最新人事檔案管理制度
人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)?，F(xiàn)在，就來(lái)看看以下三篇關(guān)于人事檔案管理制度的文章吧!
人事檔案管理規(guī)定
第一章總 則
第一條人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎(chǔ)工作之一，是檔案工作的重要組成部分。人事檔案是員工個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的記錄，是歷史、全面地考察了解和正確選拔、用人的重要依據(jù)。
第二條 員工人事檔案由人力資源部集中保管，其任務(wù)是：收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料，辦理檔案的查詢、借用和轉(zhuǎn)遞，建立科學(xué)的檔案檢索工具。調(diào)查研究檔案工作情況，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
第三條貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于員工人事檔案工作的法令、政策和規(guī)定，結(jié)合我司的實(shí)際情況制定員工人事檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。
第四條嚴(yán)格執(zhí)行員工人事檔案使用借閱規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，同時(shí)確保檔案的安全。
第二章 人事檔案歸檔范圍和要求
第五條歸檔范圍
(一)在人力資源工作中形成的履歷表、簡(jiǎn)歷表、自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。
(二)鑒定、考核、考察工作中形成的有關(guān)材料;民主評(píng)議干部的綜合材料，組織審定的考察材料等。
(三)審計(jì)工作中涉及個(gè)人的有關(guān)處分材料。
(四)成人教育(大中專)、黨校、學(xué)生(學(xué)員)登記表、考生登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)表、畢業(yè)生登記表、鑒定表、授予學(xué)位的材料、學(xué)歷證明書、學(xué)習(xí)鑒定、博士后研究人員工作期滿登記表等材料。
(五)評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職稱工作中形成的有關(guān)材料：專業(yè)技術(shù)職稱任職資格申報(bào)表、聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表及考核材料等。
(六)政審工作中形成的材料：調(diào)查報(bào)告，審查報(bào)告，上級(jí)批復(fù)，本人對(duì)結(jié)論的意見，檢查交代或情況說(shuō)明材料;作為結(jié)論依據(jù)的調(diào)查證明、證據(jù)材料：甄別、復(fù)查結(jié)論(意見、決定)、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。
(七)更改姓名、民族、出生日期、國(guó)籍、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加革命工作時(shí)間等工作中形成的有關(guān)材料;個(gè)人申請(qǐng)、組織審查報(bào)告及所依據(jù)的證明材料，上級(jí)批復(fù)等材料。
(八)黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的有關(guān)材料：
1、中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書(已批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正的)、入黨申請(qǐng)書、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、自傳、綜合性政審材料及有關(guān)的證明、考察材料;團(tuán)員登記表、民主評(píng)議黨員中認(rèn)定不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實(shí)的依據(jù)材料;取消預(yù)備黨員資格的組織意見，退黨材料。
2、中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書、申請(qǐng)書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料。
3、加入民主黨派的有關(guān)材料。
(九)表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的有關(guān)材料：
勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者、優(yōu)秀黨務(wù)工作者、優(yōu)秀黨、團(tuán)員等審批表，立功、嘉獎(jiǎng)、通報(bào)表?yè)P(yáng)等以及在其他工作中形成的表彰材料。
(十)紀(jì)律檢查、監(jiān)察、法律部門和行政管理部門工作中形成的有關(guān)材料;處分決定，免予處分的意見，上級(jí)批復(fù)，核實(shí)(調(diào)查)報(bào)告，本人檢查、交待、對(duì)處分決定的意見;撤消處分的有關(guān)材料;法院判決書;復(fù)查甄別報(bào)告，決定(結(jié)論)、上級(jí)批復(fù)等。
(十一)任免、調(diào)動(dòng)、軍隊(duì)干部轉(zhuǎn)業(yè)安置工作中形成的有關(guān)材料：任免審批表;考察材料;軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表;授予(晉升)軍(警)銜審批表;轉(zhuǎn)業(yè)鑒定;定職、定級(jí)材料;離退休審批表等材料。
(十二)考試錄用形成的有關(guān)材料：錄用審批表，聘用審批表和合同書，政審結(jié)論和有關(guān)證明材料，辭退材料，辭職審批材料等。
(十三)辦理工資、待遇等工作中形成的材料：轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、各種工資變動(dòng)審批表，提職晉級(jí)和獎(jiǎng)勵(lì)工資審批表;享受專家特殊津貼的呈報(bào)表;解決各種待遇問題的審批表，批復(fù)材料等。
