會場布置也是大學問，作為文秘，你了解嗎?本文是學習啦小編為大家整理的文秘如何做好會場布置，僅供參考。

　　要根據(jù)會議的規(guī)模、性質(zhì)和需要來布置。不同的布置形式體現(xiàn)的意義、氣氛和效果均不同。

　　1.會場布置方式

　　1)相對式

　　主席臺與代表席采取面對面的形式，突出主席臺的位置。分為禮堂形、教室形、弦月形。

　　2)全圍式

　　不設專門的主席臺，所有與會者均圍坐于一起。分為圓形、橢圓形、長方形、多邊形。

　　3)半圍式

　　介于相對式與全圍式之間，設有主席臺，但在其正面和兩側(cè)安排代表席，這樣既突出了主席臺的地位，又有融洽的氛圍，比較適合中小型工作會議。分為馬蹄形、t字形、拱橋形。

　　4)分散式

　　將會場分為若干個中心，每一個中心都有一個主桌，在一定程度上，既能突出主桌的地位和作用，又給與會者提供多個交流的機會，氣氛較為輕松和諧。分為圓桌形、方桌形、v字形。

　　其中，主席臺是會場的中心，一般大中型會議都應設主席臺。布置主席臺時，前排必須是通欄，后排可根據(jù)需要安排通欄或分欄式;主席臺上可設講臺、話筒，以突出發(fā)言的重要性;重要大會的主席臺邊還應有休息室。

　　2.會議座位安排

　　提前安排好會議座位，有利于會議和各項活動井井有條地進行。主席臺座次的安排既是一項技術(shù)性工作，也是一項嚴肅的政治性工作，秘書人員一定要極其認真負責地對待。

　　首先，請領(lǐng)導確定在主席臺就座人員的準確名單;其次，確定其中身份最高的人員就座于主席臺前排中央，其他人員按先左后右、一左一右順序排列。

　　會場人員座次安排：橫排法，即按照會議人員名單，以姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列;豎排法，即將橫排法中從左至右改為從前至后縱向排列;左右排列法，即將橫排法中從左至右改為以主席臺為中心，向左右兩邊交錯排列。

　　3.會場氣氛的營造

　　會場氣氛直接影響到與會者的情緒，這關(guān)系到會議的效果。營造良好的會場氣氛是秘書人員創(chuàng)造力和想像力的重要表現(xiàn)。

　　(1)會標。將會議的全稱以醒目的標語形式懸掛于主席臺前上方，即為會標。會標能體現(xiàn)會議的莊嚴性，激發(fā)與會者的積極參與感。

　　(2)會徽。即能體現(xiàn)或象征會議精神的圖案標志，一般懸掛于會場前上方中央位置。會徽可以是組織已定徽標，如黨徽、國徽、團徽、警徽等，也可以向社會公開征集，如北京奧運會會徽“中國印”。

　　(3)其他。燈光，要注意燈光的亮度，一般主席臺上的燈光要比臺下代表席的燈光亮;色調(diào)，要注意不同色調(diào)會給與會者不同的感官刺激，如紅、粉、黃、橙亮麗明快，使人感覺熱烈輝煌，適合慶典類會議，藍、綠、紫莊重典雅，使人感覺嚴肅端正，適合一般工作會議;旗幟，重要的會議宜在會場內(nèi)外插一些旗幟以烘托氣氛;標語，簡潔明快的標語口號能振奮與會者精神，強化會議主題;花卉，適當?shù)幕ɑ苣芙o人以清新活潑之感，既能點綴會議氛圍，又能減輕與會者長時間的疲勞。

　　會場布置方案

　　(一)

　　1、會議籌備總負責人：****

　　2、工作人員：*****8

　　3、將全班分成八個小組，每組六到七個人，具體分組如下：

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　　(二)

　　1、會場布置創(chuàng)意：

　　會場布置遵從“課程設計總結(jié)匯報”這一主題，這一主題主要由黑板設計、橫幅設計體現(xiàn)，主要營造嚴肅、認真的氛圍。

　　2、會場布置主色系——黃色、黑色、白色

　　課程總結(jié)匯報會是一個嚴肅而認真的會議，意在讓同學們交流經(jīng)驗，吸取教訓，以冷色調(diào)為主色系，凸顯了認真而嚴肅的氛圍，紅色又調(diào)和了氣氛，不至于使會場過于死板。

