公文文件格式管理規(guī)定
公文文件格式管理規(guī)定
公文格式即公文文件規(guī)格樣式，是指公文文件中各個(gè)組成部分的構(gòu)成方式，如何制定相關(guān)管理規(guī)定呢?下面學(xué)習(xí)啦小編給大家介紹關(guān)于公文文件格式管理規(guī)定的相關(guān)資料，希望對(duì)您有所幫助。
公文文件格式管理?xiàng)l例
第一章 格式管理規(guī)定
第一條 公文一般由眉首、正文、文尾三部分組成。
第二條 公文眉首一般包括文件名稱(chēng)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等內(nèi)容。
1、文件名稱(chēng) 由發(fā)文部門(mén)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字，用醒目、整齊、莊重字體套紅印刷，置于眉首上部，發(fā)文字號(hào)之上，居中。兩個(gè)以上部門(mén)聯(lián)合行文，主辦部門(mén)應(yīng)排列在前。
2、發(fā)文字號(hào) 包括部門(mén)代字、年份、順序號(hào)，置于文件名稱(chēng)之下、橫線之上、左對(duì)齊。幾個(gè)部門(mén)聯(lián)合行文，只標(biāo)注主辦部門(mén)發(fā)文字號(hào)。
3、簽發(fā)人 向上級(jí)部門(mén)報(bào)送的文件，要由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，主要負(fù)責(zé)人外出時(shí)，由主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人姓名置于發(fā)文號(hào)的同行右端。
第三條 公文正文部分一般包括標(biāo)題、主送部門(mén)、內(nèi)容、附件、發(fā)文部門(mén)、發(fā)文日期、印章等。
1、標(biāo)題 置于眉首之下、主送部門(mén)之上、居中。標(biāo)題一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文部門(mén)名稱(chēng)、事由、公文種類(lèi)，要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)和書(shū)名外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
2、主送部門(mén) 是指公文的主要受理部門(mén)，應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。一般置于標(biāo)題之下、正文之上、左端頂格。一般普發(fā)公文，可主送幾個(gè)以上部門(mén);向上請(qǐng)示，一般只寫(xiě)一個(gè)主送部門(mén)，不宜多頭主送，以免責(zé)任不明。如需同時(shí)送其他部門(mén)，可用抄送形式。
3、內(nèi)容 是公文的主體，要求情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，層次分明，文字簡(jiǎn)煉、得體。公文如有附注(需要說(shuō)明的其他事項(xiàng))，應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。
4、附件 正文的補(bǔ)充說(shuō)明或有關(guān)參考資料。附件名稱(chēng)標(biāo)于正文內(nèi)容之后、發(fā)文部門(mén)之前，注明附件名稱(chēng)和件數(shù)。附件與主件合訂在一起，并在正文之后。
5、發(fā)文部門(mén) 又稱(chēng)落款。落款應(yīng)當(dāng)用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，置于正文內(nèi)容末尾的右下方。幾個(gè)部門(mén)聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦部門(mén)排列在前。
6、發(fā)文日期 一般署會(huì)議通過(guò)日期或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期;聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期;法規(guī)性公文，署批準(zhǔn)日期，發(fā)文日期應(yīng)當(dāng)以漢字寫(xiě)明年、月、日，置于發(fā)文部門(mén)署名的右下方。決定等不標(biāo)明主送部門(mén)的公文，發(fā)文日期加小括號(hào)置于標(biāo)題下、居中。
7、印章 除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文部門(mén)印章。印章蓋在年月日的中上方，上沿不壓正文、下沿略壓年月日。如印章蓋在正文內(nèi)容脫離的空頁(yè)上，要在該空頁(yè)的左上方標(biāo)“(此頁(yè)無(wú)正文)”。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦部門(mén)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文部門(mén)都應(yīng)加蓋印章。
第四條 公文文尾部分包括主題詞、抄送部門(mén)、印發(fā)部門(mén)、印發(fā)日期、印刷份數(shù)。公文為函件時(shí)，文尾只包括主題詞、抄送欄、份數(shù)等，且不注印發(fā)部門(mén)和印發(fā)日期;會(huì)議紀(jì)要用“分送”。
1、主題詞 反映文件主題內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞詞組，置于發(fā)文日期之下、抄送欄上橫線的左端。函、會(huì)議紀(jì)要等的主題詞不用橫線與抄送、分送欄隔開(kāi)。
2、抄送部門(mén) 除主送部門(mén)外，其他需要執(zhí)行和知曉公文的部門(mén)部門(mén)。送往上級(jí)部門(mén)的為“抄報(bào)”，送往同級(jí)部門(mén)或不相隸屬部門(mén)的為“抄送”。抄送、抄報(bào)欄設(shè)在文尾主題詞之下。
