文秘專業(yè)的基礎(chǔ)知識總結(jié)
文秘是隨著科學(xué)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，信息傳播急劇膨脹，社會競爭日趨激烈而產(chǎn)生的一門新興現(xiàn)代科學(xué)管理專業(yè)。下面是小編給大家?guī)淼奈拿貙I(yè)的基礎(chǔ)知識總結(jié)，希望能夠幫到你喲!
文秘專業(yè)的基礎(chǔ)知識總結(jié)
一、辦公室的基本知識
(一)辦公室理論的規(guī)定性概述
1、名詞概述。辦公室是指一個單位具體設(shè)置的綜合性的職能機(jī)構(gòu)，是協(xié)助單位首腦辦理專門事項、輔助和協(xié)調(diào)本單位整個日常工作事務(wù)的部門，是指揮、控制整個單位工作的中心部門和聯(lián)絡(luò)上下左右、溝通四面八方的樞紐和窗口。
2、職責(zé)概述。
①處理本單位內(nèi)綜合性的日常事務(wù);
②制訂單位內(nèi)部的有關(guān)規(guī)章制度;
③對單位內(nèi)部各部門之間的關(guān)系和工作進(jìn)行協(xié)調(diào)、督辦以及處理有關(guān)收、發(fā)業(yè)務(wù);
④為首腦搞好各項服務(wù)。
3、范圍概述。
①人員的配備與管理;
②行政執(zhí)行中的檢查、協(xié)調(diào)和監(jiān)督;
③文書、檔案保管;
④物資供應(yīng)、后勤管理;
⑤對內(nèi)外接待以及一些內(nèi)務(wù)日常方面的具體的業(yè)務(wù)活動的組織、管理和執(zhí)行。
4、條件概述。
①應(yīng)具備的硬件條件：辦公的專用空間;電話、電傳、打字機(jī)、攪碎機(jī)、裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)、資料柜等辦公用具。
②應(yīng)具備的軟件條件。文職服務(wù)包括的所有系統(tǒng)：辦公自動化系統(tǒng)、文書檔案管理系統(tǒng)、政務(wù)資料信息系統(tǒng)、工作協(xié)調(diào)督辦及后勤管理系統(tǒng)及分類、收發(fā)、打印、經(jīng)管、統(tǒng)計等具體操作管理的基本條件。
(二)辦公室地位和職能的一般性概述
1、地位的概述：
一是處于中心地位：辦公室是指揮、控制整個機(jī)關(guān)工作的中心部門，代表領(lǐng)導(dǎo)處理全局性的問題，又是一個單位的信息網(wǎng)絡(luò)中心，是各種信息的交匯點和集散地，上下左右、四面八方的信息，都在辦公室匯集和綜合，并且發(fā)揮出信息中心的綜合效應(yīng)。
二是處于窗口地位：辦公室是聯(lián)絡(luò)上下左右、溝通四面八方的“窗口”，是信息網(wǎng)絡(luò)中心，處于聯(lián)絡(luò)站的地位，主要負(fù)責(zé)接受處理上級和兄弟單位的來問來函，接待上級領(lǐng)導(dǎo)的視察，處理各類公務(wù)往來，接待人民群眾來訪等等。一般與外界的聯(lián)系，都首先要經(jīng)過辦公室。
三是處于樞紐地位：辦公室在一個機(jī)關(guān)中，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方，保證機(jī)關(guān)工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐。辦公室雖然與其他職能部門同屬一個序列，但是，它與其他職能部門的區(qū)別在于其他職能部門是管理層、執(zhí)行層，辦公室則是中階層。辦公室直接輔助領(lǐng)導(dǎo)工作。
2、職能的概述：
一是指導(dǎo)管理職能。
辦公室的指導(dǎo)職能，主要指對下屬機(jī)構(gòu)工作的指導(dǎo)主要體現(xiàn)在：
①傳達(dá)、制定有關(guān)方針、政策;
