (6)按Ctrl+V,將復(fù)制下來的文本粘貼到新文件中。

  注意:在刪除臨時文件時,可能會出現(xiàn)一個對話框,提示不能刪除正在使用的文件。

  這是因為Windows運行的時候,需要不斷地用到一些臨時文件。因而,在人工刪除臨時文件時,試著在開始時只刪除幾個文件,然后對桌面上的回收站進(jìn)行清空。否則可能無法刪除所有選擇的文件。

  論文Word技巧小結(jié)

  前一段時間用Word2000寫論文,越來越覺得Word設(shè)計者獨具匠心。我從初中開始用Word5.0,一直用到現(xiàn)在這個版本,其間用它排過兩本書,大概用過超過80%的功能(粗略地按help統(tǒng)計),包括自己寫宏和帶對話框的Word

  Basic,應(yīng)該說比較有發(fā)言權(quán)。微軟的東東總的來講讓我滿意的很少(Windows一日不消除藍(lán)屏,就一日不能登大雅之堂),Word算頭一號。我看過一篇對微軟Office組總頭的專訪,他說市場調(diào)查顯示絕大多數(shù)用戶只用到Word很少的一點功能,非??上?。我相信這并非妄言。半月前我們實驗室有個哥們說vi比Word功能強,我聽著不服,讓他舉例。他說,vi可以選定文本中的一列,Word不行。我當(dāng)時無言以對,因為我確實不知道Word里怎么選定列,EditPlus或者UltraEdit倒是可以,后來我看了幫助,才知道Word里按Alt拖鼠標(biāo)是可以選列的。再早些時候,PlateauWolf曾經(jīng)敏銳地觀察到Word中文排版每行最后的標(biāo)點符號參差不齊,并因此大肆鼓吹WPS  2000。我也是到最近才知道,Word里有個選項,“排版時壓縮標(biāo)點間距”,把它關(guān)了就沒事了??梢?,往往弱的不是Word而是我們。

  下面我總結(jié)幾條用Word排論文的技巧。

  插公式時經(jīng)常需要讓公式居中對齊、行末的公式編號右對齊。只要設(shè)一個居中制表位和一個右對齊制表位,輸入時按TAB即可。建議居中制表位位置用字符做單位,比如五號字體在缺省A4頁面上是每行40字符,居中制表位就可以設(shè)在20字符處。

  我的公式編號用SEQ域輸入,從“插入”菜單選“域”即可。這樣做的好處是如果我有100個公式,在最開始插入一個新的,那么這100個公式的編號都要加1。

  如果手工修改會非常耗體,而Ctrl+A全部選定再F9更新域則十分快捷。

  參考文獻(xiàn)用尾注,也在“插入”菜單里。缺省的是上標(biāo)格式,按Ctrl+'+'可以改成正常格式。好處也是可以自動排號。

  圖片說明用題注。一般排版要讓題注寬度小于版心距,我用水平標(biāo)尺上的懸掛縮進(jìn)加右縮進(jìn)實現(xiàn)。

  Word表格中可以進(jìn)行簡單的計算。比如我有一個表格,讓第三列的值顯示第二列比第一列多百分之幾,用“表格”菜單的“公式”即可,不用Excel高射炮轟蚊子。

  對公式、尾注、圖片、表格的引用一概用交叉引用,“插入”菜單下。好處是可以做成超級鏈接,而且公式編號改動的話對這個公式的引用會跟著改。

  所有的章節(jié)標(biāo)題都用樣式,并且用多級項目符號列表。好處是標(biāo)題編號(第幾章、第幾節(jié))可以自動生成,可以在文檔結(jié)構(gòu)圖(“視圖”菜單)中瀏覽,可以用垂直滾動條下方的定位按鈕快速定位,還可以生成目錄。我一般關(guān)閉“基于所用格式定義樣式”這個自作聰明的功能,所有樣式都自己選。

  我的圖片和表格做成嵌入式的,這樣不會亂跑。表格每個單元格水平垂直均居中對齊(Word

  2000新增功能)。表格段落格式選“段中不分頁”,這樣不會出現(xiàn)表格拆到兩頁上的惡心局面。

  我的正文缺省樣式是首行縮進(jìn)2字符。輸公式的時候要另起一行,但是邏輯上它應(yīng)該跟前面的文字算作一段(鼠標(biāo)三擊可以選定段),我用Shift+Enter小回車搞定。每次要輸入公式的時候,點到前一個包含公式的段,用格式刷復(fù)制即可。

