秘書的知識結構秘書必備6篇
秘書的知識結構秘書必備6篇
于一個秘書工作者而言，一個完整的合理的知識結構應有三個方面：基礎知識、專業(yè)知識、相關知識。本文是秘書的知識結構，歡迎閱讀。
秘書的知識結構詳細篇一：
一、基礎知識
秘書工作者知識的第一個層次，是秘書工作者必備的知識和前提條件。秘書工作者的知識面要廣，基礎知識要扎實。為此秘書工作應掌握以下三個方面的知識。
1. 科學文化知識
基礎知識的基礎，包括語文、數(shù)學、歷史、地理、邏輯、英語等等。特別要注意語言文字和歷史知識的提高，重視歷史知識的學習，可以讓自己透過歷史的現(xiàn)象抓住內(nèi)在的規(guī)律和本質(zhì)的東西。
2. 馬列主義理論知識
哲學、政治經(jīng)濟學、黨的建設、鄧小平理論、有實踐中不斷地學習，才能提高理論修養(yǎng)。
3. 政策法規(guī)知識
這是作為秘書工作者必備的知識，包括黨的路線、方針、政策和國家的憲法、法律法規(guī)、法令等相關的知識，特別要注重后者的學習。因為它在平時的工作中接觸最多的知識。
二、專業(yè)知識
文秘專業(yè)知識是秘書工作者知識結構的核心或者是主體，也是區(qū)別于其他領域的知識結構的方面。
1 理論知識，是秘書學和秘書工作總體的理論知識，是秘書工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論，
也是秘書工作的基本理論知識，秘書指導思想。 分門別類的理論，包括文書處理，信息處理，信息調(diào)研和秘書實務的理論。
2 業(yè)務知識，秘書工作中各個環(huán)節(jié)的操作常識，基本技能，操作規(guī)范，公文的起草等。
3 行業(yè)知識，秘書工作者所在機關的行業(yè)的基本知識。
三 相關知識
秘書工作者的輔助知識，它包括以下幾個方面的知識。
1 新的學科知識，社會科學和自然科學，是相關知識中的一個重要內(nèi)容，包括行為科學、系統(tǒng)論、控制論、信息論。
2 管理學知識，行政管理，領導科學，決策等方面的知識。
3 社會交往知識，社會關系學，公共關系學，人際關系學等，以便秘書工作者在工作能夠提高自身的交際能力，信息溝通能力。
4 心理學知識。
四 社會知識
國際知識，當前國際的基本問題，世界格局，政治，經(jīng)濟，軍事，思想，科技，文化等方面知識的變化及發(fā)展情況。
國內(nèi)知識，國情，民情，民俗，民風等 。
秘書的知識結構二：做好的秘書
為公司領導服務，是秘書的一大職責。“好秘書當半個家”，做經(jīng)理的如果有一個得力的秘書是一大幸福。
做經(jīng)理的人最需要的是處理公司內(nèi)最重要的事情和花大量的時間去思考的問題。然而如何保證經(jīng)理把他所有的時間用在重要的事情而不是瑣碎的事情和有足夠的時間去思考，秘書工作的好壞是非常重要的。 秘書要善于了解什么事情是必須要經(jīng)理來處理的，而什么事情需要轉到其他人去處理;腦筋要靈活，善于團結而不可以趾高氣揚，這樣才能得到公司同事的工作配合;秘書要舉止得體并善于公關，因為在外面秘書經(jīng)常是經(jīng)理的半個臉面;要心細并且有吃苦精神，因為秘書的工作做好了通常是應該的，而做壞了往往會造成大錯。
對內(nèi)，好的秘書是經(jīng)理與員工之間的一座橋梁，做得不好秘書會是經(jīng)理和員工之間的一堵墻。正確、及時、適時地反映公司內(nèi)部存在的問題，員工的要求等等是做秘書的責任。如果秘書不是正常溝通，而是東家長西家短，搬弄是非，公司就非亂不可。這種情況并不少見。對外，秘書是經(jīng)理的代表，外部事務處理得當，可以給經(jīng)理增添機會和光彩，做得不好，丟臉吃苦果的是經(jīng)理。因此經(jīng)理和秘書之間保持良好的溝通非常重要。
秘書的知識結構三：
隨著社會的發(fā)展,經(jīng)濟的繁榮,對外貿(mào)易的往來,各種社會關系的多樣化,復雜化,秘書工作的具體內(nèi)容可以概括為輔助領導管理,提供綜合服務.它是上呈下達,聯(lián)絡各方,參與政務.管理事務的一項重要工作,是現(xiàn)代企業(yè)管理工作中不可缺少的重要組成部分.現(xiàn)代的秘書工作,對秘書工作人員的文化素養(yǎng),領導能力,社會交際,智謀,口才,寫作水平等多方面的綜合素質(zhì)要求也越來越高.所以,秘書工作人員必須循序漸進,不斷學習,增強和深化知識,建立和完善應具備的知識結構,提高綜合素質(zhì),以適應秘書工作日益發(fā)展這一要求和需要.
二、知識結構那什么是知識結構呢?