②制定具體的、個別的方針、政策;
③對上級有關(guān)部門的政策作出闡釋;
④提出具體貫徹執(zhí)行的意見和方案。
二是參考咨詢職能。
①收集信息職能：開展實際調(diào)查——進(jìn)行理論研究——組織信息加工。
②輔助決策職能：確定合理目標(biāo)——制定實施方案——協(xié)調(diào)組織實施——進(jìn)行情況反饋和總結(jié)經(jīng)驗。
③服務(wù)協(xié)調(diào)職能：
一是服務(wù)職能。首先是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。
做好參謀助手，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)，進(jìn)行調(diào)查研究，收集整理信息為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，以及完成領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)等都屬于服務(wù)的內(nèi)容。其次是為本機(jī)關(guān)、本單位同級兄弟部門服務(wù)。辦公室承擔(dān)著文印、打字、文件管理、檔案管理、印信管理等任務(wù)。有的綜合性辦公室還承擔(dān)著機(jī)關(guān)事務(wù)管理等后勤工作任務(wù)。再次是為下級單位和人民群眾服務(wù)。
二是協(xié)調(diào)職能：
①統(tǒng)一步調(diào);
②化解矛盾;
③合理安排。
④監(jiān)督職能：
a)辦公室對有關(guān)部門或人員所分擔(dān)的任務(wù)要心中有數(shù)，通過各種途徑隨時掌握他們完成任務(wù)的進(jìn)度，并且檢查其工作完成的質(zhì)量。
b)如果發(fā)現(xiàn)執(zhí)行部門在并無充分理由的情況下延宕工作，致使任務(wù)的完成產(chǎn)生困難，辦公室就應(yīng)當(dāng)采取果斷的處理辦法，催促其及時完成任務(wù)。
(三)關(guān)于辦公室基本任務(wù)的微觀性概述
1、會議管理工作——組織對會議的審批、安排、調(diào)度、通知、記錄、服務(wù)及善后工作的處理;
2、文書處理工作——組織對本單位公文的起草、制作、傳遞(送審)、印發(fā);
3、調(diào)查研究工作——組織進(jìn)行事關(guān)全局性的政策性、戰(zhàn)略性調(diào)查研究工作，實施執(zhí)行過程的調(diào)研工作及中心工作的專題調(diào)研工作;
4、文字綜合工作——組織對各種信息、資料、情況進(jìn)行收集、整理、加工、分析，綜合為專題材料，組織各種專題交流會議、口報會議、研討會議材料;
5、信息處理工作——組織對各種信息的收集、傳遞、處理、反饋，為領(lǐng)導(dǎo)決策作基礎(chǔ)性服務(wù);
6、協(xié)調(diào)調(diào)度工作——對全局性、綜合性(指涉及幾個部門或全機(jī)關(guān))工作進(jìn)行組織協(xié)調(diào)、指揮調(diào)度;
7、督察督辦工作——組織對重點工作進(jìn)行督查、督辦，實施考核、通報，發(fā)揮監(jiān)督、推動、控制、反饋作用;
8、檔案管理工作——組織對原始性、有價值的文件、資料進(jìn)行分類整理、立卷歸檔，并做好檔案的管理和使用;
9、信訪接待工作——組織搞好領(lǐng)導(dǎo)的和全局性的信訪接待，傾聽群眾呼聲，關(guān)心群眾疾苦，保護(hù)群眾利益，切實解決問題，妥善處理矛盾糾紛，做好安撫工作;
10、機(jī)要保密——嚴(yán)格按制度做好保密，收密多、知密早、曉密廣、泄密易，被人關(guān)注，機(jī)要保密十分重要;
11、公務(wù)接待工作——按程序、按規(guī)范做好政務(wù)接待、行政接待、交流參觀接待、外事接待、商務(wù)考察接待等;
