解讀黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例和黨政機(jī)關(guān)公文格式
解讀黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例和黨政機(jī)關(guān)公文格式
《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》已經(jīng)黨中央、國(guó)務(wù)院同意，自2012年7月1日起施行;新的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》已由國(guó)家質(zhì)檢總局、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委發(fā)布，自2012年7月1日起正式實(shí)施。下文小編收集的是關(guān)于《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》的解讀，僅供參考!黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例和黨政機(jī)關(guān)公文格式解讀
一、《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的主要特點(diǎn)
這次新實(shí)施的《國(guó)家黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》在一定意義上綜合了《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》。其主要特點(diǎn)有以下幾個(gè)方面：
第一，統(tǒng)一了公文的定義。“黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。”
第二，統(tǒng)一了公文種類。原來(lái)黨的機(jī)關(guān)公文種類有14種(決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要)，原來(lái)行政機(jī)關(guān)公文種類有13種(命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要)，兩者之間只有9個(gè)文種是相同的。新實(shí)施的《國(guó)家黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定的公文種類有15種(決議、決定、命令(令)、公報(bào)、公告、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要)，可以理解為是在行政機(jī)關(guān)公文種類基礎(chǔ)上增加了黨的機(jī)關(guān)的“決議”和“公報(bào)”兩個(gè)文種。這里大家注意，除了文種種類統(tǒng)一以外，還有一點(diǎn)就是“會(huì)議紀(jì)要”改成了“紀(jì)要”。
第三，統(tǒng)一了公文構(gòu)成要素。這方面變化較多。一是公文格式要素進(jìn)行了調(diào)整。黨的機(jī)關(guān)公文由版頭、份號(hào)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記組成;行政機(jī)關(guān)公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。這次進(jìn)行了統(tǒng)一，規(guī)定公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成，最大的變化是增加了發(fā)文機(jī)關(guān)署名和頁(yè)碼兩個(gè)公文格式要素，取消了主題詞格式要素。二是公文格式要素編排有較大變化。進(jìn)一步細(xì)化了特定格式公文的編排要求，新增了聯(lián)合行文公文首頁(yè)版式、信函格式首頁(yè)、命令(令)首頁(yè)版式等式樣。
第四，統(tǒng)一了行文規(guī)則。這方面，變化不是很大，基本規(guī)則沒(méi)有大的變化，主要是作了進(jìn)一步的細(xì)化和明確。一是行文要確有必要，講究實(shí)效。二是行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)行文。三是向上級(jí)行文原則上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，部門向上級(jí)主管部門請(qǐng)示、報(bào)告重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級(jí)黨委或政府同意或者授權(quán)(屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級(jí)主管部門)，請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事，不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送公文(新增加)。四是向下級(jí)機(jī)關(guān)行文，要主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)，部門和單位不得向下級(jí)黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級(jí)黨委、政府中提出指令性要求，涉及多個(gè)部門協(xié)商不一致的不得向下行文。五是同級(jí)黨政機(jī)關(guān)、黨政機(jī)關(guān)與其他同級(jí)機(jī)關(guān)必要時(shí)可以聯(lián)合行文。六是部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳(室)外不得對(duì)外正式行文。
