excel表格的基本實(shí)用操作100例(2)
41. 每次選定同一單元格
有時(shí),為了測(cè)試某個(gè)公式,需要在某個(gè)單元格內(nèi)反復(fù)輸入多個(gè)測(cè)試值。但每次輸入一個(gè)值后按下Enter鍵查看結(jié)果,活動(dòng)單元格就會(huì)默認(rèn)移到下一個(gè)單元格上,必須用鼠標(biāo)或上移箭頭重新選定原單元格,極不方便。如果你按“Ctrl+Enter”組合鍵,則問題會(huì)立刻迎刃而解,既能查看結(jié)果,當(dāng)前單元格也仍為活動(dòng)單元格。
42. 快速查找工作簿
你可以利用在工作表中的任何文字進(jìn)行搜尋,方法為: 1.單擊工具欄中的“打開”按鈕,在“打開”對(duì)話框里,輸入文件的全名或部分名,可以用通配符代替; 2.在“文本屬性”編輯框中,輸入想要搜尋的文字; 3.單擊“開始查找”即可。
43. 禁止復(fù)制隱藏行或列中的數(shù)據(jù)
如果你復(fù)制了包含隱藏列(或行)的一個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域,然后把它粘貼到一個(gè)新的工作表,那么Excel把隱藏列也粘貼過來了。要想避免這種情況,可以選取你要復(fù)制的數(shù)據(jù)區(qū)域,然后選擇“編輯→定位”命令,單擊“定位條件”按鈕,出現(xiàn)“定位條件”對(duì)話框,選中“可見單元格”選項(xiàng),再復(fù)制和粘貼這個(gè)選定區(qū)域就會(huì)得到你所希望的結(jié)果。
44. 制作個(gè)性單元格
如果你的表格需要菱形、三角形之類的特殊單元格,可用以下方法實(shí)現(xiàn):先在單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù),然后打開“繪圖”工具欄,在“自選圖形→基本形狀”子菜單中找到需要的圖形。單擊后光標(biāo)變成一個(gè)小十字,由單元格左上角向右下角拖動(dòng),即可畫出所需形狀的單元格。如果單元格的內(nèi)容被覆蓋,可用鼠標(biāo)右擊剛剛畫出的單元格,選擇快捷萊單中“設(shè)置自選圖形格式”命令。將“設(shè)置自選圖形格式”和“顏色與線條”選項(xiàng)卡打開,選中“顏色→填充”下拉列表下“無填充顏色”,“確定”后單元格內(nèi)的原有內(nèi)容即會(huì)顯示出來。如果你將“屬性”選項(xiàng)卡中的“大小、位置均隨單元格而變”選項(xiàng)選中,它還會(huì)隨單元格自動(dòng)改變大小。
一、 數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧
45. 在一個(gè)單元格內(nèi)輸入多個(gè)值
我們有時(shí)需要在某個(gè)單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個(gè)數(shù)值,以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個(gè)值后按回車鍵,活動(dòng)單元格均默認(rèn)下移一個(gè)單元格,非常不便。其實(shí)可以采用以下方法:單擊鼠標(biāo)選定單元格,然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標(biāo)選定此單元格,此時(shí),單元格周圍將出現(xiàn)實(shí)線框,再輸入數(shù)據(jù),敲回車鍵就不會(huì)移動(dòng)了。
46. 增加工作簿的頁數(shù)
單擊“插入→工作表”命令,即可在底部看到一個(gè)新名稱的工作表。一個(gè)工作簿最多可以有255張工作表。
47. 奇特的F4鍵
