在檔案信息化工作會(huì)上的講話(二)

今天，我們召開(kāi)企業(yè)檔案信息化現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，展示部分企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理的做法與經(jīng)驗(yàn)，并專門研究加強(qiáng)這方面工作的措施。這是我們貫徹中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》(以下簡(jiǎn)稱兩辦《意見(jiàn)》)的一項(xiàng)重要舉措。因?yàn)殡娮游募w檔和電子檔案管理不僅關(guān)系檔案信息化和檔案利用工作，更重要的是它關(guān)系我國(guó)檔案資源的完整和安全。剛才聽(tīng)了兩家企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)介紹，我很受鼓舞，沒(méi)想到電子文件歸檔能給企業(yè)帶來(lái)如此好的效益。由此可見(jiàn)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案管理工作是大勢(shì)所趨，它涉及我國(guó)信息技術(shù)、電子商務(wù)的發(fā)展，事關(guān)國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我們應(yīng)該認(rèn)真抓好這件事。

今年2月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，體現(xiàn)了黨和國(guó)家對(duì)檔案工作的高度重視和強(qiáng)力支持。兩辦《意見(jiàn)》是在新形勢(shì)下推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的綱領(lǐng)性、指導(dǎo)性文件。今天，我想利用這個(gè)機(jī)會(huì)，重點(diǎn)講一講中央管理企業(yè)對(duì)兩辦《意見(jiàn)》第一階段的宣傳落實(shí)情況和下一步的貫徹落實(shí)意見(jiàn)。

據(jù)前段時(shí)間的調(diào)查，多數(shù)中央企業(yè)非常重視兩辦《意見(jiàn)》的貫徹落實(shí)。許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)兩辦《意見(jiàn)》在本企業(yè)的貫徹落實(shí)作出了批示。如：中航工業(yè)董事長(zhǎng)、黨組書記林左鳴，中國(guó)鐵路總經(jīng)理盛光祖、開(kāi)發(fā)銀行董事長(zhǎng)胡懷邦，中投公司黨委書記、董事長(zhǎng)丁學(xué)東，航天科工集團(tuán)公司董事長(zhǎng)高紅衛(wèi)和總經(jīng)理曹建國(guó)，中國(guó)電子董事長(zhǎng)芮曉武，中交集團(tuán)董事長(zhǎng)劉起濤，國(guó)投公司總經(jīng)理馮士棟，中國(guó)黃金總經(jīng)理、黨委書記宋鑫，中國(guó)誠(chéng)通總裁洪水坤，恒天集團(tuán)總裁劉海濤;農(nóng)發(fā)行副行長(zhǎng)李剛，中再集團(tuán)黨委副書記、副董事長(zhǎng)王平生，中國(guó)人壽集團(tuán)副總裁張響賢，中國(guó)兵器裝備副總經(jīng)理、黨組成員龔艷德，中國(guó)建材集團(tuán)副總經(jīng)理許金華，中國(guó)三峽集團(tuán)副總經(jīng)理沙先華，中國(guó)鐵建副總裁劉汝臣等。其中，農(nóng)發(fā)行副行長(zhǎng)李剛批示說(shuō)，“各級(jí)行要牢固樹(shù)立‘檔案即銀行金融資產(chǎn)’的理念，健全‘大檔案’管理格局，認(rèn)真落實(shí)‘部門立卷、定期移交、綜合利用’的管理機(jī)制，切實(shí)做好無(wú)紙化辦貸條件下的信貸檔案管理工作，審批行要按照‘誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)還原、誰(shuí)收集、誰(shuí)移交’的原則，還原形成完整的紙質(zhì)信息審批檔案一并移交綜合檔案管理部門，確保收得齊、管得好、用得上” 。

此外，還有一些中央管理企業(yè)制定了具體措施貫徹落實(shí)兩辦《意見(jiàn)》，中國(guó)人保集團(tuán)檔案部門提出的將收集歸檔工作納入公司績(jī)效考核體系占一定分值的建議，已得到高層和人力資源部門同意，正在抓緊落實(shí)，確定具體分值。公司還以此為契機(jī)建立了部門檔案工作負(fù)責(zé)人制度，每個(gè)部門確定1名負(fù)責(zé)人為歸檔責(zé)任人;現(xiàn)已完成部門歸檔責(zé)任人名單備案工作。中國(guó)鐵路專門印發(fā)了關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下鐵路檔案工作的意見(jiàn);航天科工集團(tuán)公司對(duì)集團(tuán)檔案工作進(jìn)行全面調(diào)研，系統(tǒng)分析，提出了總的發(fā)展思路;航天科技集團(tuán)公司董事長(zhǎng)雷凡培親自帶隊(duì)到國(guó)家有關(guān)部門協(xié)調(diào)落實(shí)檔案館新館建設(shè)，并取得有關(guān)部門的批復(fù)同意;南方電網(wǎng)修訂完善了公司的檔案管理辦法，研究起草了關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)公司系統(tǒng)檔案工作意見(jiàn);中國(guó)華能加快啟動(dòng)“一體化數(shù)字檔案館建設(shè)”項(xiàng)目;中電投集團(tuán)下發(fā)了關(guān)于新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理工作的通知，提出了13條措施;中國(guó)三峽集團(tuán)擬在集團(tuán)總部增設(shè)檔案管理中心，在業(yè)務(wù)集中區(qū)域設(shè)立檔案管理分支機(jī)構(gòu);并已經(jīng)在成都設(shè)置了建設(shè)管理局檔案館，統(tǒng)籌負(fù)責(zé)成都區(qū)域檔案管理工作。中冶集團(tuán)建立中冶集團(tuán)檔案館，制定提升檔案管理方案;中國(guó)航信制定了關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下公司檔案工作的建議，由公司高層批轉(zhuǎn)全公司實(shí)施;中國(guó)黃金制定了進(jìn)一步提升集團(tuán)公司總部檔案管理工作的規(guī)劃方案，對(duì)檔案工作中的薄弱環(huán)節(jié)提出了加強(qiáng)措施。還有部分單位也制定了具體的措施，這里就不一一贅述了。

