人事檔案管理實(shí)施辦法
人事檔案管理實(shí)施辦法內(nèi)容全文
第一條 為了實(shí)現(xiàn)人事檔案整理工作的規(guī)范化，便于檔案的保管和利用，根據(jù)《干部檔案工作條例》(以下簡稱《條例》)及有關(guān)規(guī)定，特制訂本細(xì)則。
第二條 人事檔案的整理工作，是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。它是將收集起來的每個(gè)教工的檔案材料，進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷，并在此基礎(chǔ)上，不斷對檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的工作。
第三條 人事檔案管理部門，均應(yīng)按本細(xì)則和有關(guān)規(guī)定的要求，對所管理的人事檔案進(jìn)行認(rèn)真的整理。
第四條 整理人事檔案，須做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。
第五條 整理人事檔案，事先要收集好人事檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機(jī)、縫紉機(jī)等必需的物品和設(shè)備。
第六條 整理人事檔案的人員，必須努力學(xué)習(xí)黨的人事工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識，熟悉整理人事檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。
第七條 人事檔案材料的鑒別工作，是檔案管理部門對收集起來準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查，甄別材料的真?zhèn)?，判定材料的保存價(jià)值，確定其是否歸入人事檔案的工作。
第八條 鑒別歸檔材料，必須根據(jù)中央有關(guān)文件的精神，以《條例》和《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù)，嚴(yán)肅認(rèn)真地進(jìn)行。
第九條 鑒別工作應(yīng)堅(jiān)持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點(diǎn)，具體問題具體分析，根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價(jià)值，確定材料是否歸入檔案。
第十條 鑒別歸檔材料的具體做法：
(一)判定材料是否屬于本校的材料及應(yīng)歸入人事檔案的內(nèi)容。發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的，或不屬于人事檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料，應(yīng)清理出來。對其中有保存價(jià)值的文件、資料，可交文書檔案或轉(zhuǎn)有關(guān)部門保存。不屬于人事檔案內(nèi)容，比較重要的證件、文章等，組織不需要保存的，退給本人。無保存價(jià)值又不宜退回本人的，應(yīng)登記報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀;
(二)審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、上級批復(fù)、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應(yīng)具備處分決定(包括免予處分的決定)、調(diào)查報(bào)告、上級批復(fù)、個(gè)人檢討或?qū)μ幏值囊庖姷取Ｉ鲜霾牧?，屬于成套的，必須齊全;每份歸檔材料，必須完整。對頭尾不清、來源和時(shí)間不明的材料，要查清注明后再歸檔，凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料，不能歸檔;
(三)審查材料是否手續(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結(jié)論，處分決定、組織鑒定、民-主評議和組織考核中形成的綜合材料，應(yīng)有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面。任免呈報(bào)表;須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批注時(shí)間和文號。出國、出境審批表，須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時(shí)間。凡不符合歸檔要求，手續(xù)不完備的檔案材料，須補(bǔ)辦完手續(xù)后再歸檔;
