最新公文寫作要求
最新公文寫作要求
公文是一種特殊的文章，其寫作過程具有一些特殊的規(guī)律性，因此，要寫好公文，除了必須遵從諸如文字通順、觀點(diǎn)與材料統(tǒng)一、層次分明、結(jié)構(gòu)合理等文章寫作規(guī)則之外，還必須遵循下列一些基本要求。下文是關(guān)于公文寫作的基本要求，僅供參考!
公文寫作：基本要求
一、合“法”
合“法”，即要求公文的內(nèi)容與形式以及公文形成的程序過程務(wù)必合乎國家法律、法令、方針政策，合乎上級(jí)指示和規(guī)定，與本機(jī)關(guān)其他現(xiàn)行有效文件保持一致。
二、實(shí)事求是
實(shí)事求是，即要求公文的內(nèi)容能從實(shí)際情況出發(fā)，有切實(shí)的客觀針對(duì)性，有利于解決實(shí)際問題;要忠實(shí)地反映情況和問題;各種判斷要合乎實(shí)際;各種解決問題的方法措施應(yīng)切實(shí)可行，具有可操作性。
三、平實(shí)得體
首先是文體要正確，務(wù)使表達(dá)合乎公文這種特定式樣的文章的特殊要求，其次，語言運(yùn)用要得體，符合特定場合、對(duì)象的需要。
四、簡明通順
簡明，即要求盡量用最簡潔的文字，順暢而有條理地明確表達(dá)充實(shí)豐富的內(nèi)容，做到言簡意賅。
五、莊重嚴(yán)謹(jǐn)
嚴(yán)謹(jǐn)，即要求公文的結(jié)構(gòu)必須嚴(yán)密有序，用語務(wù)必周密確切不生歧義，沒有漏洞。
六、表達(dá)準(zhǔn)確
準(zhǔn)確，即要求從對(duì)公文制發(fā)意圖與依據(jù)的反映到每項(xiàng)具體內(nèi)容的表達(dá)，從文種的選擇到概念的使用，以至于每個(gè)符號(hào)的書寫印刷均必須準(zhǔn)確無誤，不允許有任何欠缺、失當(dāng)或失真。
七、格式規(guī)范
規(guī)范，即要求公文格式、語言表達(dá)、符號(hào)使用均應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定，符合語法規(guī)則與邏輯規(guī)則，不能“標(biāo)新立異”。
八、結(jié)構(gòu)完整
完整，即要求公文結(jié)構(gòu)完整，不遺漏任何必備的內(nèi)容，以保證公文能完整有效地消除受文者對(duì)特定問題認(rèn)識(shí)上的不確定性，減少溝通次數(shù)，提高溝通效率。
九、字跡清晰
清晰，即要求各種文稿文本上的字跡要清楚，字體要標(biāo)準(zhǔn)、工整，避免因字跡不清、模糊混亂而造成錯(cuò)漏。
十、材料耐久
耐久，即要求公文的制成材料(書面公文主要包括紙張和字跡材料)應(yīng)持久耐用，以保證公文的有效物質(zhì)存在，使其既能充分發(fā)揮現(xiàn)行的執(zhí)行效用，又能在轉(zhuǎn)化為檔案后，作為歷史記錄發(fā)揮更長遠(yuǎn)的歷史效用。
公文寫作：公文禮儀
公文禮儀是指用于公務(wù)禮儀交往，針對(duì)性、實(shí)用性較強(qiáng)的文體禮儀。它使用廣泛，涉及到生活、工作、交往的每個(gè)方面，因此，掌握其寫作要領(lǐng)是非常重要的，禮儀文書的寫作要注意以下特點(diǎn)：
(一)借重事端，著重宣揚(yáng)
各種禮儀往來總是由一定事端引起的。人們之間的社交活動(dòng)往往含有明確的目的性，活動(dòng)的組織者可以事先策劃，根據(jù)活動(dòng)的目標(biāo)，安排好活動(dòng)的日程、活動(dòng)的計(jì)劃，以傳播信息，擴(kuò)大影響，配合社交活動(dòng)的每一環(huán)節(jié)，精心設(shè)計(jì)與之相符合的禮儀程序，對(duì)于社交活動(dòng)策劃組織者來說是一項(xiàng)非常重要的事情。利用禮儀文書進(jìn)行宣揚(yáng)，可以強(qiáng)調(diào)社交活動(dòng)的目的，增強(qiáng)社交活動(dòng)的效果。
(二)針對(duì)性強(qiáng)，巧妙發(fā)揮
