做文秘的基礎(chǔ)知識5篇【精選】

文秘是隨著科學(xué)經(jīng)濟高速發(fā)展，信息傳播急劇膨脹。那么文秘的基礎(chǔ)知識是什么樣的呢？今天小編在這給大家整理了一些做文秘的基礎(chǔ)知識，就讓我們一起來看看吧！

做文秘的基礎(chǔ)知識（篇1）

一、會議紀要的種類

根據(jù)寫作形式和作用，會議紀要一般4為兩種：

1.辦公會議紀要

這是對本系統(tǒng)、本部門的工作研究、討論、作出的決定而寫成的紀要。這種處理日常工作的辦公會議，時間較固定，往往采用例會的形式，一次會議只研究一個或幾個問題;會議規(guī)模較小，紀要的寫作也較簡單。

2專題會議紀要

這是專門對某個問題開會研究，作較深入的討論，然后得出相應(yīng)的結(jié)論，而形成的紀要。專題會議不僅要記載會議的結(jié)論，而且還要闡明結(jié)論的依據(jù)。這種專題會議，一般時間不固定，往往采用座談會的形式;會議的規(guī)模較大，會議紀要的寫作也較復(fù)雜。

二、會議紀要的格式及寫作耍求

1.標題

會議紀要的標題一般寫法是在會議名稱后面加“紀要”二字，即“ X X會議紀要”;也有的采用雙標題形式，正標題概括會議主要精神，副標題由會議名稱和文種構(gòu)成。

2.正文

正文開頭一般概述會議情況，包括會議召開的目的、根據(jù)、時間、地點、出席人員、列席人員、主持人等。大型會議一般只寫由哪些單位參力口，共計多少人即可，不必把與會者姓名全部列上。正文的主體部分包括會議的情況、作出的決定，還要概括出會議的主要精神。結(jié)尾部分一般提出落實會議精神的措施，向與會單位提出要求或發(fā)出號召。

正文在寫法上，一般有兩種表現(xiàn)形式，一種是分項式寫法，一種是總分式寫法。分項式寫法是把會議概況、議題、決定事項等內(nèi)容，分項排列，使人一目了然。這種寫法，適合會期短、研究事項較單純的辦公會議紀要?？偡质綄懛ㄊ窍瓤偸鰰h概況，再分述會議精神。由于議定的事項較多，經(jīng)歸納概括#，分若干個問題，或分幾大塊，或分若干條，進行有條理的表述，常用“會議認為”、“會議指出”、“會議決定”等表述語;也可歸納幾個問題后，直接摘引某個與會者有代表性的發(fā)言，如“ X X說”、“ X X認為”等。這種寫法適用于大型、專題會議紀要。

三、會議紀要的寫作要求

1.要真實準確地反映會議的精神

寫作者應(yīng)參加會議，全面了解會議情況，正確集中會議討論的意見，真實準確地反映會議宗旨，不允許主觀臆測，歪曲會議精神。

2.要正確地綜合歸納

根據(jù)會議宗旨，對會議內(nèi)容作綜合歸納，反映會議精神實質(zhì)，要#現(xiàn)概括性、理論性。

3.要突出重點，主次分明

會議紀要就是整理會議要點，這些要點也就是會議的重點，它表現(xiàn)為多數(shù)人的一致意見。應(yīng)給以主要的篇幅去反映;至于少數(shù)人的意見，如果是正確的，也應(yīng)給以一定的篇幅予以反映。切忌主次不分。拉雜瑣碎。

4.文字簡練，條理清楚

多用概括性詞句，要簡明扼要，表述嚴謹。對會上討論的問題要分層次、分類別地歸納和反映，要體現(xiàn)條理性，要便于閱讀和執(zhí)行。

5.寫作要及時

最好在散會時初稿即成，這樣在征求與會者意見后，便于及時修改。

做文秘的基礎(chǔ)知識（篇2）

秘書工作任務(wù)主要有以下7個方面:

調(diào)查研究是領(lǐng)導(dǎo)者解情況、進行決策基礎(chǔ),而領(lǐng)導(dǎo)調(diào)查研究工作大部分,甚至全部要靠秘書人員進行,秘書應(yīng)該通過訪問、開會、問卷、查閱資料等形式獲得真實最新全面信息,及時提供給領(lǐng)導(dǎo)。

文書工作包括收文和發(fā)文兩個方面,收到文件要分輕重緩急交給領(lǐng)導(dǎo)批閱處理,發(fā)文要在領(lǐng)導(dǎo)指示下按程序認真進行,很多時候秘書還要進行文件、報告起草,所以秘書對文書寫作規(guī)范、要求等要熟悉,處理完文檔要及時分類歸檔。

秘書應(yīng)該按照領(lǐng)導(dǎo)要求和會議主題、風(fēng)格等進行會議準備、組織、后勤保障、安全保衛(wèi)等工作。注意不同會議類型(大、中、小型)和會議形式(電視電話會議、圓桌會議等)都有不同籌辦要求。

