會計檔案管理規(guī)定3篇
會計檔案管理規(guī)定是為了建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、移交、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防會計數(shù)據(jù)毀損、散失和泄密而制定的。下面是會計檔案管理制度，歡迎參閱。
會計檔案管理規(guī)定1
1.根據(jù)有關(guān)會計檔案管理規(guī)定管理本公司財務(wù)會計檔案;
2.財務(wù)會計檔案的范圍：
2.1會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他憑證;
2.2會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等;
2.3會計報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，及會計報表、附表、附注和文字說明等;
2.4其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清單、保管清冊、銷毀清冊;各類經(jīng)濟合同(包括會簽單、審批單等);銀行開戶許可證;其他有財務(wù)保存價值的資料。
3.財務(wù)、會計檔案的裝訂應(yīng)按類別、按編號順序按時裝訂成冊，標明月份、起止年、號數(shù)、憑證張數(shù)，由裝訂人、審核人、主管簽章;具體時間要求如下：
3.1會計憑證：當月會計憑證必須于次月15日以前裝訂完畢
3.2會計賬簿：電腦賬本必須于次年1月底以前打印并裝訂完畢
3.3銀行存款余額調(diào)節(jié)表、對賬單：必須于次年1月底以前裝訂完畢
3.4財務(wù)報告：按年裝訂，必須于次年1月底以前裝訂完畢
3.5經(jīng)濟合同：按經(jīng)濟合同類別、所屬項目來裝訂
4.當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，由財務(wù)部門保管
一年，期滿后，編制移交清冊，移交檔案室保管。
5.凡需借閱會計憑證、賬簿、財務(wù)報告三大類檔案的，必須嚴格按以下規(guī)定辦理：
5.1有權(quán)借閱本公司財務(wù)會計檔案的人員為：集團的董事長、總裁及分管副總裁、財務(wù)總監(jiān)、財務(wù)經(jīng)理、審計經(jīng)理;本公司的常務(wù)副總經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理和主管會計。
5.2其他人員需調(diào)閱有關(guān)財務(wù)會計檔案的，必須本公司總經(jīng)理和財務(wù)經(jīng)理批準、且必須在財務(wù)部門查閱;未經(jīng)財務(wù)總經(jīng)理批準不得復(fù)印。
6.出納人員不得兼管檔案;
7.財務(wù)會計工作移交的規(guī)定：
7.1財務(wù)人員因故離開公司或工作調(diào)動時，必須與接管人員辦理工作交接手續(xù)，否則不予辦理離職手續(xù)。
7.2財務(wù)人員在辦理移交工作手續(xù)前必須及時辦理完畢未了的工作事項，移交人須填寫工作移交清單，清單內(nèi)容應(yīng)包括交接日期、交接雙方姓名及職務(wù)崗位、交接實物的名稱和數(shù)量、憑證賬冊的名稱數(shù)量及所屬期限、文件名稱及數(shù)量、其他需說明的問題，其中電子數(shù)據(jù)應(yīng)說明存放目錄和文件名稱，并進行實際操作。
7.3本公司會計主管及以下人員的工作移交，由財務(wù)經(jīng)理監(jiān)交。 8本制度經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會討論通過，自頒布之日起執(zhí)行。 9本制度解釋權(quán)在公司計劃財務(wù)部。
會計檔案管理規(guī)定2
第一章總則
為了加強會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。 第二章會計檔案管理部門
1.公司檔案主管部門和財務(wù)部門共同負責會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務(wù)部門負責，由財務(wù)部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。
2.財務(wù)部門及公司內(nèi)部有關(guān)的分公司、子公司，必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。
第三章會計檔案歸檔的范圍
1.會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款(借款)對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。
2.會計賬簿。包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
3.財務(wù)報告。包括《會計制度》規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務(wù)指標快報，月、季、年度會計報表，報表附注及財務(wù)情況說明書。上級主管部門對報告的批復(fù)及社會審計的審計報告。
4.其它會計核算資料。凡與會計核算緊密相關(guān)的，由會計部門負責辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料。
5.增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。 第四章會計檔案的整理
會計年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。 1.會計憑證。
(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。 (2)分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。 2.會計賬簿。
各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。 (1)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。
(2)會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。
(3)活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。 (4)會計賬簿的裝訂順序：
會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。
(5)裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。 (6)賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。
