2017年公文寫(xiě)作新要求
2017年公文寫(xiě)作新要求
對(duì)于新的公文寫(xiě)作規(guī)范大家知道有什么嘛?今天小編給大家整理了關(guān)于2017年最新公文寫(xiě)作要求，歡迎閱讀!
2017年最新公文寫(xiě)作要求
公文的格式，指的是公文的外觀(guān)形式，它既包括組成公文的各部分文字符號(hào)在載體(紙張等)上的排列和標(biāo)識(shí)規(guī)則，也包括公文的用紙要求和印制規(guī)范，換言之，公文的格式就是公文的書(shū)面結(jié)構(gòu)與公文的用紙和印制規(guī)范的總和，是對(duì)公文的文面要求。公文格式的特點(diǎn)具有較強(qiáng)的規(guī)范性。規(guī)范的公文格式有利于維護(hù)公文的嚴(yán)肅性，使公文的寫(xiě)作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不僅增加公文的美學(xué)效果，而且方便對(duì)其進(jìn)行閱讀與傳遞、處理，提高工作效率。
(一)公文的發(fā)布形式和適用范圍
就法院系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，以中院為例，主要有：
1、《宜昌市中級(jí)人民法院文件(宜市中法發(fā))》，主要用于傳達(dá)貫徹黨的方針、政策或重要工作部署，發(fā)布重要的決定、通知等。
2、《宜昌市中級(jí)人民法院(宜市中法)》，主要用于人事任免、重要會(huì)議及其他事項(xiàng)的通知、批復(fù)、命令、議案、請(qǐng)示、報(bào)告、通報(bào)、函等。
3、《宜昌市中級(jí)人民法院辦公室文件(宜市中法辦)》，是中院文件的補(bǔ)充形式，主要適用于辦公室根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)、傳達(dá)或代本院發(fā)布某些事項(xiàng)，發(fā)布辦公室職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)。
4、《傳真電報(bào)(宜市中法明傳、密傳)》，用于中院和中院各部門(mén)通知召開(kāi)會(huì)議、時(shí)效性較強(qiáng)事項(xiàng)、事務(wù)活動(dòng)安排、處理突發(fā)事件的措施等。
5、以中院各部門(mén)名義制發(fā)的公文，一般使用中院信箋版頭。
(二)公文的書(shū)面格式
公文的書(shū)面格式，是指公文全部文面組成要素的排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》將公文的書(shū)面格式劃分為眉首、主體、版記三部分，并分為秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等7個(gè)要素。置于公文首頁(yè)紅色反線(xiàn)(又稱(chēng)間隔橫線(xiàn))以上的各要素統(tǒng)稱(chēng)眉首;置于紅色反線(xiàn)(不含紅色反線(xiàn))以下至主題詞(不含主題詞)之間的各要素統(tǒng)稱(chēng)主體;置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱(chēng)版記。
——眉首。眉首一般由公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、紅色反線(xiàn)等要素組成，實(shí)際上就是置于公文首頁(yè)紅色反線(xiàn)(寬度同版心，即156mm)以上的各要素。
1、公文份數(shù)序號(hào)
公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。公文如需標(biāo)識(shí)份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行，采用紅色號(hào)碼機(jī)套印，比如同一文稿共印100份，其中第1份的序號(hào)可寫(xiě)“001”，最后一份的序號(hào)可寫(xiě)成“100”。標(biāo)識(shí)份數(shù)序號(hào)，其主要作用是便利公文的登記、分發(fā)和檢查。
2、秘密等級(jí)和保密期限
秘密等級(jí)和保密期限是對(duì)涉及黨和國(guó)家秘密的公文的保密程度和傳遞處理的要求，是在一定時(shí)間內(nèi)只限于特定范圍的人員知曉的。黨和國(guó)家機(jī)關(guān)的公文密級(jí)均為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三個(gè)等級(jí)，其中“絕密”、“機(jī)密”兩個(gè)密級(jí)的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。絕密是最重要的國(guó)家秘密，如果泄露出去會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。公文如需標(biāo)識(shí)密級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心有上角第1行，并且標(biāo)識(shí)密級(jí)的兩字之間須空1個(gè)字;如需同時(shí)標(biāo)識(shí)密級(jí)和保密期限，則兩項(xiàng)同用3號(hào)黑體字，并且密級(jí)在前，保密期限置后，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，密級(jí)和保密期限之間用“★”隔開(kāi)。標(biāo)注密級(jí)的同時(shí)應(yīng)標(biāo)注保密期限，保密期限一般分一年以?xún)?nèi)、一年及一年以上、長(zhǎng)期和期限不作標(biāo)注。期限不作標(biāo)注的一般按保密期20年認(rèn)定，如秘密★6個(gè)月、機(jī)密★3年、絕密★長(zhǎng)期。
3、緊急程度