第五，統(tǒng)一了公文處理工作。將原來(lái)《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中的“公文起草”、“公文校核”、“公文簽發(fā)”、“公文辦理的傳遞”、“公文管理”、“公文立卷歸檔”、“公文保密”和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中的“發(fā)文辦理”、“收文辦理”、“公文歸檔”、“公文管理”統(tǒng)一規(guī)范為“公文擬制”、“公文辦理”、“公文管理”三大類一系列相互關(guān)聯(lián)、有序銜接的工作，從而使公文處理工作更加規(guī)范、科學(xué)。主要變化有：在公文擬制方面，要求“重要公文和上行文由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)”;在公文管理方面，增加“發(fā)文立戶”的規(guī)定，要求新設(shè)立的機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)向本級(jí)黨委、政府的辦公廳(室)提出發(fā)文立戶申請(qǐng)。
二、《黨政機(jī)關(guān)公文格式》的主要新變化
新《黨政機(jī)關(guān)公文格式》對(duì)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)和裝訂要求進(jìn)行了適當(dāng)調(diào)整(如紙張白度由85%-90%調(diào)整為80%-90%，騎馬訂或平訂兩訂外訂眼距版面上下邊緣由1/4處調(diào)整為各70mm處)，變化最大的是公文格式要素及其編排的調(diào)整。
第一，對(duì)公文格式要素的劃分進(jìn)行了調(diào)整。新標(biāo)準(zhǔn)將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分(原標(biāo)準(zhǔn)是劃分為眉首、主體、版記三部分)。明確規(guī)定，公文首頁(yè)紅色分隔線以上的部分稱為版頭;公文首頁(yè)紅色分隔線(不含)以下、公文末頁(yè)首條分隔線(不含)以上的部分稱為主體;公文末頁(yè)首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。頁(yè)碼位于版心外。
第二，對(duì)公文格式要素進(jìn)行了調(diào)整。新增加了發(fā)文機(jī)關(guān)署名格式要素，新增不加蓋印章和加蓋簽發(fā)人簽名章公文的相關(guān)規(guī)定;單一機(jī)關(guān)行文不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱改為在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名;同時(shí)，刪除了主題詞格式要素;沒(méi)有了“印制份數(shù)”格式要素要求。
第三，對(duì)公文格式各要素編排進(jìn)行了較大調(diào)整。如將密級(jí)和保密期限、緊急程度的編排位置由右上角改為左上角，與份號(hào)自上而下排列;又如刪除“主辦單位簽發(fā)人置于第一行，其他簽發(fā)人從第2行起”規(guī)定，要求如有多個(gè)簽發(fā)人按照發(fā)文機(jī)關(guān)的順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。
第四，對(duì)成文日期中的數(shù)字格式進(jìn)行了調(diào)整。由原來(lái)的漢字標(biāo)全改為阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)全。年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位(即1不編01)。
第五，對(duì)公文的特定格式進(jìn)行了新規(guī)定。新增聯(lián)合行文公文首頁(yè)版式、信函格式首頁(yè)、命令(令)格式、紀(jì)要格式版式等式樣。
第六，新增加了頁(yè)碼格式要素。明確規(guī)定公文頁(yè)碼作為格式要素不可少。大家注意，原《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》有印刷分?jǐn)?shù)，原《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》沒(méi)有，新的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的公文要素中也沒(méi)有印刷分?jǐn)?shù)，而把原《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和原《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》都沒(méi)有提出的“頁(yè)碼”作為公文的要素之一。
綜上，主要變化可用六句話來(lái)幫助記憶：主題詞和份數(shù)不再標(biāo);密級(jí)緊急左上角;機(jī)關(guān)署名不可少;成文日期用數(shù)字;公文頁(yè)碼別忘了。
三、《黨政機(jī)關(guān)公文格式》各要素編排規(guī)則解讀
公文格式要素
第一，版頭部分
由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、版頭中的分隔線等要素組成，即公文首頁(yè)紅色分隔線以上的部分。
1、份號(hào)。公文負(fù)責(zé)制份數(shù)的順序號(hào)，即將同一文稿印刷若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。標(biāo)注份號(hào)，一般用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。
2、密級(jí)和保密期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”和保密期限，保密期限是對(duì)公文秘密等級(jí)時(shí)效規(guī)定的說(shuō)明。標(biāo)注時(shí)，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行;保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。
3、緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)公文緊急程度，分別標(biāo)注“特急”、“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角或密級(jí)的下一行;如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。