(四)鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問題或其它重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸入人事檔案，應(yīng)交有關(guān)組織處理;
(五)鑒別時(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案中缺少的有關(guān)材料，要及時(shí)進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充。
第十一條 對歸檔的材料必須按照《干部檔案工作條例》中關(guān)于正、副本十類內(nèi)容的劃分進(jìn)行分類。
第十二條 人事檔案正本， 由歷史地、全面地反映干部情況的材料構(gòu)成。其內(nèi)容分類：
第一類 履歷材料
干部履歷表(書)、簡歷表，干部、職工、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類人員登記表，干部簡要情況表，干部信息管理登記表，以“簡歷”為標(biāo)題的個(gè)人材料(主要介紹不同時(shí)間學(xué)習(xí)，工作的地點(diǎn)、單位、任職情況),更改姓名、籍貫的證明材料等。干部履歷表和簡歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類。
第二類 自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料
自傳(自己寫的個(gè)人經(jīng)歷)，個(gè)人撰寫的簡歷材料(主要內(nèi)容為：個(gè)人簡歷、家庭情況及社會關(guān)系)等。帶自傳的履歷材料或簡歷表，以自傳為主，歸第二類。
第三類 鑒定(含自我鑒定)，考察、考核材料
1、 考核材料：干部年度考核表，專業(yè)技術(shù)人員年度考核表，考察材料，現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)干部年度考核量化測評表，參加形勢教育干部實(shí)績考核表，領(lǐng)導(dǎo)干部黨風(fēng)廉政建設(shè)情況報(bào)告表，后備干部登記表，干部掛職鍛煉表，干部掛職推薦意見，干部掛職鍛煉總結(jié)及鑒定表，民-主評議綜合材料。
2、評語鑒定：高等學(xué)校招生政治思想品德考查(核)表，報(bào)考研究生思想政治情況表，學(xué)生操行評語，所有不帶學(xué)習(xí)成績、考試成績的鑒定(包括：學(xué)生、培訓(xùn)、工作、出國、團(tuán)員、黨員、軍人、“三講”、蹲點(diǎn)干部、少數(shù)民族干部、知青)，各類人員評(鑒評表)等，黨員民-主鑒定表，干部年度考核表等。
3、審計(jì)報(bào)告：任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)報(bào)告、審計(jì)意見的材料、，離任審計(jì)表等。
第四類 學(xué)歷、學(xué)位、成績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)等綜合材料
1、學(xué)歷材料：學(xué)生登記表(初中、高中)，學(xué)生成績登記表，考生報(bào)名登記表，新學(xué)員審批審批登記表，選拔學(xué)生登記表，畢業(yè)生登記表，畢業(yè)生分配登記表，畢業(yè)生登記及鑒定表，畢業(yè)論文成績登記表，學(xué)員結(jié)業(yè)論文登記表，學(xué)籍登記表，研究生登記表，推薦上學(xué)意見書，同意推薦上學(xué)的證明，高考志愿書(申請報(bào)考書)，退學(xué)證明，肄業(yè)材料，學(xué)生學(xué)年小結(jié)表，證明畢業(yè)時(shí)間的材料，中央黨校學(xué)員登記表，中央黨校學(xué)員黨性鍛煉思想小結(jié)，中央黨校學(xué)員學(xué)習(xí)小結(jié)，中央黨校學(xué)員黨性思想考評表，畢業(yè)(結(jié)業(yè))證復(fù)印件，學(xué)歷證明，學(xué)位申請書，干部學(xué)歷學(xué)位認(rèn)定情況登記表，所有帶學(xué)習(xí)成績、考試成績的鑒定，出國留學(xué)審查登記表，報(bào)考(申請)表，同意參加高考的證明，攻讀博士學(xué)位專家推薦書，定向(合同)培養(yǎng)高校學(xué)生合同書等。