1.知識結構的含義知識結構，是指一個人所掌握的知識類別，各類知識相互影響而形成的知識框架以及各類知識的比重。這里所講的“比重”，不僅指數(shù)量關系，也指質(zhì)量關系。
2.秘書的知識結構對于一個秘書工作者而言，一個完整的合理的知識結構應有三個方面：基礎知識、專業(yè)知識、相關知識。
(1)基礎知識是指作為一個企業(yè)秘書所必須具備的最起碼的知識面。基礎知識越扎實、豐富，秘書的潛力發(fā)揮就越大。秘書的基礎知識主要包括自然科學知識和社會科學知識兩方面。
自然科學基礎知識。自然科學基礎知識指數(shù)學、生物、天文和地理知識等等。這些常識企業(yè)秘書都應掌握。據(jù)有關研究表示，數(shù)學學得好的人智商都很高。因此，在對秘書工作的研究和實踐當中，人們也開始認識到數(shù)學方法論的巨大作用，如輔助決策中的對策論和運籌學方法，經(jīng)濟分析中的抽象方法和定量化方法，市場預測中的坐標象限方法及導數(shù)概念的運用，公文研究中的模型方法，等等。同數(shù)學一樣，其它自然科學如生物、天文和地理等，企業(yè)秘書也都不能忽視。如企業(yè)秘書在為領導安排國際旅程時，若無必要的地理知識，忽略或錯誤地計算了時差變化，就會造成很大的麻煩，甚至耽誤要事。
社會科學基礎知識。社會科學知識如歷史、政治、社會發(fā)展史、哲學理論、法律常識、心理學等等，秘書人員都要對此有基本了解。不但要了解自己學科的發(fā)展歷程，也要懂得中外文明演進的歷程，有利于我們借鑒歷史經(jīng)驗，能使我們避免重蹈前人覆轍，能使我們肩負的各項事業(yè)都立足于科學決策的基礎之上，能使我們在創(chuàng)造現(xiàn)實的活動中變得更加聰明，更加理智。另一方面是歷史中，尤其是我國歷史中所弘揚的傳統(tǒng)美德，對企業(yè)秘書人員良好美德的形成也有極大的塑造作用。不管是“先天下之憂而憂，后天下之樂而樂”的情懷，還是“天下興亡，匹夫有責”的氣概、“茍利國家生死以，豈因禍福避趨之”的思想，都為秘書人員奠定了人格基礎。秘書人員對祖國的社會發(fā)展變化歷史，對幾千年形成的璀璨文化，以及從中形成和發(fā)展起來的偉大的思想和社會的重大變革都應有大體的認識，才能在工作上維護祖國的利益，發(fā)揚民族傳統(tǒng)，繼承正確的思想。當然，在我們打開世界之窗放眼世界時，企業(yè)秘書也要對世界幾千年的歷史文化，特別是對主要往來國家的歷史變遷，民族文化的形成有大致了解。這樣才能準確把握不同國家的特點，對秘書的工作有相當大的補益。
哲學理論對企業(yè)秘書來說也是必須具備的。哲學理論直接影響著一個人的世界觀、價值觀和人生觀。只有對哲學理論有基礎的認識，對正確的哲學思想有肯定的認識，企業(yè)秘書才能樹立正確的觀念，從而正確的擺正自己的位置?？梢?，哲學理論不但對企業(yè)秘書非常重要，對于任何一個想要好好生存的人來說也是必不可少的。
企業(yè)秘書作為企業(yè)的樞紐級人員，法律知識是必備的基礎知識，他們必須做到知法、懂法、守法、護法，才能成為企業(yè)名副其實的“參謀助手”。具體來說，法律知識包括憲法、民法和刑法等等。企業(yè)秘書在法律方面的作用有：熟悉、了解與本企業(yè)有關的法律、法規(guī)，確保企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動在法律允許的范圍內(nèi);熟悉并了解現(xiàn)行法律、政策在本企業(yè)是否已經(jīng)用足，以協(xié)助領導在法律允許的范圍內(nèi)拓寬生產(chǎn)領域和經(jīng)營渠道，搞活經(jīng)營活動;密切注意本企業(yè)的權益是否受到非法侵害，運用法律武器保護企業(yè)。
(2)秘書人員的專業(yè)知識可分為兩大部分。第一部分是秘書專業(yè)的基礎知識。第二部分是秘書所在行業(yè)的行業(yè)專業(yè)知識。
專業(yè)基礎知識。秘書專業(yè)的基礎知識應包括秘書學、寫作學、信息學、公共關系學、文書學、檔案學、邏輯學、速記、外語以及中國秘書史等等。秘書學是主要研究秘書工作的特性、一般規(guī)律和基本原則的一門學科。內(nèi)容一般包括：秘書部門的職責范圍、任務要求、機構體制;秘書工作的實踐經(jīng)驗和工作方法、指導理論;秘書人員的思想修養(yǎng)、知識結構和各種能力的要求;古今中外秘書工作的發(fā)展史;秘書學其它相關學科的關系;秘書工作的改革和未來發(fā)展方向等。對于秘書來說，秘書學是專業(yè)中的根本，是從事秘書職業(yè)的入門學科、基礎之基礎。因此，企業(yè)秘書必須掌握秘書學。
寫作學對秘書人員來說非常重要，是關鍵學科。他們不但要從中掌握寫作的基本理論，還要通過學習寫作學掌握相當高水平的寫作技巧，懂得不同文種的寫作方法，以適應秘書的工作需要，可以說寫作學在秘書專業(yè)的基礎知識中占有很大的份量。古今中外大凡優(yōu)秀的秘書工作者一般都具有較高的書面表達能力。
信息學就是能把信息意識和信息技術授予企業(yè)秘書人員的學科。它包括有關信息的搜集、篩選、存儲、提取、綜合分析處理、利用、反饋以及網(wǎng)絡化服務方面的知識。企業(yè)秘書人員的信息意識包含要素有：信息需求目的意識、信息內(nèi)容意識、信息源意識、信息渠道意識、信息服務項目意識、信息質(zhì)量意識和信息障礙認知意識。與此同時，企業(yè)秘書人員還要在不斷地學習信息學的過程中掌握新興的信息技術。
