秘書需要具備的能力簡述
秘書需要具備的能力簡述
秘書人員的專業(yè)能力，主要是指語言文字應(yīng)用能力、組織能力、判斷能力、應(yīng)變能力和社交能力。下面是學(xué)習(xí)啦小編為您精心整理的秘書需要具備的能力簡述。
篇一
能力：
(一)較高的文字水平
秘書人員工作中的一個重要任務(wù)，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，秘書人員必須具備扎實的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規(guī)律。漢語詞語浩瀚，文體廣博，這為文字工作者提供了良好的條件。但是，寫作是一種綜合能力的表現(xiàn)，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，既要有好的表現(xiàn)形式，又要有充實的內(nèi)內(nèi)容，并不是一件輕而易舉的事。這就要求秘書人員加強寫作實踐，熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達技巧，隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平。要注意文風(fēng)的改革，培養(yǎng)洗煉的文字表達能力。
(二)較強的組織能力
現(xiàn)代的秘書人員，既不是那種整天伏案看文件、寫文章的純“文牘性”人才，也不是那種只會“捆捆扎扎、收收發(fā)發(fā)”的簡單勞動者，而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據(jù)職責(zé)的要求，秘書人員經(jīng)常要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類活動，如果缺乏一些現(xiàn)代的、科學(xué)的組織管理能力，就無法把工作搞好。對此，秘書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平時多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的，不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗。另一方面要用系統(tǒng)的觀點，統(tǒng)籌安排工作。
(三)準(zhǔn)確的判斷能力
皮貝克(美國人才代征聘專家)說：“最重要的才能莫過于能作出正確的判斷，而這種特殊才能將是電腦永遠無法取代的。”為了實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的指示，商務(wù)秘書必須正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。不論是日常的還是突然而來的工作，商務(wù)秘書必須從各個角度對問題進行思考和分析，盡快地作出判斷，準(zhǔn)確無誤地應(yīng)付，或者當(dāng)機立斷地去做，不致出現(xiàn)失誤或漏洞。艾科卡 (美國企業(yè)界的傳奇人物，美國克萊斯勒汽車公司總裁)說過：“如果你已經(jīng)有了95%的資料，但想再取得其余的5%，卻還得花費六個月。到了那時，市場行情已經(jīng)變了，你的資料也過時了。生活的全部要點就是：選擇時機。”可見在如今的“商戰(zhàn)”中，商務(wù)秘書成熟敏捷的判斷力更為重要。
(四)敏捷的應(yīng)變能力
秘書的一個主要職責(zé)就是為上司提供事務(wù)性的服務(wù)，減少外界一般性事物對上司的干擾，這需要秘書的隨機應(yīng)變。在一些正式或非正式場合中，秘書是上司的代表和發(fā)言人，這要求秘書默契地配合上司，幫上司打圓場，為領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的形象和營造豐富有價值的人脈關(guān)系。在面對一些緊急情況時，有良好的應(yīng)變能力并能在短時間內(nèi)做出處理方案，這也是秘書要具備的非常重要的能力之一。
(五)廣泛的社交能力
當(dāng)前，社會交往已成為社會各階層的一項“熱門”活動。社交對于秘書人員來說同樣重要。首先，社交可以開闊視野，增長知識。在廣泛的社交中，可以博采眾長，學(xué)習(xí)各方面的知識以豐富自己。知識出才智，智是謀之本，這樣在實際工作中就能更好地發(fā)揮參謀助手作用。其次，社交是辦事的輔助。秘書人員辦理公務(wù)，聯(lián)系事務(wù)，自然是“公事公辦”但社交可以幫助選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。
(六)掌握外語的能力
隨著市場國際化的發(fā)展和企業(yè)規(guī)模的擴大，越來越多的管理者要到國外進行投資、經(jīng)濟管理或進行國際貿(mào)易交際、商務(wù)談判，簽訂合同等，這就要求商務(wù)秘書具備一定的外語能力?，F(xiàn)在即使是沒有涉外經(jīng)濟業(yè)務(wù)的企業(yè)，也要求商務(wù)秘書人員掌握1一2門外語，能夠利用外語閱讀或查閱資料，并熟練掌握外語會話、寫作的能力。
(七)計算機操作能力
