英語是國際商業(yè)交流的通用語言，但你是否知道如何讓你的書面英語給別人留下深刻的印象呢?接下來，小編給大家準備了商務書面交流中的深刻印象,歡迎大家參考與借鑒。

　　商務書面交流中的深刻印象

　　良好的第一影響

　　試著用"salutation"制造一個好印象或是作為一封信的開始。并確定收信人的名字和稱呼是正確的。例如Dear Ms. Jones。使用 Dear Sir or Madam如果你不知道他們的姓名的話。

　　表明你的目的

　　你應該在信的第一段闡明寫信的原由，例如：As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.

　　寫信的原因

　　寫商務信件的原因有很多種，例如"inquiry"詢問信息，"request"請求某人做某事， "apology" 道歉，"complaint"投訴一個問題。這就決定了信件的形式和語氣。

　　申請信

　　如果您在寫一封請求信，你就可以寫Could you possibly...或是I would be grateful if you could...

　　轉達壞信息

　　如果你是寫一些壞消息或是道歉，那你就應該寫的禮貌而得體，并說明問題的原因。例如：Unfortunately we are not hiring any new staff at the moment. 或是I am afraid that we will be unable to meet your order on time due to problems with our supplier。

　　信件收尾

　　在最后一段中，你可以把一些closing remarks 寫進去，就象Please contact us if you have any further questions。如果你的信中還包括了文件等，你可以在信尾處寫上Please find enclosed1...或是I am enclosing2...

　　提到今后的聯(lián)系時間

　　信尾處你還應該提到今后聯(lián)系的時間，例如：I look forward to seeing you next Thursday.

　　結束信件

　　如何寫close或你信件的結尾要看你和收信人的關系如何。Yours faithfully比Yours sincerely更正式，而best regards用于好朋友或是熟悉的人之間。

　　簽名

　　在結束語后簽上你的signature(手簽的名字)，然后在下面加上你的名字和你的職位。

　　檢查錯誤

　　你該總在你發(fā)信前仔細的proofread你寫的信，看看有沒有語法，拼寫，或發(fā)音的錯誤。最后檢查一下你的信是否清晰，簡短，正確，謙恭，有說服力及完整。

　　擴展：商品檢驗

　　Shall we take up the question of inspection1 today?

　　今天咱們討論商品檢驗問題吧。

　　The inspection of commodity is no easy job.

　　商檢工作不是那么簡單。

　　Mr. Black is talking with the Chinese importer about inspecting the goods.

　　布萊克先生與中方進口商就商品檢驗問題進行洽談。

　　As an integral part of the contract, the inspection of goods has its special importance.

　　作為合同里的一個組成部分，商品檢驗具有特殊的重要性。

　　We should inspect this batch2 of porcelainware to see if there is any breakage.

　　我們要檢查一下這批瓷器是否有破損的。

　　The exporters have the right to inspect the export goods before delivery to the shipping3 line.

　　出口商在向船運公司托運前有權檢驗商品。

　　The inspection should be completed within a month after the arrival of the goods.

　　商品檢驗工作在到貨后一個月內完成。

　　How should we define the inspection rights?

　　商檢的權力怎樣加以明確呢?

　　I'm worried that there might be some disputes over the results of inspection.

　　我擔心對商檢的結果會發(fā)生爭議。

　　We'll accept the goods only if the results from the two inspections4 are identical with each other.

　　如果雙方的檢測結果一致，我們就收貨。