除了以上專業(yè)知識外，文書學、檔案學、邏輯學、速記等專業(yè)學科也是企業(yè)秘書人員的知識結構中不可缺少的。文書學是研究文書和文書工作的內(nèi)容、一般規(guī)律和基本原則、方法的一門學科。主要內(nèi)容包括現(xiàn)行文書的性質(zhì)、特點、作用、種類、體式和撰寫要求;文書工作的規(guī)律、原則、制度和方法;文書和文書工作的產(chǎn)生、發(fā)展，中外文書史;文書處理的現(xiàn)代化手段等?？梢?，從中可以學到文書的管理方法、處理方法等，具有很強的實踐功能。而檔案學則專門闡述檔案的形成、作用、收集、鑒別、整理、加工及利用，對于秘書人員處理好文件的簽收、保存、發(fā)送等工作具有很好的功效。邏輯學是指研究人的思維形式、思維方式，以提高思辨能力、邏輯水平的知識。要求企業(yè)秘書人員掌握邏輯學，不但要求他們學會運用邏輯表達，還要求他們學會用邏輯去思考。速記是一種快速記錄的方式，秘書人員能通過這種方式提高工作效率。
行業(yè)專業(yè)知識。秘書專業(yè)知識的另一部分，是秘書所在行業(yè)的行業(yè)專業(yè)知識。這是秘書知識結構中的核心部分?？傮w來說，行業(yè)專業(yè)知識是指秘書在企業(yè)所從事的行業(yè)要求秘書必須具備的行業(yè)知識，這對于秘書來說是“第二專業(yè)知識”。它包括本企業(yè)的生產(chǎn)、銷售概況，人事變動情況，以及本企業(yè)在同行中的地位、作用，最重要的是本企業(yè)所從事的行業(yè)基本常識，比如說在從事服裝經(jīng)營的企業(yè)中就職，就得掌握服飾學、美學等知識。在秘書學研究中，人們愈來愈重視到第二專業(yè)知識的重要性。在國外，對秘書職業(yè)早有按第二專業(yè)進行分類，如法律秘書、商務秘書、外事秘書、技術秘書、醫(yī)務秘書等。目前一些國家秘書職業(yè)的永業(yè)化特點，就是因為秘書的第二專業(yè)知識已成為其謀職的重要因素。企業(yè)秘書工作不能“一俊遮百丑”，光會打字不行，光會寫作不行，光能言會道也不行，還要熟稔本企業(yè)的行業(yè)專業(yè)知識，具備綜合素質(zhì)。因此，可以說單純的秘書工作是不存在的。行行有秘書，行行秘書需要有本行業(yè)的專業(yè)知識。這一點，企業(yè)秘書必須加以重視。
(3)多樣的輔助知識輔助知識既不像基礎知識那樣具有“根基”作用，也不同于專業(yè)知識那樣起“標志”作用。它對秘書人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴大思路、提高工作效率。主要包括：管理學知識。秘書是輔助管理人員，秘書工作是管理工作不可缺少的一部分。學習和掌握管理學知識，有助于秘書人員自覺運用管理工作的規(guī)律，協(xié)助領導實施管理。管理學具有眾多的分支學科，秘書人員除了掌握管理學原理之外，可以根據(jù)自己所服務單位的性質(zhì)來選擇學習管理學的分支學科。如行政機關的秘書可選學行政管理學，企業(yè)秘書可選企業(yè)管理學等。公共關系學知識。秘書工作在許多方面帶有公共關系的性質(zhì)，比如代表領導接待客人、參與談判、對外發(fā)布消息等等都涉及到公共關系。掌握公共關系學知識，有助于秘書人員運用公共關系這一手段，為塑造組織的社會形象增添光彩。心理學知識。秘書的輔助管理活動總是通過秘書與領導者、秘書與公眾之間的交往實現(xiàn)的。在交往過程中，秘書、領導、公眾都會表現(xiàn)出一定的心理現(xiàn)象和心理特征。學習和掌握心理學知識，不僅有助于秘書人員科學地分析自己的心理過程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質(zhì)，同時也有助于觀察和了解領導者以及公眾的心理過程和特征，掌握他們的心理活動規(guī)律，并用這些規(guī)律來指導秘書與領導者和公眾之間的交往，以提高交往的質(zhì)量和效果。心理學知識十分豐富，秘書人員要重點學好普通心理學、管理心理學、領導心理學、社會心理學和秘書心理學等方面知識。經(jīng)濟學知識。中國共產(chǎn)黨的基本路線明確地規(guī)定當前全黨工作應以經(jīng)濟建設為中心。經(jīng)濟建設的大潮正推動著我國各行各業(yè)發(fā)生日新月異的變化。沒有經(jīng)濟頭腦的領導者顯然是不稱職的，而不懂經(jīng)濟知識的秘書也不可能當好領導者的參謀與助手。經(jīng)濟學知識猶如廣闊的海洋，秘書人員可根據(jù)實際需要和自己的能力選學會計、貨幣、證券、市場、外貿(mào)等方面的知識。人際關系學知識。秘書人員應學習人際關系學，以發(fā)揮對內(nèi)協(xié)調(diào)、對外公關的作用。此外，秘書人員還應掌握一些諸如決策學、咨詢學、預測學、文學、人才學、創(chuàng)造學、情報學、編輯學、新聞學、傳播學、社會學等發(fā)面的知識，擴大自己的知識面，以便使自己在工作中更加得心應手、揮灑自如。
三、新世紀秘書還應建構的知識結構