禮儀文書針對(duì)性非常強(qiáng)，其中的重要內(nèi)容不允許出現(xiàn)任何錯(cuò)誤，如祝賀誰、悼念誰、年齡大小、職務(wù)名稱、主要稱謂、慶祝內(nèi)容、紀(jì)念事項(xiàng)，這些因素若有一字之差就可能失了分寸和禮貌，都是馬虎不得的。在禮儀文書中，遣詞造句都應(yīng)當(dāng)明確得當(dāng)，不能讓人有誤解。既要嚴(yán)格遵循格式，又要允許借題巧妙發(fā)揮，以期得到良好效果。
(三)禮儀周全，溫文爾雅
合乎常規(guī)的禮儀，是公務(wù)文書的前提，然后才可借題發(fā)揮。中華民族是禮儀之邦，禮儀周全的表現(xiàn)是多方面的，如對(duì)人用尊稱、對(duì)己用謙稱、道賀用吉祥語、悼念避指責(zé);表面雖然疏遠(yuǎn)，有事也須往來;意見雖然不同，語氣卻要平和。在禮儀場合或文書中，不可故意讓人為難。若禮儀不周全，對(duì)方會(huì)以為你粗俗，不懂事理，重者還會(huì)以為你是故意挑釁。在改革開放的今天，尤其是同外國人打交道時(shí)，更應(yīng)該事先了解對(duì)方的風(fēng)俗習(xí)慣和特殊禮節(jié)，使自己的行為舉止和文字語言都合乎禮儀規(guī)范，溫文爾雅，不失中華禮儀之邦的風(fēng)范。
公文寫作：公文撰制
公文是國家行政機(jī)關(guān)的喉舌，也是聯(lián)系政府與群眾和各級(jí)行政機(jī)關(guān)的重要紐帶。因此基層公務(wù)員撰制公文時(shí)必須嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定和要求，任何疏漏都有可能耽誤公務(wù)的執(zhí)行。
(一)內(nèi)容要求
任何類型的公文，不論其發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文目的是什么，都應(yīng)當(dāng)在內(nèi)容上遵循如下兩條基本指導(dǎo)原則。
1.嚴(yán)守法規(guī)。公文的觀點(diǎn)和內(nèi)容必須符合國家的法律法規(guī)，必須符合黨和政府的方針政策。如果發(fā)現(xiàn)公文所需貫徹的領(lǐng)導(dǎo)意圖與黨和國家的有關(guān)政策法規(guī)相抵觸，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出，并予以糾正。如果要提出新的政策規(guī)定，則應(yīng)加以具體說明，切勿使之前后矛盾。
2.真實(shí)準(zhǔn)確。公文所反映的情況必須真實(shí)、準(zhǔn)確。不僅基本的事實(shí)材料要真實(shí)，而且具體的細(xì)節(jié)、背景、數(shù)據(jù)也要準(zhǔn)確無誤。這就要求基層公務(wù)員深入實(shí)際、密切聯(lián)系群眾、實(shí)事求是，要克服官僚主義、形式主義和文牘主義，更不可弄虛作假、敷衍了事。
(二)格式要求
公文是一種規(guī)范性極強(qiáng)的應(yīng)用文體，因此基層公務(wù)員在撰制公文時(shí)務(wù)必要遵守具體的格式要求。
1.選擇恰當(dāng)文種。國務(wù)院規(guī)定的12類13種公文形式，每一種都有近似但卻有所區(qū)別的格式要求。因此，選擇恰當(dāng)文種是遵守公文格式的基礎(chǔ)。
正如南朝劉勰在《文心雕龍?章表》中所說：“章以謝恩，奏以按劾，表以陳情，議以執(zhí)異”。各種公文體現(xiàn)的是不同的發(fā)文機(jī)關(guān)權(quán)限范圍和行文機(jī)關(guān)之間的不同關(guān)系，反映了不同的發(fā)文目的。因此基層公務(wù)員在撰制公文時(shí)務(wù)必要根據(jù)本機(jī)關(guān)的職權(quán)地位和發(fā)文目的選擇恰當(dāng)文種，采取相應(yīng)格式。
2.遵守具體格式。公文講究格式，是公文管理標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化的必然要求，也是公文合法性的保障。概括地說，公文格式可分為文頭、正文、文尾和標(biāo)記這四部分內(nèi)容。