秘書應(yīng)負責(zé)來賓接待工作,包括制訂接待方案、組織迎送、安排宴會等。在接待中要注意禮儀,力求樹立單位良好形象。

如果一個單位沒有專門檔案部門,秘書就要承擔起檔案管理工作。要注意按照檔案管理科學(xué)方法和原則進行檔案采集、整理、保管和提取。

工作包括接待和處理。秘書對于各種信函、來訪或投訴要認真地對待,在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)下可以作適當處理,對自己處理不好或不在自己權(quán)限范圍內(nèi)問題,要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。

如文印、交通、生活、福利、醫(yī)療保健、物資設(shè)備管理、環(huán)境管理等工作,常常都需要秘書來處理。

文書工作是一項科學(xué)的嚴肅的工作，它要求從事這項工作的文書工作人員應(yīng)具備一些基本素質(zhì)。下面我們來看看文秘的專業(yè)知識有哪些。

（一)有較高的政治覺悟、政策水平，較強的法制觀念(文書工作人員政策水平的高低，決定文書工作質(zhì)量的優(yōu)劣；文書工作人員既要懂法，又要守法）

（二）熱愛本職，忠于職守，埋頭苦干，嚴謹精細，遵守紀律，嚴守秘密

1、作為文書工作人員，只有熱愛本職工作和忠于職守，才能搞好文書工作。

2、埋頭苦干和嚴謹精細，是文書工作人員應(yīng)有的工作態(tài)度和工作精神。

3、遵守紀律，就是嚴格按照工作的職責(zé)行事，不以工作之便謀取私利。

（三）應(yīng)有必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識、操作知識和相關(guān)學(xué)科的基本知識

文書工作人員的專業(yè)基礎(chǔ)知識，主要是指與他們所從事的文書工作密切相關(guān)的基本原理性的知識。大體包括以下幾個方面：

一是基礎(chǔ)理論知識。包括文書學(xué)、應(yīng)用寫作、秘書學(xué)、信息學(xué)、行政管理學(xué)等。基礎(chǔ)理論知識帶有一定綜合性、概括性和基礎(chǔ)性，是文書工作的實際操作知識、操作技能的理論指導(dǎo)。

二是實際操作知識。文書工作人員必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識不但包括基礎(chǔ)理論知識，還應(yīng)包括實際操作知識。也就是說，文書工作人員不能只了解和掌握文書工作的各個環(huán)節(jié)及其工作內(nèi)容，還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。

三是其他基本知識。主要是指與文書工作業(yè)務(wù)相關(guān)的某些基本知識。

（四）掌握熟練的業(yè)務(wù)技能，不斷提高綜合運用能力

文書工作的業(yè)務(wù)技能，主要有以下一些：

1、文字綜合處理能力

2、書寫能力

3、速記能力

4、印制能力

5、校對能力

6、運用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力

做文秘的基礎(chǔ)知識（篇3）

（一）秘書的知識結(jié)構(gòu)

秘書的知識結(jié)構(gòu)就是秘書工作所需要的知識，就是秘書工作能力形成需要以之為基礎(chǔ)的知識及其構(gòu)成狀況。

秘書工作的綜合性，要求秘書具有較寬廣的知識面；秘書工作的專業(yè)性，要求秘書具有較扎實的專業(yè)知識。

1、基礎(chǔ)知識層次

基礎(chǔ)知識層次是秘書知識結(jié)構(gòu)的根底，是秘書知識結(jié)構(gòu)中起基礎(chǔ)性作用的那部分知識，是構(gòu)建秘書知識結(jié)構(gòu)的基本條件?；A(chǔ)知識不僅要扎實，而且要寬廣。

（1）文化基礎(chǔ)知識

秘書具有的文化基礎(chǔ)知識，一方面是社會科學(xué)基礎(chǔ)知識，另一方面是自然科學(xué)知識。高中文化程度，是國家對所有政府機關(guān)干部的共同要求，也是秘書人員應(yīng)有知識的最低層次。如漢語知識、科學(xué)知識、歷史知識、外語知識等；

（2）理論基礎(chǔ)知識

掌握基礎(chǔ)理論知識，是提高秘書素質(zhì)的基本條件。如馬克思主義基本理論、經(jīng)濟學(xué)知識、黨的基本政策；

（3）法律基礎(chǔ)知識

法律基礎(chǔ)知識是秘書從事秘書工作的重要依據(jù)。秘書工作要規(guī)范化，首先要求秘書人員掌握基本的法律知識。

2、輔助知識層次

輔助知識層次指的是雖非秘書專業(yè)知識但又與秘書專業(yè)知識相關(guān)的知識，是一種帶有輔助性的知識。

（1）傳統(tǒng)學(xué)科，主要包括文學(xué)、美學(xué)、法學(xué)、新聞學(xué)、倫理學(xué)方面的知識和心理學(xué)知識

（2）新興學(xué)科，主要有管理科學(xué)知識、社會交際知識、軟科學(xué)知識及其他相關(guān)學(xué)科。

3、專業(yè)知識層次

專業(yè)知識層次是秘書知識結(jié)構(gòu)的核心部分和基本層次，指的是從事秘書工作所需要的專門業(yè)務(wù)知識，是一種帶有一定方向性的知識，是形成秘書職業(yè)特色、與秘書工作目標密切聯(lián)系的部分。它由兩個部分組成：