新世紀的到來,特別WTO的加入,使中國與世界的距離縮短了，但也明顯暴露了我們方方面面的差距,所以中國將會面臨著更大的機遇與挑戰(zhàn)。這種形勢，也給秘書工作帶來了新的挑戰(zhàn)，也帶來了新的發(fā)展機遇。秘書工作再也不是傳統(tǒng)觀念中的電話接線員、接待員，以及收收發(fā)發(fā)、抄抄寫寫的文員，只要具備簡單、基本的秘書知識就可以了。21世紀是知識經(jīng)濟的時代。秘書人員應該具備新的秘書知識結構，拾遺補缺、不斷更新、優(yōu)化自己的知識結構。我認為，在新世紀，秘書除了具備上述知識外，還應具備以下幾個方面的知識。
1.熟練掌握英語語言方面，英語將成為必備工具。隨著改革開放的深入，國內(nèi)外的交流日益密切。秘書人員在電話應答、來人來函的接待等方面，都需要使用普遍通行的語言。英語是世界共同語。所以，在英語方面，不僅要會簡單的對話，還應進一步掌握寫作、翻譯等技巧，才能適應工作需要。
2.熟悉電腦操作和辦公自動化設備使用新世紀的秘書人員要充分發(fā)揮領導的“千里眼、順風耳”的作用，首先應快捷地獲取各種信息，這就需要熟悉電腦，才能讓繁雜的辦公事務向辦公自動化、辦公信息化發(fā)展。隨著辦公自動化的發(fā)展，以數(shù)據(jù)庫為中心的辦公自動化系統(tǒng)的運用引起了辦公方式的新變化。一些企事業(yè)、政府部門辦公室陸續(xù)使用計算機、傳真機、復印機、多功能電話機動性及光學符號閱讀器，縮微機、錄相機等等，這些現(xiàn)代辦公設備的使用，有效地改變秘書人員手抄手寫的手工勞動方式，極大地提高辦公效益和管理水平。
3.熟悉了解對外交往中的文化與禮儀知識新世紀，秘書可能要經(jīng)常地同外國賓客打交道，這就必須要了解和熟悉這些賓客國家的政治、經(jīng)濟、地理、歷史、習俗、禮儀等知識，這樣才能正常地、順利地交往，才能彼此溝通。
4.熟練掌握涉外法律知識在新世紀,進行對外經(jīng)濟貿(mào)易活動,簽訂的涉外經(jīng)濟合同具有嚴格的法律效力。它對雙方的權利和義務均有具體規(guī)定和要求,并用賠償和提交仲裁等條款來制約違反合同的行為。如果我們?nèi)狈ι嫱夥芍R，無論是合同的內(nèi)容訂得不完備、條款不具體，或是經(jīng)濟責任不明確，都會影響合同的履行，從而造成企事業(yè)單位甚至國家應有的損失。
5.會駕駛新世紀，新世紀的秘書要會駕駛，隨時為領導的需要做準備。當然秘書所從事的企事業(yè)單位、政府部門可能有專門的司機，但如果發(fā)生突發(fā)事件需要處理，而司機剛有事出去，加上時間緊迫，這時，如果秘書會駕駛，就剛好派上用場，可以使事件順利得到解決。
四、秘書擁有相應時代需要的知識結構的重要性
現(xiàn)代社會是知識密集的社會，新世紀——21世紀是知識經(jīng)濟的時代，在這個社會、這個時代中處處需要知識，事事都聯(lián)系著知識，沒有知識寸步難行。秘書擁有相應時代需要的知識結構，可以提高秘書自身能力。秘書知識和秘書能力二者是相輔相成、互為因果的。秘書知識結構是形成和發(fā)展秘書能力的基礎。秘書能力的大小首先取決于秘書知識結構的完善程度。一般說來，知識結構越完善，能力便越強;知識結構越單一，能力則越弱，二者成正比。所以，知識與能力是分不開的。新世紀秘書工作將變得越來越龐雜、新穎、高深，這就需要秘書是具有廣博知識和各種綜合能力的復合型人才。秘書只有擁有新時代的知識結構，才能更好地發(fā)揮他們辦文、辦事、辦會的能力，如在其間用到的表達能力、調(diào)研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘書只有擁有一定的知識結構，才能使能力發(fā)揮得淋漓盡致，才能為領導更好的服務，做好領導的“左右手”。例如，一個21世紀的秘書，他還只擁有過去的那一套老的知識結構，只會寫寫抄抄，只會動手不動腦，那我想他很快就會被這個新世紀所淘汰。過去不懂法律和經(jīng)濟，不具備外語能力和計算機操作技能，照樣可以當好秘書。而在今天，如果不具備這些知識與能力，就想當好秘書是很難的。即使你取得秘書資格，也只不過是“濫竽充數(shù)”、“中看不中用”而已。秘書擁有新時代、新世紀的知識結構可以激發(fā)他們的能力，但最終目的也是為秘書工作而服務，從而帶動領導、企事業(yè)單位與政府部門乃至國家的發(fā)展。
五、結語
隨著社會的進步，時代的發(fā)展，人們的觀念也有所變化，秘書的職能在不斷擴大和更新。現(xiàn)代企業(yè)秘書應不斷地對自己的知識結構進行自我調(diào)節(jié)、自我完善。要把握好企業(yè)秘書所具備的知識結構，在基礎和專業(yè)知識上加深加固，把握好“三化”(即規(guī)范化、制度化、科學化)和“四個轉變”(即從偏重辦文辦事轉變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策、從收發(fā)傳遞信息轉變?yōu)榫C合處理信息、從單憑老經(jīng)驗辦事轉變?yōu)閷嵭锌茖W化管理、從被動服務轉變?yōu)榱幹鲃臃?，并用發(fā)展的觀點豐富自己的知識，提高自己的能力，挖掘自己的潛力，把生命中最寶貴的青春年華奉獻給秘書這一行業(yè)。
1.知識結構的含義知識結構，是指一個人所掌握的知識類別，各類知識相互影響而形成的知識框架以及各類知識的比重。這里所講的"比重"，不僅指數(shù)量關系，也指質(zhì)量關系。
