物業(yè)客服助理的工作內(nèi)容是什么
每個(gè)物業(yè)都是有客服助理的這個(gè)職位的，客服助理是需要協(xié)助客服經(jīng)理管理片區(qū)，處理投訴等等工作的，以下是學(xué)習(xí)啦小編為你整理的物業(yè)客服助理的工作內(nèi)容相關(guān)資料，希望大家喜歡!
物業(yè)客服助理的工作內(nèi)容
一、 負(fù)責(zé)住戶(hù)入住、裝修手續(xù)的辦理，住戶(hù)房屋及設(shè)施、公共設(shè)施等工程維修接待、下單安排、跟蹤和回訪工作。
二、 負(fù)責(zé)住戶(hù)投訴處理工作及日常住戶(hù)聯(lián)系、溝通協(xié)調(diào)工作。 三、 負(fù)責(zé)副主管以下員工招聘、培訓(xùn)的具體工作。
四、 定期組織開(kāi)展文化娛樂(lè)活動(dòng)，豐富社區(qū)文化生活，增強(qiáng)社區(qū)凝聚力。
五、 按市物價(jià)局公布收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)管理規(guī)定，及時(shí)向業(yè)主、使用人通知收取及催繳相關(guān)物業(yè)管理費(fèi)用，根據(jù)計(jì)劃財(cái)務(wù)部提供的相關(guān)數(shù)據(jù)公布收支情況。 六、 負(fù)責(zé)對(duì)管理處各部門(mén)工作的檢查監(jiān)督。 七、 負(fù)責(zé)管理處內(nèi)部行政事務(wù)、文檔的管理。 八、 在公司職能部門(mén)的指導(dǎo)下，開(kāi)展各項(xiàng)有償服務(wù)。 物業(yè)管理公司客服助理工作流程： 1、為業(yè)主辦理入住服務(wù)規(guī)程 ①驗(yàn)明客戶(hù)資料：
業(yè)主本人辦理：業(yè)主身份證、入住通知單、房屋買(mǎi)賣(mài)契約;
業(yè)主委托他人代為辦理：除上述資料外，還需提供委托人身份證及委托書(shū); 單位購(gòu)買(mǎi)：除上述資料處，還需提供單位證明及個(gè)人身份證明。 ②填寫(xiě)資料或簽署協(xié)議：填寫(xiě)《住戶(hù)登記表》;簽訂相關(guān)規(guī)定或協(xié)議。 ③發(fā)放物品并確認(rèn)：房屋鑰匙、《住戶(hù)手冊(cè)》、房屋水電圖 ④收取費(fèi)用：物業(yè)管理費(fèi)。
?、莘课蒡?yàn)收及整改：
維修部專(zhuān)業(yè)人員攜帶相關(guān)器具指導(dǎo)業(yè)主(住戶(hù))按“房屋質(zhì)量驗(yàn)收登記表”逐項(xiàng)檢查驗(yàn)收; 查抄水表、電表、煤氣表底數(shù)并共同確認(rèn);
質(zhì)量問(wèn)題記錄在“房屋質(zhì)量驗(yàn)收登記表”上，客戶(hù)服務(wù)中心據(jù)此填寫(xiě)“業(yè)主報(bào)修處理登記表(維修工作單)”，由維修部或管理處協(xié)助開(kāi)發(fā)商進(jìn)行工程質(zhì)量問(wèn)題的返修工作;
維修部復(fù)檢合格后，客戶(hù)服務(wù)中心及時(shí)與業(yè)主聯(lián)系，確認(rèn)再次驗(yàn)收時(shí)間，通知維修部在約定時(shí)間陪同業(yè)主再次驗(yàn)收;
驗(yàn)收合格請(qǐng)業(yè)主(住戶(hù))在“業(yè)主報(bào)修處理登記表(維修工作單)”上簽字確認(rèn)。 ⑥房屋托管：簽訂《托管協(xié)議》;查抄水表、電表讀數(shù)，托管期間水表不超過(guò)5º，電表不超過(guò)20º;物業(yè)管理費(fèi)按全額的70%收取。每周及大雨前后安排人員對(duì)托管房進(jìn)行戶(hù)外巡查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理并通知業(yè)主。
?、哔Y料歸檔：入住通知單、業(yè)主身份證復(fù)印件、受委托人身份證復(fù)印件、單位證明、住戶(hù)登記表、協(xié)議。
2、日常報(bào)修及來(lái)電來(lái)訪、交納物業(yè)管理費(fèi)接待 (1)來(lái)訪接待：
