湖北省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則
湖北省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則
歸檔，是指文書部門將辦理完畢且有保存價(jià)值的文件，經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。歸檔是國(guó)家規(guī)定的一項(xiàng)制度，又叫“歸檔制度”。下文是湖北省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則，歡迎閱讀!
湖北省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則最新版
第一條為了進(jìn)一步規(guī)范歸檔文件整理工作，更好地適應(yīng)信息化條件下機(jī)關(guān)檔案管理工作的需要，根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國(guó)家檔案局第8號(hào)令)和《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22-2000)的規(guī)定，結(jié)合湖北省實(shí)際，制定本實(shí)施細(xì)則。
第二條本細(xì)則適用于全省各級(jí)各類機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、事業(yè)單位(以下簡(jiǎn)稱“機(jī)關(guān)”)。企業(yè)可參照?qǐng)?zhí)行。
第三條本細(xì)則所稱歸檔文件指機(jī)關(guān)在履行職能和各項(xiàng)管理工作中形成的應(yīng)當(dāng)作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料。
第四條歸檔文件的整理原則是：遵循形成規(guī)律、保持有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分保管期限、便于保管利用。
第五條歸檔文件質(zhì)量要求
一、屬于歸檔范圍的文件材料收集齊全完整。
二、文件的紙張和書寫材料宜于長(zhǎng)期保存。
三、破損的文件進(jìn)行了修復(fù)。
第六條歸檔文件按照分件、裝訂、分類、劃分保管期限、排列、編號(hào)、編目、裝盒的步驟進(jìn)行整理。
第七條辦理完畢的歸檔文件，以“件”為單位集中。一般一份文件為一件;在事由上有密切聯(lián)系的相關(guān)文件可一組為一件。
單份文件的正本與定稿為一件，正文與附件為一件;字跡模糊或褪變的文件應(yīng)進(jìn)行復(fù)制，原件與復(fù)制件為一件;報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議指南、介紹信存根、書刊等一冊(cè)(本)為一件;簡(jiǎn)報(bào)一期為一件;會(huì)議記錄一份或一本為一件。
辦理同一事由工作形成的有密切聯(lián)系的文件，如請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等，一組為一件;開展專項(xiàng)活動(dòng)形成的系列文件，可根據(jù)文件之間的聯(lián)系和數(shù)量組成一件或若干件。
“件”內(nèi)文件一般按照形成時(shí)間排序，有結(jié)論(果)的，應(yīng)將結(jié)論(果)前置。同一份文件的正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;復(fù)文(結(jié)論)在前，來(lái)文(或去文)在后。
多種語(yǔ)言分別書寫的文件，無(wú)特殊規(guī)定的，中文(漢字)在前，其它語(yǔ)言在后。文件處理簽隨文件一并歸檔，發(fā)文處理簽排在正本之后，定稿之前;收文處理簽排在收文之前。
第八條歸檔文件在進(jìn)行數(shù)字化處理前可采用梯形無(wú)酸牛皮紙?zhí)追庋b，完成數(shù)字化處理后可采用扎線裝訂;向國(guó)家檔案館移交的檔案，應(yīng)當(dāng)采用扎線裝訂。扎線不得使用化學(xué)線。裝訂前應(yīng)當(dāng)去除文件上的裝訂釘、大頭針、回形針、金屬夾等金屬物。書刊等印刷出版物可保持原裝訂。
第九條裝訂后的歸檔文件，應(yīng)當(dāng)以件為單位，用鉛筆在每頁(yè)文件正面的右上角和背面的左上角編制連續(xù)頁(yè)號(hào)。文件中有信息的頁(yè)面應(yīng)編頁(yè)號(hào)，空白頁(yè)不編號(hào)。
編有文件頁(yè)碼的單份文件為一件的，可不再編制頁(yè)號(hào)。頁(yè)數(shù)為文件處理簽、文件正本與定稿頁(yè)數(shù)之和。
第十條歸檔文件一般采用“年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限”三級(jí)分類。檔案數(shù)量少的機(jī)關(guān)可采用“年度—保管期限”兩級(jí)分類。同一立檔單位的分類方法應(yīng)保持穩(wěn)定。
歸檔文件按照文件辦結(jié)年劃歸年度。當(dāng)年辦結(jié)的文件歸入文件形成年;跨年度辦結(jié)的文件，如請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等，歸入辦結(jié)年;開展專項(xiàng)活動(dòng)形成的系列文件，可按活動(dòng)階段歸入辦結(jié)年;跨年度的會(huì)議文件，歸入閉幕年;沒有批復(fù)的請(qǐng)示，歸入形成年。
采用內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)分類的機(jī)關(guān)，兩個(gè)機(jī)構(gòu)共同辦理的文件，分入主辦機(jī)構(gòu)。臨時(shí)工作領(lǐng)導(dǎo)小組形成的文件，分入領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室掛靠機(jī)構(gòu)。
第十一條歸檔文件按照經(jīng)檔案行政管理部門或上級(jí)主管機(jī)關(guān)審核批準(zhǔn)的《機(jī)關(guān)檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表》劃分保管期限。保管期限分為永久和定期兩種，定期又分為30年和10年兩種。
第十二條歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由(問題)結(jié)合時(shí)間(辦結(jié)時(shí)間)排列。相同保管期限的會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套形成的文件應(yīng)排列在一起。
第十三條完成分類排列的歸檔文件，以件為單位，在文件首頁(yè)上方空白處加蓋歸檔章，編制檔號(hào)。
歸檔章的項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限、室編件號(hào)、館編件號(hào)6項(xiàng)。其中，年度、保管期限、室編件號(hào)必須填寫;全宗號(hào)、機(jī)構(gòu)(問題)名稱及館編件號(hào)根據(jù)立檔單位的實(shí)際，有則填寫，無(wú)則空缺。歸檔章格式見附件圖示1。歸檔章各項(xiàng)目的填寫方法如下：
全宗號(hào)：填寫同級(jí)國(guó)家綜合檔案館給立檔單位編制的全宗代號(hào)。
年度：填寫文件材料的分類年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。如“2010”。
