秘書學考試試題及答案_秘書學考試習題及答案(2)
秘書學考試試題及答案：簡答題
秘書活動產(chǎn)生必須具備的條件是什么?
答：秘書活動產(chǎn)生必須具備的條件有兩個：(1)秘書活動產(chǎn)生的前提條件，即社會管理組織的出現(xiàn)。
(2)秘書活動產(chǎn)生的必要條件，即文字和公文的出現(xiàn)。
2、請簡述秘書職業(yè)道德規(guī)范的具體內(nèi)容是什么?
答：秘書職業(yè)道德規(guī)范的具體內(nèi)容有以下幾點：(1)文明禮貌。(2)愛崗敬業(yè)。(3)誠實守信。(4)辦事公道。(5)勤儉節(jié)約，消費有度。(6)遵紀守法，熟知熟用法規(guī)。(7)團結(jié)協(xié)作，互助友愛。(8)實事求
是，勇于創(chuàng)新。
3、請簡述秘書工作有什么作用?
答：秘書工作有以下幾點作用：(1)參謀智囊的作用。(2)事務(wù)助手的作用。(3)樞紐的作用。(4)協(xié)調(diào)的作用。(5)窗口的作用。(6)信息的作用。
4、請簡述收文處理和發(fā)文處理的環(huán)節(jié)。
答：收文處理，指各單位圍繞所收公文進行的一系列程序性工作，主要包括對公文的簽收、啟封、登記、分送、擬辦、承辦、催辦、注辦等工作環(huán)節(jié);
發(fā)文處理，指各單位圍繞所發(fā)公文進行 的一系列程序性工作，主要包括對公文的擬稿、審核、簽發(fā)、編號、繕印、校對、用印、登記和分發(fā)等工作環(huán)節(jié)。
5、請簡述會務(wù)工作的原則。
答：會務(wù)工作的原則包括：(1)認真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖和會議的指導(dǎo)思想;(2)熟悉和掌握會議的組織領(lǐng)導(dǎo)情況;
(3)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)擬定會議安排;(4)精心組織，周到服務(wù);(5)重視并妥善做好會議的善后工作。
6、會議紀要與會議記錄有什么區(qū)別?
答：會議紀要與會議記錄的區(qū)別有四點：(1)性質(zhì)不同。會議紀要是規(guī)定性行政公文，而會議紀要是記錄會議情況和議定事項的事物性文書。 (2)內(nèi)容的繁簡程度不同。會議紀要的內(nèi)容是對會議記錄進行整理、提煉而形成的會議內(nèi)容的要點，重點體現(xiàn)會議的宗旨;而會議記錄是對會議情況的原始、詳盡的記錄，重點體現(xiàn)會議的過程性和具體性。 (3)形式有所不同。會議紀要具有公文的規(guī)范格式，而會議記錄的形式則比較靈活和自由，會議紀要通常采用總分式結(jié)構(gòu)，而會議記錄則采用順時結(jié)構(gòu)。 (4)處置方式和作用不同。會議紀要一般可以文件的形式發(fā)布或在報刊升公開發(fā)表，用來“傳達會議情況和議定事項”，而會議記錄只作為內(nèi)部資料，以備查考。
7、請簡述接待工作的原則
答：接待工作的原則有：(1)熱情大方，注重實效。(2)認真負責，細致周到。(3)確保安全，內(nèi)外有別。
(4)勤儉節(jié)約，講究禮儀。
8、請簡述辦公室的辦事原則
答：辦公室的辦事原則主要包括：(1)服務(wù)原則。(2)高效原則。(3)保密原則。(4)統(tǒng)一原則。
秘書學考試試題及答案：案例分析
(一)意外的電話
這天上午公司孫總正在主持召開公司的董事會。公司有規(guī)定，在開董事會時會，參加人員一般不接電話，等散了再說。十點左右，公司的大客戶李總來電話，他對孫總的秘書于雪說他有急事要與孫總商量。面對這種情況，于雪應(yīng)該如何處理?現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：
a、李總，對不起!我們老總正在開會，不能接聽電話。
b、李總，實在不湊巧，我們孫總正在參加董事會，估計會議要到12點鐘才結(jié)束?；仡^我們再給您來個電
話，您看這樣可以嗎?
