秘書的知識結(jié)構(gòu)秘書必備6篇
秘書的知識結(jié)構(gòu)秘書必備6篇
于一個(gè)秘書工作者而言，一個(gè)完整的合理的知識結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個(gè)方面：基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識、相關(guān)知識。本文是秘書的知識結(jié)構(gòu)，歡迎閱讀。
秘書的知識結(jié)構(gòu)詳細(xì)篇一：
一、基礎(chǔ)知識
秘書工作者知識的第一個(gè)層次，是秘書工作者必備的知識和前提條件。秘書工作者的知識面要廣，基礎(chǔ)知識要扎實(shí)。為此秘書工作應(yīng)掌握以下三個(gè)方面的知識。
1. 科學(xué)文化知識
基礎(chǔ)知識的基礎(chǔ)，包括語文、數(shù)學(xué)、歷史、地理、邏輯、英語等等。特別要注意語言文字和歷史知識的提高，重視歷史知識的學(xué)習(xí)，可以讓自己透過歷史的現(xiàn)象抓住內(nèi)在的規(guī)律和本質(zhì)的東西。
2. 馬列主義理論知識
哲學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、黨的建設(shè)、鄧小平理論、有實(shí)踐中不斷地學(xué)習(xí)，才能提高理論修養(yǎng)。
3. 政策法規(guī)知識
這是作為秘書工作者必備的知識，包括黨的路線、方針、政策和國家的憲法、法律法規(guī)、法令等相關(guān)的知識，特別要注重后者的學(xué)習(xí)。因?yàn)樗谄綍r(shí)的工作中接觸最多的知識。
二、專業(yè)知識
文秘專業(yè)知識是秘書工作者知識結(jié)構(gòu)的核心或者是主體，也是區(qū)別于其他領(lǐng)域的知識結(jié)構(gòu)的方面。
1 理論知識，是秘書學(xué)和秘書工作總體的理論知識，是秘書工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論，
也是秘書工作的基本理論知識，秘書指導(dǎo)思想。 分門別類的理論，包括文書處理，信息處理，信息調(diào)研和秘書實(shí)務(wù)的理論。
2 業(yè)務(wù)知識，秘書工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的操作常識，基本技能，操作規(guī)范，公文的起草等。
3 行業(yè)知識，秘書工作者所在機(jī)關(guān)的行業(yè)的基本知識。
三 相關(guān)知識
秘書工作者的輔助知識，它包括以下幾個(gè)方面的知識。
1 新的學(xué)科知識，社會科學(xué)和自然科學(xué)，是相關(guān)知識中的一個(gè)重要內(nèi)容，包括行為科學(xué)、系統(tǒng)論、控制論、信息論。
2 管理學(xué)知識，行政管理，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，決策等方面的知識。
3 社會交往知識，社會關(guān)系學(xué)，公共關(guān)系學(xué)，人際關(guān)系學(xué)等，以便秘書工作者在工作能夠提高自身的交際能力，信息溝通能力。
4 心理學(xué)知識。
四 社會知識
國際知識，當(dāng)前國際的基本問題，世界格局，政治，經(jīng)濟(jì)，軍事，思想，科技，文化等方面知識的變化及發(fā)展情況。
國內(nèi)知識，國情，民情，民俗，民風(fēng)等 。
秘書的知識結(jié)構(gòu)二：做好的秘書
為公司領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，是秘書的一大職責(zé)。“好秘書當(dāng)半個(gè)家”，做經(jīng)理的如果有一個(gè)得力的秘書是一大幸福。
做經(jīng)理的人最需要的是處理公司內(nèi)最重要的事情和花大量的時(shí)間去思考的問題。然而如何保證經(jīng)理把他所有的時(shí)間用在重要的事情而不是瑣碎的事情和有足夠的時(shí)間去思考，秘書工作的好壞是非常重要的。 秘書要善于了解什么事情是必須要經(jīng)理來處理的，而什么事情需要轉(zhuǎn)到其他人去處理;腦筋要靈活，善于團(tuán)結(jié)而不可以趾高氣揚(yáng)，這樣才能得到公司同事的工作配合;秘書要舉止得體并善于公關(guān)，因?yàn)樵谕饷婷貢?jīng)常是經(jīng)理的半個(gè)臉面;要心細(xì)并且有吃苦精神，因?yàn)槊貢墓ぷ髯龊昧送ǔＪ菓?yīng)該的，而做壞了往往會造成大錯(cuò)。
對內(nèi)，好的秘書是經(jīng)理與員工之間的一座橋梁，做得不好秘書會是經(jīng)理和員工之間的一堵墻。正確、及時(shí)、適時(shí)地反映公司內(nèi)部存在的問題，員工的要求等等是做秘書的責(zé)任。如果秘書不是正常溝通，而是東家長西家短，搬弄是非，公司就非亂不可。這種情況并不少見。對外，秘書是經(jīng)理的代表，外部事務(wù)處理得當(dāng)，可以給經(jīng)理增添機(jī)會和光彩，做得不好，丟臉吃苦果的是經(jīng)理。因此經(jīng)理和秘書之間保持良好的溝通非常重要。
秘書的知識結(jié)構(gòu)三：
隨著社會的發(fā)展,經(jīng)濟(jì)的繁榮,對外貿(mào)易的往來,各種社會關(guān)系的多樣化,復(fù)雜化,秘書工作的具體內(nèi)容可以概括為輔助領(lǐng)導(dǎo)管理,提供綜合服務(wù).它是上呈下達(dá),聯(lián)絡(luò)各方,參與政務(wù).管理事務(wù)的一項(xiàng)重要工作,是現(xiàn)代企業(yè)管理工作中不可缺少的重要組成部分.現(xiàn)代的秘書工作,對秘書工作人員的文化素養(yǎng),領(lǐng)導(dǎo)能力,社會交際,智謀,口才,寫作水平等多方面的綜合素質(zhì)要求也越來越高.所以,秘書工作人員必須循序漸進(jìn),不斷學(xué)習(xí),增強(qiáng)和深化知識,建立和完善應(yīng)具備的知識結(jié)構(gòu),提高綜合素質(zhì),以適應(yīng)秘書工作日益發(fā)展這一要求和需要.
二、知識結(jié)構(gòu)那什么是知識結(jié)構(gòu)呢?