美國在線公司總裁史蒂夫，凱斯說：“當(dāng)多數(shù)人上網(wǎng)時，這會以前所未有的方式讓人掌握主動權(quán)。他們隨時都能獲得有關(guān)他們關(guān)心問題的信息，這會在一個比較完善的市場為他們提供比較完善的信息?！鄙虅?wù)秘書需要閱讀、收集大量信息，或進行日常事務(wù)處理，或進行復(fù)雜的計算，都離不開計算機。利用網(wǎng)絡(luò)可以實現(xiàn)資源共享，快捷地了解世界經(jīng)濟發(fā)展的現(xiàn)狀，節(jié)約人力和時間。隨著電子商務(wù)的興起和發(fā)展，不斷提高計算機操作能力對商務(wù)秘書而言是大勢所趨。
(八)創(chuàng)新能力
創(chuàng)新能力也是21世紀(jì)檢驗各類人才素質(zhì)高低的一個重要尺度。商務(wù)秘書的創(chuàng)新能力，是指創(chuàng)造性地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，為領(lǐng)導(dǎo)工作提供最佳服務(wù)的能力。商務(wù)秘書參謀作用發(fā)揮如何，在很大程度上取決于其創(chuàng)新能力的強弱。美國學(xué)者、管理專家加里·哈梅爾曾說：“嶄新的思想是為公司也為自己創(chuàng)造財富的唯一途徑?！睕]有創(chuàng)新的意識，沒有創(chuàng)新的思維，沒有創(chuàng)新的膽略，是不可能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價值的參謀建議的。
(九)運用WTO規(guī)則的能力
WTO的核心是一整套進行國際經(jīng)濟貿(mào)易往來的游戲規(guī)則體系，是一種崇尚公平、開放、規(guī)范競爭的規(guī)則網(wǎng)絡(luò)。中國加入WTO后，如何適應(yīng)新的游戲規(guī)則下的競爭，并運用這些規(guī)則參與競爭，是必須首先解決的關(guān)鍵問題。中國企業(yè)在這一方面的能力還很薄弱，龍永圖曾對此感慨地說：“入世后我們最大的風(fēng)險不是開放，而是不熟悉規(guī)則”。作為商務(wù)秘書，應(yīng)清晰地了解加入WTO對本企業(yè)到底面臨哪些機遇和挑戰(zhàn)，甚至游刃有余地運用規(guī)則。在盡可能短的時間內(nèi)提高自身熟悉規(guī)則、運用規(guī)則的能力是使自己在競爭中獲勝的法寶之一。
篇二
優(yōu)秀品質(zhì)：
一.禮貌
面對一個有教養(yǎng)的人,有禮貌是十分容易的事;但是彬彬有禮地接待一個十分粗魯?shù)娜藙t是一種職業(yè)技能,做秘書的經(jīng)常遇到這種情況。俗話說秀才遇到兵,有禮說不清。但職業(yè)要求秘書必須和各種各樣的人交往,因此,有禮貌地對待任何人就成了秘書職業(yè)品質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)。禮貌要得體而不做作,只有溫和善良才是真正的禮貌。
二.分寸感
一名好秘書可以從以下三方面掌握分寸:
A.這樣為人處世有分寸:自信而不自負;認真而不較真;正直而不刻板;勇敢而不魯莽。
做秘書的確不能事事較真,但一定要真誠,處理各種人際關(guān)系,必須從長計議,與人方便,與己方便。同在一個辦公室,搞好同事間的關(guān)系是非常重要的。關(guān)系融洽,心情就舒暢,這不但利于做好工作,也有利于自己的身心健康。
B.這樣說話有分寸:坦蕩而不輕狂;贊美而不虛偽;活潑而不輕佻;自尊而不張揚。
病從口入,禍從口出。因此,上班時,盡量多做事少說話。這樣做,可以避免無聊時閑談別人的是非。即使在工作之外,也不要對同事評頭論足,誰是誰非,自己心中有數(shù)。
C.這樣辦事有分寸:謙和而不自卑;拒絕而不冷漠;機智而不奸詐;實惠而不惟利。
三.謙虛
謙虛有三個好處:既能使你在別人心里感覺良好,又不會樹大招風(fēng),更能幫助你提高自己在上司心中的價值。因為大部分老板都喜歡謙虛和內(nèi)斂的秘書。我父親曾經(jīng)對我說過一句話,他說做人一定要低姿態(tài);低姿態(tài)不表示你就低人一等,只能說明你更成熟、更智慧。父親的這句話一直令我受益非淺。
四.自制
善于控制自己的情緒是一個人性格成熟的表現(xiàn),但并不是每個成熟的人都有很好的自制力。而秘書卻要每時每刻都能夠很好地控制自己,而不應(yīng)該是性情中人。我們常說辦公室里有"六不"原則:不驕、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨?？偠灾?急躁會影響人的判斷力,秘書,切忌躁火攻心,失去理智。
五.敬業(yè)心
秘書的職業(yè)特點,決定其工作主要是實干。要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作展開活動,做到招之即來,來之能干,在具體緊張的工作中,腳踏實地,不計個人得失,有吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。
六責(zé)任感
責(zé)任分為兩種,明確的責(zé)任是你的職責(zé)范圍,不明確的責(zé)任是你主動承擔(dān)的份外工作。做好明確的工作,這是秘書的本份;做好不明確的工作,則會受人重用。一個好秘書,一定知道什么事情是重要的,哪些細節(jié)會給上司帶來幫助,遇到突發(fā)性的意外事件,秘書應(yīng)沉著、從容地應(yīng)對,變通地解決。責(zé)任感不僅在危難時候需要,在日常的細節(jié)上就能反映出來。大量日?，嵥榈呢?zé)任感才是對秘書品質(zhì)的考驗。