（1）業(yè)務(wù)知識

主要指秘書業(yè)務(wù)知識，這是區(qū)別于其他專業(yè)的重要標志。大體包括：普通秘書學(xué)；分支秘書學(xué)（如行政秘書學(xué)、企業(yè)秘書學(xué)、科技秘書學(xué)、涉外秘書學(xué)、基層秘書學(xué)、高級秘書學(xué)）；秘書寫作學(xué)；秘書心理學(xué)；文書學(xué)、檔案學(xué)、公文寫作學(xué)等方面的知識；調(diào)查研究、會務(wù)工作、機要保密、組織協(xié)調(diào)、辦公自動化等方面的知識。

（2）行業(yè)知識

秘書必須掌握以下必要的行業(yè)知識：了解所屬行業(yè)知識的總體構(gòu)成和知識門類；了解所屬部門工作的任務(wù)和特點；深入掌握工作中使用頻率較多的知識；懂得行業(yè)的管理知識

注意：A、當今比較合理的秘書知識結(jié)構(gòu)，應(yīng)該具有以下幾個特性：中心性；寬闊性；動態(tài)性；層次性。

B、建立合理知識結(jié)構(gòu)的方法和途徑是：勤奮好學(xué)是成功的前提。另外，要注意知識的積累，要注意知識的更新，要注意知識的充實。

（二）秘書的能力結(jié)構(gòu)

秘書能力是指秘書人員在實踐中完成秘書工作的本領(lǐng)，也就是說秘書能力只能通過秘書的一系列活動才能顯示和發(fā)展。

1、基礎(chǔ)能力

指秘書從事秘書活動所需要的能力，是從事秘書工作的基本條件。

（1）秘書的觀察力

一個人所獲得的信息有80%—90%是經(jīng)過視覺而來的。秘書的觀察力應(yīng)重點置于領(lǐng)導(dǎo)和社會兩個方面。良好的觀察力要求：要有目的性、條理性、敏銳性。

（2）秘書的記憶力

良好的記憶力表現(xiàn)為：記得快、記得準、記得多、記得牢。良好的記憶方法：編組法、提要法、推算法、形象法等。

（3）秘書的思維力

思維力在秘書的基礎(chǔ)能力中居核心地位。思維力強的表現(xiàn)在于：思維要寬闊、要深刻、要靈活、要新穎。

（4）秘書的想象力

想象力在秘書工作中尤其是創(chuàng)造性的工作中意義十分重要。良好的想象力，其要求有：要具有現(xiàn)實性、豐富性、新穎性。秘書要有良好的想象力，首先要豐富大腦的表象和知識儲備，其次要勤于思考，此外要注意想象的方式：如類比、聯(lián)想等。

2、專業(yè)能力

（1）閱讀能力

秘書閱讀能力的一般要求是：要準確、要快速。秘書閱讀能力的培養(yǎng)，首先要有較好的知識結(jié)構(gòu)，其次要注意其他能力的發(fā)展，最后要有科學(xué)的閱讀方法。

（2）寫作能力

即書面表達能力，這是秘書的基本功，是文字秘書的“看家本領(lǐng)”。秘書寫作能力，主要是指各種應(yīng)用文的寫作能力。秘書寫作能力的一般要求是：要準確、簡潔、規(guī)范。

（3）說話能力

即口頭表達能力，秘書說話能力的一般要求是：要發(fā)音正確，要表達簡練，要語氣措辭得體。提高說話能力的途徑：首先要多說，其次要多想，此外要注意其他方面的修養(yǎng)和磨練。

（4）辦事能力

秘書的基本職能就是辦事。秘書一般辦事能力的一般要求如下：要熟諳辦事之道，要善于相機行事，要善于接人待物。

3、特殊能力

指秘書從事一些專門秘書工作所需要的能力，它帶有個性特色，是造成秘書能力結(jié)構(gòu)個性差異的重要方面。

（1）協(xié)調(diào)能力

指運用協(xié)調(diào)原理和方法使各方面保持秩序化、科學(xué)化的能力。一般要求是：要掌握協(xié)調(diào)依據(jù)，熟悉政策法規(guī)，不搞“隨意性”；要掌握協(xié)調(diào)原則，使協(xié)調(diào)有根有據(jù)；要選擇協(xié)調(diào)方法，針對不同的情況和對象運用各種不同的協(xié)調(diào)方法。

