如何使用wps表格分類匯總功能
在wps表格中有個分類匯總功能,不知道大家會不會使用該功能,如果不會的話,下面就讓學(xué)習(xí)啦小編告訴大家如何使用wps表格分類匯總功能。
使用wps表格分類匯總功能的方法
1 從實例開始
我每日服務(wù)于所在的集體,朋友們中午的訂餐任務(wù)由我來承擔(dān)。為了付款簡單,餐費(fèi)采取周結(jié)的方式,每周五我統(tǒng)計出來向大家收取,一個記錄每天訂餐信息的表格逐漸呈現(xiàn)在我面前。
應(yīng)該說,這個表格還是很清楚的,至少需要反映的基礎(chǔ)信息都在上面了。
之所用電子表格來記錄它,就是因為我可以在數(shù)據(jù)的最下方直接看到我本周先行墊付了多少金額,方法是在最后的部分使用函數(shù),對于此種一次性的函數(shù)大多數(shù)朋友已經(jīng)應(yīng)用的很熟練。
但是,這還很不方便,我該向每一個人收多少錢呢?這個表格的很大特點(diǎn)是就是每天的人都不一樣,我沒有按照所有的人來排布表格?;蛘哒f,電子表格能不能幫我個忙,把出現(xiàn)的每個人應(yīng)該給我的金額也直接告訴我。
這對于初級用戶來說,確實是個問題。而且我相信很多朋友都停留在這個水平。如果你去問他關(guān)于此軟件,他們往往會有以下幾種回答:
(1) 電子表格除了這個還能干別的?
(2) 似乎還能更多些功能,但是我不會。
(3) 那功能很多了,我用不到而已。
對于(1),建議去重新認(rèn)識電腦在日常生活中的重要性,高科技可以將人送上太空,一個電子表格只有求和功能那還不如去使用計算器。
對于(2),我想問您,您不打算學(xué)一招提高效率嗎?
對于(3),我想問,您真用不到嗎?上面的不就是問題嗎?
2 分析問題
如果您還不是對于電子表格一無所知,應(yīng)該會想到WPS表格中的“分類匯總”功能,實際上我們遇到的問題也就是將數(shù)據(jù)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)分類后再統(tǒng)計而已。WPS表格中有專屬的功能項,這就說明了此類任務(wù)的普遍性。來嘗試一下。
當(dāng)我們在“數(shù)據(jù)”中找到“分類匯總”后,首先碰到這個對話框。
很多朋友一遇見陌生的字眼就開始退縮,實際上并不復(fù)雜。軟件總是想很周全,我想的統(tǒng)計每個人的金額,那至少得讓軟件知道你的想法,所謂分類字段就是按照什么分類,當(dāng)然是“姓名”了,匯總方式,就是“匯總什么”,顯然是要個總數(shù),那就可以選擇“求和”,至于對什么求和,自然是“價格”了。
可能朋友對我的分析有點(diǎn)可笑,但其實很多人止步于此,軟件的思維如果和您的想法保持一致,是最容易理解的,所以請您一定堅持。
但是我們最初的嘗試卻失敗了。
我甚至看到對一個人進(jìn)行匯總的,并不是把一個人名下的所有人匯總,這顯然非我所需。經(jīng)過我的觀察,可以看到匯總順序似乎是從上到下。所以我看到了當(dāng)一個人有幾個項目時候匯總是在名字結(jié)束時候進(jìn)行的,這就啟發(fā)我們,是不是應(yīng)該先把相同姓名的排列在一起。
顯然,這就需要數(shù)據(jù)的排序功能,它可以幫我們實現(xiàn)上述目的。
我們下來先放棄匯總,先完成排序,對“姓名”進(jìn)行排序后,又出現(xiàn)了問題。
3 解決問題
名稱匯總后,有些條目前面沒有了日期,這實際上是我只做表格的一個缺陷,沒有充分認(rèn)識到軟件和人思維區(qū)別。我們可以想當(dāng)然認(rèn)為在新時間開始前都是上一天,但軟件不會這樣,我應(yīng)該在每一個條目上都補(bǔ)上日期,這樣可以讓每個人知道那天都選擇的什么飯菜。
經(jīng)過不斷的修正,完善,思考,嘗試,一份我期待的數(shù)據(jù)匯總表格終于呈現(xiàn)在面前。
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