2.秘書的知識結構對于一個秘書工作者而言，一個完整的合理的知識結構應有三個方面：基礎知識、專業(yè)知識、相關知識。
(1)廣博、扎實的基礎知識基礎知識是秘書知識結構中的根基?；A知識越扎實、豐富，秘書的潛力發(fā)揮就越大。秘書的基礎知識主要包括以下幾類：政治哲學類。主要包括馬克思主義哲學、政治經(jīng)濟學、科學社會主義以及現(xiàn)代科學方法論知識。這部分基礎知識是幫助秘書人員解決政治方向和思想方法問題。學習這部分知識，就是要使秘書人員樹立正確的世界觀和方法論，能運用馬克思主義的立場、觀點和方法去分析問題、解決問題。文化基礎類。如語文、歷史、物理、化學、生物、歷史、地理等。這是從事秘書工作最起碼的知識。培根也說過：歷史使人明智;詩歌使人靈秀;數(shù)學使人周密;自然哲學使人深刻;倫理使人莊重;邏輯學使人善辯。而這些我們上小學、初中乃至高中時就已學了這些基本方面的知識。當然，我們還需要不斷更新、擴展這些知識。法律政策類。包括憲法、法律、法規(guī)、政策。秘書工作政策性很強，秘書人員如果沒有較高法律政策方面的知識修養(yǎng)，就會給領導工作幫倒忙、添亂子，嚴重的還會造成法律后果。因此，秘書人員學習和掌握必要的法律政策知識尤為重要。由于我國的法律政策體系規(guī)模龐大，秘書人員應當根據(jù)工作需要，在掌握一般的法學和政策理論基礎上，有針對性地學習有關的法律政策知識。重點有兩個方面：一是同秘書工作有關的法律、法規(guī)、規(guī)章、政策;二是同服務單位的業(yè)務活動有關的法律、法規(guī)、規(guī)章、政策。
(2)精深的專業(yè)知識專業(yè)知識指秘書在工作范圍、工作職責和工作內(nèi)容內(nèi)應掌握的知識?？煞譃槊貢鴮W科專業(yè)知識和秘書所在部門的業(yè)務知識。 秘書學科專業(yè)知識。這部分知識是秘書知識結構體系中的核心部分，也是區(qū)別于其他專業(yè)人才知識結構的標志。這部分知識主要有秘書學、文書學、公文寫作學、信訪學、會議學、調(diào)研學、檔案管理學以及現(xiàn)代通信知識、辦公自動化知識等等。只有精通并能熟練運用秘書學科專業(yè)知識，才能成為合格的秘書人才。秘書所在部門的業(yè)務知識。秘書人員所服務的單位都有其特定的業(yè)務活動范圍，了解這些知識能使秘書人員寫材料不說外行話、提建議不當門外漢，使自己工作更具有針對性和科學性，當好領導者的參謀與助手。
(3)多樣的輔助知識輔助知識既不像基礎知識那樣具有"根基"作用，也不同于專業(yè)知識那樣起"標志"作用。它對秘書人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴大思路、提高工作效率。主要包括：管理學知識。秘書是輔助管理人員，秘書工作是管理工作不可缺少的一部分。學習和掌握管理學知識，有助于秘書人員自覺運用管理工作的規(guī)律，協(xié)助領導實施管理。管理學具有眾多的分支學科，秘書人員除了掌握管理學原理之外，可以根據(jù)自己所服務單位的性質(zhì)來選擇學習管理學的分支學科。如行政機關的秘書可選學行政管理學，企業(yè)秘書可選企業(yè)管理學等。公共關系學知識。秘書工作在許多方面帶有公共關系的性質(zhì)，比如代表領導接待客人、參與談判、對外發(fā)布消息等等都涉及到公共關系。掌握公共關系學知識，有助于秘書人員運用公共關系這一手段，為塑造組織的社會形象增添光彩。心理學知識。秘書的輔助管理活動總是通過秘書與領導者、秘書與公眾之間的交往實現(xiàn)的。在交往過程中，秘書、領導、公眾都會表現(xiàn)出一定的心理現(xiàn)象和心理特征。學習和掌握心理學知識，不僅有助于秘書人員科學地分析自己的心理過程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質(zhì)，同時也有助于觀察和了解領導者以及公眾的心理過程和特征，掌握他們的心理活動規(guī)律，并用這些規(guī)律來指導秘書與領導者和公眾之間的交往，以提高交往的質(zhì)量和效果。心理學知識十分豐富，秘書人員要重點學好普通心理學、管理心理學、領導心理學、社會心理學和秘書心理學等方面知識。經(jīng)濟學知識。中國共產(chǎn)黨的基本路線明確地規(guī)定當前全黨工作應以經(jīng)濟建設為中心。經(jīng)濟建設的大潮正推動著我國各行各業(yè)發(fā)生日新月異的變化。沒有經(jīng)濟頭腦的領導者顯然是不稱職的，而不懂經(jīng)濟知識的秘書也不可能當好領導者的參謀與助手。經(jīng)濟學知識猶如廣闊的海洋，秘書人員可根據(jù)實際需要和自己的能力選學會計、貨幣、證券、市場、外貿(mào)等方面的知識。人際關系學知識。秘書人員應學習人際關系學，以發(fā)揮對內(nèi)協(xié)調(diào)、對外公關的作用。此外，秘書人員還應掌握一些諸如決策學、咨詢學、預測學、文學、人才學、創(chuàng)造學、情報學、編輯學、新聞學、傳播學、社會學等發(fā)面的知識，擴大自己的知識面，以便使自己在工作中更加得心應手、揮灑自如。