(7)裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。 (8)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。 3.會計報表。
會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。 第五章 會計檔案的歸檔保管
1.當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部門保管一年，期滿后存入檔案并由專人保管。
2.會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。 3.機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。 第六章會計檔案的借閱使用
1.財務(wù)部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。
2.凡需借會計檔案人員，須經(jīng)財務(wù)負責人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。 3.借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。 4.借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準需 需要復(fù)制會計檔案的，須經(jīng)財務(wù)負責人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準后方可復(fù)制。 第七章 各種會計檔案保管期限 1.會計憑證保管15年。
2.會計賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。 3.會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。 4.發(fā)貨票保管5年。 第八章 會計檔案的銷毀
1.會會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單，匯同財務(wù)部門共同鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門批準后，方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時為止。
2.按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前要認真清點、核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況以書面形式報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 第九章 附則
1.本制度自頒布之日起實施，未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理。 2.附表：《會計檔案保管期限表》﹙見下表﹚。
會計檔案保管期限表
會計檔案管理規(guī)定3
第一章 總則
第一條 制定目的和內(nèi)容：為了加強檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法的規(guī)定》，結(jié)合本公司實際及內(nèi)部管理需要，制定本制度。
第二條 本制度適用的范圍，為會計檔案管理部門。
第三條 本制度由公司財務(wù)負責人行使監(jiān)察權(quán)力。
第二章 會計檔案管理要求
第一條 會計檔案由以下部分組成：
(一)會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證;
(二)會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬和其它輔助賬簿;
(三)會計報表：包括年度決算表、月報表和半年報表以及報表附表、附注和會計情況說明書;
(四)會計事務(wù)所出具的審計報告、對銀行會計報表、對稅務(wù)報表及稅務(wù)資料;
(五)其它會計資料：銀行對賬單、發(fā)票或收據(jù)存根聯(lián)、各種經(jīng)濟合同、電腦備份及軟件操作資料、相關(guān)學(xué)習(xí)會議資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。
第二條 會計檔案的管理
公司會計人員為負責本公司的會計檔案工作，負責會計資料收集、整理、裝訂和管理，并設(shè)置專門的會計檔案室，指定專人保管。
第三條 會計檔案的整理
會計檔案由形成檔案的各部門和人員按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊，對同一年度的會計檔案先按會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料四大類別進行歸類，對每一類中的會計檔案再根據(jù)不同保管年限和檔案形成時間順序分別進行整理、立卷、裝訂成冊。
一、會計憑證的整理
(一) 每月中旬之前應(yīng)將上月的各種會計憑證分類按編號順序分本進行裝訂成冊。
(二) 每本憑證要求折疊整齊，憑證編號連續(xù)，附件齊全，每本憑證訂牢不松。
(三) 每本憑證應(yīng)加制封面、封底，憑證封面和每冊憑證背脊對各欄內(nèi)容必須填寫齊全，蓋章清晰。
(四) 裝訂好的憑證應(yīng)套上憑證盒，并填寫好憑證盒上各欄內(nèi)容。
二、會計賬簿的整理
(一) 在會計年度終了后的次年2個月內(nèi)，應(yīng)對各種賬冊進行整理、裝訂。整理賬簿時應(yīng)檢查所有賬頁是否已并入相應(yīng)賬戶內(nèi)，各種賬頁是否按科目的編號順序和日期先后排列整齊，賬面有否顛倒、夾錯、漏頁，賬頁與賬頁之間的余額是否銜接，每張賬頁是否填有科目代號和科目名稱，更改對是否劃紅線蓋名章，空頁、空格是否按規(guī)定寫明“空頁”字樣，年終封賬是否劃上紅線，年末余額是否按規(guī)定
結(jié)轉(zhuǎn)下年并在摘要欄注明“結(jié)轉(zhuǎn)下年度”字樣，賬頁流水編號是否連續(xù)不斷。
(二) 賬簿裝訂要求訂牢不松，折疊整齊，不缺不漏，賬頁多的科目應(yīng)單獨分冊裝訂，賬頁少的科目可與其他科目賬頁合并裝訂，多科目賬頁合并裝訂時，同一科目的賬頁應(yīng)集中在一本賬冊內(nèi)，不能將其分散裝訂在多本賬冊中。
(三) 電腦賬應(yīng)在每個會計年度終了2個月后分類打印裝訂成冊，并加蓋名章。
三、會計報表的整理、裝訂
(一) 在辦完年終決算的第二個月應(yīng)對各種報表進行整理、裝訂，檢查報表是否齊全，張數(shù)有否短缺，名章是否蓋全。
(二) 各種月度報表應(yīng)按月裝訂成冊，年度決算報表應(yīng)單獨裝訂成冊。
