秘書工作的特點(diǎn)與性質(zhì)
秘書工作的特點(diǎn)與性質(zhì)
大家都知道秘書這個(gè)崗位，那么秘書崗位的特點(diǎn)和性質(zhì)有哪些呢?下面是學(xué)習(xí)啦小編為你整理的秘書工作的特點(diǎn)與性質(zhì)，希望對你有用!
秘書工作的特點(diǎn)與性質(zhì)1
一、需要當(dāng)機(jī)立斷處理的事情多
這天上午十點(diǎn)左右，李總正在主持一個(gè)小型會議，聽取有關(guān)部門關(guān)于工廠污水處理設(shè)備運(yùn)行情況的匯報(bào)。這時(shí)秘書小王接到李總的一個(gè)老朋友打來的電話，對方要求找李總接電話。按有關(guān)規(guī)定，公司領(lǐng)導(dǎo)人在開會時(shí)原則上不得接電話，但是，如果小王機(jī)械地拒絕對方，則有可能鑄成大錯(cuò)，因?yàn)檎f不定李總因?yàn)橄肓私饽撤N信息而早就在等對方的電話。因此，在這種情況下，秘書應(yīng)該悄悄告訴李總，聽聽他有什么吩咐。所以，秘書在平時(shí)就應(yīng)注意熟悉上司的工作內(nèi)容、社交范圍等各種情況。俗話說留心留學(xué)問。如果你對上司的工作非法了解，即使遇到這種突然的情況，你也能馬上判斷出來應(yīng)如何應(yīng)付，不至于措手不及。
二、工作的內(nèi)容變化快
秘書工作的內(nèi)容不僅繁雜而且變化快。比如按原定的日程安排，秘書小鋼今天下午2點(diǎn)應(yīng)陪上司馬總?cè)ヌ斐晒景菰L王總，落實(shí)明年銷售代理問題，可就在1點(diǎn)半，天成公司王總的秘書小程來電話，說王總今天下午有急事要出門，希望將原定的時(shí)間改到明天上午9點(diǎn)半。如果推到明天上午9點(diǎn)半，那么，原定馬總明天去省城跟大地廣告公司談廣告的時(shí)間就得改期，那么，什么時(shí)候再約大地廣告公司……面對這種多米諾骨牌效應(yīng)，小鋼又要重新與各方聯(lián)系協(xié)商，及時(shí)調(diào)整馬總的工作日程;調(diào)整之后，又要盡快通知有關(guān)部門，如馬總的司機(jī)。
三、一心幾用的時(shí)候多
秘書工作不僅繁雜多變，而且常常必須同時(shí)處理好幾項(xiàng)工作。這天，秘書于雪正在座位上準(zhǔn)備給剛剛出差回來的趙總報(bào)銷差旅費(fèi)，趙總來電話讓她趕緊給他去送一份資料;剛剛把資料找出來，前臺又來電話說有一位客人找……哪些工作應(yīng)該優(yōu)先處理，哪些事情可以暫緩，如果秘書分不清它們之間的輕重緩急，則有可能撿了芝麻丟了西瓜。
四、忙閑不一的情況多
秘書經(jīng)常是忙碌的，但并不總是忙碌的，如遇到上司長期出差或?qū)W習(xí)等情況，秘書就顯得比較清閑了。忙的時(shí)候相當(dāng)忙，閑的時(shí)候也相當(dāng)閑，這是秘書工作的另一個(gè)特征。
秘書工作的特點(diǎn)與性質(zhì)2
1.輔助性：輔助性是相對于主導(dǎo)性而言的。在任何機(jī)關(guān)單位中，領(lǐng)導(dǎo)總是處于主導(dǎo)地位，秘書部門或秘書總是處于從屬地位。領(lǐng)導(dǎo)的職能是決策和宏觀管理，而秘書部門的職能則是在決策和管理中給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)助手和參謀，提供輔助。秘書工作的內(nèi)容很龐雜，但其中任何一項(xiàng)工作，都是為領(lǐng)導(dǎo)活動提供直接或間接服務(wù)。沒有領(lǐng)導(dǎo)就沒有秘書，沒有領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理活動，也就不需要秘書工作。
秘書部門沒有獨(dú)立于領(lǐng)導(dǎo)工作需要以外的工作任務(wù)。秘書工作對于領(lǐng)導(dǎo)工作的服從性是任何其他工作不可比的，因此可以說輔助性是秘書工作特有的也是最主要的性質(zhì)。秘書工作的輔助性要求秘書人員擺正秘書和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，任何情況下都不能越權(quán)行事。只有領(lǐng)導(dǎo)才有決策權(quán)和指揮權(quán)，秘書只能給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀和助手，提供輔助性服務(wù)，不能代替領(lǐng)導(dǎo)決斷和指揮。