1.知識結(jié)構(gòu)的含義知識結(jié)構(gòu)，是指一個(gè)人所掌握的知識類別，各類知識相互影響而形成的知識框架以及各類知識的比重。這里所講的“比重”，不僅指數(shù)量關(guān)系，也指質(zhì)量關(guān)系。
2.秘書的知識結(jié)構(gòu)對于一個(gè)秘書工作者而言，一個(gè)完整的合理的知識結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個(gè)方面：基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識、相關(guān)知識。
(1)基礎(chǔ)知識是指作為一個(gè)企業(yè)秘書所必須具備的最起碼的知識面?；A(chǔ)知識越扎實(shí)、豐富，秘書的潛力發(fā)揮就越大。秘書的基礎(chǔ)知識主要包括自然科學(xué)知識和社會科學(xué)知識兩方面。
自然科學(xué)基礎(chǔ)知識。自然科學(xué)基礎(chǔ)知識指數(shù)學(xué)、生物、天文和地理知識等等。這些常識企業(yè)秘書都應(yīng)掌握。據(jù)有關(guān)研究表示，數(shù)學(xué)學(xué)得好的人智商都很高。因此，在對秘書工作的研究和實(shí)踐當(dāng)中，人們也開始認(rèn)識到數(shù)學(xué)方法論的巨大作用，如輔助決策中的對策論和運(yùn)籌學(xué)方法，經(jīng)濟(jì)分析中的抽象方法和定量化方法，市場預(yù)測中的坐標(biāo)象限方法及導(dǎo)數(shù)概念的運(yùn)用，公文研究中的模型方法，等等。同數(shù)學(xué)一樣，其它自然科學(xué)如生物、天文和地理等，企業(yè)秘書也都不能忽視。如企業(yè)秘書在為領(lǐng)導(dǎo)安排國際旅程時(shí)，若無必要的地理知識，忽略或錯(cuò)誤地計(jì)算了時(shí)差變化，就會造成很大的麻煩，甚至耽誤要事。
社會科學(xué)基礎(chǔ)知識。社會科學(xué)知識如歷史、政治、社會發(fā)展史、哲學(xué)理論、法律常識、心理學(xué)等等，秘書人員都要對此有基本了解。不但要了解自己學(xué)科的發(fā)展歷程，也要懂得中外文明演進(jìn)的歷程，有利于我們借鑒歷史經(jīng)驗(yàn)，能使我們避免重蹈前人覆轍，能使我們肩負(fù)的各項(xiàng)事業(yè)都立足于科學(xué)決策的基礎(chǔ)之上，能使我們在創(chuàng)造現(xiàn)實(shí)的活動(dòng)中變得更加聰明，更加理智。另一方面是歷史中，尤其是我國歷史中所弘揚(yáng)的傳統(tǒng)美德，對企業(yè)秘書人員良好美德的形成也有極大的塑造作用。不管是“先天下之憂而憂，后天下之樂而樂”的情懷，還是“天下興亡，匹夫有責(zé)”的氣概、“茍利國家生死以，豈因禍福避趨之”的思想，都為秘書人員奠定了人格基礎(chǔ)。秘書人員對祖國的社會發(fā)展變化歷史，對幾千年形成的璀璨文化，以及從中形成和發(fā)展起來的偉大的思想和社會的重大變革都應(yīng)有大體的認(rèn)識，才能在工作上維護(hù)祖國的利益，發(fā)揚(yáng)民族傳統(tǒng)，繼承正確的思想。當(dāng)然，在我們打開世界之窗放眼世界時(shí)，企業(yè)秘書也要對世界幾千年的歷史文化，特別是對主要往來國家的歷史變遷，民族文化的形成有大致了解。這樣才能準(zhǔn)確把握不同國家的特點(diǎn)，對秘書的工作有相當(dāng)大的補(bǔ)益。
哲學(xué)理論對企業(yè)秘書來說也是必須具備的。哲學(xué)理論直接影響著一個(gè)人的世界觀、價(jià)值觀和人生觀。只有對哲學(xué)理論有基礎(chǔ)的認(rèn)識，對正確的哲學(xué)思想有肯定的認(rèn)識，企業(yè)秘書才能樹立正確的觀念，從而正確的擺正自己的位置?？梢?，哲學(xué)理論不但對企業(yè)秘書非常重要，對于任何一個(gè)想要好好生存的人來說也是必不可少的。
企業(yè)秘書作為企業(yè)的樞紐級人員，法律知識是必備的基礎(chǔ)知識，他們必須做到知法、懂法、守法、護(hù)法，才能成為企業(yè)名副其實(shí)的“參謀助手”。具體來說，法律知識包括憲法、民法和刑法等等。企業(yè)秘書在法律方面的作用有：熟悉、了解與本企業(yè)有關(guān)的法律、法規(guī)，確保企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)在法律允許的范圍內(nèi);熟悉并了解現(xiàn)行法律、政策在本企業(yè)是否已經(jīng)用足，以協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)在法律允許的范圍內(nèi)拓寬生產(chǎn)領(lǐng)域和經(jīng)營渠道，搞活經(jīng)營活動(dòng);密切注意本企業(yè)的權(quán)益是否受到非法侵害，運(yùn)用法律武器保護(hù)企業(yè)。
(2)秘書人員的專業(yè)知識可分為兩大部分。第一部分是秘書專業(yè)的基礎(chǔ)知識。第二部分是秘書所在行業(yè)的行業(yè)專業(yè)知識。
專業(yè)基礎(chǔ)知識。秘書專業(yè)的基礎(chǔ)知識應(yīng)包括秘書學(xué)、寫作學(xué)、信息學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、文書學(xué)、檔案學(xué)、邏輯學(xué)、速記、外語以及中國秘書史等等。秘書學(xué)是主要研究秘書工作的特性、一般規(guī)律和基本原則的一門學(xué)科。內(nèi)容一般包括：秘書部門的職責(zé)范圍、任務(wù)要求、機(jī)構(gòu)體制;秘書工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和工作方法、指導(dǎo)理論;秘書人員的思想修養(yǎng)、知識結(jié)構(gòu)和各種能力的要求;古今中外秘書工作的發(fā)展史;秘書學(xué)其它相關(guān)學(xué)科的關(guān)系;秘書工作的改革和未來發(fā)展方向等。對于秘書來說，秘書學(xué)是專業(yè)中的根本，是從事秘書職業(yè)的入門學(xué)科、基礎(chǔ)之基礎(chǔ)。因此，企業(yè)秘書必須掌握秘書學(xué)。
寫作學(xué)對秘書人員來說非常重要，是關(guān)鍵學(xué)科。他們不但要從中掌握寫作的基本理論，還要通過學(xué)習(xí)寫作學(xué)掌握相當(dāng)高水平的寫作技巧，懂得不同文種的寫作方法，以適應(yīng)秘書的工作需要，可以說寫作學(xué)在秘書專業(yè)的基礎(chǔ)知識中占有很大的份量。古今中外大凡優(yōu)秀的秘書工作者一般都具有較高的書面表達(dá)能力。
信息學(xué)就是能把信息意識和信息技術(shù)授予企業(yè)秘書人員的學(xué)科。它包括有關(guān)信息的搜集、篩選、存儲、提取、綜合分析處理、利用、反饋以及網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)方面的知識。企業(yè)秘書人員的信息意識包含要素有：信息需求目的意識、信息內(nèi)容意識、信息源意識、信息渠道意識、信息服務(wù)項(xiàng)目意識、信息質(zhì)量意識和信息障礙認(rèn)知意識。與此同時(shí)，企業(yè)秘書人員還要在不斷地學(xué)習(xí)信息學(xué)的過程中掌握新興的信息技術(shù)。