c、李總，請您稍等一下，孫總剛剛散會，我馬上幫您去找找。
d、李總請您等一下，我馬上叫我們孫總來接電話!
e、李總，實在對不起，我們孫總不在公司。
問題
對于于雪以上幾種選擇，你認為哪種選擇比較合適，請說明理由，并對其他幾種選擇進行評析。
答：選C是比較合適的，因為當于雪用這種方式回答客戶以后，她就可以去向?qū)O總悄悄匯報，聽取他的指示，如果孫總認為事情不急，不愿意去接電話，那么，于雪就可以這樣回答對方：“實在對不起，這會兒不知孫總上哪兒去了，回頭見著孫總，我們就給您去個電話，您看這樣可以嗎?”如果孫總愿意來接，于雪就可以說剛剛找到了孫總。這樣回答于雪就可以做到滴水不漏，進退自如 選A之所以不合適，主要是沒有考慮到對方的感受。對方會想：既然你們孫總在公司，只不過是在開會，那為什么就不能抽幾分鐘來接個電話呢?你們不是經(jīng)常高喊“用戶就是上帝”的口號嗎，為什么在這個時候你開會的事就一定比我的事重要呢?對方可能越想越生氣。所以，盡管于雪回答的語氣委婉，態(tài)度謙恭，但她這樣的回答仍然是不合適的。 選B也不合適。對方可能覺得自己急得火燒眉毛了，還要等到十二點鐘，那心里肯定不是滋味。 選D明顯不合適，因為公司有規(guī)定，領(lǐng)導(dǎo)人開會時一般不接電話，于雪未經(jīng)孫總同意就答應(yīng)對方，那不僅違反了公司規(guī)定，而且是非常草率的，如果孫總不來接電話，那她又如何答復(fù)客戶呢?選E也是不合適的，于雪這樣回答多少會讓對方覺得孫總是不愿意接他的電話或者是在有意回避他。如果對方出現(xiàn)猜疑，那就不利于雙方今后的合作。
(二)一天上午,某公司董事長突然收到一封非常無禮的來信,信是由一位與公司交往很深的代理商寫來的。董事長怒氣沖沖地把秘書叫來,讓她記錄自己口述的回信：我沒有想到會收到你這么不講理的信,盡管我們之間有那么長時間的業(yè)務(wù)往來,但事到如今,我也不得不終止我們之間的一切交易,并且按照慣例,我要將這件事公之于眾!
董事長口述完上述復(fù)信內(nèi)容,要秘書將信打好寄走。
對于董事長的吩咐,秘書應(yīng)該采取什么樣的態(tài)度呢?下面是四種不同的處理辦法：
A.“是,我立刻照辦!”秘書回到辦公室按董事長的口述將信打印好并寄走了。
B.秘書認為董事長在盛怒中做出的決定有欠妥當,如果將信寄出,對公司和董事長本人都非常不利,所以,沒有執(zhí)行董事長的指示,而是將信“壓下來”。
C.秘書不執(zhí)行董事長的指示,并提出忠告：“董事長,請您冷靜一點!想一想這樣的信寄出去會有什么樣的后果吧。對方寫來這樣的信,是不是跟我們公司某些地方做得不妥有一定關(guān)系呢?我們還是先反省一下自己,再慎重處理這件事吧。”
D.秘書退下去將信打印出來,但沒有馬上寄走,而是等到當天快下班的時候,見董事長怒氣已消,將打
印好的信遞給董事長,“董事長,您交代的信已經(jīng)打印好,請您過目,您覺得這樣可以寄出去嗎?” (材料來源：夏目通利《秘書常識趣談》)
請問,在以上A、B、C、D四位秘書的處理方法中，哪一種最妥當?哪一種最不妥當?為什么?
