對秘書工作發(fā)展的認識有哪些
對秘書工作發(fā)展的認識有哪些
秘書的工作是需要很高的智商和情商的，要有洞察世事的能力，以及較高的人際交往水平。你對秘書這一職業(yè)有什么認識嗎？下面是學習啦小編為你整理的對秘書工作發(fā)展的認識，希望對你有用!
淺談對秘書工作的認識
一、秘書工作的定位秘書是領導者的綜合輔助人員，負責溝通信息、輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、會議、草擬文件、時間管理等主要職能。秘書既是管理人員，也是業(yè)務人員。秘書工作的主要目的是為領導者提供及時、真實、準確的信息，讓領導者的決策依據(jù)更為充分、科學，并推動決策有效地落實。
秘書工作，是秘書群體圍繞領導者進行管理過程中所開展的一系列輔助性和服務性的工作。
二、對秘書的要求
秘書工作的特殊性要求秘書一定要有過硬的文化素養(yǎng)和較高的工作能力。首先，作為領導的秘書，應該穩(wěn)重干練，堅持正確的政治方向。一個秘書要有清醒的政治頭腦，在重大原則和大是大非面前不能糊涂，不能人云亦云，更不能見風使舵，左右搖擺，隨隨便便發(fā)表議論。《省委書記》一書中為我們展示了一位年輕秘書，郭立明，在一念之間的失誤，使他的前途毀于一旦，因為省委副書記宋海峰幫他給父母找到房子，所以他與宋海峰走的較近，后來宋海峰出事他也被牽連了。本來這位秘書也是很認真負責的，他有一本很厚的工作日記，記錄貢開宸書記的每一點活動。但就因為沒有把持住自己，以貢開宸的名義替宋海峰傳話，違反了組織紀律，而受到了懲罰。
其次，作為領導的秘書，要想領導所未想，時刻替領導著想，保持清醒的頭腦?！妒∥瘯洝分羞€有一位優(yōu)秀的秘書——焦來年。他不僅成熟穩(wěn)重，還把與貢開宸有關的事情都記得清清楚楚。比如有一次貢書記自己都忘記了“11·14”家庭聚會，但焦來年卻記得，并且為之做了準備。還有一次貢書記在辦公室想事情，焦來年就一直等著，因為他明白貢書記的心思，他預料到貢書記會有事要他去辦。
第三，作為一個秘書，要知道什么該說，什么不該說，要嚴格遵守保密性原則。由于秘書往往跟領導走得很近，不僅在許多方面直接參與領導決策，而且還掌握著包括領導個人隱私的一些鮮為人知的秘密。所以，秘書在公共場合活動時要注意內(nèi)外有別、把握分寸，對什么該說什么不該說，必須心中有數(shù)，不能為了嘩眾取寵、一時興起而口無遮攔。否則，不僅會泄露一些工作秘密，而且還可能損害領導者的形象，于工作、于己都不利。郭立明之所以被免去秘書的職務就因為他沒有堅持原則，因為一點小恩小惠就立場不堅定了，所以他不能成為一名優(yōu)秀的秘書。因此作為一個秘書，要經(jīng)得住考驗，純凈自己的心靈，端正自己的人生觀與價值觀。
第四，作為一個秘書，要具備良好的人際關系和協(xié)調(diào)能力。秘書每天都要和上司、同事、來賓、部門等接觸和打交道，因此必須樂業(yè)敬群，以優(yōu)雅的舉止談吐和高素質(zhì)的涵養(yǎng)創(chuàng)造良好的人際關系，從這個意義上說，秘書應當是一位出色的公關人員。特別是和領導的相處中，更應該處理好自己和領導的關系。理順與領導的關系，尊重而不奉承吹捧，主動而不越位脫軌，服從而不盲從附和。
最后，作為一個秘書，要有一定的智謀，工作要積極，要有思想，能為領導出謀劃策。焦來年總是能夠給貢開宸一些好的建議，他很清楚地知道什么時候該說話，什么時候不該說話，他在“大山子”的問題上給貢開宸的幫助很大。因此，焦來年應該稱得上是一位稱職的好秘書。
三、秘書工作的任務
秘書工作的任務主要分為三類：
第一類是日常程序化工作。接聽電話，向電話詢問者提供信息，記錄留言，轉(zhuǎn)接電話;收發(fā)與回復日常郵件;撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報告;會談、會務安排;安排商務旅行，做好預訂工作;將信件及其他記錄歸檔;備份信件及其他文檔;接待訪客;采購、分發(fā)和控制辦公用品等等。
第二類是領導臨時交辦的工作。在日常工作中，有時遇到重大事件時，領導要經(jīng)過深思熟慮才能做決定，而這種決定往往是臨時性的，此時就需要秘書積極地響應領導，使領導的決定落實下來。
第三類是智囊性的輔助工作。作為一個秘書，應是領導工作的輔助者。秘書人員應具備輔助決策的意識，提高輔助決策的能力，做領導的參謀和助手。當領導遇到比較困難的問題時，秘書應迎難而上，及時為領導者排憂解難。
總的來說，秘書其實是一項很有挑戰(zhàn)性的工作，要做一位合格的秘書是需要付出巨大地努力的。因此，我們這批未來的秘書應該勇敢的迎接挑戰(zhàn)，努力學習，為將來的工作打下堅實的基礎。在當今這個發(fā)展較快的時代，我們要想在社會上有立足之地，就一定要有足夠的能力，機會永遠只會給有準備的人。我們要適應社會的發(fā)展，就要不斷地學習，提高自身的能力。
