文秘基礎(chǔ)知識(shí)和技能三篇
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展、知識(shí)經(jīng)濟(jì)新潮迭起的情況下，新事物、新矛盾、新問(wèn)題、新知識(shí)層出不窮，如果我們不注意不斷充實(shí)和更新知識(shí)，就跟不上時(shí)代前進(jìn)的步伐，就難以勝任本職工作。下面是小編給大家?guī)?lái)的文秘基礎(chǔ)知識(shí)和技能，歡迎大家閱讀參考，我們一起來(lái)看看吧!
文秘基礎(chǔ)知識(shí)和技能(一)
隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)和個(gè)人對(duì)秘書(shū)的需求越來(lái)越旺盛，人才市場(chǎng)對(duì)秘書(shū)素質(zhì)及技能的要求有別于傳統(tǒng)，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)需求的高級(jí)秘書(shū)，已成為搶手的職業(yè)新寵。在無(wú)紙化辦公和網(wǎng)絡(luò)辦公的大趨勢(shì)下，更多的高級(jí)秘書(shū)將逐步成為高層管理人士，在企業(yè)中具有舉足輕重的作用。秘書(shū)必備的理論知識(shí)、基本技能與專(zhuān)業(yè)知識(shí)及專(zhuān)業(yè)技能的結(jié)合，已成為人才市場(chǎng)對(duì)秘書(shū)素質(zhì)與技能的帶有普遍性的要求，這也標(biāo)志著目前我國(guó)秘書(shū)行業(yè)已經(jīng)與國(guó)際接軌。有關(guān)專(zhuān)家預(yù)言，20世紀(jì)最大的職業(yè)群體為會(huì)計(jì)，而21世紀(jì)最大的職業(yè)群體是秘書(shū)。
一、秘書(shū)職業(yè)的現(xiàn)狀
(一)社會(huì)對(duì)秘書(shū)人員的需求狀況。當(dāng)今社會(huì)對(duì)秘書(shū)人員的需求情況，據(jù)近幾年來(lái)人才市場(chǎng)的信息統(tǒng)計(jì)分析，社會(huì)對(duì)秘書(shū)的需求大致可以分為以下4類(lèi)人員：
1.服務(wù)類(lèi)秘書(shū)：如公司辦公室，基層行政事業(yè)單位辦公室的服務(wù)人員、生活類(lèi)秘書(shū)。指在生活方面為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)和幫助的秘書(shū)人員，通常是專(zhuān)為較高級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)人配備的。
2.事務(wù)類(lèi)秘書(shū)：如企業(yè)、基層行政事業(yè)單位的辦公室文員，公關(guān)文員，檔案管理人員等，在辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)下做好辦公室日常行政事務(wù)及文秘工作。及時(shí)處理上級(jí)文件的簽收、傳遞、催辦;做好文件的回收、清退、銷(xiāo)毀工作;做好文秘檔案收集管理及工作。做好各種會(huì)議的記錄及會(huì)務(wù)工作。
3.文書(shū)類(lèi)秘書(shū)：如在企業(yè)，基層行政事業(yè)單位負(fù)責(zé)文字起草，文字處理的專(zhuān)業(yè)文字秘書(shū)。撰擬、處理文稿為主要工作的秘書(shū)人員，即人們通常所說(shuō)的一個(gè)機(jī)關(guān)或單位的“筆桿子”“秀才”。 負(fù)責(zé)各種文件的起草、裝訂及傳遞工作。
4.管理類(lèi)秘書(shū)：如企事業(yè)單位的總經(jīng)理助理、辦公室主任、部門(mén)經(jīng)理等具有管理能力的秘書(shū)人員。辦理本單位人員的招聘錄用、培訓(xùn)教育、績(jī)效考核、晉級(jí)晉職、薪資福利、各類(lèi)保險(xiǎn)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等事項(xiàng)的具體事宜并進(jìn)行管理。
目前，我國(guó)企事業(yè)單位尤為需要高層次的滿(mǎn)足國(guó)際化要求的高級(jí)秘書(shū)。打造高素質(zhì)的秘書(shū)已成為市場(chǎng)的迫切要求，也將為秘書(shū)專(zhuān)業(yè)人才提供較好的就業(yè)前景。
(二)秘書(shū)人員自身素質(zhì)狀況分析。
1.業(yè)務(wù)水平欠缺，專(zhuān)業(yè)技能薄弱。這是目前秘書(shū)表現(xiàn)最弱的一點(diǎn)。伴隨信息技術(shù)的高速發(fā)展和辦公自動(dòng)化的趨勢(shì)，秘書(shū)人員的很多工作，比如傳統(tǒng)的文書(shū)寫(xiě)作、文檔管理、文字處理等，逐漸被自動(dòng)辦公系統(tǒng)所取代，現(xiàn)代辦公效率同時(shí)大為提高。雖然絕大部分秘書(shū)的文化層次不低，但是由于沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的行業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，在初入職的時(shí)候，工作效率低，不能及時(shí)保質(zhì)保量地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)，也不能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快節(jié)奏。
2.創(chuàng)新能力及意識(shí)低下。創(chuàng)新能力及意識(shí)是對(duì)秘書(shū)素質(zhì)的考驗(yàn)，當(dāng)今很多秘書(shū)缺乏創(chuàng)新意識(shí)和能力，主要表現(xiàn)在以下兩方面：首先，墨守成規(guī)的傳統(tǒng)觀念難以打破。任何事情和工作都按照領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)得做，依葫蘆畫(huà)瓢，沒(méi)有自己獨(dú)立的風(fēng)格和個(gè)性。慣性順向思維及依賴(lài)性過(guò)強(qiáng)。其次，工作缺乏主動(dòng)性。日常工作中采取被動(dòng)的工作方式，滿(mǎn)足于跟著領(lǐng)導(dǎo)的指揮棒行事，沒(méi)有主動(dòng)積極、樂(lè)于開(kāi)拓的創(chuàng)新精神，而目前企事業(yè)單位強(qiáng)調(diào)的是秘書(shū)要具有時(shí)代感和創(chuàng)新意識(shí)，能有效地提出新見(jiàn)解、新看法，具有預(yù)見(jiàn)性、前瞻性，積極主動(dòng)展開(kāi)工作，充分發(fā)揮出主觀能動(dòng)性。
3.知識(shí)老化過(guò)時(shí)，知識(shí)儲(chǔ)備不足。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的知識(shí)儲(chǔ)備已不能滿(mǎn)足時(shí)代的發(fā)展及需求，知識(shí)更新迫在眉睫。部分秘書(shū)目前還局限于傳統(tǒng)知識(shí)結(jié)構(gòu)，不善于接受和學(xué)習(xí)新知識(shí)，不善于對(duì)已學(xué)知識(shí)進(jìn)行整合。一些秘書(shū)人員天天雜事纏身，疲于奔命，自學(xué)也難抽出時(shí)間，知識(shí)得不到更新，只能啃老本。還有部分秘書(shū)依靠老秘書(shū)傳幫帶的方式，知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)難免有局限性，缺乏現(xiàn)代管理方面的綜合性知識(shí)和能力。