我們也發(fā)現(xiàn)部分中央管理企業(yè)對(duì)兩辦《意見(jiàn)》的重要性認(rèn)識(shí)還不夠到位。有的企業(yè)沒(méi)能充分理解文件精神，認(rèn)識(shí)上存在著一些困惑，認(rèn)為兩辦《意見(jiàn)》中的許多提法都是針對(duì)地方黨委和政府的，對(duì)企業(yè)的要求不明確。針對(duì)這種情況，下面我就企業(yè)尤其是中央企業(yè)和地方國(guó)有企業(yè)如何貫徹落實(shí)兩辦《意見(jiàn)》，加強(qiáng)檔案工作和電子文件歸檔工作講幾點(diǎn)意見(jiàn)，供大家參考。

一、要根據(jù)兩辦《意見(jiàn)》，進(jìn)一步提高對(duì)企業(yè)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

對(duì)檔案和檔案工作的重要性，兩辦《意見(jiàn)》作了新的闡述：“檔案作為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作和人民群眾各方面情況的真實(shí)記錄，是促進(jìn)我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)黨和國(guó)家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。檔案工作是黨和國(guó)家工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是各地區(qū)各部門各單位的重要職責(zé)?！薄盎A(chǔ)性”這三個(gè)字表明，檔案工作不是可有可無(wú)的，而是各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。

從實(shí)踐來(lái)看，做好企業(yè)檔案工作有著重要的意義。

(一)企業(yè)檔案是國(guó)家極其重要的檔案資源

企業(yè)是國(guó)家的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)，尤其是其中的國(guó)有企業(yè)是我國(guó)公有制經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)。而在國(guó)有企業(yè)中，中央管理企業(yè)更是我國(guó)國(guó)有企業(yè)中的航空母艦，是我國(guó)的經(jīng)濟(jì)命脈，是我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的中堅(jiān)力量。企業(yè)在推進(jìn)改革開(kāi)放、維系國(guó)計(jì)民生、參與國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)、應(yīng)對(duì)世界金融危機(jī)和支撐國(guó)家經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略發(fā)展大局上，發(fā)揮著不可替代的決定性作用。企業(yè)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中的重要性，決定了企業(yè)檔案在國(guó)家檔案資源中的重要性。

(二)企業(yè)檔案是企業(yè)生存發(fā)展的核心資源和重要資產(chǎn)

第一，企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的證明，具有貨幣無(wú)以替代的價(jià)值。如，某企業(yè)在處理金融資產(chǎn)時(shí)，因缺少一張借條，使400萬(wàn)元債權(quán)無(wú)法收回;還有的企業(yè)由于業(yè)務(wù)人員跳槽帶走業(yè)務(wù)合同，最終不得不付出巨額賠款;更有企業(yè)以知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案最終勝訴國(guó)際糾紛的案例屢見(jiàn)不鮮。第二，企業(yè)檔案作為企業(yè)的知識(shí)資產(chǎn)，作用于企業(yè)產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)和銷售，在提高效率、開(kāi)拓市場(chǎng)、降低成本等方面可為企業(yè)創(chuàng)造可觀的直接經(jīng)濟(jì)效益。第三，企業(yè)檔案作為原始記錄，在企業(yè)科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理中起著重要作用，是企業(yè)管理中不可缺少的信息和證據(jù)基礎(chǔ)。第四，企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的歷史記憶，是企業(yè)歷史延續(xù)的載體，是能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)良好社會(huì)效益的、極其寶貴的歷史文化遺產(chǎn)。第五，企業(yè)檔案用作外部證據(jù)，可為企業(yè)應(yīng)對(duì)法律訴訟，降低訴訟損失。我們有多少企業(yè)因?yàn)楸Ｓ袡n案而贏得了一場(chǎng)場(chǎng)曠日持久的訴訟，一次次避免了經(jīng)濟(jì)和名譽(yù)損失;也有不少企業(yè)因?yàn)槿鄙贆n案，在法庭上一敗涂地，名譽(yù)掃地，后果嚴(yán)重的還演變?yōu)槿后w事件。

(三)企業(yè)檔案是高層管理者的護(hù)身符、履歷本和編年史

檔案真實(shí)反映企業(yè)“三重一大”事項(xiàng)的決策過(guò)程，是界定決策正確與否和經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)中領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的重要依據(jù)。在中央管理企業(yè)中，有以檔案挽救領(lǐng)導(dǎo)命運(yùn)的，檔案是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必不可少的“護(hù)身符”。檔案還是記錄歷任企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的履歷本和編年史。企業(yè)活動(dòng)會(huì)產(chǎn)生物質(zhì)和知識(shí)兩種成果，物質(zhì)成果諸如產(chǎn)品、大樓、服務(wù)等，但它會(huì)因使用和時(shí)間延長(zhǎng)而消逝，而檔案卻能夠一直保存下去。它記錄了企業(yè)高管的成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，從某種意義上來(lái)說(shuō)，既記錄了企業(yè)的發(fā)展史，也記錄了高層管理者的奮斗歷程，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的履歷本、編年史。因此，各企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須高度認(rèn)識(shí)本企業(yè)檔案工作的重要性和做好本企業(yè)檔案工作的重要意義，要站在對(duì)歷史、對(duì)國(guó)家、對(duì)人民、對(duì)企業(yè)、對(duì)職工和對(duì)自己本人負(fù)責(zé)的全新角度，認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，把做好檔案工作作為企業(yè)改革發(fā)展的內(nèi)生需求，作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的重要職責(zé)。

二、要根據(jù)兩辦《意見(jiàn)》，進(jìn)一步健全本企業(yè)檔案工作體制機(jī)制

(一)加強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)

企業(yè)要堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的檔案工作原則，在總部設(shè)置檔案工作歸口管理的職能部門，名稱可以多樣，檔案管理部、檔案館、檔案中心等都可以。有一些企業(yè)設(shè)立了履行兩種職能的檔案館或檔案中心，這樣非常好。不能把具有監(jiān)督管理職能的檔案部門設(shè)置在不具有監(jiān)督管理職能的下級(jí)單位，實(shí)踐證明這種倒掛的管理體制會(huì)嚴(yán)重影響檔案工作監(jiān)督管理職能的正常發(fā)揮。有的企業(yè)把檔案工作作為后勤部門，甚至是層級(jí)較低的三級(jí)部門中的一項(xiàng)工作;有的不但沒(méi)有專門的機(jī)構(gòu)，甚至沒(méi)有專職人員，一個(gè)人身兼數(shù)職。企業(yè)檔案工作攤子這么大，既有總部機(jī)關(guān)又有下屬單位，這樣是很難履行好《檔案法》賦予的監(jiān)督管理職能的。同時(shí)，一個(gè)企業(yè)的檔案工作應(yīng)該只有一個(gè)歸口部門，不能政出多門，檔案規(guī)章制度應(yīng)該統(tǒng)一。