12、信印管理工作——組織搞好文本管理、介紹信管理、聯(lián)系函管理及印章管理;
13、值班值勤工作——領(lǐng)導(dǎo)值班安排、民主值班安排，重大慶典、參觀活動值勤安排、節(jié)假日和群眾聚眾、上訪、集會、鬧事維穩(wěn)值班值勤安排;
14、后勤服務(wù)工作——會議室管理、辦公設(shè)備管理、安全保衛(wèi)管理、公共服務(wù)管理、倉庫管理;
15、物資和采購工作——重大物資采購申請事項、招標(biāo)選點、組織采購，進(jìn)庫登記，報廢處理，包干經(jīng)費結(jié)算;
16、車隊管理工作——車輛配備、購置和更新，司機(jī)管理，公務(wù)車調(diào)度，價格審查，修理維護(hù)和車輛報廢處置;
17、物業(yè)管理工作——公共環(huán)境、衛(wèi)生管理，綠化、安全、車輛停放管理，門衛(wèi)保安管理，汽源、電源、油源管理，會議室管理和茶水服務(wù)及領(lǐng)導(dǎo)辦公室環(huán)衛(wèi)管理;
18、房產(chǎn)管理工作——所有公用房產(chǎn)管理，辦公用房分配、維修、水電和供冷暖設(shè)備、電梯管理及維護(hù)維修等。
二、辦公室的規(guī)定事務(wù)
(一)日常事務(wù)。(主要有七大項)
1、日常管理：指辦公室天天面對的規(guī)定性、大量的、具體的、瑣碎的事務(wù)管理，具有“繁”、“雜”、“小”、“變”的特點，就像一個家，開門七件事：柴、米、油、鹽、醬、醋、茶一樣，每天如此。
2、印信管理：指對印章(機(jī)關(guān)、單位的印章是機(jī)關(guān)、單位權(quán)力的象征和職能的標(biāo)志，具有一定的權(quán)威性和法定性，具有全權(quán)威、證明、標(biāo)志的作用)信證(指機(jī)關(guān)單位的介紹性和憑證，介紹信是單位對外聯(lián)系、商洽事務(wù)的憑證，嚴(yán)禁開空白介紹信)的管理。
3、會議管理：指對各種專項會議進(jìn)行計劃、安排和協(xié)調(diào)處理。
4、信訪接待：
①指代表本單位全權(quán)辦理各類單位的來訪，程序是接待——閱信——登記——轉(zhuǎn)辦;
②原則是“熱情、講禮儀、細(xì)致周到、妥善處置”，要求“及時接待、詳細(xì)商談、認(rèn)真登記、迅速辦處”。
5、外事工作：是辦公室的一項對外的工作。
主要對象是境外的人和事。
基本原則：主權(quán)高于一切——高度統(tǒng)一——嚴(yán)守紀(jì)律——平等相待——內(nèi)外有別——接待相當(dāng)。
6、禮儀禮節(jié)：指辦公室公關(guān)活動的行為規(guī)范。
①形象禮儀：由單位的對外公眾形象、環(huán)境、信譽(yù)、待人接物、言談舉止和員工服飾、接待交流語言等元素構(gòu)成的一種品質(zhì)和規(guī)范。
②書面禮儀：即禮儀文書。(請柬的用法，會務(wù)專用信件和賀卡等制作)
③握手禮節(jié)：交往禮節(jié)中最基本的一種方式。一般情況下注意六個方面：上下級之間，上級伸手后，下級才能伸手相握;長輩晚輩之間，長輩伸手后，晚輩才能伸手相握;男女之間，女人伸手后，男人才能伸手相握;握手時應(yīng)伸出右手握手;握手時，應(yīng)摘掉手套;握手時間力求適度。
④互相介紹禮節(jié)：是社交場合常用的一種方式。
a.自我介紹：注意高度謙虛;克服羞澀;講究繁簡。
b. 介紹他人：先客氣地打招呼，先把年輕的介紹給長者，把晚輩介紹給長輩，把男子介紹給女子，把下級介紹給上級。
7、督查督辦：此工作是領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)工作的一項最常用最有效的工作方法和手段，是辦公室在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下進(jìn)行的一項工作。