4.缺乏“通才”及“全才”。當(dāng)今對(duì)秘書(shū)綜合素質(zhì)要求越來(lái)越高，除了專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能之外，還要有行業(yè)知識(shí)和社會(huì)知識(shí)，更需要具備高情商和高智商，通才和全才真的是一將難求。
二、秘書(shū)應(yīng)具備的能力與知識(shí)
(一)秘書(shū)應(yīng)具備的能力。
1.普通能力。主要指人的智商，包括人的洞察力、注意力、記憶力、思維力、理解辨別力、交際溝通力。上述能力是其他能力的基礎(chǔ)?，F(xiàn)代秘書(shū)工作人員要具有敏銳的洞察力和靈敏的應(yīng)變能力，要善于觀察事務(wù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，這樣才能加強(qiáng)輔佐領(lǐng)導(dǎo)的主動(dòng)性，真正發(fā)揮參謀助手作用。思維力是人們智力活動(dòng)的核心，一個(gè)人如果失去了思維能力，其他能力也就失去了意義。
2.通用能力。現(xiàn)代的秘書(shū)人員要掌握表達(dá)、調(diào)研、管理、辦事4種通用能力。秘書(shū)的首要職能就是運(yùn)用語(yǔ)言載體進(jìn)行信息溝通，輔助領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)，因此，表達(dá)能力是最關(guān)鍵的。表達(dá)能力包括口頭表達(dá)能力和文字表達(dá)能力兩個(gè)方面?，F(xiàn)代秘書(shū)要既擅長(zhǎng)寫(xiě)，又長(zhǎng)于說(shuō)，無(wú)論寫(xiě)說(shuō)，都要做到準(zhǔn)確簡(jiǎn)潔、適用合理。秘書(shū)人員的調(diào)研能力包括調(diào)查能力及研究能力兩方面，秘書(shū)調(diào)研能力的強(qiáng)弱直接影響著秘書(shū)參謀助手作用的發(fā)揮。秘書(shū)的管理能力包括3個(gè)方面： 輔助計(jì)劃能力、組織實(shí)施能力和溝通協(xié)調(diào)能力?，F(xiàn)代秘書(shū)必須具備較強(qiáng)的管理能力以輔助領(lǐng)導(dǎo)的管理活動(dòng)，為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)提供全局性和超前性的智能服務(wù)。范圍廣，內(nèi)容多，頭緒多的事務(wù)性工作要求秘書(shū)人員要有較強(qiáng)的應(yīng)變品質(zhì)和變通能力;要熟悉辦事渠道、掌握辦事程序，及時(shí)準(zhǔn)確、妥善地處理事務(wù). 同時(shí)，還要有較強(qiáng)的人際交往能力，能善于通過(guò)建立良好的人際關(guān)系，創(chuàng)造良好的人際環(huán)境，提高辦事的效率。
3.專(zhuān)業(yè)技能。作為現(xiàn)代秘書(shū)，必須具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)技能，如語(yǔ)言溝通表達(dá)能力、外語(yǔ)聽(tīng)說(shuō)讀寫(xiě)能力、計(jì)算機(jī)操作能力、速記能力。秘書(shū)人員工作一個(gè)重要的任務(wù)就是辦文，從事大量文稿的草擬與修改，這都要求現(xiàn)代秘書(shū)具備扎實(shí)的文字功底，要精通語(yǔ)法、修辭、格式及邏輯知識(shí)，要掌握一定的寫(xiě)作規(guī)律，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，既要有好的表現(xiàn)形式，又要有充實(shí)的內(nèi)容。因此秘書(shū)一定要加強(qiáng)寫(xiě)作訓(xùn)練，熟練掌握各類(lèi)應(yīng)用文的特點(diǎn)、寫(xiě)作要求和語(yǔ)言表達(dá)技巧，平時(shí)隨時(shí)注意積累資料，不斷提高寫(xiě)作水平，培養(yǎng)精確的文字表達(dá)能力。加入WTO后的中國(guó)，外貿(mào)出口已經(jīng)在許多企業(yè)的貿(mào)易總額中占據(jù)了相當(dāng)大的比重，對(duì)外貿(mào)易中多多少少都會(huì)用到外語(yǔ)，因此這也客觀地要求現(xiàn)代秘書(shū)必須具備較強(qiáng)的外語(yǔ)能力。計(jì)算機(jī)操作能力是現(xiàn)代秘書(shū)應(yīng)具備的又一個(gè)基本能力要求，秘書(shū)要熟悉辦公軟件的使用并熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，還要對(duì)辦公室常用設(shè)備的使用達(dá)到熟練程度。速記是近年來(lái)被提到日程上來(lái)的一種錄入能力，領(lǐng)導(dǎo)在口頭表述的時(shí)候，秘書(shū)要以最快的速度記錄到工作筆記中，或者錄入電腦中，從而大大減少工作時(shí)間，提高工作效率。
4.創(chuàng)新能力。秘書(shū)還應(yīng)具備一定的創(chuàng)新能力。秘書(shū)的創(chuàng)新能力，是指秘書(shū)人員能夠領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的意圖，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，創(chuàng)造性地為領(lǐng)導(dǎo)提供最佳服務(wù)的能力。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，各種信息瞬息萬(wàn)變的情況下，要求秘書(shū)在實(shí)際工作中勇于探索、改革創(chuàng)新。所謂創(chuàng)新，就是無(wú)論從工作內(nèi)容還是從工作方式上都有新意、新內(nèi)容、新辦法。
要做到這些，秘書(shū)人員必須注重自身的繼續(xù)教育和綜合能力的培養(yǎng)，激勵(lì)自己盡快增長(zhǎng)理論知識(shí)和實(shí)踐才干，在思想觀念、行為傾向、知識(shí)結(jié)構(gòu)、知識(shí)存量、應(yīng)用能力等方面作較大努力，以適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)人才的要求。
(二)秘書(shū)應(yīng)具備的知識(shí)。
基本知識(shí)。基本知識(shí)是秘書(shū)工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵 。一切其它知識(shí)離不開(kāi)基本基礎(chǔ)知識(shí)的鋪墊，否則就是“ 無(wú)源之水，無(wú)本之木”。秘書(shū)應(yīng)具有的基本知識(shí)可分為兩類(lèi)：
一方面是社會(huì)科學(xué)知識(shí)，相當(dāng)于高中水平的語(yǔ)文、政治、歷史、地理等知識(shí);
一方面是自然科學(xué)知識(shí)，即物理、化學(xué)、數(shù)學(xué)、生物知識(shí)，除此之外還應(yīng)懂得一點(diǎn)經(jīng)濟(jì)知識(shí)，法律知識(shí)和科技常識(shí)，并且熟練一門(mén)外語(yǔ)。
2.專(zhuān)業(yè)知識(shí)。秘書(shū)人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)可分為兩大部分，第一部分是秘書(shū)專(zhuān)業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)，第二部分是秘書(shū)所在行業(yè)的行業(yè)知識(shí)。行業(yè)知識(shí)是指秘書(shū)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的另一部分，是秘書(shū)所在行業(yè)的行業(yè)知識(shí)。這是秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)中的核心部分?？傮w來(lái)說(shuō)，行業(yè)知識(shí)是指秘書(shū)在單位所從事的行業(yè)要求秘書(shū)必須具備的行業(yè)知識(shí)，這對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)是“第二專(zhuān)業(yè)知識(shí)”。在秘書(shū)學(xué)研究中，人們愈來(lái)愈重視到第二專(zhuān)業(yè)知識(shí)的重要性。在國(guó)外，對(duì)秘書(shū)職業(yè)早按第二專(zhuān)業(yè)進(jìn)行分類(lèi)，如法律秘書(shū)、商務(wù)秘書(shū)、外事秘書(shū)、技術(shù)秘書(shū)、醫(yī)務(wù)秘書(shū)等。