　　3、會場布置分區(qū)：

　　(1)發(fā)言區(qū) (2)主席臺 (3)同學區(qū)

　　4、會場分區(qū)地圖：

　　5、按小組進行劃分工作，具體分工如下：

　　(1)主席臺布置:第一小組。

　　會場布置:第二小組

　　主要職責是服務于開會之前會場的相關(guān)事宜。會場大小要適中，以四五十名與會人員來說小型教室比較適合;會場溫度要適中，如果會場過熱或過冷可以向相關(guān)部門借空調(diào)、風扇等制冷制熱設備;會場要求干凈、明亮，適當?shù)拈_窗通風，保持室內(nèi)空氣流通良好;向管理系辦公室借桌布，安排足夠數(shù)量的桌椅，按照會場布置方案的要求對桌椅進行擺放，并在椅背處貼上到會老師的名字，避免發(fā)生混亂。

　　(2)會議名稱的制作和懸掛：第三小組。

　　主要職責是制作、懸掛有會議名稱的橫幅、會徽、會標、旗幟。其制作要求名稱簡潔、標識清晰明確、如有必要可設計相應的會議標志已達到突出主題的作用。(在制作橫幅時已采取盡量節(jié)約的觀念，可向?qū)W生會借事宜的橫幅加以改造)

　　(3)會簽制作:第四小組。

　　會前接待與會間服務：第五小組

　　主要職責是會前的解答以及會中的服務工作。會間服務，是文秘人員最活躍的階段。其中本次會議的會間服務主要是由第三組成員來準備的。應做到以下幾點：第一、邀請有關(guān)老師以及嘉賓參加會議，明確與會人員名單，做好會議簽到工作;第二、會前十五分鐘第三組全體組員應全部在會場門口組織接待工作，注意接待禮儀，準確了解出席、列席和缺席的人數(shù)及人員資料，并報告給大會主持人;第三、按會場安排安排與會人員入座，座次安排要提前制定，若怕出錯應制定小卡片標識各與會人員名單——對號入座(座次安排應以職位、聲望高低居中依次向左右側(cè)排列);第四、準備好會議材料、熱水、紙杯以確保會議順利進行;第五、制定應急方案，以防止突發(fā)事件的發(fā)生。

　　(4)拍攝工作:第六小組。

　　宣傳板的制作：第七小組

　　會后的宣傳:第八小組

　　主要負責拍攝工作和宣傳工作，使本次會議得以宣傳，成果可以存檔必要時可以作為新聞宣傳的有利素材。會前要準備好拍攝工具，向系里借數(shù)碼相機或數(shù)碼攝像機，并學習如何使用，要求該小組所有成員能夠熟練的操作數(shù)碼相機和數(shù)碼攝像機;會議期間，要求對會議的過程做詳細的拍攝，包括會場環(huán)境、老師的發(fā)言、同學的發(fā)言;在拍攝期間，要遵守會場秩序，避免影響會議的進程;會后要將照片沖洗出來以作宣傳之用;將會議的情況寫成文章發(fā)表到系網(wǎng)站，以作宣傳之用;對于照片與底片應及時存檔，以確保以后文件材料的保存和查閱工作

　　5、組長的具體職責是:

　　(1)負責與指導老師的聯(lián)絡、溝通工作。

　　(2)負責紀律的檢查與登記，每天及時將有關(guān)情況報告指導老師;

　　(3)負責本小組日常管理組織和考勤工作。

　　6、班級負責人的職責是：

　　(1)會前通知同學

　　(2)統(tǒng)籌安排會議工作、進程，總攬全局

　　(3)負責會前、會后的宣傳工作

　　7、會議結(jié)束后，宣傳委員負責寫作消息，并發(fā)布到系網(wǎng)站。

　　如何做好辦公室的文秘工作

　　秘書是辦公室的重要組成人員，辦公室工作的好壞，秘書人員起著關(guān)鍵的作用。在許多人眼里，秘書仍是一種即讓人熟悉又不被人了解的職業(yè)。秘書的輔助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性，他們是領(lǐng)導的左膀右臂，是領(lǐng)導與公司上下保持溝通的橋梁，為此，他們必須全心全意并準確無誤地提供支持與服務，從而體現(xiàn)出其自身價值。優(yōu)秀的秘書會使人想到干練、精明的處事作風，聯(lián)想到待人接物時彬彬有禮的儀態(tài);聯(lián)想到在他們臉上那一慣展現(xiàn)胸有成竹的樣子„„無論如何，秘書這個詞會讓許多正準備從事這個職業(yè)的人們有著太多的想像 。然而,秘書的工作到包括哪些，在秘書的工作背后還有些什么，這是被很多人忽略的。筆者根據(jù)近年來的經(jīng)驗和技巧與大家一起探討，也希望能利用這樣一個機會使我們的工作得到領(lǐng)導和專家的指點，以發(fā)現(xiàn)問題，補已之短。