（2）調(diào)研能力

一般要求是：要有計劃；有科學(xué)的方法；有較強的洞察力；要善于與被調(diào)查者迅速溝通，取得對方的信任。

（3）操作能力

主要包括打字、復(fù)印、微縮、攝影、錄音、錄像、編輯、校對、速記、駕駛等。

（三）秘書的心理素質(zhì)

秘書的心理素質(zhì)，指秘書在心理過程、心理傾向和心理品質(zhì)等方面表現(xiàn)出來的穩(wěn)定心理特點的總和，它影響著秘書的輔助行為、人際關(guān)系和自我修養(yǎng)。

1、秘書心理素質(zhì)的構(gòu)成

（1）秘書的興趣

即認識傾向，常說的愛好。秘書的興趣應(yīng)具有以下幾種品質(zhì)：廣泛性、中心性、持久性

（2）秘書的情感與情緒

情感是人們對客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗。秘書情感的品質(zhì)是：要有道德感；要有理智感；要有審美感。

情緒是情感的基本形式，是人們對客觀事物的態(tài)度體驗。情感比較穩(wěn)定而持久，情緒容易變化而不穩(wěn)定。秘書的情緒按性質(zhì)分為兩類：即愉快的情緒；不愉快的情緒。按發(fā)生強度、速度和持續(xù)時間分為三類：心境、激情、應(yīng)激。

（3）秘書的意志

良好的意志是秘書工作取得成效的保證，是自我修養(yǎng)不斷提高的動力。

良好的意志應(yīng)該具備的特征：要具有自覺性、果斷性、堅持性、自制性。（相反的分別是：受示性、獨斷性；寡斷性、武斷性；頑固性、動搖性；任性）

（4）秘書的氣質(zhì)

氣質(zhì)是指人們比較穩(wěn)定的心理活動動力特征。人的所有心理活動和行為都受氣質(zhì)影響，氣質(zhì)具有穩(wěn)定性，但人的氣質(zhì)是千差萬別的。氣質(zhì)的主要類型有：多血質(zhì)（活潑型）的人、膽汁質(zhì)（興奮型）的人、粘液質(zhì)（安靜型）的人、抑郁質(zhì)（抑制型）的人。

注意：

上述四種氣質(zhì)既有積極的因素，也有消極的方面，并不能決定一個人成就的大小。工作成就的大小主要是由一個人的工作態(tài)度和努力程度決定的。在實際工作中，對不同氣質(zhì)類型的秘書安排工作可以有不同的考慮。

秘書進行氣質(zhì)修養(yǎng)的途徑：自我控制、職業(yè)環(huán)境影響、有意識地做一些與自己氣質(zhì)相反的工作。

（1）秘書的性格

秘書性格是秘書心理素質(zhì)的核心部分。性格主要表現(xiàn)在兩個方面：對現(xiàn)實的態(tài)度上和行動的方式上。

秘書健全的性格主要包括：要堅強執(zhí)著而不固執(zhí)；要敏捷靈活而不冒失；要開朗隨和而不輕佻；要幽默詼諧而不尖刻。健全的性格，有利于搞好人際關(guān)系，有利于適應(yīng)環(huán)境，有利于身心健康。

2、秘書的心理健康

（1）影響秘書心理健康的因素

負擔過重；輿論壓力；關(guān)系復(fù)雜。

（2）秘書心理健康的標準

一個心理健康的秘書應(yīng)具有以下的主要標志：智力正常；情緒成熟；行為協(xié)調(diào)；工作專注；關(guān)系和諧。

（3）秘書常見的心理障礙及消除

嫉妒：要正視自己的'差距，停止與別人的比較，要有通過努力趕上或超過別人的積極心態(tài)，從病態(tài)的自卑或自尊中解脫。

焦慮：要增強自信，對未來充滿信心，不為一時一事所困擾，不為一得一失而計較，努力去實現(xiàn)一個有意義的目標，

急躁：遇事冷靜，處變不驚。

厭煩：樹立正確的理想信念和工作目標，要有正確是思維方法，懂得厭煩是無濟于事的。

自傲和自卑：樹立正確的自我表現(xiàn)意識，從而保持心理平衡。

做文秘的基礎(chǔ)知識（篇4）

文秘專業(yè)知識大全

文秘的專業(yè)知識就是辦文，辦會，辦事。辦文就是要學(xué)會寫文章，各類文種的寫作，比如說：請示，批復(fù)，報告，通知，通告，意見，合同等等。辦會就是要能組織和策劃各種會議。辦事就是有一般辦公室管理知識。能很好地處理辦公室的日常事務(wù)。