Excel中有一個(gè)快捷鍵的作用極其突出,那就是F4鍵。作為“重復(fù)”鍵,F(xiàn)4鍵可以重復(fù)前一次操作,在很多情況下起作用,比如在工作表內(nèi)加入或刪除一行,然后移動(dòng)插入點(diǎn)并按下F4鍵以加入或刪除另一行,根本不需要使用菜單。
48. 將格式化文本導(dǎo)入Excel
1.在Windows“記事本”中輸入格式化文本,每個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)之間會(huì)被空格隔開,當(dāng)然你也可以用逗號(hào)、分號(hào)、Tab鍵作為分隔符。輸入完成后,保存此文本文件并退出; 2.在Excel中打開剛才保存的文本文件,出現(xiàn)“文本導(dǎo)入向?qū)?3步驟之1”對(duì)話框,選擇“分隔符號(hào)”,單擊“下一步”; 3.在“文本導(dǎo)人向?qū)?3步驟之2”對(duì)話框中選擇文本數(shù)據(jù)項(xiàng)分隔符號(hào),Excel提供了Tab鍵、分號(hào)、逗號(hào)以及空格等供你選擇。注意,這里的幾個(gè)分隔符號(hào)選項(xiàng)應(yīng)該單選。你在“預(yù)覽分列效果”中可以看到豎線分隔的效果。單擊“下一步”; 4.在“文本導(dǎo)人向?qū)?3步驟之3”對(duì)話框中,你可以設(shè)置數(shù)據(jù)的類型,一般不需改動(dòng),Excel自動(dòng)設(shè)置為“常規(guī)”格式。“常規(guī)”數(shù)據(jù)格式將數(shù)值轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式,日期值轉(zhuǎn)換為日期格式,其余數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為文本格式。單擊“完成”按鈕即可。
49. 快速換行
我們?cè)谑褂肊xcel制作表格時(shí)經(jīng)常會(huì)遇到需要在一個(gè)單元格輸入一行或幾行文字的情況,如果輸入一行后敲回車鍵就會(huì)移到下一單元格,而不是換行,有一個(gè)簡(jiǎn)便實(shí)用的操作方法可以實(shí)現(xiàn)換行:在選定單元格輸入第一行內(nèi)容后,在換行處按“Alt+回車鍵”,即可輸入第二行內(nèi)容,再按“Alt+回車鍵”輸入第三行以此類推。
50. 巧變文本為數(shù)字
在工作中,發(fā)現(xiàn)一些通過文本文件或其它財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel中后居然是以文本形式存在的(數(shù)字默認(rèn)是右對(duì)齊,而文本是左對(duì)齊的),即使是重新設(shè)置單元格格式為數(shù)字也無濟(jì)于事。有一個(gè)辦法可以快速地將這些文件轉(zhuǎn)變回?cái)?shù)字:在空白的單元格中填人數(shù)字1,然后選中這個(gè)單元格,執(zhí)行“復(fù)制”命令,然后再選中所要轉(zhuǎn)換的范圍,選擇“選擇性粘貼”中的“乘”,你就會(huì)發(fā)現(xiàn)它們都變?yōu)閿?shù)字了。
51. 在單元格中輸入0值
一般情況下,在Excel表格中輸入諸如“05”、“4.00”之類數(shù)字后,只要光標(biāo)一移出該單元格,格中數(shù)字就會(huì)自動(dòng)變成“5”、“4”,Excel默認(rèn)的這種做法讓人使用非常不便,我們可以通過下面的方法來避免出現(xiàn)這種情況:先選定要輸入諸如“05”、“4.00”之類數(shù)字的單元格,鼠標(biāo)右鍵單擊,在彈出的快捷菜單中單擊“設(shè)置單元格格式”,在接著出現(xiàn)的界面中選“數(shù)字”標(biāo)簽頁,在列表框中選擇“文本”,單擊“確定”。這樣,在這些單元格中,我們就可以輸入諸如“05”、“4.00”之類的數(shù)字了。
52. 將數(shù)字設(shè)為文本格式