根據(jù)我們的觀察，檔案部門的設(shè)置在檔案工作中起著決定性的作用，你設(shè)置什么樣的部門，檔案工作就會(huì)給你什么樣的回報(bào)。如中國(guó)第一重型機(jī)械制造集團(tuán)公司就在總部設(shè)立了與其他職能部門相平行的檔案管理部，檔案管理部與規(guī)劃計(jì)劃部、人力資源部等部門級(jí)別相同，直接由總裁分管，履行職能就比較得力，檔案工作給企業(yè)帶來(lái)了豐厚的回報(bào)。這一點(diǎn)，從今年中央管理企業(yè)報(bào)審文件歸檔范圍和檔案保管期限表的工作中也可見(jiàn)一斑。機(jī)構(gòu)較健全、人員配備較好的企業(yè)，所編制的文件歸檔范圍和檔案保管期限表質(zhì)量就明顯高于沒(méi)有專門檔案機(jī)構(gòu)、或人員較少的企業(yè)。 目前在有的企業(yè)中，名為檔案部門，但實(shí)際只負(fù)責(zé)管理收發(fā)文和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)形成的檔案，業(yè)務(wù)檔案仍由各業(yè)務(wù)部門管理，造成企業(yè)檔案管理不統(tǒng)一，分類和編號(hào)混亂，檔案安全存在隱患。這極不利于企業(yè)檔案的規(guī)范化管理和企業(yè)檔案工作的科學(xué)發(fā)展，需要引起企業(yè)的注意。

(二)切實(shí)提高檔案部門的履職能力

首先，要賦予檔案部門相應(yīng)的法定職責(zé)?！稒n案法》對(duì)檔案部門賦予了檔案實(shí)體管理和業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)兩種職能，兩種職能合二為一是為了使檔案部門統(tǒng)籌管理企業(yè)的檔案工作，保證檔案的完整、系統(tǒng)。

其次，要給檔案部門相應(yīng)的履職手段和條件。檔案部門崗位設(shè)置和人員配備，要按照企業(yè)檔案的數(shù)量和需要監(jiān)督指導(dǎo)的所屬單位、下屬單位以及建設(shè)項(xiàng)目的數(shù)量相匹配。具體崗位設(shè)置和應(yīng)配備人員的數(shù)量，可以參照政府檔案局(館)和同類企業(yè)的做法來(lái)進(jìn)行。

再次，要保證檔案部門具有履行職責(zé)的權(quán)力，這些職權(quán)包括制定本企業(yè)檔案工作規(guī)章、制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的權(quán)力，對(duì)本企業(yè)檔案工作的監(jiān)督檢查、評(píng)價(jià)考核、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收和提出追究、處罰的權(quán)力，以及在履職過(guò)程中需要制發(fā)文件和向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告的權(quán)力。

(三)推進(jìn)檔案館建設(shè)

我們鼓勵(lì)并支持有條件的企業(yè)建立檔案館，進(jìn)行專業(yè)化的管理，這也是打造“百年企業(yè)”的一個(gè)重要象征。這一點(diǎn)應(yīng)該引起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。已建立檔案館的要賦予它相應(yīng)的職責(zé)，進(jìn)一步強(qiáng)化其履職能力，既賦予它業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督職責(zé)，又賦予它資源管理職責(zé)，建成兩種職能兼具的檔案工作歸口管理部門。同時(shí)，還要按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，把檔案館建成面積達(dá)標(biāo)、設(shè)施完善、功能齊全、安全保密、服務(wù)便捷、節(jié)能環(huán)保的檔案保管基地、愛(ài)國(guó)主義教育基地、檔案利用中心，甚至是本企業(yè)的信息中心和知識(shí)中心。

對(duì)于檔案資源豐富，專業(yè)化特色明顯，職能明確，運(yùn)行良好的中央企業(yè)檔案館，可在自愿的基礎(chǔ)上，加掛中央檔案館專業(yè)分館的牌子，納入國(guó)家檔案資源體系建設(shè)，履行國(guó)家專業(yè)檔案館的職能，代表國(guó)家管理該專業(yè)檔案。凡加掛中央檔案館專業(yè)分館牌子的中央企業(yè)檔案館，可延長(zhǎng)檔案進(jìn)館期限或暫緩進(jìn)館。下一步，我局將著手制定企業(yè)檔案館建設(shè)規(guī)范，加大對(duì)企業(yè)建設(shè)檔案館的指導(dǎo)和支持，使其成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)、科技檔案資源管理的重要陣地。各省、自治區(qū)、直轄市也可以參照這種做法推進(jìn)區(qū)域內(nèi)企業(yè)檔案館的建設(shè)。

(四)開(kāi)創(chuàng)檔案室工作新局面

目前，大多數(shù)企業(yè)本級(jí)及其下級(jí)單位的檔案機(jī)構(gòu)絕大部分還都是檔案室。對(duì)企業(yè)檔案室，也要根據(jù)不斷變化的新情況，開(kāi)創(chuàng)工作新局面。

一要貫徹統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分層負(fù)責(zé)的原則，將檔案室設(shè)置成兼具檔案資源管理職能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督職能的檔案工作機(jī)構(gòu)。由于基層檔案室大多既承擔(dān)檔案工作，又承擔(dān)科技文件復(fù)制、分發(fā)等工作，配合科研生產(chǎn)一線的事務(wù)較多，工作任務(wù)較重，必須保證檔案室的機(jī)構(gòu)級(jí)別并賦予相應(yīng)的職能。