(三) 分冊制作報表目錄，加制封面封底，封面上填明單位名稱，會計年度，所屬月份，報表名稱，蓋妥裝訂人員的騎縫名章。
四、其他會計資料的整理 平時應(yīng)做好其他會計資料的收集、積累和保管工作，根據(jù)其他會計資料的不同類型，分別按照上述會計憑證、賬簿、報表的裝訂要求進行整理、裝訂，并及時歸檔。
第四條 會計檔案的移交與保管
公司的當年會計檔案在會計年度終了后，可暫由會計人員保管一年，期滿之后，各種會計檔案移交給公司會計檔案室，不得自行封包保存。采用電子計算機進行會計核算的，應(yīng)當保存打印出的紙質(zhì)會計
檔案，做到妥善保管、存放有序、查找方便，保證會計檔案的完整無缺，并嚴格執(zhí)行安全保密制度。
第五條會計檔案保存要求：
一、防止檔案的損壞，延長檔案使用壽命，維護檔案安全。
二、做好檔案的防火、防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作。
第六條 會計檔案的保管年限
第七條 會計檔案的查閱
由于工作需要調(diào)閱會計檔案，須遵守下列規(guī)定：
一、公司內(nèi)部人員需調(diào)閱會計檔案，必須填寫“會計檔案查閱申請單”，先由本部門負責人簽字后，再由會計檔案管理部門負責人簽章同意后，方可調(diào)閱;其中，機密級以上檔案經(jīng)會計總監(jiān)或總經(jīng)理簽字同意后，方可調(diào)閱。
二、審計、財稅部門因?qū)徲嫼筒橘~事項需調(diào)閱會計檔案時，應(yīng)出具審計或查賬公文，并由公司接待部門填寫“會計檔案查閱申請單”，申請單經(jīng)公司會計檔案管理部門負責人簽章同意后，方可查閱;其中，機密級以上檔案的調(diào)閱，須經(jīng)會計總監(jiān)批準。
三、公安、檢察、法院、工商等部門因?qū)硐嚓P(guān)案件需調(diào)閱會計檔案時，應(yīng)出具 正式公文或介紹信，經(jīng)公司法務(wù)部門審核認可后填寫“會計檔案查閱申請單”， 經(jīng)會計檔案管理負責人簽章同意后，方可查閱。查閱取證時可以抄錄、照相或復(fù)印，但不得將檔案帶走。
四、外單位人員調(diào)閱檔案，需由會計部門人員陪同，查閱完畢，應(yīng)立即歸還檔案室。向外單位提供利用時，須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)及會計負責人簽字批準，會計檔案原則上不得借出。
五、查閱檔案時，嚴禁拆散原卷并不得把檔案原件抽走、涂改、勾劃或損壞，查閱后，應(yīng)由查閱人在檔案封底備查欄內(nèi)注明日期和原因。
第八條 會計檔案的鑒定和銷毀
一、會計檔案的鑒定。每年年初應(yīng)由會計檔案主管部門和公司稽核部門對上年度會計檔案共同進行一次綜合鑒定。對債權(quán)債務(wù)未結(jié)清的檔案應(yīng)抽出重新裝訂，直到債權(quán)債務(wù)了結(jié)后再作銷毀。如果保管期限不一致但裝訂在一起的會計檔案應(yīng)在上述兩部門的見證下將要銷毀的憑證抽出后重新裝訂。
二、會計檔案的銷毀。 經(jīng)鑒定后需要銷毀的會計檔案應(yīng)由會計檔案管理員提交銷毀申請報告，并造具“會計檔案銷毀清冊”，經(jīng)會計檔案主管部門和稽核部門審核后按法定程序銷毀。
三、撤消、合并時，會計檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案本并移交指定的單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
四、會計檔案銷毀時，會計檔案主管部門和稽核部門應(yīng)派專人到現(xiàn)場監(jiān)督整個銷毀過程。
第三章 會計電算化要求內(nèi)容
會計檔案包括書面檔案和磁盤檔案，內(nèi)容是所有的會計文件和會計憑證、會計賬簿、會計報表等書面形式的會計核算資料。
第一條 書面會計檔案管理
一、會計檔案存檔手續(xù)：打印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。
二、打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。
三、機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，
操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章，會計主管簽字蓋章認可。
四、任何人不得偽造、非法涂改變更、故意毀壞憑證、賬冊、報表等書面檔案。
第二條 會計電算化具體要求
一、現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)和銀行收付業(yè)務(wù)要做到當日業(yè)務(wù)當日清，做到日清月結(jié)?，F(xiàn)金帳頁和銀行賬頁經(jīng)出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章， 裝訂成冊，年終將現(xiàn)金和銀行日記賬按照順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。
二、轉(zhuǎn)賬憑證的輸入和保管，有關(guān)會計人員應(yīng)及時將審核無誤的原始憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出，妥為保管。
四、科目匯總表、賬簿打印時間。
(一)現(xiàn)金、銀行日記賬每月打印一次。
(二)銀行余額調(diào)整表每月打印一次。
(三)總分類賬和各種明細分類賬每年打印一次。
(四)會計報表、計算表、分析表，按要求和時間打印。
第三條 電算化數(shù)據(jù)備份管理
一、必須經(jīng)常進行會計核算數(shù)據(jù)的備份工作，避免意外和人為的錯誤造成數(shù)據(jù)丟失;發(fā)生會計數(shù)據(jù)丟失時，必須及時用備份數(shù)據(jù)進行恢復(fù)。
二、需要做備份的文件包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、
期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。
三、憑證及總分類賬、明細分類賬、報表等需要備份的數(shù)據(jù)視同會計資料按月備份，交會計檔案保管員分別放置在不同的地方妥為保管。
四、隨計算機配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件和購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件，以及上述軟件的備份磁盤，必須作為會計檔案保管。
五、必須加強會計檔案的__，任何人不得偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊、備份磁盤等。
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