　　一、秘書應具備的職業(yè)道德和素質(zhì)

　　秘書人員是秘書工作的主體，能否做好秘書工作，在很大程度上取決于秘書人員所應具備較高層次的素質(zhì)修養(yǎng)和職業(yè)道德修養(yǎng)。這些素質(zhì)修養(yǎng)和職業(yè)道德修養(yǎng)是秘書工作的性質(zhì)，任務和特點所要求的，素質(zhì)修養(yǎng)是指秘書人員在政治、思想、作風、道德品質(zhì)、知識、解力、心理諸方面的綜合素質(zhì)。職業(yè)道德修養(yǎng)，主要指職業(yè)責任、職業(yè)紀律、職業(yè)情感、職業(yè)能力、職業(yè)形象、職業(yè)言行等方面的修養(yǎng)。這些是可以通過修煉和積累達到的。修養(yǎng)是目的，修煉是過程，古語說：“書中自有顏如玉”、“學然后知不足”。所以說,秘書人員是可以通過長期的學習和實踐以及生活磨練豐富自己的綜合素質(zhì)和職業(yè)道德。

　　職業(yè)道德是個大眾化名詞，與人們的職業(yè)活動緊密相聯(lián),是人們在履行職責范圍內(nèi)所遵守的道德原則和行為規(guī)范的總和。各行各業(yè)都有自己的職業(yè)道德。做人要講人品做職業(yè)則要講職業(yè)道德。秘書相對于其他職業(yè)而言，職業(yè)道德尤其重要，其原因主要就在于這個職業(yè)最接近決策層、領(lǐng)導層、甚至直接參與其中，知密多，知密早，知密深。職業(yè)道德要求主要有：忠于職守，自覺履行各項職責;服從領(lǐng)導，當好參謀;兢兢業(yè)業(yè)，甘當無名英雄;謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務;遵紀守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導名義以權(quán)謀私;恪守信用，嚴守機密;實事求是，勇于創(chuàng)新;刻苦學習，努力提高思想,科學文化素質(zhì);鉆研業(yè)務，掌握秘書工作各項技能。

　　素質(zhì)是成事之基，是立身之要。在新的歷史條件下，領(lǐng)導工作對秘書人員的政治素養(yǎng)、專業(yè)知識、綜合能力、心理素質(zhì)、人際關(guān)系、思想觀念等方面，都提出了新的更高的要求。 秘書應具備的政治素養(yǎng)。堅定正確的政治方向，思想敏銳;強烈的事業(yè)心;較高的理論政策水平;實事求是的思想作風;淡泊明志，樂于奉獻;踏實細致，一絲不茍。 秘書應具備的知識素養(yǎng)。作為一個秘書主要應具備以下幾個方面的知識：文化基礎(chǔ)知識(包括外語，計算機,人文知識等);相關(guān)專業(yè)知識(政治、經(jīng)濟、法律、財會管理等知識);專業(yè)知識(文書、檔案、會議、信訪、公文寫作、機關(guān)事務工作等知識)。

　　二、日常事務的處理

　　辦公室是承上啟下的樞紐、領(lǐng)導決策的參謀、推動工作的助手、服務部門的后勤，首先辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務等繁重工作，處于協(xié)調(diào)各部門、連接領(lǐng)導和基層的樞紐地位，是一個單位的信息中心、服務中心、參謀中心、運轉(zhuǎn)中心和指揮中心。具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務、把關(guān)、督辦等六大職能。不論是辦文、辦事、辦會，還是管理、服務、協(xié)調(diào)，任何一個環(huán)節(jié)出了問題，都會產(chǎn)生很大的影響，甚至給整個單位的工作帶來被動或造成損失，也就是說，辦公室工作開展得如何，直接制約和影響著全局各項工作的開展和各項任務的完成。

