wps如何查找刪除重復(fù)數(shù)據(jù)
wps如何查找刪除重復(fù)數(shù)據(jù)
對于表格中重復(fù)的數(shù)據(jù)我們需要將其找出并刪除其中部分的數(shù)據(jù)，怎么才能檢查出表格中的重復(fù)項呢?下面就讓學(xué)習(xí)啦小編告訴你wps如何查找刪除重復(fù)數(shù)據(jù) 的方法。
wps查找刪除重復(fù)數(shù)據(jù)的方法：
首先，在表格中選中要檢查的行與列，然后在菜單欄中單擊“數(shù)據(jù)——重復(fù)項——高亮顯示重復(fù)項”命令，此時會彈出一個“高亮顯示重復(fù)項”對話框(如圖1)，單擊“確定”后，表格中相同的數(shù)據(jù)就會以橙色標(biāo)示出來，讓我們對重復(fù)數(shù)據(jù)一目了然。
核對無誤后，如果要想一次刪除所有重復(fù)項，在菜單欄中單擊“數(shù)據(jù)——重復(fù)項——刪除重復(fù)項”，則會彈出一個“刪除重復(fù)項”對話框(如圖2)，單擊“確定”即可直接將高亮顯示的重復(fù)項刪除了。這樣，刪除了哪些重復(fù)項，我們就可以做到心中有數(shù)了。
對于表格中重復(fù)項的存在，并非都是錯誤，重復(fù)有重復(fù)的道理，比如某一地名、某一單位兩人重名等，如果此時一刀切地運用“刪除重復(fù)項”功能就可能會造成“濫殺無辜”。那我們怎么才能對表格中的重復(fù)項進(jìn)行一分為二地區(qū)別對待呢?此時，我們可以在表格中將橙色標(biāo)示的重復(fù)數(shù)據(jù)中進(jìn)行人工核對，對于確實錯誤的重復(fù)項進(jìn)行人工刪除即可(如圖3)，之后再進(jìn)行重新輸入，這樣就避免了軟件“一刀切”了。
拒絕重復(fù)不出錯雖說軟件為我們提供了重復(fù)項刪除功能，那只是一種事后的補救措施，那我們?nèi)绾卧跀?shù)據(jù)輸入之前，對重復(fù)預(yù)進(jìn)行有效預(yù)防呢?此時，我們可以對表格進(jìn)行重復(fù)數(shù)據(jù)輸入進(jìn)行提醒設(shè)置。首先是在表格中用鼠標(biāo)選擇要輸入數(shù)據(jù)的行與列，然后在菜單欄中單擊“數(shù)據(jù)——重復(fù)項——拒絕錄入重復(fù)項”，此時，也可以在打開的“拒絕輸入重復(fù)項”對話框中自行選擇拒絕重復(fù)項的行與列，并單擊“確定”(如圖4)。這樣，當(dāng)我們在相應(yīng)的行與列中輸入的數(shù)據(jù)有與前面數(shù)據(jù)重復(fù)時，就會自動彈出“拒絕重復(fù)輸入”提示框(如圖5)，單擊“是”即可輸入重復(fù)數(shù)據(jù)。如果單擊“否”，單元格內(nèi)數(shù)據(jù)就會以高亮顯示，提示我們進(jìn)行修改。如果單擊“取消”，即可自動清除單元格數(shù)據(jù)，以方便重新輸入。
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