除了以上專業(yè)知識外，文書學(xué)、檔案學(xué)、邏輯學(xué)、速記等專業(yè)學(xué)科也是企業(yè)秘書人員的知識結(jié)構(gòu)中不可缺少的。文書學(xué)是研究文書和文書工作的內(nèi)容、一般規(guī)律和基本原則、方法的一門學(xué)科。主要內(nèi)容包括現(xiàn)行文書的性質(zhì)、特點(diǎn)、作用、種類、體式和撰寫要求;文書工作的規(guī)律、原則、制度和方法;文書和文書工作的產(chǎn)生、發(fā)展，中外文書史;文書處理的現(xiàn)代化手段等?？梢?，從中可以學(xué)到文書的管理方法、處理方法等，具有很強(qiáng)的實(shí)踐功能。而檔案學(xué)則專門闡述檔案的形成、作用、收集、鑒別、整理、加工及利用，對于秘書人員處理好文件的簽收、保存、發(fā)送等工作具有很好的功效。邏輯學(xué)是指研究人的思維形式、思維方式，以提高思辨能力、邏輯水平的知識。要求企業(yè)秘書人員掌握邏輯學(xué)，不但要求他們學(xué)會運(yùn)用邏輯表達(dá)，還要求他們學(xué)會用邏輯去思考。速記是一種快速記錄的方式，秘書人員能通過這種方式提高工作效率。
行業(yè)專業(yè)知識。秘書專業(yè)知識的另一部分，是秘書所在行業(yè)的行業(yè)專業(yè)知識。這是秘書知識結(jié)構(gòu)中的核心部分?？傮w來說，行業(yè)專業(yè)知識是指秘書在企業(yè)所從事的行業(yè)要求秘書必須具備的行業(yè)知識，這對于秘書來說是“第二專業(yè)知識”。它包括本企業(yè)的生產(chǎn)、銷售概況，人事變動(dòng)情況，以及本企業(yè)在同行中的地位、作用，最重要的是本企業(yè)所從事的行業(yè)基本常識，比如說在從事服裝經(jīng)營的企業(yè)中就職，就得掌握服飾學(xué)、美學(xué)等知識。在秘書學(xué)研究中，人們愈來愈重視到第二專業(yè)知識的重要性。在國外，對秘書職業(yè)早有按第二專業(yè)進(jìn)行分類，如法律秘書、商務(wù)秘書、外事秘書、技術(shù)秘書、醫(yī)務(wù)秘書等。目前一些國家秘書職業(yè)的永業(yè)化特點(diǎn)，就是因?yàn)槊貢牡诙I(yè)知識已成為其謀職的重要因素。企業(yè)秘書工作不能“一俊遮百丑”，光會打字不行，光會寫作不行，光能言會道也不行，還要熟稔本企業(yè)的行業(yè)專業(yè)知識，具備綜合素質(zhì)。因此，可以說單純的秘書工作是不存在的。行行有秘書，行行秘書需要有本行業(yè)的專業(yè)知識。這一點(diǎn)，企業(yè)秘書必須加以重視。
(3)多樣的輔助知識輔助知識既不像基礎(chǔ)知識那樣具有“根基”作用，也不同于專業(yè)知識那樣起“標(biāo)志”作用。它對秘書人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴(kuò)大思路、提高工作效率。主要包括：管理學(xué)知識。秘書是輔助管理人員，秘書工作是管理工作不可缺少的一部分。學(xué)習(xí)和掌握管理學(xué)知識，有助于秘書人員自覺運(yùn)用管理工作的規(guī)律，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施管理。管理學(xué)具有眾多的分支學(xué)科，秘書人員除了掌握管理學(xué)原理之外，可以根據(jù)自己所服務(wù)單位的性質(zhì)來選擇學(xué)習(xí)管理學(xué)的分支學(xué)科。如行政機(jī)關(guān)的秘書可選學(xué)行政管理學(xué)，企業(yè)秘書可選企業(yè)管理學(xué)等。公共關(guān)系學(xué)知識。秘書工作在許多方面帶有公共關(guān)系的性質(zhì)，比如代表領(lǐng)導(dǎo)接待客人、參與談判、對外發(fā)布消息等等都涉及到公共關(guān)系。掌握公共關(guān)系學(xué)知識，有助于秘書人員運(yùn)用公共關(guān)系這一手段，為塑造組織的社會形象增添光彩。心理學(xué)知識。秘書的輔助管理活動(dòng)總是通過秘書與領(lǐng)導(dǎo)者、秘書與公眾之間的交往實(shí)現(xiàn)的。在交往過程中，秘書、領(lǐng)導(dǎo)、公眾都會表現(xiàn)出一定的心理現(xiàn)象和心理特征。學(xué)習(xí)和掌握心理學(xué)知識，不僅有助于秘書人員科學(xué)地分析自己的心理過程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質(zhì)，同時(shí)也有助于觀察和了解領(lǐng)導(dǎo)者以及公眾的心理過程和特征，掌握他們的心理活動(dòng)規(guī)律，并用這些規(guī)律來指導(dǎo)秘書與領(lǐng)導(dǎo)者和公眾之間的交往，以提高交往的質(zhì)量和效果。心理學(xué)知識十分豐富，秘書人員要重點(diǎn)學(xué)好普通心理學(xué)、管理心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)、社會心理學(xué)和秘書心理學(xué)等方面知識。經(jīng)濟(jì)學(xué)知識。中國共產(chǎn)黨的基本路線明確地規(guī)定當(dāng)前全黨工作應(yīng)以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心。經(jīng)濟(jì)建設(shè)的大潮正推動(dòng)著我國各行各業(yè)發(fā)生日新月異的變化。沒有經(jīng)濟(jì)頭腦的領(lǐng)導(dǎo)者顯然是不稱職的，而不懂經(jīng)濟(jì)知識的秘書也不可能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的參謀與助手。經(jīng)濟(jì)學(xué)知識猶如廣闊的海洋，秘書人員可根據(jù)實(shí)際需要和自己的能力選學(xué)會計(jì)、貨幣、證券、市場、外貿(mào)等方面的知識。人際關(guān)系學(xué)知識。秘書人員應(yīng)學(xué)習(xí)人際關(guān)系學(xué)，以發(fā)揮對內(nèi)協(xié)調(diào)、對外公關(guān)的作用。此外，秘書人員還應(yīng)掌握一些諸如決策學(xué)、咨詢學(xué)、預(yù)測學(xué)、文學(xué)、人才學(xué)、創(chuàng)造學(xué)、情報(bào)學(xué)、編輯學(xué)、新聞學(xué)、傳播學(xué)、社會學(xué)等發(fā)面的知識，擴(kuò)大自己的知識面，以便使自己在工作中更加得心應(yīng)手、揮灑自如。
三、新世紀(jì)秘書還應(yīng)建構(gòu)的知識結(jié)構(gòu)
新世紀(jì)的到來,特別WTO的加入,使中國與世界的距離縮短了，但也明顯暴露了我們方方面面的差距,所以中國將會面臨著更大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。這種形勢，也給秘書工作帶來了新的挑戰(zhàn)，也帶來了新的發(fā)展機(jī)遇。秘書工作再也不是傳統(tǒng)觀念中的電話接線員、接待員，以及收收發(fā)發(fā)、抄抄寫寫的文員，只要具備簡單、基本的秘書知識就可以了。21世紀(jì)是知識經(jīng)濟(jì)的時(shí)代。秘書人員應(yīng)該具備新的秘書知識結(jié)構(gòu)，拾遺補(bǔ)缺、不斷更新、優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)。我認(rèn)為，在新世紀(jì)，秘書除了具備上述知識外，還應(yīng)具備以下幾個(gè)方面的知識。