三、新世紀秘書還應建構的知識結構新世紀的到來,特別WTO的加入,使中國與世界的距離縮短了，但也明顯暴露了我們方方面面的差距,所以中國將會面臨著更大的機遇與挑戰(zhàn)。這種形勢，也給秘書工作帶來了新的挑戰(zhàn)，也帶來了新的發(fā)展機遇。秘書工作再也不是傳統(tǒng)觀念中的電話接線員、接待員，以及收收發(fā)發(fā)、抄抄寫寫的文員，只要具備簡單、基本的秘書知識就可以了。21世紀是知識經(jīng)濟的時代。秘書人員應該具備新的秘書知識結構，拾遺補缺、不斷更新、優(yōu)化自己的知識結構。我認為，在新世紀，秘書除了具備上述知識外，還應具備以下幾個方面的知識。
1.熟練掌握英語語言方面，英語將成為必備工具。隨著改革開放的深入，國內(nèi)外的交流日益密切。秘書人員在電話應答、來人來函的接待等方面，都需要使用普遍通行的語言。英語是世界共同語。所以，在英語方面，不僅要會簡單的對話，還應進一步掌握寫作、翻譯等技巧，才能適應工作需要。
2.熟悉電腦操作和辦公自動化設備使用新世紀的秘書人員要充分發(fā)揮領導的"千里眼、順風耳"的作用，首先應快捷地獲取各種信息，這就需要熟悉電腦，才能讓繁雜的辦公事務向辦公自動化、辦公信息化發(fā)展。隨著辦公自動化的發(fā)展，以數(shù)據(jù)庫為中心的辦公自動化系統(tǒng)的運用引起了辦公方式的新變化。一些企事業(yè)、政府部門辦公室陸續(xù)使用計算機、傳真機、復印機、多功能電話機動性及光學符號閱讀器，縮微機、錄相機等等，這些現(xiàn)代辦公設備的使用，有效地改變秘書人員手抄手寫的手工勞動方式，極大地提高辦公效益和管理水平。
3.熟悉了解對外交往中的文化與禮儀知識新世紀，秘書可能要經(jīng)常地同外國賓客打交道，這就必須要了解和熟悉這些賓客國家的政治、經(jīng)濟、地理、歷史、習俗、禮儀等知識，這樣才能正常地、順利地交往，才能彼此溝通。比如握手就很有講究。握手是多數(shù)國家的人在相互見面和離別時的必要禮節(jié)，但也要根據(jù)不同對象采取不同的握手方式。對關系親近的人可以邊握手邊問候，甚至可以長時間地握在一起;對一般的客人則只握一下即可，不必用力;年輕人對年長者，身份低的人對身份高的人則應稍稍欠身，雙手握住對方的手，以示尊敬，男人與婦女握手時只要握一下女方的手指。日本人見面后是行鞠躬禮，東南亞佛教國家是雙手合十致意。對各國的禁忌也要了解。在伊斯蘭國家穆斯林不吃豬肉，也忌諱談豬;與東南亞國家客人相見時，不要蹺"二郎腿"，如果鞋底朝向?qū)Ψ?，這是不禮貌的表示等等。各國文化及相應的禮儀，秘書必須了解和熟悉，并在與各種外賓接觸中表現(xiàn)為行為，這才能讓對方感到你對他友好和尊敬，從而增進友誼;如果在交往中不注意這些禮儀習俗，可能造成誤會，甚至引起矛盾，從而造成工作上的麻煩。
4.熟練掌握涉外法律知識在新世紀,進行對外經(jīng)濟貿(mào)易活動,簽訂的涉外經(jīng)濟合同具有嚴格的法律效力。它對雙方的權利和義務均有具體規(guī)定和要求,并用賠償和提交仲裁等條款來制約違反合同的行為。如果我們?nèi)狈ι嫱夥芍R，無論是合同的內(nèi)容訂得不完備、條款不具體，或是經(jīng)濟責任不明確，都會影響合同的履行，從而造成企事業(yè)單位甚至國家應有的損失。例如，我國甲公司與外國乙公司簽訂的造船買賣合同，規(guī)定我方如果延期交船超過30天，每天扣減價格5000美元，如超過100天，外商即可解除合同，并應加息償還所預付的價款。但對外商延期付款卻沒有規(guī)定違約罰款，如給我方造成損失，我方僅保留索賠權，但沒有規(guī)定外方的賠償責任。合同還規(guī)定我方要為履行合同的經(jīng)濟責任提供銀行擔保，而外方是否履行合同，卻沒有提供擔保。這些規(guī)定，顯然不符合平等互利和權利義務對等這一簽訂涉外合同的基本原則。因此，新世紀的秘書要當好領導的參謀與助手，必須熟練掌握涉外法律知識。既要了解我國的法律，也要掌握國際上各國的有關法律規(guī)定。與此同時，還要掌握國際上隨時變化著的情況，如中國加入WTO后，秘書還要掌握WTO法等一些法律知識。
5.會駕駛新世紀，公司聘用秘書，除了要求秘書懂英語、電腦外，就是懂駕駛了。以前秘書只要收發(fā)、整理文件，接待來訪，跟在領導后面開會、做個記錄就行了，而現(xiàn)在具備那樣的知識結構已經(jīng)不滿足新世紀的需要了，21世紀需要的秘書應該是廣博知識和各種綜合能力的復合型人才。所以新世紀的秘書也要會駕駛，隨時為領導的需要做準備。當然秘書所從事的企事業(yè)單位、政府部門可能有專門的司機，但如果發(fā)生突發(fā)事件需要處理，而司機剛有事出去，加上時間緊迫，這時，如果秘書會駕駛，就剛好派上用場，可以使事件順利得到解決。