當(dāng)秘書與領(lǐng)導(dǎo)在某些問題上有不同看法時(shí)，秘書在工作上不能按自己的意愿自行其事，只能按照領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)和旨意去辦文、辦會、辦事。秘書無論是辦理常規(guī)業(yè)務(wù)，還是完成領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)，都必須準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，遇事多請示，多匯報(bào)，這樣才能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。
2.綜合性：秘書工作的綜合性首先是由領(lǐng)導(dǎo)工作的綜合性決定的，任何機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)，總是對一個(gè)地區(qū)一個(gè)單位一個(gè)部門的全面工作負(fù)責(zé)，因而領(lǐng)導(dǎo)工作都是綜合性的。秘書工作是直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，秘書工作必須與領(lǐng)導(dǎo)工作高度配合，凡是領(lǐng)導(dǎo)工作所涉及的范圍，秘書工作也必然要涉及，這就決定了秘書工作也是一項(xiàng)綜合性的工作。其次，秘書工作的綜合性是由秘書部門在機(jī)關(guān)中的分工決定的。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)中的秘書部門和各職能部門的作用是不同的，職能部門的業(yè)務(wù)比較單一，所謂各司其職，各負(fù)其責(zé)，而秘書部門則是一個(gè)綜合性的辦事機(jī)構(gòu)，它雖然并不分管某一方面的具體業(yè)務(wù)，卻要和各職能部門發(fā)生經(jīng)常的聯(lián)系，因?yàn)樽鳛榫C合性的辦事機(jī)構(gòu)，它要綜合處理來自各部門各方面的信息，要了解各部門、各個(gè)方面的工作情況，要綜合協(xié)調(diào)各部門各方面的關(guān)系，還要處理機(jī)關(guān)的許多行政雜務(wù)，包括一些臨時(shí)性、突發(fā)性而又不屬于哪個(gè)職能部門管的事務(wù)。
秘書工作的綜合性對秘書提出兩方面的要求：
第一，秘書工作人員應(yīng)該具備 較廣的知識面和多方面的技能，因?yàn)樵诰C合處理各種事務(wù)時(shí)，必然要運(yùn)用多方面的知識和技能，秘書不僅在文字處理上應(yīng)該是專家，還應(yīng)該是一個(gè)具備多種知識和技能的“通才”。
第二，秘書要善于從領(lǐng)導(dǎo)的角度觀察問題、考慮問題，心中要有全局，要對整個(gè)機(jī)關(guān)的總體情況做到心中有數(shù)，因此，秘書雖然不必精通各職能部門的業(yè)務(wù)，但應(yīng)該熟悉各職能部門的工作內(nèi)容和特點(diǎn)，這樣才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)工作提供綜合服務(wù)。
3.政策性，秘書部門的大多數(shù)工作都關(guān)系到黨和國家的方針政策。例如，秘書經(jīng)常為領(lǐng)導(dǎo)起草文件，這些文件的內(nèi)容必須符合黨和國家的方針政策;作為秘書經(jīng)常性的工作之一的調(diào)查研究，其目的主要是為制定政策作準(zhǔn)備，或者為貫徹執(zhí)行政策收集反饋信息;許多文件本身就是發(fā)布政策或解釋政策的，因此文書處理往往是為貫徹政策精神服務(wù);信訪工作必須嚴(yán)格按政策辦事，而信訪工作中收集到的許多重要信息又是領(lǐng)導(dǎo)制定政策和調(diào)整政策的重要依據(jù);
信息、督查、協(xié)調(diào)、會務(wù)等項(xiàng)工也都是為了輔助領(lǐng)導(dǎo)制定政策和貫徹執(zhí)行政策。不僅黨政機(jī)關(guān)的秘書工作具有政策性，企事業(yè)單位包括三資企業(yè)、民營企業(yè)的秘書工作也都具有政策性，因?yàn)槠髽I(yè)行為必須符合政府制定的政策，企業(yè)秘書為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策就必須熟悉國家的相關(guān)政策，如金融政策、拆遷征地政策等等。國家法律制度和企業(yè)內(nèi)部制度(如獎懲制度)可以說是廣義的政策，因此秘書工作具有政策性是沒有任何例外的。秘書工作的政策性要求秘書具有較高的理論水平和政策水平，熟悉國家法律、法規(guī)，正確理解執(zhí)政黨和政府的各項(xiàng)方針政策。