1.熟練掌握英語語言方面，英語將成為必備工具。隨著改革開放的深入，國內(nèi)外的交流日益密切。秘書人員在電話應(yīng)答、來人來函的接待等方面，都需要使用普遍通行的語言。英語是世界共同語。所以，在英語方面，不僅要會簡單的對話，還應(yīng)進(jìn)一步掌握寫作、翻譯等技巧，才能適應(yīng)工作需要。
2.熟悉電腦操作和辦公自動(dòng)化設(shè)備使用新世紀(jì)的秘書人員要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的“千里眼、順風(fēng)耳”的作用，首先應(yīng)快捷地獲取各種信息，這就需要熟悉電腦，才能讓繁雜的辦公事務(wù)向辦公自動(dòng)化、辦公信息化發(fā)展。隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，以數(shù)據(jù)庫為中心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用引起了辦公方式的新變化。一些企事業(yè)、政府部門辦公室陸續(xù)使用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、多功能電話機(jī)動(dòng)性及光學(xué)符號閱讀器，縮微機(jī)、錄相機(jī)等等，這些現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用，有效地改變秘書人員手抄手寫的手工勞動(dòng)方式，極大地提高辦公效益和管理水平。
3.熟悉了解對外交往中的文化與禮儀知識新世紀(jì)，秘書可能要經(jīng)常地同外國賓客打交道，這就必須要了解和熟悉這些賓客國家的政治、經(jīng)濟(jì)、地理、歷史、習(xí)俗、禮儀等知識，這樣才能正常地、順利地交往，才能彼此溝通。
4.熟練掌握涉外法律知識在新世紀(jì),進(jìn)行對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易活動(dòng),簽訂的涉外經(jīng)濟(jì)合同具有嚴(yán)格的法律效力。它對雙方的權(quán)利和義務(wù)均有具體規(guī)定和要求,并用賠償和提交仲裁等條款來制約違反合同的行為。如果我們?nèi)狈ι嫱夥芍R，無論是合同的內(nèi)容訂得不完備、條款不具體，或是經(jīng)濟(jì)責(zé)任不明確，都會影響合同的履行，從而造成企事業(yè)單位甚至國家應(yīng)有的損失。
5.會駕駛新世紀(jì)，新世紀(jì)的秘書要會駕駛，隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)的需要做準(zhǔn)備。當(dāng)然秘書所從事的企事業(yè)單位、政府部門可能有專門的司機(jī)，但如果發(fā)生突發(fā)事件需要處理，而司機(jī)剛有事出去，加上時(shí)間緊迫，這時(shí)，如果秘書會駕駛，就剛好派上用場，可以使事件順利得到解決。
四、秘書擁有相應(yīng)時(shí)代需要的知識結(jié)構(gòu)的重要性
現(xiàn)代社會是知識密集的社會，新世紀(jì)——21世紀(jì)是知識經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，在這個(gè)社會、這個(gè)時(shí)代中處處需要知識，事事都聯(lián)系著知識，沒有知識寸步難行。秘書擁有相應(yīng)時(shí)代需要的知識結(jié)構(gòu)，可以提高秘書自身能力。秘書知識和秘書能力二者是相輔相成、互為因果的。秘書知識結(jié)構(gòu)是形成和發(fā)展秘書能力的基礎(chǔ)。秘書能力的大小首先取決于秘書知識結(jié)構(gòu)的完善程度。一般說來，知識結(jié)構(gòu)越完善，能力便越強(qiáng);知識結(jié)構(gòu)越單一，能力則越弱，二者成正比。所以，知識與能力是分不開的。新世紀(jì)秘書工作將變得越來越龐雜、新穎、高深，這就需要秘書是具有廣博知識和各種綜合能力的復(fù)合型人才。秘書只有擁有新時(shí)代的知識結(jié)構(gòu)，才能更好地發(fā)揮他們辦文、辦事、辦會的能力，如在其間用到的表達(dá)能力、調(diào)研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘書只有擁有一定的知識結(jié)構(gòu)，才能使能力發(fā)揮得淋漓盡致，才能為領(lǐng)導(dǎo)更好的服務(wù)，做好領(lǐng)導(dǎo)的“左右手”。例如，一個(gè)21世紀(jì)的秘書，他還只擁有過去的那一套老的知識結(jié)構(gòu)，只會寫寫抄抄，只會動(dòng)手不動(dòng)腦，那我想他很快就會被這個(gè)新世紀(jì)所淘汰。過去不懂法律和經(jīng)濟(jì)，不具備外語能力和計(jì)算機(jī)操作技能，照樣可以當(dāng)好秘書。而在今天，如果不具備這些知識與能力，就想當(dāng)好秘書是很難的。即使你取得秘書資格，也只不過是“濫竽充數(shù)”、“中看不中用”而已。秘書擁有新時(shí)代、新世紀(jì)的知識結(jié)構(gòu)可以激發(fā)他們的能力，但最終目的也是為秘書工作而服務(wù)，從而帶動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)、企事業(yè)單位與政府部門乃至國家的發(fā)展。
五、結(jié)語
隨著社會的進(jìn)步，時(shí)代的發(fā)展，人們的觀念也有所變化，秘書的職能在不斷擴(kuò)大和更新?，F(xiàn)代企業(yè)秘書應(yīng)不斷地對自己的知識結(jié)構(gòu)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)、自我完善。要把握好企業(yè)秘書所具備的知識結(jié)構(gòu)，在基礎(chǔ)和專業(yè)知識上加深加固，把握好“三化”(即規(guī)范化、制度化、科學(xué)化)和“四個(gè)轉(zhuǎn)變”(即從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策、從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息、從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理、從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃?dòng)服務(wù))，并用發(fā)展的觀點(diǎn)豐富自己的知識，提高自己的能力，挖掘自己的潛力，把生命中最寶貴的青春年華奉獻(xiàn)給秘書這一行業(yè)。
1.知識結(jié)構(gòu)的含義知識結(jié)構(gòu)，是指一個(gè)人所掌握的知識類別，各類知識相互影響而形成的知識框架以及各類知識的比重。這里所講的"比重"，不僅指數(shù)量關(guān)系，也指質(zhì)量關(guān)系。