四、秘書擁有相應時代需要的知識結構的重要性 "知識就是力量"(培根語)，"掌握無論哪種知識對智力都是有用的"(達•芬奇語)?，F(xiàn)代社會是知識密集的社會，新世紀--21世紀是知識經(jīng)濟的時代，在這個社會、這個時代中處處需要知識，事事都聯(lián)系著知識，沒有知識寸步難行。秘書擁有相應時代需要的知識結構，可以提高秘書自身能力。秘書知識和秘書能力二者是相輔相成、互為因果的。秘書知識結構是形成和發(fā)展秘書能力的基礎。秘書能力的大小首先取決于秘書知識結構的完善程度。一般說來，知識結構越完善，能力便越強;知識結構越單一，能力則越弱，二者成正比。所以，知識與能力是分不開的。新世紀秘書工作將變得越來越龐雜、新穎、高深，這就需要秘書是具有廣博知識和各種綜合能力的復合型人才。秘書只有擁有新時代的知識結構，才能更好地發(fā)揮他們辦文、辦事、辦會的能力，如在其間用到的表達能力、調(diào)研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘書只有擁有一定的知識結構，才能使能力發(fā)揮得淋漓盡致，才能為領導更好的服務，做好領導的"左右手"。例如，一個21世紀的秘書，他還只擁有過去的那一套老的知識結構，只會寫寫抄抄，只會動手不動腦，那我想他很快就會被這個新世紀所淘汰。過去不懂法律和經(jīng)濟，不具備外語能力和計算機操作技能，照樣可以當好秘書。而在今天，如果不具備這些知識與能力，就想當好秘書是很難的。即使你取得秘書資格，也只不過是"濫竽充數(shù)"、"中看不中用"而已。秘書擁有新時代、新世紀的知識結構可以激發(fā)他們的能力，但最終目的也是為秘書工作而服務，從而帶動領導、企事業(yè)單位與政府部門乃至國家的發(fā)展。
五、優(yōu)化秘書知識結構的途徑既然秘書擁有相應時代的知識結構是如此的重要，我們應該盡快提出優(yōu)化秘書知識結構的途徑，以應對新世紀給秘書帶來的機遇與挑戰(zhàn)。具體途徑如下：
1.認清形勢，強化意識思想是行動的源泉，應該清醒認識當今社會日新月異，強化這樣的意識：秘書人員必須學會電腦、普通話、外語等系列知識，補充傳統(tǒng)的知識結構，才能變被動為主動，適應知識經(jīng)濟時代。 2.不斷地對自己的知識結構進行自我調(diào)節(jié)就是說，善于把過去所學的各種知識有機地組合成新的知識整體，并用新的知識不斷地予以充實和擴大，并且能夠隨著客觀條件地變化不斷增強其適應性。
3.善于把握和運用知識間的相互聯(lián)系也就是在學習中注意分析知識間的相互作用，通過消化理解和獨立思考，打通這些聯(lián)系，使之融會貫通。因此，秘書人員在建立自己的知識結構過程中，應注意把握知識之間的縱橫聯(lián)系，按照循序漸進、系統(tǒng)完整、主輔結合、不斷地更新的原則，逐漸充實和完善，以更好地發(fā)揮知識的整體功能。
4.結合秘書工作的實際有些知識，單從理論上講，似乎掌握了，可是一付諸實踐，有時往往面目全非了。而有些實際工作，又需要一定的理論指導，才能開創(chuàng)新局面，取得好的成果。因此，只有把理論和實踐有機地結合起來，才能形成最優(yōu)化的知識結構。
秘書的知識結構篇四：秘書人員的知識結構
秘書工作人員由于處在領導階層之中，接觸的范圍廣、遇到的事情多，因此要求秘書應具備相當廣泛的知識。但事物都是相對而言的，每一種工作所需要的知識都有其相對性。秘書人員雖直接接觸領導工作，但他應具備的知識又不同于一般領導所具有的知識;秘書人員又要和眾多的方面打交道，但他所掌握的知識，又與任何一個部門的具體業(yè)務又有著很大的差別。這便形成了秘書工作人員的一種特殊知識結構。
一、基礎層——基礎知識
基礎知識主要包括文、史、哲、數(shù)、理、化，以及天文、地理、生物等方面的基本原理和常識。缺乏基礎知識，常常會造成工作中的失誤。比如，在機械局或在化工系統(tǒng)當秘書，對能量守恒定律，對基本的化學分子結構一竅不通，那么對日常大量涉及到的有關科學理論和生產(chǎn)方面知識的工作或行文便很難插足：很難落筆。在秘書工作中許多時候，基礎知識似乎不是明顯地起作用(基礎知識缺乏一些，似乎還能應付過去)，實際上是在潛移默化中起作用，對實際工作是很有影響的。比如，對黨的方針政策掌握得如何，對于領導意圖的理解程度，對于行文中思想脈胳、語氣、分寸等，以及對于工作中新知識的吸收等等，都無不和秘書人員本身的知識基礎和知識素養(yǎng)有著直接的關系。由于秘書人員處于領導階層，接觸面大，日常工作中會遇到大量的“隨機性”問題。比如，在陪同領導視察或檢查工作時，發(fā)現(xiàn)實際中新的疑難問題，領導要你及時了解有關這方面的材料，如果你的知識底子比較厚實，便可對該問題的性質(zhì)、特點及時作出較為正確的分析和判斷。否則便會無所措手足。
特別值得提出的是，應該注重對語法和邏輯的學習(至于中外文學史可以粗線條地了解一些)。我們知道，機關應用文在寫作上主要采取的是說明和論證的方法，所以對其準確性和嚴密性的要求比較突出。因為漢語的語言非常奉 富，其表達的方式也頗為復雜，這就要求從事秘書工作的人懂得一些語法和邏輯知識，使行文更為穩(wěn)妥。比如，在一份由司法部門工作的秘書起草的文件中，有這樣一句話：“兩位當事人辯護律師”，從上下文中也看不出“兩位”到底指的是“當事人”還是“辯護律師”，這就容易引起歧義。如果能懂一些語法和邏輯知識，就可以避免這一類錯誤。又加，某機械局的一份簡報上，在給“全面質(zhì)量管理”下定義的時候，后面寫了三、四行，最終落在“幫助企業(yè)對提出的改善建議實施指導”上，沒有斷明定義中種概念和屬概念的關系，因而也就沒能把問題講準、講透。此外，象主謂不搭配、句子結構混亂、層次劃分不清等語法和邏輯錯誤，在我們現(xiàn)行的公文中還普遍存在，這些都會影響領導威信和工作效率。所以，注重語法和邏輯方面的學習，的確是秘書工作人員不容忽視的任務。
二、次基礎層——管理學知識