  先寫這么多,以后有新的再補充,也歡迎大家補充。

  用Word編輯論文的幾個建議

  由于各方面的原因,大家主要還是用Microsoft Word

  (以下簡稱Word)編輯論文。Word在寫科技論文方面雖然有一些先天不足,但卻提供了非常強大的功能。如果不能充分利用這些功能,可能經(jīng)常要為不斷地調(diào)整格式而煩惱。我把自己以前使用Word的經(jīng)驗和教訓(xùn)總結(jié)一下,拋塊磚。

  原則: 內(nèi)容與表現(xiàn)分離

  一篇論文應(yīng)該包括兩個層次的含義:內(nèi)容與表現(xiàn),前者是指文章作者用來表達(dá)自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個文章的章節(jié)段落結(jié)構(gòu)等,而后者則是指論文頁面大小、邊距、各種字體、字號等。相同的內(nèi)容可以有不同的表現(xiàn),例如一篇文章在不同的出版社出版會有不同的表現(xiàn);而不同的內(nèi)容可以使用相同的表現(xiàn),例如一個期刊上發(fā)表的所有文章的表現(xiàn)都是相同的。這兩者的關(guān)系不言自明。在排版軟件普及之前,作者只需關(guān)心文章的內(nèi)容,文章表現(xiàn)則由出版社的排版工人完成,當(dāng)然他們之間會有一定交互。Word

  倡導(dǎo)一種所見即所得(WYSIWYG)的方式,將編輯和排版集成在一起,使得作者在處理內(nèi)容的同時就可以設(shè)置并立即看到其表現(xiàn)。可惜的是很多作者濫用WYSIWYG,將內(nèi)容與表現(xiàn)混雜在一起,花費了大量的時間在人工排版上,然而效率和效果都很差。

  本文所強調(diào)的“內(nèi)容與表現(xiàn)分離”的原則就是說文章作者只要關(guān)心文章的內(nèi)容,所有與內(nèi)容無關(guān)的排版工作都交給 Word

  去完成,作者只需將自己的排版意圖以適當(dāng)?shù)姆绞礁嬖V

  Word。因為Word不僅僅是一個編輯器,還是一個排版軟件,不要只拿它當(dāng)記事本或?qū)懽职逵?。主要建議如下。

  1. 一定要使用樣式,除了Word原先所提供的標(biāo)題、正文等樣式外,還可以自定義樣式。如果你發(fā)現(xiàn)自己是用選中文字然后用格式欄來設(shè)定格式的,一定要注意,想想其他地方是否需要相同的格式,如果是的話,最好就定義一個樣式。對于相同排版表現(xiàn)的內(nèi)容一定要堅持使用統(tǒng)一的樣式。這樣做能大大減少工作量和出錯機會,如果要對排版格式(文檔表現(xiàn))做調(diào)整,只需一次性修改相關(guān)樣式即可。使用樣式的另一個好處是可以由Word

  自動生成各種目錄和索引。

  2. 一定不要自己敲編號,一定要使用交叉引用。如果你發(fā)現(xiàn)自己打了編號,一定要小心,這極可能給你文章的修改帶來無窮的后患。標(biāo)題的編號可以通過設(shè)置標(biāo)題樣式來實現(xiàn),表格和圖形的編號通過設(shè)置題注的編號來完成。在寫“參見第x章、如圖x所示”等字樣時,不要自己敲編號,應(yīng)使用交叉引用。這樣做以后,當(dāng)插入或刪除新的內(nèi)容時,所有的編號和引用都將自動更新,無需人力維護(hù)。并且可以自動生成圖、表目錄。公式的編號雖然也可以通過題注來完成,但我另有建議,見5。

  3. 一定不要自己敲空格來達(dá)到對齊的目的。只有英文單詞間才會有空格,中文文檔沒有空格。所有的對齊都應(yīng)該利用標(biāo)尺、制表位、對齊方式和段落的縮進(jìn)等來進(jìn)行。如果發(fā)現(xiàn)自己打了空格,一定要謹(jǐn)慎,想想是否可以通過其他方法來避免。同理,一定不要敲回車來調(diào)整段落的間距。

  4. 繪圖。統(tǒng)計圖建議使用Execel生成,框圖和流程圖建議使用Visio畫。如果不能忍受Visio對象復(fù)制到Word的速度,還可以試試SmardDraw,功能不比Visio弱,使用不比Visio難,速度卻快多了。如果使用Word的繪圖工具繪圖,最好以插入Word圖片的方式,并適當(dāng)使用組合。

