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如何使用wps保護文檔

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在使用wps的時候,對文檔進行保護是很有必要的,具體的操作是怎樣的呢?下面就讓學習啦小編告訴大家如何使用wps保護文檔。

使用wps保護文檔的方法

1.定時保存文件、自動恢復文件并隱藏最近文件

為了防止突然斷電,死機等對正在編輯的文檔造成破壞,我們可以通過自動定時保存文件來為WPS文檔上個保險。單擊“工具”→“選項”→“常規(guī)與保存”,選中“恢復選項”下的“第一次保存時生成備份文件”和“定時備份, 時間間隔”前的復選框,輸入WPS自動保護文檔的時間間隔,默認為10分鐘(圖1)。

在斷電或程序異常情況發(fā)生而退出后。在重新啟動 WPS程序,將自動彈出“備份管理”任務窗格,里面列出了程序停止響應時已恢復的所有文件(圖2)。

可以通過文件名稱、備份時間等信息找到合適的備份文件進行恢復。恢復完畢之后,您可以選擇手工逐個刪除或者全部刪除備份文件。

2.取消顯示最近使用過的文檔。

WPS默認在“文件”菜單項中列出最近使用過的文件,出于保密需要,我們往往不希望別人看到自己最近編輯過的文件,選擇 “工具”→“選項”,再單擊“常規(guī)與保存”,然后取消“常規(guī)選項”下的“列出最近所用文件”復選框即可。

3.學會保護或隱藏文檔

選擇“工具”→ “保護文檔”,可輸入密碼將文檔鎖定為只讀模式,不允許執(zhí)行更改、復制、打印或保存等操作(圖3)。

4.給WPS文檔加密,嚴密保護文檔

選擇菜單“文件”→“文件加密”,可設置“打開文件密碼”,設置之后用戶需通過密碼查看文件。可設置“修改文件密碼”,設置之后用戶可通過密碼對文件進行編輯操作(圖4)。

5.將文檔導出為加密型PDF

將文檔直接輸出為PDF格式,然后在“權限設置”,然后輸入密碼,并在確認框中再次確認(如圖5),之后即可將其導出為標準的加密型PDF文件。

4.掌握防止密碼被解除的實用技巧

利用文件加密功能來給文檔加密是最有效也最容易的保護措施,但是世界上沒有戳不破的盾牌。所以設定密碼時可以考慮:

(1)加長密碼讓解除的難度升級

(2)增加空格:在加長的密碼中間加入空格話,在默認情況下,Space鍵是被忽略的,即使被選中,使用空格鍵由于是不可見字符,被解出來后用戶還得去試,這樣也會增加難度;

(3)使用不同加密算法:在加密文檔時單擊“高級”按鈕,然后選擇不同的加密算法,同時可以加強密鑰的長度(如圖6)。

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