二要加強(qiáng)對(duì)所屬單位檔案室業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)。有下屬單位的企業(yè)檔案室要定期召開(kāi)本企業(yè)系統(tǒng)檔案工作會(huì)議，將國(guó)家和本企業(yè)系統(tǒng)的檔案工作方針政策貫徹到位;要定期開(kāi)展檔案室工作人員經(jīng)驗(yàn)交流和培訓(xùn)，讓好的經(jīng)驗(yàn)和方法在本企業(yè)系統(tǒng)得到推廣、復(fù)制;要建立集團(tuán)總部檔案部門與所屬單位檔案室暢通的業(yè)務(wù)溝通渠道，使檔案室工作遇到的難題及時(shí)得到解決。

三要加強(qiáng)對(duì)檔案室工作的監(jiān)督和考核。企業(yè)總部檔案部門要定期開(kāi)展檔案工作檢查，檢查結(jié)果要在本企業(yè)系統(tǒng)范圍內(nèi)通報(bào);要督促檢查不合格項(xiàng)的整改落實(shí)，對(duì)于在規(guī)定期限內(nèi)拒不整改的檔案室要向所在單位負(fù)責(zé)人反映。要建立本企業(yè)所屬單位檔案室工作考核制度，定期開(kāi)展工作考核;要?jiǎng)?chuàng)新檔案工作考核方式，改變過(guò)去檔案考核走過(guò)場(chǎng)、做表面文章、掛一漏萬(wàn)的做法，進(jìn)行扎實(shí)、深入、全面考核。要將檔案工作考核結(jié)果納入所屬單位負(fù)責(zé)人績(jī)效。國(guó)家檔案局從今年開(kāi)始，通過(guò)改革執(zhí)法檢查方式來(lái)加強(qiáng)對(duì)中央國(guó)家機(jī)關(guān)和中央管理企業(yè)總部檔案工作的檢查，將執(zhí)法檢查分為預(yù)檢查和正式檢查兩個(gè)階段進(jìn)行，目的是使檢查更深入、細(xì)致，真正起到監(jiān)督和促進(jìn)的作用。各級(jí)檔案行政管理部門也要改革檔案執(zhí)法檢查方式方法，加大執(zhí)法檢查的效力。

四要?jiǎng)?chuàng)新檔案室業(yè)務(wù)協(xié)作新模式，探索建立檔案室業(yè)務(wù)工作共享模式。有條件的企業(yè)可借鑒財(cái)務(wù)共享中心的做法，對(duì)于下屬單位在地理位置上比較集中、業(yè)務(wù)同質(zhì)化程度高的，通過(guò)建立區(qū)域檔案共享中心，實(shí)現(xiàn)檔案整理、保管、利用、數(shù)字化處理等業(yè)務(wù)的共享，為企業(yè)節(jié)省檔案管理成本。有的企業(yè)已經(jīng)這樣做了，效果不錯(cuò)。

(五)進(jìn)一步完善各部門共同參與檔案工作的機(jī)制

企業(yè)檔案產(chǎn)生和來(lái)源于企業(yè)的各個(gè)部門，所以檔案工作與企業(yè)的每個(gè)部門都密切相關(guān)，檔案工作不僅僅是檔案部門的事，每一職能部門和業(yè)務(wù)部門都對(duì)做好文件管理和歸檔工作負(fù)有責(zé)任，各企業(yè)要充分利用企業(yè)管理創(chuàng)新、業(yè)務(wù)流程重組等時(shí)機(jī)，真正把檔案工作納入有關(guān)部門職責(zé)、納入企業(yè)各業(yè)務(wù)崗位職責(zé)、納入考核體系、納入企業(yè)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)工作流程。

(六)規(guī)范并支持社會(huì)力量參與檔案事務(wù)

中介組織在檔案管理事務(wù)中發(fā)揮著重要作用，尤其是對(duì)于檔案數(shù)量多的國(guó)有企業(yè)。不少企業(yè)通過(guò)外包方式來(lái)解決本企業(yè)檔案的整理、保管和數(shù)字化工作，這確實(shí)可以解決專業(yè)力量不足的困難，應(yīng)該給以支持。但同時(shí)，各級(jí)檔案行政管理部門和企業(yè)要對(duì)此加以規(guī)范，從中介機(jī)構(gòu)的遴選、確定到外包事務(wù)的實(shí)施，再到事中事后的監(jiān)管，都必須用制度加以規(guī)范，以維護(hù)檔案安全。

三、根據(jù)兩辦《意見(jiàn)》，全面加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)

(一)要加大檔案資源收集整理力度

首先，要做好檔案工作“三納入”“四同步”。即將企業(yè)檔案工作規(guī)劃納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃;將企業(yè)各類文件形成、積累和歸檔要求納入企業(yè)各項(xiàng)工作計(jì)劃;將企業(yè)各類文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)進(jìn)行考核;同時(shí)，要將檔案管理與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步檢查、同步總結(jié)驗(yàn)收。

其次，要加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、重大項(xiàng)目、重點(diǎn)產(chǎn)品文件歸檔工作的監(jiān)督指導(dǎo)。企業(yè)成立專項(xiàng)工作機(jī)構(gòu)或協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)時(shí)，應(yīng)考慮吸收檔案部門參與，確保建立檔案與開(kāi)展專項(xiàng)工作同步進(jìn)行。在完善重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收制度的基礎(chǔ)上，推行科研項(xiàng)目檔案驗(yàn)收制度，加強(qiáng)對(duì)科研項(xiàng)目檔案的收集整理力度;各企業(yè)必須站在創(chuàng)新型國(guó)家、創(chuàng)新型企業(yè)建設(shè)的高度，把檔案工作納入科研項(xiàng)目程序，科研項(xiàng)目進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收時(shí)，必須同時(shí)對(duì)科研檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效、安全等情況進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收。建立國(guó)家重點(diǎn)產(chǎn)品檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，建立與軍民融合、大協(xié)作模式相適應(yīng)的軍工產(chǎn)品檔案管理機(jī)制，對(duì)具有戰(zhàn)略意義、協(xié)作單位多的國(guó)家重點(diǎn)產(chǎn)品檔案應(yīng)在國(guó)家層面予以協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)，保證其歸檔完整、準(zhǔn)確。

