“外交無(wú)小事”,接待作為外交工作的重要組成部分,是展示公司形象,反映企業(yè)精神、企業(yè)文化的一項(xiàng)重要內(nèi)容,為了規(guī)范接待工作,達(dá)到誠(chéng)迎公司客人,讓客人有賓至如歸的感覺(jué),參照公司《######》,特對(duì)辦公室接待工作的程序細(xì)化如下:
1、接車(chē)安排:
接到客人來(lái)訪通知后,辦公室應(yīng)在客人來(lái)的前一天,確定接車(chē)時(shí)間、地點(diǎn)、客人的聯(lián)系方式,負(fù)責(zé)接車(chē)司機(jī)必須提前半小時(shí)到達(dá)接車(chē)地點(diǎn)。若客人為首次來(lái)司,需打印好接車(chē)牌。(負(fù)責(zé)人:######)
2、住宿安排:
辦公室根據(jù)客人需要,安排入住地點(diǎn),預(yù)定房間,為便于備查,并將預(yù)定的時(shí)間、房號(hào)和對(duì)方工作人員姓名作詳細(xì)的記錄。若當(dāng)天確定不了房號(hào),由需在客人來(lái)訪的前一天確定房號(hào),并告知接車(chē)司機(jī)。若住公司客房,需對(duì)客房的衛(wèi)生、水電及用具等檢查,將客房鑰匙交前門(mén)保安或駕駛員處。(負(fù)責(zé)人:######)
3、根據(jù)接待規(guī)程,在客人到訪公司前一天掛好歡迎橫幅或歡迎站牌,同時(shí)要求保安、清潔人員做好相應(yīng)工作。(負(fù)責(zé)人:###############)
4、會(huì)議期間安排:
(1)辦公室應(yīng)在客人來(lái)的前一天備好相關(guān)資料、鮮花、水果、茶葉、礦泉水、咖啡、筆、紙等,打印好會(huì)議列席人員的席位牌,茶杯、礦泉水、筆、紙要擺放整齊,成一條直線,筆頭方向放置一致,每人放8張紙。若屬國(guó)外客人,則席位牌對(duì)應(yīng)客人的一面打上英文名,另一面打上中文名。
(2)客人開(kāi)會(huì)時(shí)的加水間隔時(shí)間為15~25~30(分鐘),加水一般以茶杯7分滿為標(biāo)準(zhǔn)。
(3)若同一批客人有幾天會(huì)議,則需更換水果品種。
(4)若客人中途參觀工廠等離開(kāi)會(huì)議室,則需清洗茶杯和煙缸。
(負(fù)責(zé)人:######)
5、就餐安排:
食堂根據(jù)辦公室通知確定來(lái)訪客人人數(shù)、飲食口味等要求備好茶葉、酒水等安排就餐,注意餐廳、餐具及個(gè)人衛(wèi)生,做到微笑、細(xì)致服務(wù)。(負(fù)責(zé)人:######)
6、返程安排:
根據(jù)客人需要,幫客人預(yù)定好機(jī)票或火車(chē)票,并送至出發(fā)地點(diǎn),由送車(chē)司機(jī)或保安將酒店或公司客房鑰匙負(fù)責(zé)收回。(負(fù)責(zé)人:######)