緊急程度是對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)間要求。黨的機(jī)關(guān)公文的緊急程度分為“特急”、“加急”兩種，國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文的緊急程度分為“特急”、“急件”兩種。如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，并且標(biāo)識(shí)緊急程度的兩字之間須空1個(gè)字;如需同時(shí)標(biāo)識(shí)密級(jí)、保密期限和緊急程度，則密級(jí)和保密期限頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。
4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》稱(chēng)之為“版頭”。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”組成，某些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，不加“文件”字樣，比如“函”：“命令(令)”、“會(huì)議紀(jì)要”除標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)外，還應(yīng)加上文種?！吨袊?guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定：版頭“由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加文件二字或者加括號(hào)標(biāo)明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁(yè)上部”。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣一般為25mm;上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm.“函”的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣距上頁(yè)邊的距離為30mm，發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)下4mm處為一條武文線(xiàn)(上粗下細(xì))，距下頁(yè)邊20mm處為一條文武線(xiàn)(上細(xì)下粗)，兩條線(xiàn)長(zhǎng)均為170mm.“命令(令)”的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為20mm.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)原則上應(yīng)使用小標(biāo)宋體字和紅色標(biāo)識(shí)，字號(hào)以醒目美觀(guān)為原則由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定，但一般應(yīng)小于22mm×15mm.聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)右側(cè)，上下居中排列。即使是聯(lián)合行文機(jī)關(guān)較多，也必須保證公文首頁(yè)顯示正文。
5、發(fā)文字號(hào)
發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文字號(hào)一般在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行處，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注并居中排布。“命令(令)”的發(fā)文字號(hào)標(biāo)注在“命令(令)”的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下邊緣空2行居中位置：“會(huì)議紀(jì)要”編號(hào)置于“會(huì)議紀(jì)要”標(biāo)識(shí)之下、紅色反線(xiàn)之上正中間。聯(lián)合行文一般只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。機(jī)關(guān)代字應(yīng)當(dāng)反映發(fā)文機(jī)關(guān)或部門(mén)的性質(zhì)。同一機(jī)關(guān)。部門(mén)的同一類(lèi)公文的代字應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，不可有幾種寫(xiě)法。機(jī)關(guān)代字一般可取機(jī)關(guān)名稱(chēng)前一個(gè)或兩個(gè)字，但要注意與名稱(chēng)相近的其他機(jī)關(guān)相區(qū)別。年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí);年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角括號(hào)“〔〕”括住;序號(hào)不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。
6、簽發(fā)人
發(fā)文機(jī)關(guān)簽發(fā)簽批公文的領(lǐng)導(dǎo)人的姓名。上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字：“簽發(fā)人”用3號(hào)仿宋體字，“簽發(fā)人”后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如果是聯(lián)合行文，則有多個(gè)簽發(fā)人，這時(shí)，主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名從第二行起在主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人姓名之下，按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線(xiàn)，并使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線(xiàn)與其距離為4mm.