再次，要加大對(duì)檔案違法違紀(jì)行為的查處力度。很多單位存在著一方面是文件歸檔不全、拒絕歸檔或?qū)⑽募?jù)為己有的情況屢屢發(fā)生，另一方面卻是檔案違法違紀(jì)案件為零的怪現(xiàn)象。各企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案違法違紀(jì)行為的查處力度，定期開(kāi)展檔案違法違紀(jì)檢查。凡是應(yīng)歸檔的文件，包括應(yīng)歸檔的電子文件及照片、錄音、錄像等，任何部門和個(gè)人據(jù)為己有或拒絕歸檔，均應(yīng)予以處分。對(duì)損毀、丟失檔案的，除了要依法查處外，還應(yīng)督促檔案形成單位和部門積極予以補(bǔ)救。

(二)要完善歸檔制度

要做好10號(hào)令的貫徹落實(shí)。各企業(yè)要建立健全文件歸檔制度，按規(guī)定及時(shí)制定或修訂本企業(yè)各類文件的歸檔范圍和檔案保管期限表，做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。目前第一批中石油等6家央企文件歸檔范圍和檔案保管期限表已通過(guò)我局審核，批復(fù)實(shí)施了，請(qǐng)其它央企抓緊編制，及時(shí)報(bào)我局審核。各級(jí)檔案行政管理部門和有下屬單位的企業(yè)也要抓緊10號(hào)令的貫徹實(shí)施。

(三)要科學(xué)整合檔案資源

各企業(yè)要加強(qiáng)檔案資源的集中統(tǒng)一管理。不論從降低經(jīng)營(yíng)管理成本角度，還是從檔案實(shí)體安全角度，抑或是從大數(shù)據(jù)利用需要出發(fā)，檔案資源都應(yīng)該集中管理。當(dāng)前，不少企業(yè)引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)的管理理念，對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、人力資源等業(yè)務(wù)流程高度同質(zhì)化的管理工作實(shí)行共享，在全系統(tǒng)建立若干個(gè)業(yè)務(wù)共享中心，以加強(qiáng)管控和降低管理成本。檔案工作也是一項(xiàng)業(yè)務(wù)流程高度同質(zhì)化的工作，最適合共享，降低成本效果明顯。大數(shù)據(jù)的一個(gè)重要理念就是數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性產(chǎn)生價(jià)值。檔案作為一種數(shù)據(jù)信息，如果它處于分散狀態(tài)，其潛在價(jià)值就無(wú)法發(fā)揮。

各企業(yè)在這個(gè)方面也要大膽創(chuàng)新，創(chuàng)新整合檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源集中管理的新模式。中國(guó)人壽保險(xiǎn)公司大膽創(chuàng)新，建立檔案共享中心的做法非常值得學(xué)習(xí)。他們將在全國(guó)建立若干個(gè)區(qū)域性檔案存儲(chǔ)中心，每個(gè)存儲(chǔ)中心保管約3個(gè)省級(jí)分公司的業(yè)務(wù)檔案，首家存儲(chǔ)中心已于20xx年在浙江金華市建成，建筑面積2萬(wàn)多平方米，其規(guī)模和水平不亞于省級(jí)綜合檔案館。另2家存儲(chǔ)中心也即將在年內(nèi)建成。

各企業(yè)也要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，科學(xué)地設(shè)計(jì)本企業(yè)各類檔案之間的邏輯關(guān)系，為檔案信息開(kāi)發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。聯(lián)通集團(tuán)的做法值得借鑒。他們借助數(shù)字檔案館建設(shè)的契機(jī)，將分布在全國(guó)30多個(gè)省、自治區(qū)、直轄市的分公司檔案全部集中于一個(gè)檔案管理系統(tǒng)，為下一步實(shí)施大數(shù)據(jù)管理提供了便利，也為總部監(jiān)控下屬單位的檔案工作提供了便利。

各企業(yè)要盡快制定檔案資源體系建設(shè)規(guī)劃，分步驟地將仍處于分散管理的檔案集中起來(lái)，特別是要將本屬于一個(gè)法人單位但仍分散由各個(gè)業(yè)務(wù)部門管理的檔案盡快集中統(tǒng)一由檔案部門保管。

各企業(yè)還要做好關(guān)閉破產(chǎn)企業(yè)檔案的管理，它涉及原企業(yè)職工的切身利益，是企業(yè)履行社會(huì)責(zé)任的重要內(nèi)容。要貫徹“誰(shuí)的孩子誰(shuí)抱走”的原則，企業(yè)關(guān)閉破產(chǎn)后其檔案應(yīng)由上一級(jí)企業(yè)妥善保管;對(duì)確實(shí)沒(méi)有上級(jí)單位的可協(xié)商關(guān)閉破產(chǎn)企業(yè)所在地的綜合檔案館進(jìn)行托管，絕不能處于流失狀態(tài)。為保證這一措施的落實(shí)，應(yīng)將檔案部門吸納進(jìn)企業(yè)關(guān)閉破產(chǎn)清算機(jī)構(gòu)，檔案處置所需經(jīng)費(fèi)也要納入關(guān)閉破產(chǎn)清算經(jīng)費(fèi)。

(四)把電子文件歸檔工作提上議事日程

隨著信息技術(shù)深入廣泛的應(yīng)用，電子商務(wù)如日中天，電子文件快速增長(zhǎng)，但它的歸檔和長(zhǎng)期保存成為現(xiàn)在企業(yè)檔案工作面臨的最大挑戰(zhàn)和難題。當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)只將管理類電子文件歸檔，大量業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件則沒(méi)有納入歸檔范圍并歸檔，仍保存在各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，這種狀況十分不利于檔案的安全和利用，必須盡快改變。由于我國(guó)企業(yè)實(shí)施的大部分核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)來(lái)自國(guó)外，系統(tǒng)軟、硬件的核心技術(shù)都不具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)，與西方國(guó)家相比，我國(guó)企業(yè)電子文件的長(zhǎng)期保存風(fēng)險(xiǎn)更大，歸檔的緊迫性十分突出。加之不少企業(yè)已實(shí)現(xiàn)了電子文件的單軌運(yùn)行，這些電子業(yè)務(wù)文件長(zhǎng)期放在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，不歸檔保存，后果將不堪設(shè)想。今年，配合國(guó)家推進(jìn)電子商務(wù)示范工程，提升我國(guó)信息消費(fèi)需求，我局聯(lián)合發(fā)展改革委、財(cái)政部、稅務(wù)總局在人保財(cái)險(xiǎn)公司、中國(guó)電信、中國(guó)聯(lián)通3家企業(yè)中開(kāi)展了電子會(huì)計(jì)檔案管理和電子發(fā)票歸檔管理的試點(diǎn)，使企業(yè)的會(huì)計(jì)核算成本大幅度降低，為企業(yè)創(chuàng)造了可觀的經(jīng)濟(jì)效益。各企業(yè)務(wù)必高度重視電子文件歸檔管理工作，將此提上議事日程。