談談對秘書人員和工作看法
現(xiàn)代文秘人員是一個很大的群體，通俗地說，他們是工薪族中的白領階層，可以勝任經(jīng)理助理、秘書、統(tǒng)計員、推銷員、文書、資料員、檔案員等職位的工作，這些高素質(zhì)的勞動者經(jīng)過培訓、鍛煉還可以成為各行各業(yè)帶文職性質(zhì)的技術人才或基層領導人。那么，文秘人員應該具備哪些能力，才能適應新時期的要求，才能有效地完成自己的工作呢?
一.表達能力
文秘人員種種職能的實現(xiàn)，都離不開語言文字的表述，有人說文秘人員的工作是“寫出來，說出來”的，這是有一定道理的。良好的表達能力是對文秘人員的特殊要求，而文字表達和口頭表達是表達能力的基本體現(xiàn)。文字表達能力被看作是文秘人員的“看家本領”和基本功。文秘寫作的涉及面很廣，小到一個電話記錄、一個通知、一個情況匯報，大到年度工作總結(jié)、任期工作報告等。因此它要求文秘人員不僅要懂得語法、邏輯、修辭和一般的寫作知識，而且還要掌握各種文體的寫作技巧，努力把自己鍛煉成公文寫作的高手?？陬^表達能力是文秘人員的“口功”。文秘人員人員對上級匯報工作，請示問題，提出建議;對下傳達指令，溝通情況，組織協(xié)調(diào);對外開展公關，公務交往，社會應酬。都對其口頭表達能力提出了很高的要求。文秘人員的口頭表達要用精練的語言，表達出最必要的內(nèi)容，做到“文約而意豐”、“言簡而理周”。要了解交流對象的特征，準確把握對方的意圖和要求，充分認識語言表達的環(huán)境，研究表達的時機和方式。
二.辦事能力
文秘人員每天都要面對大量的事務性工作，如文書事務、接待事務、電話事務、會議事務、領導者交辦的事項等，辦事成了文秘人員的一項基本職能。要提高自己的辦事能力，文秘人員首先要熟悉辦事渠道，了解有關部門的職權范圍，知曉辦理各項事務的方式和途徑。其次，掌握辦事程序。如公文的管理，介紹信的開具，會議的組織，來賓的接待等事務的辦理，都具有程序化的特點。遵循既定程序辦事，可以少走彎路，提高效率。最后，要善于交往和應變。辦理事務的過程，其實就是人與人交往的過程，因此，要了解人事關系，長于接人待物，善于交際藝術。同時，文秘人員要具備較強的應變能力，能根據(jù)事務的不同情形和特點及時準確地予以辦理，尤其是對于突發(fā)事件，更要機敏應對，能在堅持正確原則的前提下，審時度勢，靈活機動的處理。
三.協(xié)調(diào)能力
在現(xiàn)代社會中，協(xié)調(diào)是一種廣泛性的社會活動。協(xié)調(diào)能力已成為一種主要的公共關系能力，這種能力是現(xiàn)代人生活和生存之必需。對文秘工作而言尤其需要具備協(xié)調(diào)能力。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：首先是與主管領導的協(xié)調(diào)。文秘人員要及時向領導報告工作，請求對某一問題的指示，以便明確自己的工作目標和處理問題時應把握的尺度。其次是與主管領導之外的其他領導之間的協(xié)調(diào)。有一些行政職能交叉的工作，由多個領導分管，需要多個領導協(xié)商解決，而領導之間的碰面需要一定的程序，有時要靠文秘人員做好先期的溝通和協(xié)調(diào)。再次是同事之間的協(xié)調(diào)。文秘人員的很多工作要依靠其他部門工作人員的配合才能完成，這是內(nèi)部職能分工的要求。第四是與服務對象的協(xié)調(diào)。文秘人員應認真對待每一位服務對象，對他們的不滿要做好說服解釋工作，爭取他們的理解和支持，對他們不合理的要求和不正確的意見要進行合理疏導，使他們放棄自己的想法，力求給每個服務對象一個滿意。
四.合作能力
信息時代的社會分工越來越細，某項工作或者某件事務通常需要若干人通力協(xié)作才能完成，因此在這個團結(jié)協(xié)作的過程中，需要發(fā)揮團隊精神。同樣，文秘部門的許多工作也要靠集體協(xié)作才能完成，如遇到重要任務、緊急情況、重大活動、大型會議，只有集中人員，團結(jié)協(xié)作打殲滅戰(zhàn)，才能保證按時完成任務。因此，文秘人員要樹立整體觀念、團結(jié)觀念、互助觀念。經(jīng)常通氣，加強聯(lián)系，主動交流信息，面對面商量解決問題;遇到難題，要主動請教別人，主動幫助別人，主動想辦法解決;遇到共同辦理的事項，彼此都竭智盡力，相互支持，通力合作，爭挑重擔，在工作中大力發(fā)揚團結(jié)互助的合作精神。
五.操作能力
