“員工手冊”是企業(yè)規(guī)章制度、企業(yè)文化與企業(yè)戰(zhàn)略的濃縮，是企業(yè)內(nèi)的“法律法規(guī)”，同時還起到了展示企業(yè)形象﹑傳播企業(yè)文化的作用。它既覆蓋了企業(yè)人力資源管理的各個方面規(guī)章制度的主要內(nèi)容，又因適應企業(yè)獨特個性的經(jīng)營發(fā)展需要而彌補了規(guī)章制度制定上的一些疏漏。站在企業(yè)的角度，合法的“員工手冊”可以成為企業(yè)有效管理的“武器”; 站在勞動者的角度，它是員工了解企業(yè)形象﹑認同企業(yè)文化的渠道，也是自己工作規(guī)范、行為規(guī)范的指南。特別是，在企業(yè)單方面解聘員工時，合法的“員工手冊”往往會成為有力的依據(jù)之一?！秳趧臃ā返诙鍡l規(guī)定的用人單位可以隨時解除勞動合同的情形中包括 “嚴重違反勞動紀律或者用人單位規(guī)章制度的”，但是如果用人單位沒有規(guī)定,或者規(guī)定不明確,在因此引發(fā)勞動爭議時，就會因沒有依據(jù)或依據(jù)不明確而陷入被動。制定一本合法的“員工手冊”是法律賦予企業(yè)的權利,也是企業(yè)在管理上的必需。

　　如何使之行之有效呢?

　　首先，制定頒布主體必須合法，必須是企業(yè)主體，而不能是企業(yè)的某個部門(但經(jīng)企業(yè)授權的除外)。

　　其次，內(nèi)容必須合法，即必須符合現(xiàn)行國家法律﹑行政法規(guī)﹑規(guī)章及政策規(guī)定。《勞動法》第四條規(guī)定：“用人單位應當依法建立和完善規(guī)章制度，保障勞動者享有勞動權利和履行勞動義務。”《勞動部關于〈勞動法〉若干條文的說明》明確說明：“《勞動法》第四條中的‘依法’應當作廣義理解，指所有的法律﹑法規(guī)和規(guī)章。” 《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第十九條規(guī)定：“用人單位根據(jù)《勞動法》第四條之規(guī)定，通過民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國家法律﹑行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據(jù)。” 2008年1月1日將實施的《勞動合同法》第四條也明確規(guī)定：“用人單位應當依法建立和完善勞動規(guī)章制度，保障勞動者享有勞動權利﹑履行勞動義務。”一些企業(yè)為了擴大自己的用人自主權，在規(guī)定企業(yè)可單方面解除勞動合同的情形時，怎樣對企業(yè)有利，就怎么制定。其實這是徒勞的，因為這樣的規(guī)定很可能是沒有法律效力的?！秳趧臃ā返诙鍡l明確規(guī)定：“ 勞動者有下列情形之一的，用人單位可以解除勞動合同：(一)在試用期間被證明不符合錄用條件的;(二)嚴重違反勞動紀律或者用人單位規(guī)章制度的;(三)嚴重失職，營私舞弊，對用人單位利益造成重大損害的;(四)被依法追究刑事責任的。”也就是說除了上述情形以外，用人單位都不得單方面隨時解除與勞動者的勞動關系。商

　　第三，制定程序必須合法，即必須經(jīng)過一定的民主程序討論通過。2008年1月1日將實施的《勞動合同法》第四條也明確規(guī)定：“用人單位在制定﹑修改或者決定有關勞動報酬﹑工作時間﹑休息休假﹑勞動安全衛(wèi)生﹑保險福利﹑職工培訓﹑勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應當經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。”

　　第四，發(fā)布途徑必須合法，即必須向勞動者進行公示或告知。2008年1月1日將實施的《勞動合同法》第四條明確規(guī)定：“用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。”

　　只有同時具備以上四個要件的“員工手冊”,才是合法有效的規(guī)章制度，缺少任何一個要件，都會是無效的。那么，企業(yè)如何保證所制定的“員工手冊”內(nèi)容的合法性?又如何來證明所制定的“員工手冊”是經(jīng)過了合法的程序并且已經(jīng)公示了呢?一般應做到以下幾個方面：

　　1.以現(xiàn)行國家法律﹑行政法規(guī)﹑規(guī)章及政策規(guī)定為依據(jù)，將“員工手冊”中的一些條款具體化。例如：針對《勞動法》第二十五條規(guī)定的用人單位可以解除勞動合同的情形之一“在試用期間被證明不符合錄用條件”，建議不妨在“員工手冊”中明確規(guī)定如下內(nèi)容：