其一，文頭。文頭包括文件名稱與發(fā)文字號(hào)。文件名稱，由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“文件”兩字組成，如“中共中央文件”。文件名稱往往用套紅大字印刷，被稱為“紅頭文件”。發(fā)文字號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、文件順序號(hào)三者組成。若是幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，一般只注明主發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。年號(hào)應(yīng)由“〔〕”括注，而不能使用“()”。
其二，正文。正文包括以下七部分內(nèi)容。
一是公文標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三部分組成，應(yīng)簡要準(zhǔn)確地概括公文的主要內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文主旨。例如“公安部關(guān)于在全國公安機(jī)關(guān)開展向濟(jì)南交警支隊(duì)學(xué)習(xí)活動(dòng)的決定”。如果公文版頭已注有發(fā)文機(jī)關(guān)，或已在文尾注明了發(fā)文機(jī)關(guān)，公文標(biāo)題即可省略發(fā)文機(jī)關(guān);如果難以用少量文字概括所發(fā)公文的內(nèi)容，或公文內(nèi)容較為簡單，可省略發(fā)文事由。公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱需加書名號(hào)外，一般不加其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，而以空格代之;標(biāo)題字?jǐn)?shù)太多，分行書寫時(shí)，注意不得將固定詞語拆開分寫。
二是主送機(jī)關(guān)。即負(fù)責(zé)受理或答復(fù)該公文的機(jī)關(guān)。上行文只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，即文件責(zé)任的直接承擔(dān)者;下行文可有多個(gè)主送機(jī)關(guān)，書寫于左首頂格處，按級(jí)別高低順序排列。
三是正文。是公文的主體，表述公文具體內(nèi)容的部分，寫在主送機(jī)關(guān)名稱之后。
四是附件。即附屬于正文的材料，用于對(duì)公文的補(bǔ)充或參考。附件名稱要在正文之后注明，附件本身既可單獨(dú)成件，也可與文件主體裝訂一起投送。
五是發(fā)文機(jī)關(guān)。即公文的法定作者名稱，應(yīng)采用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，寫于正文或附件名稱之后一定距離的右下方。如需以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義行文，則應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)人姓名前冠以職務(wù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)將主發(fā)機(jī)關(guān)排列在前。
六是發(fā)文日期。用以表明公文的生效時(shí)間，寫于發(fā)文機(jī)關(guān)下方，使用年月日全稱。
七是印章。即發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文的效力負(fù)責(zé)的憑證，蓋于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和發(fā)文日期的字面上。
其三，文尾。文尾包括如下三個(gè)部分。