2.秘書的知識結(jié)構(gòu)對于一個(gè)秘書工作者而言，一個(gè)完整的合理的知識結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個(gè)方面：基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識、相關(guān)知識。
(1)廣博、扎實(shí)的基礎(chǔ)知識基礎(chǔ)知識是秘書知識結(jié)構(gòu)中的根基?；A(chǔ)知識越扎實(shí)、豐富，秘書的潛力發(fā)揮就越大。秘書的基礎(chǔ)知識主要包括以下幾類：政治哲學(xué)類。主要包括馬克思主義哲學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、科學(xué)社會主義以及現(xiàn)代科學(xué)方法論知識。這部分基礎(chǔ)知識是幫助秘書人員解決政治方向和思想方法問題。學(xué)習(xí)這部分知識，就是要使秘書人員樹立正確的世界觀和方法論，能運(yùn)用馬克思主義的立場、觀點(diǎn)和方法去分析問題、解決問題。文化基礎(chǔ)類。如語文、歷史、物理、化學(xué)、生物、歷史、地理等。這是從事秘書工作最起碼的知識。培根也說過：歷史使人明智;詩歌使人靈秀;數(shù)學(xué)使人周密;自然哲學(xué)使人深刻;倫理使人莊重;邏輯學(xué)使人善辯。而這些我們上小學(xué)、初中乃至高中時(shí)就已學(xué)了這些基本方面的知識。當(dāng)然，我們還需要不斷更新、擴(kuò)展這些知識。法律政策類。包括憲法、法律、法規(guī)、政策。秘書工作政策性很強(qiáng)，秘書人員如果沒有較高法律政策方面的知識修養(yǎng)，就會給領(lǐng)導(dǎo)工作幫倒忙、添亂子，嚴(yán)重的還會造成法律后果。因此，秘書人員學(xué)習(xí)和掌握必要的法律政策知識尤為重要。由于我國的法律政策體系規(guī)模龐大，秘書人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要，在掌握一般的法學(xué)和政策理論基礎(chǔ)上，有針對性地學(xué)習(xí)有關(guān)的法律政策知識。重點(diǎn)有兩個(gè)方面：一是同秘書工作有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章、政策;二是同服務(wù)單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章、政策。
(2)精深的專業(yè)知識專業(yè)知識指秘書在工作范圍、工作職責(zé)和工作內(nèi)容內(nèi)應(yīng)掌握的知識?？煞譃槊貢鴮W(xué)科專業(yè)知識和秘書所在部門的業(yè)務(wù)知識。 秘書學(xué)科專業(yè)知識。這部分知識是秘書知識結(jié)構(gòu)體系中的核心部分，也是區(qū)別于其他專業(yè)人才知識結(jié)構(gòu)的標(biāo)志。這部分知識主要有秘書學(xué)、文書學(xué)、公文寫作學(xué)、信訪學(xué)、會議學(xué)、調(diào)研學(xué)、檔案管理學(xué)以及現(xiàn)代通信知識、辦公自動(dòng)化知識等等。只有精通并能熟練運(yùn)用秘書學(xué)科專業(yè)知識，才能成為合格的秘書人才。秘書所在部門的業(yè)務(wù)知識。秘書人員所服務(wù)的單位都有其特定的業(yè)務(wù)活動(dòng)范圍，了解這些知識能使秘書人員寫材料不說外行話、提建議不當(dāng)門外漢，使自己工作更具有針對性和科學(xué)性，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的參謀與助手。
(3)多樣的輔助知識輔助知識既不像基礎(chǔ)知識那樣具有"根基"作用，也不同于專業(yè)知識那樣起"標(biāo)志"作用。它對秘書人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴(kuò)大思路、提高工作效率。主要包括：管理學(xué)知識。秘書是輔助管理人員，秘書工作是管理工作不可缺少的一部分。學(xué)習(xí)和掌握管理學(xué)知識，有助于秘書人員自覺運(yùn)用管理工作的規(guī)律，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施管理。管理學(xué)具有眾多的分支學(xué)科，秘書人員除了掌握管理學(xué)原理之外，可以根據(jù)自己所服務(wù)單位的性質(zhì)來選擇學(xué)習(xí)管理學(xué)的分支學(xué)科。如行政機(jī)關(guān)的秘書可選學(xué)行政管理學(xué)，企業(yè)秘書可選企業(yè)管理學(xué)等。公共關(guān)系學(xué)知識。秘書工作在許多方面帶有公共關(guān)系的性質(zhì)，比如代表領(lǐng)導(dǎo)接待客人、參與談判、對外發(fā)布消息等等都涉及到公共關(guān)系。掌握公共關(guān)系學(xué)知識，有助于秘書人員運(yùn)用公共關(guān)系這一手段，為塑造組織的社會形象增添光彩。心理學(xué)知識。秘書的輔助管理活動(dòng)總是通過秘書與領(lǐng)導(dǎo)者、秘書與公眾之間的交往實(shí)現(xiàn)的。在交往過程中，秘書、領(lǐng)導(dǎo)、公眾都會表現(xiàn)出一定的心理現(xiàn)象和心理特征。學(xué)習(xí)和掌握心理學(xué)知識，不僅有助于秘書人員科學(xué)地分析自己的心理過程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質(zhì)，同時(shí)也有助于觀察和了解領(lǐng)導(dǎo)者以及公眾的心理過程和特征，掌握他們的心理活動(dòng)規(guī)律，并用這些規(guī)律來指導(dǎo)秘書與領(lǐng)導(dǎo)者和公眾之間的交往，以提高交往的質(zhì)量和效果。心理學(xué)知識十分豐富，秘書人員要重點(diǎn)學(xué)好普通心理學(xué)、管理心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)、社會心理學(xué)和秘書心理學(xué)等方面知識。經(jīng)濟(jì)學(xué)知識。中國共產(chǎn)黨的基本路線明確地規(guī)定當(dāng)前全黨工作應(yīng)以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心。經(jīng)濟(jì)建設(shè)的大潮正推動(dòng)著我國各行各業(yè)發(fā)生日新月異的變化。沒有經(jīng)濟(jì)頭腦的領(lǐng)導(dǎo)者顯然是不稱職的，而不懂經(jīng)濟(jì)知識的秘書也不可能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的參謀與助手。經(jīng)濟(jì)學(xué)知識猶如廣闊的海洋，秘書人員可根據(jù)實(shí)際需要和自己的能力選學(xué)會計(jì)、貨幣、證券、市場、外貿(mào)等方面的知識。人際關(guān)系學(xué)知識。秘書人員應(yīng)學(xué)習(xí)人際關(guān)系學(xué)，以發(fā)揮對內(nèi)協(xié)調(diào)、對外公關(guān)的作用。此外，秘書人員還應(yīng)掌握一些諸如決策學(xué)、咨詢學(xué)、預(yù)測學(xué)、文學(xué)、人才學(xué)、創(chuàng)造學(xué)、情報(bào)學(xué)、編輯學(xué)、新聞學(xué)、傳播學(xué)、社會學(xué)等發(fā)面的知識，擴(kuò)大自己的知識面，以便使自己在工作中更加得心應(yīng)手、揮灑自如。