4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志(注：原稱“標(biāo)識(shí)”現(xiàn)稱“標(biāo)志”)。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(一般黨的機(jī)關(guān)這樣使用，不加“文件”二字)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前;如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。
5、發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)是發(fā)文機(jī)關(guān)按照發(fā)文順序編排的順序號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)加“號(hào)”組成。編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注;年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入;發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位(即1不編為01)，在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。聯(lián)合行文時(shí)使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。
6、簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，簽發(fā)人必須是本機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置(即與發(fā)文字號(hào)同處一行)。“簽發(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。
7、版頭中的分隔線。發(fā)文字號(hào)之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。
第二，主體部分
由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章、附注、附件等要素構(gòu)成，即公文首頁(yè)紅色分隔線(不含)以下、公文末頁(yè)首條分隔線(不含)以上的部分。
1、標(biāo)題。是對(duì)公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要的概括，由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布;回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形，不應(yīng)使用長(zhǎng)方形或沙漏形。(注：原《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”，而新《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》對(duì)此沒(méi)有作專門要求,實(shí)際使用中是否加標(biāo)點(diǎn)可根據(jù)需要或視省政府辦公廳使用情況而定。
2、主送機(jī)關(guān)。即公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。
3、正文。公文首頁(yè)必須顯示正文。一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標(biāo)注;一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。一般每面排22行，每行28個(gè)字。
4、附件說(shuō)明。公文附件的順序號(hào)和名稱。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)(如“附件：1. XXXXX”);附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。
5、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章。有四種不同的情況。一是加蓋印章的公文(公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符)。成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文(或附件說(shuō)明)一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文(或附件說(shuō)明)一行之內(nèi)(注：聯(lián)合上報(bào)的公文可以由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)都要加蓋印章)。二是不加蓋印章的公文(電報(bào)可以不加蓋印章、黨的機(jī)關(guān)有特定發(fā)文標(biāo)志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章)。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文(或附件說(shuō)明)下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。三是加蓋簽發(fā)人簽名章的公文。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時(shí)，在正文(或附件說(shuō)明)下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對(duì)齊;每行只編排一個(gè)機(jī)關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章;簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱。簽名章一般用紅色。四是特殊情況說(shuō)明。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。
