文秘必備日用公文的基礎知識
文秘必備日用公文的基礎知識
文秘的主要工作之一是寫作，本文為大家提供寫作基礎指導，歡迎大家閱讀借鑒。
(一)日用公文的含義、功用、類別
1.含義、性質(zhì)和功用
日用公文，是機關辦理公務的文書中一些非正式文件的統(tǒng)稱;由’于它是機關體系處理日常事務、日常交流信息的應用文體，又被稱為機關、日常事務文書，與《公文處理辦法》規(guī)定的狹義公文有種種功用、規(guī)格上的區(qū)別。它主要包括簡報、調(diào)查報告、按語、計劃、總結(jié)、規(guī)章、報表、介紹信、禮儀函電等等。
日用公文，是機關辦理日常具體事務、傳遞信息、聯(lián)系工作、總結(jié)推廣經(jīng)驗、處理機關之間和機關內(nèi)部各種關系的一種輕便文字工具。它的文種、體制、制發(fā)、效能等，是在機關工作實踐中約定俗成而由機關自身確定的，不像正式公務文書那樣經(jīng)有關機關用法定文件規(guī)定下來。因而，它在經(jīng)由法定機關批準或作為正式文件發(fā)布之前，不具正式公文的法定效能，只在發(fā)放機關權(quán)限之內(nèi)有一定的行政效力。如，某機關發(fā)生了火災，燒毀了車庫和汽車，立即寫份簡報給上級和有關機關，不能等一切調(diào)查清、安頓好再正式寫報告，但這簡報不能代替對整個火災原因、情況、預后處理的正式報告，更不能代替購車、建庫的請示;上級機關接到簡報，只是“知道了”，可以不批復，也可以仍作為簡報轉(zhuǎn)發(fā)，提請各部門注意防火，但不能代替處分決定或批示，更不能代替對購車、建庫的批復或正式行文各單位檢查防火工作。
日用公文的有些文種，像簡報等，在某些系統(tǒng)曾經(jīng)被列為正式文件，但也把它們劃歸“參考性”文件而與“指使性”文件相區(qū)別，現(xiàn)仍劃歸日用文書。
2.類別
日用公文，種類繁多，既無法定文種，又無法定分類。我們從寫作角度看，現(xiàn)在機關應用的所有文字材料，大體有三個類型，每個類型包含若干種。
(1)文章型：即具有一般篇章結(jié)構(gòu)形式的狹義文章。日常用的有簡報、調(diào)查報告、計劃、總結(jié)、會議報告與講話稿等。
(2)條款型：按條款格式結(jié)撰而成的，像機關企業(yè)里的規(guī)章制度、公約守則等等。其中章程、條例、規(guī)定是正式文件。
(3)表格型：即，有固定格式的簡單文字與報表，多是先印好表格或特定項目，用時臨時填寫。像統(tǒng)計表、介紹信、請柬、條據(jù)等等。
現(xiàn)在主要介紹文章型的日用公文，條款型的可參照通用公文寫作中的“條例”、“規(guī)定”，這里選一兩種簡介。
(二)特點
日用公文，作為廣義公文(機關應用文體)的一種，與狹義的正式的通用公文有區(qū)別、有分工而又相輔相成。它能解決不宜或不必正式行文而又需形諸文字的問題，起正式發(fā)文之外的作用。它在廣泛而快速傳布信息方面與新聞文體作用相近，但又不能超出機關體系的范圍，有一定的保密性。然而，它在必要的情況下，隨時可以經(jīng)過一定手續(xù)而轉(zhuǎn)化為正式公文，或轉(zhuǎn)化為新聞報道公諸報端。事物是在比較中存在的，我們在比照中可以更好地把握日用公文的特點。 1.事務性和簡便性 日用公文快速傳遞信息等性能和新聞文體相近。有的文種，如調(diào)查報告，同時亦屬新聞文體，除了組織、人事方面或有保密內(nèi)容者以外，也可以在報刊上公開發(fā)表;有的文種，像簡報，稍稍改動即可以作為消息發(fā)表，大會開幕式的簡報往往成為報上的新聞稿;有的可直接見報，會議報告、講話稿就是，按語可隨主文登報，亦可改為短評;有的文種，像計劃、總結(jié)，也可用新聞工具發(fā)表或改作報道。隨政治透明度的提高，這種情況會越來越多。但日用公文總的是與新聞文體不同的，這不同在于它的事務性，它是用來辦理機關公務的。
事務性即辦理公務這一點，與正式公文相同，其區(qū)別在于它辦的是日常事務性的公務，手續(xù)簡便、輕捷快速，一般不具法定效能;而正式的通用公文處理的是鄭重的大事，有嚴格的制發(fā)程序，需經(jīng)主要領導人審核簽發(fā)，具有法定效能。
2.定向性與范圍性
