文秘電話轉(zhuǎn)接流程

　　在接聽電話是偶爾會遇到電話轉(zhuǎn)接，小編向你推薦文秘電話轉(zhuǎn)接流程，希望可以幫到你。

　　當(dāng)接待員接到一個外線電話時，應(yīng)該遵循以下流程：

　　1.使用以下語句

　　“您好，這里是XX(單位名稱)，”“您好，XXXXX(單位名稱)”。

　　2.不同的來電者可能會要求轉(zhuǎn)接到某些人

　　任何找管理者或領(lǐng)導(dǎo)的電話必須首先轉(zhuǎn)到相關(guān)的秘書或助理那里。這樣可以保證管理者或領(lǐng)導(dǎo)們不被無關(guān)緊要的電話打擾。

　　3.如果來電者要求轉(zhuǎn)接某個職位的人

　　如“請找接待員們的人力資源總監(jiān)聽電話好嗎?”“接待員幫接待員轉(zhuǎn)到他辦公室。”然后，接待員試著將電話轉(zhuǎn)到相關(guān)的秘書哪里。

　　4.如果來電者說出要找的人的名字

　　如：出現(xiàn)來電者說出要找的人的名字——接待員必須回答：“請稍等，接待員幫接待員轉(zhuǎn)到他的辦公室。”然后，試圖將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)秘書。

　　如果秘書的電話占線或找不到秘書——接待員必須回答：“對不起，XX先生電話正占線，您要等一下嗎?”

　　如果對方回答“是”，請保留來電者的電話不掛段，但等到快一分鐘時，接待員必須跟來電者確認(rèn)是否還要繼續(xù)等候。接待員必須說“XX先生的電話還在占線，您還要等侯嗎?”如果回答“否”，接待員必須說：“請問您有什么事接待員可以轉(zhuǎn)告嗎?”

　　5.如果接待員知道相關(guān)的人員現(xiàn)在不在辦公室

　　如接待員知道相關(guān)的人員現(xiàn)在不在辦公室——接待員必須說：“對不起，XX先生暫時不在辦公室，請問有什么事情接待員可以轉(zhuǎn)告嗎?”或者說“對不起，XX先生去出差了，請問有什么事情可以轉(zhuǎn)告嗎?”千萬不要在不了解對方的動機、目的是什么時，隨便傳話，更不要在未授權(quán)的情況下說出指定受話人的行蹤或?qū)⑹茉捜说氖謾C號碼或家庭電話號碼告訴來電者。

　　6.如果來電者不希望和具體某個人或者不確定和誰通話時

　　如來電者不希望和具體某個人或者不確定和誰通話時，接待員必須說“有什么可以幫到您的嗎?”通過與他的對話了解來電者的目的。如果是投訴電話，接待員應(yīng)該仔細(xì)聆聽后，幫他們找到可以幫助的人，但不能將電話直接轉(zhuǎn)到公司領(lǐng)導(dǎo)那里。如果是一般性的推銷電話，接待員必須說：“對不起，XX先生外出香港了，他的秘書暫時聯(lián)系不上，您需要接待員轉(zhuǎn)達什么信息嗎?”

　　7.如果來電者撥錯了號碼時

　　如來電者撥錯了號碼接待員必須說“對不起，您是不是打錯了呢?這里是XX”。如果有必要接待員還可以告訴來電者“這里的號碼是XXXXXXX”。

　　8.如果一次通話占用了較長時間又有其他電話進來時

　　如果一次通話占用了較長時間又有其他電話進來時接待員必須說：“對不起先生，您能稍等一會，讓接待員接聽另外一個電話嗎?”

　　9.在轉(zhuǎn)接電話的時候

　　如果接待員知道的話，告訴領(lǐng)導(dǎo)或秘書來電者的姓名。