三、新世紀(jì)秘書還應(yīng)建構(gòu)的知識結(jié)構(gòu)新世紀(jì)的到來,特別WTO的加入,使中國與世界的距離縮短了，但也明顯暴露了我們方方面面的差距,所以中國將會面臨著更大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。這種形勢，也給秘書工作帶來了新的挑戰(zhàn)，也帶來了新的發(fā)展機(jī)遇。秘書工作再也不是傳統(tǒng)觀念中的電話接線員、接待員，以及收收發(fā)發(fā)、抄抄寫寫的文員，只要具備簡單、基本的秘書知識就可以了。21世紀(jì)是知識經(jīng)濟(jì)的時(shí)代。秘書人員應(yīng)該具備新的秘書知識結(jié)構(gòu)，拾遺補(bǔ)缺、不斷更新、優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)。我認(rèn)為，在新世紀(jì)，秘書除了具備上述知識外，還應(yīng)具備以下幾個(gè)方面的知識。
1.熟練掌握英語語言方面，英語將成為必備工具。隨著改革開放的深入，國內(nèi)外的交流日益密切。秘書人員在電話應(yīng)答、來人來函的接待等方面，都需要使用普遍通行的語言。英語是世界共同語。所以，在英語方面，不僅要會簡單的對話，還應(yīng)進(jìn)一步掌握寫作、翻譯等技巧，才能適應(yīng)工作需要。
2.熟悉電腦操作和辦公自動(dòng)化設(shè)備使用新世紀(jì)的秘書人員要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的"千里眼、順風(fēng)耳"的作用，首先應(yīng)快捷地獲取各種信息，這就需要熟悉電腦，才能讓繁雜的辦公事務(wù)向辦公自動(dòng)化、辦公信息化發(fā)展。隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，以數(shù)據(jù)庫為中心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用引起了辦公方式的新變化。一些企事業(yè)、政府部門辦公室陸續(xù)使用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、多功能電話機(jī)動(dòng)性及光學(xué)符號閱讀器，縮微機(jī)、錄相機(jī)等等，這些現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用，有效地改變秘書人員手抄手寫的手工勞動(dòng)方式，極大地提高辦公效益和管理水平。
3.熟悉了解對外交往中的文化與禮儀知識新世紀(jì)，秘書可能要經(jīng)常地同外國賓客打交道，這就必須要了解和熟悉這些賓客國家的政治、經(jīng)濟(jì)、地理、歷史、習(xí)俗、禮儀等知識，這樣才能正常地、順利地交往，才能彼此溝通。比如握手就很有講究。握手是多數(shù)國家的人在相互見面和離別時(shí)的必要禮節(jié)，但也要根據(jù)不同對象采取不同的握手方式。對關(guān)系親近的人可以邊握手邊問候，甚至可以長時(shí)間地握在一起;對一般的客人則只握一下即可，不必用力;年輕人對年長者，身份低的人對身份高的人則應(yīng)稍稍欠身，雙手握住對方的手，以示尊敬，男人與婦女握手時(shí)只要握一下女方的手指。日本人見面后是行鞠躬禮，東南亞佛教國家是雙手合十致意。對各國的禁忌也要了解。在伊斯蘭國家穆斯林不吃豬肉，也忌諱談豬;與東南亞國家客人相見時(shí)，不要蹺"二郎腿"，如果鞋底朝向?qū)Ψ?，這是不禮貌的表示等等。各國文化及相應(yīng)的禮儀，秘書必須了解和熟悉，并在與各種外賓接觸中表現(xiàn)為行為，這才能讓對方感到你對他友好和尊敬，從而增進(jìn)友誼;如果在交往中不注意這些禮儀習(xí)俗，可能造成誤會，甚至引起矛盾，從而造成工作上的麻煩。
4.熟練掌握涉外法律知識在新世紀(jì),進(jìn)行對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易活動(dòng),簽訂的涉外經(jīng)濟(jì)合同具有嚴(yán)格的法律效力。它對雙方的權(quán)利和義務(wù)均有具體規(guī)定和要求,并用賠償和提交仲裁等條款來制約違反合同的行為。如果我們?nèi)狈ι嫱夥芍R，無論是合同的內(nèi)容訂得不完備、條款不具體，或是經(jīng)濟(jì)責(zé)任不明確，都會影響合同的履行，從而造成企事業(yè)單位甚至國家應(yīng)有的損失。例如，我國甲公司與外國乙公司簽訂的造船買賣合同，規(guī)定我方如果延期交船超過30天，每天扣減價(jià)格5000美元，如超過100天，外商即可解除合同，并應(yīng)加息償還所預(yù)付的價(jià)款。但對外商延期付款卻沒有規(guī)定違約罰款，如給我方造成損失，我方僅保留索賠權(quán)，但沒有規(guī)定外方的賠償責(zé)任。合同還規(guī)定我方要為履行合同的經(jīng)濟(jì)責(zé)任提供銀行擔(dān)保，而外方是否履行合同，卻沒有提供擔(dān)保。這些規(guī)定，顯然不符合平等互利和權(quán)利義務(wù)對等這一簽訂涉外合同的基本原則。因此，新世紀(jì)的秘書要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，必須熟練掌握涉外法律知識。既要了解我國的法律，也要掌握國際上各國的有關(guān)法律規(guī)定。與此同時(shí)，還要掌握國際上隨時(shí)變化著的情況，如中國加入WTO后，秘書還要掌握WTO法等一些法律知識。
5.會駕駛新世紀(jì)，公司聘用秘書，除了要求秘書懂英語、電腦外，就是懂駕駛了。以前秘書只要收發(fā)、整理文件，接待來訪，跟在領(lǐng)導(dǎo)后面開會、做個(gè)記錄就行了，而現(xiàn)在具備那樣的知識結(jié)構(gòu)已經(jīng)不滿足新世紀(jì)的需要了，21世紀(jì)需要的秘書應(yīng)該是廣博知識和各種綜合能力的復(fù)合型人才。所以新世紀(jì)的秘書也要會駕駛，隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)的需要做準(zhǔn)備。當(dāng)然秘書所從事的企事業(yè)單位、政府部門可能有專門的司機(jī)，但如果發(fā)生突發(fā)事件需要處理，而司機(jī)剛有事出去，加上時(shí)間緊迫，這時(shí)，如果秘書會駕駛，就剛好派上用場，可以使事件順利得到解決。