篇三
文秘必學(xué)的日程會議流程常識
1.會議文件資料的立卷歸檔
1)會議文件的收集整理工作
(1)確定會議文件的收集范圍。
(2)選擇收集會議文件的渠道。
(3)運用收集文件的不同方法。
2)會議文件的立卷歸檔
把會議過程中的一整套材料，包括通知、領(lǐng)導(dǎo)報告和講話、會議記錄或紀(jì)要、會議簡報、會議報道等，進行分類立卷歸檔。
2.會議經(jīng)費結(jié)算工作
(1)收款的方法和時機。有些會議要由與會代表向主辦方支付一些必要的費用(如資料費、培訓(xùn)費、住宿費、餐飲費等)。
①應(yīng)在會議通知或預(yù)訂表格中詳細注明收費的標(biāo)準(zhǔn)和方法。
?、趹?yīng)注明與會人員可采用的支付方式(如現(xiàn)金、支票、信用卡等)。
?、廴缬眯庞每ㄊ召M，應(yīng)問清姓名、卡號、有效期等。
④開具發(fā)票的工作人員事先要與財務(wù)部門確定正確的收費開票程序，不能出任何差錯。如果有些項目無法開具正式發(fā)票時，應(yīng)與會議代表協(xié)商，開具收據(jù)或證明。
(2)在訂購各種設(shè)備和享受服務(wù)時，應(yīng)掌握付款的方法和時間。
3.安排與會人員返程
案例
天地公司邀請全國的客戶到新疆烏魯木齊參加風(fēng)韻公司新開發(fā)的系列化妝品的洽談訂貨會。秘書初萌負責(zé)安排與會人員的返程工作，初萌想先解決容易預(yù)訂的近處與會者的車票問題，再慢慢解決北京等遠地難以解決的車票預(yù)訂問題，而且她想當(dāng)然地認為，只要為大家盡可能預(yù)訂火車硬臥票就行了。結(jié)果，部分代表因不能及時拿到返程的車、機票而對主辦方十分不滿。有些代表拿到票后，又要求更換車票或退票，結(jié)果鬧得大家不歡而散，使洽談訂貨會的工作成果大打折扣。
分析
會議結(jié)束并不意味著會議工作就結(jié)束了，有外部人員參加的會議應(yīng)根據(jù)會議的長短、外部與會人數(shù)多少等情況及早安排好與會人員的返程事宜。做好與會人員的返程工作，主要包括以下兩點
1.提早做好與會者的票務(wù)登記預(yù)訂工作
(1)應(yīng)根據(jù)會期長短、外地與會人數(shù)多少等實際情況和人員的返程事宜，及早安排好外地與會者的行程。
(2)要事先了解外地與會人員對時間安排、交通工具的要求，尊重他們的意愿。
(3)一般情況下，要按先遠后近的次序安排返程機票、車票的預(yù)訂事宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，盡早與民航、鐵路、公路、港口等部門溝通聯(lián)系，提前預(yù)訂好飛機、火車、汽車、輪船票。
(4)屆時應(yīng)編制與會者離開的時間表，安排好送行車輛，派人將外地與會人員送到機場、車站、港口，待他們乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，還應(yīng)安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志為與會人員送行。
2.幫助與會者提前做好返程準(zhǔn)備
(1)提醒與會者及時歸還向主辦方或會議駐地單位借用的各種物品。
(2)提醒與會者及時與會務(wù)組結(jié)清各種賬目，開好發(fā)票收據(jù)。
(3)幫助與會者檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。
(4)準(zhǔn)備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。
(5)幫助部分與會者托運大件物品。
4.會議總結(jié)
總結(jié)工作要以科學(xué)的績效考評標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)?？冃Э荚u標(biāo)準(zhǔn)是指對會議工作人員績效的數(shù)量和質(zhì)量進行評價的準(zhǔn)則，它應(yīng)具有完整性、協(xié)調(diào)性和比例性。
(1)會議工作總結(jié)要根據(jù)崗位責(zé)任制和工作任務(wù)書的內(nèi)容逐條對照檢查?？偨Y(jié)工作的方法如下。
?、贆z查會議目標(biāo)的實現(xiàn)情況。
②檢查各個小組的分工執(zhí)行情況。
③將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合。
?、芤钥偨Y(jié)經(jīng)驗、激勵下屬、提高工作水平為目的。
(2)決定會議效果的主要因素有以下幾個。
?、偈欠窬哂姓匍_會議的必要。
?、跁h準(zhǔn)備得是否充分。
?、圩h程是否科學(xué)合理。
?、苤鞒秩说哪芰λ?。
?、菔欠駠?yán)格控制了會議人數(shù)。
?、夼c會人數(shù)是否達到了有效交流信息并形成有效決議的最低限度。
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