公司信函寫作范文
商業(yè)信函不同于文學(xué)創(chuàng)作。文學(xué)作品忌顯不忌隱,忌直不忌曲,而商業(yè)信函應(yīng)清楚明確,不隱不曲。下面是學(xué)習(xí)啦小編為你帶來的公司信函寫作范文,歡迎參閱。
公司信函寫作范文1
敬啟者:
我們很高興通知您,我們?nèi)覙s幸和愉快地接受你們邀請,預(yù)定本月20日下午18:00在××酒店參加你們舉辦的晚宴,相信它會令我們大家都開心不已。另,如果這一時間不太合適,請來電告知,以便我們另選時間。
發(fā)函者:
年 月 日
公司信函寫作范文2
敬啟者:
貴方訂購貨物的出口許可證已獲批準(zhǔn)。貨物即將于8~10天內(nèi)制作完成,特此奉告。我方建議,以見到由中華人民共和國中國銀行開出不可撒銷信用證時付款。
我方一接到貴方確認(rèn)書后,信用證就已開出,而貨物即行啟運并將文件寄出,作為向銀行結(jié)賬憑據(jù)。
敬上
發(fā)函者:
年 月 日
公司信函寫作范文3
××公司:
貴方有關(guān)保險事宜的6月25日來函知悉,特函告如下:
一、綜合險。在沒有得到我們顧客的明確指示的情況下,我們一般投保水漬險和戰(zhàn)爭險。如貴方愿投保綜合險,我方可以稍高的保費代保此險。
二、破碎險。破碎險是一種特別保險,需收取額外保費。該險現(xiàn)行保險費率為2%,損失只賠超過5%的部分。
三、保險金額。我方注意到貴方欲為裝運給貴方的貨物按發(fā)票金額另加10%投保,我方當(dāng)照此辦理。
我方希望上述答復(fù)將滿足貴方的要求,并等候貴方的答復(fù)。
××公司
×年×月×日
商業(yè)信函的寫作要求
商業(yè)信函不同于文學(xué)創(chuàng)作。文學(xué)作品忌顯不忌隱,忌直不忌曲,而商業(yè)信函應(yīng)清楚明確,不隱不曲。商業(yè)信函的寫作要求是:
1)主題突出,觀點明確
商業(yè)信函是為開展某項商業(yè)業(yè)務(wù)而寫的,具有明顯的目標(biāo)。信文內(nèi)容應(yīng)緊緊圍繞這一目標(biāo)展開,不要涉及無關(guān)緊要的事情,以免沖淡主題;也不必象私人一般信函那樣,寫入問候、寒喧一類詞語。向?qū)Ψ教岢龅膯栴}要明確,回答對方的詢問也要有針對性,不能答非所問,或故意繞彎子,回避要害。鑒于商業(yè)信函往來涉及經(jīng)濟責(zé)任,所談事項必須觀點明確,交待清楚。例如答復(fù)對方訂貨要求時,必須將供應(yīng)商品的規(guī)格、性能、供貨日期、價格與折扣條件、交貨方式、經(jīng)濟責(zé)任等,一一交待清楚,切忌含混不清,以免日后糾紛。
2)面向?qū)Ψ?,態(tài)度誠懇
為促進(jìn)雙方經(jīng)銷往來,信函應(yīng)給對方一個好的印象。因此,在寫信之前,要設(shè)身處地想一想:對方的需要:對方的處境、利益與困難;如何在互惠互利的前提下盡可能考慮對方的需求,還要考慮對方的地位、身份、專業(yè)知識、文化程度,接受能力等,使對方正確理解信中所談內(nèi)容。
態(tài)度誠懇是指信文內(nèi)容應(yīng)實事求是,不要夸夸其談,弄虛作假。同時即使對方提出的要求不能接受,也應(yīng)用委婉地語氣加以解釋,以求保持良好關(guān)系,不致?lián)p害以后的買賣來往。
3)實事求是,謙恭有禮
經(jīng)商往來要求實事求是,遵守職業(yè)道德,維護(hù)企業(yè)與個人的信譽,不得蓄意欺騙對方或設(shè)下圈套誘使對方上鉤,以謀求不正當(dāng)利益。謙恭有禮不是僅說幾句客套話,而是要尊重對方,講究文明禮貌。例如,收到對方來函,應(yīng)盡快給以答復(fù),拖延回信的做法是不禮貌的。
4)結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、首尾圓合
結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),要做到這一點應(yīng)在動筆之前,首先把所要寫的內(nèi)容有條不紊地組織起來,列成提綱或打草稿,以免結(jié)構(gòu)松散,首尾脫節(jié)。
商業(yè)信函的特點是開門見山??稍谛诺拈_頭直接進(jìn)入主題而不落俗套。在信的結(jié)尾可提出各種希望等。
5)語氣平和,用詞準(zhǔn)確
為了達(dá)到買賣往來的目的,注意寫信的口吻與語氣是很重要的。商業(yè)信函的語氣要平和,要平等相符,不得用命令或變相威脅的語氣,要做到不卑不亢。
用詞要準(zhǔn)確,不要用一些晦澀的或易于引起歧義的詞語。用詞不當(dāng)或不準(zhǔn)確,常常會使對方引起誤解,甚至被人利用而導(dǎo)致一方經(jīng)濟損失。例如提請對方供貨時,不要用"大量"、"許多"一類詞語,應(yīng)具體說明數(shù)量。同樣,報價不能籠統(tǒng)地說"合理價格"或"市場價格",而應(yīng)說明具體價格為多少,用何種貨幣,怎樣結(jié)算,有沒有各種附加收費,盡量避免使用"大約"、"左右"一類詞語。答復(fù)對方的來信,最好說明那封來信的日期、內(nèi)容、編號,不要籠統(tǒng)地說"來信收到"或"上月來信"等,因為來信可能不止一封。
此外,信文用字應(yīng)規(guī)范化,還要正確使用標(biāo)點符號。
6)清楚簡潔,注意修辭
信文內(nèi)容與形式都要做到清楚簡潔。做生意講求效率與節(jié)省時間。清楚簡潔的書信最受歡迎。要避免使用長句冗詞以及不必要的修辭詞。
商業(yè)信函以實用為宗旨,它不象文學(xué)作品那樣講究修辭,但必要的修辭也是不可少的。不通順或邏輯混亂的語句,就會影響意思的表達(dá)和信息的交流。
最后要養(yǎng)成寄信前至少檢查一遍的習(xí)慣。除核實內(nèi)容是否完整、事實是否準(zhǔn)確外,還要檢查語句是否有毛病,以及檢查信件是否能為對方理解和接受,經(jīng)過檢查認(rèn)為滿意后,再簽名寄出。
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