不論是否對(duì)含有數(shù)字的單元格應(yīng)用了文本格式,Excel都會(huì)將數(shù)字保存為數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)。若要使Excel將類似零件號(hào)碼的數(shù)字解釋為文本,首先應(yīng)將空白單元格設(shè)置成文本格式,然后鍵入數(shù)字。如果已經(jīng)輸入了數(shù)字,那么也可以將它更改成文本形式。方法是: 1.選擇含有要設(shè)置成文本格式的數(shù)字單元格; 2.單擊“格式→單元格”命令,然后單擊“數(shù)字”選項(xiàng)卡(); 3.在“分類”列表中,單擊“文本”,然后再單擊“確定”; 4.單擊每個(gè)單元格,按F2鍵,然后再按Enter鍵重新輸入數(shù)據(jù)。
53. 快速進(jìn)行單元格之間的切換(微軟Office技巧大賽獲獎(jiǎng)作品)
在Excel中,可以用以下方法實(shí)現(xiàn)在一個(gè)區(qū)域內(nèi)的快速輸入而不用鼠標(biāo)來進(jìn)行單元格之間的切換。方法如下:用鼠標(biāo)圈定一定區(qū)域后,按Tab鍵可使目標(biāo)單元格向后移,按“Shift+Tab”可向前移。這樣就可以在鍵盤上連續(xù)輸入一組數(shù)據(jù)而不需用鼠標(biāo),從而提高輸入速度。 提示:事實(shí)上,采用此方法最大的好處是,在一行的最后一個(gè)單元格,繼續(xù)按Tab,則可以轉(zhuǎn)到下一行開始的單元格;在選定區(qū)域最后一行的最后一個(gè)單元格繼續(xù)按Tab則會(huì)回到選定區(qū)域第一行第一個(gè)單元格。同樣用Enter可以按列輸入數(shù)據(jù)。
54. 在同一單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個(gè)測(cè)試值
一般情況下,當(dāng)我們?cè)趩卧駜?nèi)輸入內(nèi)容后按回車鍵,鼠標(biāo)就會(huì)自動(dòng)移到下一單元格,如果我們需要在某個(gè)單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個(gè)測(cè)試值以查看引用此單元格的其他單元格的動(dòng)態(tài)效果時(shí),就需要進(jìn)行以下操作:單擊“工具→選項(xiàng)→編輯”,取消選中“按Enter鍵后移動(dòng)”選項(xiàng)(),從而實(shí)現(xiàn)在同一單元格內(nèi)輸人多個(gè)測(cè)試值。
55. 輸入數(shù)字、文字、日期或時(shí)間
單擊需要輸入數(shù)據(jù)的單元格,鍵入數(shù)據(jù)并按Enter或Tab鍵即可。如果是時(shí)間,用斜杠或減號(hào)分隔日期的年、月、日部分,例如,可以鍵入 9/5/96 或 Jun-96。如果按12小時(shí)制輸入時(shí)間,請(qǐng)?jiān)跁r(shí)間數(shù)字后空一格,并鍵入字母 a(上午) 或 p(下午),例如,9:00 p。否則,如果只輸入時(shí)間數(shù)字,Excel將按 AM(上午)處理。
56. 快速輸入歐元符號(hào)
先按下Alt鍵,然后利用右面的數(shù)字鍵盤(俗稱小鍵盤)鍵入0128這4個(gè)數(shù)字,松開Alt鍵,就可以輸入歐元符號(hào)。
57. 將單元格區(qū)域從公式轉(zhuǎn)換成數(shù)值
有時(shí),你可能需要將某個(gè)單元格區(qū)域中的公式轉(zhuǎn)換成數(shù)值,常規(guī)方法是使用“選擇性粘貼”中的“數(shù)值”選項(xiàng)來轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)。其實(shí),有更簡(jiǎn)便的方法:首先選取包含公式的單元格區(qū)域,按住鼠標(biāo)右鍵將此區(qū)域沿任何方向拖動(dòng)一小段距離(不松開鼠標(biāo)),然后再把它拖回去,在原來單元格區(qū)域的位置松開鼠標(biāo) (此時(shí),單元格區(qū)域邊框變花了),從出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“僅復(fù)制數(shù)值”。