　　一般說來，辦公室文秘的日常事務可以分為：

　　1、文字工作。通常的文字工作包括起草、撰寫正式文件、報告、總結(jié)、講話稿、各類信息報道、一般信件、感謝信、邀請函和制作PPT等。在做好文字工作前，首先應了解行文目的、收文對象、主要內(nèi)容，在與領(lǐng)導相互溝通中，準確領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，并據(jù)此進行寫作。其次確定主題。主題一般是說明事物、匯報工作、闡明政策中所表述的基本觀點和主張。然后選擇正確的文種。如向上級請示批示或批準宜用“請示”而不用“報告”，因為“報告”不要求批復而只適用于向領(lǐng)導反饋信息、提供參考。接著進行材料收集，就寫作主題進行深入的調(diào)查研究，收集標志性材料。再次合理安排正文的表述次序，可使文檔內(nèi)容緊湊有序，綱目清楚，前后銜接緊密，方便收文人閱讀與正確理解。文檔擬好后，應認真、嚴肅地反復進行審核與修正。最后提交領(lǐng)導審核批準、印發(fā)。

　　2、會務工作。會議是一種集體議事的行為過程，是各級領(lǐng)導制定方針、政策，決定重要事項，貫徹上級指示、檢查部署工作的一種工作方法。有關(guān)會議的組織、安排以及各種事務性服務工作稱為會務工作。會務工作是貫穿會議全過程的一項服務性工作，會議能否達到預期效果、成功與否都與會議服務工作有及其重要的關(guān)系。要想做好會議服務應注意完善以下幾項工作：一、會前準備工作。組織會務班子，明確工作職責;制訂詳細的會務工作方案。根據(jù)要求發(fā)出會議通知，包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時間、地點、與會人員范圍。編排好會議程序，制定注意事項。如果是大型會議則要印制會議憑證。如出席證、列席證、請柬等。提前做好會場的布置工作。懸掛會標、徽記、旗幟等;設置主席臺，落實主席臺領(lǐng)導，安排座次，設置發(fā)言席，擺放席簽、話筒，并保證音響效果;確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區(qū)域，并使與會者明確;保證照明、通風、錄音、錄像、空調(diào)設備齊全、有效。妥善安排好后勤服務，大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細致安排。二、會間組織與服務工作。要提前到達會場，反復檢查會場準備情況。做好會議簽到、材料分發(fā)工作。按預定方案組織與會人員由前向后依次就座。會議期間做好會議記錄。

　　三、會議善后工作。會議結(jié)束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。組織送站。根據(jù)與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。同時根據(jù)會議記錄整理好會議紀要。

　　3、日程安排。“日程安排”是指以時間排定的領(lǐng)導工作計劃，是領(lǐng)導工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時間管理藝術(shù)的集中體現(xiàn)。秘書的職責是當好“管家”按日程安排為領(lǐng)導做好各種必要的準備，并提醒領(lǐng)導實施。這項工作看似簡單，但卻十分重要，它是秘書輔助領(lǐng)導工作的基礎(chǔ)，安排好領(lǐng)導的日程，意味著秘書將和領(lǐng)導一起進行有序的工作。作為秘書一定要細心觀察領(lǐng)導的工作習慣和做事風格，調(diào)整自己的工作方法，主動適應領(lǐng)導的工作節(jié)拍。在沒有達成默契的情況下，最好在合作之初與領(lǐng)導做一次深入溝通，準確了解領(lǐng)導的要求、需求，并對可能會遇到的一些情況的處理原則達成共識，為日后工作的順利開展做鋪墊。此外，勤于思考，多做總結(jié)對于秘書日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的經(jīng)驗、教訓、小技巧等做一備忘錄，時常翻看，補己之短，揚己所長這不僅提高了自己的工作水準，同時也對領(lǐng)導的工作效率起到了間接地促進作用。在安排日程時要將計劃內(nèi)事情預先寫入日程;及時整理日程表，以免安排沖突;另一方面明確事情的優(yōu)先級，在處理事務時注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理。