6、附注。是需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)，如公文的發(fā)放范圍、政府信息公開(kāi)方式、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等。如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。“請(qǐng)示”件須在附注處標(biāo)明聯(lián)系人和電話。
7、附件。公文正文的補(bǔ)充、說(shuō)明或參考資料。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號(hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。
第三，版記部分
由版記中的分隔線、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等要素組成，即公文末頁(yè)首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分。
1、版記中的分隔線。版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線(推薦高度為0. 35 mm)，中間的分隔線用細(xì)線(推薦高度為0. 25 mm)。首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。
2、抄送機(jī)關(guān)。除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。 如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號(hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。
3、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位(即1不編為01)，后加“印發(fā)”二字(注：原來(lái)我們一直隨省政府辦公廳用“印”字)。版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開(kāi)。
第四、公文的特定格式
1、信函格式。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，居中排布，上邊緣至上頁(yè)邊為30mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下4 mm處印一條紅色雙線(上粗下細(xì))，距下頁(yè)邊20 mm處印一條紅色雙線(上細(xì)下粗)，線長(zhǎng)均為170 mm，居中排布。如需標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，應(yīng)當(dāng)頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個(gè)要素與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。發(fā)文字號(hào)頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。標(biāo)題居中編排，與其上最后一個(gè)要素相距二行。第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。版記不加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。
2、紀(jì)要格式。紀(jì)要標(biāo)志由“XXXXX紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35 mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。標(biāo)注出席人員名單，一般用3號(hào)黑體字，在正文或附件說(shuō)明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊。標(biāo)注請(qǐng)假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請(qǐng)假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀(jì)要格式可以根據(jù)實(shí)際制定。
第五，其他情況說(shuō)明
1、頁(yè)碼。一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線;一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。
2、公文中的橫排表格。A4紙型的表格橫排時(shí)，頁(yè)碼位置與公文其他頁(yè)碼保持一致，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。
3、公文中計(jì)量單位、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和數(shù)字的用法。按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
四、公文擬制常見(jiàn)錯(cuò)誤剖析
公文擬制工作中，我們經(jīng)常遇到一些問(wèn)題不知如何處置，甚至出現(xiàn)了許多“習(xí)慣性錯(cuò)誤”。這里，梳理歸納了公文擬制中最常見(jiàn)、易忽略的一些問(wèn)題并進(jìn)行剖析，有些內(nèi)容是對(duì)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》各要素編排規(guī)則的重復(fù)和強(qiáng)調(diào)，目的是進(jìn)一步引起大家注意，避免再犯此類錯(cuò)誤。
