公文15個(gè)種類不同(2)
公文15個(gè)種類不同：報(bào)告 請(qǐng)示 批復(fù)
第十種類：對(duì)報(bào)告的理解與把握
機(jī)關(guān)工作者經(jīng)常接觸的一個(gè)非常重要的文種就是“報(bào)告”。
(一)概念：
1、宣告;告訴。
2、對(duì)上級(jí)有所陳請(qǐng)或匯報(bào)時(shí)所作的口頭或書面的陳述。
3、在會(huì)議上向群眾所作的正式陳述。 如政府工作報(bào)告。
4、手下進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)的辦公室進(jìn)門之前的一種告知：“報(bào)告，我來(lái)了”。
5、告狀：打小報(bào)告。
公文中報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)時(shí)使用文種。
(二)主要特點(diǎn)。一是廣泛性。適用范圍廣泛。二是陳述性，內(nèi)容以陳述為主。三是單向性，下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)單向行文。四是事后性，“事前請(qǐng)示、事后報(bào)告”。
(三)容易出現(xiàn)的問(wèn)題。
1.報(bào)告中夾雜著請(qǐng)示內(nèi)容。報(bào)告與請(qǐng)示都是上行文，但是它們的行文作用卻有所不同。一是對(duì)上級(jí)的要求不同。報(bào)告不要求上級(jí)答復(fù)，而請(qǐng)示是要求上級(jí)答復(fù)的。也就是說(shuō)報(bào)告經(jīng)常是閱件，而請(qǐng)示則是辦件。閱件領(lǐng)導(dǎo)同志看到之后可辦可不辦，但辦件領(lǐng)導(dǎo)同志必辦。二是報(bào)告是事中或事后行文，而請(qǐng)示只能是事前行文。三是文種性質(zhì)不同。報(bào)告屬于陳述性的上行文，而請(qǐng)示屬于請(qǐng)求性質(zhì)的上行公文。四是行文的目的不同。
2.沒(méi)有反映上級(jí)意圖。報(bào)告一般都有上級(jí)部門發(fā)來(lái)的前件，下級(jí)部門給上級(jí)部門打報(bào)告必須吃透上級(jí)部門的精神，才能準(zhǔn)確地給上級(jí)部門報(bào)告情況。有些報(bào)告沒(méi)有回答好上級(jí)機(jī)關(guān)的問(wèn)題，提出了不少建議，這是不符合報(bào)告的要求的。
3.報(bào)告與請(qǐng)示并用。這是文種使用上的錯(cuò)誤，有的報(bào)告夾雜多個(gè)請(qǐng)示事項(xiàng)，上級(jí)機(jī)關(guān)接到這樣的文件一般都做為退文處理。
第十一種類：對(duì)請(qǐng)示的理解和把握
一、基本概念。請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求對(duì)某項(xiàng)工作、問(wèn)題作出指示，對(duì)某項(xiàng)政策界限給予明確，對(duì)某事予以審核批準(zhǔn)時(shí)使用的一種請(qǐng)求性公文，是應(yīng)用寫作實(shí)踐中的一種常用文體。請(qǐng)示可分為解決某種問(wèn)題的請(qǐng)示，請(qǐng)求批準(zhǔn)某種事項(xiàng)的請(qǐng)示。
二、請(qǐng)示必須具備以下三個(gè)條件：
(一)必須是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)的行文。
(二)請(qǐng)示的問(wèn)題必須是自己無(wú)權(quán)作出決定和處理的。
(三)必須是為了向上級(jí)請(qǐng)求批準(zhǔn)。
三、分類。根據(jù)請(qǐng)示的不同內(nèi)容和寫作意圖分為三類：
(一)請(qǐng)求指示的請(qǐng)示。此類請(qǐng)示一般是政策性請(qǐng)示，是下級(jí)機(jī)關(guān)需要上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)原有政策規(guī)定作出明確解釋，對(duì)變通處理的問(wèn)題作出審查認(rèn)定，對(duì)如何處理突發(fā)事件或新情況、新問(wèn)題作出明確指示等請(qǐng)示。
(二)請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示。此類請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)某些具體事宜向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示，主要目的是為了解決某些實(shí)際困難和具體問(wèn)題。