3.拓展知識(shí)。秘書(shū)人員不僅要了解并熟知專(zhuān)業(yè)知識(shí)和生活當(dāng)中的一些基礎(chǔ)知識(shí)，還應(yīng)該掌握一些相關(guān)的邊緣知識(shí)來(lái)拓展自己更好的工作。比如心理學(xué)、禮儀學(xué)、公關(guān)關(guān)系學(xué)、企業(yè)管理學(xué)等。拓展自己的知識(shí)面，才能使自己在工作中更加揮灑自如、得心應(yīng)手?，F(xiàn)代秘書(shū)人員不僅應(yīng)該是一個(gè)專(zhuān)才，還應(yīng)該是通才、全才。
文秘基礎(chǔ)知識(shí)和技能(二)
黨政機(jī)關(guān)文秘基礎(chǔ)知識(shí)
一、秘書(shū)工作的內(nèi)容
(一)秘書(shū)工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其領(lǐng)導(dǎo)者的工作內(nèi)容
1.機(jī)關(guān)辦公廳(室)的基本任務(wù)
辦公廳(室)屬于秘書(shū)工作部門(mén)，是機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。它的出現(xiàn)是秘書(shū)工作發(fā)展的必然結(jié)果。中外領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人都設(shè)置辦公廳或辦公室。它的主要任務(wù)是協(xié)助它所直屬的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)完成各項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)工作，尤其是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定和實(shí)施決策服務(wù)。
辦公廳(室)的任務(wù)主要分為兩大部分：一是政務(wù)服務(wù)，包括辦文、辦會(huì)、文檔管理、代擬文稿、綜合協(xié)調(diào)等，這就是人們通常所說(shuō)的秘書(shū)工作;二是事務(wù)服務(wù)，主要是后勤服務(wù)保障工作。
2.秘書(shū)長(zhǎng)、辦公廳(室)主任的基本任務(wù)
秘書(shū)長(zhǎng)和辦公廳(室)主任兼有秘書(shū)工作領(lǐng)導(dǎo)人和秘書(shū)人員的雙重身份。根據(jù)1951年中央人民政府批準(zhǔn)頒發(fā)的《政務(wù)院關(guān)于各級(jí)政府秘書(shū)長(zhǎng)和不設(shè)秘書(shū)長(zhǎng)的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的決定》，各級(jí)政府機(jī)關(guān)的秘書(shū)長(zhǎng)或辦公廳主任主要承擔(dān)以下任務(wù)：第一，協(xié)助首長(zhǎng)綜合情況、研究政策、推行工作;第二，協(xié)助首長(zhǎng)密切各方面的工作關(guān)系;第三，協(xié)助首長(zhǎng)掌管機(jī)關(guān)內(nèi)部的統(tǒng)一戰(zhàn)線工作;第四，協(xié)助首長(zhǎng)掌管工作;第五，協(xié)助首長(zhǎng)掌管機(jī)要工作;第六，主持日常行政事務(wù)(包括公文處理、會(huì)議組織、檢查和督促政府決議的執(zhí)行等事項(xiàng));第七，掌管機(jī)關(guān)事務(wù)工作。
因此，秘書(shū)長(zhǎng)和辦公廳主任的工作任務(wù)，可以總結(jié)為“既要參與政務(wù)，又要掌管政務(wù)”兩個(gè)方面。而其中第一至第五項(xiàng)工作是需要協(xié)助首長(zhǎng)完成的，具有明顯的參與政務(wù)性質(zhì);而第六、七項(xiàng)工作則主要是掌管機(jī)關(guān)日常事務(wù)，具有明顯的事務(wù)性特色。政務(wù)院的這些規(guī)定，雖然是針對(duì)我國(guó)秘書(shū)工作高層領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)而言的，但是卻為全國(guó)秘書(shū)部門(mén)應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的主要工作內(nèi)容確定了基本格局。
(二)秘書(shū)工作的主要內(nèi)容
1.擬定、辦理公文
擬定公文是指根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者意圖和領(lǐng)導(dǎo)班子的決定精神起草公文或在領(lǐng)導(dǎo)者主持、指導(dǎo)之下，起草領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿。
擬定公文是秘書(shū)工作的傳統(tǒng)職能?，F(xiàn)代社會(huì)，擬定公文更成為秘書(shū)工作的一項(xiàng)極其重要的日常工作。因?yàn)楣木哂邪l(fā)布政令、傳達(dá)意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，秘書(shū)人員應(yīng)該以高度的責(zé)任心對(duì)待。
辦理公文簡(jiǎn)稱(chēng)辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進(jìn)行的全部工作，反映了公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部處理的全過(guò)程。
辦理公文是秘書(shū)工作中一項(xiàng)最基本的工作內(nèi)容，大致可以分為發(fā)文處理和收文處理兩類(lèi)。其中，發(fā)文過(guò)程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發(fā)、立卷、歸檔等主要環(huán)節(jié);收文過(guò)程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環(huán)節(jié)。在日常工作的發(fā)文和收文過(guò)程中，秘書(shū)人員都要按照黨和政府頒布的公文處理?xiàng)l例、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)辦理，做到分工合理、責(zé)任明確，確保公文處理過(guò)程的嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、優(yōu)質(zhì)、高效，為公文發(fā)揮應(yīng)有的效能創(chuàng)造條件。
2.辦理組織會(huì)務(wù)