(一)違反行文規(guī)則。公文是有一套嚴(yán)格的行文規(guī)則的。我們?nèi)粘Ｓ龅降膯?wèn)題主要五個(gè)方面：一是直接報(bào)送省體育局領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人。按照規(guī)定，除局領(lǐng)導(dǎo)同志交辦事項(xiàng)和確需直接報(bào)送審批的少數(shù)敏感涉密事項(xiàng)、重大突發(fā)事件及涉外事件外，不得將請(qǐng)示、報(bào)告直接報(bào)送局領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人(有的單位認(rèn)為直接報(bào)領(lǐng)導(dǎo)同志更快捷、更明確，報(bào)局里怕批到其他領(lǐng)導(dǎo)那去，這樣既不符合公文處理的規(guī)定，也違反了正常的工作關(guān)系)。二是多頭報(bào)送。主送省體育局的請(qǐng)示、報(bào)告，不能再同時(shí)報(bào)送有關(guān)處室，也不能再同時(shí)報(bào)送局領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人。如遇有情況特別緊急確實(shí)需要分送有關(guān)局領(lǐng)導(dǎo)的，應(yīng)在文件的首頁(yè)注明分送情況。邀請(qǐng)局領(lǐng)導(dǎo)出席有關(guān)重大活動(dòng)，不能分別向局領(lǐng)導(dǎo)本人報(bào)送請(qǐng)柬，原則上應(yīng)向省體育局寫(xiě)出請(qǐng)示，統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排(有一個(gè)市有個(gè)活動(dòng)，給每位局領(lǐng)導(dǎo)都送了請(qǐng)柬，本意是不錯(cuò)，但造成很大被動(dòng))。三是越級(jí)行文。按照規(guī)定，省體育局不受理直屬單位內(nèi)設(shè)處室和縣級(jí)政府、縣級(jí)體育部門的請(qǐng)示、報(bào)告?？h級(jí)政府或縣級(jí)體育部門如果有問(wèn)題需請(qǐng)示省體育局的，可以先向其上一級(jí)部門(市政府或市體育局)呈文，由其上一級(jí)部門再向省體育局呈文。四是請(qǐng)示事項(xiàng)一文數(shù)事。請(qǐng)示類公文應(yīng)一文一事，即一事一請(qǐng)示，這是基本規(guī)矩。如果一文數(shù)事，把幾個(gè)屬于不同方面解決的問(wèn)題搞一攬子請(qǐng)示，既不便于批辦，又容易使問(wèn)題復(fù)雜化，不利于問(wèn)題的解決。如，某中心關(guān)于備戰(zhàn)第十二屆全運(yùn)會(huì)夏訓(xùn)工作動(dòng)員會(huì)議及有關(guān)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示，此件中既邀請(qǐng)局領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議，又申請(qǐng)有關(guān)經(jīng)費(fèi)，這些事項(xiàng)分屬不同的局領(lǐng)導(dǎo)分管，沒(méi)法報(bào)批，應(yīng)一事一文分別報(bào)送。五是不經(jīng)協(xié)商或協(xié)商不一致行文。這里要強(qiáng)調(diào)，局機(jī)關(guān)各處室涉及經(jīng)費(fèi)的公文在送辦公室審簽前要送經(jīng)計(jì)財(cái)處審核同意并簽署意見(jiàn)，涉及法律法規(guī)的公文在送辦公室審簽前要送經(jīng)法規(guī)產(chǎn)業(yè)處審核同意并簽署意見(jiàn)。
(二)文種適用常見(jiàn)錯(cuò)誤。主要有三個(gè)方面：一是“請(qǐng)示”與“報(bào)告”混用、并用。這個(gè)問(wèn)題在辦公室收文中時(shí)不時(shí)見(jiàn)到。有的單位把向省體育局請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)的“請(qǐng)示”寫(xiě)成“報(bào)告”;有的單位向省體育局寫(xiě)的“報(bào)告”中含有請(qǐng)示事項(xiàng);還有就是一份請(qǐng)示中包含多項(xiàng)請(qǐng)示事項(xiàng)。二是 “請(qǐng)示”、“批復(fù)”、“函”混用。“請(qǐng)示”只能用于本單位的上級(jí)機(jī)關(guān)(領(lǐng)導(dǎo))。“函”適用于平級(jí)單位之間或互不隸屬機(jī)關(guān)之間的詢問(wèn)、答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。“批復(fù)”一般是對(duì)有隸屬關(guān)系的下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的批文。三是上行文文種使用不當(dāng)。下級(jí)單位向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)文一般使用請(qǐng)示、報(bào)告、意見(jiàn)三個(gè)文種(除單位或處室在參加國(guó)家或省會(huì)議后向省體育局提出我省(局)貫徹落實(shí)意見(jiàn)時(shí)可以使用“意見(jiàn)”文種，如××關(guān)于貫徹落實(shí)全國(guó)體育某會(huì)議精神的意見(jiàn)外，一般情況下使用“請(qǐng)示”和“報(bào)告”文種)，其他文種不能用。省體育局辦公室曾經(jīng)收到個(gè)別中心《關(guān)于處罰××同志的決定》、《關(guān)于呈報(bào)×× 的報(bào)告》、《關(guān)于解決××經(jīng)費(fèi)的申請(qǐng)》、《關(guān)于××情況的說(shuō)明》，這都是不正確的，說(shuō)明對(duì)文種使用范圍和寫(xiě)作還不清楚。