(三)請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的請(qǐng)示。下級(jí)機(jī)關(guān)就某一涉及面廣的事項(xiàng)提出處理意見(jiàn)和辦法，需各有關(guān)方面協(xié)同辦理，但按規(guī)定又不能指令平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬部門辦理，需上級(jí)機(jī)關(guān)審定后批轉(zhuǎn)執(zhí)行，這樣的請(qǐng)示就屬此類。
四、請(qǐng)示具有以下特點(diǎn)：
(一)內(nèi)容針對(duì)性、規(guī)定性強(qiáng)。
(二)請(qǐng)示事項(xiàng)一般時(shí)間性較強(qiáng)。請(qǐng)示的事項(xiàng)一般都是急需明確和解決的，否則會(huì)影響正常工作，因此時(shí)間性強(qiáng)。
(三)單一性，應(yīng)一事一請(qǐng)示。一般主送一個(gè)機(jī)關(guān)，不多頭主送，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得在請(qǐng)示的同時(shí)又抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。
(四)呈批性。無(wú)論同意與否，上級(jí)機(jī)關(guān)都要給予答復(fù)。
(五)應(yīng)按隸屬關(guān)系逐級(jí)請(qǐng)示，一般情況不得越級(jí)請(qǐng)示，如確需越級(jí)請(qǐng)示，應(yīng)同時(shí)抄報(bào)直接主管部門。
(六)事前性。必須是事前請(qǐng)示，不可先斬后奏。
五、審核請(qǐng)示的注意事項(xiàng)。
(一)批復(fù)性請(qǐng)示除審核請(qǐng)示內(nèi)容外，最關(guān)鍵的是要審核請(qǐng)示批復(fù)的代擬稿，涉法涉訴問(wèn)題要請(qǐng)法制部門審核把關(guān)后批復(fù)。
(二)地方政府請(qǐng)示省政府并以省政府名義向國(guó)務(wù)院請(qǐng)示的事項(xiàng)，地方政府代擬稿應(yīng)當(dāng)經(jīng)省政府的主管部門審核后再以省政府的名義上報(bào)。如經(jīng)過(guò)多個(gè)部門應(yīng)由牽頭部門牽頭會(huì)同有關(guān)部門會(huì)簽。
第十二種類：批復(fù)
(一)概念。批復(fù)是“答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)”時(shí)使用的文種。批復(fù)是用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的公文。它是機(jī)關(guān)應(yīng)用寫作活動(dòng)中的一種常用公務(wù)文書。
(二)特點(diǎn)。
1.行文具有被動(dòng)性。批復(fù)的寫作以下級(jí)的請(qǐng)示為前提，它是專門用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的公文，先有上報(bào)的請(qǐng)示，后有下發(fā)的批復(fù)，一來(lái)一往，被動(dòng)行文，這一點(diǎn)與其他公文有所不同。
2.內(nèi)容具有針對(duì)性。批復(fù)要針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)表明是否同意或是否可行的態(tài)度，批復(fù)事項(xiàng)必須針對(duì)請(qǐng)示內(nèi)容來(lái)答復(fù)，而不能另找與請(qǐng)示內(nèi)容不相關(guān)的話題。因此批復(fù)的內(nèi)容必須明確、簡(jiǎn)潔，以利下級(jí)機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行。
3.效用的權(quán)威性。批復(fù)表示的是上級(jí)機(jī)關(guān)的結(jié)論性意見(jiàn)，下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的答復(fù)必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行，不得違背，批復(fù)的效用在這方面類似命令、決定，帶有很強(qiáng)的權(quán)威性。