  5. 編輯數(shù)學(xué)公式建議使用

  MathType5.0,其實Word集成的公式編輯器是它的3.0版。安裝MathType后,Word會增加一個菜單項,其功能一目了然。一定要使用

  MathType 的自動編號和引用功能。這樣首先可以有一個良好的對齊,還可以自動更新編號。Word

  正文中插入公式的一個常見問題是把上下行距都撐大了,很不美觀,這部分可以通過固定行距來修正。

  6. 參考文獻(xiàn)的編輯和管理。如果你在寫論文時才想到要整理參考文獻(xiàn),已經(jīng)太遲了,但總比論文寫到參考文獻(xiàn)那一頁時才去整理要好。應(yīng)該養(yǎng)成看文章的同時就整理參考文獻(xiàn)的習(xí)慣。手工整理參考文獻(xiàn)是很痛苦的,而且很容易出錯。Word沒有提供管理參考文獻(xiàn)的功能,用插入尾注的方法也很不地道。我建議使用

  Reference Manager,它與Word集成得非常好,提供即寫即引用(Cite while you

  write,簡稱Cwyw)的功能。你所做的只是像填表格一樣地輸入相關(guān)信息,如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文獻(xiàn)的的方插入標(biāo)記,它會為你生成非常美觀和專業(yè)的參考文獻(xiàn)列表,并且對參考文獻(xiàn)的引用編號也是自動生成和更新的。這除了可以保持格式上的一致、規(guī)范,減少出錯機會外,更可以避免正文中對參考文獻(xiàn)的引用和參考文獻(xiàn)列表之間的不匹配。并且從長遠(yuǎn)來說,本次輸入的參考文獻(xiàn)信息可以在今后重復(fù)利用,從而一勞永逸。類似軟件還有Endnote和Biblioscape。Endnote優(yōu)點在于可以將文獻(xiàn)列表導(dǎo)出到BibTeX格式,但功能沒有Reference

  Manager強大??上н@兩個軟件都不支持中文,據(jù)說Biblioscape對中文支持的很好,我沒有用過,就不加評論了。

  7.使用節(jié)。如果希望在一片文檔里得到不同的頁眉、頁腳、頁碼格式,可以插入分節(jié)符,并設(shè)置當(dāng)前節(jié)的格式與上一節(jié)不同。

  上述7點都是關(guān)于排版的建議,還是要強調(diào)一遍,作者關(guān)心的重點是文章的內(nèi)容,文章的表現(xiàn)就交給Word去處理。如果你發(fā)現(xiàn)自己正在做與文章內(nèi)容無關(guān)的繁瑣的排版工作,一定要停下來學(xué)一下Word的幫助,因為Word

  早已提供了足夠強大的功能。

  我不懷疑Word的功能,但不相信其可靠性和穩(wěn)定性,經(jīng)常遇到“所想非所見”、“所見非所得”的情況讓人非常郁悶。如果養(yǎng)成良好的習(xí)慣,這些情況也可以盡量避免,即使遇上,也可以將損失降低到最低限度。建議如下:

  8.使用子文檔。學(xué)位論文至少要幾十頁,且包括大量的圖片、公式、表格,比較龐大。如果所有的內(nèi)容都保存在一個文件里,打開、保存、關(guān)閉都需要很長的時間,且不保險。建議論文的每一章保存到一個子文檔,而在主控文檔中設(shè)置樣式。這樣每個文件小了,編輯速度快,而且就算文檔損壞,也只有一章的損失,不至于全軍覆滅。建議先建主控文檔,從主控文檔中創(chuàng)建子文檔,個人感覺比先寫子文檔再插入到主控文檔要好。

  9.及時保存,設(shè)置自動保存,還有一有空就ctrl+s。

  10.多做備份,不但Word不可靠,windows也不可靠,每天的工作都要有備份才好。注意分清版本,不要搞混了。Word提供了版本管理的功能,將一個文檔的各個版本保存到一個文件里,并提供比較合并等功能。不過保存幾個版本后文件就大得不得了,而且一個文件損壞后所有的版本都沒了,個人感覺不實用。還是多處備份吧

  11.插入的圖片、和公式最好單獨保存到文件里另做備份。否則,哪天打文檔時發(fā)現(xiàn)自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉,哭都來不及了。

  其他建議:

  12. 使用大綱視圖寫文章的提綱,調(diào)整章節(jié)順序比較方便

  13. 使用文檔結(jié)構(gòu)圖讓你方便的定位章節(jié)

  14. 使用文檔保護(hù),方便文章的審閱和修改

  上面的建議并不全面,但相信比較管用。如果還有疑問,自己花些時間研究一下Word的幫助,相信會有事半功倍的效果。

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