　　(1)公司對試用期員工嚴格按照錄用條件考察，對不符合錄用條件的事宜書面告知并要求簽名確認。如：可按企業(yè)《對試用期員工評估或考評的規(guī)定》等相關制度，在試用期中的員工每月(或確定其他相應周期)必須經(jīng)過評估或考評，評估或考評不合格的，公司有權解除勞動合同。商

　　(2)員工一旦在試用期或以后被證明其在入職時向公司提供了不實個人信息，公司有權解除勞動合同。可以將信息的名稱進行列舉。

　　(3)要求試用期的員工必須履行崗位職責，遵守員工手冊。商

　　2.公司應注意取得并保留制定的 “員工手冊”已經(jīng)公示的依據(jù)。2008年1月1日將實施的《勞動合同法》明確規(guī)定：“用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。”

　　“員工手冊”是員工的工作、行為規(guī)范的指導和引導，但是，在實踐中，一旦發(fā)生勞動爭議，關于員工手冊的法律效力問題便成了爭議的焦點,也成了雙方在勞動糾紛中勝負的關鍵。而企業(yè)往往是有口難辯，難以舉證所制定的“員工手冊”已經(jīng)公示。

　　可以以下列形式之一來保留員工手冊及修改部分已告知或已公示的依據(jù)：

　　(1)組織會議形式的“員工手冊”學習，保留有與會人員簽名的會議紀要;

　　(2)組織以傳閱形式進行的“員工手冊”學習，保留有已閱人員簽名的記錄;

　　(3)直接向員工發(fā)放“員工手冊”，并保留簽收記錄;

　　(4)將修改部分編成問卷，要求100%的職工書面回答并保留問卷法。商

　　一些企業(yè)在按照上述方法進行編制員工手冊時，往往還有員工手冊都包括什么內(nèi)容、員工手冊的架構體系是什么等困惑?如何編寫適合企業(yè)自身情況的員工手冊呢?

　　員工手冊必要內(nèi)容一般包括：企業(yè)概況、企業(yè)文化、組織結構、人力資源制度、員工行為規(guī)范、崗位職責等。員工手冊的架構體系一般為：一、前言部分，包括1、公司概況(總經(jīng)理致辭、企業(yè)簡介、企業(yè)發(fā)展歷史、企業(yè)愿景);2、企業(yè)文化(企業(yè)精神、企業(yè)宗旨、企業(yè)理念);3、組織結構(組織結構、職能分配、部門簡介);二、正文部分，包括1、員工日常行為規(guī)范(工作準則、行為規(guī)范、禮儀規(guī)范);2、企業(yè)制度(人力資源制度、行政管理制度、財務制度);3、崗位職責(部門職責、關鍵崗位描述、各類工作流程);三、附則部分，包括1、手冊說明(使用說明、保管要求、修改程序);2、手冊效力(制定依據(jù)、約束效力、異議處理);3、員工簽收(員工意見、簽收回執(zhí))。

　　員工手冊的主要結構和內(nèi)容基本上就是上述中的內(nèi)容，但行業(yè)的不同，起主要內(nèi)容都要根據(jù)企業(yè)或行業(yè)的實際情況而編寫。例如：房地產(chǎn)企業(yè)一般應增加地產(chǎn)開發(fā)、物業(yè)管理及地產(chǎn)銷售知識、要求等;超市類企業(yè)一般應增加賣場管理(衛(wèi)生狀況、商品檢查、賣場環(huán)境、促銷管理、服務監(jiān)督、安全消防)以及現(xiàn)場管理要點(營業(yè)前、上午、下午及晚上、營業(yè)結束)和防損防盜等要求;酒店賓館類企業(yè)一般應增加酒店賓館的規(guī)模介紹、特色服務、拾遺管理、保密、小費與禮品、財務、吸煙等規(guī)定;食品類生產(chǎn)企業(yè)一般包括質(zhì)量方針、食品衛(wèi)生要求與知識、職業(yè)禁忌等規(guī)定。另外，在設計“員工簽收”時，內(nèi)容一般要包含“我***已收到(編號№****號)員工手冊并認真閱讀過，且已全部理解。本人承諾將嚴格遵守員工手冊中的規(guī)定、要求，同時也同意企業(yè)有權對手冊進行修改;如修改后的部分經(jīng)批準且被我知悉后，也將嚴格遵守。否則，愿意承擔相應的責任。簽收人***(必須本人親筆簽名)”等內(nèi)容。

　　總之，編寫一本完整、合法、適用的員工手冊是人力資源管理工作的一項重要而艱巨的工作，一個成熟的員工手冊將凝聚著人力資源管理者的辛勞和智慧，必將載入企業(yè)發(fā)展的史冊。