最新行政機(jī)關(guān)公文格式
最新行政機(jī)關(guān)公文格式
行政公文，是公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱，是人類(lèi)在治理社會(huì)、管理國(guó)家的公務(wù)實(shí)踐中使用的具有法定權(quán)威和規(guī)范格式的應(yīng)用文。它是特殊規(guī)范化的文體，具有其它文體所沒(méi)有的權(quán)威性，有法定的制作權(quán)限和確定的讀者，有特定的行文格式，并有行文規(guī)則和辦理辦法。下文是關(guān)于最新行政機(jī)關(guān)公文格式，僅供參考!
中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式
條文釋義
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于國(guó)家各級(jí)行政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文。其他機(jī)關(guān)公文可參照?qǐng)?zhí)行。
使用少數(shù)民族文字印制的公文，其格式可參照本標(biāo)準(zhǔn)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
本章規(guī)定了標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容范圍、適用范圍和特定范圍。
(1)內(nèi)容范圍
內(nèi)容范圍只涵蓋國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文(以下簡(jiǎn)稱“公文”)格式中的紙張要求、印制要求、公文各要素的排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則，并不是公文格式的全部范圍。對(duì)公文格式的完整要求應(yīng)是把《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中對(duì)公文格式的要求與本標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合起來(lái)學(xué)習(xí)。
(2)適用范圍
本標(biāo)準(zhǔn)適用于國(guó)家各級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文，其他機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的公文可參照?qǐng)?zhí)行。所謂參照?qǐng)?zhí)行的含義是可以結(jié)合自己的實(shí)際執(zhí)行。
(3)特定范圍
《辦法》規(guī)定，少數(shù)民族自治地區(qū)公文可以同時(shí)使用少數(shù)民族文字。由于少數(shù)民族文字的字體、字型和書(shū)寫(xiě)習(xí)慣與漢字不同，執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)在某些地方可參照本標(biāo)準(zhǔn)另行規(guī)定。
2 引用標(biāo)準(zhǔn)
GB/T 148—1997 印刷、書(shū)寫(xiě)和繪圖紙幅面尺寸
在本標(biāo)準(zhǔn)中引用的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 148—1997《印刷、書(shū)寫(xiě)和繪圖紙幅面尺寸》，主要規(guī)定了印刷、書(shū)寫(xiě)和繪圖紙的幅面尺寸，在一般的公文用紙中，主要是采用印刷紙和書(shū)寫(xiě)紙。由于該標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)ISO 218等同采用過(guò)來(lái)的，因此其中的紙張幅面尺寸完全與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)一致。在A系列紙型中，公文用紙的紙型為A4型，即幅面尺寸為210mm×297mm，并規(guī)定各裁邊的誤差為土 3mm。因此GB/T 9704一1999《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》中規(guī)定的公文用紙幅面尺寸的依據(jù)就是GB/T 148—1997《印刷、書(shū)寫(xiě)和繪圖紙幅面尺寸》。
3 定義
本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。
3.1 字 Word
標(biāo)識(shí)公文中橫向距離的長(zhǎng)度單位。一個(gè)字指一個(gè)漢字所占空間。
3.2 行 line
標(biāo)識(shí)公文中縱向距離的長(zhǎng)度單位。本標(biāo)準(zhǔn)以3號(hào)字高度加3號(hào)字高度7/8倍的距離為一基準(zhǔn)行;公文標(biāo)題以2號(hào)字高度加2號(hào)字高度7/8倍的距離為一基準(zhǔn)行。
在本標(biāo)準(zhǔn)中為確定公文中各項(xiàng)要素的位置，就需要對(duì)公文的縱向和橫向的定位給出統(tǒng)一的規(guī)定。為此，對(duì)于公文的橫向描述形式就是“字”，縱向描述就是“行”。在這兩項(xiàng)定義中，“字”指的就是漢字的橫向距離。一“行”的概念(除2號(hào)標(biāo)題外)指的是3號(hào)字高度加其7/8倍的距離。因此在標(biāo)準(zhǔn)中所指的一行就是一個(gè)固定的數(shù)量單位。由這兩個(gè)定義可以把公文中橫縱坐準(zhǔn)確地將公文中的任何一個(gè)要素加以定位。
4 公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)
公文用紙一般使用紙張定量為60g/m一80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85%一90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5—9.5。
由于公文的特殊地位，一方面要考慮其外觀嚴(yán)肅、莊重，另一方面更要考慮其頻繁使用和作為檔案長(zhǎng)期保存的要求，因此對(duì)公文用紙的技術(shù)指標(biāo)必須作出相應(yīng)的規(guī)定。
公文用紙的質(zhì)量為60g/M2—80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙，是綜合考慮了公文用紙的經(jīng)濟(jì)性和美觀性。經(jīng)濟(jì)條件相對(duì)差一些的單位可以采用紙張質(zhì)量不低于60g/m2的膠版印刷紙，一般公文用紙可以采用70g/m2的膠版印刷紙。對(duì)于一些使用高檔印制設(shè)備的單位可以采用紙張質(zhì)量不高于80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。這種相對(duì)靈活的規(guī)定避免了一刀切的做法，各使用單位可根據(jù)自己的情況具體掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合標(biāo)準(zhǔn)的。
公文用紙紙張白度是根據(jù)與A等書(shū)寫(xiě)紙和膠版印刷紙相關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)關(guān)于紙張白度的指標(biāo)，進(jìn)行分析總結(jié)得來(lái)的。紙張白度如果過(guò)低，看上去紙張較黑，如同報(bào)紙一般，很不莊重;紙張白度過(guò)高，反光度加大，看上去晃眼，特別是在晚間，紙張白度過(guò)高，對(duì)視力影響很大，時(shí)間長(zhǎng)了很不舒服。
橫向耐折度≥15次是為了保證公文用紙的紙張不能太脆，必須保證一定的柔韌性。因?yàn)楹芏喙男枰谳^多的層次傳閱流轉(zhuǎn)，如果公文用紙過(guò)脆，沒(méi)看幾次紙張就發(fā)生斷裂，使公文不能完整地保存，將直接影響公文效力的發(fā)揮。
不透明度≥85%是為了保證公文不使用透明度過(guò)高的紙張。如果公文用紙的透明度過(guò)高，在正反兩面所印的文字就會(huì)出現(xiàn)相互洇透，看上去文字很花很亂，導(dǎo)致印制質(zhì)量不高，影響公文的閱示傳看。這也是公文用紙的一項(xiàng)重要指標(biāo)。
pH值為7.5—9.5是根據(jù)國(guó)家檔案局制定的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 11一1994《文件用紙耐久性測(cè)試法》中的相關(guān)規(guī)定確定的。
這項(xiàng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，存檔時(shí)間在200年以上的一般耐久紙，其用紙的pH值應(yīng)為7.5—9.5。出于公文將作為檔案長(zhǎng)期保存和使用的需要，因此有必要對(duì)此項(xiàng)指標(biāo)加以規(guī)定。
5 公文用紙幅面及版面尺寸
5.1 公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見(jiàn)GB/T 148。
5.2 公文頁(yè)邊與版心足寸
公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±lmm
公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm
版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁(yè)碼)
本標(biāo)準(zhǔn)改變了我國(guó)公文用紙長(zhǎng)期以來(lái)一直沿用的16開(kāi)型，而將公文用紙的幅面尺寸改為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)紙型A4型。作出這項(xiàng)規(guī)定應(yīng)該說(shuō)是在進(jìn)行大量調(diào)查研究和對(duì)改變公文用紙紙型將對(duì)我國(guó)相應(yīng)工業(yè)系統(tǒng)產(chǎn)生何種影響作調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上得出的。
作出這項(xiàng)重大改變主要是基于以下三方面的考慮：
(1)采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)已成為國(guó)際范圍公文用紙的普遍趨勢(shì)
