山東大學(xué)檔案管理規(guī)定
根據(jù)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和《高等院校檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定制定了《山東大學(xué)檔案管理規(guī)定》，下面學(xué)習(xí)啦小編給大家介紹關(guān)于山東大學(xué)檔案管理規(guī)定的相關(guān)資料，希望對(duì)您有所幫助。
山東大學(xué)檔案管理?xiàng)l例
第一章 總 則
第一條 為規(guī)范學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法，教育部、國(guó)家檔案局令第27號(hào)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱(chēng)的學(xué)校檔案，是指我校從事招生、教學(xué)、科研、管理、醫(yī)療、生產(chǎn)、基本建設(shè)、對(duì)外交流、服務(wù)社會(huì)等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。
第三條 檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作。學(xué)校將之納入整體發(fā)展規(guī)劃，納入學(xué)校管理制度，納入相關(guān)人員的工作職責(zé)，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程和目標(biāo)責(zé)任制，在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。
第四條 學(xué)校檔案工作貫徹統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo) 、分級(jí)管理、集中保管的原則。
第五條 全校師生員工都有保護(hù)檔案和利用開(kāi)放檔案的權(quán)利和義務(wù)。
第二章 體制與機(jī)構(gòu)、人員設(shè)置
第六條 學(xué)校檔案工作由校長(zhǎng)負(fù)責(zé)，由一名分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長(zhǎng)負(fù)責(zé)檔案工作。學(xué)校檔案工作接受教育主管部門(mén)及省級(jí)檔案行政管理部門(mén)的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。
第七條 學(xué)校設(shè)立檔案管理委員會(huì)，具體負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)、研究、解決檔案工作中的重大問(wèn)題。
第八條 學(xué)校設(shè)立檔案館，直屬學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，完成學(xué)校檔案管理委員會(huì)下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)。各附屬醫(yī)院、校辦產(chǎn)業(yè)設(shè)檔案(分館)室，受所屬校區(qū)、醫(yī)院等和檔案館雙重領(lǐng)導(dǎo)。其他特殊部門(mén)經(jīng)學(xué)校檔案管理委員會(huì)批準(zhǔn)，可設(shè)立專(zhuān)門(mén)檔案室，專(zhuān)人負(fù)責(zé)。
第九條 學(xué)校檔案館具有檔案行政管理和檔案業(yè)務(wù)管理與服務(wù)雙重職能。其職責(zé)是：
( 一 )貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作;
( 二 )擬訂學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)貫徹落實(shí);
( 三 )負(fù)責(zé)接收 ( 征集 ) 、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管學(xué)校的各類(lèi)檔案及有關(guān)資料;
( 四 )編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開(kāi)發(fā)檔案信息資源;
( 五 )組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作;
( 六 )開(kāi)展檔案的開(kāi)放和利用工作;
( 七 )開(kāi)展學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn);
( 八 )利用檔案開(kāi)展多種形式的宣傳教育活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能;
( 九 )開(kāi)展國(guó)內(nèi)外檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。
第十條 學(xué)校檔案館設(shè)館長(zhǎng)一名，設(shè)副館長(zhǎng)二名。
館長(zhǎng)、副館長(zhǎng)，應(yīng)當(dāng)具備以下條件：
( 一 )熱心檔案事業(yè)，具有高級(jí)以上專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷;
( 二 )有組織管理能力，具有開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)和精神;
( 三 )年富力強(qiáng)，身體健康。
第十一條 學(xué)校檔案館配備專(zhuān)職檔案工作人員。 檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制。編制人數(shù)根據(jù)所藏檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定。
第十二條 各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，必須有一名負(fù)責(zé)人分管該單位的檔案工作，并配備一名或數(shù)名專(zhuān)兼職檔案員負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、積累、整理、立卷和移交工作。
第十三條 專(zhuān)兼職檔案工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的方針政策，遵紀(jì)守法，愛(ài)崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能。專(zhuān)兼職檔案員隊(duì)伍應(yīng)當(dāng)保持相對(duì)穩(wěn)定。
第十四條 學(xué)校檔案工作人員，實(shí)行專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制，享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。
第十五條 對(duì)長(zhǎng)期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，保障其依法享有相關(guān)待遇，并按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助。
第三章 檔案管理
第十六條 學(xué)校要建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高學(xué)校檔案管理水平。
第十七條 學(xué)校文件材料的歸檔范圍是：