秘書的定義

1.秘書服務(wù)的根本對象是領(lǐng)導(dǎo)者；

2.秘書活動的基本方式是處理信息和事務(wù)；

3.秘書活動的根本性質(zhì)是輔助性。

類別層次

類別

按秘書的從屬和服務(wù)對象的角度，可分公務(wù)秘書和私人秘書兩類。

以秘書在組織內(nèi)部的工作分工來分，可以分為：行政秘書、機要秘書、生活秘書、會議秘書、文字秘書、公關(guān)秘書。

以秘書從事工作的行業(yè)特征來分，可分為法律秘書、醫(yī)藥秘書、教育秘書、體育秘書、軍事秘書等。

層次

在秘書職位的縱向?qū)哟紊戏譃椋撼跫壝貢?、中級秘書和高級秘書?/p>

包含4層含義：

1.體現(xiàn)了不同級別的秘書從低到高的不同輔助層次。

2.體現(xiàn)了不同層次秘書工作量及相應(yīng)的秘書結(jié)構(gòu)比例。

3.體現(xiàn)了不同層次的秘書在知識、經(jīng)驗和能力上的級差。

4.體現(xiàn)了不同層次的秘書人員在級別和工資待遇上的差別。

職業(yè)特征

【（一）秘書的職業(yè)特征】

服務(wù)的直接性和穩(wěn)定性。

知識化和專業(yè)化。

年輕化和女性化。

【（二）秘書日益成為現(xiàn)代社會急需的軟人才】

秘書是“軟人才”中的代表之一。

秘書的職業(yè)通道很長，中國加入WTO，為秘書提供了更加無限廣闊的發(fā)展空間。

工作性質(zhì)

【（一）秘書的根本性質(zhì)——輔助性】

1.輔助性是秘書部門天生的屬性。

2.輔助性是領(lǐng)導(dǎo)工作對秘書工作的必然要求。

3.輔助性是由秘書部門在管理體系中的地位所決定的。

【（二）秘書工作的'特征】

1.中介性

秘書部門的這種中介性特征一方面決定了秘書工作的“紐帶”和“橋梁”的作用，另一方面也決定了秘書工作是非獨立性的輔助工作。

2.直接性

秘書工作的直接性體現(xiàn)在：在行政組織上，在崗位設(shè)置上，在工作程序上。

3.全面性

是體現(xiàn)在職能輔助的全面性上。

是體現(xiàn)在過程輔助的全面性上。

4.服務(wù)性

人們把秘書工作比喻為“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，把秘書工作說成“沒大沒小，沒完沒了”。

5.被動性

秘書工作的的被動性。要求秘書人員一定要不越權(quán)、不越職。

秘書應(yīng)在輔助性被動性的工作中發(fā)揮創(chuàng)造性和主動性。

6.潛隱性

秘書工作的潛隱性表現(xiàn)在三個方面：

活動名義的假借性。

活動過程的幕后性。

勞動成果的潛在性。

7.機密性

對重要信息進行保密。

做文秘的基礎(chǔ)知識（篇5）

如何寫總結(jié)

總結(jié)的結(jié)構(gòu)不外乎是上半年(或全年)基本情況，主要體會，存在的問題，下半年(或明年)的計劃目標，完成任務(wù)的措施等主要內(nèi)容。

結(jié)構(gòu)可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求，如有的領(lǐng)導(dǎo)喜好體現(xiàn)成績，那大量篇幅自然要在已完成的情況里體現(xiàn);如有的領(lǐng)導(dǎo)覺的本階段沒什么成績可言，自然就要在今后的計劃和目標中加大描述力度，給別人一美好前景之感覺。

具體寫法，還是不外乎“天下文章一大抄”。不可能篇篇總結(jié)都是妙語連篇，每年的國務(wù)院報告還不是在去年的基礎(chǔ)上提出新的論點，尤其對于某個單位來說，短短一年或半年內(nèi)，其發(fā)展更不可能有什么大的變化。怎么辦呢?就要在前面的基礎(chǔ)上提出現(xiàn)階段發(fā)展的核心內(nèi)容，對今后的發(fā)展也要言簡意賅的描述，剩下的就是圍繞這個中心點來組織文字，最好用數(shù)據(jù)來描述，再加上2個突出事例，就更可好了。

例如，我在企業(yè)里，上半年公司的主要工作是“構(gòu)建戰(zhàn)略聯(lián)盟”，那么必然要花費大量的篇幅在這里面，需要很多的數(shù)據(jù)和事例來支持它，其實企業(yè)里還有很多別的方面可以體現(xiàn)上半年的成績，但把最核心的內(nèi)容體現(xiàn)出來了，其它的不說也無礙大局了。下半年，如公司有打算在科研上有所突破，那就要圍繞科研大寫特寫，不要擔心寫的內(nèi)容到時實現(xiàn)不了。

對于我個人而言，寫總結(jié)時是很希望領(lǐng)導(dǎo)提前擬出提綱，然后由自己圍繞提綱來編撰組織，但對于很多人而言，領(lǐng)導(dǎo)一是沒時間，二是不一定有水平能總結(jié)出什么，很多時候就需要“寫手”來絞盡腦汁，為領(lǐng)導(dǎo)圖謀現(xiàn)在和未來了。感覺當個寫手是很累的，呵呵。