國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)早在1975年就制定了書(shū)寫(xiě)紙(書(shū)寫(xiě)用紙即日常的辦公用紙)的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，即ISO 262：1975，其主要內(nèi)容就是規(guī)定了書(shū)寫(xiě)用紙的規(guī)格為A4型 (2l0mm×297mm)。這種紙型由于充分考慮了人體工效的作用，即可容納較多的信息，又大小適中，讓使用者感覺(jué)比較舒適。目前常用的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等基本上是以A4型標(biāo)準(zhǔn)作為基本紙型的。
鑒于A4型紙是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的紙型，因此得到各國(guó)和各國(guó)際組織的廣泛應(yīng)用，其公文用紙大多是采用A4型紙。國(guó)際會(huì)議也無(wú)一不是采用A4型紙作為會(huì)議文件用紙。在修訂該標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程中，修訂工作小組專門(mén)對(duì)許多國(guó)家和國(guó)際組織正式公文的公文用紙情況進(jìn)行了調(diào)查，在所收集到的公文范例中，無(wú)一不是采用A4型紙作為公文用紙。
(2)我國(guó)已基本具備采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文用紙的條件
我國(guó)在1987年和1988年分別等效ISO 6716和ISO 216制定了我國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 788和GB/T 148。但考慮到我國(guó)的實(shí)際情況，在這兩項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)中，還規(guī)定了我國(guó)自己的標(biāo)準(zhǔn)16開(kāi)型。隨著國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型的普及，各國(guó)普遍將A4型紙作為公文用紙和書(shū)寫(xiě)用紙，同時(shí)各種辦公自動(dòng)化設(shè)備具備處理A4型紙的功能，使A4型紙?jiān)谖覈?guó)作為書(shū)寫(xiě)紙和圖書(shū)雜志用紙已是大勢(shì)所趨。為此GB/T 148和GB/T 788已作了修訂，明確規(guī)定國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A系列作為書(shū)寫(xiě)紙和圖書(shū)雜志開(kāi)本尺寸，這也為我國(guó)公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，使我國(guó)公文用紙與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)接軌奠定了基礎(chǔ)。
3)淘汰16開(kāi)型紙的必要性及基本條件分析
長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)在公文用紙方面一直沿用16開(kāi)型。這種紙型標(biāo)準(zhǔn)實(shí)際是日本早期用的標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)今日本已不再使用該種紙型。用這種紙型印制的公文承載有效信息量小，不利于與各國(guó)政府或國(guó)際組織進(jìn)行公文交往。16開(kāi)型紙作為公文用紙還有一個(gè)弊端是其本身無(wú)統(tǒng)一規(guī)格，還有用B5型紙與l 6開(kāi)型紙混用的。紙型規(guī)格的不一，導(dǎo)致有的政府文件的前后頁(yè)大小不一，公文質(zhì)量受到影響，也不嚴(yán)肅。而國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型規(guī)格比較嚴(yán)格，無(wú)論在哪里買(mǎi)到的A 4型紙其誤差不會(huì)超過(guò)lmm，可保證文件用紙紙型的統(tǒng)一。因此淘汰l 6開(kāi)型公文用紙紙型，采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型作為公文用紙是十分必要的。
將公文用紙由l 6開(kāi)型改為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，是我國(guó)公文用紙的一場(chǎng)革命性轉(zhuǎn)變。從目前了解到的情況看，我國(guó)的印刷設(shè)備制造企業(yè)已完全能夠生產(chǎn)制造符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A系列的印刷設(shè)備，并將逐步淘汰舊式生產(chǎn)設(shè)備。而且目前使用中的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、輕印刷機(jī)，絕大部分都是以A4型作為基本紙型，很多政府部門(mén)的文印設(shè)備也逐步進(jìn)行了更新，可以印制A4型公文。
目前，淘汰16開(kāi)型紙，采用A4型紙作為公文用紙的時(shí)機(jī)已經(jīng)基本成熟。所以在《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中都明確規(guī)定公文用紙規(guī)格一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。
6 公文中圖文的顏色
未作特殊說(shuō)明公文中圖文的顏色均為黑色。 公文在一般情況下，除了發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、眉首的反線和發(fā)文機(jī)關(guān)印章為紅色外，其余部分均為黑色。為避免在本標(biāo)準(zhǔn)后面各章條的敘述重復(fù)，在此作總體規(guī)定。
7 排版規(guī)格與印制裝訂要求
7.1 排版規(guī)格
正文用3號(hào)仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。
7.2 制版要求
版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)lmm。
7.3 印刷要求
雙面印刷;頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BLl00%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%，M80%。印品著墨實(shí)、均勻;字面不花、不白、無(wú)斷劃。
7.4 裝訂要求
公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的封面與書(shū)芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷?shū)芯上下各l/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm一5mm;無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固;后背不可散頁(yè)明訂。裁切成品尺寸誤差±lmm，四角成90度，無(wú)毛茬或缺損。
長(zhǎng)期以來(lái)，我們的公文缺乏一個(gè)較為系統(tǒng)的印刷和裝訂規(guī)范。因此一些公文在印制和裝訂時(shí)由于不知道或不清楚有哪些統(tǒng)一要求，使得公文印制和裝訂不規(guī)范，質(zhì)量差，也不嚴(yán)肅。所以在修訂標(biāo)準(zhǔn)時(shí)將公文印制和裝訂的要求規(guī)定下來(lái)，主要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印制和裝訂公文才是符合國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的。
(1)在標(biāo)準(zhǔn)中給出排版規(guī)格是保證公文行數(shù)和字?jǐn)?shù)的統(tǒng)一。此規(guī)定，是為解決上述經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題而采取的必要措施。在正常一面滿排公文正文的情況下，應(yīng)按照這一規(guī)定執(zhí)行。但如果遇到下一面將有可能出現(xiàn)空白頁(yè)時(shí)，就需要調(diào)整某一面的字?jǐn)?shù)和行數(shù)， 以保證下一面有公文的正文內(nèi)容。這種情況就屬特殊情況。所以在標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的一般情況是相對(duì)特殊情況而言的。
(2)在標(biāo)準(zhǔn)中給出制版要求，是保證采用制版印制公文的部門(mén)在制版過(guò)程中能夠有一可操作的規(guī)定，以保證公文印制質(zhì)量，減少不合格公文的出現(xiàn)。
(3)在標(biāo)準(zhǔn)中給出印刷要求，是保證公文在印刷過(guò)程中的質(zhì)量控制。關(guān)于印刷制品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是有很多指標(biāo)的，在此標(biāo)準(zhǔn)中僅給出最基本和最通用的一些印刷技術(shù)指標(biāo);這些指標(biāo)只要認(rèn)真對(duì)待是很容易實(shí)現(xiàn)的。值得提出的是，為使今后公文在油墨的色譜上能夠基本達(dá)到一致，在標(biāo)準(zhǔn)中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標(biāo)，只要按標(biāo)準(zhǔn)中給出的油墨色譜來(lái)印制公文，就可以基本保證公文的顏色的相對(duì)一致。
(4)在標(biāo)準(zhǔn)中給出裝訂要求，是保證公文在裝訂過(guò)程中的質(zhì)量控制。由于公文的特殊作用和為保證公文的長(zhǎng)期保存，對(duì)公文在裝訂方面作出統(tǒng)一規(guī)定是十分必要的。在我們的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，一些公文在裝訂時(shí)不規(guī)范，散頁(yè)明訂的現(xiàn)象普遍，壞釘現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，釘鋸的釘位也很不規(guī)范，因而導(dǎo)致公文掉頁(yè)現(xiàn)象出現(xiàn)，直接影響公文的完整性。本標(biāo)準(zhǔn)將公文的裝訂要求加以規(guī)定，就是對(duì)形成公文的最后一道工序嚴(yán)格把關(guān)，以保證公文的質(zhì)量。