四、秘書擁有相應(yīng)時(shí)代需要的知識結(jié)構(gòu)的重要性 "知識就是力量"(培根語)，"掌握無論哪種知識對智力都是有用的"(達(dá)•芬奇語)?，F(xiàn)代社會是知識密集的社會，新世紀(jì)--21世紀(jì)是知識經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，在這個(gè)社會、這個(gè)時(shí)代中處處需要知識，事事都聯(lián)系著知識，沒有知識寸步難行。秘書擁有相應(yīng)時(shí)代需要的知識結(jié)構(gòu)，可以提高秘書自身能力。秘書知識和秘書能力二者是相輔相成、互為因果的。秘書知識結(jié)構(gòu)是形成和發(fā)展秘書能力的基礎(chǔ)。秘書能力的大小首先取決于秘書知識結(jié)構(gòu)的完善程度。一般說來，知識結(jié)構(gòu)越完善，能力便越強(qiáng);知識結(jié)構(gòu)越單一，能力則越弱，二者成正比。所以，知識與能力是分不開的。新世紀(jì)秘書工作將變得越來越龐雜、新穎、高深，這就需要秘書是具有廣博知識和各種綜合能力的復(fù)合型人才。秘書只有擁有新時(shí)代的知識結(jié)構(gòu)，才能更好地發(fā)揮他們辦文、辦事、辦會的能力，如在其間用到的表達(dá)能力、調(diào)研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘書只有擁有一定的知識結(jié)構(gòu)，才能使能力發(fā)揮得淋漓盡致，才能為領(lǐng)導(dǎo)更好的服務(wù)，做好領(lǐng)導(dǎo)的"左右手"。例如，一個(gè)21世紀(jì)的秘書，他還只擁有過去的那一套老的知識結(jié)構(gòu)，只會寫寫抄抄，只會動(dòng)手不動(dòng)腦，那我想他很快就會被這個(gè)新世紀(jì)所淘汰。過去不懂法律和經(jīng)濟(jì)，不具備外語能力和計(jì)算機(jī)操作技能，照樣可以當(dāng)好秘書。而在今天，如果不具備這些知識與能力，就想當(dāng)好秘書是很難的。即使你取得秘書資格，也只不過是"濫竽充數(shù)"、"中看不中用"而已。秘書擁有新時(shí)代、新世紀(jì)的知識結(jié)構(gòu)可以激發(fā)他們的能力，但最終目的也是為秘書工作而服務(wù)，從而帶動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)、企事業(yè)單位與政府部門乃至國家的發(fā)展。
五、優(yōu)化秘書知識結(jié)構(gòu)的途徑既然秘書擁有相應(yīng)時(shí)代的知識結(jié)構(gòu)是如此的重要，我們應(yīng)該盡快提出優(yōu)化秘書知識結(jié)構(gòu)的途徑，以應(yīng)對新世紀(jì)給秘書帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。具體途徑如下：
1.認(rèn)清形勢，強(qiáng)化意識思想是行動(dòng)的源泉，應(yīng)該清醒認(rèn)識當(dāng)今社會日新月異，強(qiáng)化這樣的意識：秘書人員必須學(xué)會電腦、普通話、外語等系列知識，補(bǔ)充傳統(tǒng)的知識結(jié)構(gòu)，才能變被動(dòng)為主動(dòng)，適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代。 2.不斷地對自己的知識結(jié)構(gòu)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)就是說，善于把過去所學(xué)的各種知識有機(jī)地組合成新的知識整體，并用新的知識不斷地予以充實(shí)和擴(kuò)大，并且能夠隨著客觀條件地變化不斷增強(qiáng)其適應(yīng)性。
3.善于把握和運(yùn)用知識間的相互聯(lián)系也就是在學(xué)習(xí)中注意分析知識間的相互作用，通過消化理解和獨(dú)立思考，打通這些聯(lián)系，使之融會貫通。因此，秘書人員在建立自己的知識結(jié)構(gòu)過程中，應(yīng)注意把握知識之間的縱橫聯(lián)系，按照循序漸進(jìn)、系統(tǒng)完整、主輔結(jié)合、不斷地更新的原則，逐漸充實(shí)和完善，以更好地發(fā)揮知識的整體功能。
4.結(jié)合秘書工作的實(shí)際有些知識，單從理論上講，似乎掌握了，可是一付諸實(shí)踐，有時(shí)往往面目全非了。而有些實(shí)際工作，又需要一定的理論指導(dǎo)，才能開創(chuàng)新局面，取得好的成果。因此，只有把理論和實(shí)踐有機(jī)地結(jié)合起來，才能形成最優(yōu)化的知識結(jié)構(gòu)。
秘書的知識結(jié)構(gòu)篇四：秘書人員的知識結(jié)構(gòu)
秘書工作人員由于處在領(lǐng)導(dǎo)階層之中，接觸的范圍廣、遇到的事情多，因此要求秘書應(yīng)具備相當(dāng)廣泛的知識。但事物都是相對而言的，每一種工作所需要的知識都有其相對性。秘書人員雖直接接觸領(lǐng)導(dǎo)工作，但他應(yīng)具備的知識又不同于一般領(lǐng)導(dǎo)所具有的知識;秘書人員又要和眾多的方面打交道，但他所掌握的知識，又與任何一個(gè)部門的具體業(yè)務(wù)又有著很大的差別。這便形成了秘書工作人員的一種特殊知識結(jié)構(gòu)。
一、基礎(chǔ)層——基礎(chǔ)知識
基礎(chǔ)知識主要包括文、史、哲、數(shù)、理、化，以及天文、地理、生物等方面的基本原理和常識。缺乏基礎(chǔ)知識，常常會造成工作中的失誤。比如，在機(jī)械局或在化工系統(tǒng)當(dāng)秘書，對能量守恒定律，對基本的化學(xué)分子結(jié)構(gòu)一竅不通，那么對日常大量涉及到的有關(guān)科學(xué)理論和生產(chǎn)方面知識的工作或行文便很難插足：很難落筆。在秘書工作中許多時(shí)候，基礎(chǔ)知識似乎不是明顯地起作用(基礎(chǔ)知識缺乏一些，似乎還能應(yīng)付過去)，實(shí)際上是在潛移默化中起作用，對實(shí)際工作是很有影響的。比如，對黨的方針政策掌握得如何，對于領(lǐng)導(dǎo)意圖的理解程度，對于行文中思想脈胳、語氣、分寸等，以及對于工作中新知識的吸收等等，都無不和秘書人員本身的知識基礎(chǔ)和知識素養(yǎng)有著直接的關(guān)系。由于秘書人員處于領(lǐng)導(dǎo)階層，接觸面大，日常工作中會遇到大量的“隨機(jī)性”問題。比如，在陪同領(lǐng)導(dǎo)視察或檢查工作時(shí)，發(fā)現(xiàn)實(shí)際中新的疑難問題，領(lǐng)導(dǎo)要你及時(shí)了解有關(guān)這方面的材料，如果你的知識底子比較厚實(shí)，便可對該問題的性質(zhì)、特點(diǎn)及時(shí)作出較為正確的分析和判斷。否則便會無所措手足。
特別值得提出的是，應(yīng)該注重對語法和邏輯的學(xué)習(xí)(至于中外文學(xué)史可以粗線條地了解一些)。我們知道，機(jī)關(guān)應(yīng)用文在寫作上主要采取的是說明和論證的方法，所以對其準(zhǔn)確性和嚴(yán)密性的要求比較突出。因?yàn)闈h語的語言非常奉 富，其表達(dá)的方式也頗為復(fù)雜，這就要求從事秘書工作的人懂得一些語法和邏輯知識，使行文更為穩(wěn)妥。比如，在一份由司法部門工作的秘書起草的文件中，有這樣一句話：“兩位當(dāng)事人辯護(hù)律師”，從上下文中也看不出“兩位”到底指的是“當(dāng)事人”還是“辯護(hù)律師”，這就容易引起歧義。如果能懂一些語法和邏輯知識，就可以避免這一類錯(cuò)誤。又加，某機(jī)械局的一份簡報(bào)上，在給“全面質(zhì)量管理”下定義的時(shí)候，后面寫了三、四行，最終落在“幫助企業(yè)對提出的改善建議實(shí)施指導(dǎo)”上，沒有斷明定義中種概念和屬概念的關(guān)系，因而也就沒能把問題講準(zhǔn)、講透。此外，象主謂不搭配、句子結(jié)構(gòu)混亂、層次劃分不清等語法和邏輯錯(cuò)誤，在我們現(xiàn)行的公文中還普遍存在，這些都會影響領(lǐng)導(dǎo)威信和工作效率。所以，注重語法和邏輯方面的學(xué)習(xí)，的確是秘書工作人員不容忽視的任務(wù)。
