門衛(wèi)收發(fā)郵件管理規(guī)定范文3篇
門衛(wèi)收發(fā)郵件管理規(guī)定范文3篇
門衛(wèi)收發(fā)郵件規(guī)定為方便公司員工郵件收取,同時(shí)提高門衛(wèi)收發(fā)郵件的服務(wù)質(zhì)量, 下面是門衛(wèi)收發(fā)郵件管理規(guī)定，歡迎參閱。
門衛(wèi)收發(fā)郵件管理規(guī)定范文1
一、 目的：為了規(guī)范公司報(bào)紙、期刊、信函、快遞等郵件收發(fā)操作，提高信息傳遞、處理效率，確保郵件安全，制定《郵件收發(fā)管理制度》。以下簡(jiǎn)稱《郵件收發(fā)制度》
二、 適用范圍： 《郵件收發(fā)制度》適用于凡經(jīng)郵政/快遞渠道送達(dá)本公司內(nèi)所有單位(個(gè)人)的報(bào)紙、期刊、信函、快遞等郵件的管理。
三、 職責(zé)： 公司保安負(fù)責(zé)郵件的簽收、送達(dá)及管理。
1、每日郵件/快遞和常規(guī)郵件/快遞的收發(fā)工作由值班保安負(fù)責(zé)。
2、在保安室放置3天以上沒有人領(lǐng)取或無法送達(dá)的特殊郵件/快遞由保安室交綜合辦公室處理。
四、 收發(fā)程序
1、值班保安負(fù)責(zé)簽收送達(dá)的郵件/快遞，并檢查有無開封、損壞現(xiàn)象，收件單位/個(gè)人名稱是否明確，發(fā)現(xiàn)異?，F(xiàn)象要郵遞員簽字證明，并獲得準(zhǔn)確的聯(lián)系方式和地址;損壞嚴(yán)重的要通知收件單位/個(gè)人到場(chǎng)處理。
2、非公郵件/快遞應(yīng)由保安公示并告知收件人簽收。
3、匯票/發(fā)票一律由收件人簽收。
4、保安對(duì)送達(dá)的公函性的郵件/快遞簽收后應(yīng)及時(shí)送到綜合辦公室。其中副總級(jí)以上的公司領(lǐng)導(dǎo)的郵件/快遞直接送達(dá)本人辦公室，由本人確認(rèn)后簽收。
五、附則
1、已經(jīng)與本公司解除一切關(guān)系員工或單位的郵件/快遞在保安室保存期限為三個(gè)月，具有重大價(jià)值的要送到辦公室。保存期限已滿三個(gè)月的報(bào)請(qǐng)綜合辦主任或更高職位人員處理，不得長(zhǎng)期存放，不得擅自處理。
2、未經(jīng)授權(quán)許可，所有人員不得接收非本單位(個(gè)人)郵件/快遞，不能開看，違者視情處罰。
3、報(bào)紙不在登記簽收之內(nèi)，直接由值班保安按規(guī)定分發(fā)。
4、《郵件管理制度》自公布之日起實(shí)施，以前相關(guān)制度不再執(zhí)行。
5、《郵件管理制度》未規(guī)定的事項(xiàng)，按公司相關(guān)管理制度執(zhí)行。
浙江中煤機(jī)械科技有限公司
二○xx年四月九日
門衛(wèi)收發(fā)郵件管理規(guī)定范文2
1、為確保郵件收發(fā)事務(wù)順利進(jìn)行，避免郵件收發(fā)事務(wù)的延誤和差錯(cuò)，提高辦事效率，特制定本制度。
2、“郵件”是指通過郵政和快遞公司郵送的信函、報(bào)刊、資料和包裹。
3、郵件的收發(fā)工作由公司辦公室管理，各相關(guān)部門協(xié)同實(shí)施。
4、一般信函、報(bào)刊由門衛(wèi)室當(dāng)班值班人員接收;快遞、掛號(hào)包裹等需要簽字接收的郵件，正常上班時(shí)間由業(yè)務(wù)內(nèi)勤簽收;節(jié)假日和早晚非上班時(shí)間由門衛(wèi)值班人員簽收。
5、門衛(wèi)和業(yè)務(wù)內(nèi)勤人員收到郵件后，均應(yīng)在當(dāng)天第一時(shí)間及時(shí)轉(zhuǎn)交處理，遇節(jié)假日由門衛(wèi)值班人員接收的郵件，應(yīng)在假日后第一個(gè)工作日上班時(shí)轉(zhuǎn)交處理，不準(zhǔn)擅自留存和積壓。
6、一般信函、報(bào)刊由門衛(wèi)接收人員及時(shí)送達(dá)辦公室。凡屬簽字接收的郵件，門衛(wèi)室和業(yè)務(wù)內(nèi)勤均應(yīng)分別建立郵件收發(fā)登記薄，郵件轉(zhuǎn)交相關(guān)部門和個(gè)人后，由收件人在收發(fā)登記薄上簽收。
7、郵件轉(zhuǎn)交處理的原則是：凡屬外來的各種公文、信函、資料、報(bào)刊等統(tǒng)一轉(zhuǎn)交辦公室收文分發(fā)。屬財(cái)務(wù)部門相關(guān)財(cái)務(wù)資料交財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽收后處理。屬采購部門采購的相關(guān)儀器、設(shè)備配件，由采購部簽收后送交倉庫辦理驗(yàn)收入庫手續(xù);屬原料、包裝物料樣品，則分別送技術(shù)部檢測(cè)和匯同生產(chǎn)、業(yè)務(wù)部門商定采購相關(guān)事宜。屬客戶聯(lián)系郵寄的產(chǎn)品樣品等，則由業(yè)務(wù)部送交技術(shù)部檢測(cè)并落實(shí)客戶相關(guān)需求事宜。