8 公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則
本標(biāo)準(zhǔn)將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。 置于公文首頁(yè)紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首;置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體;置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。
本標(biāo)準(zhǔn)將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分，是采用了具有多年從事公文處理工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的同志的建議而確定的。其中“眉首”、“版記”兩個(gè)概念在公文印制行業(yè)已多年使用，“主體”是本標(biāo)準(zhǔn)提出的新概念。之所以這樣劃分，是為敘述方便，更重要的是這三個(gè)部分各有其特點(diǎn)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，界限比較明顯。眉首的特點(diǎn)是位置相對(duì)固定，掌握了本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)眉首所合各要素位置的規(guī)定，就可以設(shè)計(jì)文件的“紅頭”部分(具體設(shè)計(jì)方法后文介紹)。
主體的特點(diǎn)是位置經(jīng)常變動(dòng)，依公文內(nèi)容的長(zhǎng)短而定。由于公文實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容均在此部分，稱之為“主體”有其道理。
版記的特點(diǎn)是位置要依公文主體的構(gòu)成而定。由于按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定公文要雙面印刷，版記的位置有一個(gè)位于哪一面的問(wèn)題; 如果公文有附件，版記還有一個(gè)是放在正文后還是放在附件之后的問(wèn)題。因此版記有必要作為一個(gè)單獨(dú)部分加以敘述。
用一個(gè)形象的比喻，眉首可稱之為公文的“頭”，主體稱之為公文的“身”，版記稱之為公文的“腳”。把公文各要素分為“頭”、 “身”、“腳”三部分，既便于從總體上掌握其聯(lián)系，又便于對(duì)其進(jìn)行“解剖”，掌握其區(qū)別。這是本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)公文結(jié)構(gòu)劃分提出的新觀點(diǎn)，也是本標(biāo)準(zhǔn)在結(jié)構(gòu)上的最大特點(diǎn)。
8.1 眉首
8.1.1 公文份數(shù)序號(hào)
公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第l行。
并不是所有的公文都需要編制份數(shù)序號(hào)?！掇k法》規(guī)定帶有密級(jí)的公文要編制份數(shù)序號(hào)。如果發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為有必要，也可對(duì)不帶密級(jí)的公文編制份數(shù)序號(hào)，如國(guó)務(wù)院文件都編有份數(shù)序號(hào)。編份數(shù)序號(hào)的目的是準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對(duì)象。當(dāng)文件需要收回保管或銷(xiāo)毀的時(shí)候，就可以對(duì)照份數(shù)序號(hào)掌握其是否有遺漏或丟失。發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)份數(shù)序號(hào)可以掌握每一份公文的去向。因此，發(fā)文機(jī)關(guān)在發(fā)文和收文機(jī)關(guān)在收文時(shí)，都要登記份數(shù)序號(hào)。
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定編制份數(shù)序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼，對(duì)編幾位未作規(guī)定。一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)根據(jù)公文的份數(shù)來(lái)決定編幾位，但至少應(yīng)不少于兩位，即“1”編為“01”，如果單編“l”，會(huì)使人不知其意，以為是誤印上去的。對(duì)份數(shù)序號(hào)，有的是用印號(hào)機(jī)手工在成文上加蓋，有的印刷設(shè)備帶有印號(hào)功能，可以與成文同時(shí)印刷，對(duì)此本標(biāo)準(zhǔn)不作統(tǒng)一規(guī)定，公文印發(fā)機(jī)夫可自行掌握。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定份數(shù)序號(hào)的位置在版心左上角頂格第1行。
8.1.2 秘密等級(jí)和保密期限
如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第l行，兩字之間空l(shuí)字;如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第l行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開(kāi)。
秘密等級(jí)是標(biāo)識(shí)公文保密程度的一種標(biāo)志。根據(jù)《辦法》的 規(guī)定，涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍 的規(guī)定分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”。“絕密”是最重要的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害;“機(jī)密”是重要的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受?chē)?yán)重的損害;“秘密”是一般的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受損害。在國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文中應(yīng)按照上述要求在公文中標(biāo)識(shí)公文的秘密等級(jí)。
保密期限是對(duì)公文密級(jí)的時(shí)效加以規(guī)定的說(shuō)明。如公文針發(fā) 單位能夠知道保密期限，可按照國(guó)家保密局的要求在密級(jí)程度后 標(biāo)注保密期限，在秘密等級(jí)和保密期限間用“★”隔開(kāi)。如：絕密★3個(gè)月，意味著該公文屬于絕密等級(jí)，保密的期限為3個(gè)月， 過(guò)期即可解密。在此需要說(shuō)明的是，如不標(biāo)識(shí)保密期限，秘密等 級(jí)兩字之間應(yīng)空l(shuí)字距離，如需標(biāo)注保密期限，則秘密等級(jí)的兩字間則不空l(shuí)字距離，以使該字段不致過(guò)長(zhǎng)。
8.1.3 緊急程度
如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。
緊急程度是對(duì)公文送達(dá)時(shí)限的要求。根據(jù)《辦法》規(guī)定，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”。具體“特急”和“急件”的時(shí)間要求是多少，由各地行政機(jī)關(guān)主管自行確定。在標(biāo)準(zhǔn)中只規(guī)定緊急程度的標(biāo)識(shí)位置是居于版心右上角頂格第l行。
如果遇到秘密等級(jí)和緊急程度需同時(shí)標(biāo)識(shí)時(shí)，按照秘密等級(jí)在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標(biāo)注在版心右上角。
8.1.4 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)
由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成;對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。友文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上空2行向下依次標(biāo)識(shí)(見(jiàn)圖三)。
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm×15mm(高×寬)。
聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前， “文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布;如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)即人們通常所稱的“紅頭”。它是由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成的。發(fā)文機(jī)關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機(jī)關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)。規(guī)范化簡(jiǎn)稱應(yīng)由該機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)定。
有一些特定的公文在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱后面不加“文件”二字， 如國(guó)務(wù)院就有“國(guó)務(wù)院任免通知”紅頭形式，本標(biāo)準(zhǔn)給這類(lèi)“紅頭”留了余地，未規(guī)定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。一般來(lái)說(shuō)，行政機(jī)關(guān)的重要公文特別是上報(bào)的公文均應(yīng)加 “文件”二字。