①督查程序：a. 具體事項督查程序：交辦——轉(zhuǎn)辦——承辦——催辦——檢查——辦結(jié)——辦結(jié)回告——審核——立卷——歸檔;
b. 特大或中心工作督查程序：分解——立項——送審——批辦——轉(zhuǎn)交辦——督辦——催辦——檢查——綜合分析——專題回告——審核——再批辦——再催、督辦——再辦結(jié)回告——再審核——立卷——歸檔。 -
②督查公文：督查工作決定、工作計劃、工作匯報、督查工作查收分解、督查工作簡報(指反映進(jìn)展情況、經(jīng)驗介紹、督查效果)、督查工作專報(指對重大決策、會議文件督查落實情況的通告，指限發(fā)領(lǐng)導(dǎo)層人員和上報上級機(jī)關(guān)的簡報材料)、督查工作通報。
(二)承辦事務(wù)(主要有兩項)
1、收文事務(wù)。
①擬辦：指對來文的處理，作出初步意見呈領(lǐng)導(dǎo)批辦。
②請辦：包含請辦法和請批法兩種。請辦法是指辦公室根據(jù)收文通告直接注明送請主管部門辦理(或辦處或閱處);請批法是指辦公室將收文直接呈請領(lǐng)導(dǎo)批辦。由領(lǐng)導(dǎo)直接批示具體意見。
③傳閱：指輪流傳看的引事復(fù)印、翻印的重要文件和資料。a. 按順序傳閱;b. 分送傳閱或集中傳閱。
④催辦：是指必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進(jìn)行督促檢查。
⑤承辦：是指機(jī)關(guān)、單位有關(guān)部門或人員按照來文的要求進(jìn)行具體工作或辦理復(fù)文。
⑥辦復(fù)：是指需辦理的.文件在辦畢后，對來文單位所作的答復(fù)。(函復(fù)、口頭答復(fù)、復(fù)印領(lǐng)導(dǎo)批示、就地處理、統(tǒng)籌處理)
2、發(fā)文事務(wù)。
①發(fā)文程序：擬稿——審核——簽發(fā)——繕印、校對——用印、登記、封發(fā)。
②傳文：指根據(jù)文件內(nèi)容和規(guī)定的傳達(dá)范圍，利用會議進(jìn)行口頭傳達(dá)。根據(jù)時限要求，可一次性傳達(dá)，也可分幾次傳達(dá)。
(三)溝通協(xié)調(diào)事務(wù)(主要有五項)
1、內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)：指為了使機(jī)關(guān)、單位內(nèi)部門之間能夠配合適當(dāng)所開展的銜接、交流、協(xié)商、調(diào)度所做的工作。
(1)作用表現(xiàn)為：
①凝聚作用，促使工作上分工合作;
②樞紐作用：統(tǒng)籌指揮調(diào)度，減少失誤，提高效率，起到樞紐作用;
③保證作用：促使大政方針、路線、政策的貫徹執(zhí)行;④調(diào)節(jié)功能作用：各方力量形成一個合力，使整個工作井然有序、同步運轉(zhuǎn)。
(2)協(xié)調(diào)范圍為：公務(wù)協(xié)調(diào)——事務(wù)協(xié)調(diào)——政策協(xié)調(diào)——會議協(xié)調(diào)——關(guān)系協(xié)調(diào)——公文協(xié)調(diào)——受理請示協(xié)調(diào)——戰(zhàn)略協(xié)調(diào)
2、與上級溝通協(xié)調(diào)
①以大局為重，維護(hù)上級威信。認(rèn)真執(zhí)行上級決策，說話注意場合分寸，凡事不要通過貶低上級來抬高自己。
②互換思考，為上級分憂。做積極的執(zhí)行者，當(dāng)?shù)昧Φ膮⒅\。
③擺正位置，就位不“越位”。做的工作不越位，表態(tài)不越位，決策不越位，應(yīng)酬不越位，答復(fù)問題不越位。
④疏密有度，一視同仁。對上級群體或班子所有成員做到“五個一樣”：組織上要一樣服從，工作上要一樣支持，態(tài)度上要一樣對待，請示匯報要一樣的程序，接待服務(wù)要一樣的安排。