另外，就是總結(jié)里不要有太多形容詞，畢竟不是寫小說和散文，簡單而能體現(xiàn)出工作成績是最主要的，開始時，總是需要草擬出20、30頁的，往往到最后定稿，就剩7、8頁了，其中，就需要你和你的領(lǐng)導(dǎo)慢慢提煉了。

寫出一篇好的東西，并得到你的領(lǐng)導(dǎo)認可，那么以后，你的總結(jié)就會好寫許多，畢竟，總結(jié)是要你的領(lǐng)導(dǎo)來宣讀的。記住，你只是寫手。

如何撰寫工作總結(jié)

一、要掌握總結(jié)這種文體的寫作要求

總結(jié)是企業(yè)對一定階段內(nèi)的工作進行系統(tǒng)的回顧、分析研究，從中尋找出具體的經(jīng)驗做法和存在的問題，發(fā)現(xiàn)某些工作規(guī)律或缺點產(chǎn)生的原因，以利于調(diào)整集團和所屬單位的工作思路及下一步工作目標。

一是總結(jié)的內(nèi)容上只能寫過去。就是對已經(jīng)做過的半年工作，進行全面、系統(tǒng)的回顧、檢查、分析、研究、歸納和提煉，把大量的感性材料集中起來，使之條理化、系統(tǒng)化、科學(xué)化。

二是在寫作方法上要以“我”為中心。就是自我解剖、自我認識，自我肯定、自我表揚，自我批評、自我提高。因此，一般以第一人稱(我或我們)出現(xiàn)。

三是總結(jié)的目的是肯定成績、找準問題、明確方向。就是通過寫昨天，看今天，指導(dǎo)明天。總結(jié)工作不是目的，目的在于吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，做好當前和今后的工作，如果只是把總結(jié)當成記“流水賬”，就達不到預(yù)期的效果。

四是寫作體裁上應(yīng)是議論文?？偨Y(jié)不只是對情況與事實做概略性的綜合歸納，而是對事物作本質(zhì)的分析，把感性認識上升到理性認識，從中找出事物發(fā)展的基本規(guī)律。

五是總結(jié)的主要作用是向內(nèi)部報告情況、向外部介紹經(jīng)驗。向群眾做總結(jié)并報告工作，是讓群眾了解各方面工作的情況，樹立信心，明確方向;向集團匯報工作，是讓集團領(lǐng)導(dǎo)全面了解所屬單位、部門的工作情況，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。

二、要注重總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，指導(dǎo)下步工作

撰寫工作總結(jié)的目的，不只是為了肯定成績和找出問題，更重要的是為了吸取以往的經(jīng)驗教訓(xùn)，指導(dǎo)做好下一步工作。要注意以下四個方面的問題：

一是精巧構(gòu)思。開好頭、結(jié)好尾、突出中間，這是寫好工作總結(jié)的基本要求。古人寫文章講究“鳳頭、豬肚、豹尾”，即開頭要像鳳凰頭一樣漂亮美麗，中間要像豬肚一樣充實飽滿，結(jié)尾要像豹尾一樣威風(fēng)有力。我們認為，這個原則同樣適用于我們寫工作總結(jié)。要竭盡全力把情況部分寫得很實際，把經(jīng)驗部分寫的很充實，把措施部分寫得很有力。

二是豐富資料。寫好一個單位、部門的總結(jié)，必須充分占有和掌握四個方面的內(nèi)容：一是要準確掌握在半年內(nèi)做了哪些主要工作，每項工作的起止時間、發(fā)展過程，哪些工作做得較好，哪些工作做得一般，哪些工作做得較差。二是要詳細了解在半年工作中，面臨的背景情況、利弊條件、遇到的矛盾，解決這些矛盾和問題的辦法和措施，有什么成效和經(jīng)驗教訓(xùn)。三是要清楚有哪些能說明工作成效、經(jīng)驗教訓(xùn)的典型事例，精確數(shù)據(jù)，群眾語言和意見及建議、各級的評價等。四是要洞悉當前的工作存在的問題，哪些是一般性的問題，哪些是老問題，哪些是新問題，哪些是焦點和敏感問題等。

三是搞好結(jié)合。能否利用占有的資料說明經(jīng)驗，關(guān)鍵在于結(jié)合得怎么樣。無論是圍繞觀點選擇事例，還是圍繞事例得出觀點，都應(yīng)做到事例和觀點的有機結(jié)合，從理論和實踐的結(jié)合上說明經(jīng)驗，這是寫好工作總結(jié)的基本功。初寫總結(jié)的同志，往往容易犯這也不想丟，那也不想砍，形成觀點加事例的簡單堆砌的毛病。相反，那些質(zhì)量高的工作總結(jié)，都是觀點和材料結(jié)合得比較好。如，有的喜歡先提出觀點，然后用材料說明觀點;有的喜歡先講事例，而后從對事例的分析中引出道理;有的喜歡邊敘述材料，邊提出觀點。不管采用那一種結(jié)合方法，都要防止和避免把兩者結(jié)合片面寫成了觀點加事例。衡量兩者是否結(jié)合好了，不僅要看是否把觀點和材料粘貼到了一起，更要看是否在分析論證的過程中，把兩者內(nèi)在的聯(lián)系正確地揭示出來，得出規(guī)律性的結(jié)論和認識，反映出事物的本質(zhì)。