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的字體，本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用小標(biāo)宋體字，是因?yàn)樾?biāo)宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書(shū)、魏碑等都帶有某 些書(shū)法藝術(shù)的成分，應(yīng)該說(shuō)不適于標(biāo)識(shí)具有執(zhí)法職能的國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文。
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的字號(hào)，本標(biāo)準(zhǔn)以22mm×15mm為高限，現(xiàn)行“國(guó)務(wù)院文件”的字號(hào)即是22mm×15mm。本標(biāo)準(zhǔn)以此為高限，就是要求除“國(guó)務(wù)院文件”以外，其他各級(jí)行政機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的字號(hào)要小于“國(guó)務(wù)院文件”，以顯示國(guó)務(wù)院作為最高國(guó)家行政機(jī)關(guān)的地位，具體字號(hào)各行政機(jī)關(guān)可根據(jù)機(jī)關(guān)名稱的字?jǐn)?shù)多少來(lái)定。
關(guān)于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的位置，本標(biāo)準(zhǔn)提出了兩種。第一種是用于平行文或下行文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm，也就是留出25mm(約2行)位置用于標(biāo)識(shí)上述的份數(shù)序號(hào)、密級(jí)和緊急程度。要注意，即使上述3項(xiàng)要素均不需要標(biāo)識(shí)，也要留出這段空白，也就是說(shuō)，在設(shè)計(jì)文件紅頭時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)位置應(yīng)自上頁(yè)邊起留出天頭37mm十25mm=62mm的距離。
第二種僅限于上行文，凡上報(bào)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm，即要留出80mm一25mm=55mm的空白供上級(jí)機(jī)關(guān)批示文件用，也就是說(shuō)上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距上頁(yè)邊為天頭37mm十25mm十55mm=117mm。
各行政機(jī)關(guān)在設(shè)計(jì)文件“紅頭”時(shí)，兩種形式均應(yīng)具備，即平行文或下行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距上頁(yè)邊為62mm，上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距上頁(yè)邊為117mm。
關(guān)于聯(lián)合行文，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定“文件”兩字居于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)上下居中。本標(biāo)準(zhǔn)還特別提出“文件首頁(yè)必須顯示正文”這一明確要求。如果聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)過(guò)多(我們?cè)l(fā)現(xiàn)過(guò)有14家聯(lián)合行文)，就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁(yè)的情況，而公文如果首頁(yè)沒(méi)有正文，使人一看首頁(yè)還不知道文件內(nèi)容是什么，是極不嚴(yán)肅甚至可以說(shuō)是很滑稽的事。因此公文首頁(yè)必須顯示正文，發(fā)文機(jī)關(guān)過(guò)多只能擠發(fā)文機(jī)關(guān)，不能擠正文，可將發(fā)文機(jī)關(guān)字號(hào)縮小，行距縮小，直至保證公文首頁(yè)顯示正文為止(還要考慮留出發(fā)文字號(hào)、主送機(jī)關(guān)、標(biāo)題以及最少一行正文的位置)。
8，1.5 發(fā)文字號(hào)
發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布;年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí);年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔 )”括入;序號(hào)不編虛位(即1不編為O01)，不加“第”字。
發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和發(fā)文序號(hào)組成。機(jī)關(guān)代字一般由兩個(gè)層次組成。第一個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，第二個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)主辦文件的部門(mén)的代字。如鐵道部文件的機(jī)關(guān)代字有“鐵辦”、“鐵財(cái)”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財(cái)”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)。讀懂機(jī)關(guān)代字很重要，特別是知道了文件的主辦部門(mén)是誰(shuí)，可以比較準(zhǔn)確地對(duì)文件進(jìn)行分辦、查詢和保存歸檔。有的機(jī)關(guān)代字還包合其他的層次，如國(guó)務(wù)院發(fā)文的機(jī)關(guān)代字有“國(guó)發(fā)”、 “國(guó)函”，“國(guó)”代國(guó)務(wù)院，而“發(fā)”和“函”則代“國(guó)務(wù)院文件”和“國(guó)務(wù)院函”這兩種發(fā)文形式。有的文件機(jī)關(guān)代字有七八個(gè)、十幾個(gè)字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡(jiǎn)化為好。
年份要用全稱，不應(yīng)簡(jiǎn)化，如“87”、“93”等均屬標(biāo)識(shí)不正確。年份應(yīng)用六角括號(hào)“〔 〕”括起。注意六角括號(hào)不是數(shù)學(xué)公式的中括號(hào)，因?yàn)楫?dāng)引用公文時(shí)，標(biāo)題后面的發(fā)文字號(hào)要用圓括號(hào)“( )”括起，如果年份用中括號(hào)括起，就違反了低級(jí)符號(hào)中不得包合高級(jí)符號(hào)的原則。 因此稱之為“六角括號(hào)”是基于與數(shù)學(xué)的中括號(hào)相區(qū)別。另外，二者形狀也略有不同。有的文件把年份用圓括號(hào)括起，今后也要按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定使用六角括號(hào)。
序號(hào)是發(fā)文的流水號(hào)。一般都是按文件的形式統(tǒng)一編，即是哪個(gè)部門(mén)主辦的，只要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按順序編號(hào)。有的機(jī)關(guān)按主辦部門(mén)或按文件內(nèi)容劃分編序號(hào)，是一種較繁瑣的辦法。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定序號(hào)不編虛位，不加“第” (有的單位加“字”)等虛字，主要是講究實(shí)用，盡量減少公文的字?jǐn)?shù)。
發(fā)文字號(hào)的位置，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，規(guī)定在發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)與紅色反線之間的距離是3行位置，發(fā)文字號(hào)應(yīng)標(biāo)在第3行，并且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離(實(shí)際掌握只要不貼紅色反線即可)。發(fā)文字號(hào)應(yīng)居中。
8，1.6 簽發(fā)人
上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。
如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第l行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。
簽發(fā)人標(biāo)識(shí)僅是在上報(bào)的公文中才出現(xiàn)。在上報(bào)的公文中標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級(jí)單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級(jí)單位誰(shuí)對(duì)上報(bào)事項(xiàng)負(fù)責(zé)。因此上報(bào)的公文需要標(biāo)注簽發(fā)人。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定應(yīng)平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)，也就是要和發(fā)文字號(hào)同處在第3行，不過(guò)此時(shí)發(fā)文字號(hào)便不要居中了，要居左空1字，簽發(fā)人則右空1字，這樣排列起來(lái)對(duì)稱、美觀。還要注意“簽發(fā)人(會(huì)簽人)”三字用仿宋體，簽發(fā)人(會(huì)簽人)姓名用楷體。這樣規(guī)定是使簽發(fā)人(會(huì)簽人)的姓名突出、醒目。