2、專業(yè)技術(shù)材料：教師登記表，教師資格過渡申請表，教師任職資格申報(bào)表，醫(yī)務(wù)人員登記表，醫(yī)師資格認(rèn)定申請審核表，技術(shù)(兼職)聘書(如經(jīng)濟(jì)師、工程師、教授、會計(jì)師、指導(dǎo)教師等)，專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任合同書，專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表，科學(xué)技術(shù)干部業(yè)務(wù)考績檔案，專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審聘任呈報(bào)表，關(guān)于申請任職資格的報(bào)告，申報(bào)條件和任職資格檢查表，評審專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格情況簡表，科學(xué)技術(shù)干部技術(shù)職稱評定表，技術(shù)干部定職、升職呈報(bào)表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)任命書，專業(yè)技術(shù)職務(wù)復(fù)查考核表，思想政治工作人員專業(yè)職務(wù)申報(bào)表，思想政治工作人員職務(wù)任職資格申報(bào)表，科學(xué)技術(shù)成果鑒定證書等。
3、培訓(xùn)材料：黨校輪訓(xùn)培訓(xùn)班學(xué)員考核表，崗位職務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)學(xué)員學(xué)習(xí)考核登記表，學(xué)員考核登記表，干部進(jìn)修登記表，培訓(xùn)證明，預(yù)備役培訓(xùn)，干部理論學(xué)習(xí)檔案卡片等。
4、科研成果：創(chuàng)造發(fā)明、著作及有重大影響的論文(如獲獎(jiǎng)或在全國性報(bào)刊上發(fā)表的)等目錄。
第五類 政審材料
個(gè)人的說明材料(主要說明家庭情況及社會關(guān)系)，家庭成員及社會關(guān)系登記表，軍婚證明，軍婚報(bào)告及批復(fù)，愛人(對象)情況登記表，對其家屬、親友調(diào)查情況的證明，招工政治審查表，入伍政治審查表，高等學(xué)校考生政治審查表，外出培訓(xùn)人員審查表，學(xué)徒審查登記表，公開選拔和競爭上崗任職人員的資格審查表，知識青年上山下鄉(xiāng)參加工作期間的表現(xiàn)，知識青年上山下鄉(xiāng)證，更改(確認(rèn))年齡、工齡(參加工作時(shí)間)、民族、國籍、入伍時(shí)間的證明，“三齡一歷(即年齡、工齡和黨齡、學(xué)歷)”的審核表，干部在制止動(dòng)-亂、平息反革命暴-亂斗爭中的表現(xiàn)情況，在“”期間的表現(xiàn)情況，家庭成員旁證材料，關(guān)于黨內(nèi)職務(wù)情況的說明等。
第六類 黨團(tuán)材料
入團(tuán)志愿書，入團(tuán)申請書，退團(tuán)申請書，超齡離團(tuán)登記表，入黨志愿書，入黨申請書(如有多份僅保留第一份和最后一份，其他材料歸入本人檔案的散材料中)，轉(zhuǎn)正申請書，轉(zhuǎn)正的意見，入黨積極分子培訓(xùn)考核表，發(fā)展黨員計(jì)劃審核登記表，民-主評議黨員登記表，黨員“雙學(xué)”活動(dòng)登記表，1985年、1990年制的黨員重新登記表及申請，確認(rèn)團(tuán)齡、黨齡的相關(guān)材料，加入其他黨派的申請書、登記表及證明，由單位開具的黨、團(tuán)材料丟失的證明(說明)等。
第七類 獎(jiǎng)勵(lì)(包括科技和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì))材料
所有獎(jiǎng)勵(lì)文件、獎(jiǎng)狀的復(fù)印件、先進(jìn)事跡材料，黨員民-主評議登記表(被評為優(yōu)秀黨員的)，得獎(jiǎng)的著作登記單，獎(jiǎng)學(xué)金審批表，通報(bào)表揚(yáng)等。
第八類 干部違反黨紀(jì)、政紀(jì)、法律法規(guī)等材料
紀(jì)檢監(jiān)察、公安、檢-察-院、法院等行政管理部門對個(gè)人的處分決定，上級批復(fù)，核定(調(diào)查)報(bào)告，本人的檢查，交待，對處分決定的意見，復(fù)查報(bào)告、決定、結(jié)論，免予、解除，撤銷處分的決定、意見、通知，通報(bào)批評材料，對個(gè)人的治安管理處罰決定書，不起訴決定書，刑事判決書，懲罰性民事判決書，計(jì)劃生育處罰決定等。
第九類 工資、任免、身份等方面的材料
1、干部工資、定級、待遇材料：工資檔案，工資審批表，晉升工資文件，浮動(dòng)工資表，帶工資的任免表，轉(zhuǎn)正定級登記表(含無工資額的)，因受獎(jiǎng)勵(lì)晉升工資相關(guān)表格，工資關(guān)系轉(zhuǎn)移介紹信，職工考核升級審批表，工作變動(dòng)登記表，各類津貼呈報(bào)審批表，待遇問題的審批表等。
2、干部任免材料：任職任免文，任免表，戰(zhàn)士提升職務(wù)，級別報(bào)告表，干部提升晉級報(bào)告表，軍官任免晉銜報(bào)告表(職務(wù)軍銜或警銜同時(shí)變動(dòng)的任免表)，工資待遇不變晉升職務(wù)，干部職務(wù)任(免)歸檔材料，選為與其主要工作相關(guān)的各委員會委員的登記表(如：共青團(tuán)、政協(xié)、紀(jì)委等)，對總會計(jì)師，總經(jīng)濟(jì)師等的任免表等?？疾觳牧?、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)也可放在任免表的后面形成一系列的材料。