3、與同級溝通協(xié)調(diào)：指同級部門之間
、同職個人之間關(guān)系的處理。同為同級、同職之間的，既有共同的目標(biāo)，又有各自的分工;既要互相支持、幫助，又蘊涵著彼此的競爭。
掌握的原則：見賢思齊，強(qiáng)者為師;互相尊重，彼此信任;互相補(bǔ)臺，積極配合;寬容別人，學(xué)會自制;與人為尊，以誠相待;互相支持，排憂解難。
4、與下級溝通協(xié)調(diào)：與下級部門或下層員工之間關(guān)系的處理，與下一級建立起和諧融洽的關(guān)系。最好的方法是以朋友的身份與下級打交道，與下級平等相處。通過工作任務(wù)等的確定與實施來構(gòu)成與下級的關(guān)系。
掌握的原則：大膽信任和授權(quán);人格平等;平衡關(guān)系(調(diào)解下級之間的矛盾和沖突);信息溝通;人文關(guān)懷。
(四)參謀事務(wù)
主要發(fā)揮出主意、想辦法、提建議方面的參謀助手作用。
原則：
①圍繞中心，突出重點，著眼事關(guān)全局的大事，著眼“牽一發(fā)而動全身”的工作;
②掌握分寸，適度適宜;
③將意見變成問題提出來;
④多提幾個方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇;
⑤先提問題，再提出建議，一并提出;
⑥注意事項：
a. 針對不好的消息提的建議意見婉轉(zhuǎn)表達(dá);
b. 領(lǐng)導(dǎo)未采用自己的意見不要忌恨、猜疑;
c. 能力不強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)面前，施展參謀才干更要謙虛謹(jǐn)慎，但機(jī)會來了，抓住不放，充分展示。
(五)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)事務(wù)(主要有六項)
1、領(lǐng)導(dǎo)的日程安排：多指將主要領(lǐng)導(dǎo)每周或每月重大工作(活動)的內(nèi)容及行程進(jìn)行安排，制作一個表并注明相關(guān)事項和要求。
2、領(lǐng)導(dǎo)的接待事務(wù)：多指領(lǐng)導(dǎo)示意的小范圍內(nèi)的聚會、聯(lián)誼、應(yīng)酬等活動的安排、接待。
3、領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)服務(wù)事務(wù)：多指領(lǐng)導(dǎo)示意的一定范圍內(nèi)重要事宜的聯(lián)系、銜接、協(xié)調(diào)、催辦和落實。
4、領(lǐng)導(dǎo)生活服務(wù)事務(wù)：多指領(lǐng)導(dǎo)個人和家庭及親朋戚友在生活上的相關(guān)服務(wù)事務(wù)。
5、領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)活動服務(wù)：多指領(lǐng)導(dǎo)親自參加的參觀、考察、學(xué)習(xí)、開會的聯(lián)系安排的相關(guān)服務(wù)事宜。
6、領(lǐng)導(dǎo)的健康服務(wù)：專指領(lǐng)導(dǎo)的健康咨詢、檢查治療和療養(yǎng)及平時的養(yǎng)護(hù)及參加喜好的體育鍛煉活動等事項的服務(wù)。
文秘工作內(nèi)容
文秘分為行政文員、辦公室文員、秘書等，不同的職業(yè)也不同的工作內(nèi)容，本文主要為您介紹有關(guān)文秘的相關(guān)內(nèi)容。
一、 商務(wù)溝通
(一)接待工作
1. 全方面的收集類別資料，為來賓接待工資做好準(zhǔn)備。
2. 熟悉接待工作的內(nèi)容以及寫作接待方案的格式和寫法，制訂最佳的代表接待方案。
3. 做好迎接來賓的準(zhǔn)備和接站、接機(jī)等迎賓工作。
4. 了解來賓宴請工資的安排程序，做好宴請準(zhǔn)備，熱情周到的款待來賓。