58. 快速輸入有序文本
如果你經(jīng)常需要輸入一些有規(guī)律的序列文本,如數(shù)字(1、2……)、日期(1日、2日……)等,可以利用下面的方法來實(shí)現(xiàn)其快速輸入:先在需要輸入序列文本的第1、第2兩個(gè)單元格中輸入該文本的前兩個(gè)元素(如“甲、乙”)。同時(shí)選中上述兩個(gè)單元格,將鼠標(biāo)移至第2個(gè)單元格的右下角成細(xì)十字線狀時(shí)(我們通常稱其為“填充柄”),按住鼠標(biāo)左鍵向后(或向下)拖拉至需要填入該序列的最后一個(gè)單元格后,松開左鍵,則該序列的后續(xù)元素(如“丙、丁、戊……”)依序自動(dòng)填入相應(yīng)的單元格中。
59. 輸入有規(guī)律數(shù)字
有時(shí)需要輸入一些不是成自然遞增的數(shù)值(如等比序列:2、4、8……),我們可以用右鍵拖拉的方法來完成:先在第1、第2兩個(gè)單元格中輸入該序列的前兩個(gè)數(shù)值(2、4)。同時(shí)選中上述兩個(gè)單元格,將鼠標(biāo)移至第2個(gè)單元格的右下角成細(xì)十字線狀時(shí),按住右鍵向后(或向下)拖拉至該序列的最后一個(gè)單元格,松開右鍵,此時(shí)會(huì)彈出一個(gè)菜單(),選“等比序列”選項(xiàng),則該序列(2、4、8、16……)及其“單元格格式”分別輸入相應(yīng)的單元格中(如果選“等差序列”,則輸入2、4、6、8……)。
60. 巧妙輸入常用數(shù)據(jù)
有時(shí)我們需要輸入一些數(shù)據(jù),如單位職工名單,有的職工姓名中生僻的字輸入極為困難,如果我們一次性定義好“職工姓名序列”,以后輸入就快多了。具體方法如下:將職工姓名輸入連續(xù)的單元格中,并選中它們,單擊“工具→選項(xiàng)”命令打開“選項(xiàng)”對(duì)話框,選“自定義序列”標(biāo)簽(),先后按“導(dǎo)入”、“確定”按鈕。以后在任一單元格中輸入某一職工姓名(不一定非得是第一位職工的姓名),用“填充柄”即可將該職工后面的職工姓名快速填入后續(xù)的單元格中。
61. 快速輸入特殊符號(hào)
有時(shí)候我們?cè)谝粡埞ぷ鞅碇幸啻屋斎胪粋€(gè)文本,特別是要多次輸入一些特殊符號(hào)(如※),非常麻煩,對(duì)錄入速度有較大的影響。這時(shí)我們可以用一次性替換的方法來克服這一缺陷。先在需要輸入這些符號(hào)的單元格中輸入一個(gè)代替的字母(如X,注意:不能是表格中需要的字母),等表格制作完成后,單擊“編輯→替換”命令,打開“替換”對(duì)話框(),在“查找內(nèi)容”下面的方框中輸入代替的字母“X”,在“替換為”下面的方框中輸入“※”,將“單元格匹配”前面的鉤去掉(否則會(huì)無法替換),然后按“替換”按鈕一個(gè)一個(gè)替換,也可以按“全部替換”按鈕,一次性全部替換完畢。
62. 快速輸入相同文本
有時(shí)后面需要輸入的文本前面已經(jīng)輸入過了,可以采取快速復(fù)制(不是通常的“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”)的方法來完成輸入: 1.如果需要在一些連續(xù)的單元格中輸入同一文本(如“有限公司”),我們先在第一個(gè)單元格中輸入該文本,然后用“填充柄”將其復(fù)制到后續(xù)的單元格中。 2.如果需要輸入的文本在同一列中前面已經(jīng)輸入過,當(dāng)你輸入該文本前面幾個(gè)字符時(shí),系統(tǒng)會(huì)提示你,你只要直接按下Enter鍵就可以把后續(xù)文本輸入。 3.如果需要輸入的文本和上一個(gè)單元格的文本相同,直接按下“Ctrl+D(或R)”鍵就可以完成輸入,其中“Ctrl+D”是向下填充,“Ctrl+R”是向右填充。 4.如果多個(gè)單元格需要輸入同樣的文本,我們可以在按住Ctrl鍵的同時(shí),用鼠標(biāo)點(diǎn)擊需要輸入同樣文本的所有單元格,然后輸入該文本,再按下“Ctrl+Enter”鍵即可。