如果有多個(gè)簽發(fā)人，或者有的文件按規(guī)定還需要標(biāo)注會(huì)簽人，這時(shí)的標(biāo)識(shí)方法是，發(fā)文字號(hào)應(yīng)始終放在紅色反線之上的最后一行，文件主辦單位的簽發(fā)人要始終放在最上面的位置;其他簽發(fā)人或會(huì)簽人在主辦單位簽發(fā)人之下按發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的順序排列，最后的簽發(fā)人或會(huì)簽人要與發(fā)文字號(hào)同處一行平行排列;如果3行位置放不下，將紅色反線下移，但排列順序和原則不變，發(fā)文字號(hào)居左空1字和簽發(fā)人.姓名居右空l(shuí)字的要求不變。
8，2 主體
8.2.1 公文標(biāo)題
紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布;回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文標(biāo)題在紅色反線之下空2行標(biāo)識(shí)，居中排布。應(yīng)該說(shuō)，在目前普遍使用電子設(shè)備打印公文的情況下，居中排列不難做到，按“居中”鍵即可。但要做到排列對(duì)稱美觀并且在回行時(shí)不把完整的詞拆開(kāi)，則需要?jiǎng)有┠X筋。在特殊情況下可以在不違背標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定原則的前提下適當(dāng)變通。例如，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文首頁(yè)必須顯示正文，這就是原則，任何情況下不能違反。在不違反這個(gè)原則的情況下，必要時(shí)可作適當(dāng)變通，如前所述發(fā)文機(jī)關(guān)多、簽發(fā)人會(huì)簽人多，本節(jié)所講的標(biāo)題長(zhǎng)以及下面講到的主送機(jī)關(guān)多，都可以采取變通的方法。但在變通中還要遵守基本規(guī)定，如發(fā)文機(jī)關(guān)多但主辦機(jī)關(guān)排列在前是基本規(guī)定，簽發(fā)人或會(huì)簽人多但最后一個(gè)簽發(fā)人或會(huì)簽人要與發(fā)文字號(hào)同處最后一行是基本規(guī)定;標(biāo)題再長(zhǎng)但排列美觀、回行不斷開(kāi)詞意是基本規(guī)定。這樣，在執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)時(shí)便不會(huì)出現(xiàn)機(jī)械執(zhí)行而不顧公文實(shí)際的做法，因?yàn)楦袷疆吘故菫楣牡膬?nèi)容服務(wù)的，是為公文的辦理服務(wù)的。
8.2.2 主送機(jī)關(guān)
標(biāo)題下空l(shuí)行，左側(cè)頂格用3專仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格;最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下空l(shuí)行頂格標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格。本標(biāo)準(zhǔn)又講了當(dāng)主送機(jī)關(guān)過(guò)多而使首頁(yè)不能顯示正文的變通辦法，即將主送機(jī)關(guān)移至版記中的主題詞之下。如果因僅差一行就可以不擠出正文時(shí)，主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下也可以不空1行，道理不再贅述。
標(biāo)識(shí)主送機(jī)關(guān)時(shí)應(yīng)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類(lèi)型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱。所謂同類(lèi)型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府”。
8.2.3 公文正文
主送機(jī)關(guān)名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、 年份不能回行。
正文的標(biāo)識(shí)方法同寫(xiě)信一樣，在主送機(jī)關(guān)名稱之下第1行開(kāi)始標(biāo)注，每起一自然段均要左空2字。本標(biāo)準(zhǔn)特意規(guī)定公文，中的數(shù)字、年份、(用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)的)均不能回行，這是根據(jù)公文的特點(diǎn)而定的。因?yàn)楣闹械臄?shù)字、年份不能出半點(diǎn)紙漏，數(shù)字、年份回行權(quán)易出現(xiàn)差錯(cuò)，也易使讀者看錯(cuò)。
8.2.4 附件
公文如有附件，在正文下空l(shuí)行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件：1.×××××”);附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào);附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件(或帶序號(hào))。
公文正文中有一些內(nèi)容，如圖表、名單、規(guī)定等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便。這時(shí)需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨(dú)表述，而 又是放在公文生效標(biāo)識(shí)印章之后。需要明確的是，公文的附件是 正文內(nèi)容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。為了保證 這一點(diǎn)，需要在公文正文之后標(biāo)注附件的序號(hào)和名稱，然后在附件同樣標(biāo)識(shí)附件的序號(hào)和名稱， 以顯示附件與正文的不可分割的關(guān)系。如果正文之后的.附件序號(hào)和名稱與附件的序號(hào)和名稱不一致，在法律意義上講，可以不承認(rèn)該附件是正文的附件，附件便失去了其本應(yīng)有的與正文同等的效力。因此，本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)此做了較詳細(xì)的規(guī)定。其要點(diǎn)一是附件應(yīng)與正文一起裝訂;如果附件與正文不能一起裝訂，在附件上要標(biāo)識(shí)所屬公文的發(fā)文字號(hào)及“附件”二字。二是正文后的附件標(biāo)識(shí)應(yīng)與附件的標(biāo)識(shí)前后一致。三是對(duì)一些細(xì)節(jié)做了規(guī)定，如：附件序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼;附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。四是對(duì)標(biāo)識(shí)的位置做了規(guī)定，正文后的附件標(biāo)識(shí)要與正文空l(shuí)行，左空2字;附件上的“附件”標(biāo)識(shí)在左上角頂格第l行。
8.2，5 成文日期
用漢字將年、月、日標(biāo)全;“零”寫(xiě)為“O”;成文日期的標(biāo)識(shí)位置見(jiàn)8.2.6。
成文日期是公文生效的時(shí)間，是公文的一項(xiàng)重要內(nèi)容。公文如果沒(méi)有生效時(shí)間，在某種意義上說(shuō)就是一紙空文。為了加強(qiáng)其準(zhǔn)確性，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定成文日期要用漢字書(shū)寫(xiě)，即俗稱的“大寫(xiě)”，不能用阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混用，同時(shí)年、月、日要齊全。規(guī)定零要寫(xiě)成“O”，是因?yàn)?ldquo;零”與漢字的另一種數(shù)字寫(xiě)法“壹、貳、捌”等是一個(gè)序列，而采用“一、三、五”這種寫(xiě)法用“O”比較協(xié)調(diào)。
由于印章一般要蓋在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定，這一點(diǎn)在8，2.6條會(huì)分別介紹。
8.2.6 公文生效標(biāo)識(shí)
公文生效標(biāo)識(shí)是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽署人姓名。公文生效標(biāo)識(shí)有以下兩種情況，一種是單一發(fā)文機(jī)關(guān)如何標(biāo)識(shí)公文生效標(biāo)識(shí)，另一種是聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)如何標(biāo)識(shí)公文生效標(biāo)識(shí)。
8.2，6.1 單一發(fā)文印章
單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。成文日期右空4字;力g蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上;當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。
印章是公文的生效標(biāo)志。一般情況除了會(huì)議紀(jì)要以外，不加蓋印章的公文應(yīng)視為無(wú)效。印章還是鑒定公文真?zhèn)蔚淖钪匾臉?biāo)志。鑒于行政機(jī)關(guān)公文的法定性和印章的特定功能，《中華人民共和國(guó)刑法.》第二百八十條規(guī)定：“偽造、變?cè)?、買(mǎi)賣(mài)或者盜竊、搶奪、毀滅國(guó)家機(jī)關(guān)的公文、證件、 印章的，處3年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權(quán)利;情節(jié)嚴(yán)重的，處3年以上10年以下有期徒刑”。為了保證印章的真實(shí)性，提高印章的防偽性，本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)印章的格式做了詳密的規(guī)定。
對(duì)只蓋一個(gè)印章的單一機(jī)關(guān)發(fā)文，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定落款處(即成文日期之上)不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。成文日期的橫向距離是右空4字;縱向與正文的距離要依印章的大小而定，其標(biāo)準(zhǔn)就是印章加蓋在成文日期上，上距正文l行之內(nèi)，也就是不到l行的空白。這樣要求是為了防止變?cè)旃模?因?yàn)槿绻瞻走^(guò)大，就容易被人私自加入其他內(nèi)容，即“變?cè)?rdquo;公文。