(一)黨群類(lèi)：主要包括學(xué)校各級(jí)黨委、工會(huì)、團(tuán)委、民主黨派等組織的各種會(huì)議文件、會(huì)議記錄及紀(jì)要;各黨群部門(mén)的工作計(jì)劃、總結(jié);上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于黨群管理的文件材料。
(二)行政類(lèi)：主要包括學(xué)校行政工作的各種會(huì)議文件、會(huì)議紀(jì)錄及紀(jì)要;上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理、行政管理的材料。
(三)學(xué)生類(lèi)：主要包括學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。
(四)教學(xué)類(lèi)：主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)的文件材料。
(五)科研類(lèi)：按原國(guó)家科委、國(guó)家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》(國(guó)檔發(fā) [1987]6 號(hào))執(zhí)行。
(六)基本建設(shè)類(lèi)：按國(guó)家檔案局、原國(guó)家計(jì)委發(fā)布的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》(國(guó)檔發(fā)[1988]4號(hào))執(zhí)行。
(七)儀器設(shè)備類(lèi)：主要包括各種國(guó)產(chǎn)和國(guó)外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料。
(八)產(chǎn)品生產(chǎn)類(lèi)：主要包括學(xué)校在產(chǎn)學(xué)研過(guò)程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。
(九)出版物類(lèi)：主要包括學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書(shū)及出版發(fā)行記錄等。
(十)外事類(lèi)：主要包括學(xué)校派遣有關(guān)人員出席國(guó)際會(huì)議、出國(guó)考察、講學(xué)、合作研究、學(xué)習(xí)進(jìn)修的材料;學(xué)校聘請(qǐng)的境外專(zhuān)家、教師在教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的材料;學(xué)校開(kāi)展校際交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國(guó)或者港澳臺(tái)地區(qū)專(zhuān)家、教師、國(guó)際學(xué)生、港澳臺(tái)學(xué)生等的材料;學(xué)校授予境外人士名譽(yù)職務(wù)、學(xué)位、稱(chēng)號(hào)等的材料。
(十一)財(cái)會(huì)類(lèi)：按財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào))執(zhí)行。
(十二)其他類(lèi)：主要包括聲像檔案、人物檔案、其他專(zhuān)題檔案等
第十八條 學(xué)校檔案按照《山東大學(xué)檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范》進(jìn)行系統(tǒng)整理、科學(xué)分類(lèi)與管理。
第十九條 歸檔的文件材料要求質(zhì)地優(yōu)良，書(shū)繪工整，聲像清晰，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。電子文件的歸檔要求按照國(guó)家和學(xué)校有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。紙質(zhì)文件材料和電子文件材料應(yīng)當(dāng)同步歸檔。
第二十條 學(xué)校實(shí)行文件材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。學(xué)校各部門(mén)、各課題組的專(zhuān)兼職檔案工作人員應(yīng)當(dāng)按照學(xué)校檔案整理歸檔的有關(guān)要求，組織本部門(mén)或本課題組的教學(xué)、科研和管理等人員及時(shí)整理檔案。其職責(zé)是：
(一)按照文件材料的自然形成規(guī)律組卷;
(二)編制相應(yīng)的頁(yè)號(hào)或者件號(hào);
(三) 完成信息著錄，制作規(guī)范的卷內(nèi)目錄、移交目錄;
(四)經(jīng)由本部門(mén)或課題組檔案工作負(fù)責(zé)人審查合格后，向?qū)W校檔案館移交。
第二十一條 學(xué)校檔案材料歸檔時(shí)間為：
(一)學(xué)校各部門(mén)應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年 6 月底前歸檔;
(二)各院系等應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年寒假前歸檔;
(三)科研類(lèi)檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，基建類(lèi)檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔;
(四) 辦公自動(dòng)化產(chǎn)生的電子文件實(shí)時(shí)歸檔。
第二十二條 學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、鑒定和編號(hào)。
第二十三條 檔案館要定期組織檔案鑒定。要按照國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，確定檔案材料的保管期限。對(duì)保管期限已滿(mǎn)、已失去保存價(jià)值的檔案，要登記造冊(cè)報(bào)校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，予以銷(xiāo)毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷(xiāo)毀任何檔案。
第二十四條 學(xué)校與其他單位分工協(xié)作完成的項(xiàng)目，學(xué)校應(yīng)當(dāng)至少保存一整套檔案。協(xié)作單位要將承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案復(fù)制件送交學(xué)校檔案館保存。
第二十五條 學(xué)校中的個(gè)人在從事教學(xué)、科研、管理等職務(wù)活動(dòng)所形成的各種載體形式的文件材料，要按照規(guī)定及時(shí)歸檔，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。
對(duì)于個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要檔案材料，學(xué)校檔案館可以通過(guò)征集、代管等形式進(jìn)行管理。
第二十六條 檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應(yīng)當(dāng)立即向分管校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，及時(shí)處理。
檔案庫(kù)房的技術(shù)管理工作，要建立、健全有關(guān)規(guī)章制度，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。