(十四)辦理出國(guó)(出境)審批工作中形成的有關(guān)材料：因公出國(guó)(出境)審批表、備案表;因私出國(guó)(出境)審批表等材料。
(十五)參加區(qū)縣級(jí)以上(包括區(qū)縣級(jí))黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議和工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)，以及民主黨派代表會(huì)議的代表登記表等。
(十六)健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關(guān)材料：有嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘?jiān)\斷書，確定致殘等級(jí)的有關(guān)材料，新錄用人員體檢表等。
(十七)其它起重要依據(jù)作用的材料。
第六條收集方法
(一)為了使員工檔案能夠適應(yīng)人力資源管理工作的需要，要經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門收集員工任免、調(diào)動(dòng)、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績(jī)、廉的材料，充實(shí)檔案的內(nèi)容。
(二)建立主動(dòng)送交員工檔案材料歸檔的工作制度，及時(shí)地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。
(三)有計(jì)劃地布置填寫員工履歷表、鑒定、自傳等，并及時(shí)將這些材料補(bǔ)充進(jìn)員工檔案。
(四)人力資源部要嚴(yán)格執(zhí)行中組部有關(guān)人事檔案收集歸檔的各項(xiàng)規(guī)定，主動(dòng)和有關(guān)部門協(xié)調(diào)好檔案的收集方法和程序，以使員工檔案材料及時(shí)完成歸檔。
干部人事檔案管理工作制度
(一)干部人事檔案材料收集制度
1.嚴(yán)格按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，明確收集范圍，認(rèn)真做好干部人事檔案材料的收集與補(bǔ)充工作;
2.檔案工作人員要積極主動(dòng)地與干部人事檔案材料形成部門取得聯(lián)系，及時(shí)掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動(dòng)地索要應(yīng)歸檔的人事檔案材料;
3.干部人事檔案材料的形成部門，應(yīng)在形成正式材料后的一個(gè)月內(nèi)，將材料送交校檔案館人事檔案室歸檔;
4.檔案工作人員對(duì)收集的干部人事檔案材料，要認(rèn)真進(jìn)行核對(duì)，對(duì)缺少的材料要逐一進(jìn)行登記，及時(shí)催要，對(duì)不符合歸檔要求的材料，要及時(shí)通知形成檔案材料部門補(bǔ)送材料或補(bǔ)辦手續(xù)，形成材料的部門要按規(guī)定認(rèn)真辦理;
5.對(duì)不屬于歸檔的材料要及時(shí)退回材料形成部門。
(二)干部人事檔案材料鑒別、歸檔制度
1.嚴(yán)格把好干部人事檔案材料“入口關(guān)”，對(duì)收集的檔案材料要認(rèn)真鑒別，嚴(yán)格審核;
2.歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料;
3.歸檔材料必須齊全完整、真實(shí)、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備，有承辦單位的簽章或個(gè)人署名，有形成材料的日期;需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入檔案;
4.殘缺不全、頭尾不清、不符合歸檔要求的材料，不能歸入檔案，不屬于歸檔范圍的材料不得擅自歸檔;
5.干部人事檔案材料應(yīng)統(tǒng)一使用16開紙(19×26.5厘米)，材料左邊應(yīng)留出2—2.5厘米的裝訂邊，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫，不得用計(jì)算機(jī)打印簽名;
6.凡屬于應(yīng)歸入干部檔案的材料，應(yīng)按照中組部《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷，零星檔案材料每?jī)赡暄b訂入卷一次。
(三)干部人事檔案查(借)閱制度
1.查(借)閱干部人事檔案必須是中共黨員，并填寫《查閱干部檔案審批表》，由查閱單位負(fù)責(zé)人簽字，檔案館領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查(借)閱;
2.任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案;
3.查(借)閱檔案時(shí)，檔案工作人員應(yīng)根據(jù)規(guī)定，確定是否提供或是確定提供材料的范圍，凡與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的材料，不得翻閱，并對(duì)提供查閱的檔案進(jìn)行登記;
4.查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布檔案內(nèi)容;
5.查閱人員未經(jīng)許可，不得擅自摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容;
6.查閱人員必須愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上涂改、圈劃、批注、抽取、增添、撤換、損壞檔案;違反者應(yīng)視情節(jié)輕重，予以批評(píng)教育，直至紀(jì)律處分;假公濟(jì)私者，按違犯《中華人民共和國(guó)檔案法》處理;
7.檔案一般不外借，特殊情況須借用時(shí)，要說(shuō)明理由，經(jīng)檔案館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，方可借出，借閱檔案一般不超過(guò)15天，并不準(zhǔn)擅自復(fù)制、抄錄及轉(zhuǎn)借他人;不準(zhǔn)攜帶檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)所參觀、游覽、探親訪友。