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定印章加蓋要端正、居個(gè)(即居成文日期之中)。此話說(shuō)來(lái)簡(jiǎn)單，但執(zhí)行起來(lái)卻要認(rèn)真對(duì)待，特別是手工加蓋印章，稍一隨意就可能不符合標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)家行政機(jī)關(guān)的印章均帶有國(guó)微，把國(guó)微蓋歪了是極不嚴(yán)肅和極不負(fù)責(zé)的態(tài)度。即使是采用印刷技術(shù)加蓋印章，制版時(shí)也要嚴(yán)肅認(rèn)真，嚴(yán)格按本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
本標(biāo)準(zhǔn)還提出了兩種印章加蓋方式。一種稱之為“下套”方式，適用于帶有國(guó)徽、印章下弧沒(méi)有文字的印章。掌握的標(biāo)準(zhǔn)是，印章的圖案(如國(guó)徽)和文字不壓成文日期，僅以下弧壓在成文日期上。讀者可對(duì)照現(xiàn)行國(guó)務(wù)院文件和本標(biāo)準(zhǔn)所附的樣式來(lái)掌握。之所以這樣規(guī)定，一是顯示印章的莊嚴(yán)性，特別是完整地顯示國(guó)徽;二是增加成文日期的清晰度，防止因圖案或文字(特別是國(guó)徽)壓在成文時(shí)間上而使其難以辨認(rèn)。另一種稱之為中套方式，適用于印章下弧有文字的印章(行政機(jī)關(guān)的部門(mén)印章或?qū)Ｓ糜≌掠性S多是這種樣式)。中套的要求是印章的中心線壓在成文日期上。
8.2.6.2 聯(lián)合行文印章
當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開(kāi)，左右各空7字;主力、機(jī)關(guān)印章在前;兩個(gè)印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保征印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過(guò)3mm。
當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(可用簡(jiǎn)稱)按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心;最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。
兩個(gè)單位聯(lián)合行文，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定應(yīng)將成文日期拉開(kāi)，左右各空7字，主辦單位印章在前，兩個(gè)印章均壓成文日期，互不相交 或相切，相距不超過(guò)3mm。其余要求均同一個(gè)印章。
三個(gè)單位聯(lián)合行文，會(huì)出現(xiàn)至少有一個(gè)以上的印章無(wú)法壓在成文日期上，也就會(huì)出現(xiàn)至少有一個(gè)以上的印章是空白印章?，F(xiàn)在印刷公文大量采用現(xiàn)代印刷設(shè)備，其套印印章的方法就是將一個(gè)印在紙上的空白印章作為印模直接制版。因此，如果公文出現(xiàn)空白印章，就等于把單位印模送給了所有收文對(duì)象，極易給偽造印章提供可乘之機(jī)。為了防止出現(xiàn)空白印章，本標(biāo)準(zhǔn)做了這樣的規(guī)定：所有的行文單位都要署單位名稱，將印章加蓋在單位名稱上，這樣便不會(huì)出現(xiàn)空白的印章。印章每排最多排3個(gè)，這樣要求是防止印章邊緣超出版心。在具體排布印章時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)的印章在前，協(xié)辦機(jī)關(guān)的印章按照發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的順序依次排布。當(dāng)最后一排剩下一個(gè)印章或兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)居中排布。成文時(shí)間標(biāo)識(shí)在最后一排印章之下空l(shuí)行位置，右空2個(gè)字。同樣應(yīng)保證印章間既不相切也不相交，每排印章中心線對(duì)齊。
本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)兩個(gè)或兩個(gè)以上印章的排列還規(guī)定只能采用一種加蓋方式，即不管個(gè)別印章適合哪種加蓋方式，而統(tǒng)一采取一種，要下套均下套，要中套均中套， 以保證印章排列整齊、美觀。
8.2.6.3 特殊情況說(shuō)明
當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。
現(xiàn)行公文常出現(xiàn)一種“此頁(yè)無(wú)正文”的格式，即當(dāng)正文之后的空白容不下印章位置時(shí)，需將印章加蓋在下一空白頁(yè)上，于是在該空白頁(yè)第l行頂格標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”，并用圓括號(hào)括起。這樣做是考慮到了防止在空白頁(yè)私加文字，但正文之后的空白則留了缺口。為了堵上這個(gè)缺口，本標(biāo)準(zhǔn)作了規(guī)定，即在出現(xiàn)上述情況時(shí)，以采取調(diào)整行距或字距的措施加以解決。具體的調(diào)整方法是：當(dāng)正文之后的空白只有一兩行時(shí)，可以加寬行距，至少將一行文字移到下一頁(yè);如果正文之后的空白僅差一兩行便可容下印章位置時(shí)，可以縮小行距或縮小一兩行字距，擠出能容下印章的空間。這樣，使印章與正文務(wù)必同處一頁(yè)，不留任何空白，堵上私加公文也就是變?cè)旃牡穆┒?。本?biāo)準(zhǔn)明確規(guī)定，出現(xiàn)上述情況時(shí)不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。因此本標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施后，各單位要注意改掉標(biāo)注“此頁(yè)無(wú)正文”的習(xí)慣。
8.2.7 附注
公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文日期下l行。
附注一般是對(duì)公文的發(fā)放范圍、使用時(shí)需注意的事項(xiàng)加以說(shuō)明，如“此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)”、 “此件可見(jiàn)報(bào)”等，不是對(duì)公文的內(nèi)容作出解釋或注釋。對(duì)公文的注釋或解釋一般在公文正文中采取句內(nèi)括號(hào)或句外括號(hào)的方式解決，這一點(diǎn)在使用附注時(shí)要加以注意。
附注應(yīng)用圓括號(hào)括入，左空2字標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間的下一行。
8.3 版記
8.3.1 主題詞
“主題詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào);詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字;詞目之間空1字。
主題詞是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。標(biāo)注主題詞是文書(shū)部門(mén)和檔案部門(mén)相互銜接的一項(xiàng)工作。公文主題詞通常由公文制發(fā)機(jī)關(guān)的最高行政主管機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)制定和發(fā)布。如國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文主題詞是由國(guó)務(wù)院辦公廳編制的《國(guó)務(wù)院主題詞表》規(guī)定。
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定主題詞居左頂格標(biāo)識(shí)，“主題詞”三字用黑體，后標(biāo)全角冒號(hào);詞目用小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。這里要注意“主題詞”三字與詞目所用的字體不同， 同時(shí)要注意詞目之間不要加頓號(hào)，而是空l(shuí)字。
8.3.2 抄送機(jī)關(guān)
公文如有抄送機(jī)關(guān)，在主題詞下l行;左右各空1字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)5抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊;在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)于主題詞之下，要注意三點(diǎn)，一是抄送機(jī)關(guān)居左空l(shuí)字，這與主題詞頂格標(biāo)識(shí)不同。二是抄送機(jī)關(guān)回行時(shí)與上一行的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊，這與標(biāo)題之下的主送機(jī)關(guān)回行時(shí)仍頂格不同。三是抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開(kāi)，最后要標(biāo)注句號(hào)，這是為了防止在抄送機(jī)關(guān)之后私自加入其他的抄送機(jī)關(guān)，同樣有防止變?cè)旃闹狻?/p>
如果在抄送機(jī)關(guān)之上、主題詞之下需標(biāo)識(shí)主送機(jī)關(guān)，前面所講的主送機(jī)關(guān)過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)或使用“會(huì)議紀(jì)要”文種時(shí)會(huì)發(fā)生這種情況。本標(biāo)準(zhǔn)特別說(shuō)明，標(biāo)識(shí)方法與抄送機(jī)關(guān)的標(biāo)識(shí)方法相同，即也要注意上面提到的三點(diǎn)。