一是主題詞。用以標(biāo)示公文的核心內(nèi)容，便于公文的計(jì)算機(jī)檢索與管理。主題詞不同于公文標(biāo)題，其確定應(yīng)從公文內(nèi)容范疇、主題內(nèi)容、特征和文種這四個(gè)方面入手，而不能簡單地從公文標(biāo)題中提取。國務(wù)院辦公廳秘書局于1994年4月修訂出版的《國務(wù)院公文主題詞表》和中共中央辦公廳秘書局于1998年8月修訂發(fā)布的《公文主題詞表》是目前標(biāo)引主題詞的重要依據(jù)。主題詞一般不超過七個(gè)，每個(gè)主題詞之間要空一格，寫于發(fā)文日期之后，用黑體字印刷。
二是抄送抄報(bào)機(jī)關(guān)。即除主送機(jī)關(guān)外還應(yīng)了解公文內(nèi)容的有關(guān)機(jī)關(guān)。上行文為抄報(bào)，平行文或下行文為抄送。
三是制發(fā)機(jī)構(gòu)和制發(fā)時(shí)間。即公文的印制單位和時(shí)間，書寫于同一行。單位居左，頂格;時(shí)間居右，頂格。
其四，標(biāo)記。標(biāo)記包括四個(gè)部分的內(nèi)容。
一是秘密等級(jí)。按公文的機(jī)密性質(zhì)，公文可分為內(nèi)部文件、公開文件和保密文件三類，其中保密文件又可分為秘密文件、機(jī)密文件和絕密文件三等。秘密等級(jí)標(biāo)在左上角，以醒目的黑體字印刷。
二是緊急程度。公文有緊急公文和非緊急公文兩類，緊急公文又可分為急公文和特急公文兩等。緊急程度應(yīng)以黑體字標(biāo)在密級(jí)上方。
三是閱讀范圍。即以工作需要和保密范圍為依據(jù)所確定的公文的行文范圍和閱讀對(duì)象，寫于發(fā)文日期之后，主題詞之前。
四是印刷份數(shù)。指該公文的實(shí)際印制數(shù)量，用括號(hào)標(biāo)注在文件左下方。
另外，公文紙一般采用16開型(260mm×185mm)于公文左側(cè)裝訂。按慣例，開頭應(yīng)為35mm，地腳應(yīng)為25mm，訂口應(yīng)為22mm，翻口應(yīng)為25mm，版心內(nèi)正文應(yīng)有25行20列。特殊公文，如“布告”、“通告”等用紙大小可視實(shí)際需求而定。公文書寫應(yīng)自上而下、自左至右(見例一)
例一格式規(guī)范的公文樣式。
(三)語言要求
公文的語言雖然只是一個(gè)形式的問題，但卻能影響公文的內(nèi)容，對(duì)公文整體起到舉足輕重的作用。哪怕是一個(gè)小小的文字或標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤，都有可能影響對(duì)公文的理解和執(zhí)行。因此基層公務(wù)員務(wù)必要注意公文撰制過程中的語言問題。一般而言，要做到準(zhǔn)確、樸實(shí)、簡明。
1.準(zhǔn)確。公文的語言要求準(zhǔn)確，是指公文的用字用詞要恰當(dāng)，語句段落要通順，數(shù)字標(biāo)點(diǎn)要規(guī)范。例如，根據(jù)新頒布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，公文中的數(shù)字寫法就應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守我國1987年2月1日頒布的《關(guān)于出版物上數(shù)字用法的試行規(guī)定》的要求。只有準(zhǔn)確用語，才能如實(shí)反映客觀事物，如實(shí)傳達(dá)發(fā)文意圖，使公文得以更好地理解和執(zhí)行。
2.樸實(shí)。公文具有政治性和嚴(yán)肅性的特點(diǎn)，因此公文的語言應(yīng)當(dāng)力求質(zhì)樸無華，少用描寫和抒情的手法。要直話直說，不可拐彎抹角或以含蓄的筆法委婉地表達(dá)意思。
3.簡要。公文語言的簡要，是快速高效地傳遞信息的需要。冗長的公文不僅會(huì)讓人望而生厭，而且不利于主旨的突出和重點(diǎn)的把握。簡明扼要是公文寫作的一項(xiàng)基本要求。要使公文語言簡要，就須開門見山，盡快道出主題，緊扣主題，摒棄套話，并學(xué)會(huì)熟練使用一套常用的事務(wù)性詞匯，簡要對(duì)事物進(jìn)行表達(dá)。
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