4.語(yǔ)言的簡(jiǎn)明性。批復(fù)的內(nèi)容要求簡(jiǎn)明扼要，對(duì)請(qǐng)示件中請(qǐng)求事項(xiàng)只作原則性、結(jié)論性的表態(tài)、指示、決定，或提出方向性的意見(jiàn)，無(wú)須作具體分析和闡述。
(三)批復(fù)的分類根據(jù)批復(fù)的內(nèi)容和性質(zhì)不同，可以分為審批事項(xiàng)批復(fù)、審批法規(guī)批復(fù)和闡述政策的批復(fù)等三種。還有肯定性批復(fù)、否定性批復(fù)和解答性批復(fù)三種。
(四)審核時(shí)注意事項(xiàng)。
1.審核請(qǐng)示的內(nèi)容是否需要批復(fù)。
2.審核地方政府的文件，應(yīng)轉(zhuǎn)由主辦部門承辦，并由主辦部門起草代擬反復(fù)稿。
3.部門呈報(bào)的需要批復(fù)的公文，應(yīng)附代擬稿。上級(jí)辦文部門應(yīng)當(dāng)依照有關(guān)規(guī)定審核請(qǐng)示內(nèi)容及代擬稿。
4.上級(jí)部門對(duì)下級(jí)部門的批復(fù)要承擔(dān)法律責(zé)任。
所以審核批復(fù)時(shí)要慎之又慎。
公文15個(gè)種類不同：議案 函 會(huì)議紀(jì)要
第十三種類：議案
(一)概念。議案是由具有法定提案權(quán)的國(guó)家機(jī)關(guān)、會(huì)議常設(shè)或臨時(shí)設(shè)立的機(jī)構(gòu)和組織，以及一定數(shù)量的個(gè)人，向權(quán)力機(jī)構(gòu)提出進(jìn)行審議并作出決定的議事原案。每個(gè)國(guó)家的議案提交程序和規(guī)定都是不一樣的，但是都是行使國(guó)家權(quán)利的重要手段。
在人大《辦法》中給的定義是：“適用于根據(jù)法定程序，有關(guān)機(jī)構(gòu)向人大及其會(huì)提請(qǐng)審議的事項(xiàng)”;在行政《辦法》中給的定義是：“適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)”。這兩個(gè)議案定義有一個(gè)共同特點(diǎn)：都是圍繞人大這個(gè)中心進(jìn)行行文的文種。所不同的是，人大議案的行文主體是多元化的，適用范圍廣泛;行政議案的行文主體只政府一家，適用范圍單一。
(二)主要特點(diǎn)。一是制發(fā)機(jī)關(guān)的法定性。議案的制發(fā)機(jī)關(guān)只能是各級(jí)人民政府，政府的職能部門無(wú)權(quán)制發(fā)。二是內(nèi)容的特定性。人民政府所提議案的內(nèi)容，必須屬于該人民代表大會(huì)或常務(wù)委員會(huì)職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)事項(xiàng)。三是時(shí)效的規(guī)定性。各級(jí)人民政府的議案，應(yīng)當(dāng)而且必須在同級(jí)人民代表大會(huì)或其常務(wù)委員會(huì)舉行會(huì)議規(guī)定的限期前提出，否則不能列為議案，超過(guò)期限提交的議案一般改作“建議”處理，或移交下次人大會(huì)議處理。提交大會(huì)審議的議案，必須限期審議表決或提出處理意見(jiàn)。四是行文的定向性。議案只能由各級(jí)人民政府向同級(jí)人民代表大會(huì)或其常務(wù)委員會(huì)行文,不能向其他部門單位行文，主送機(jī)關(guān)也只有一個(gè)。五是事項(xiàng)的必要性和可行性。適合提交人大議案審議的事項(xiàng), 必須是重要事項(xiàng), 符合人民群眾的意愿和要求, 而且議案中提出的方案辦法措施, 也必須是切實(shí)可行的, 才有可能獲得通過(guò)。
(三)各國(guó)對(duì)議案內(nèi)容的要求。各國(guó)對(duì)議員提案內(nèi)容要求，分沒(méi)有限制、適當(dāng)限制、禁止性條款三種情況。對(duì)議案內(nèi)容完全沒(méi)有限制的國(guó)家很少。大部分國(guó)家都對(duì)議員議案內(nèi)容有少量的限制。另外，有的國(guó)家規(guī)定議案不得包含某些內(nèi)容，如新加坡和以色列規(guī)定議案不得包含種族主義等內(nèi)容。