3 、干部因公出國(境)材料
因公出國人員審批表，因公出國人員備案表，初次出國人員審查表等。審查表與備案表只存?zhèn)浒副怼?/p>
4、招工、軍警、代表等材料：
(1)招工材料：招收(新)工人登記表，就業(yè)人員審批表，招收新工人審批表，招收工人審查登記表，選調(diào)生錄用審批表，職工子女申請安排工作登記表，學(xué)徒工審查登記表，畢業(yè)生選留推薦表、同意推薦招工的證明，轉(zhuǎn)干審批表，“吸收錄用”干部審批表(登記表)，吸收錄用教師表，高、初中畢業(yè)生和城鎮(zhèn)青年安置表，選拔錄用干部審批表，“以工代干”人員轉(zhuǎn)干審批表，組織對組織初具的證明由于其家庭原因請求安排工作的情況說明或證明等。
(2)軍警材料：入伍登記表，應(yīng)征公民兵役役登記表，軍(警)官文職干部轉(zhuǎn)服預(yù)備役報(bào)告表，退伍軍人登記表，軍官轉(zhuǎn)業(yè)審批報(bào)告表，評定授予軍官軍銜報(bào)告表，法官、檢察官、警官等級變動(dòng)審批(評定)表，轉(zhuǎn)業(yè)干部推薦表，軍用汽車駕駛執(zhí)照申請表，車輛駕駛員年度審驗(yàn)表(軍人)等。
(3)代表材料：各類代表大會代表登記表，當(dāng)選與非主要工作(兼職工作)相關(guān)的各類組織委員的登記表(如：書畫協(xié)會，青年聯(lián)合會等)等。
(4)其它：公務(wù)員過渡審批表，公務(wù)員重新登記表(《公務(wù)員法》頒布后制定的)，參照機(jī)關(guān)工作人員管理審批表，兼職聘書(職務(wù))，調(diào)動(dòng)工作審批表，辭職申請書報(bào)告及審批表，任職責(zé)任合同書，勞動(dòng)合同書或協(xié)議書等。
第十類 其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料
體檢表(有殘疾)，殘疾等級材料，各類通知書，家屬隨軍登記(報(bào)告)表，領(lǐng)導(dǎo)干部收入申報(bào)表，干部住房情況表，干部掛職鍛煉總結(jié)或小結(jié)，學(xué)習(xí)小結(jié)，自愿生一個(gè)孩子申請，獨(dú)生子女證申請登記表，各類函件(如：調(diào)動(dòng)工作介紹信、報(bào)名介紹信)，結(jié)婚報(bào)告(非軍人)，共同培養(yǎng)協(xié)議書，工會入會申請，工會會員登記表，報(bào)到證，申請下基層的申請書，合同(協(xié)議)書，人事爭議仲裁裁決書，傷殘，工傷等級診斷書及有關(guān)材料，干部逝世后報(bào)紙報(bào)道的消息或訃告，悼詞(生平)，非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及有關(guān)情況的遺書等。
不能裝入干部檔案的材料：工作總結(jié)，生活小結(jié)，思想?yún)R報(bào)，接轉(zhuǎn)材料交接單，工作證復(fù)印件，檔案整理復(fù)制責(zé)任卡，入黨誓詞，常住人員登記表(戶口本復(fù)印件)，論文，各類試卷，學(xué)生證等。
可不裝入干部檔案的材料：檔案備考表(和“”有關(guān)的說明須歸入檔案)，述職報(bào)告(如有年度考核表配套的需歸入檔案)，附有索取證明材料的函(如無索取證明材料的歸入檔案)。
第十三條 人事檔案副本內(nèi)容，是由正本中以下類別主要材料的重復(fù)件或復(fù)制件構(gòu)成：
第一類的近期履歷材料。
第三類的主要鑒定，教工考核材料。
第四類的學(xué)歷、學(xué)位，評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料。
第五類的政治歷史情況的審查結(jié)論(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。
第七類的獎(jiǎng)勵(lì)材料。
第八類的處分決定(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。
第九類的任免呈報(bào)表和工資、待遇的審批材料。
其它類別多余的重要材料，也可歸入副本。
第十四條 內(nèi)容交叉的材料，可根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途確定類別。
(一)帶自傳的履歷或簡歷表，以自傳為主，歸第二類。
(二)履歷表和簡歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類。
(三)有任免職務(wù)內(nèi)容的登記表、任免呈報(bào)表所附的考察材料或主要表現(xiàn)情況的綜合材料、提升工資級別的評級、評定軍銜的鑒定表等材料，以其主要用途為主，歸第九類。