保管期限：標(biāo)注歸檔文件保管期限的全稱或代號(hào)。使用代號(hào)時(shí)，可用“Y”代表永久，“30”代表30年，“10”代表10年。
室編件號(hào)：由檔案室填寫歸檔文件在同年度、同機(jī)構(gòu)(問題)、同一保管期限內(nèi)的排列順序號(hào)。各年度的歸檔文件在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，從“1”開始逐件編流水號(hào)。
館編件號(hào)：在檔案移交進(jìn)館時(shí)，按進(jìn)館要求填寫。
機(jī)構(gòu)(問題)：按組織機(jī)構(gòu)分類的，填寫機(jī)構(gòu)的全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱;按問題分類的，填寫問題(職能)的分類名稱。
第十四條歸檔文件應(yīng)分年度、分保管期限編制歸檔文件目錄。目錄式樣見附件圖示2。目錄填寫項(xiàng)目有件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注7項(xiàng)。填寫方法如下：
件號(hào)：逐件填寫室編件號(hào)。
責(zé)任者：填寫文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱。組合件填寫本件第一份文件的責(zé)任者。
文號(hào)：填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年度和順序號(hào)。組合件填寫本件第一份文件的文號(hào)。
題名：填寫文件標(biāo)題。文件沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范(無(wú)檢索意義)的，應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容和形式特征自擬題名，補(bǔ)齊責(zé)任者、問題和文種等相關(guān)內(nèi)容，使其具有檢索意義。“責(zé)任者”應(yīng)著錄發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱;“問題”應(yīng)揭示文件的主題;“文種”應(yīng)著錄規(guī)范名稱。組合件填寫本件第一份文件的題名。自擬題名兩端應(yīng)加方括號(hào)“[]”。如：“[湖北省××局關(guān)于召開市、州、直管市、神農(nóng)架林區(qū)××局局長(zhǎng)會(huì)議的]通知”。
日期：填寫文件的形成時(shí)間。組合件填寫本件第一份文件的日期。以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如“20110616”。一行寫不下時(shí)，可分兩行書寫。
頁(yè)數(shù)：填寫每一件歸檔文件(包括來(lái)文、復(fù)文、發(fā)文定稿和文件處理簽等)的總頁(yè)數(shù)。
備注：填寫對(duì)歸檔文件的簡(jiǎn)短說(shuō)明文字，如與其它相關(guān)檔案的參見號(hào)、文件缺損情況等。備注欄寫不下時(shí)，可注明“見備考表”，并在備考表中說(shuō)明。
歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)，一年一本。歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)等項(xiàng)目。目錄封面格式見附件圖示3。
第十五條編目完畢的文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒。不同保管期限的歸檔文件不得裝入同一檔案盒中。檔案盒應(yīng)釆用無(wú)酸紙制作，由檔案行政管理部門統(tǒng)一監(jiān)制。檔案盒式樣見附件圖示4。檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱，盒脊或底邊填寫項(xiàng)目有全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)、起止件號(hào)、盒號(hào)6項(xiàng)。填寫方法如下：
全宗號(hào)：同歸檔章填寫方法。
年度：填寫文件材料的分類年度。
保管期限：填寫盒內(nèi)文件的保管期限。分為永久、30年、10年三種。
機(jī)構(gòu)(問題)：同歸檔章填寫方法。
盒號(hào)：檔案室用鉛筆填寫檔案盒的排列順序號(hào);移交進(jìn)館的，按進(jìn)館要求填寫。
起止件號(hào)：填寫盒內(nèi)歸檔文件的起始和終止件號(hào)，中間用“—”號(hào)連接。
第十六條每個(gè)檔案盒內(nèi)均應(yīng)在文件末尾放置備考表。備考表格式見附件圖示5。備考表填寫項(xiàng)目有盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢査人、日期4項(xiàng)。填寫方法如下：
盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫盒內(nèi)歸檔文件的數(shù)量、缺損、修復(fù)、移出、鑒定、銷毀及對(duì)特殊文件的說(shuō)明等情況。
整理人：填寫整理該盒歸檔文件的人員姓名。
檢查人：填寫檢查歸檔文件整理質(zhì)量的部門負(fù)責(zé)人姓名。
日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。
第十七條實(shí)行無(wú)紙化辦公的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)輸出紙質(zhì)文件，辦理審簽手續(xù)后加蓋印章，與電子文件一并歸檔。紙質(zhì)歸檔文件整理完畢后，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行數(shù)字化處理。具體辦法另行規(guī)定。
第十八條本細(xì)則由湖北省檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第十九條本細(xì)則自發(fā)布之日起執(zhí)行。原《湖北省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則(試行)》(鄂檔〔2001〕45號(hào))同時(shí)廢止。
如何進(jìn)行歸檔
【歸檔時(shí)間】：
1)要實(shí)行定期歸檔。定期歸檔，就是辦理完畢的文件材料由文書部門或業(yè)務(wù)部門整理、立卷后定期向檔案室移交。
2)移交的時(shí)間一般在第二年上半年， 一些專門性文件或駐地分散的個(gè)別業(yè)務(wù)單位的文件，可推遲至第二年的下半年。
【歸檔范圍】： 凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。
【歸檔案卷的質(zhì)量要求】：
1)原件歸檔;
2)應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整;
3)文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷;
4)對(duì)歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理、立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。
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