8、辦公室建立收文和發(fā)文登記薄，凡黨政機(jī)關(guān)、相關(guān)部門和單位發(fā)來的文件和公函，應(yīng)進(jìn)行收文登記，封面貼制文件處理標(biāo)簽，由辦公室主任根據(jù)公文內(nèi)容，簽署分發(fā)意思見后分別報(bào)送總經(jīng)理、分管負(fù)責(zé)人閱處或相關(guān)部門辦理。凡公司以文頭紙印發(fā)的各種文書，辦公室統(tǒng)一編號(hào)進(jìn)行發(fā)文登記。每年年底，對(duì)全年的收發(fā)文進(jìn)行全面清理收集，整理裝訂成文書檔案，按規(guī)定分類建檔保存，以便查閱和利用。
9、凡不認(rèn)真執(zhí)行本制度，無故拒收或扣壓郵件的。每次扣0.2分;因郵件隨意扣壓或丟失，影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的，予以警告以上處分;給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，承擔(dān)相應(yīng)的損失賠償責(zé)任。
10、本制度自20xx年1月1日起執(zhí)行。
安慶市中天石化公司
20xx年12月20日
門衛(wèi)收發(fā)郵件管理規(guī)定范文3
1.總則：
為了充分利用互聯(lián)網(wǎng)的信息化運(yùn)作優(yōu)勢(shì)，提高信息傳遞、處理效率，確保安全;節(jié)約公司的快遞成本，規(guī)范快遞物品的收發(fā)管理，避免造成公司資料的丟失及浪費(fèi)。
適用范圍：
2.本公司所有員工均屬之
3.定義：
3.1 快遞物品：指員工因工作需要，向外部寄送文件，資料，配件，樣品以及其他貨品等。(銷售儀器和銷售試劑的發(fā)貨除外)
4. 組織與職責(zé)：
4.1：值班門衛(wèi)：負(fù)責(zé)公司郵件、零散快遞物品的收發(fā)管理。
4.2：物流部： 負(fù)責(zé)公司郵件、快遞物品的寄發(fā)管理。
4.3：各部門： 寄件人必須按照本辦法規(guī)定的寄件要求寄發(fā)快遞。
4.4：各部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門的快遞費(fèi)進(jìn)行管控。
5.流程圖：(略)
6 .執(zhí)行說明：
6.1快遞的簽收與發(fā)送
6.1.1 快遞的接收
6.1.1.1值班門衛(wèi)收到文件，資料，貨物等快遞物品時(shí)，要及時(shí)通知轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門人員。
6.1.1.2物品接收人要在《郵件快遞簽收登記表》上簽字接收，以備查驗(yàn)核對(duì)。
6.1.1.3除特殊情況外，如貨物中指定的接收人不在，電話通知本人是否接受，同意的可指定委托人代為簽收。原則上各部門人員應(yīng)代收。
6.1.2快遞的寄發(fā)
6.1.2.1因工作需要，需向外部寄送文件，資料，貨物及其他物品者必須到物流部填寫《郵件快遞寄發(fā)登記表》進(jìn)行登記，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交物流部，由物流部聯(lián)系快遞公司統(tǒng)一發(fā)送。(各需求部門于每日16:30前送至物流部)
6.1.2.2未經(jīng)登記或需快遞物品無部門負(fù)責(zé)人審批的，物流部可拒接受理，對(duì)于不合格的件退回發(fā)件人。
6.1.2.3快遞公司的選擇：選擇的原則是合理、負(fù)責(zé)任、低成本;寄件人必須根據(jù)所寄物品的性質(zhì)，合理、負(fù)責(zé)任的選擇性價(jià)比高的快遞公司，以低成本完成寄件。能以普通郵寄處理的不選擇快遞。
6.1.2.4各需求人員必須在《郵件快遞寄發(fā)登記表》上詳細(xì)注明收件人姓名，地址，所寄物品名稱，以及快遞承運(yùn)單位及快遞單號(hào)，以備查驗(yàn)核對(duì)，如資料登記不清或不完整者，物流部有權(quán)要求當(dāng)事人將資料完善，對(duì)于無故拒不按要求填寫，且物流要求無效者，物流部有權(quán)拒發(fā)該物品，并將情況報(bào)備部門負(fù)責(zé)人處理。
6.1.2.5填寫快遞單：用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細(xì)資料(地址、收件人、聯(lián)系電話、郵編等)。
7. 寄件相關(guān)規(guī)定：
7.1.1物件分類：
A類：緊急件;B類：貴重件(如票據(jù)、證件、貴重配件或物品等);C類：普通件(如資料、文件、普通配件等);D類：普通信函、賀卡等。
物流部/行政部
20xx.12.31
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