英國(guó)議會(huì)議事規(guī)則規(guī)定，普通議員議案只能在議會(huì)會(huì)期內(nèi)的每周五被討論，所以提出議案的后座議員們必須事先向議會(huì)秘書登記，然后在星期四通過(guò)抽簽的方法，挑出20件議員提案進(jìn)入周五的議程。
在加拿大，平民院每天有1小時(shí)專門用于審議普通議員提交的議案或動(dòng)議，隨機(jī)挑選出20名議員。在英國(guó)，每周二、周三全體會(huì)議質(zhì)詢議程完畢后，可由一名議員起立提出一項(xiàng)議案，他還可以就通過(guò)該議案的必要性等作10分鐘的說(shuō)明;之后，可由反對(duì)該議案的一名議員予以反駁，時(shí)間也是10分鐘左右。該議案能否被接受，由議會(huì)全體會(huì)議表決。黨團(tuán)配額。
在以色列，議案的數(shù)量主要是由議會(huì)黨團(tuán)來(lái)控制的。
在美國(guó)，控制議案數(shù)量任務(wù)主要落在議會(huì)常設(shè)委員會(huì)身上。美國(guó)國(guó)會(huì)兩院各自的秘書按接收到時(shí)間先后對(duì)議案予以編號(hào)，然后送有關(guān)常設(shè)委員會(huì)，由委員會(huì)決定是否繼續(xù)審議。
在德國(guó)，議案主要是由各議會(huì)黨團(tuán)提出的。議案草稿首先要在議會(huì)黨團(tuán)理事會(huì)討論，然后交其工作小組研究，最后召開議會(huì)黨團(tuán)全體成員討論。議會(huì)黨團(tuán)內(nèi)部達(dá)成一致意見(jiàn)后，議案就提到長(zhǎng)老委員會(huì)，由它決定應(yīng)否列入議程。
各地方政府的公辦部門專門成立議案處(科)，辦理政府建議提案公文。從目前法制社會(huì)要求看，議案文種使用的幾率已經(jīng)越來(lái)越多。
第十四種類：函
一、函的概念
函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
函的適用的范圍相當(dāng)廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機(jī)關(guān)之間行文，而且可以在不相隸屬的機(jī)關(guān)之間行文，其中包括上級(jí)機(jī)關(guān)或者下級(jí)機(jī)關(guān)行文。在適用的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題外，也可以向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)，向上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)具體事項(xiàng)，還可以用于上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)或請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)，以及上級(jí)機(jī)關(guān)催辦下級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)事宜，如要求下級(jí)機(jī)關(guān)函報(bào)報(bào)表、材料、統(tǒng)計(jì)數(shù)字等。此外，函有時(shí)還可用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某件原發(fā)文件作較小的補(bǔ)充或更正。不過(guò)這種情況并不多見(jiàn)。
二、函的特點(diǎn)
(一)廣泛性。函是機(jī)關(guān)、單位公務(wù)往來(lái)中使用比較簡(jiǎn)便靈活、使用范圍廣、使用頻率高的公文文種。平行機(jī)關(guān)和不相隸屬關(guān)系機(jī)關(guān)都可使用。
(二)溝通性。函對(duì)于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點(diǎn)。
(三)靈活性。表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是行文關(guān)系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒(méi)有其他文種那樣嚴(yán)格的特殊行文關(guān)系的限制。二是格式靈活，除了國(guó)家高級(jí)機(jī)關(guān)的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及行文要求辦?？梢杂形念^版，也可以沒(méi)有文頭版，不編發(fā)文字號(hào)，甚至可以不擬標(biāo)題。