一是要加大對(duì)電子文件歸檔工作的協(xié)調(diào)。由于電子文件歸檔是一件牽涉面廣的工作，涉及業(yè)務(wù)流程、信息技術(shù)、經(jīng)費(fèi)、人員等。國(guó)家層面已成立電子文件部際聯(lián)席會(huì)議辦公室，各企業(yè)也要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，必要時(shí)也可成立相應(yīng)的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。

二是要將電子文件納入歸檔范圍。各企業(yè)要以10號(hào)令的實(shí)施為契機(jī)，對(duì)信息化之后的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析，對(duì)信息化之后所形成電子文件的來(lái)源、類別和成分進(jìn)行系統(tǒng)梳理，依據(jù)有關(guān)規(guī)定，充分鑒別其現(xiàn)實(shí)作用和歷史價(jià)值，統(tǒng)籌考慮紙質(zhì)載體和電子載體的管理成本，將其納入歸檔范圍并合理確定其保管期限。

三是要將電子文件歸檔納入信息系統(tǒng)建設(shè)工作。要讓檔案部門參與信息系統(tǒng)的需求分析、設(shè)計(jì)、實(shí)施等工作，提前規(guī)劃好電子文件的元數(shù)據(jù)項(xiàng)及其捕獲節(jié)點(diǎn)和電子文件歸檔過(guò)程、歸檔存儲(chǔ)格式等事項(xiàng)。在信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，信息技術(shù)部門要充分聽(tīng)取檔案部門需求，研究確定信息系統(tǒng)所形成電子文件的歸檔范圍、歸檔方式、歸檔周期等，確保電子文件可歸檔。要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)好傳統(tǒng)載體文件和電子文件的關(guān)系，進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，既確保電子文件歸檔，又達(dá)到降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本和增加經(jīng)濟(jì)效益的目的。

四要盡快將已形成的電子文件歸檔。各企業(yè)要對(duì)企業(yè)現(xiàn)有信息系統(tǒng)進(jìn)行一次梳理，對(duì)于電子文件目前還無(wú)法歸檔的信息系統(tǒng)，要盡快委托系統(tǒng)開(kāi)發(fā)商或組織自有力量開(kāi)發(fā)電子文件歸檔接口;已有接口能歸檔的信息系統(tǒng)，要盡快配備相應(yīng)的人員和設(shè)備，分期分批完成電子文件的歸檔。

五要加大對(duì)電子文件歸檔工作的檢查與考核力度。不管是檔案行政管理部門開(kāi)展的檔案執(zhí)法檢查，還是企業(yè)總部對(duì)下屬單位的檔案業(yè)務(wù)檢查與考核，均應(yīng)把電子文件歸檔作為重點(diǎn)內(nèi)容。

六要加大對(duì)電子文件歸檔和電子檔案管理工作的研究和培訓(xùn)力度。充分發(fā)揮企業(yè)在科技創(chuàng)新方面的積極性和有利條件，盡快解決企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理的難題。要通過(guò)多種培訓(xùn)方式增強(qiáng)檔案人員管理電子文件和電子檔案的技能。

四、要根據(jù)兩辦《意見(jiàn)》，進(jìn)一步完善檔案利用工作

(一)要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)形式

檔案部門在做好檔案查閱服務(wù)的同時(shí)，首先要改進(jìn)利用方式，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，最大限度地滿足本企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理全方位的利用需求。

其次要拓展服務(wù)渠道，變被動(dòng)查閱為主動(dòng)提供，主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案資源，積極提供檔案信息服務(wù)。檔案開(kāi)發(fā)利用不能仍然囿于史、志、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯集等傳統(tǒng)的編研形式，而是要大膽創(chuàng)新，開(kāi)辟檔案開(kāi)發(fā)利用的新形式，通過(guò)主動(dòng)報(bào)送或推介檔案信息、編輯出版檔案選編、舉辦檔案展覽、制作電視節(jié)目、發(fā)布網(wǎng)絡(luò)視頻、發(fā)行音像制品、送檔案信息進(jìn)車間和科研生產(chǎn)一線等多種形式，全方位為本企業(yè)和社會(huì)提供檔案信息服務(wù)。要防止檔案服務(wù)與企業(yè)業(yè)務(wù)工作兩張皮現(xiàn)象，各企業(yè)要?jiǎng)?chuàng)造條件讓檔案部門參與有關(guān)決策會(huì)議，閱讀有關(guān)信息，為檔案部門了解企業(yè)工作重點(diǎn)、知曉決策內(nèi)容等提供便利;檔案部門也要加強(qiáng)本企業(yè)對(duì)檔案利用需求的分析與研究，建立檔案部門服務(wù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)科研生產(chǎn)一線定向服務(wù)機(jī)制，采取一人盯一位或幾位領(lǐng)導(dǎo)，一人盯一個(gè)或幾個(gè)部門的方法，及時(shí)了解和掌握企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策重點(diǎn)和科研生產(chǎn)一線對(duì)檔案利用的需求，及時(shí)主動(dòng)提供檔案服務(wù)。要圍繞企業(yè)中心工作開(kāi)發(fā)檔案，提高檔案編研開(kāi)發(fā)選題的針對(duì)性，做到企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理重點(diǎn)是什么，就開(kāi)發(fā)什么檔案，同時(shí)把企業(yè)經(jīng)營(yíng)的難點(diǎn)作為檔案部門開(kāi)發(fā)的重點(diǎn)。

(二)要強(qiáng)化服務(wù)功能

在服務(wù)對(duì)象上，企業(yè)檔案要既為本企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理服務(wù)，又為本企業(yè)職工解決個(gè)人問(wèn)題服務(wù)，還要為與本企業(yè)相關(guān)的廣大人民群眾服務(wù)，特別是還要為黨和國(guó)家中心工作服務(wù)。