5. 送別來賓的時候，應(yīng)該為來賓預(yù)定返程票，安排好返程交通工具。
(二) 溝通與協(xié)作工作
1. 運用各種溝通方法和技巧，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，與領(lǐng)導(dǎo)、同事和客人有效溝通。
2. 組織和引導(dǎo)團(tuán)隊有效溝通，提高團(tuán)隊的工作效率。
3. 及時解決溝通的沖突，排除溝通中的障礙。
(三)商務(wù)談判
1. 掌握各種信息的搜集方法和渠道，充分搜集商務(wù)談判信息，并參與制訂商務(wù)談判方案和組建商務(wù)談判小組。
2. 布置商務(wù)談判現(xiàn)場，營造融洽的商務(wù)談判氣氛。
3. 做好上午談判的輔助性工作，協(xié)助主談判人員處理談判中的問題。
二 會務(wù)管理
(一) 會議籌備
1. 科學(xué)準(zhǔn)確地擬定會議的議題、名稱、規(guī)格、和標(biāo)準(zhǔn)
2. 合理地擬定會議議程、日程和預(yù)算經(jīng)費。
3. 掌握選擇會議場所的程序，選擇并預(yù)定合適的會議場所。
4. 掌握會場座位的排列方法和會場布置方式，精心布置會議現(xiàn)場。
5. 及時通知與會人員，準(zhǔn)備會議文件和制作會議證件。
6. 安排電話會議和視頻會議，減少會議開支。
(二) 會議溝通與協(xié)調(diào)
1. 掌握多種會議簽到的方法，做好會議簽到和會議服務(wù)工作
2. 運用高效的會議決策方式和達(dá)成會議決議的方法，促成會議決議的盡快形成。
3. 做好會議保衛(wèi)工作。
4. 組織會議新聞報道，使會議達(dá)到理想的傳播效果。
5. 及時處理會議突發(fā)性事件，確保會議的順利進(jìn)行
(三)會議善后
1. 做好與會人員的返程安排
2. 檢查清理會場和整理會議文件。
3. 傳達(dá)會議決議，撰寫會議總結(jié)和結(jié)算會議經(jīng)費。
4. 評估會議效果
三 商務(wù)活動管理
(一) 商務(wù)活動
1. 安排會見、會談
2. 組織和協(xié)調(diào)大型商務(wù)活動以及安排與會人員參加文娛活動
2. 掌握組織信息發(fā)布會的程序，成功舉辦信息發(fā)布會。
4. 安排剪彩儀式、簽字儀式和慶典儀式。
(二)商務(wù)旅行
1. 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制訂周密的出行計劃，為其準(zhǔn)備旅行時攜帶的物品
2. 做好票務(wù)預(yù)定、旅行住宿的安排和辦理出國商務(wù)旅行手續(xù)等事務(wù)。
3.為大型團(tuán)隊商務(wù)旅行擬定旅行計劃。
四 辦公室的管理
(一)辦公環(huán)境管理
1. 合理設(shè)置辦公室的布局
2. 布置和美化辦公室環(huán)境以及合理擺放辦公室設(shè)備。
3. 維護(hù)責(zé)任區(qū)整潔的工作環(huán)境
4. 應(yīng)對辦公中出現(xiàn)的緊急情況，做好辦公室的安全管理
(二)辦公資源管理
1. 采購、調(diào)配和利用各類辦公資源
2 做好辦公資源庫存的監(jiān)督管理工作
3 參與政府采購管理和招標(biāo)工作
(三)辦公效率管理
1. 制訂科學(xué)的辦公室工作計劃，并合理的安排辦公室工作任務(wù)。
2. 科學(xué)的為領(lǐng)導(dǎo)和自己編寫工作日志，提高工作效率，進(jìn)而推進(jìn)各項目標(biāo)的順利完成。
五、 信息與檔案管理
(一)信息管理
1. 運用各種信息搜集的渠道和方法，及時充分的手機(jī)領(lǐng)導(dǎo)所需要的各種信息。
2. 掌握各種信息整理和加工的方法，對所搜集到的原始信息進(jìn)行處理。