(四)干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度
1.轉(zhuǎn)遞干部人事檔案必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全;
2.干部因工作調(diào)動(dòng)或職務(wù)變動(dòng)檔案轉(zhuǎn)出，檔案工作人員在接到調(diào)檔函后，經(jīng)人事處簽章及檔案館領(lǐng)導(dǎo)審批后，一個(gè)星期內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位;
3.轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真的檢查、整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出;
4.轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的項(xiàng)目詳細(xì)登記，嚴(yán)密包封;
5.干部檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，嚴(yán)禁郵寄或交本人自帶;
6.轉(zhuǎn)出的檔案逾期一個(gè)月未收到回執(zhí)的，應(yīng)發(fā)函或打電話詢問，以防丟失;
7.收到轉(zhuǎn)遞來(lái)的檔案，經(jīng)檢查核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章退回發(fā)檔單位。
(五)干部人事檔案檢查核對(duì)統(tǒng)計(jì)制度
1.建立檔案工作臺(tái)帳登記制度，做到勤檢查、勤核對(duì)，每年全面檢查核對(duì)統(tǒng)計(jì)一次檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決;
2.提供利用后的干部人事檔案，入庫(kù)前要認(rèn)真檢查，仔細(xì)核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后方可入庫(kù);
3.干部檔案轉(zhuǎn)出或轉(zhuǎn)入時(shí)，要認(rèn)真對(duì)照目錄檢查核對(duì)，防止張冠李戴放錯(cuò)卷或缺少材料;
4.整理好的干部人事檔案入庫(kù)前，還要逐卷逐份逐頁(yè)進(jìn)行檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)及時(shí)糾正。
(六)干部人事檔案的保管、保密制度
1.嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的保密法規(guī)，認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格照章辦事，做好干部人事檔案的保管保密；
2.非檔案工作人員一律不得進(jìn)入庫(kù)房;
3.檔案工作人員要嚴(yán)格執(zhí)行查(借)閱檔案審批手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍，不得將檔案私自帶出檔案室或私自借給他人：
4.認(rèn)真做好防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲鼠、防光、防有害生物等“八防”工作;
5.嚴(yán)禁吸煙，保持庫(kù)房的清潔和庫(kù)內(nèi)適宜的溫濕度(溫度14℃—24℃、相對(duì)濕度為45% —65%);
6.堅(jiān)持庫(kù)房檢查制度，每周檢查一次，防止不安全因素發(fā)生，發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)采取措施，確保檔案安全;
7.堅(jiān)持值班制度，下班前檔案要入庫(kù)，關(guān)好門窗，切斷電源;
8.嚴(yán)禁個(gè)人私自保存任何人的檔案材料;
9.檔案工作人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須嚴(yán)格履行交接手續(xù);
10.對(duì)違反保密制度造成失、泄密事件的單位和個(gè)人，應(yīng)視情節(jié)輕重，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》第二十四條規(guī)定給予處罰。
(七)人事檔案管理人員職責(zé)
1.熱愛本職工作，忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)保管好教職工人事檔案，為國(guó)家積累檔案史料;
2.建立人事檔案臺(tái)帳，及時(shí)收集、鑒別、整理干部檔案材料，及時(shí)報(bào)送省管干部檔案材料;
3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真辦理人事檔案的查(借)閱和轉(zhuǎn)遞;
4.及時(shí)登記教職工職務(wù)、工資變動(dòng)情況;
5.為學(xué)校及有關(guān)部門提供教職工情況;
6.維護(hù)人事檔案的完整與安全，做好人事檔案的保密保護(hù)工作;
7.調(diào)查研究全校人事檔案工作情況，制定和修訂規(guī)章制度，搞好人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo);
8.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。
小學(xué)人事檔案管理制度
為了提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用人事檔案，更好地為我校人事工作服務(wù)，根據(jù)黨的干部工作方針、政策和《中華人民共和國(guó)檔案法》、《干部檔案工作條例》，特制定本制度。
一、保密制度
1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)保密的方針、政策和規(guī)定，嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守秘密法》，做好人事檔案的保密。
2.加強(qiáng)組織紀(jì)律，堅(jiān)守工作崗位。
3.人事檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專用檔案庫(kù)房(室)，配備鐵質(zhì)檔案柜，妥善保管人事檔案。