3、印發(fā)部門(mén)、印發(fā)日期和印刷份數(shù) 印發(fā)部門(mén)是指印發(fā)公文部門(mén)的辦公部門(mén);印發(fā)日期是印發(fā)部門(mén)印刷公文的起印日期，一般印成“×年×月×日印”;印刷份數(shù)是文件印刷的總數(shù)，一般是根據(jù)發(fā)放范圍、歸檔份數(shù)、發(fā)文部門(mén)留用等方面的需要來(lái)確定，印成“共印×××份”。印發(fā)部門(mén)、印發(fā)日期和印刷份數(shù)置于公文末頁(yè)下端。印發(fā)部門(mén)和印發(fā)日期在同一行左右兩側(cè)，中間隔一定距離。印刷份數(shù)置于其下橫線右下側(cè)、印發(fā)日期的下方。
第五條 公文排版格式 公文文字從左至右橫排，左側(cè)裝訂，公文用紙通常用A4型(210毫米×297毫米)，公文首頁(yè)為印有眉頭的公文紙。公文發(fā)文字號(hào)用小三號(hào)新宋體、左對(duì)齊，簽發(fā)人右對(duì)齊;標(biāo)題用小二號(hào)新宋體加粗、居中;內(nèi)容用四號(hào)新宋體。發(fā)文部門(mén)署名與正文之間空2-3行，字體為四新宋體。
聯(lián)合行文，發(fā)文部門(mén)署名分二行，中間空1行，等寬，發(fā)文日期用四新宋體;主題詞用小四號(hào)新宋體加粗，詞與詞之間空一格，不加標(biāo)點(diǎn)，左對(duì)齊;抄送欄全部為小四號(hào)新宋體，左對(duì)齊。打印、校對(duì)欄五新宋體。頁(yè)邊距：上、下各1.5厘米，左、右各2.5厘米。
固定值25磅行間距。結(jié)構(gòu)層次序號(hào)要準(zhǔn)確、清楚，第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”，括號(hào)外不能有標(biāo)點(diǎn)。如果用“第一條”的形式表示，則下面的層級(jí)依次為“1”、“(1)”、“①”(①后不應(yīng)有標(biāo)點(diǎn))，同級(jí)層號(hào)后的標(biāo)點(diǎn)應(yīng)統(tǒng)一。(公文排版格式見(jiàn)附件)
第二章 行文規(guī)則
第六條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。上級(jí)、領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示問(wèn)題，應(yīng)做到一文一事，不得將請(qǐng)示事項(xiàng)夾在報(bào)告中。請(qǐng)示一般應(yīng)明確一個(gè)主送部門(mén)，不要多頭主送，不要同時(shí)抄送下級(jí)部門(mén)。
第七條 對(duì)平級(jí)的、沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)或指導(dǎo)性關(guān)系的部門(mén)，不能發(fā)決定等指示性公文。 第八條 凡涉及其他部門(mén)的問(wèn)題，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商。上報(bào)的公文，如有關(guān)方面意見(jiàn)不一致，應(yīng)當(dāng)如實(shí)反映。
第九條 部門(mén)之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。擅自行文，上級(jí)部門(mén)有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷(xiāo)。
第三章 公文辦理
第十條 公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理兩大部分。 收文辦理由收文登記、閱批、傳遞、催辦、存檔等環(huán)節(jié)組成。
1、收文登記
對(duì)收進(jìn)的紙質(zhì)或電子文件，由行政部門(mén)分別簽收、流轉(zhuǎn)、登記及反饋。
2、閱批
收文登記后，公文由行政部門(mén)行政經(jīng)理提出擬辦意見(jiàn)，轉(zhuǎn)相關(guān)部門(mén)會(huì)簽后，呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批后，再由行政部門(mén)轉(zhuǎn)相關(guān)部門(mén)承辦或傳閱。急件應(yīng)即時(shí)閱批。
行政部門(mén)作為文件的流轉(zhuǎn)部門(mén)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)文件提出的問(wèn)題要及時(shí)溝通與回饋，每位領(lǐng)導(dǎo)除參加會(huì)議、公出、溝通文件相關(guān)內(nèi)容情況，應(yīng)在4小時(shí)內(nèi)將文件簽批完畢，進(jìn)行流轉(zhuǎn)。因出差外出，每天必須進(jìn)行一次公司電子類(lèi)文件的審查、簽批。
3、傳遞
各部門(mén)傳送文件應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。
4、催辦
各級(jí)文書(shū)工作人員應(yīng)及時(shí)掌握公文運(yùn)轉(zhuǎn)和處理情況，對(duì)辦理的公文要負(fù)責(zé)檢查催辦，承辦的公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)反饋，防止遺漏或延誤。行政部門(mén)可對(duì)各部門(mén)公文處理情況有催辦、督促和檢查。
5、存檔
文件會(huì)簽、合同會(huì)簽進(jìn)行完畢后，打印、整理會(huì)簽卡，并存檔。
第十一條 發(fā)文辦理由擬稿、核稿、簽發(fā)、編號(hào)、登記、繕印、校對(duì)、復(fù)印、發(fā)送等環(huán)節(jié)組成。
第四章 附則
第十二條 本規(guī)定由人資行政部負(fù)責(zé)解釋。 第十八條 本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。
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