(四)政治歷史問題與違紀(jì)錯(cuò)誤混同一起給予處分的結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、處分決定等材料，一律歸第八類;凡未給予處分，以政治歷史問題為主的，歸第五類，以違紀(jì)錯(cuò)誤為主的歸第八類。
第十五條 每類人事檔案材料，都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時(shí)間排列順序，并在每份材料的右上角編上類號和順序號，在其右下角編寫頁數(shù)。
第十六條 檔案材料排序的基本方式：
第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第九類、第十類等七類材料按時(shí)間先后順序排列。
第五類材料：若形成一系列有結(jié)論性的證明材料的排列順序?yàn)榻Y(jié)論或上級批復(fù)在前，其余材料按時(shí)間先后排列在后;若為單獨(dú)的證明說明材料則按時(shí)間先后排列。
第六類材料：首先是入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請書;其次是入黨志愿書、入黨申請書;黨員登記表可按時(shí)間先后依次排序。
第八類材料：上級批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報(bào)告，證明材料，本人的檢查或交待材料等，其證明材料應(yīng)根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應(yīng)集中排列。
第十七條 每卷人事檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。目錄是整本干部人事檔案材料的索引，有了目錄就方便了干部人事檔案內(nèi)容的查閱，起到了提綱挈領(lǐng)的作用。
(一)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項(xiàng)地進(jìn)行填寫。每大類的第一行填寫大類號及其名稱，大類號用漢字一至十表示。第二行開始按照各類別歸檔材料排列順序逐份用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3、4……填寫;
(二)根據(jù)材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料，應(yīng)擬定題目。材料的題目過長，可適當(dāng)簡化。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的，須另行擬定題目或在目錄上加以注明;
(三)“材料形成時(shí)間”，一般采用材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間。復(fù)制的檔案材料，采用原材料形成時(shí)間;
(四)填寫“材料份數(shù)”，以每份完整的材料為一份(包括附件)，一般均為一份;材料頁數(shù)的計(jì)算，采用圖書編頁法，每面為一頁，印有頁碼的材料、表格，應(yīng)如數(shù)填寫;
(五)內(nèi)容排布：
?、俟彩箢?，每大類與大類之間間隔為四行;
②各大類材料中，若無該類檔案材料，其大類標(biāo)題仍然保留，注意空足四行，再進(jìn)入下一大類材料的輸入;
③第九類“工資任免等材料”分四小類，每小類與小類之間間隔為三行;
④第九類“工資任免等材料”中，若無哪小類材料，其標(biāo)題不保留，注意空足三行，再進(jìn)入下一小類材料的輸入;
⑤目錄輸入完畢后，將最后一頁空表行數(shù)補(bǔ)足滿頁，再進(jìn)行打印。
?、薮蛴〕鰜淼哪夸浺ふ?、正確、清楚、美觀，不得有過于明顯的印黑、涂抹和皺褶。
第十八條 檔案材料載體變質(zhì)或字跡退色不清時(shí)，須進(jìn)行搶救。搶救材料，一般可采用修復(fù)、打印、抄寫、復(fù)印等方法。凡打印、抄寫的材料，必須認(rèn)真細(xì)致、核對無誤，注明復(fù)制單位和日期。
第十九條 建立檔案副本的材料不夠時(shí)，可選擇正本中的材料進(jìn)行復(fù)制，將復(fù)制件存副本，其原件必須存入正本。
第二十條 為便于裝訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，對一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。其主要方法：