4.機(jī)要性：機(jī)要就是“機(jī)密而重要”，其意義偏于機(jī)密。因?yàn)闄C(jī)密的事項(xiàng)都是重要的，而重要的事項(xiàng)不一定是機(jī)密，因此“機(jī)要性”與“機(jī)密性”、“保密性”是同義詞。秘書的工作內(nèi)容決定了秘書能夠比其他工作人員了解到更多重要的秘密事項(xiàng)，因此秘書工作的機(jī)要性程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他部門。
秘書工作的機(jī)要性要求秘書人員具有高度的責(zé)任感、嚴(yán)格的紀(jì)律性和牢固的保密觀念，秘書對自己所知曉的秘密事項(xiàng)必須做到守口如瓶。有人認(rèn)為，只有黨政機(jī)關(guān)的秘書工作才有保密的要求，一般企事業(yè)單位無密可保，這是一種糊涂觀念，因?yàn)槿魏纹笫聵I(yè)單位(哪怕是一個(gè)小企業(yè)、一所小學(xué)校)，領(lǐng)導(dǎo)在決策和管理活動中都會有一些暫時(shí)不宜公布的事項(xiàng)，如果提前泄露出去，就會使工作陷于被動，給領(lǐng)導(dǎo)工作造成損失。因此，保守機(jī)密是對各類機(jī)關(guān)單位秘書工作的一項(xiàng)普遍要求，沒有任何例外。
5.事務(wù)性：秘書部門大多數(shù)工作是一些很具體的工作，秘書部門每天都要處理大量繁重而又瑣碎的事務(wù)。除了隨從、接待、通信、值班、機(jī)關(guān)事務(wù)管理等項(xiàng)明顯屬于事務(wù)性工作外，其他具有政務(wù)性和業(yè)務(wù)性的工作實(shí)際上也包含有大量具體事務(wù)。例如，準(zhǔn)確的信息是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和有效管理的依據(jù)，因而信息工作是一項(xiàng)政務(wù)性工作，但是，信息的收集、篩選、輸出、貯存等等基本環(huán)節(jié)，又無疑是非常具體的事務(wù)。
再如，文書處理是一項(xiàng)需要專門技能的常規(guī)業(yè)務(wù)性工作，而文書工作中許多程序也是非常具體的事務(wù)，諸如公文的繕印、校對、用印、分發(fā)、簽收、登記、保管等，完全是一些瑣碎的事務(wù)。
秘書工作的事務(wù)性是由秘書工作的輔助性和秘書部門的從屬地位決定的。秘書的助手作用主要是通過辦理大量的具體事務(wù)來實(shí)現(xiàn)的，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的決策管理活動中必然有大量的事務(wù)性工作，這些事務(wù)必須由秘書來處理，領(lǐng)導(dǎo)才能集中精力考慮決策和指揮大事。秘書工作人員應(yīng)該充分認(rèn)識事務(wù)性工作的意義，樂于承擔(dān)繁重瑣碎的事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理提供良好的條件。
試論秘書工作的性質(zhì)和特點(diǎn)
"秘書工作的性質(zhì)、特點(diǎn)和作用"是個(gè)舊題。自秘書學(xué)誕生以來，接連問世的論著幾乎都要論及，相關(guān)的單篇論文亦屢見不鮮。但時(shí)至今日，舊題緣何新做呢?
首先，是"性質(zhì)"同"特點(diǎn)"兩個(gè)概念重疊混淆，它們的關(guān)系沒有作出科學(xué)的闡釋。 再者，"性質(zhì)、特點(diǎn)"與"作用"相關(guān)的提法，也有重疊之感。
出現(xiàn)上述現(xiàn)象的原因何在呢?
1.用日常概念或直觀感性經(jīng)驗(yàn)來代替科學(xué)的理論概念。
2.從秘書部門的單項(xiàng)任務(wù)去相應(yīng)地提出單個(gè)的"性"。這是一種就事論事的思想方法，缺乏必要的概括和抽象，其結(jié)果，秘書工作的"性"自然很多了。
3.對性質(zhì)、特點(diǎn)的聯(lián)系和區(qū)別及其相互關(guān)系缺乏科學(xué)的理解，甚至出現(xiàn)了本末倒置的現(xiàn)象。這里有兩個(gè)問題，其一，是性質(zhì)決定特點(diǎn)，還是特點(diǎn)決定性質(zhì)?其二，"承辦事務(wù)"是秘書工作的基本性質(zhì)嗎?
4.作者的主觀隨意性，移植管理科學(xué)的有關(guān)概念，缺乏必要的正確的闡釋。
二、舊題新做的基本依據(jù)
1.考察秘書工作的性質(zhì)、特點(diǎn)和作用要以行政組織法為指導(dǎo)。
2.從國家行政機(jī)關(guān)的系統(tǒng)性宏觀地考察秘書工作的性質(zhì)、特點(diǎn)和作用。
3.要把日常觀念或直觀經(jīng)驗(yàn)概念提煉上升為科學(xué)的理論概念。