辦理組織會(huì)務(wù)簡(jiǎn)稱(chēng)辦會(huì)，是指機(jī)關(guān)秘書(shū)部門(mén)或臨時(shí)設(shè)立的會(huì)議秘書(shū)機(jī)構(gòu)辦理與會(huì)議有關(guān)的各類(lèi)具體事務(wù)，目的是為領(lǐng)導(dǎo)人開(kāi)好會(huì)議做會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后的各種綜合輔助性服務(wù)。辦會(huì)過(guò)程中應(yīng)主要做好以下工作：一是會(huì)議議題的協(xié)調(diào)與安排，應(yīng)與各方面協(xié)調(diào)聯(lián)系，將會(huì)上討論決定的事項(xiàng)預(yù)先整理形成文件形式后，再將其中已經(jīng)立題的成熟文件交給主管領(lǐng)導(dǎo)，決定是否提交會(huì)議討論;二是會(huì)議的統(tǒng)籌安排，即從整體上安排好會(huì)議的各項(xiàng)方面事宜，如會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參加人員、會(huì)場(chǎng)布置等;三是會(huì)議文件材料的印發(fā)、傳遞、清退、立卷、歸檔等;四是會(huì)議期間的各項(xiàng)服務(wù);五是會(huì)議善后工作，如整理會(huì)議記錄、編寫(xiě)簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要、督促檢查會(huì)議決策的落實(shí)等。
3.調(diào)查研究工作
調(diào)查研究工作是指圍繞中心工作，針對(duì)當(dāng)前領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心和急需解決的有關(guān)問(wèn)題，調(diào)查了解相關(guān)情況，并進(jìn)行分析研究，寫(xiě)出調(diào)查報(bào)告呈交給領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人。這是發(fā)揮秘書(shū)工作的參謀、助手職能，直接為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的一項(xiàng)重要工作。
每一項(xiàng)調(diào)查研究均應(yīng)做好調(diào)查準(zhǔn)備、調(diào)查實(shí)施和調(diào)查總結(jié)收尾這三個(gè)階段的工作。其中，準(zhǔn)備階段應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的需求確定調(diào)查題目，擬制提綱;實(shí)施階段要注意選準(zhǔn)調(diào)查研究對(duì)象，采用多種方式，廣泛搜集、認(rèn)真整理、深入研究調(diào)查得來(lái)的材料;總結(jié)收尾階段就是對(duì)調(diào)查研究工作進(jìn)行整體分析，在以前階段工作的基礎(chǔ)上，寫(xiě)出調(diào)查報(bào)告。
4.信息處理工作
秘書(shū)信息處理工作是指按照黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作的要求，采集與處理信息，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策和實(shí)施決策服務(wù)的一項(xiàng)工作。凡是領(lǐng)導(dǎo)工作中要掌握的各種動(dòng)態(tài)、情況以及實(shí)際工作領(lǐng)域中帶有苗頭性、傾向性的問(wèn)題，都需要收集并及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)。
開(kāi)展信息處理工作首先要建立和健全信息網(wǎng)絡(luò)，這是搞好信息處理工作的基礎(chǔ);其次要建立一支德才兼?zhèn)?、思路開(kāi)闊、反應(yīng)敏捷，具有較強(qiáng)的觀察和分析問(wèn)題能力的信息員隊(duì)伍;最后要實(shí)現(xiàn)信息處理工作手段的現(xiàn)代化，以便快速傳遞和處理信息。開(kāi)展信息處理工作應(yīng)確保信息的收集、加工、存儲(chǔ)、輸出、反饋等基本環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。
5.溝通協(xié)調(diào)工作
對(duì)秘書(shū)工作而言，溝通協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容極為廣泛，依據(jù)協(xié)調(diào)對(duì)象劃分，有對(duì)上的協(xié)調(diào)(即對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者之間和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)之間的協(xié)調(diào))、對(duì)下的協(xié)調(diào)、同級(jí)之間的協(xié)調(diào)、上下級(jí)雙方的協(xié)調(diào)、同屬部門(mén)的協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào)等，而其中最常見(jiàn)的是業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào)，如會(huì)議協(xié)調(diào)、公文活動(dòng)協(xié)調(diào)、事項(xiàng)協(xié)調(diào)等。總之，凡是與領(lǐng)導(dǎo)決策和指導(dǎo)工作有關(guān)事項(xiàng)的協(xié)調(diào)，均屬于秘書(shū)工作的業(yè)務(wù)范圍。開(kāi)展秘書(shū)協(xié)調(diào)工作時(shí)，可以利用的方式有電話(huà)協(xié)調(diào)、送文上門(mén)協(xié)調(diào)、請(qǐng)人進(jìn)門(mén)協(xié)調(diào)、登門(mén)拜訪協(xié)調(diào)、召開(kāi)會(huì)議協(xié)調(diào)等。
6.信訪接待工作
信訪接待工作是處理群眾來(lái)信和接待群眾來(lái)訪工作的總稱(chēng)，是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的秘書(shū)工作的一項(xiàng)經(jīng)常性的重要工作。收到群眾來(lái)信，要及時(shí)拆封，認(rèn)真閱讀，做好摘記，準(zhǔn)確交辦，按“分級(jí)負(fù)責(zé)，歸口辦理”的原則妥善處理或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門(mén)辦理。有群眾來(lái)訪時(shí)，要熱情接待，認(rèn)真聽(tīng)記，恰當(dāng)處理。
7.監(jiān)督檢查工作
監(jiān)督檢查工作的主要內(nèi)容分為三個(gè)方面，即對(duì)黨的路線、方針、政策和黨政機(jī)關(guān)工作部署落實(shí)情況的督促檢查;對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人批辦事件承辦情況的督促檢查;對(duì)文件和會(huì)議事項(xiàng)的督促辦理。監(jiān)督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實(shí)地調(diào)研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情況，向上反映情況。
8.公務(wù)接洽工作