3. 運用各種方式，把經(jīng)過整理加工過的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)和其他人使用，做好信息的傳遞和利用工作。
4. 熟悉信息儲存程序，做好已用信息的保存工作
5. 熟悉 執(zhí)行反饋信息的5個步驟，組成反饋與再反饋鏈條，實現(xiàn)反饋信息的良性循環(huán)。
6. 掌握信息開發(fā)的途徑與方法，對信息進(jìn)行全面挖掘、綜合分析和概括提煉。
(二)檔案管理
1. 掌握檔案收集的途徑和方法，接收與征集應(yīng)立卷歸檔的文件材料
2. 熟悉檔案整理的程序，對需要進(jìn)一步條理化的檔案驚喜分類、組合和編目，使之系統(tǒng)化。
3. 了解影響檔案價值的因素，掌握各種檔案保持價值的鑒定方法，對檔案進(jìn)行科學(xué)的鑒定。
4. 掌握各種檔案的`保管措施，維護(hù)檔案的完整與安全
5. 掌握常用檔案檢索工具的編制方法，編制多種類型的檔案檢索工具
6. 運用各種檔案的利用方式和途徑，向檔案使用者的提供各種服務(wù)。
六.日常辦公事務(wù)處理
(一)文書處理
1. 熟悉處理手法文書的程序，做好收發(fā)文書的處理工作
2. 科學(xué)做好文書的清退和傳遞工作
3. 掌握文書立卷的步驟，提高文書立卷的質(zhì)量，進(jìn)而提高檔案的質(zhì)量
4. 掌握文書歸檔知道和文書歸檔步驟，做好文書歸檔工作
5. 掌握文書銷毀的范圍，掌握文書銷毀的程序和方法，對已無保存價值的文書進(jìn)行焚毀。
6. 掌握各種專用文書的管理步驟和方法，有效的管理各種專用文書
(二)其他事務(wù)
1. 運用印章的使用和報告方法，加強(qiáng)對印章的管理。
2. 掌握接打電話的步驟和方法，妥善處理好電話事務(wù)。
3. 掌握零用的管理方法和報銷手續(xù)
4 了解值班工作的內(nèi)容，加強(qiáng)值班工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理。
七.常用事務(wù)文書寫作
(一)行政事務(wù)文書寫作
掌握公告、通知、通報、請示、批復(fù)、命令、指示、計劃、決議、總結(jié)類文書、記錄、簡報類文書和規(guī)章制度類文書等行政事務(wù)文書的書寫格式與寫作要求。
(二)公關(guān)禮儀文書寫作
掌握各類演講稿、致辭、請柬、聘書、感謝信、賀信和信息傳播類文書等公關(guān)禮儀文書的書寫格式與寫作要求。
(三)涉外經(jīng)濟(jì)類文書寫作
掌握經(jīng)濟(jì)于此報告、市場調(diào)查報告、業(yè)務(wù)合作意向書、產(chǎn)品說明書、廣告、可行性研究報告、經(jīng)濟(jì)合同和招投標(biāo)書的書寫格式與寫作要求
八 商務(wù)禮儀
(一)個人禮儀
掌握儀容儀表、交談禮儀、服飾禮儀等個人禮儀要求
(二)日常交際禮儀
掌握稱呼禮儀、致意禮儀、介紹禮儀、電話禮儀、辦公室禮儀和異常情況下的禮儀等日常交際禮儀要求。
(三)涉外商務(wù)禮儀
掌握拜訪禮儀、宴請禮儀、饋贈禮儀、公共場所禮儀、中國習(xí)俗禮儀和外國習(xí)俗禮儀等涉外商務(wù)禮儀要求。
秘書人事工作內(nèi)容說明
1. 制定、執(zhí)行公司人力資源規(guī)劃;
2. 制定、執(zhí)行、監(jiān)督公司人事管理制度;
3. 招聘：制定招聘計劃、策劃招聘程序、組織招聘工作;安排面試、復(fù)試、綜合素質(zhì)測試;
4. 績效考評：制定考評政策、統(tǒng)計考評結(jié)果、管理考評文件、做好考評后的溝通工作、不合格員工的辭退;
5. 激勵與報酬：制定薪酬政策、晉升政策;組織提薪評審、晉升評審;
6. 公司福利：制定公司福利政策、辦理社會保障福利;
7. 人事關(guān)系：辦理員工各種人事關(guān)系的轉(zhuǎn)移;
8. 教育培訓(xùn)：組織員工崗前培訓(xùn)、協(xié)助辦理培訓(xùn)進(jìn)修手續(xù);