(三)“簽發(fā)人”常見(jiàn)錯(cuò)誤。按照規(guī)定，上行文由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，下行文或平行文由主要負(fù)責(zé)人或由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。一是當(dāng)有沒(méi)有。上行文要求標(biāo)注簽發(fā)人姓名,平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)(下行文一般不標(biāo)識(shí)簽發(fā)人)。這方面，出現(xiàn)的問(wèn)題比較多，很多報(bào)省體育局的“請(qǐng)示”、“報(bào)告”沒(méi)有簽發(fā)人，這是不規(guī)范的。二是簽發(fā)人不正確。“主要負(fù)責(zé)人”的含義，國(guó)辦有個(gè)解釋，是指各級(jí)行政機(jī)關(guān)的正職或主持工作的負(fù)責(zé)人。各直屬單位上報(bào)省體育局的文件，必須由主要負(fù)責(zé)人簽字，主要負(fù)責(zé)人因出訪、健康等原因，可由主持工作的負(fù)責(zé)人(不是分管負(fù)責(zé)人)簽發(fā)。個(gè)別單位請(qǐng)示件簽發(fā)人是分管同志，這是不對(duì)的。三是字體使用不正確。公文格式要求，“簽發(fā)人”三字用3號(hào)仿宋字體，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。這一點(diǎn)，大家要注意。四是簽發(fā)人標(biāo)注位置易出錯(cuò)。特別是聯(lián)合行文有多個(gè)簽發(fā)人時(shí)，要求是簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序從左到右、自上而下依次均勻編排，每行兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊，“簽發(fā)人”標(biāo)注在第一行(上行文的發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名同處一行)。
(四)公文標(biāo)題常見(jiàn)錯(cuò)誤。公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、公文內(nèi)容、文種三部分組成，一般格式為“發(fā)文機(jī)關(guān)+關(guān)于××(事由)的+文種”。常見(jiàn)錯(cuò)誤主要有: 一是要素不全。發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種，三要素缺一不可，特別要注意不能缺少發(fā)文機(jī)關(guān)。在使用“報(bào)告”文種時(shí)，遇到比較多的問(wèn)題是“某某中心關(guān)于某某事項(xiàng)的情況報(bào)告”，應(yīng)該用“某某中心關(guān)于某某事項(xiàng)情況的報(bào)告”。二是表述不清楚。例如：某中心更換設(shè)備需要申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)，給省體育局打了個(gè)請(qǐng)示，標(biāo)題是“某某中心關(guān)于更換某種設(shè)備的請(qǐng)示”，這是不對(duì)的，應(yīng)該是“某某中心關(guān)于更換某種設(shè)備所需經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示”;再比如，某某中心就某事提出意見(jiàn)請(qǐng)省體育局批復(fù)，經(jīng)局里研究同意某中心的請(qǐng)示，這時(shí)有職能處室代省體育局起草批復(fù)時(shí)，標(biāo)題用“省體育局關(guān)于某事(某意見(jiàn))的批復(fù)”，這也是不對(duì)的，應(yīng)該是“省體育局關(guān)于同意某事(某意見(jiàn))的批復(fù)”。三是編排不當(dāng)。要求一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字(注意字體)，編排于紅色分隔線下空二行位置(注意位置)，分一行或多行居中排布;標(biāo)題折行時(shí)詞組不能拆開(kāi)，以防止引起歧義;標(biāo)題中的“的”字不能與文種單獨(dú)排行，如“的請(qǐng)示”、“的通知”不能單獨(dú)排行;標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形(原來(lái)下發(fā)文機(jī)關(guān)一般單獨(dú)一行，新的格式?jīng)]有作明確規(guī)定)。四是標(biāo)題中書(shū)名號(hào)使用錯(cuò)誤。根據(jù)規(guī)定，“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”(本次新格式未作明確要求，建議仍按原規(guī)定執(zhí)行)，但實(shí)際公文制作中，與該規(guī)定相違背的標(biāo)題卻屢見(jiàn)不鮮。有的不該用的卻用了。如“關(guān)于印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)某某工作的若干意見(jiàn)》的通知”、“轉(zhuǎn)發(fā)《某某局關(guān)于向某某同志學(xué)習(xí)決定》的通知”，“關(guān)于印發(fā)《某某市體育局局財(cái)務(wù)管理辦法》的通知”，等等。此處的“意見(jiàn)”、“決定”“辦法”都不是法規(guī)、規(guī)章，因此不可用書(shū)名號(hào)，可分別改寫(xiě)為“印發(fā)關(guān)于加強(qiáng)某某工作的若干意見(jiàn)的通知”、“轉(zhuǎn)發(fā)某某局關(guān)于向某某同志學(xué)習(xí)決定的通知”、“關(guān)于印發(fā)某某市體育局局財(cái)務(wù)管理辦法的通知”。有的該用的卻不用或用錯(cuò)了。如“關(guān)于印發(fā)某某工作管理暫行規(guī)定的通知”、“關(guān)于印發(fā)‘某某工作管理暫行規(guī)定’的通知”等等，此處“規(guī)定”屬于規(guī)章類，故應(yīng)用書(shū)名號(hào)標(biāo)注，可改寫(xiě)為“關(guān)于印發(fā)《某某工作管理暫行規(guī)定》的通知”。