秘書人員固然不是直接的管理者，但卻是管理的協(xié)作者;秘書工作顯然是管理工作的一部分，故又非懂管理不可。根據(jù)秘書工作的特點，秘書在懂得一般管理學理論的基礎上，應特別注意這樣兩個方面：其一，是關于“人”的知識。秘書人員在工作中要和上下左右各方面的人打交道，他的身份會相對變化(在領導面前是作為助手出現(xiàn)的;在下級面前常常要代替領導說話j在同級中，又要充當協(xié)調(diào)人的角色)，因此要求秘書不但要具有接人待物的社會知識，而且最好具有關于行為科學、社會心理學等方面的理論知識?？傊瑢θ说母鱾€方面了解得越深刻，就越能做好人的工作。其二，關于系統(tǒng)論、信息論、控制論方面的知識。這是本世紀初出現(xiàn)的嶄新的綜合性基礎理論，它在各種管理工作中所起的作用，正在日益為人們所認識。秘書人員應當掌握這種科學的思想方法，以加深對各自管理系統(tǒng)的理解，提高為領導提供信息的數(shù)量和質(zhì)量，從而最終達到協(xié)助領導提高其管理控制水平的目的。
三、相關層——專業(yè)知識
專業(yè)知識也是秘書人員應當具備的。我們知道，各級辦公室秘書工作的一項首要任務，就是對各方面情況的匯總和文字的把關。秘書對下面的專業(yè)知識不可能樣樣精通，但起碼應當做到熟悉和了解，這樣才不至于說外行話，工作起來才能得心應手。
四、中心層——秘書業(yè)務知識
秘書業(yè)務知識是秘書人員的專業(yè)知識，它直接影響著秘書工作的水平。在這方面大體應包括如下幾方面工作內(nèi)容的知識：
資料工作、調(diào)查研究、政策問題、公文研究、文書處理、協(xié)調(diào)工作，群眾工作、會務工作、信訪工作、檔案工作、查辦工作、機關事務管理等。同時，對秘書史的了解，可以加深對秘書工作規(guī)律的認識，增加對其本職工作的修養(yǎng)。以上各項知識內(nèi)容，具體工作中的秘書又是各有其不同的一個或幾個側重面(在小單位里，一個人往往要兼任許多項，當然他的知識面要更全面了)，但作為一個稱職和出色的秘書，應當逐步對秘書工作的全局有比較透徹的了解，盡管他不可能樣樣都能干到。這就象搞歷史的，不可能脫離整個中國和世界的歷史搞某一斷代史的研究。秘書人員對秘書工作范圍的知識掌握得越多、越廣，對自己具體工作意義的理解也便會越加全面和深刻，因而才會使工作做得愈加主動。
秘書人員的知識結構是在秘書工作的實踐中形成的，但我們把握了這種結構，又會在工作中去更加自覺地補充我們的知識。這當中，自覺和不自覺是大不一樣的。許多秘書人員在開始工作的時候知識水平很有限：但由于注意在實際工作中吸取知識，就能不斷擴大自己的知識面，提高工作效率。有的秘書雖整天忙忙碌碌，卻長進不大。秘書人員的知識結構并非是一個機械的固定體，而是始終在發(fā)展變化之中的。即便是一些知識水準較高的秘書工作者，也需在不同的工作時期，有計劃、有重點地充實新的知識內(nèi)容，不斷調(diào)整自己的知識結構，以更好地適應發(fā)展著的領導工作的需要。
秘書的知識結構篇五：
秘書工作的綜合性，要求秘書人員橫向具有較寬廣的知識面;秘書工作又有自己的專業(yè)特點，這又要求秘書人員縱向具有較深厚的專業(yè)知識。秘書應有四方面知識的縱橫結合。
1、基礎知識
秘書應具有的基礎知識分為兩個方面：一方面是社會科學基礎知識，即相當于高中水平的語文、政治、歷史、地理、外語知識;另一方面是自然科學知識，即物理、化學、數(shù)學、生物等知識。高中文化程度，是國家對政府機關干部的最低要求，也是秘書人員應有知識的基本層次。
2、專業(yè)知識
專業(yè)知識是指所有秘書人員都應具有的秘書業(yè)務知識，包括：公文和應用文寫作知識，文書制作和文書處理知識，檔案保管知識，辦公室管理知識，調(diào)查研究知識，會議組織知識，信訪工作知識，信息科學知識，行為科學知識和公共關系知識等等。
3、行業(yè)知識
行業(yè)知識是秘書人員所在行業(yè)、系統(tǒng)的專業(yè)知識，如在政府機關工作的必須具有行政管理知識，在工商企業(yè)工作的必須具有企業(yè)管理知識、市場營銷知識。其他處在教育、軍事、外事、科學、文藝、體育、醫(yī)療等行業(yè)系統(tǒng)的秘書人員，也應分別具有各自的行業(yè)基礎知識。
4、相關知識
這一部分是秘書人員為適應時代需要，做好工作，應加以進修提高的知識，是秘書人員知識結構中的較高層次，有經(jīng)濟學、法學、社會學、心理學、傳播學、領導科學、統(tǒng)計學等。學習這些知識，可以使秘書人員從更廣闊的領域去從事秘書工作。
有些知識可以使秘書人員從更深的角度去認識秘書工作和秘書活動。還有些知識可以幫助秘書人員從更好更先進的角度去考慮和從事秘書工作。
秘書的知識結構篇六：
秘書的知識結構
1. 秘書的知識結構的范圍
(1) 秘書的基礎知識
基本理論知識，如哲學、邏輯學等
是社會科學和自然科學的基礎知識，如語文、政治、歷史、地理、外語、物理、化學、數(shù)學、生物等知識
(2) 秘書的專業(yè)知識
業(yè)務知識
行業(yè)知識
(3) 秘書的相關知識
秘書的相關知識是秘書人員為適應時代需要，做好工作，應不斷學習和掌握的知識。包括社會背景知識和管理學科新興學科知識。
2. 秘書知識結構的特點
(1)廣博性
(2)專業(yè)性
(3)動態(tài)性
看了秘書的知識結構秘書必備的人還看了：