公務(wù)接洽工作是指辦理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、平行單位、下級(jí)組織與本機(jī)關(guān)聯(lián)系公務(wù)事宜的接洽工作。這是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體均不可缺少的一項(xiàng)工作，是作為機(jī)關(guān)“窗口”的秘書(shū)工作經(jīng)常性的重要工作內(nèi)容，主要包括：承辦處理各機(jī)關(guān)單位直接派人或通過(guò)電話(huà)形式來(lái)本機(jī)關(guān)商洽或聯(lián)系的公文事宜，有協(xié)助聯(lián)絡(luò)公務(wù)，安排領(lǐng)導(dǎo)人接見(jiàn)，答復(fù)詢(xún)問(wèn)，落實(shí)承辦單位，解決來(lái)訪者食宿、交通等事項(xiàng)。為確保公務(wù)接洽工作的順利進(jìn)行，秘書(shū)人員應(yīng)做到忠于職守、認(rèn)真執(zhí)行交接班制度和請(qǐng)示報(bào)告制度，做好值班日記和電話(huà)記錄。同時(shí)，還應(yīng)熟悉領(lǐng)導(dǎo)者情況，與有關(guān)部門(mén)保持密切聯(lián)系。此外，還應(yīng)善于處理人際關(guān)系。
除上述之外，秘書(shū)工作還包括管理日常事務(wù)、機(jī)要保密、文書(shū)立卷與歸檔、領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)安排、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦事項(xiàng)等。在日常工作中，秘書(shū)工作人員均應(yīng)以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，保質(zhì)保量，切實(shí)做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作和任務(wù)。
二、秘書(shū)工作的作用
秘書(shū)工作在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)工作中，只有負(fù)責(zé)管理日常事務(wù)的責(zé)任和義務(wù)，沒(méi)有決定權(quán)和指揮權(quán)。但是，由于其所處的特殊地位及其所承擔(dān)的重要工作，決定了其具有下述作用：
(一)建議參謀作用
這方面的作用主要表現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)決策的過(guò)程中。首先，秘書(shū)工作人員需要在決策的準(zhǔn)備階段做好調(diào)查研究工作，整理相關(guān)信息和資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)可靠的依據(jù);其次，在進(jìn)行實(shí)施方案的選擇過(guò)程中，秘書(shū)人員可以根據(jù)所掌握的信息和資料進(jìn)行分析研究，并憑借自己的經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)者提供有參考價(jià)值的材料、建議或方案;最后，在領(lǐng)導(dǎo)制定決策后，對(duì)于如何實(shí)施決策以及決策實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的一系列新情況、新問(wèn)題應(yīng)如何處理，秘書(shū)人員也可提供參考意見(jiàn)或反饋信息。除了為領(lǐng)導(dǎo)者的決策發(fā)揮建議參謀的作用之外，秘書(shū)人員在擬寫(xiě)文件、提供辦事和辦會(huì)預(yù)案、提供辦事的建議、綜合處理信息等工作中，也需要充分運(yùn)用自己的聰明才智，努力發(fā)揮為領(lǐng)導(dǎo)者提供建議和參謀的作用。
(二)事務(wù)助手作用
秘書(shū)人員所起的事務(wù)助手作用更多的是指秘書(shū)人員輔助領(lǐng)導(dǎo)做好決策工作以外的具體事務(wù)性工作，使領(lǐng)導(dǎo)者有更多的時(shí)間和精力主抓大政方針問(wèn)題，做好科學(xué)決策事項(xiàng)。秘書(shū)工作的助手作用主要體現(xiàn)在下列各方面的工作：一是做好日常的文書(shū)處理、會(huì)務(wù)和檔案管理工作;二是做好文件信息的加工篩選工作;三是做好領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作;四是做好公務(wù)接洽、信訪接待和領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排工作;五是做好領(lǐng)導(dǎo)人某些必要的生活服務(wù)工作等。此外，秘書(shū)人員還應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮主動(dòng)性，積極做好各方面的服務(wù)工作，爭(zhēng)取成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。
(三)中心樞紐作用
每一個(gè)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位都擁有一套指揮管理系統(tǒng)。而秘書(shū)工作部門(mén)則正處于這套系統(tǒng)的中樞位置，發(fā)揮著其他職能部門(mén)不可替代的中心樞紐作用。領(lǐng)導(dǎo)集體或者領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人的決策、指示，都要通過(guò)秘書(shū)工作傳遞給實(shí)施單位。因此，秘書(shū)工作是否健全完善，其工作是否運(yùn)轉(zhuǎn)自如，直接關(guān)系到機(jī)關(guān)工作能否正常運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，必須充分發(fā)揮好秘書(shū)工作部門(mén)的中心樞紐作用，真正做到“上情下達(dá)，下情上達(dá)”。
(四)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用
統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作是秘書(shū)工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是秘書(shū)工作的一項(xiàng)重要職能，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：第一，在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮協(xié)調(diào)作用。決策前，領(lǐng)導(dǎo)者大都責(zé)成秘書(shū)人員對(duì)于要決策的問(wèn)題組織或協(xié)同有關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)研論證;決策后，秘書(shū)人員還要協(xié)同相關(guān)部門(mén)做好信息反饋工作，調(diào)查各有關(guān)實(shí)施單位對(duì)于決策的具體落實(shí)情況，保持工作運(yùn)行的暢通。第二，對(duì)于日常工作中難以解決的重要問(wèn)題，秘書(shū)人員還要秉承領(lǐng)導(dǎo)思想同時(shí)協(xié)調(diào)各方力量，抓緊解決和落實(shí)。第三，在日常辦文、辦會(huì)、辦事過(guò)程中，哪些環(huán)節(jié)出現(xiàn)矛盾，一般均需要秘書(shū)人員按照領(lǐng)導(dǎo)的指示同各方協(xié)調(diào)關(guān)系，促進(jìn)決策的落實(shí)。
(五)形象窗口作用
在日常工作和各種交往中，秘書(shū)人員需要經(jīng)常代表機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人出面，例如內(nèi)外聯(lián)系、洽商公務(wù)、群眾信訪、迎來(lái)送往等事宜均需要由秘書(shū)出面完成。而對(duì)外行文、組織會(huì)議、安排領(lǐng)導(dǎo)人的公務(wù)活動(dòng)，更是秘書(shū)形象窗口作用在工作上的反映。因此，一個(gè)機(jī)關(guān)的形象及其工作面貌、工作作風(fēng)、領(lǐng)導(dǎo)者的形象等都與秘書(shū)工作的形象窗口作用有著非常密切的聯(lián)系，秘書(shū)人員在日常工作和生活中要堅(jiān)決抵制“門(mén)難進(jìn)、臉難看、話(huà)難聽(tīng)、事難辦”的官僚主義作風(fēng)和習(xí)氣。