(五)主送單位常見(jiàn)錯(cuò)誤。除命令和令、通告、公告、紀(jì)要外，公文必須標(biāo)明主送機(jī)關(guān)(也就是抬頭)，并使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。一是上行文只能標(biāo)注一個(gè)主送機(jī)關(guān)(個(gè)別情況如抬頭“省委、省政府”除外)，給省體育局報(bào)文不能寫(xiě)給處室(如果省體育局內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)如辦公室、人事處等可以自行處置的事項(xiàng)，可以直接向有關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)行文，但應(yīng)當(dāng)使用“函”);二是排序和頓號(hào)、逗號(hào)常用錯(cuò)。下行文可以有多個(gè)主送單位，排列順序遵循“先上后下、先外后內(nèi)”的原則;不同系統(tǒng)、不同級(jí)別的主送單位之間用逗號(hào)隔開(kāi)，同一系統(tǒng)、同一級(jí)別的主送單位之間用頓號(hào)隔開(kāi)。如省政府辦公廳發(fā)文抬頭寫(xiě)成“各設(shè)區(qū)市人民政府，各縣(市、區(qū))人民政府，省政府各部門”，省體育局發(fā)文順序是“各市體育局，機(jī)關(guān)各處室，各直屬單位”，而如果省體育局發(fā)文抬頭寫(xiě)成“各市體育局、機(jī)關(guān)各處室、各直屬單位：”就是不正確的。三是編排不正確。要求編排于標(biāo)題下空一行的位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。這方面大家要注意。
(六)結(jié)構(gòu)層次及其字體、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用常見(jiàn)錯(cuò)誤。一是結(jié)構(gòu)層次表示錯(cuò)誤。一般而言，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)分“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”四個(gè)層次。比較常見(jiàn)的錯(cuò)誤是沒(méi)有嚴(yán)格按照層次表示方法表示,有的第一層用了第二層或第三、四層的表示方法，有的是從第一層表示就直到第三或第四層表示。通常，只有兩個(gè)層次時(shí)，可分別用“一、”“1.”標(biāo)識(shí)(數(shù)字序號(hào)后用小圓號(hào)“.”而不能用頓號(hào)“、”，如“1.”而不是“1、”)，“(一)”和“(1)”括號(hào)外面不帶標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。在一段文字內(nèi)部常使用“ 一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。二是字體使用不當(dāng)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，一般第一層用是黑體、第二層用楷體、第三層和第四層用仿宋體。這方面，大家要注意。三是標(biāo)點(diǎn)使用不規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，公文中第一層次標(biāo)題后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)(一般單獨(dú)成行),第二層次以下的標(biāo)題后均應(yīng)加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)(一般不單獨(dú)成行)。經(jīng)常見(jiàn)到要么都不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，要么全加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，這都是不正確的。
(七)字符使用上容易出現(xiàn)的幾個(gè)錯(cuò)誤。一是漢字“○”用阿拉伯?dāng)?shù)字“0”或大小定英文字母“O”代替;二是公文發(fā)文字號(hào)用的六角括號(hào)“〔〕”用中括號(hào)“〔〕”或小括號(hào)“()”代替;三是單書(shū)名號(hào)“〈〉”用大于、小于號(hào)合在一起形成“<>”代替;四是分隔符“.”用小數(shù)點(diǎn)“.”代替;五是代替“某”的“×”符號(hào)用英文大寫(xiě)字母“X”代替。解決以上問(wèn)題，可從文檔“插入”功能的“特殊符號(hào)”中查找。同時(shí)要注意，行文中遇數(shù)字、“%”、字符和英文人名在轉(zhuǎn)行時(shí)應(yīng)作技術(shù)處理，不得分開(kāi)。
(八)數(shù)值范圍表述常見(jiàn)錯(cuò)誤。常見(jiàn)的錯(cuò)誤有：4-6%、0.2-6等，規(guī)范的寫(xiě)法應(yīng)分別為4%-6%、0.2-0.6。用分?jǐn)?shù)和整數(shù)表述數(shù)字范圍時(shí)，也不能省略第一個(gè)數(shù)字后的單位，如“5萬(wàn)-10萬(wàn)人”不能寫(xiě)成“5-10萬(wàn)人”、“18歲至20歲”不能寫(xiě)成“18至20歲”。表示時(shí)間范圍時(shí)，可用“2000-2005年”、“3-4月”，但不能用“2000-2005年度”、“3-4月份”。表示概數(shù)時(shí)，鄰近的兩個(gè)數(shù)字應(yīng)當(dāng)并列連用，中間不應(yīng)使用頓號(hào)隔開(kāi)，如“三四天”，不能寫(xiě)成“三、四天”、“七八十年代”不能寫(xiě)成“七、八十年代”。
(九)引用(引文)常見(jiàn)錯(cuò)誤。一是引用公文不規(guī)范，往往只引發(fā)文號(hào)或不引發(fā)文號(hào)。根據(jù)規(guī)定，文中多次引用同一文件，應(yīng)先引發(fā)文機(jī)關(guān)(有時(shí)可省略)、標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)(用括號(hào)括住),再次出現(xiàn)時(shí)可直接引用發(fā)文字號(hào)，無(wú)文號(hào)的，第一次引用時(shí)可在文件名稱后面加括號(hào)注明簡(jiǎn)稱。二是引用“(草案)、(試行)、(征求意見(jiàn)稿)、(送審稿)”時(shí)不規(guī)范，出現(xiàn)諸如“現(xiàn)將《×××實(shí)施方案》(征求意見(jiàn)稿)呈上，請(qǐng)?zhí)岢鲂薷囊庖?jiàn)”的錯(cuò)誤。