(三)要加大檔案開(kāi)發(fā)力度

要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開(kāi)發(fā)，提供深層次、高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品，不斷挖掘檔案的價(jià)值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫(kù)”變成“思想庫(kù)、知識(shí)庫(kù)”，更好地為企業(yè)管理層的決策、管理提供參考。建立檔案信息知識(shí)庫(kù)是對(duì)檔案進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)的有效方式;有條件的企業(yè)要加強(qiáng)研究，構(gòu)建以檔案信息為知識(shí)源的知識(shí)庫(kù)，真正將“檔案庫(kù)”變?yōu)椤爸R(shí)庫(kù)”。

(四)要大力促進(jìn)資源共享

要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，充分利用已有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和平臺(tái)，積極推進(jìn)本企業(yè)所屬單位檔案信息資源共享，支持各企業(yè)把可公開(kāi)的各類檔案信息上傳至本企業(yè)網(wǎng)絡(luò)，建立檢索利用中心或目錄中心，開(kāi)展遠(yuǎn)程利用，使檔案利用突破時(shí)間和空間限制，最大限度地實(shí)現(xiàn)共享。要及時(shí)以數(shù)字化檔案代替原件提供利用，通過(guò)檔案數(shù)字化，為檔案資源共享和檔案信息深加工創(chuàng)造有利條件。要建立健全檔案信息公開(kāi)發(fā)布保密審查制度，嚴(yán)格檔案信息公開(kāi)保密審查，確保公開(kāi)的檔案信息不涉及國(guó)家秘密和個(gè)人隱私。

要促進(jìn)資源共享，加大檔案開(kāi)放鑒定力度，把應(yīng)開(kāi)放的檔案盡可能開(kāi)放。一些歷史悠久、保存檔案數(shù)量較多的企業(yè)，要制定檔案開(kāi)放鑒定計(jì)劃和制度，定期開(kāi)展檔案鑒定和開(kāi)放鑒定工作。特別要積極把涉及職工利益的各類檔案、信息及時(shí)整理、鑒定出來(lái)，優(yōu)先提供利用，更好地為維護(hù)本企業(yè)職工和人民群眾合法權(quán)益提供支持。

(五)要大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化是提高檔案工作水平的重要途徑，特別對(duì)加強(qiáng)檔案的利用具有重要的作用，是企業(yè)檔案工作應(yīng)對(duì)當(dāng)前形勢(shì)，解除工作難題的一把利器。檔案工作如不走向信息化，將嚴(yán)重拖住企業(yè)發(fā)展的后腿。

一是要做好檔案信息化規(guī)劃。各企業(yè)要把檔案信息化和數(shù)字檔案館室建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實(shí)施，從人力、財(cái)力、物力上統(tǒng)籌安排，確保檔案信息化與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。

二是要科學(xué)實(shí)施檔案管理信息系統(tǒng)。要運(yùn)用科學(xué)的方法做好檔案管理信息系統(tǒng)的需求設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、安裝、調(diào)試、切換等工作。實(shí)施過(guò)程中要充分兼顧當(dāng)前需要和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，既要有利于提高檔案管理效率，又要有利于檔案信息長(zhǎng)期保存和安全保密。加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)工作，信息技術(shù)部門要加大對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)在硬件、操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的運(yùn)維支持力度，建立適合檔案管理信息系統(tǒng)特點(diǎn)的功能和數(shù)據(jù)運(yùn)維機(jī)制，做好檔案管理信息系統(tǒng)備份，保證檔案管理信息系統(tǒng)安全、順暢地運(yùn)用。

三要大力推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。要把傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作作為檔案信息化和數(shù)字檔案館(室)建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容納入檔案信息化規(guī)劃和計(jì)劃;加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的規(guī)劃，按照一步規(guī)劃、分步實(shí)施的原則，以需求為導(dǎo)向，規(guī)劃好傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，保證數(shù)字化工作所需的經(jīng)費(fèi)和人力物力;嚴(yán)格遵守?cái)?shù)字化工作規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，做到流程規(guī)范、存儲(chǔ)格式統(tǒng)一、字段完整。采取嚴(yán)格措施嚴(yán)防數(shù)字化過(guò)程中信息丟失、外泄和秘密泄露。對(duì)涉密檔案進(jìn)行數(shù)字化更要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

四要以檔案信息化帶動(dòng)企業(yè)管理創(chuàng)新。各企業(yè)要結(jié)合運(yùn)用知識(shí)管理、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、內(nèi)容管理等新理念、新方法和新技術(shù)，重塑企業(yè)流程，創(chuàng)新企業(yè)管理，在企業(yè)各崗位、各環(huán)節(jié)、各流程建立檔案記錄，把檔案管理嵌入到企業(yè)人、財(cái)、物管理的方方面面，并把這些檔案記錄全部上傳到一個(gè)平臺(tái)上集中管理，全面共享，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的“業(yè)務(wù)全滲透、結(jié)果全記載、過(guò)程全監(jiān)管、數(shù)據(jù)大服務(wù)”，從而成為企業(yè)管理的有力工具和有效手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的現(xiàn)代化、信息化，同時(shí)也把檔案工作全面從被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

五、要根據(jù)兩辦《意見(jiàn)》，進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)檔案安全保管和__

一是要加大安全保密執(zhí)法檢查力度。建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系。我局今年聯(lián)合全國(guó)人大、國(guó)務(wù)院法制辦啟動(dòng)了新一輪對(duì)《檔案法》的執(zhí)法檢查。此次檢查改變以往的個(gè)別抽查為全面檢查。20xx年執(zhí)法檢查已接近尾聲，明年還將繼續(xù)，請(qǐng)有關(guān)企業(yè)做好準(zhǔn)備。各級(jí)檔案行政管理部門和中央管理企業(yè)檔案部門要經(jīng)常對(duì)所屬企業(yè)的企業(yè)檔案館(室)進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)督促整改。對(duì)發(fā)生檔案安全事故的，要依法追究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任人的責(zé)任。要建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度，經(jīng)常開(kāi)展檔案安全保密自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除隱患，堵塞漏洞，嚴(yán)防檔案損毀和失泄密事件發(fā)生。各企業(yè)也要建立檔案安全檢查和考核制度，定期開(kāi)展檢查考核工作，并將其納入企業(yè)績(jī)效考核體系。