秘書(shū)工作的性質(zhì)和地位決定了秘書(shū)工作是機(jī)關(guān)工作中各種信息的主要集散地，因此，秘書(shū)工作成為方便領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的“信息庫(kù)”和“資料庫(kù)”，隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)者提供信息咨詢(xún)和服務(wù)。因此，秘書(shū)人員常常需要主動(dòng)進(jìn)行調(diào)查研究工作，及時(shí)地采集和收錄各種有用信息，向領(lǐng)導(dǎo)提供需要了解和掌握的各種動(dòng)態(tài)信息，做好領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)輔助和服務(wù)工作。
三、秘書(shū)工作的性質(zhì)
秘書(shū)工作是因領(lǐng)導(dǎo)工作的需要而存在的，屬于機(jī)關(guān)工作的一部分。要想準(zhǔn)確理解秘書(shū)工作的性質(zhì)，需要將其放在領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的領(lǐng)域來(lái)觀察和認(rèn)識(shí)。
(一)秘書(shū)工作的輔助性
秘書(shū)工作的輔助性是指秘書(shū)工作在領(lǐng)導(dǎo)工作中所具有的輔助性。秘書(shū)工作的產(chǎn)生具有必然性，它是由于統(tǒng)治階級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)群體為了滿(mǎn)足其自身工作運(yùn)轉(zhuǎn)需求而產(chǎn)生的。這就決定了秘書(shū)人員在處理解決任何問(wèn)題的時(shí)候，都需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的意圖和需求來(lái)做，而不是代替領(lǐng)導(dǎo)者作出決定。即使秘書(shū)人員對(duì)某些問(wèn)題提出了解決方案，這些方案也需要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)權(quán)衡確定后才能執(zhí)行。秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)或秘書(shū)人員只能站在輔助的位置上行使職能，既不能缺位，也不能錯(cuò)位，更不能越位。秘書(shū)工作人員需要對(duì)自身進(jìn)行準(zhǔn)確定位，努力發(fā)揮好秘書(shū)工作在領(lǐng)導(dǎo)工作中的參謀輔助作用。
(二)秘書(shū)工作的樞紐性
秘書(shū)工作的樞紐性是指秘書(shū)工作在機(jī)關(guān)工作中具有樞紐性作用。由于秘書(shū)工作部門(mén)是整個(gè)機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的必要條件和組織保障，因此只有秘書(shū)工作井然有序，高質(zhì)量、高效率地運(yùn)轉(zhuǎn)，才能夠?qū)崿F(xiàn)整個(gè)機(jī)關(guān)工作的各項(xiàng)職能，做到上情下達(dá)、下情上達(dá)、左右協(xié)調(diào)、步調(diào)統(tǒng)一，并帶動(dòng)職能部門(mén)同步運(yùn)轉(zhuǎn)。這種樞紐與核心地位決定了秘書(shū)工作的重要性。
(三)秘書(shū)工作的機(jī)要性
秘書(shū)工作是一項(xiàng)機(jī)要性很強(qiáng)的工作，這點(diǎn)主要是針對(duì)秘書(shū)工作的具體內(nèi)容而言的。漢語(yǔ)中“秘書(shū)”一詞，包含有“秘密”的意思，而英語(yǔ)中的“secretary”(秘書(shū))一詞中的詞干“secret”，意思也是“秘密”。因此，單從“秘書(shū)”一詞的字面意思就可以反映出秘書(shū)工作的機(jī)要性。由于秘書(shū)工作是輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的，而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)中樞都是機(jī)密核心。秘書(shū)部門(mén)是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)中樞的綜合辦事機(jī)關(guān)，秘書(shū)人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，必然要接觸到各種機(jī)密。特別是重要部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人的秘書(shū)，由于掌握更多的重要情況，其機(jī)要性更強(qiáng)。
(四)秘書(shū)工作的政治性
秘書(shū)工作的政治性是針對(duì)秘書(shū)工作人員本身而格外強(qiáng)調(diào)的。這是因?yàn)槊貢?shū)部門(mén)處于核心要害部門(mén)，秘書(shū)人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，接觸到工作中的機(jī)密核心文件也會(huì)很多。這就需要在對(duì)秘書(shū)工作人員的選拔和任用上要格外慎重，要求其能夠做到政治上絕對(duì)忠實(shí)可靠，有高度的保密觀念，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，嚴(yán)守各種機(jī)密。此外，我們黨和國(guó)家對(duì)秘書(shū)人員的選用條件還專(zhuān)門(mén)制定頒發(fā)了機(jī)要秘書(shū)工作的規(guī)定，其中，任用前要進(jìn)行政治審查，任用后要經(jīng)常進(jìn)行保密教育，都是出于秘書(shū)工作的客觀現(xiàn)實(shí)需要。
四、秘書(shū)工作的職能
(一)事務(wù)性助手職能——協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種事務(wù)
秘書(shū)部門(mén)的一個(gè)重要職責(zé)就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種日常事務(wù)，保證領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)能夠高效運(yùn)轉(zhuǎn)。事務(wù)性工作是任何機(jī)關(guān)都無(wú)法回避的。比如公務(wù)往來(lái)或會(huì)議上使用的大量文稿需要有人撰寫(xiě)和處理;工作中的許多問(wèn)題需要通過(guò)采集信息和調(diào)查研究才能解決;推進(jìn)工作的過(guò)程中有許多環(huán)節(jié)出現(xiàn)矛盾，需要有人進(jìn)行協(xié)調(diào)處理;還有接待信訪、機(jī)要、交通、接聽(tīng)電話(huà)、值班等工作，這些工作均需要耗用大量的時(shí)間和精力，但是這又屬于秘書(shū)部門(mén)的基礎(chǔ)性工作，也是秘書(shū)部門(mén)最頻繁的工作內(nèi)容，因此，秘書(shū)部門(mén)要為領(lǐng)導(dǎo)辦好這些工作，使其可以從瑣碎的日常辦公事務(wù)中脫身，集中更多的時(shí)間和精力處理全局工作或者研究解決重大政策性問(wèn)題。
(二)智能性參謀職能——幫助領(lǐng)導(dǎo)制定正確決策