規(guī)范用法是,在引用標(biāo)題上含有“(草案)、(試行)、(征求意見(jiàn)稿)、(送審稿)”等字樣的規(guī)章制度、方案時(shí)，引用其標(biāo)題時(shí)應(yīng)放在書(shū)名號(hào)之內(nèi)(其余放在書(shū)名號(hào)外)，如上例應(yīng)寫(xiě)為“現(xiàn)將《×××實(shí)施方案(征求意見(jiàn)稿)》呈上，請(qǐng)?zhí)岢鲂薷囊庖?jiàn)”。三是使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱時(shí)不規(guī)范。一般先用全稱并加括號(hào)注明“以下簡(jiǎn)稱×××” 首次出現(xiàn)時(shí)就需簡(jiǎn)稱的，應(yīng)在直接簡(jiǎn)稱后加括號(hào)說(shuō)明其全稱。四是標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用錯(cuò)誤。文中直接引用語(yǔ)一般要用引號(hào)標(biāo)明，凡將引用語(yǔ)獨(dú)立來(lái)用，末尾的標(biāo)點(diǎn)應(yīng)放在引號(hào)的里邊，凡將引用語(yǔ)作為作者自己話的一部分，末尾不用標(biāo)點(diǎn)(是一句話的最后時(shí)，句號(hào)放在引號(hào)外)。許多公文在這方面經(jīng)常用錯(cuò)。
(十)阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混淆。規(guī)范用法：一是定型的詞、詞組、成語(yǔ)、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)或具有修辭色彩的詞語(yǔ)中，作為語(yǔ)素的數(shù)字必須使用漢字。如，五味子、七上八下、四菜一湯、八字沒(méi)一撇、“十二五”規(guī)劃、五易其稿等。二是中國(guó)干支紀(jì)年、夏歷月日，含有日月簡(jiǎn)稱表示事件、節(jié)日的詞組以及帶有“幾”字的數(shù)字表示約數(shù)的必須用漢字。如辛卯年正月二十三、七七事變、十幾個(gè)人、幾千分之一等。三是統(tǒng)計(jì)表中的數(shù)值(正負(fù)數(shù)、小數(shù)、百分比、分?jǐn)?shù)等)以及公歷世紀(jì)、年代、年、月、日和時(shí)刻，必須用阿拉伯?dāng)?shù)字。如改革開(kāi)放30年來(lái)、下午5時(shí)前報(bào)到、公元前2500年等。實(shí)際使用中，也有一些情況，具體使用漢字還是使用阿拉伯?dāng)?shù)字不是絕對(duì)的，允許靈活變通。比如，整數(shù)一至十如果不是出現(xiàn)在具有統(tǒng)計(jì)意義的一組數(shù)字中，可以用漢字;比較孤立的普通數(shù)量結(jié)構(gòu)(數(shù)字加普通量詞)，如果是十以下的整數(shù)用漢字就較得體，如一個(gè)人、三本書(shū)、看了十遍、三項(xiàng)議題等;用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“約”、“大概”等表示的約數(shù)一般使用漢字，但如果文中出現(xiàn)一組具有統(tǒng)計(jì)和比較意義的數(shù)字，為保持體例上的一致性，其約數(shù)也可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如“通過(guò)幾年的發(fā)展，該區(qū)已入駐企業(yè)35家，總投資近20億元，2010年完成稅收5000多萬(wàn)元。”
(十一)容易用錯(cuò)的詞。一是“截止”與“截至”。 從意思上講，“截止”含有“停止”的意思，而“截至”的“至”有“到”的意思。從用法上來(lái)說(shuō)，“截止”后不能帶時(shí)間賓語(yǔ)，不能說(shuō)“截止昨天”或者“截止某月某日”。 “截至”后面必須帶時(shí)間賓語(yǔ)，例如“截至昨天”、“截至某月某日”。如果“截止”后面加上“到”，就與“截至”的意思相同了，可以在后面帶賓語(yǔ)。例如“截止到昨天”、“截止至某月某日”。二是“制定”與“制訂”。“制定”強(qiáng)調(diào)法規(guī)等的定型和拍板定案，強(qiáng)調(diào)動(dòng)作已完成;“制訂”強(qiáng)調(diào)方案、計(jì)劃等形成過(guò)程。“制定”的對(duì)象多是路線、方針、政策、法令、規(guī)章制度等;“制訂”的對(duì)象多是方案、計(jì)劃、規(guī)劃。“制定”突出法律、規(guī)章等表示抽象和大方面者居多;“制訂”表示具體形象者居多，公文中習(xí)慣用于具體規(guī)章制度的訂立，如“研究制定體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃”應(yīng)該是“制訂體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃”。三是“其它”與“其他”。據(jù)國(guó)家語(yǔ)委有關(guān)規(guī)定，在法律法規(guī)和公文中統(tǒng)一用“其他”，不用“其它”一詞。四是“按照”與“遵照”。“按照”是中性詞，使用范圍較廣，通用于各種文體;“遵照”帶有尊重色彩，后面的名詞多為上級(jí)、長(zhǎng)輩的指示、教導(dǎo)等。“按照”是介詞，“遵照”是動(dòng)詞，如“按照×× 同志的指示精神……”，應(yīng)寫(xiě)為“遵照×× 同志的指示精神……”。五是“報(bào)道”與“報(bào)導(dǎo)”。公文中統(tǒng)一用“報(bào)道”，不能用“報(bào)導(dǎo)”。六是“期間”與“其間”。在使用時(shí)，“其間”前面總有一段關(guān)于時(shí)間的敘述，“其間”承上表示“這段時(shí)間里”或“那段時(shí)間里”。如果“其間”前面再加上“這”或“那”，就重復(fù)了。 “期間”的用法恰恰相反，它前面應(yīng)該加修飾成分，如“這期間”“那期間”“開(kāi)會(huì)期間”等等。“期間”不能單說(shuō)，而“其間”可以單說(shuō)，如“期間，對(duì)文件修改了20多次。”應(yīng)寫(xiě)為“其間，對(duì)文件修改了20多次”。七是列舉完后“等”的用法。有兩種情況，一種是沒(méi)有列舉完的時(shí)候用“等”，如“北京、上海等城市”，還有一種用法是列舉完之后用 “等”，例如“北京、上海、武漢、長(zhǎng)沙等四座城市”，這里的“等”是表示列舉完了之后收尾。
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