二要建立和完善檔案安全應(yīng)急管理制度。要建立檔案安全應(yīng)急處置協(xié)調(diào)機(jī)制和應(yīng)急處置方案，對(duì)重要的下屬單位也要求制訂應(yīng)急預(yù)案。要把檔案館(室)列入重點(diǎn)保護(hù)范圍，確保檔案安全受到危害時(shí)得到優(yōu)先搶救和妥善處置，把損失降到最低限度。要定期開(kāi)展應(yīng)急演練，確保應(yīng)急機(jī)制關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮作用。

三要切實(shí)改善檔案保管條件。要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)加快改造或新建、擴(kuò)建檔案庫(kù)房，進(jìn)一步提高檔案庫(kù)房的安全防災(zāi)標(biāo)準(zhǔn)，采用先進(jìn)的安全保密技術(shù)、設(shè)備和材料，改善檔案保管保密條件，確保檔案安全保密。

四要對(duì)重要檔案實(shí)行異地、異質(zhì)備份保管。各企業(yè)尤其是軍工集團(tuán)企業(yè)，要著手建立本集團(tuán)的檔案異地備份制度，實(shí)現(xiàn)所屬企業(yè)重要檔案的異地備份，對(duì)重要電子檔案實(shí)行異地、異質(zhì)備份保管，確保黨和國(guó)家重要檔案絕對(duì)安全。

五要保障檔案信息安全。要建立標(biāo)準(zhǔn)，采取措施，確保電子檔案長(zhǎng)期保存和利用。要嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保密管理制度，對(duì)上網(wǎng)文件、檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，嚴(yán)防把涉密文件、檔案?jìng)鬏數(shù)椒巧婷芫W(wǎng)絡(luò)上。加強(qiáng)對(duì)涉密信息系統(tǒng)、涉密計(jì)算機(jī)和涉密載體的安全保密管理，按照涉及國(guó)家秘密的信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)要求，嚴(yán)防文件、檔案在傳輸過(guò)程中失泄密。對(duì)涉密檔案、重要檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢驗(yàn)和認(rèn)證，確保長(zhǎng)期可用。

六、要根據(jù)兩辦《意見(jiàn)》，進(jìn)一步加大檔案工作的支持保障力度

一要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。凡各項(xiàng)工作，領(lǐng)導(dǎo)重視、認(rèn)識(shí)到位，困難基本就能迎刃而解。各企業(yè)要指定一名負(fù)責(zé)人、高管分管檔案工作，切實(shí)把檔案工作納入本企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，列入工作考核檢查的內(nèi)容，保證檔案管理制度在本企業(yè)上上下下得到落實(shí);各企業(yè)的“十三五”規(guī)劃制定工作很快就要啟動(dòng)，務(wù)必把檔案工作納入本企業(yè)下一個(gè)“五年”規(guī)劃，并制定本企業(yè)的檔案工作“五年”規(guī)劃;要將檔案工作納入總經(jīng)理辦公會(huì)內(nèi)容，公司領(lǐng)導(dǎo)要定期聽(tīng)取檔案部門工作匯報(bào)，定期進(jìn)行督促檢查，真正研究并協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問(wèn)題，切實(shí)擔(dān)負(fù)起領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任;要為檔案工作順利開(kāi)展提供人力、財(cái)力、物力等方面的保障，推動(dòng)企業(yè)檔案工作健康發(fā)展。

二要完善檔案事業(yè)投入機(jī)制。各企業(yè)要把檔案管理所需的設(shè)施建設(shè)納入基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目，統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一建設(shè)。要科學(xué)合理核定檔案工作經(jīng)費(fèi)，將檔案部門在文件收集、鑒定、整理、保管、搶救保護(hù)、安全保密、數(shù)字化、現(xiàn)代化管理、提供利用、編纂、陳列展覽及設(shè)備購(gòu)置和維護(hù)等方面的經(jīng)費(fèi)列入總部預(yù)算。

三要加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)。各級(jí)檔案行政管理部門和各企業(yè)要把檔案干部培訓(xùn)、交流、使用列入干部培養(yǎng)和選拔任用規(guī)劃，統(tǒng)籌安排，為檔案干部學(xué)習(xí)培訓(xùn)、下基層掛職鍛煉、交流任職等創(chuàng)造條件，不斷提高檔案干部隊(duì)伍素質(zhì);為檔案部門配備堅(jiān)強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)班子;要解決檔案人員兼職的問(wèn)題，檔案管理崗位務(wù)必單獨(dú)設(shè)置，使檔案人員有精力履行檔案工作職責(zé);關(guān)心檔案干部成長(zhǎng)，切實(shí)幫助他們解決各種實(shí)際問(wèn)題和后顧之憂，保持檔案干部隊(duì)伍穩(wěn)定。

同志們，企業(yè)一直處在我國(guó)經(jīng)濟(jì)、科技發(fā)展和改革開(kāi)放的最前沿，為我國(guó)的改革開(kāi)放事業(yè)和經(jīng)濟(jì)騰飛作出了重要貢獻(xiàn)。我們有一些企業(yè)的檔案部門，在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心下，敢闖敢干，勇于創(chuàng)新，工作做得非常出色，給全國(guó)的檔案工作創(chuàng)造了學(xué)習(xí)榜樣和可資借助的經(jīng)驗(yàn)，是我國(guó)檔案工作創(chuàng)新和發(fā)展的直接動(dòng)力與源泉，我們工作中的許多好做法、好經(jīng)驗(yàn)都來(lái)自于企業(yè)。

兩辦《意見(jiàn)》為企業(yè)檔案工作未來(lái)的發(fā)展指明了方向，規(guī)劃了藍(lán)圖，我們要站在對(duì)國(guó)家、對(duì)人民、對(duì)企業(yè)和對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度，抓住當(dāng)前難得的發(fā)展機(jī)遇，深化改革、大膽創(chuàng)新、銳意進(jìn)取，落實(shí)兩辦《意見(jiàn)》要求，把美好藍(lán)圖變成現(xiàn)實(shí)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)、健康、持續(xù)發(fā)展，為國(guó)有企業(yè)的改革、發(fā)展和國(guó)家經(jīng)濟(jì)騰飛提供有力支撐。