8.3.3 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期
位于抄送機(jī)關(guān)之下(無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下)占1行位置;用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空l(shuí)字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。
印發(fā)機(jī)關(guān)不是指公文的發(fā)文機(jī)關(guān)，發(fā)文機(jī)關(guān)已有明顯的“紅頭”標(biāo)識(shí)或在公文標(biāo)題中顯示。這里的印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門(mén)，一般應(yīng)是各機(jī)關(guān)的辦公廳(室，)或文秘部門(mén)。有的發(fā) 文機(jī)關(guān)沒(méi)有專門(mén)的辦公廳(室)或文秘部門(mén)，也可標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)。
標(biāo)識(shí)印發(fā)日期是為了準(zhǔn)確反映公文的生成時(shí)效。一般來(lái)說(shuō)，公文在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之后，也就是生效時(shí)間之后，往往需要經(jīng)過(guò)打字、校對(duì)、復(fù)核等環(huán)節(jié)。本標(biāo)準(zhǔn)說(shuō)明·了印發(fā)日期以公文付印的時(shí)間為準(zhǔn)，是為了界定生效時(shí)間與印發(fā)時(shí)間的區(qū)別。通過(guò)了解生效時(shí)間與印發(fā)時(shí)間的時(shí)間差，既可以使發(fā)文機(jī)關(guān)掌握制發(fā)公文的效率，也可以使收文機(jī)關(guān)掌握公文的傳遞時(shí)間，均有利于公文的辦理。
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空l(shuí)字，并且只能占一行位置。因此，印發(fā)機(jī)關(guān)如果字?jǐn)?shù)太多，可以自行簡(jiǎn)化;本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，也有盡量縮小位置的考慮，以保證一行位置能容下印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。
8.3.4 版記中的反線
版記個(gè)各要素之下均加一條反線，寬度同版心。
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定版記中各要素之間加一條反線隔開(kāi)，一是為顯示各要素之間的區(qū)別，二是如此設(shè)計(jì)顯得美觀。要注意最后一個(gè)要素之下要有一條反線，具體標(biāo)識(shí)方法可參見(jiàn)標(biāo)準(zhǔn)中的圖4。
8，3.5 版記的位置
版記應(yīng)置于公文最后一面(封四)，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定版記置于最后一面(封四)，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。也就是說(shuō)版記一定要放在公文的最后即公文的 最后一面(本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文雙面印刷)的最下面的位置。之所以這樣規(guī)定，是為了保證公文的完整性。因?yàn)楣牡拈_(kāi)始部分很明顯，即印有紅頭的首頁(yè)，而結(jié)束部分就是本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的版記。這樣，紅頭與版記之間的所有部分都是公文不可缺少的部分，由此可以準(zhǔn)確認(rèn)定公文是否完整。確定版記的位置在實(shí)際操作中會(huì)遇到以下情況：
(1)公文主體之后的空白容不下版記的位置，需另起一頁(yè)標(biāo)識(shí)版記，此時(shí)版記要放在最后一面，即使前一面完全空白也沒(méi)有關(guān)系。
(2)公文的篇幅如果在一個(gè)折頁(yè)(即有四面)以上，這時(shí)公文的頁(yè)數(shù)一般應(yīng)是4的倍數(shù)，此時(shí)版記也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少(一般不會(huì)超過(guò)3面)。
(3)公文有附件。如果附件最后的空白能夠容下版記，而該頁(yè)又正是4的倍數(shù)，此時(shí)版記應(yīng)置于該空白處，以免造成不必要的浪費(fèi)。如果附件是被轉(zhuǎn)發(fā)的文件，該文件后面也有版記，此時(shí)被轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記不能代替轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記，轉(zhuǎn)發(fā)文件還應(yīng)標(biāo)識(shí)自己的版記。
9 頁(yè)碼
用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空l(shuí)字，雙頁(yè)碼居左空1字?？瞻醉?yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定頁(yè)碼分別置于公文左下角或右下角，并在頁(yè)碼左右各放一字線，是為了方便閱讀。
規(guī)定空白頁(yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼(包括印有版記的那面)是為了防止在空白頁(yè)私加文字。也就是說(shuō)，頁(yè)碼只標(biāo)識(shí)到公文主體部分結(jié)束的那頁(yè)。如果想在公文主體部分之后私加文字而冒充公文的主體，就需要在該頁(yè)標(biāo)識(shí)頁(yè)碼，印有版記的那面也就要標(biāo)識(shí)頁(yè)碼，這樣，真假公文一相對(duì)照，假公文在頁(yè)碼上就會(huì)露出馬腳。
10 公文中表格
公文如需附表，對(duì)橫排A45氏型表格，應(yīng)將頁(yè)碼放在橫表的左側(cè)，單頁(yè)碼置于表的左下角，雙頁(yè)碼置于表的左上角，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。
公文如需附A3紙型表格，又當(dāng)最后一頁(yè)為A3紙型表格時(shí)，封三、封四(可放分送，不放頁(yè)碼)應(yīng)為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁(yè)(封印上。
在實(shí)際工作中，有些公文需要附一些表格。為使表格裝排得規(guī)范，本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)表格如何放置作了較為明確的規(guī)定。對(duì)于橫排A4表格的頁(yè)碼，應(yīng)將頁(yè)碼放在橫表的左側(cè)，單頁(yè)碼置于表的左下角，雙頁(yè)碼置于表的左上角，單頁(yè)碼橫表表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼橫表表頭在切口一邊。這樣放置可保證連續(xù)編排的表格可以依次順序向下看，否則有可能出現(xiàn)單雙頁(yè)表格全部放在釘口一邊或切口一邊，閱讀公文就要反復(fù)顛倒來(lái)看，很不方便。
公文如需附A3表格，也就是表格的開(kāi)本比較大，而且是作為公文正文的最后一頁(yè)時(shí)，為避免表格的脫落，所以應(yīng)使表格處于封三之前位置，而不應(yīng)將表格貼在封四上。
ll 公文的特定格式
11.1 信函式格式
發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁(yè)邊的距離為30mm，推薦用小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定;發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細(xì))，距下頁(yè)邊20mm處為一條文武線(上細(xì)下粗)，兩條線長(zhǎng)均為170mm。每行居中排28個(gè)字。首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線均印紅色。發(fā)文字號(hào)置于武文線下l行版心右邊緣頂格標(biāo)識(shí)。發(fā)文字號(hào)下空l(shuí)行標(biāo)識(shí)公文標(biāo)題。如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)或緊急程度，可置于武文線下1行版心左邊緣頂格標(biāo)識(shí)。兩線之間其他要素的標(biāo)識(shí)方法從本標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)要素說(shuō)明。
在制發(fā)機(jī)關(guān)公文的實(shí)踐今，經(jīng)常使用一種只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱而不標(biāo)識(shí)“文件”二字的“信函式”公文，用于處理日常事務(wù)的平行文或下行文，而且使用頻率很高。這種公文除了不標(biāo)識(shí)簽發(fā)人以外，其他各要素均與“文件式”公文相同。為此，本標(biāo)準(zhǔn)為這種“信函式”公文設(shè)計(jì)了格式，具體為：
(1)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁(yè)迫30mm，也就是打破了本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的“文件式”公文上白邊為37mm的界限，將“信函式”公文的上白邊縮小為30mm，然后在30mm之下標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。由于不加“文件”二字，這時(shí)的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱一般不用簡(jiǎn)稱，如國(guó)務(wù)院這種，“信函式”公文，機(jī)關(guān)名稱便標(biāo)識(shí)為“中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院”，而不像“文件式”公文那樣用規(guī)范化簡(jiǎn)稱標(biāo)識(shí)為“國(guó)務(wù)院文件”。