認(rèn)真聽(tīng)取客戶(hù)來(lái)意，詳細(xì)回答客戶(hù)提出的問(wèn)題;對(duì)于專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的問(wèn)題，應(yīng)先詳細(xì)記錄，咨詢(xún)相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員后約定時(shí)間給予回復(fù);對(duì)前來(lái)接洽公務(wù)人員，應(yīng)請(qǐng)對(duì)口人員接待;對(duì)小區(qū)內(nèi)住戶(hù)、商家及單位搬家或物品搬出小區(qū)，應(yīng)請(qǐng)客戶(hù)辦理物品放行申請(qǐng)，持放行條交門(mén)崗安護(hù)員核對(duì)無(wú)誤后出小區(qū)。 (2)來(lái)電接待：
認(rèn)真聽(tīng)取客戶(hù)來(lái)電內(nèi)容。詳細(xì)回答客戶(hù)提出的問(wèn)題;對(duì)于專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的問(wèn)題，應(yīng)先詳細(xì)記錄，咨詢(xún)相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員后約定時(shí)間給予回復(fù);對(duì)接洽公務(wù)的電話(huà)，應(yīng)請(qǐng)對(duì)方稍等，請(qǐng)對(duì)口人員接聽(tīng)。
(3)報(bào)修接待：
?、僮屑?xì)詢(xún)問(wèn)客戶(hù)姓名、住址、聯(lián)系方式、報(bào)修內(nèi)容、方便維修的時(shí)間等，并客戶(hù)服務(wù)中心工作日志上記錄。
②根據(jù)報(bào)修內(nèi)容及保修期限，將客戶(hù)報(bào)修內(nèi)容記錄在《業(yè)主報(bào)修有償服務(wù)登記表》或《業(yè)主報(bào)修登記表》(《維修工作單》)上，并錄入電腦。 ③及時(shí)通知維修部人員攜單在約定時(shí)間上門(mén)維修服務(wù)。
④客戶(hù)服務(wù)中心根據(jù)《業(yè)主報(bào)修有償服務(wù)登記表》或《業(yè)主報(bào)修登記表》(《維修工作單》)及時(shí)回訪，每月進(jìn)行匯總、統(tǒng)計(jì)、分析。對(duì)維修服務(wù)回訪處理率達(dá)100%。屬安全設(shè)施維修2天內(nèi)回訪;房屋滲漏水項(xiàng)目維修試漏后3天內(nèi)回訪;其他維修項(xiàng)目2天內(nèi)回訪?；卦L中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知維修人員整改。
(4)交納物業(yè)管理費(fèi)及代收代辦費(fèi)用接待：
?、俸藢?duì)業(yè)主資料：業(yè)主姓名、住址、已交費(fèi)情況、應(yīng)交費(fèi)月份及相應(yīng)費(fèi)用，請(qǐng)對(duì)方確認(rèn)。 ②收費(fèi)：收取費(fèi)用，開(kāi)具收費(fèi)票據(jù)。
?、凵祥T(mén)收取：對(duì)預(yù)約上門(mén)收取費(fèi)用的住戶(hù)，應(yīng)先確認(rèn)對(duì)方姓名、業(yè)主姓名、住址、上門(mén)服務(wù)時(shí)間及費(fèi)用;攜帶開(kāi)好的票據(jù)，按約定的時(shí)間上門(mén)收取物業(yè)管理費(fèi)、代收代辦費(fèi)。 ④催繳費(fèi)用：對(duì)到期未繳納費(fèi)用的業(yè)主，及時(shí)統(tǒng)計(jì)，找出原因，采取不同的措施?？呻娫?huà)、短信提醒對(duì)方應(yīng)繳納的費(fèi)用、時(shí)間、期限等;電話(huà)通知后三個(gè)月內(nèi)仍未繳納的業(yè)主，通過(guò)特快專(zhuān)遞的方式給對(duì)方發(fā)出正式催繳函;對(duì)不交費(fèi)又長(zhǎng)期居住在小區(qū)的業(yè)主，可上門(mén)拜訪催繳;對(duì)長(zhǎng)期無(wú)端拒繳、性質(zhì)特別惡劣的業(yè)主，可通過(guò)法律渠道處理。 3、業(yè)主裝修接待