7、紅色反線(xiàn)
紅色反線(xiàn)一般標(biāo)印在發(fā)文字號(hào)之下4mm處，其長(zhǎng)度與版心等寬(即156mm)。
——主體。主體一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時(shí)間、印章、附注等要素組成。
1、標(biāo)題
公文的標(biāo)題是對(duì)公文內(nèi)容的概括和對(duì)行文目的的揭示，因而應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確扼要地反映公文的主要內(nèi)容。公文標(biāo)題中除法律、法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。書(shū)寫(xiě)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)或貫徹上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)出的公文的標(biāo)題，應(yīng)將事由寫(xiě)清楚，而不能只寫(xiě)原文發(fā)文字號(hào)。下發(fā)行政法規(guī)、規(guī)章的公文標(biāo)題用“發(fā)布”，下發(fā)隸屬機(jī)關(guān)的公文標(biāo)題用“批轉(zhuǎn)”，下發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文標(biāo)題用“轉(zhuǎn)發(fā)”，印(轉(zhuǎn))發(fā)“方案”、“計(jì)劃”等沒(méi)有抬頭的公文或其他資料性的公文，標(biāo)題中一般不冠原制發(fā)機(jī)關(guān)名稱(chēng)，而將原制發(fā)機(jī)關(guān)名稱(chēng)及成文時(shí)間在印發(fā)的原文標(biāo)題下注明，并用圓括號(hào)括起來(lái)。
公文標(biāo)題一般標(biāo)識(shí)在紅色反線(xiàn)下空2行處，用2號(hào)小標(biāo)宋體字居中排布。如果字?jǐn)?shù)偏多，需要分行排列，分行時(shí)須注意不要把各行上下對(duì)齊排成等長(zhǎng)，更不得將兩個(gè)字以上的詞拆開(kāi)排在不同行的首尾，總之標(biāo)題的排布要做到詞義完整、排列對(duì)稱(chēng)、間距恰當(dāng)。
2、主送機(jī)關(guān)
主送機(jī)關(guān)是指公文的主要接收機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。如果主送機(jī)關(guān)較多，則應(yīng)按其性質(zhì)、級(jí)別和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列，同性質(zhì)或同級(jí)別的機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)，不同性質(zhì)或不同級(jí)別的機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)。比如國(guó)務(wù)院對(duì)下行文，其主送機(jī)關(guān)的排列形式是：“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)”;中院對(duì)下行文，其主送機(jī)關(guān)排列形式一般是：“各基層人民法院，中院各部門(mén)”。
主送機(jī)關(guān)一般在標(biāo)題下空1行、左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)全角冒號(hào)。如果主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān);向下級(jí)部分機(jī)關(guān)發(fā)送的公文，如果發(fā)送機(jī)關(guān)少，可將發(fā)送機(jī)關(guān)名稱(chēng)全部寫(xiě)上，發(fā)送機(jī)關(guān)多，可采用“各有關(guān)部門(mén)和單位”等辦法概寫(xiě)。
3、正文
正文是公文的主體部分。正文應(yīng)置于主送機(jī)關(guān)下一行，用3號(hào)仿宋體字，每自然段左空2字，回行頂格;數(shù)字、年份不能回行。“命令(令)”的正文置于令號(hào)下空2行的位置。正文中的人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào);引用外文應(yīng)當(dāng)注明其中文含義;日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明具體的年、月、日;必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位。用詞、用字要準(zhǔn)確、規(guī)范，文內(nèi)如果要使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，必須在首次使用全稱(chēng)的同時(shí)注明簡(jiǎn)稱(chēng)，并且還要注意簡(jiǎn)稱(chēng)在同一篇公文中必須前后統(tǒng)一;公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和在詞、詞組、成語(yǔ)、慣用詞、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，一般應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字;用數(shù)字表示多層次結(jié)構(gòu)序數(shù)，其標(biāo)識(shí)方法為：