二、次基礎(chǔ)層——管理學(xué)知識
秘書人員固然不是直接的管理者，但卻是管理的協(xié)作者;秘書工作顯然是管理工作的一部分，故又非懂管理不可。根據(jù)秘書工作的特點(diǎn)，秘書在懂得一般管理學(xué)理論的基礎(chǔ)上，應(yīng)特別注意這樣兩個(gè)方面：其一，是關(guān)于“人”的知識。秘書人員在工作中要和上下左右各方面的人打交道，他的身份會相對變化(在領(lǐng)導(dǎo)面前是作為助手出現(xiàn)的;在下級面前常常要代替領(lǐng)導(dǎo)說話j在同級中，又要充當(dāng)協(xié)調(diào)人的角色)，因此要求秘書不但要具有接人待物的社會知識，而且最好具有關(guān)于行為科學(xué)、社會心理學(xué)等方面的理論知識?？傊瑢θ说母鱾€(gè)方面了解得越深刻，就越能做好人的工作。其二，關(guān)于系統(tǒng)論、信息論、控制論方面的知識。這是本世紀(jì)初出現(xiàn)的嶄新的綜合性基礎(chǔ)理論，它在各種管理工作中所起的作用，正在日益為人們所認(rèn)識。秘書人員應(yīng)當(dāng)掌握這種科學(xué)的思想方法，以加深對各自管理系統(tǒng)的理解，提高為領(lǐng)導(dǎo)提供信息的數(shù)量和質(zhì)量，從而最終達(dá)到協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)提高其管理控制水平的目的。
三、相關(guān)層——專業(yè)知識
專業(yè)知識也是秘書人員應(yīng)當(dāng)具備的。我們知道，各級辦公室秘書工作的一項(xiàng)首要任務(wù)，就是對各方面情況的匯總和文字的把關(guān)。秘書對下面的專業(yè)知識不可能樣樣精通，但起碼應(yīng)當(dāng)做到熟悉和了解，這樣才不至于說外行話，工作起來才能得心應(yīng)手。
四、中心層——秘書業(yè)務(wù)知識
秘書業(yè)務(wù)知識是秘書人員的專業(yè)知識，它直接影響著秘書工作的水平。在這方面大體應(yīng)包括如下幾方面工作內(nèi)容的知識：
資料工作、調(diào)查研究、政策問題、公文研究、文書處理、協(xié)調(diào)工作，群眾工作、會務(wù)工作、信訪工作、檔案工作、查辦工作、機(jī)關(guān)事務(wù)管理等。同時(shí)，對秘書史的了解，可以加深對秘書工作規(guī)律的認(rèn)識，增加對其本職工作的修養(yǎng)。以上各項(xiàng)知識內(nèi)容，具體工作中的秘書又是各有其不同的一個(gè)或幾個(gè)側(cè)重面(在小單位里，一個(gè)人往往要兼任許多項(xiàng)，當(dāng)然他的知識面要更全面了)，但作為一個(gè)稱職和出色的秘書，應(yīng)當(dāng)逐步對秘書工作的全局有比較透徹的了解，盡管他不可能樣樣都能干到。這就象搞歷史的，不可能脫離整個(gè)中國和世界的歷史搞某一斷代史的研究。秘書人員對秘書工作范圍的知識掌握得越多、越廣，對自己具體工作意義的理解也便會越加全面和深刻，因而才會使工作做得愈加主動(dòng)。
秘書人員的知識結(jié)構(gòu)是在秘書工作的實(shí)踐中形成的，但我們把握了這種結(jié)構(gòu)，又會在工作中去更加自覺地補(bǔ)充我們的知識。這當(dāng)中，自覺和不自覺是大不一樣的。許多秘書人員在開始工作的時(shí)候知識水平很有限：但由于注意在實(shí)際工作中吸取知識，就能不斷擴(kuò)大自己的知識面，提高工作效率。有的秘書雖整天忙忙碌碌，卻長進(jìn)不大。秘書人員的知識結(jié)構(gòu)并非是一個(gè)機(jī)械的固定體，而是始終在發(fā)展變化之中的。即便是一些知識水準(zhǔn)較高的秘書工作者，也需在不同的工作時(shí)期，有計(jì)劃、有重點(diǎn)地充實(shí)新的知識內(nèi)容，不斷調(diào)整自己的知識結(jié)構(gòu)，以更好地適應(yīng)發(fā)展著的領(lǐng)導(dǎo)工作的需要。
秘書的知識結(jié)構(gòu)篇五：
秘書工作的綜合性，要求秘書人員橫向具有較寬廣的知識面;秘書工作又有自己的專業(yè)特點(diǎn)，這又要求秘書人員縱向具有較深厚的專業(yè)知識。秘書應(yīng)有四方面知識的縱橫結(jié)合。
1、基礎(chǔ)知識
秘書應(yīng)具有的基礎(chǔ)知識分為兩個(gè)方面：一方面是社會科學(xué)基礎(chǔ)知識，即相當(dāng)于高中水平的語文、政治、歷史、地理、外語知識;另一方面是自然科學(xué)知識，即物理、化學(xué)、數(shù)學(xué)、生物等知識。高中文化程度，是國家對政府機(jī)關(guān)干部的最低要求，也是秘書人員應(yīng)有知識的基本層次。
2、專業(yè)知識
專業(yè)知識是指所有秘書人員都應(yīng)具有的秘書業(yè)務(wù)知識，包括：公文和應(yīng)用文寫作知識，文書制作和文書處理知識，檔案保管知識，辦公室管理知識，調(diào)查研究知識，會議組織知識，信訪工作知識，信息科學(xué)知識，行為科學(xué)知識和公共關(guān)系知識等等。
3、行業(yè)知識
行業(yè)知識是秘書人員所在行業(yè)、系統(tǒng)的專業(yè)知識，如在政府機(jī)關(guān)工作的必須具有行政管理知識，在工商企業(yè)工作的必須具有企業(yè)管理知識、市場營銷知識。其他處在教育、軍事、外事、科學(xué)、文藝、體育、醫(yī)療等行業(yè)系統(tǒng)的秘書人員，也應(yīng)分別具有各自的行業(yè)基礎(chǔ)知識。
4、相關(guān)知識
這一部分是秘書人員為適應(yīng)時(shí)代需要，做好工作，應(yīng)加以進(jìn)修提高的知識，是秘書人員知識結(jié)構(gòu)中的較高層次，有經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、社會學(xué)、心理學(xué)、傳播學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等。學(xué)習(xí)這些知識，可以使秘書人員從更廣闊的領(lǐng)域去從事秘書工作。
有些知識可以使秘書人員從更深的角度去認(rèn)識秘書工作和秘書活動(dòng)。還有些知識可以幫助秘書人員從更好更先進(jìn)的角度去考慮和從事秘書工作。
秘書的知識結(jié)構(gòu)篇六：
秘書的知識結(jié)構(gòu)
1. 秘書的知識結(jié)構(gòu)的范圍
(1) 秘書的基礎(chǔ)知識
基本理論知識，如哲學(xué)、邏輯學(xué)等
是社會科學(xué)和自然科學(xué)的基礎(chǔ)知識，如語文、政治、歷史、地理、外語、物理、化學(xué)、數(shù)學(xué)、生物等知識
(2) 秘書的專業(yè)知識
業(yè)務(wù)知識
行業(yè)知識
(3) 秘書的相關(guān)知識
秘書的相關(guān)知識是秘書人員為適應(yīng)時(shí)代需要，做好工作，應(yīng)不斷學(xué)習(xí)和掌握的知識。包括社會背景知識和管理學(xué)科新興學(xué)科知識。
2. 秘書知識結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)
(1)廣博性
(2)專業(yè)性
(3)動(dòng)態(tài)性
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