新聞是向全社會發(fā)布的，誰接受都可以，甚至可以超越國界;日用公文雖然有的也可以作為新聞面向全社會，但它本質(zhì)上是有特定的適用范圍，發(fā)放有定向性。即，每一份都在一定范圍內(nèi)使用，范圍可大到全黨全國，但還是有范圍;每一份的讀者都是特定的，同時有它使動的目的，不是看了就完。如，一封介紹信，是向特定機關介紹特定人員的特定情況，通常是作為機關證明所介紹的是何人、任何職、去辦何事、要求給予何種幫助和接待等。它和也是介紹人物的人物通訊不同，和個人的工作證、身份證也不同，那是隨便給什么人看的，也沒有附印上什么特定的要求。又如，傳遞信息的簡報，有它的發(fā)放范圍和方向目標，即，這份簡報報給哪些領導、送到哪些單位，都有明確規(guī)定，打破發(fā)放常規(guī)的要特意注明。它不是發(fā)向全社會的，如要在報紙、電臺發(fā)表，具備公開發(fā)表的意義而又無需保密才行。總之，日用公文不是新聞，即使在政務公開的情況下，也必定有一些不宜或不必在社會上公之于眾的。 3.參考性和引導性 日用公文，雖然也是辦理公務的廣義公文，但它與“正式公文”存在不同。首先就是它沒有通用公文那種法定的權(quán)威性、強制執(zhí)行作用。如，介紹經(jīng)驗的簡報或總結(jié)，只是供有關部門參考，得到啟發(fā);領導機關可以用來引導工作向哪里發(fā)展。但是沒有非要人家照辦不可的效能，不能在檢查工作時說：我們發(fā)了簡報，你們?yōu)槭裁床徽辙k!日用公文只具有對其他單位的引導性，不能要求甲省按乙省的規(guī)劃行事;而對機關內(nèi)部只有行政約束力，違背了“服務公約”、“圖書借閱辦法”等，跟犯法不同。當然，在實施范圍是不容違背、破壞或執(zhí)行不力的，要受行政批評、處分，但不一定構(gòu)成法律犯罪，后果構(gòu)成犯罪，那是超出規(guī)章、計劃之外的責任事故了。當然，也與違法瀆職不同。如，未辦好財務手續(xù)就取款辦事或超規(guī)定用車，違背了本單位財務制度或用車章程，可以批評、處罰，但與違法犯罪不同。又如，簡報和總結(jié)中反映了誰受了批評和表揚，不等于正式的通報批評或通報表揚，涉及者不必在填表時填上受到過通報批評或通報表揚，而“通報”后與此不同。 4.規(guī)范性與靈活性 日用公文在機關應用文章中是最為靈活的一種，當然，它也有大體的規(guī)范，寫什么不像什么是不行的。但它的活動余地最大，最易發(fā)揮創(chuàng)造力，而不必死守固定格式，也可不用公文術(shù)語或?qū)ｉT術(shù)語。它最忌“匠氣”，寫出來的千篇一律，像工匠做的器皿、茶杯一樣。像簡報，經(jīng)常出甚至天天出，不宜一個模子，不宜穿一樣靴、戴一種帽;調(diào)查報告，天南地北、三百六十行，所遇情況千差萬別，也不可按譜填詞，像有些單位那樣都寫成“十四件大事”的模仿之作;而應從實際出發(fā)，在格式寫法、繁簡詳略、結(jié)構(gòu)安排、開頭結(jié)尾、語言口號等方面多一些變化，寫得活潑生動，能讀得下去聽得進去。
(三)日用公文寫作的重要意義
社會上和機關里少數(shù)人不重視日用公文書寫作，是由于偏見和缺乏知識引起的誤解。日用公文在機關應用文章?lián)摰闹卫韲摇⒐芾砩鐣?、推動改革的重要任務中，具有基礎性的無可替代的作用。它被稱為機關工作中“基礎性文書”，可從以下三個方面理解：
1.機關基礎工作的重要方面
機關的基礎工作是辦事，貫徹決策、處理事務解決問題，在各機關之間和機關內(nèi)部聯(lián)系、溝通、協(xié)商、調(diào)劑。在完成機關基礎工作中，使用的重要工具就是各種日用公文;沒有它就難以工作。如果寫得“少、快、好”，辦事效率就高，就有助于完成好工作;如果馬馬虎虎，拖拖拉拉，用來扯皮，就會影響工作效率，造成損失;至于用來打埋伏、欺上瞞下，就是不正之風，要受到懲處。所以要做好工作，必須寫好事務文書。
2.機關決策基礎的組成部分
決策是機關的重要職能和工作，但決策正確與否、切實可行否，決定于決策的基礎。這當中，日用公文是提供信息、情況的重要橋梁，還可以作為決策反饋或作為“準決策”(如正式批準前的計劃)，聽取意見而據(jù)以調(diào)整決策。只有在調(diào)查報告、簡報、快報等提供的信息、反饋的基礎上，在作為決策步驟的計劃、總結(jié)等廣泛吸取專家、群眾意見和經(jīng)驗教訓的基礎上，才能作出或不斷調(diào)整好科學決策。當然，決策基礎是多方面的，日常事務文書是不可缺少的組成部分。
3.機關寫作基礎的提高階梯
各機關在機關應用文章的寫作水平上相差很大，總的說是不適應改革、發(fā)展的局面。不僅無用之文成山成災，而且因文書寫作不嚴格、經(jīng)濟合同不周嚴而引起的訴訟也時有所聞。據(jù)在一個專區(qū)的調(diào)查，縣鄉(xiāng)兩級文書寫作，合格的只占1/3，根本不合格的占將近1/2。要寫好機關應用文章，除了隨社會發(fā)展而在形式規(guī)范上改革之外，提高文秘寫作水平也十分重要。它要有一般的語文基礎與知識，更需要寫作的實踐和歷練。剛到機關工作，最先和最多寫的就是簡報、調(diào)查報告之類，只有寫好這些，才能寫好正式公文和見報文章，它是入門和深造的階梯。嚴肅認真地揣摩、寫好它，不僅有助提高寫作能力，而且可以幫助積累知識、材料、經(jīng)驗，對全面提高工作能力、領導能力、改進機關作風，意義都是很大的。