(1)驗(yàn)明業(yè)主身份：查驗(yàn)身份證;如業(yè)主委托他人代辦，需提供委托書(shū)及受托人身份證，并將受托人身份證復(fù)印后與委托書(shū)一并存入該戶(hù)檔案。
(2)備案：向業(yè)主及施工隊(duì)重申裝修時(shí)間及禁止事項(xiàng)，簽訂裝修協(xié)議，審核裝修方案;涉及拆改主體結(jié)構(gòu)和明顯加大荷載的，要求申請(qǐng)人向房屋所在地的房地產(chǎn)行政主管部門(mén)提出申請(qǐng)。
(3)發(fā)放證件：發(fā)放裝修施工許可證、施工人員臨時(shí)出入證，并做好記錄。 (4)收費(fèi)：裝修垃圾清運(yùn)費(fèi)。
(5)資料歸檔：委托書(shū)、受托人身份證復(fù)印件、裝修協(xié)議、拆改主體結(jié)構(gòu)獲房產(chǎn)主管部門(mén)的批準(zhǔn)書(shū)。
(6)通知：通知維修部、安護(hù)部裝修戶(hù)情況，對(duì)裝修過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控管理。
4、投訴接待
(1)對(duì)住戶(hù)的投訴，按“XX中心”的操作機(jī)制，本著“細(xì)心細(xì)致、公平公正、實(shí)事求是、依法合理”的原則，以國(guó)家的法律、地方法規(guī)、行業(yè)規(guī)定及業(yè)主公約、住戶(hù)手冊(cè)為依據(jù)，遵循“禮貌、樂(lè)觀、熱情、友善、耐心、平等”的服務(wù)方針，認(rèn)真聽(tīng)取，在相關(guān)規(guī)范記錄本上詳細(xì)記錄投訴事件的發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、被投訴人及被投訴部門(mén)、發(fā)生經(jīng)過(guò)、住戶(hù)的要求等;適時(shí)表示感謝和歉意，加以適當(dāng)安慰。嚴(yán)禁與住戶(hù)辯論、爭(zhēng)吵。
(2)對(duì)房屋及其附屬設(shè)施的投訴按“XX中心”相關(guān)工作流程及職責(zé)分工處理;對(duì)物業(yè)公司存在過(guò)錯(cuò)或有責(zé)任的，應(yīng)向住戶(hù)表示歉意，取得諒解，認(rèn)真聽(tīng)取住戶(hù)意見(jiàn)，協(xié)商處理方法，滿(mǎn)足住戶(hù)合理要求，盡快處理;對(duì)于住戶(hù)或鄰居的責(zé)任，應(yīng)向住戶(hù)說(shuō)明情況，做好協(xié)調(diào)工作;是各方都有責(zé)任的工程、治安等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人到現(xiàn)場(chǎng)，共同商討解決處理辦法，采取有效的補(bǔ)救措施，控制事態(tài)發(fā)展，穩(wěn)定住戶(hù)。
(3)遇情緒激烈的住戶(hù)，應(yīng)盡量使其冷靜，若一時(shí)難以平息或把握，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系主管，請(qǐng)其到獨(dú)立洽談室個(gè)別接待，避免長(zhǎng)時(shí)間留其在公共接待區(qū)。
(4)全面掌握事件的起因、過(guò)程、結(jié)果，能處理、補(bǔ)救的及時(shí)處理解決，不能馬上處理的，應(yīng)向住戶(hù)說(shuō)明原因，并及時(shí)向上級(jí)匯報(bào);初步制定一個(gè)或幾個(gè)補(bǔ)救方案，包括結(jié)算費(fèi)用，做到心中有數(shù)。
