2.設(shè)置公式

　　選中J2單元格，輸入公式=IF(ISERROR(VLOOKUP(A2,L:M,2,FALSE)),"",VLOOKUP(A2,L:M,2,FALSE))。公式表示按A2的學(xué)號在L:M查找并顯示相應(yīng)的分?jǐn)?shù)，當(dāng)沒找到出錯時(shí)顯示為空。在L2輸入公式=VALUE("2007"&LEFT(K2,3))，公式用于提取K2數(shù)據(jù)左起三位數(shù)并在前面加上2007，然后轉(zhuǎn)換成數(shù)值。由于同班學(xué)生學(xué)號前面部分一般都是相同的，為了加快輸入速度我們設(shè)置為只輸入學(xué)號的最后三位數(shù)，然后L2公式就會自動為提取的數(shù)字加上學(xué)號前相同的部分“2007”顯示完整學(xué)號，若需要也可設(shè)置為只輸入兩位學(xué)號。接著在M2輸入公式=VALUE(MID(K2,4,5))，提取K2數(shù)據(jù)從第4位以后的5個(gè)數(shù)字(即分?jǐn)?shù))并轉(zhuǎn)成數(shù)值。當(dāng)然若學(xué)號后數(shù)字不足5位，電腦也會聰明地只提取實(shí)際那幾位。最后選中J2：L2單元格區(qū)域，拖動其填充柄向下復(fù)制填充出與學(xué)生記錄相同的行數(shù)(圖2)。

　　注：VALUE函數(shù)用于將提取的文本轉(zhuǎn)成數(shù)值。若學(xué)號中有阿拉伯?dāng)?shù)字以外的字符，例：2007-001或LS2007001，則學(xué)號就自動變成了文本格式，此時(shí)L2的公式就不必再轉(zhuǎn)成數(shù)值了應(yīng)該改成="LS2007"&LEFT(K2,3)，否則VALUE函數(shù)會出錯。

　　3.預(yù)防輸入錯誤

　　大量輸入難免會有輸入錯誤的時(shí)候，選中K列單擊菜單“格式/條件格式”，在“條件格式”窗口中的條件1下的下拉按鈕選擇“公式”并輸入公式=L1=2007，不進(jìn)行格式設(shè)置。然后單擊“添加”按鈕，添加條件2，設(shè)置公式為=COUNTIF(L: L,L1)>1，單擊后面的“格式”按鈕，在格式窗口的“圖案”選項(xiàng)卡中設(shè)置底紋為紅色，確定完成設(shè)置(圖3)。

　　這樣當(dāng)在L列中出現(xiàn)兩個(gè)相同學(xué)號時(shí)，就會變成紅色顯示。按前面的公式設(shè)置當(dāng)K列為空時(shí)L列將顯示為“2007”，因此前面條件1的當(dāng)L1=2007時(shí)不設(shè)置格式，就是為了避開這個(gè)重復(fù)。此外，若擔(dān)心分?jǐn)?shù)輸入錯誤，還可再添加一個(gè)條件3,設(shè)置公式為=M1>120，顏色為黃色，即可在輸入的分?jǐn)?shù)超過120時(shí)變成黃色提醒。

　　4.快速錄入成績

　　OK，到此復(fù)雜的設(shè)置已經(jīng)完成了，以后需要輸入成績時(shí)，只要先單擊J1單元格的下拉按鈕，從下拉列表中選擇要輸入的列標(biāo)題(例：期中)，再選中K2輸入第一個(gè)學(xué)生的學(xué)號和成績00159，回車，后面的L2、M2就會顯示學(xué)生的學(xué)號2007001、分?jǐn)?shù)59，同時(shí)分?jǐn)?shù)會自動填寫到學(xué)號為2007001行的J列單元格。我們只要這樣重復(fù)輸入學(xué)號分?jǐn)?shù)、回車，即可輕松完成全部學(xué)生的成績錄入。在輸入時(shí)如果學(xué)號出現(xiàn)重復(fù)，則輸入的單元格和與其重復(fù)的單元格會同時(shí)以紅色顯示，提醒你輸入可能出錯了(圖4)。由于學(xué)號和成績是按試卷順序輸入的，因此即使輸入錯誤你也可以很方便地翻出錯誤輸入值所在的試卷校對。

　　全部輸入完成后，再選中J列進(jìn)行復(fù)制，然后選中“期中”成績所在的E列，右擊選擇“選擇性粘貼”，在彈出窗口中單擊選中“數(shù)值”單選項(xiàng)，確定將J列分?jǐn)?shù)以數(shù)值方式粘貼到E列就徹底完成了成績錄入。

　　
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