(2)在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱4mm之下印一條上粗下細(xì)的武文線，在距”下頁(yè)邊20mm處印一條上細(xì)下粗的文武線，線的長(zhǎng)度為170mm。這樣設(shè)計(jì)，可保證“信函式”公文與“文件式”公文的版心基本一致，只不過(guò)將發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)移出了版心。
(3) “信函式”公文的份數(shù)序號(hào)、 密級(jí)、緊急程度可以放
在武文線下版心左上角頂格(一般說(shuō)來(lái)，“信函式”公文很少同時(shí)出現(xiàn)這三項(xiàng))，發(fā)文字號(hào)放在武文線下版心右上角頂格。首頁(yè)不放頁(yè)碼，最后一行(第22行)文字下邊緣與文武線距離6mm。其他各要素的標(biāo)識(shí)方法均同“文件式”公文格式。
11.2 命令格式
命令標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)白發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。命令標(biāo)識(shí)上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標(biāo)識(shí)令號(hào);令號(hào)下空2行標(biāo)識(shí)正文;正文下空1行右空4字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人簽名章，簽名章左空2字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人職務(wù);聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)標(biāo)識(shí)全稱。在簽發(fā)人簽名章下空1行右空2字標(biāo)識(shí)成文日期。分送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說(shuō)明。
命令(令)可以說(shuō)是國(guó)家行政機(jī)關(guān)發(fā)文的最高級(jí)形式?！掇k法》規(guī)定，命令(令)適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)定;宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施;獎(jiǎng)懲有關(guān)人員;撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。從命令(令)的適用內(nèi)容也可以看出其權(quán)威性、重要性。因此本標(biāo)準(zhǔn)特別規(guī)定了命令(令)的格式，而且是比照國(guó)務(wù)院命令(令)的現(xiàn)行格式設(shè)計(jì)的。應(yīng)該說(shuō)，這個(gè)格式應(yīng)嚴(yán)格按照?qǐng)?zhí)行，以從表現(xiàn)形式上維護(hù)國(guó)家政令的權(quán)威性和統(tǒng)一性。本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)命令(令)的格式規(guī)定具體為：
(1)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱應(yīng)用全稱，不能用簡(jiǎn)稱包括規(guī)范化簡(jiǎn)稱。如國(guó)務(wù)院今的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱就是“中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院令”。因此命令(令)的發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)以批準(zhǔn)本機(jī)關(guān)成立文件核定的全稱為準(zhǔn)。。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱后加“命令(令)”字。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)用紅色小標(biāo)宋體字;字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定，但要掌握在不超過(guò)上級(jí)機(jī)關(guān)的字號(hào)的程度，可以同等大小，但不能超過(guò)。標(biāo)識(shí)的位置按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定可以這樣計(jì)算：上白邊37mm十20mm即57mm下標(biāo)識(shí)。如果是聯(lián)合發(fā)布命令(令)，在首位的發(fā)文機(jī)關(guān)也要在此處標(biāo)識(shí)，其余機(jī)關(guān)下移，“命令(令)”字右側(cè)上下居中。
(2)在發(fā)文機(jī)關(guān)之下空2行標(biāo)識(shí)令號(hào)，居中，令號(hào)用黑體字較莊重，前加“第”字，即“第×號(hào)”。令號(hào)的編制自發(fā)第1號(hào)令開(kāi)始，不受年度限制，這與發(fā)文字號(hào)不同，發(fā)文字號(hào)序號(hào)以年度為限。
(3)令號(hào)之下空2行標(biāo)識(shí)正文， 中間沒(méi)有紅色反線，與“文件式”公文不同。正文標(biāo)識(shí)格式執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)對(duì)正文的規(guī)定。令文的內(nèi)容一般都比較簡(jiǎn)短，大多是一個(gè)自然段。
(4)正文之下空l(shuí)行標(biāo)識(shí)簽發(fā)人親筆名章，發(fā)文機(jī)關(guān)平時(shí)應(yīng)制備。簽名章用紅色，右空4字。簽名章左空2字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人職務(wù)，命令的簽發(fā)人應(yīng)是發(fā)文機(jī)關(guān)的最高領(lǐng)導(dǎo);如果是聯(lián)合命令，職務(wù)應(yīng)標(biāo)全稱，此時(shí)可用簡(jiǎn)稱，如“××部部長(zhǎng)”，因?yàn)榘l(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)已使用全稱了。
(5)簽名章之下空1行標(biāo)識(shí)成文日期，右空2字。
(6)命令(令)的版記格式從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定，只有一點(diǎn)不同，即命令(令)不分主送、抄送，而用“分送”這一特定形式，這一點(diǎn)要注意。
11.3 會(huì)議紀(jì)要格式
會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)由“××××××會(huì)議紀(jì)要”組成。其標(biāo)識(shí)位置同8.1.4，用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說(shuō)明。
本標(biāo)準(zhǔn)中的會(huì)議紀(jì)要的格式主要是針對(duì)國(guó)家行政機(jī)關(guān)的辦公會(huì)議紀(jì)要而言。至于用作公文種類(lèi)的會(huì)議紀(jì)要，可用“文件式”或“信函式”公文形式來(lái)發(fā)，并在標(biāo)題中顯示。
國(guó)家行政機(jī)關(guān)的辦公會(huì)議是本機(jī)關(guān)決策的最高機(jī)構(gòu)，會(huì)議議定的事項(xiàng)都是本機(jī)關(guān)的決策事項(xiàng)，并以固定形式的會(huì)議紀(jì)要印發(fā)，有鑒于此，本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)此類(lèi)會(huì)議紀(jì)要格式做了統(tǒng)一規(guī)定。
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)識(shí)用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)自定。位置同“文件式”發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)方法一樣，即距版心上邊緣25mm。會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。此類(lèi)會(huì)議紀(jì)要的其他要素本標(biāo)準(zhǔn)只作了原則規(guī)定，即如果會(huì)議紀(jì)要具有本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的要素，那就按本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)該要素的規(guī)定辦。
12 式樣
A4型公文用紙頁(yè)邊及版心尺寸見(jiàn)圖1;公文首頁(yè)版式見(jiàn)圖2;上報(bào)公文首頁(yè)版式見(jiàn)圖3;公文末頁(yè)版式見(jiàn)圖4;聯(lián)合行文公文末頁(yè)版式l見(jiàn)圖5;聯(lián)合行文公文末頁(yè)版式2見(jiàn)圖6。
為方便從事公文處理的同志準(zhǔn)確理解和掌握本標(biāo)準(zhǔn)，在標(biāo)準(zhǔn)說(shuō)明之后附有6張公文式樣。其中第一張附圖標(biāo)識(shí)了A4型公文用紙頁(yè)邊及版心尺寸;第二張附圖標(biāo)識(shí)了公文首頁(yè)的版式排布;第三張附圖標(biāo)識(shí)了上報(bào)公文首頁(yè)的版式排布;第四張附圖標(biāo)識(shí)了一般公文末頁(yè)的版式排布;第五張附圖標(biāo)識(shí)了兩個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)公文末頁(yè)的版式排布;第六張附圖標(biāo)識(shí)了多個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)公文末頁(yè)的版式排布。
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