63. 快速給數(shù)字加上單位
有時(shí)我們需要給輸入的數(shù)值加上單位(如“立方米”等),少量的我們可以直接輸入,而大量的如果一個(gè)一個(gè)地輸入就顯得太慢了。我們用下面的方法來實(shí)現(xiàn)單位的自動(dòng)輸入:先將數(shù)值輸入相應(yīng)的單元格中(注意:僅限于數(shù)值),然后在按住Ctrl鍵的同時(shí),選取需要加同一單位的單元格,單擊“格式→單元格”命令,打開“單元格格式”對(duì)話框(),在“數(shù)字”標(biāo)簽中,選中“分類”下面的“自定義”選項(xiàng),再在“類型”下面的方框中輸入“#”“立”“方”“米”,按下確定鍵后,單位(立方米)即一次性加到相應(yīng)數(shù)值的后面。
64. 巧妙輸入位數(shù)較多的數(shù)字
大家知道,如果向Excel中輸入位數(shù)比較多的數(shù)值(如身份證號(hào)碼),則系統(tǒng)會(huì)將其轉(zhuǎn)為科學(xué)計(jì)數(shù)的格式,與我們的輸入原意不相符,解決的方法是將該單元格中的數(shù)值設(shè)置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去設(shè)置,也可以實(shí)現(xiàn),但操作很慢。其實(shí)我們?cè)谳斎脒@些數(shù)值時(shí),只要在數(shù)值的前面加上一個(gè)小“'”就可以了(注意:'必須是在英文狀態(tài)下輸入)。
65. 將WPS/Word表格轉(zhuǎn)換為Excel工作表
有時(shí)需要將WPS/Word編輯過的表格轉(zhuǎn)換成 Excel工作表,可利用Excel的數(shù)據(jù)庫操作、宏操作等功能進(jìn)行分析、處理,轉(zhuǎn)換方法非常簡(jiǎn)單: 1.啟動(dòng)WPS/Word,打開WPS/Word文檔,拖動(dòng)鼠標(biāo),選擇整個(gè)表格,再在“編輯”菜單中選擇“復(fù)制”命令; 2.啟動(dòng)Excel,打開Excel工作表,單擊目標(biāo)表格位置的左上角單元格,再在“編輯”菜單中選擇“粘貼”命令。 注:若需將老版本的WPS表格轉(zhuǎn)換為Excel工作表,應(yīng)先將其用WPS97/WPS2000/WPS Office或Word打開,再進(jìn)行轉(zhuǎn)換。
66. 取消單元格鏈接
將鏈接單元格格式更改為數(shù)值格式就可以取消單元格鏈接,方法如下:選擇包含鏈接的單元格,然后單擊“復(fù)制”按鈕,保持該格處于選中狀態(tài),單擊鼠標(biāo)右鍵選擇“選擇性粘貼”命令選擇“數(shù)值”后單擊“確定”,單元格內(nèi)容就被單元格實(shí)際數(shù)值替代,與其它源文件的鏈接就刪除了。
67. 快速輸入拼音
選中已輸入漢字的單元格,然后單擊“格式→拼音信息→顯示或隱藏”命令,選中的單元格會(huì)自動(dòng)變高,再單擊“格式→拼音信息→編輯”命令,即可在漢字上方輸入拼音。單擊“格式→拼音信息→設(shè)置”命令,可以修改漢字與拼音的對(duì)齊關(guān)系。
68. 插入“√”
首先選擇要插入“√”的單元格,在字體下拉列表中選擇“Marlett”字體,輸入a或b,即在單元格中插入了“√”。
69. 按小數(shù)點(diǎn)對(duì)齊