(5)對(duì)于嚴(yán)重影響住戶(hù)日常生活、安全，破壞公司形象，產(chǎn)生惡劣影響的重大投訴，應(yīng)當(dāng)天呈送管理處主任進(jìn)入處理程序，2天內(nèi)給住戶(hù)明確答復(fù)，10日內(nèi)解決;對(duì)于涉及管理、服務(wù)工作失誤的重要投訴，應(yīng)在接待一小時(shí)內(nèi)轉(zhuǎn)呈部門(mén)主管進(jìn)入處理程序，3天內(nèi)處理完畢;對(duì)于個(gè)別偶發(fā)事務(wù)、個(gè)別人員的輕微投訴，應(yīng)在2天內(nèi)或在住戶(hù)要求的期限內(nèi)解決。 (6)投訴處理內(nèi)部工作程序：
?、侔?ldquo;XX中心”聯(lián)動(dòng)機(jī)制相關(guān)工作流程及職責(zé)分工操作執(zhí)行。
②各“XX中心”接待站將投訴內(nèi)容進(jìn)行記錄、分類(lèi)、歸口，迅速傳達(dá)到相關(guān)部門(mén)，相關(guān)部門(mén)直接責(zé)任人第一時(shí)間與客戶(hù)取得聯(lián)系，進(jìn)一步明確事由后迅速協(xié)調(diào)處理并跟蹤落實(shí)，及時(shí)將處理相關(guān)信息告知投訴接待人，由投訴接待人詳細(xì)記錄，并在當(dāng)天將投訴處理結(jié)果通報(bào)投訴住戶(hù);通報(bào)可采用電話(huà)或上門(mén)當(dāng)面告知的方式。
?、蹖?duì)正在給住戶(hù)造成損害的事件，應(yīng)先立即采取措施停止或挽救傷害，再處理。 ④對(duì)無(wú)效投訴，本著為住戶(hù)服務(wù)的態(tài)度，盡量為住戶(hù)提供方便。 ⑤其他形式的投訴(如信函)，參照來(lái)電、來(lái)訪投訴程序處理。 5、走回訪
(1)對(duì)維修服務(wù)回訪處理率達(dá)100%。屬安全設(shè)施維修的2天內(nèi)回訪;房屋滲漏水項(xiàng)目維修的，試漏后3天內(nèi)回訪;其他維修項(xiàng)目2天內(nèi)回訪?；卦L可上門(mén)或電話(huà)回訪?；卦L中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知維修人員整改。
(2)客戶(hù)服務(wù)中心主管按照走訪計(jì)劃，安排相關(guān)人員對(duì)業(yè)主、住戶(hù)進(jìn)行走訪或電話(huà)訪問(wèn);每年發(fā)放《業(yè)主意見(jiàn)征詢(xún)表》征詢(xún)業(yè)主意見(jiàn)并及時(shí)回收，統(tǒng)計(jì)分析，報(bào)管理處主任。 (3)在與業(yè)主、住戶(hù)交談或了解情況時(shí)，態(tài)度要熱情、溫和，談話(huà)內(nèi)容以工作為主，在表明某些觀點(diǎn)時(shí)，耐心解釋?zhuān)瑢⑹虑榈脑?、根?jù)說(shuō)清楚。走回訪工作完畢，應(yīng)感謝對(duì)方的支持和配合。提出告辭，在門(mén)口再次向?qū)Ψ奖硎靖兄x，并主動(dòng)替住戶(hù)關(guān)上門(mén)。
(4)將走回訪記錄詳細(xì)記錄在相應(yīng)格式表單上，并記錄處理意見(jiàn)及結(jié)果，報(bào)客戶(hù)服務(wù)中心主管。
(5)每月末匯總走回訪記錄，并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，對(duì)類(lèi)似問(wèn)題出現(xiàn)較多的，寫(xiě)成統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，以書(shū)面形式經(jīng)客戶(hù)服務(wù)中心主管審核后，報(bào)管理處主任。
6、社區(qū)文化活動(dòng)
(1)充分利用宣傳欄、中心廣場(chǎng)、會(huì)所、娛樂(lè)活動(dòng)中心、網(wǎng)(籃)球場(chǎng)、健身房、圖書(shū)館等現(xiàn)有硬件設(shè)施開(kāi)展各類(lèi)社區(qū)文化活動(dòng)。
(2)宣傳欄：宣傳有關(guān)物業(yè)管理的政策法規(guī)、社區(qū)動(dòng)態(tài)等，倡導(dǎo)業(yè)主共建共管。每?jī)芍芨鼡Q。