隨著新技術革命對社會各領域的沖擊，文秘人員僅靠兩只手、兩條腿、一只筆、一張嘴的工作方法，已難以適應時代的需求。目前，文秘人員實行辦公手段現(xiàn)代化的條件已經(jīng)具備，辦公自動化浪潮對我國的文秘工作產(chǎn)生了深刻的影響。因此，對現(xiàn)代辦公設備的熟練操作能力，是高效率完成文秘工作所必須具備的。這種能力主要包括：中(英)文打字機、電話機、電傳機、復印機、錄音錄像機、照相機、文字處理機和電子計算機等設備的使用、保養(yǎng)和初步維修的本領，對于書法、速記、編輯、校對、檔案管理、信息處理等技術的掌握和運用的本領，對網(wǎng)絡資源的搜集利用和上傳下載本領以及轎車、摩托車等交通工具駕駛的本領等。
新時期對文秘人員的能力要求不是單一的。只有具備各種能力都較強的綜合素質(zhì)，才能適應社會的發(fā)展和時代的脈搏，才能成為日益競爭的文秘行業(yè)的佼佼者，才能在職場的大海中盡情暢游。
秘書工作作用的認識有哪些
工作描述：秘書是傳統(tǒng)的職業(yè)之一，就是負責掌管文檔、安排事務并協(xié)助機構(gòu)或部門負責人處理日常工作的人員。秘書的工作非常繁瑣，大致有以下幾項：
接聽電話，向電話詢問者提供信息，記錄留言，轉(zhuǎn)接電話;
收發(fā)與回復日常郵件;
撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報告;
會談、會務安排;安排商務旅行，做好預訂工作;
將信件及其他記錄歸檔;備份信件及其他文檔;
接待訪客; 采購、分發(fā)和控制辦公用品等等。
秘書工作的范圍十分廣泛，既是業(yè)務人員，也是管理人員，可以說，秘書自身的素質(zhì)及工作效率直接影響到整個部門或機構(gòu)的形象及競爭力，可見秘書崗位的重要性。
知識要求：一般情況下，企業(yè)要求秘書具備中文或行政專業(yè)大專以上學歷，有文書寫作、檔案管理、財務會計等基本知識，并有一定的外語基礎。技能要求：文字功底深厚，具備較強的溝通協(xié)調(diào)能力和邏輯思維與分析能力，熟練使用各種辦公自動化設備，在授權范圍內(nèi)有一定的預見能力和判斷能力。
經(jīng)驗要求：具有一年以上相關職位的工作經(jīng)驗，對所在行業(yè)和企業(yè)狀況有所了解。職業(yè)素養(yǎng)：能夠和各種類型的上司和諧相處，辦事細致、處事謹慎，具有較高的自我管理能力、工作積極主動并持久，具備較強的心理承受力和保密意識。
職業(yè)現(xiàn)狀：秘書職業(yè)向來是職場上供需兩旺的人才需求熱點，據(jù)不完全統(tǒng)計，目前我國的秘書從業(yè)人員達2300萬人。隨著社會的發(fā)展和企業(yè)競爭的日益加劇，秘書工作的重要性越來越受到重視，秘書已經(jīng)不是以前眾人眼里“端茶遞水”的角色，而是日漸成為企業(yè)內(nèi)參與管理的特殊助手，他們不僅要熟練掌握辦公室的工作技巧，還要能在上司沒有過問的情況下表現(xiàn)出責任感，以實際行動顯示主動性和判斷力，并在給予的權力范圍內(nèi)果斷做出決定。這也是為什么秘書需求不斷上漲的原因所在。
風險與回報：秘書的工作繁雜、瑣碎，辛苦又重要。在企業(yè)中秘書起著承上啟下的作用，是上司與員工之間的紐帶。秘書還要能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事物。另外，秘書是輔助型角色，而不是決策型角色，所以把握分寸是關鍵。據(jù)權威部門統(tǒng)計，80%以上的秘書月薪在3000元以下，月薪在5000—8000元之間的秘書有4.31%;月薪在8000以上的秘書只有2.02%。
發(fā)展路徑：做秘書得先有“秘書證”，國家勞動和社會保障部將秘書職業(yè)資格分為三個等級：初級秘書、秘書、高級秘書。要求秘書持證上崗。
轉(zhuǎn)型機會：根據(jù)秘書的知識結(jié)構(gòu)和技能，秘書還可從事行政助理、行政管理等既要與事又要與人打交道、并需要較高的溝通協(xié)調(diào)能力的工作，如果外語水平高，還可從事涉外文秘的工作。
職業(yè)典范：每一個成功者的背后都有一個默默耕耘、辛苦工作的秘書，他們的名字往往不被人們所關注和提起，千尋萬覓，終于找到一個，她就是世界首富比爾•蓋茨的秘書——露寶，比爾•蓋茨曾說“微軟的成功有她的一份功勞”。
秘書人員應具備的素質(zhì)
(一)、基本素質(zhì)
1、 身體素質(zhì)：健康的身體應該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。
2、 心理素質(zhì)：要時刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對社會充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。