9. 與員工進(jìn)行積極溝通，了解員工工作、生活情況。
文秘優(yōu)秀簡歷
個人信息
__
目前所在： 南海區(qū) 年 齡： __
戶口所在： 佛山 國 籍： 中國
婚姻狀況： 未婚 民 族：
誠信徽章： 未申請 身 高： __ cm
人才測評： 未測評 體 重：
人才類型： 在校學(xué)生
應(yīng)聘職位： 人事專員/助理， 行政專員/助理， 文秘/文員
工作年限： x 職 稱： 無職稱
求職類型： 實習(xí) 可到職日期： 一個月
月薪要求： __--__ 希望工作地區(qū)： 南海區(qū),禪城區(qū),廣州
工作經(jīng)歷
中國電信桂城客服中心 起止年月：__-__ ～ __-__
公司性質(zhì)： 國有企業(yè) 所屬行業(yè)：通信/電信運營、增值服務(wù)
擔(dān)任職位： 政企客戶班實習(xí)生
工作描述： 復(fù)印、打印等文員工作，系統(tǒng)信息錄入，套餐推廣
離職原因： 開學(xué)時間到
南海義工聯(lián) 起止年月：__-__ ～ __-__
擔(dān)任職位： 義工
工作描述： 春運期間在南海汽車站為返家旅客送溫暖
教育背景
畢業(yè)院校： 華南師范大學(xué)
最高學(xué)歷： 本科 獲得學(xué)位: 學(xué)士 畢業(yè)日期： __-__
專 業(yè) 一： 行政管理 專 業(yè) 二：
起始年月 終止年月 學(xué)校(機(jī)構(gòu)) 所學(xué)專業(yè) 獲得證書 證書編號
語言能力
外語： 英語 良好 粵語水平： 精通
其它外語能力：
國語水平： 精通
工作能力及其他專長
1.行政管理專業(yè)學(xué)生，具有一定的寫作能力和溝通表達(dá)能力，學(xué)習(xí)了管理學(xué)和行政、公關(guān)等專業(yè)知識;
2.任學(xué)生會網(wǎng)路部副部長和青年志愿者協(xié)會干事，通過學(xué)生工作，培養(yǎng)了團(tuán)隊合作精神，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、善于創(chuàng)新、敢于迎接挑戰(zhàn)、敢于承擔(dān)責(zé)任、有較強(qiáng)的精力投入工作，熱于虛心請教他人;
3.暫時考取了全國計算機(jī)一級證書和全國英語四級證書，接下來的日子將不斷進(jìn)步，考取自己有興趣的證書;
4.獲得?！吧鐣嵺`積極分子”稱號(三等獎學(xué)金)和院“優(yōu)秀學(xué)生干部”稱號，參加案例分析和科研立項大賽;
5. 現(xiàn)為入黨積極分子，對最近的.國家大事有所了解，愛看時事評論;利用課余生活，拓寬知識面，學(xué)習(xí)更多知識;
個人自傳
1.行政管理專業(yè)學(xué)生，具有一定的寫作能力和溝通表達(dá)能力，學(xué)習(xí)了管理學(xué)和行政、公關(guān)等專業(yè)知識;
2.任學(xué)生會網(wǎng)路部副部長和青年志愿者協(xié)會干事，通過學(xué)生工作，培養(yǎng)了團(tuán)隊合作精神，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、善于創(chuàng)新、敢于迎接挑戰(zhàn)、敢于承擔(dān)責(zé)任、有較強(qiáng)的精力投入工作，熱于虛心請教他人;
3.暫時考取了全國計算機(jī)一級證書和全國英語四級證書，接下來的日子將不斷進(jìn)步，考取自己有興趣的證書;
4.獲得?！吧鐣嵺`積極分子”稱號(三等獎學(xué)金)和院“優(yōu)秀學(xué)生干部”稱號，參加案例分析和科研立項大賽;
5. 現(xiàn)為入黨積極分子，對最近的國家大事有所了解，愛看時事評論;利用課余生活，拓寬知識面，學(xué)習(xí)更多知識;
6. 有時間喜歡出游、看書并參加義工、志愿者工作;
7. 個性積極陽光，活潑開朗，愛笑，凡事往樂觀角度去分析。