　　4、文件處理。文件的處理一般包括收文、傳閱、轉(zhuǎn)發(fā)、督辦、歸檔等。因此首先要嚴把文件登記關(guān)。文件登記是對文件的來源、去向、標題、編號等主要項目及運轉(zhuǎn)、辦理情況的記錄。搞好文件的登記，不僅有助于管理與保管文件，而且也便于文件的查找、統(tǒng)計、催辦工作，同時也是核對與交接文件的重要憑據(jù)。文件登記必須及時，做到隨到隨登記、隨交辦，登記手續(xù)要簡潔、嚴密，字跡要工整，禁止濫用簡稱。其次要嚴把文件傳閱關(guān)。文件傳閱是使一份文件在最短時間內(nèi)滿足各方面閱讀需要、發(fā)揮文件效用的工作。要做好文件傳閱工作，必須合理調(diào)度、嚴格管理，切實保證閱文的方便與工作的及時處理，嚴禁丟失與混亂現(xiàn)象發(fā)生。在文件傳閱過程中必須分清傳閱對象的主次;堅持按閱文范圍傳閱文件，不亂傳或擴大閱文范圍;為了防止發(fā)生漏閱和責任不清的現(xiàn)象發(fā)生，閱文人閱讀文件后必須在文書處理箋上簽注時間和本人全名。做好要嚴把文件借閱關(guān)。有些文件在歸檔之前需要經(jīng)常查閱，一些領(lǐng)導或工作人員為了方便使用，往往希望將文件借出，為了保證文件在外借過程中不致丟失、短缺或失密、泄密，必須建立規(guī)范的借閱制度，嚴格把握文件借閱關(guān)，堅持密級文件不外借，普通文件必須在規(guī)定閱文范圍內(nèi)借閱，并采取登記借閱手續(xù)，閱后按規(guī)定的時間及時收回。

　　5、對外聯(lián)系。對外聯(lián)系工作主要體現(xiàn)在電話的接聽和撥打方面。在接聽電話時要準備好電話記錄本和筆，把對方說明的事情、內(nèi)容的順序簡單列在記事本上，并逐一核對無遺漏。若通話內(nèi)容較復雜，或有不清楚的地方，最后應當將要點重復一便，以免遺漏或有偏差。在撥打電話前要準備好通話時需要的文件資料。把要與對方說明的事情、內(nèi)容的順序簡單列在記事本上。通話過程中要注意做到簡單明了，盡量將語意表達清楚。說話時含含糊糊、口齒不清楚，很容易讓通話對象感到不耐煩。尤其需要注意的是，不要在通話的同時，嘴里含著食物或其他東西。

　　三、做好文秘工作的注意事項

　　一要保守秘密。嚴守秘密，不傳播謠言和小道消息，不搬弄、議論是非;外出隨時鎖門，重要文件和資料要放入抽屜中鎖好，平時閑聊不談及具體人和事。

　　二要講團結(jié)。一是工作中以誠待人不虛偽，寬以待人不苛求;互相支持、互相幫助、互相諒解、互相交流。二是工作出現(xiàn)差錯和產(chǎn)生矛盾，應多從自己身上找原因，不埋怨他人;三是對待同志出現(xiàn)的差錯和失誤，應當面善意指出，不要背后議論和指責;四是多看人優(yōu)點，多學他人長處;五是顧全大局，互相補臺，話往攏說，事往攏辦。

　　三要有責任心。工作要講求效率和質(zhì)量，凡是領(lǐng)導交辦的任務，都要盡最大努力在規(guī)定時間和期限內(nèi)完成;工作要力求細致，養(yǎng)成一種嚴謹細致的作風，要有上進心，力求在本職崗位上多出成績，多出亮點。無論什么工作，事前都要做充分的考慮，辦事時力求精益求精。特別是文字校對要仔細。最大限度的減少文字差錯。

　　四要有章法。做到熟悉崗位職責和責任要求，知曉自己在一個階段和年度工作任務，注意培養(yǎng)工作有目標、有計劃的良好習慣。注意養(yǎng)成每天花幾分鐘時間一小結(jié)、每周一總結(jié)的思維習慣，通過總結(jié)和交流工作中和為人處事方面的得失，不斷提高個人能力和修養(yǎng)。

　　五要經(jīng)常“充電”。養(yǎng)成勤做筆記，勤寫心得，勤思考的習慣。在工作實踐中學習，不斷增強素質(zhì)的全面性，做到盡可能多的掌握各種必備的工作技能，盡可能多學習與工作有關(guān)的知識，盡可能多熟悉交通行業(yè)各個方面、各個層面的情況，盡可能多儲備同工作有關(guān)的信息。特別是要熟悉掌握網(wǎng)絡應用方面的知識，充分利用好電子郵件。