文秘電話轉(zhuǎn)接流程

　　在接聽(tīng)電話是偶爾會(huì)遇到電話轉(zhuǎn)接，小編向你推薦文秘電話轉(zhuǎn)接流程，希望可以幫到你。

　　當(dāng)接待員接到一個(gè)外線電話時(shí)，應(yīng)該遵循以下流程：

　　1.使用以下語(yǔ)句

　　“您好，這里是XX(單位名稱)，”“您好，XXXXX(單位名稱)”。

　　2.不同的來(lái)電者可能會(huì)要求轉(zhuǎn)接到某些人

　　任何找管理者或領(lǐng)導(dǎo)的電話必須首先轉(zhuǎn)到相關(guān)的秘書(shū)或助理那里。這樣可以保證管理者或領(lǐng)導(dǎo)們不被無(wú)關(guān)緊要的電話打擾。

　　3.如果來(lái)電者要求轉(zhuǎn)接某個(gè)職位的人

　　如“請(qǐng)找接待員們的人力資源總監(jiān)聽(tīng)電話好嗎?”“接待員幫接待員轉(zhuǎn)到他辦公室。”然后，接待員試著將電話轉(zhuǎn)到相關(guān)的秘書(shū)哪里。

　　4.如果來(lái)電者說(shuō)出要找的人的名字

　　如：出現(xiàn)來(lái)電者說(shuō)出要找的人的名字——接待員必須回答：“請(qǐng)稍等，接待員幫接待員轉(zhuǎn)到他的辦公室。”然后，試圖將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)秘書(shū)。

　　如果秘書(shū)的電話占線或找不到秘書(shū)——接待員必須回答：“對(duì)不起，XX先生電話正占線，您要等一下嗎?”

　　如果對(duì)方回答“是”，請(qǐng)保留來(lái)電者的電話不掛段，但等到快一分鐘時(shí)，接待員必須跟來(lái)電者確認(rèn)是否還要繼續(xù)等候。接待員必須說(shuō)“XX先生的電話還在占線，您還要等侯嗎?”如果回答“否”，接待員必須說(shuō)：“請(qǐng)問(wèn)您有什么事接待員可以轉(zhuǎn)告嗎?”

　　5.如果接待員知道相關(guān)的人員現(xiàn)在不在辦公室

　　如接待員知道相關(guān)的人員現(xiàn)在不在辦公室——接待員必須說(shuō)：“對(duì)不起，XX先生暫時(shí)不在辦公室，請(qǐng)問(wèn)有什么事情接待員可以轉(zhuǎn)告嗎?”或者說(shuō)“對(duì)不起，XX先生去出差了，請(qǐng)問(wèn)有什么事情可以轉(zhuǎn)告嗎?”千萬(wàn)不要在不了解對(duì)方的動(dòng)機(jī)、目的是什么時(shí)，隨便傳話，更不要在未授權(quán)的情況下說(shuō)出指定受話人的行蹤或?qū)⑹茉捜说氖謾C(jī)號(hào)碼或家庭電話號(hào)碼告訴來(lái)電者。

　　6.如果來(lái)電者不希望和具體某個(gè)人或者不確定和誰(shuí)通話時(shí)

　　如來(lái)電者不希望和具體某個(gè)人或者不確定和誰(shuí)通話時(shí)，接待員必須說(shuō)“有什么可以幫到您的嗎?”通過(guò)與他的對(duì)話了解來(lái)電者的目的。如果是投訴電話，接待員應(yīng)該仔細(xì)聆聽(tīng)后，幫他們找到可以幫助的人，但不能將電話直接轉(zhuǎn)到公司領(lǐng)導(dǎo)那里。如果是一般性的推銷電話，接待員必須說(shuō)：“對(duì)不起，XX先生外出香港了，他的秘書(shū)暫時(shí)聯(lián)系不上，您需要接待員轉(zhuǎn)達(dá)什么信息嗎?”

　　7.如果來(lái)電者撥錯(cuò)了號(hào)碼時(shí)

　　如來(lái)電者撥錯(cuò)了號(hào)碼接待員必須說(shuō)“對(duì)不起，您是不是打錯(cuò)了呢?這里是XX”。如果有必要接待員還可以告訴來(lái)電者“這里的號(hào)碼是XXXXXXX”。

　　8.如果一次通話占用了較長(zhǎng)時(shí)間又有其他電話進(jìn)來(lái)時(shí)

　　如果一次通話占用了較長(zhǎng)時(shí)間又有其他電話進(jìn)來(lái)時(shí)接待員必須說(shuō)：“對(duì)不起先生，您能稍等一會(huì)，讓接待員接聽(tīng)另外一個(gè)電話嗎?”

　　9.在轉(zhuǎn)接電話的時(shí)候

　　如果接待員知道的話，告訴領(lǐng)導(dǎo)或秘書(shū)來(lái)電者的姓名。