(四)單一性。函的主體內(nèi)容應(yīng)該具備單一性的特點(diǎn)，一份函只宜寫一件事項(xiàng)。
三、函的分類
函可以從不同角度分類：
(一)按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機(jī)關(guān)單位正式的公務(wù)活動(dòng)往來(lái);便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒(méi)有公文格式要求，甚至可以不要標(biāo)題，不用發(fā)文字號(hào)，只需要在尾部署上機(jī)關(guān)單位名稱、成文時(shí)間并加蓋公章即可。
(二)按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函即主動(dòng)提出了公事事項(xiàng)所發(fā)出的函。復(fù)函則是為回復(fù)對(duì)方所發(fā)出的函。
(三)另外，從內(nèi)容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請(qǐng)函、請(qǐng)示答復(fù)事宜函，轉(zhuǎn)辦函，催辦函，報(bào)送材料函等等。
四、撰寫函件應(yīng)注意的問(wèn)題
函的寫作，首先要注意行文簡(jiǎn)潔明確，用語(yǔ)把握分寸。無(wú)論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語(yǔ)氣平和有禮，不要倚勢(shì)壓人或強(qiáng)人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函，則要注意行文的針對(duì)性，答復(fù)的明確性。
其次，函也有時(shí)效性的問(wèn)題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí)。像對(duì)待其他公文一樣，及時(shí)處理函件，以保證公務(wù)等活動(dòng)的正常進(jìn)行。
第十五種類：紀(jì)要
(一)概念。紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的公文。會(huì)議紀(jì)要不同于會(huì)議記錄。會(huì)議紀(jì)要對(duì)企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體都適用。
(二)特點(diǎn)。
1.紀(jì)實(shí)性。會(huì)議紀(jì)要必須是會(huì)議宗旨、基本精神和所議定事項(xiàng)的概要紀(jì)實(shí)，不能隨意增減和更改內(nèi)容，任何不真實(shí)的材料都不得寫進(jìn)會(huì)議紀(jì)要。
2.概括性。會(huì)議紀(jì)要必須精其髓，概其要，以極為簡(jiǎn)潔精煉的文字高度概括會(huì)議的內(nèi)容和結(jié)論。既要反映與會(huì)者的一致意見(jiàn)，又可兼顧個(gè)別同志有價(jià)值的看法。有的會(huì)議紀(jì)要，還要有一定的分析說(shuō)理。
3.條理性。會(huì)議紀(jì)要要對(duì)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)分類別、分層次予以歸納、概括，使之眉目清晰、條理清楚。
4.內(nèi)部性。會(huì)議紀(jì)要是摘要記載會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的內(nèi)部文件，可以印發(fā)參會(huì)單位和其他相關(guān)單位，但不需要向社會(huì)公開。不得以會(huì)議紀(jì)要代替有關(guān)行政執(zhí)法文書或文件，不得直接作為行政管理的依據(jù)。
5.針對(duì)性。紀(jì)要的針對(duì)性極強(qiáng)，針對(duì)某一專題即可召開專題會(huì)議形成紀(jì)要。針對(duì)某一會(huì)談可以形成專題會(huì)議紀(jì)要。
(三)注意事項(xiàng)。盡管不得以會(huì)議紀(jì)要代替有關(guān)行政執(zhí)法文書或文件，不得直接作為行政管理的依據(jù)。但是，紀(jì)要的形成必須與依法行政相聯(lián)系。也就是說(shuō)，紀(jì)要必須依法形成，決策議定事項(xiàng)不能違法。
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