第二十七條 檔案館應(yīng)采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對(duì)已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或者復(fù)制。對(duì)重要檔案和破損、褪色修復(fù)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)數(shù)字化，加工成電子檔案保管。
第二十八條 檔案館負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)，并按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，向上級(jí)及有關(guān)部門(mén)報(bào)送。
第二十九條 檔案是學(xué)校信息資源的重要組成部分。學(xué)校要加大力度推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的保護(hù)和檔案信息資源共享。
第四章 檔案的利用與公布
第三十條 學(xué)校檔案館設(shè)立專(zhuān)門(mén)的開(kāi)放閱覽室，編制必要的檢索工具 ，提供開(kāi)放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計(jì)算機(jī)查詢(xún)系統(tǒng)等，為利用檔案創(chuàng)造便利條件。
第三十一條 檔案館要按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定公布檔案。未經(jīng)學(xué)校授權(quán)，其他任何組織或者個(gè)人無(wú)權(quán)公布學(xué)校檔案。
屬下列情況之一者，不對(duì)外公布：
( 一 ) 涉及國(guó)家秘密的;
( 二 ) 涉及專(zhuān)利或者技術(shù)秘密的;
( 三 ) 涉及個(gè)人隱私的;
( 四 ) 檔案形成單位規(guī)定限制利用的。
第三十二條 凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個(gè)人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，均可以利用已公布的檔案。
境外組織或者個(gè)人利用檔案的，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。
第三十三條 查閱、摘錄、復(fù)制未開(kāi)放的檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案館館長(zhǎng)批準(zhǔn)。涉及未公開(kāi)的科技檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成單位或者本人同意，必要時(shí)報(bào)請(qǐng)學(xué)校校長(zhǎng)審查批準(zhǔn)。需要利用的檔案涉及重大問(wèn)題或者國(guó)家秘密，須經(jīng)學(xué)校保密委員會(huì)批準(zhǔn)。
第三十四條 檔案館提供學(xué)校重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，須經(jīng)檔案館館長(zhǎng)批準(zhǔn)。
第三十五條 加蓋學(xué)校檔案證明專(zhuān)用章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力。
第三十六條 學(xué)校檔案館是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。學(xué)校檔案館要為社會(huì)利用檔案提供便利。用于公益目的的，不得收取費(fèi)用;用于個(gè)人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用。社會(huì)組織和個(gè)人利用其所移交、捐贈(zèng)的檔案，檔案館無(wú)償和優(yōu)先提供。
第三十七條 寄存在學(xué)校檔案館的檔案，歸寄存者所有。學(xué)校檔案館如果需要向社會(huì)提供利用，應(yīng)當(dāng)征得寄存者同意。
第三十八條 檔案館應(yīng)當(dāng)積極開(kāi)展檔案的編研工作。采取多種形式 ( 如舉辦檔案展覽、陳列、建設(shè)檔案網(wǎng)站等 ) ，積極開(kāi)展檔案宣傳工作。
第五章 條件保障
第三十九條 學(xué)校將檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算，保證檔案工作的需求。
第四十條 學(xué)校為檔案館提供專(zhuān)用的、符合檔案管理要求的檔案庫(kù)房。檔案庫(kù)房和業(yè)務(wù)用房，必須符合國(guó)家《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的要求，并配置恒溫、恒濕設(shè)備，做到防火、防盜、防水、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光等標(biāo)準(zhǔn)要求。
存放涉密檔案，聲像、電子文件等特殊載體的檔案應(yīng)當(dāng)設(shè)有專(zhuān)門(mén)庫(kù)房，配備相應(yīng)的設(shè)備，確保檔案保存的安全。
第四十一條 學(xué)校設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案館配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快學(xué)校數(shù)字檔案館建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。
第六章 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰
第四十二條 學(xué)校對(duì)在檔案工作中做出貢獻(xiàn)的單位或者個(gè)人，給予表彰與獎(jiǎng)勵(lì)：
( 一 )在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績(jī)的;
( 二 )在檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理工作中做出顯著成績(jī)的;
( 三 )在檔案學(xué)研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻(xiàn)的;
( 四 )將重要的或者珍貴的檔案捐贈(zèng)給學(xué)校檔案館的;
( 五 )同違反檔案法律法規(guī)的行為作斗爭(zhēng)，表現(xiàn)突出的。
第四十三條 有下列行為之一的，學(xué)校將按照國(guó)家監(jiān)察部等關(guān)于《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員，給予相應(yīng)處分;構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。
( 一 )玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷(xiāo)毀檔案的;
( 二 )違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案的;
( 三 )涂改、偽造檔案的;
( 四 )擅自出賣(mài)、贈(zèng)送、交換檔案的;
( 五 )不按規(guī)定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的;
( 六 )其他違反檔案法律法規(guī)的行為。
第七章 附 則
第四十四條 各附屬醫(yī)院、校辦產(chǎn)業(yè)等根據(jù)本辦法制定管理細(xì)則。
第四十五條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
第四十六條 本辦法由學(xué)校檔案管理委員會(huì)負(fù)責(zé)解釋。
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