在新時(shí)期下，秘書(shū)工作除了要做好日常各項(xiàng)事務(wù)性工作外，更要大力加強(qiáng)和發(fā)揮好參謀作用，加強(qiáng)信息調(diào)研和監(jiān)督檢查工作的力度，為領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)化提供有效的服務(wù)。秘書(shū)工作的參謀職能是在辦理包括各類(lèi)事務(wù)性工作的過(guò)程中體現(xiàn)出來(lái)的，尤其是在調(diào)查研究、信息處理、公務(wù)督查、綜合協(xié)調(diào)等工作過(guò)程中，秘書(shū)人員需要根據(jù)了解和掌握的有關(guān)情況，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出工作建議，提供決策的參考信息和依據(jù)，或者回答領(lǐng)導(dǎo)提出的相關(guān)問(wèn)題，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的決策活動(dòng)提供信息服務(wù)。
秘書(shū)工作的參謀和助手職能是從秘書(shū)工作的整體性而言的，滲透并體現(xiàn)在秘書(shū)人員為領(lǐng)導(dǎo)辦文、辦會(huì)、辦事這“三辦”的大量具體事務(wù)性的工作過(guò)程中。脫離具體的工作，秘書(shū)工作的參謀和助手職能也就成為“空中樓閣”。因此，秘書(shū)工作需要切實(shí)當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，腳踏實(shí)地地做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作。
五、秘書(shū)工作的特征
(一)秘書(shū)工作的本質(zhì)特征
秘書(shū)工作與其他工作的本質(zhì)區(qū)別在于秘書(shū)工作從屬于一定的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)者，并為領(lǐng)導(dǎo)工作提供綜合輔助性服務(wù)。因此，綜合輔助性服務(wù)是秘書(shū)工作的本質(zhì)屬性。其具體體現(xiàn)為：
(1)所有秘書(shū)工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開(kāi)。領(lǐng)導(dǎo)工作涉及哪里，其工作范圍就要擴(kuò)展或延伸到哪里。
(2)能夠參加領(lǐng)導(dǎo)班子的各種會(huì)議并共同研究問(wèn)題，并提出各種解決問(wèn)題的方案，但是只有發(fā)言權(quán)而無(wú)表決權(quán)，更無(wú)決定權(quán)。
(3)秘書(shū)人員在處理任何問(wèn)題時(shí)，一般只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示的精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張。
(二)秘書(shū)工作的一般特征
秘書(shū)工作除了具有綜合輔助性服務(wù)這一本質(zhì)屬性外，還具有政治性、被動(dòng)性、綜合性、全面性、事務(wù)性、靈活性的特點(diǎn)，這些特征是由其本質(zhì)特征所決定的、為各類(lèi)秘書(shū)工作所共有的特征，具體體現(xiàn)為：
(1)政治性。由于我國(guó)的秘書(shū)工作是為人民政權(quán)服務(wù)的，與黨和國(guó)家的根本利益密切相關(guān)，因此，秘書(shū)工作具有強(qiáng)烈的政治色彩。
(2)被動(dòng)性。主要體現(xiàn)為兩點(diǎn)：一是秘書(shū)的工作根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的需要來(lái)安排;二是凡是無(wú)法分解到具體部門(mén)的工作都由秘書(shū)工作來(lái)承擔(dān)。
(3)綜合性。這是由于秘書(shū)部門(mén)作為綜合性服務(wù)部門(mén)的性質(zhì)所決定的。
(4)事務(wù)性。這是由秘書(shū)部門(mén)所處理的工作內(nèi)容來(lái)決定的。
(5)靈活性。這是因?yàn)槊貢?shū)工作經(jīng)常會(huì)遇到突發(fā)情況，要求秘書(shū)能夠具備很強(qiáng)的變通能力，從而靈活處理問(wèn)題。
六、秘書(shū)工作的規(guī)律
(一)秘書(shū)工作的基本規(guī)律
1.領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)綜合輔助性服務(wù)的需求是秘書(shū)工作存在的客觀基礎(chǔ)
秘書(shū)人員提供的綜合輔助性服務(wù)與領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)綜合輔助性服務(wù)的需求之間，本質(zhì)上是一種供求關(guān)系。其中，領(lǐng)導(dǎo)工作的“需求”居于支配和主導(dǎo)地位，而秘書(shū)人員的“供給”則處于服從和次要地位。因此，領(lǐng)導(dǎo)工作的“需求”是秘書(shū)人員的“供給”，即秘書(shū)工作賴(lài)以存在的客觀基礎(chǔ)。
2.秘書(shū)工作高質(zhì)量的綜合輔助性服務(wù)是領(lǐng)導(dǎo)工作正常開(kāi)展的必要條件
由于領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)綜合輔助性服務(wù)的需求是嚴(yán)格限定在公務(wù)活動(dòng)的范圍之內(nèi)的，主要是指領(lǐng)導(dǎo)者在實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)行為的過(guò)程中，需要秘書(shū)人員輔助完成的公共事務(wù)。隨著新時(shí)期的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)工作所面臨的矛盾和問(wèn)題漸趨復(fù)雜化，因此，秘書(shū)人員高質(zhì)量的綜合輔助性服務(wù)是領(lǐng)導(dǎo)工作正常開(kāi)展的必要條件。
3.不斷滿(mǎn)足領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)綜合輔助性服務(wù)的需求是推進(jìn)秘書(shū)工作的根本動(dòng)力
設(shè)立秘書(shū)部門(mén)是領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)綜合輔助性服務(wù)的客觀需求。隨著這種需求的日漸強(qiáng)化，將會(huì)對(duì)秘書(shū)部門(mén)的服務(wù)水平提出更高的標(biāo)準(zhǔn)和更嚴(yán)的要求，這必然推動(dòng)秘書(shū)工作向新的水平邁進(jìn)和發(fā)展。所以，不斷滿(mǎn)足領(lǐng)導(dǎo)工作的需求是推進(jìn)秘書(shū)工作的根本動(dòng)力。
4.領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)綜合輔助性服務(wù)的滿(mǎn)意程度是檢驗(yàn)秘書(shū)工作水平的主要標(biāo)志
領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于綜合輔助性服務(wù)的期望是“沒(méi)有最好，只有更好”。而從秘書(shū)工作的價(jià)值角度來(lái)看，一切活動(dòng)均是為了確保領(lǐng)導(dǎo)職能的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)人員提供服務(wù)的滿(mǎn)意程度越高，領(lǐng)導(dǎo)工作績(jī)效越明顯，秘書(shū)工作的價(jià)值就越大。因此，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)綜合輔助性服務(wù)的滿(mǎn)意程度是檢驗(yàn)秘書(shū)工作水平的主要標(biāo)志。