答：D的處理方法最妥當。C的處理方法最不妥當。 領(lǐng)導(dǎo)在生氣時做出的決定很可能是不正確的,如果像A那樣立即照辦, 信一旦寄出,將無法挽回可能造成的損失,假如領(lǐng)導(dǎo)冷靜下來后想改變決定也沒有機會了。 如果像B那樣悄悄壓下信件,不執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示,則有越權(quán)性質(zhì),如領(lǐng)導(dǎo)將來查問此事,秘書將無法交代。董事長也可能早就想同這家代理商終止往來,這封信只是一根導(dǎo)火索而已。 C在領(lǐng)導(dǎo)情緒惡劣時以教訓的語氣當面“忠告”,無異于火上澆油, 既不符合秘書的身分,也不利于領(lǐng)導(dǎo)冷靜思考問題,不管董事長的決定是對是錯,C的作法都沒有任何好處。 D的處理方法既執(zhí)行了領(lǐng)導(dǎo)的指示,也給領(lǐng)導(dǎo)留下了冷靜下來后仔細思考改變決定的余地,因為如果董事長確實是在沖動的狀況下做出了錯誤的決定,則經(jīng)過半天的思考,他會自我反省,這時秘書將信遞給他, 并以委婉的語氣表示對領(lǐng)導(dǎo)決定的不同看法,實際上給了領(lǐng)導(dǎo)一個重新決策的機會;如果董事長冷靜下來后仍然決定與對方絕交,那也必有他的道理,秘書再將信寄出也不遲。 (三)8月10日，公司的總經(jīng)理出差了，期限是從8月10日至8月20日，預(yù)定20日上午回來。秘書小蘇負責處理公司的各類郵件。小蘇從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自天津分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小蘇說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。
小蘇把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定于8月20日下午的研討會，小蘇想，總經(jīng)理前幾天還談到準備參加這次研討會，20日他正好回來，一定會參加的。于是小蘇打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經(jīng)理將參加會議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小蘇看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小蘇不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。
小蘇處理郵件的做法是否正確?如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的?
答：小蘇處理郵件的做法不正確，理由如下：(1)寄自天津分公司的郵件，小蘇應(yīng)該交給銷售科長本人簽收，或者在交給小李后讓其簽收，以作憑證。(2)小蘇應(yīng)該在總經(jīng)理辦公桌的顯眼處放一張字條，上面寫上這封郵件的相關(guān)內(nèi)容，好讓總經(jīng)理知道自己有一封郵件未看。(3)小蘇不能自作主張，替總經(jīng)理出席研討會，她應(yīng)該打電話請示總經(jīng)理。小蘇不應(yīng)該簡單地把裝有兩張照片的郵件放回信封了事，她應(yīng)該找部門領(lǐng)導(dǎo)處理此事。
(四)辦公室主任老宋把會議一切準備工作都作了安排，但到了開會的前一天，突然因公必須外出，臨行前，他反復(fù)交待要認真仔細地檢查會場，秘書們都點頭答應(yīng)。 大會開幕那天，仍不放心的老宋還是趕了回來。到主持大會者宣布奏國歌時，擴音器傳上的卻不是國歌，當場人驚呆了。原來音響設(shè)備沒有檢查。這時，老宋一個箭步躍上主席臺，關(guān)了擴音器，用沙啞的聲音唱道“起來，不愿„„„„”指揮與會者唱國歌，人們這才從國歌聲中把思想集聚到會場上來。請你談?wù)勀銓Υ耸碌目捶ā?/p>
答：會議的組織對秘書人員的要求很高。會議的順利進行不僅依賴充分、細致的會前準備工作，還需要嚴謹、周密的會間組織工作;不僅要有健全的會議工作機構(gòu)、縝密的會議議程與日程，還要做好各項具體的會務(wù)工作，明確分工，責任到人，安排得力，運轉(zhuǎn)有序，形成一個結(jié)構(gòu)周嚴、操縱自如的會議工作系統(tǒng)。 秘書會務(wù)工作中，會前、會間的工作服務(wù)都是緊密相連的，必須相互銜接，整體推進，避免出現(xiàn)差錯。這樣，才能保證會議質(zhì)量。任何一個環(huán)節(jié)，任何一項具體事務(wù)上出現(xiàn)差錯和疏漏，都可能會影響會議 6 的效果。 會間調(diào)度是指會議進行期間對會議程序、內(nèi)容及會場服務(wù)等所作的調(diào)整和安排。老宋較好地對會場上臨時出現(xiàn)的意外情況進行了處理，及時的解決了問題，在遇到問題時能夠沉著冷靜、靈活應(yīng)變，做好臨時的調(diào)度工作，從而確保了會議的順利進行。
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