(3)文化活動(dòng)：給合季節(jié)、節(jié)日、特殊紀(jì)念日等，舉辦各類(lèi)有意義、有特色的文化活動(dòng)。
(4)制訂活動(dòng)方案：確定活動(dòng)主題、活動(dòng)項(xiàng)目、成本費(fèi)用、地點(diǎn)、時(shí)間、參加人員、人數(shù)、活動(dòng)進(jìn)程、需配合的相關(guān)部門(mén)人員、獎(jiǎng)品等等。
(5)現(xiàn)場(chǎng)布置：客戶(hù)服務(wù)中心聯(lián)合維修部、安護(hù)部、環(huán)境部等提前布置活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)。 (6)分工：明確各崗位人員及相應(yīng)職責(zé)分工，準(zhǔn)備所需資源。
(7)備案：對(duì)組織各項(xiàng)社區(qū)文化活動(dòng)進(jìn)行記錄、拍照、攝像，并歸檔留存。
物業(yè)客服助理工作的職責(zé)
1、負(fù)責(zé)協(xié)助當(dāng)值前臺(tái)客服助理接待業(yè)主來(lái)訪、受理裝修申請(qǐng)和各項(xiàng)辦證業(yè)務(wù);
2、負(fù)責(zé)部門(mén)內(nèi)務(wù)管理工作和各種文件的擬定、打印與分派;
3、負(fù)責(zé)匯總呈報(bào)部門(mén)月材料需用計(jì)劃和月材料消耗報(bào)表;
4、負(fù)責(zé)本部門(mén)工作資料檔案和業(yè)戶(hù)檔案的建立與管理;
5、物業(yè)管理相關(guān)法律法規(guī)的收集整理工作;
6、負(fù)責(zé)信件的收發(fā)和登記;
7、協(xié)助主管編制本部門(mén)的相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表;
8、完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)，
物業(yè)處理投訴的技巧
第一是禮貌接待。是做好投訴處理工作的基礎(chǔ)，如微笑會(huì)使投訴者的心境得到松弛與平衡;真誠(chéng)的問(wèn)候，熱情的接待(起立、讓座等)會(huì)使投訴者建立或加強(qiáng)相互合作解決處理問(wèn)題的心理。
第二是認(rèn)真傾聽(tīng)與記錄：既是反映接待者嚴(yán)肅誠(chéng)懇的態(tài)度，又是分析處理問(wèn)題的重要依據(jù)。
站在顧客的立場(chǎng)，將心比心，耐心傾聽(tīng)顧客的抱怨，設(shè)法平息怨氣，消除怨氣，堅(jiān)決避免與其爭(zhēng)辯。
第三是說(shuō)到做到。迅速采取行動(dòng)是成功處理投訴的關(guān)鍵，不要隨便承諾，一言既定，必須落實(shí)到底，切勿拖延，給業(yè)主(住戶(hù))發(fā)空頭支票。否則，溝通性投訴會(huì)轉(zhuǎn)成有效投訴，有效投訴也有可能升級(jí)。
第四是建立反饋回訪記錄制度。回訪，是建立信任、彌補(bǔ)因種種疏忽造成失誤的重要環(huán)節(jié)，也是檢查工作質(zhì)量，與業(yè)主溝通搞好關(guān)系的最好機(jī)會(huì)。
第五是對(duì)投訴進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析：要對(duì)投訴處理情況每季度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，已便發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，找出癥結(jié)爭(zhēng)取在業(yè)主投訴前將問(wèn)題予以解決。
注意：要成功地處理好投訴，應(yīng)設(shè)立24小時(shí)服務(wù)熱線(xiàn)，在顯明地方設(shè)立投訴箱，同時(shí)要提高投訴接待人員的素質(zhì)。
切記：物業(yè)公司的每一個(gè)工作人員都是兼職的投訴接待員。
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