四是層次分明。撰寫工作總結(jié)時要注意做到結(jié)構(gòu)合理，層次分明，事實清楚，表述得當。一要突出輕重主次，把重點的、主要的工作排在前面，其余的排在后面。任何一個部門或單位所做的各項工作中，總有一項或幾項是“重頭戲”，把他們擺在突出位置是理所當然的，這樣也便于把主要的工作業(yè)績展現(xiàn)出來。如，集團上半年工作的重點是切實搞好“同科·匯豐國際”項目建設(shè)和銷售，其效果也是很明顯，這就要擺在總結(jié)的前面來寫，使人一看就明白你主要做了什么事、效果如何。如果把他排在后面寫，就反映不出上半年工作取得的主要成績。二要按因果關(guān)系排列，前面寫怎么做的、采取了哪些措施，后面寫取得了什么效果。如對現(xiàn)場的安全教育、安全質(zhì)量管理、工程進度等方面采取了一系列措施，接著就應(yīng)該把工作的收獲和取得的成效寫出來。三要突出中心工作，其他工作可以排在后面寫。

三、撰寫工作總結(jié)必須處理好幾個關(guān)系

工作總結(jié)雖然經(jīng)常寫，但由于許多同志沒有掌握總結(jié)的寫作要領(lǐng)，沒有進行深入細致的理論思考，不能總結(jié)出具有特色、獨創(chuàng)性、規(guī)律性的東西，結(jié)果是面面俱到，主旨不明，總結(jié)寫成了大事記;有的總結(jié)形式呆板，“年年歲歲花相似”，千人一面，沒有深度和新意，影響了總結(jié)的質(zhì)量和效果。產(chǎn)生上述問題的主要原因是沒有掌握總結(jié)的寫作技巧，沒有對工作進行全面深入的分析，不能從眾多的材料中提煉、升華選擇一個能較好反映工作的角度。撰寫工作總結(jié)時尤其要處理好“點”與“面”、“定量”與“定性”、“新穎”與“陳舊”、“措施”與“效果”的關(guān)系。

一是“點”與“面”的關(guān)系。“點”即重點，需要展開寫、著重寫的內(nèi)容;“面”即非重點，但需要兼顧寫到的內(nèi)容。只顧點而不兼顧面，就會缺乏全面性;只顧面而不顧點，就會顯得平淡、瑣碎，變成一本“流水賬”。寫總結(jié)應(yīng)切忌不分主次、不講輕重、事無巨細、面面俱到，眉毛胡子一把抓。要善于抓住有新意、有特色、有典型意義的內(nèi)容展開寫，一般化的內(nèi)容點到即止。重點要把工作中的基本經(jīng)驗、主要做法，貫徹上級方針政策的成功之處，指導(dǎo)工作開展的經(jīng)驗總結(jié)提煉出來。這樣才能既突出重點，又兼顧全面;既節(jié)省篇幅，又保證質(zhì)量。

二是“定量”與“定性”的關(guān)系。“量”即數(shù)據(jù)，反映工作成效當然離不開數(shù)據(jù)，尤其是經(jīng)濟工作方面的成效更要依靠數(shù)據(jù)來說話，沒有數(shù)據(jù)，就會顯得空洞、籠統(tǒng)，缺乏說服力，但數(shù)據(jù)不能用得太多太濫，否則就會變成滿篇都是數(shù)字，看上去讓人覺得枯燥、沉悶。但僅有定量而沒有定性，不足以全面、準確地說明問題。所以，一定要恰如其分，要與定量分析相一致。

三是“新穎”與“陳舊”的關(guān)系。一些常唱不衰的經(jīng)典歌曲，常常有優(yōu)美的歌詞和動聽的旋律;一篇好文章，也往往有幾個獨到的新觀點或新亮點。從某種意義上來說，一篇文章的價值在很大程度上是體現(xiàn)在它的新意上。否則，就沒有寫的必要和看的必要?！皺M看成嶺側(cè)成峰，遠近高低各不同”，就是說從不同的立足點、不同的觀察點，可以看出廬山不同的氣勢和雄姿?！八鉃囦偾绶胶?，山色空蒙雨亦奇”，說的是時機不同?？偨Y(jié)要寫出新意，必須克服懶惰思想，“新一年，舊一年，改頭換面又一年”是不行的，要善于思考，努力克服老套路的影響，力爭出新品、出精品。所以工作總結(jié)能不能寫出特色，不在于工作本身有沒有特色，而在于我們能不能用鮮活的手法來反映特色。如果我們在表現(xiàn)手法上找準特色，總結(jié)的效果就會令人耳目一新。具體講，可在總結(jié)的題目及小標題上找特色，有特色的工作詳寫，無特色的工作略寫，這樣可以使經(jīng)驗更集中、