第一層用“一、”“二、”“三、”……
第二層用“(一)”“(二)”“(三)”……
第三層用“1、”“2、”“3、”……
第四層用“(1)”“(2)”“(3)”……
絕對(duì)不可以將層次顛倒過(guò)來(lái)，隨意使用，比如用“(一)”“(二)”“(三)”……作第一層，用“一、”“二、”“三、”……作第二層，等等，這是不允許的。
4、附件
附件是正文的附屬部分，是補(bǔ)充公文正文內(nèi)容的其他公文或材料(包括圖表)。公文如有附件，應(yīng)在正文下空一行左空2字的位置用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱(chēng)。附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文僅二個(gè)附件的只標(biāo)注其名稱(chēng)，不標(biāo)序號(hào)，如有兩個(gè)或兩個(gè)以上附件，則應(yīng)在附件名稱(chēng)前標(biāo)明序號(hào)，序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，比如：
附件：(1)XXXXXX
附件：(2)XXXXXX
如果正文中已寫(xiě)明附件的名稱(chēng)，在正文之下可不做附件說(shuō)明。附件應(yīng)在公文成文日期之后，另起一頁(yè)與正文一起裝訂，并在附件左上角第二行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)還要標(biāo)識(shí)序號(hào)，比如“附件1”、“附件2”等。附件的序號(hào)和名稱(chēng)應(yīng)與公文正文之下的附件說(shuō)明一致。如果附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第一行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件(或帶序號(hào))。
需要說(shuō)明的是，附件并不是每份公文都必須有的，是否附列附件，應(yīng)根據(jù)具體情況和實(shí)際需要決定。
5、成文時(shí)間
成文時(shí)間以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)時(shí)間為準(zhǔn)。公文成文時(shí)間用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫(xiě)為“○”，一般置于正文右下方，具體的上下位置依印章來(lái)定，左右位置由字?jǐn)?shù)來(lái)定。“命令(令)”的成文時(shí)間標(biāo)識(shí)在簽發(fā)人簽名章下一行右空2字處，“會(huì)議紀(jì)要”的成文時(shí)間居右頂格標(biāo)識(shí)在紅色反線(xiàn)之上右側(cè)。
6、印章
印章指正文末尾加蓋的發(fā)文機(jī)關(guān)印章或領(lǐng)導(dǎo)同志簽名章，是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文表示負(fù)責(zé)并標(biāo)志公文生效的憑證。公文除會(huì)議紀(jì)要、翻印件外，均應(yīng)加蓋印章。應(yīng)加蓋印章的公文，除用“令”發(fā)布行政法規(guī)、規(guī)章，按照法定程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或其常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)的議案和少數(shù)函件用領(lǐng)導(dǎo)同志簽名章外，均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。聯(lián)合上報(bào)的公文由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。公文所蓋的印章一定要與發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱(chēng)一致，因故需用別的印章代替時(shí)，應(yīng)注明“代”字。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間并加蓋印章。成文日期右空4字。加蓋印章應(yīng)上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時(shí)間。正確的蓋章方式有：(1)下套方式。當(dāng)印章文字環(huán)行排列、下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上;(2)中套方式。當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線(xiàn)壓在成文時(shí)間上。
當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開(kāi)，左右各空7字。主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩個(gè)印章均壓成文日期。要注意只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過(guò)3mm.