3、 思想素質(zhì)：這是更高的一項要求，作為現(xiàn)代社會的高級管理人員，在一個國際知名的機構(gòu)里工作，應當具有愛崗敬業(yè)精神、實事求是精神和開拓創(chuàng)新精神，此外，還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。在現(xiàn)代社會里，人們的工作生活的節(jié)奏加快，社會的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生，且不說每天的國內(nèi)外形勢，就在我們身邊，就會經(jīng)常有一些新奇事、突發(fā)事，這些都會令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發(fā)財了，就想到，做人就得膽大;而一看到出問題的，馬上又一轉(zhuǎn)念，做人還是謹慎為好!
(二)、業(yè)務素質(zhì)
1、 理論知識：必須認識到理論學習的重要性，一方面要掌握扎實的基礎知識，包括法律、外語、經(jīng)貿(mào)以及對業(yè)務工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息，關注的法學領域的新的發(fā)展動態(tài)。
2、 實踐經(jīng)驗：要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗，盡量避免走彎路，要經(jīng)常進行經(jīng)驗交流，要多向有經(jīng)驗的人學習。
3、 辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是辦案，辦會，還是處理日常事務，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應掌握一定的辦事方法與技巧。
(三)、文化素質(zhì)
1、 社會科學 學好專業(yè)知識應是起碼的要求，而懂得一點文史哲，具備一定的文化素養(yǎng)，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。
2、 自然科學：仲裁、調(diào)解案件五花八門，常常要涉及自然科學的有關知識，如機械設備，建筑工程，醫(yī)藥化學等。一方面，我們平時要注意積累;另一方面，在辦理這方面的案子過程中，也要從中學一學這方面的知識。
3、 外語：我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經(jīng)常涉及外國當事人，對外交往中，無論是書面的，還是口頭的，都要經(jīng)常運用外語。我們要使自己成為既懂業(yè)務又懂外語的，“兩條腿走路”的人才。
(四) 此外，學會一些有益的技能，如電腦、開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。俗話說，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養(yǎng)，掌握了某種技能，總會有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會有你無地自容的那一刻。但有一點要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實自己的其它知識與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務正業(yè)”。
四、秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術
工作原則：在工作中應遵循的規(guī)律并使之作為我們行為的準則。
工作方法：為了達到工作目標而采取的手段和途徑。比如過河: 你可以選擇游泳，劃船，架橋等，關鍵是要選擇切實 可行的方法。
工作藝術：通過運用高超的、巧妙的、具有創(chuàng)造性的工作方法, 順利地完成工作任務，同時給人以美的感覺和享受。作為現(xiàn)代社會的秘書人員或管理人員，我們應該學會：堅持工作原則，運用工作方法，講究工作藝術。要協(xié)調(diào)好各種關系：包括與本部門的領導之間，同事之間;與仲裁員/調(diào)解員之間的關系;與當事人的關系，與律師的關系;與有關部門的關系等。在協(xié)調(diào)與本部門領導的關系時，要作到尊重領導，維護領導的威信，適應領導的工作習慣、工作方法、工作風格以及工作特點。對待當事人要熱情周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風，也不要沾染市儈奸猾的習氣。
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