(一)對超出16開(26cm×19cm)規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進(jìn)行裁剪。裁剪檔案材料要根據(jù)裁紙刀所標(biāo)橫豎坐標(biāo)裁切，做到橫平豎直，統(tǒng)一尺度，前后一致，保證檔案材料的規(guī)范。裁切不能損壞檔案材料內(nèi)容，檔案內(nèi)容距離裁切右邊應(yīng)有0.8-1.2厘米距離，包邊時(shí)檔案左邊應(yīng)留出2-2.5厘米距離，防止打孔時(shí)損壞檔案材料。不能緊靠內(nèi)容裁切或裁掉表格外框(包括表框外的字和與檔案材料內(nèi)容無關(guān)的字跡)。裁切筒子紙要根據(jù)內(nèi)容折疊整齊，不能裁斷。對于超出16開規(guī)格且無法裁切的檔案材料，須進(jìn)行折疊。折疊時(shí)，要根據(jù)材料的具體情況，采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。一般橫邊折疊折下邊，不折表頭，折疊邊離裁切邊要有1厘米的距離。折疊后的檔案材料，要保持整個(gè)案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。
(二)小于16開規(guī)格檔案材料，要用宣紙裱邊(注意宣紙不能太薄)。裱邊時(shí)橫邊補(bǔ)上不補(bǔ)下，遇到大量需要裱橫邊的材料可以隔頁裱邊，豎邊必須補(bǔ)齊。裱邊要粘牢，同時(shí)不能把下一頁粘住。
(三)對于破損、卷角、折皺的檔案材料，要進(jìn)行裱糊。裱糊用的襯紙，必須采用白紙。漿糊要按照水和漿糊2：1的比例調(diào)制，涂抹時(shí)注意適量，不能過多或過少。
(四)材料包邊不能把檔案內(nèi)容粘住，并把原來的裝訂孔包在白邊里。一般材料紙張厚7頁左右包一本，紙張薄的10頁左右包一本。包邊紙一般為B5復(fù)印紙，(也可采用硬度適中的紙)并按照寬5厘米-5.5厘米的標(biāo)準(zhǔn)裁成長條。
(五)編寫頁碼和編號，須擦掉以前的編號，新編號字體要美觀整潔，不要過大。頁碼的位置在檔案的右下角，距離下邊和右邊0.5厘米，編號的位置在檔案的右上角，距離上邊和右邊0.5厘米。
(六)檔案上原有的分類角須剪掉并用宣紙補(bǔ)齊，有些不干凈的也須剪掉重新補(bǔ)齊。整理時(shí)要按照類別插入分類角。分類角貼在白紙的右上方，與紙的右上角完全重疊，貼分類角的紙必須是黃底紅字的角標(biāo)紙。
(七)獎(jiǎng)勵(lì)登記表、學(xué)生成績冊、畢業(yè)證書、學(xué)位證書、獎(jiǎng)狀等需折疊的材料，裱背后裝入檔案，粘貼時(shí)注意做到便于從左向右翻閱。如果材料過大應(yīng)折疊，一般為折下邊和右邊。
(八)鉛筆標(biāo)注在檔案上的無關(guān)的字跡一律擦除。
(九)整理過程中產(chǎn)生的重復(fù)件和多余件，根據(jù)類別、時(shí)間排序，按標(biāo)準(zhǔn)裁剪和裝訂后，要在每份材料上注明為重復(fù)件或多余件并裝入本人檔案。
(十)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨罚苑乐寡趸P損毀材料。
(十一)對于裁切后的整卷干部檔案要求做到四面整齊。
第二十一條 每個(gè)教工的檔案材料，必須裝訂成卷。裝訂后的檔案，目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符;卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結(jié)實(shí)實(shí)用，具體做法：
(一)將目錄與材料核對無誤;
(二)把全卷材料理齊。材料條件好的應(yīng)做到四面整齊，條件較差的，以裝訂線一邊和下邊兩面為齊;
(三)在材料左側(cè)豎直打上統(tǒng)一裝訂孔?？拙嘁?guī)格應(yīng)符合《條例》附件一的規(guī)定;
(四)一律使用《條例》附件一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)人事檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號。書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡化字。
第二十二條 人事檔案整理裝訂成卷后，必須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查，經(jīng)驗(yàn)收合格后，方能入庫。
第二十三條 人事檔案整理工作人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和干部檔案工作的有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。
(一)在整理檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙，以確保檔案的安全;
(二)不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料;
(三)不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后分別情況予以處理。
(四)在整理檔案過程中，要加強(qiáng)對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露人事檔案內(nèi)容。
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