當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋三個(gè)或三個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)(可用簡(jiǎn)稱(chēng))排在成文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心;最后一排如一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布;印章之間互不相交或相切。在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。
7、附注
附注一般是對(duì)公文的發(fā)放范圍、使用時(shí)需注意事項(xiàng)等情況的說(shuō)明，比如“此件發(fā)至省、軍級(jí)”、“此件發(fā)至縣、團(tuán)級(jí)”等。公文如有附注，一般用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。公文附注不屬于公文內(nèi)容，標(biāo)注公文附注一般在公文落款印章的左下方，用圓括號(hào)標(biāo)注。按照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，請(qǐng)示性的公文應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話(huà)。
——版記。版記一般由主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間、份數(shù)、反線(xiàn)等要素組成。版記應(yīng)置于公文的最后一頁(yè)(即封四，亦稱(chēng)封底)，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。
1、主題詞
主題詞是反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組，應(yīng)按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。“主題詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào);詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。主題詞應(yīng)先標(biāo)反映公文內(nèi)容的詞，后標(biāo)反映公文文種的詞。一般情況下，一篇公文可標(biāo)1～5個(gè)主題詞，但最多不超過(guò)5個(gè)。主題詞詞目之間不用標(biāo)點(diǎn)分隔，而是彼此間隔一個(gè)字的距離。主題詞應(yīng)置于公文最后一頁(yè)的下半部，即成文時(shí)間的右下方以及抄送機(jī)關(guān)的左上側(cè)。
2、抄送機(jī)關(guān)
公文都必須有的，應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容、發(fā)文目的和隸屬關(guān)系嚴(yán)格控制，其排列順序一般為：上級(jí)機(jī)關(guān)單排一行，黨政機(jī)關(guān)、軍事機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、民主黨派等合排一行，人大、政協(xié)、法院、檢察院等合排一行，其他單位合排一行。公文如有抄送，則在“主題詞”下一行，左空1字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào);抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊;在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如果主送機(jī)關(guān)移至“主題詞”之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。
3、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間
印發(fā)機(jī)關(guān)多數(shù)不以行文機(jī)關(guān)名稱(chēng)出現(xiàn)，而只用機(jī)關(guān)辦公室名稱(chēng)。印發(fā)機(jī)關(guān)位于抄送機(jī)關(guān)之下(如無(wú)抄送機(jī)關(guān)則在“主題詞”之下)，占1行位置，用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。
4、份數(shù)
份數(shù)置于印發(fā)時(shí)間之下，右空3字，用3號(hào)仿宋體字和阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。
5、反線(xiàn)
版記中主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間等要素之下分別加一條反線(xiàn)，其寬度等同于版心。
(三)公文的用紙格式
公文的用紙格式，主要包括公文用紙的主要技術(shù)指標(biāo)和公文用紙的幅面及版面尺寸兩個(gè)基本方面?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定：“公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2～80g/m2的膠版印刷或復(fù)印紙，紙張白度為85%～90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5—9.5.”
國(guó)家機(jī)關(guān)公文用紙的幅面尺寸，《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定：“公文用紙采用GB/f148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm.”當(dāng)前黨內(nèi)系統(tǒng)公文仍然采用幅面為184mm×260mm的紙張，不夠統(tǒng)一。張貼的公文用紙大小，可根據(jù)實(shí)際需要確定，但應(yīng)保持一定的紙型，如8開(kāi)型、A4開(kāi)型等，以便于折疊和裝訂。
至于公文用紙的頁(yè)邊和版心尺寸，《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定：“公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±1mm”，“公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm”，“版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁(yè)碼)”。
(四)公文的印裝格式
公文一律采用從左至右橫寫(xiě)、橫排的格式。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字，少數(shù)民族文字版的公文應(yīng)按其習(xí)慣書(shū)寫(xiě)和排版。
公文的排版規(guī)格，《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定：“正文用3號(hào)仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。”一個(gè)基準(zhǔn)行的距離為一個(gè)3號(hào)字的高度加上該3號(hào)字高度的7/8倍。
公文的制版要求是，版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷畫(huà)，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm.
公文的印刷要求是，雙面印刷;頁(yè)碼應(yīng)套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm.印品著墨要實(shí)而均勻，字面不花、不白、無(wú)斷畫(huà)，黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%、M80%。
公文的裝訂要求是，左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的封面與書(shū)心不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm.騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸訂眼距書(shū)心上下各1/4處，允許誤差±4mm.平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm～5mm;無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固;后背不可散頁(yè)明訂。
公文的頁(yè)碼標(biāo)識(shí)，要求用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)字，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線(xiàn)，一字線(xiàn)距版心下邊緣7mm.單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字，空白頁(yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)頁(yè)碼。
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