4.人事檔案庫(kù)房(室)必須具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。安全措施應(yīng)當(dāng)經(jīng)常檢查，保持庫(kù)房的清潔和溫、濕度，發(fā)現(xiàn)問題，立即報(bào)告，及時(shí)采取措施。
5.人事檔案庫(kù)房(室)和檔案柜，應(yīng)明確專人管理。管理人員變動(dòng)時(shí)，必須辦理好交接手續(xù)。
6.無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入檔案庫(kù)房(室)。
7.嚴(yán)禁用電話、電報(bào)索取或提供有關(guān)人員的全面材料和涉及個(gè)人政治歷史問題或其他重要問題的材料，嚴(yán)禁任何人攜帶人事檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)合和娛樂場(chǎng)合，不得在電話或公共場(chǎng)所中談?wù)摶蚣臣暗接嘘P(guān)人事檔案材料的內(nèi)容。
8.對(duì)利用人事檔案的人員，進(jìn)行保密宣傳，以防邊閱檔案邊議論檔案內(nèi)容。
9.人事檔案材料的轉(zhuǎn)遞，嚴(yán)格密封，通過(guò)機(jī)要傳遞或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)，盡量避免本人自帶。
10.人事檔案工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
11.人事檔案一般不外借，但領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員因工作需要借閱時(shí)，要嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過(guò)五天。
12.屬歸檔的材料，及時(shí)轉(zhuǎn)入本人檔案，須轉(zhuǎn)遞的檔案，做好移交簽字登記手續(xù)。
13.嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案管理人員不得保管本人和親屬的檔案。
14.發(fā)現(xiàn)泄密事件，認(rèn)真處理。
二、歸檔制度
1.按照《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》，經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門收集工作調(diào)配、干部任免、組織發(fā)展、職稱評(píng)聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、學(xué)歷變更、工資套改等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)、廉的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。相關(guān)部門應(yīng)配合人事處及時(shí)做好人事檔案材料的整理、歸檔工作;材料歸檔范圍具體見附件。
2.校屬各單位要建立主動(dòng)送交人事檔案材料的工作制度，并確定1-2名專兼職人員負(fù)責(zé)收集本單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔。
3.每年引進(jìn)畢業(yè)生及調(diào)入人員的人事檔案必須在報(bào)到之日起兩個(gè)月內(nèi)轉(zhuǎn)至我校，沒有特殊情況而逾期不到或材料不全的，學(xué)校將緩發(fā)其工資與津貼，并暫停兌現(xiàn)其他相關(guān)待遇。
4.收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，完整齊全，格式規(guī)范、文字清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備、具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值。需經(jīng)有關(guān)部門審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章簽字后方能歸檔。
5.不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過(guò)鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料需經(jīng)人事處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。
6.人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。
7.每年引進(jìn)人員要填寫干部履歷表或補(bǔ)充表，充實(shí)干部人事內(nèi)容。
8.對(duì)收集的材料，要做好收集登記和交接手續(xù)。
三、鑒別制度
1.收集的材料必須經(jīng)過(guò)鑒別，未經(jīng)鑒別，不得隨意歸檔或擅自銷毀。
2.鑒別工作分別在接收材料歸檔時(shí)和整理過(guò)程中進(jìn)行。
3.鑒別要以有關(guān)文件規(guī)定為依據(jù)，嚴(yán)肅認(rèn)真，確保真實(shí)、完整、精煉、實(shí)用。
4.歸檔的材料必須真實(shí)完整，字跡清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備;對(duì)不該歸檔的材料，要區(qū)別處理，凡銷毀材料，必須詳細(xì)登記，并報(bào)主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。
5.人事檔案材料應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷。
四、整理制度
1.整理人事檔案，要先對(duì)缺少的干部人事檔案材料進(jìn)行補(bǔ)充，并備齊卷皮(盒)、目錄紙、襯紙、切紙打孔機(jī)(縫紉機(jī))等必備的物品和設(shè)備。
2.整理要做到：干部人事檔案材料鑒別和分類準(zhǔn)確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊。
3.整檔人員必須熟悉黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識(shí)，掌握整理人事檔案的有關(guān)規(guī)定和基本方法技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。