有以下兩種方法使數(shù)字按小數(shù)點(diǎn)對(duì)齊: 1.選中位數(shù)少的單元格,根據(jù)需要單擊格式工具欄上的“增加小數(shù)位數(shù)”按鈕多次,將不足位數(shù)補(bǔ)以0。 2.選中位數(shù)少的單元格,右鍵單擊選擇“設(shè)置單元格格式”命令,在彈出的窗口中單擊“數(shù)字”標(biāo)簽,選中“數(shù)值”,在右面的“小數(shù)位數(shù)”中輸入需要的),程序就會(huì)自動(dòng)以0補(bǔ)足位數(shù)。同樣,對(duì)于位數(shù)多的單元格,如果設(shè)置了較少的小數(shù)位數(shù),程序會(huì)自動(dòng)去掉后面的數(shù)字。
70. 對(duì)不同類型的單元格定義不同的輸入法
在一個(gè)工作表中,通常既有數(shù)字,又有字母和漢字。于是,我們?cè)诰庉嫴煌愋偷膯卧駮r(shí),需要不斷地切換中英文輸入法,這不但降低了編輯效率,而且讓人覺得麻煩。下面的方法能讓Excel針對(duì)不同類型的單元格,實(shí)現(xiàn)輸入法的自動(dòng)切換: 1.選擇需要輸入漢字的單元格區(qū)域,單擊“數(shù)據(jù)→有效性”命令,在“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中選擇“輸入法模式”選項(xiàng)卡,在“模式”下拉列表中選擇“打開”,單擊“確定”按鈕(); 2.同樣,選擇需要輸入字母或數(shù)字的單元格區(qū)域,單擊“數(shù)據(jù)→有效性”命令,選擇“輸入法模式”選項(xiàng)卡,在“模式”下拉列表中選擇“關(guān)閉(英文模式)”,單擊“確定”按鈕。 此后,當(dāng)插入點(diǎn)處于不同的單元格時(shí),Excel會(huì)根據(jù)上述設(shè)置,自動(dòng)在中英文輸入法間進(jìn)行切換,從而提高了輸入效率。
71. 在Excel中快速插入Word表格
1.打開Word表格所在的文件; 2.打開要處理Word表格的Excel文件,并調(diào)整好兩窗口的位置,以便看見表格和要插入表格的區(qū)域; 3.選中Word中的表格; 4.按住鼠標(biāo)左鍵,將表格拖到Excel窗口中,松開鼠標(biāo)左鍵將表格放在需要的位置即可。
72. 設(shè)置單元格字體
選定要格式化的全部單元格或單個(gè)單元格中的指定文本,單擊“格式→單元格”命令,在“字體”框中,單擊所需字體,在“字號(hào)”框中,單擊所需的字體大小即可()。 另外,如果某一單元格中的少量數(shù)據(jù)不可見,那么可減小這些數(shù)據(jù)字體的大小,而不用調(diào)整列的寬度,以顯示單元格中所有數(shù)據(jù)。
73. 在一個(gè)單元格中顯示多行文字
選定要設(shè)置格式的單元格,單擊“格式→單元格”命令,在打開的單元格格式對(duì)話框中選中“對(duì)齊”選項(xiàng)卡下的“自動(dòng)換行”復(fù)選框()即可。
74. 將網(wǎng)頁上的數(shù)據(jù)引入到Excel表格
網(wǎng)頁上表格形式的信息可以直接從瀏覽器上復(fù)制到Excel中,而且效果極佳。你可以選中信息并復(fù)制它,然后將信息粘貼到Excel中,或者可以選中信息并將其拖放到Excel中。使用這種“拖放”方法傳輸和處理任何基于網(wǎng)絡(luò)的表格數(shù)據(jù)會(huì)顯得非常簡(jiǎn)單并且異??旖荨T贓xcel 2002中,你可以像使用Excel工作表那樣打開Html文件,并獲得同樣的功能、格式及編輯狀態(tài)。
75. 取消超級(jí)鏈接
下面介紹兩個(gè)方法,讓你方便地取消Excel中的超級(jí)鏈接。 1.如果正在輸入U(xiǎn)RL或E-mail地址,在輸入完畢后敲回車鍵,剛才輸入的內(nèi)容會(huì)變成藍(lán)色,此時(shí)單擊智能標(biāo)記選擇“撤消超鏈接”命令即可。 2.如果在工作表中已存在超級(jí)鏈接,右鍵單擊單元格,在快捷菜單中選擇“取消超鏈接”命令即可。