更帶有啟發(fā)性。

四是“措施”與“效果”的關(guān)系。我們在寫工作總結(jié)時要注意把采取的措施與成效吻合起來，銜接好。

總之，在撰寫工作總結(jié)時，我們要特別注意突出重點，安排好細節(jié)，語言上力求形象、生動。這樣的總結(jié)才能使人讀起來朗朗上口，看起來賞心悅目，給人留下耳目一新的感覺。

如何寫好工作總結(jié)

一、工作總結(jié)的內(nèi)容

1.基本情況 這是對自身情況和形勢背景的簡略介紹。自身情況包括單位名稱、工作性質(zhì)、基本建制、人員數(shù)量、主要工作任務(wù)等;形勢背景包括國內(nèi)外形勢、有關(guān)政策、指導(dǎo)思想等。

2.成績和做法 工作取得了哪些主要成績，采取了哪些方法、措施，收到了什么效果等，這些是工作的主要內(nèi)容，需要較多事實和數(shù)據(jù)。

3.經(jīng)驗和教訓(xùn)通過對實踐過程進行認真的分析，找出經(jīng)驗教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)規(guī)律性的東西，使感性認識上升到理性認識。

4.今后打算 下一步將怎樣發(fā)揚成績、糾正錯誤，準備取得什么樣的新成就，不必像計劃那樣具體，但一般不能少了這些內(nèi)容。

二、工作總結(jié)的特點

總結(jié)的經(jīng)驗主要表現(xiàn)在自我性、客觀性、經(jīng)驗性三個方面。

1.自我性 總結(jié)是對自身社會實踐進行回顧的產(chǎn)物，它以自身工作實踐為材料，采用的是第一人稱寫法 ，其中的成績、做法、經(jīng)驗、教訓(xùn)等，都有自指性的特征。

2.回顧性 這一點總結(jié)與計劃正好相反。計劃是預(yù)想未來，對將要開展的工作進行安排?？偨Y(jié)是回顧過去，對前一段的工作進行檢驗，但目的還是為了做好下一段的工作。所以總結(jié)和計劃這兩種文體的關(guān)系是十分密切的，一方面，計劃是總結(jié)的標準和依據(jù)，另一方面，總結(jié)又是制定下一步工作計劃的重要參考。

3.客觀性 總結(jié)是對前段社會實踐活動進行全面回顧、檢查的文種，這決定了總結(jié)有很強的客觀性特征 。它是以自身的實踐活動為依據(jù)的，所列舉的事例和數(shù)據(jù)都必須完全可靠，確鑿無誤，任何 夸大、縮小、隨意杜撰、歪曲事實的做法都會使總結(jié)失去應(yīng)有的價值。

4.經(jīng)驗性 總結(jié)還必須從理論的高度概括經(jīng)驗教訓(xùn)。凡是正確的實踐活動，總會產(chǎn)生物質(zhì)和精神兩個方 面的成果。作為精神成果的經(jīng)驗教訓(xùn)，從某種意義上說，比物質(zhì)成果更寶貴，因為它對今后 的社會實踐有著重要的指導(dǎo)作用。這一特性要求總結(jié)必須按照實踐是檢驗真理的惟一標準的 原則，去正確地反映客觀事物的本來面目，找出正反兩方面的經(jīng)驗，得出規(guī)律性認識，這樣 才能達到總結(jié)的目的。

三、工作總結(jié)的寫法

(一)總結(jié)的標題

(二)總結(jié)的正文 和其他應(yīng)用文體一樣，總結(jié)的正文也分為開頭、主體、結(jié)尾三部分，各部分均有其特定的內(nèi)容。

1.開頭 總結(jié)的開頭主要用來概述基本情況。包括單位名稱、工作性質(zhì)、主要任務(wù)、時代背景、指導(dǎo) 思想，以及總結(jié)目的、主要內(nèi)容提示等。作為開頭部分，要注意簡明扼要，文字不可過多。

2.主體 這是總結(jié)的主要部分，內(nèi)容包括成績和做法、經(jīng)驗和教訓(xùn)、今后打算等方面。這部分篇幅大、內(nèi)容多，要特別注意層次分明、條理清楚。主體部分常見的結(jié)構(gòu)形態(tài)有三種。第一，縱式結(jié)構(gòu)。第二，橫式結(jié)構(gòu)。第三，縱橫式結(jié)構(gòu)。主體部分的外部形式，有貫通式、小標題式、序數(shù)式三種情況。

3.結(jié)尾。

四、注意事項

1.要堅持實事求是原則

2.要注意共性、把握個性

3.要詳略得當，突出重點。