4.必須認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等有關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格遵守安全保密制度，保守黨和國(guó)家的秘密。
5.人事檔案按新《條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》規(guī)范地整理，零材料及時(shí)裝訂入卷。
6.不得擅自涂改、抽取或偽造檔案材料。按規(guī)定剔出的檔案材料，必須認(rèn)真登記，需銷毀的材料，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)按規(guī)定銷毀。
7.整檔過(guò)程中，要切實(shí)做好防火安全工作，整理室內(nèi)嚴(yán)格吸煙，嚴(yán)防丟失和匯漏檔案內(nèi)容。
五、借閱制度
1.查(借)閱人事檔案的人員原則上是黨委組織部、人事處干部或二級(jí)單位書記、主任，必須是中共正式黨員。
2.查(借)閱人應(yīng)在借閱前認(rèn)真填寫《干部人事檔案查(借)閱登記表》。
3.復(fù)印借出人事檔案材料應(yīng)認(rèn)真核實(shí)簽署意見并加蓋“河南城建學(xué)院人事處”公章，方能有效。校外單位和本校工作需要查用檔案，須在人事處領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可查(借)閱。
4.查(借)閱檔案，嚴(yán)禁涂改、圈劃、撤換檔案材料。查閱時(shí)不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。屬于假公濟(jì)私者，按照《中華人民共和國(guó)檔案法》處理。
5.查閱檔案的單位或個(gè)人，不得擅自-拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的，必須請(qǐng)示人事檔案主管部門審查批準(zhǔn)后才能復(fù)制(拍攝)。
6.檔案不外借，如必須借出使用時(shí)，要說(shuō)明理由，經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。
六、轉(zhuǎn)遞制度
1.遞人事檔案或材料必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
2.人事檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，一般情況下，不準(zhǔn)公開郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來(lái)提取，必須持人事部門出具的介紹信，一般介紹信不予辦理。
3.遞檔案時(shí)，必在轉(zhuǎn)出手續(xù)完備的前提下，須經(jīng)人事處
有關(guān)負(fù)責(zé)人同意簽署意見并由主管人事工作校領(lǐng)導(dǎo)同意后方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時(shí)把本人的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。檔案轉(zhuǎn)出后，逾期一個(gè)月未見對(duì)方退回回執(zhí)應(yīng)寫信或電話催回，以防丟失。
4.使人事檔案能夠隨著我校的人事變動(dòng)，干部職務(wù)變動(dòng)而及時(shí)調(diào)整，人事處及組織部應(yīng)將人事變動(dòng)情況、干部調(diào)動(dòng)單位和任免通知及時(shí)通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后，人事處有關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功，如未商調(diào)成功有關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在一個(gè)月以內(nèi)追回檔案，最多不超過(guò)三個(gè)月。
5.職工因辭職、退職、自動(dòng)離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到接收單位人力資源管理部門轉(zhuǎn)來(lái)的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達(dá)之日算起，按有關(guān)部門的收費(fèi)規(guī)定收取檔案保管費(fèi)。自動(dòng)離職人員的人事檔案必須在外調(diào)手續(xù)完備的情況下，方可轉(zhuǎn)出。
6.校各部門應(yīng)積極配合人事檔案室做好教工檔案的轉(zhuǎn)遞工作。
7.不屬于在職人員的代管人事檔案，在檔案轉(zhuǎn)出時(shí)，按照學(xué)校有關(guān)文件規(guī)定收取管理費(fèi)用和其他費(fèi)用。
8.是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料要嚴(yán)密包封，并加蓋機(jī)密章，有關(guān)人員認(rèn)真填寫《干部人事檔案轉(zhuǎn)出登記表》。
七、核查制度
1.事檔案管理部門對(duì)所管理的檔案要定期的進(jìn)行檢查核對(duì)，一般每半年核對(duì)一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決。
2.提供利用的人事檔案，再回收時(shí)，要嚴(yán)格檢查，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，方可入庫(kù)。
3.理好的人事檔案入庫(kù)前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁(yè)進(jìn)行檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，及時(shí)糾正。
4.出和接收人事檔案時(shí)，應(yīng)將材料與目錄檢查核對(duì)一遍，防止張冠李戴或缺少材料。
5.收集的人事檔案材料，應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料，是否齊全完整，是否符合歸檔要求，是否手續(xù)完備。
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