秘書(shū)人員要深刻認(rèn)識(shí)秘書(shū)工作的普遍規(guī)律，正視秘書(shū)工作的服務(wù)水平與領(lǐng)導(dǎo)工作的服務(wù)需求之間的矛盾，明確秘書(shū)工作的重要價(jià)值，更好地為領(lǐng)導(dǎo)做好綜合輔助性服務(wù)。
(二)秘書(shū)工作的具體規(guī)律
秘書(shū)工作具體規(guī)律實(shí)質(zhì)上是秘書(shū)工作基本規(guī)律的具體表現(xiàn)，其主要體現(xiàn)為下述三點(diǎn)：
1.秘書(shū)參謀活動(dòng)的規(guī)律
所謂秘書(shū)的參謀活動(dòng)是指以出謀獻(xiàn)策為手段，以輔助領(lǐng)導(dǎo)決策為目的。秘書(shū)部門(mén)在行使參謀職能時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下規(guī)律性認(rèn)識(shí)：
(1)將秘書(shū)參謀職能寓于具體工作中。
(2)秘書(shū)參謀方向必須與領(lǐng)導(dǎo)決策目標(biāo)保持同一性。
(3)秘書(shū)參謀內(nèi)容必須與領(lǐng)導(dǎo)決策需求相一致。
(4)秘書(shū)參謀方法必須與領(lǐng)導(dǎo)決策特征相適應(yīng)。
2.辦公室日常運(yùn)轉(zhuǎn)的規(guī)律
辦公室作為秘書(shū)工作的主要場(chǎng)所，處于中樞地位。辦公室的工作既有程序性、穩(wěn)定性的一面，又有隨機(jī)性、靈活性的一面。在日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作中，應(yīng)注意以下規(guī)律：
(1)區(qū)分辦公室工作的輕重緩急。
(2)增強(qiáng)辦公室工作的質(zhì)量和效率意識(shí)。
(3)優(yōu)化辦公室環(huán)境氛圍，塑造健康的辦公室文化，增強(qiáng)辦公室工作人員的凝聚力和向心力。
3.秘書(shū)寫(xiě)作活動(dòng)的規(guī)律
寫(xiě)作作為秘書(shū)人員的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，體現(xiàn)了秘書(shū)人員發(fā)揮參謀和助手作用的重要職能。在秘書(shū)寫(xiě)作實(shí)踐中，經(jīng)過(guò)人們逐漸總結(jié)和摸索，形成了以下一些規(guī)律性的認(rèn)識(shí)：
(1)秘書(shū)人員的知識(shí)、能力、素質(zhì)水平，要與“以文輔政”的職能相適應(yīng)。
(2)秘書(shū)人員的思想觀點(diǎn)，要與領(lǐng)導(dǎo)者的思想意圖相統(tǒng)一。
(3)秘書(shū)寫(xiě)作的內(nèi)容，要與領(lǐng)導(dǎo)工作的要求相合拍。
(4)秘書(shū)起草文稿的風(fēng)格，要與領(lǐng)導(dǎo)者風(fēng)格、個(gè)性相協(xié)調(diào)。
(5)秘書(shū)起草文稿的表達(dá)，要與領(lǐng)導(dǎo)立意相吻合。
秘書(shū)的寫(xiě)作行為和文稿質(zhì)量，必須以符合領(lǐng)導(dǎo)工作需求為本質(zhì)。高質(zhì)量的公文文稿，對(duì)于推動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)工作，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能起著舉足輕重的作用。
此外，在秘書(shū)調(diào)研、公務(wù)督查、綜合協(xié)調(diào)、會(huì)議服務(wù)、信息服務(wù)等秘書(shū)專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)中，均包含著各自的規(guī)律性。秘書(shū)人員要透過(guò)紛繁復(fù)雜的工作內(nèi)容，不斷摸索和掌握秘書(shū)工作的內(nèi)在規(guī)律，并自覺(jué)用于指導(dǎo)實(shí)踐活動(dòng)。
文秘基礎(chǔ)知識(shí)和技能(三)
文秘基礎(chǔ)：常用規(guī)范性公文
1、請(qǐng)示：如果某個(gè)單位在推行工作中遇到了自己不能解決的困難和問(wèn)題，比如資金、政策等，需要上級(jí)幫助解決，就得寫(xiě)成請(qǐng)示，寫(xiě)請(qǐng)示要注意幾個(gè)問(wèn)題：一是只能一事一請(qǐng)，不能在一個(gè)請(qǐng)示里夾帶多個(gè)請(qǐng)示事項(xiàng)，要資金就只寫(xiě)要資金的請(qǐng)示，需要某個(gè)政策性決定的，就寫(xiě)成單一的請(qǐng)示。二是一請(qǐng)一報(bào)，一個(gè)請(qǐng)示只能報(bào)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，不能多頭報(bào)送。三是一般不越級(jí)請(qǐng)示，但特殊情況除外(如經(jīng)費(fèi)請(qǐng)示)，在實(shí)踐中本著解決問(wèn)題的原則，不僵化、不教條。四是要簡(jiǎn)短精煉，簡(jiǎn)潔明了地講明原因、困難，對(duì)請(qǐng)求事項(xiàng)要明確，要多少錢(qián)，要什么政策，至于人家怎么批是人家的事，還要講明你要的錢(qián)主要是用作哪個(gè)方面。
2、報(bào)告：報(bào)告是典型的上行公文，是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)和建議、答復(fù)上級(jí)的詢(xún)問(wèn)等。報(bào)告的特點(diǎn)是閱知性，不是批復(fù)、答復(fù)性，看的人可以簽署意見(jiàn)，也可以不簽署意見(jiàn)或表態(tài)。所以，在選擇這個(gè)文種的時(shí)候，要選擇那些只需要上級(jí)知道的工作或事件，或者向就某項(xiàng)工作提意見(jiàn)建議，但不一定需要批復(fù)，a分類(lèi)：一是工作報(bào)告，是按照上級(jí)機(jī)關(guān)要求做作的報(bào)告，如政府工作報(bào)告;二是情況報(bào)告，即在工作中遇到了問(wèn)題，或覺(jué)得應(yīng)該讓上級(jí)知道某個(gè)重要事項(xiàng)的當(dāng)前情況(貫徹落實(shí)會(huì)議精神的報(bào)告);三是回復(fù)性報(bào)告，回答上級(jí)問(wèn)詢(xún)、落實(shí)上級(jí)臨時(shí)交辦的某項(xiàng)工作(關(guān)于審計(jì)意見(jiàn)整改情況的報(bào)告);四是備案報(bào)告(規(guī)范性文件備案)。
b寫(xiě)法：一是要有導(dǎo)語(yǔ)，說(shuō)明依據(jù)什么寫(xiě)這個(gè)報(bào)告，或者為什么要寫(xiě)這個(gè)報(bào)告(依據(jù)什么機(jī)關(guān)的什么通知精神，或者根據(jù)某位領(lǐng)導(dǎo)的批示精神，我們做了什么，怎么做的)。二是總體結(jié)構(gòu)一般是：第一，基本情況;第二，主要做法;第三，收到的效果;第四，存在的問(wèn)題;第五，今后工作的建議。這是常規(guī)格式，具體中有變化。如人大視察**法的實(shí)施情況，就可以先寫(xiě)成效(可以一并寫(xiě)做法)，再寫(xiě)問(wèn)題，最后寫(xiě)建議，三個(gè)部分完成。我們要向市政府報(bào)一個(gè)土地使用及管理工作方面的情況報(bào)告，就要有基本情況(建設(shè)用地、開(kāi)發(fā)區(qū)用地)、問(wèn)題、措施。回復(fù)報(bào)告的寫(xiě)法比較直接，上級(jí)問(wèn)什么問(wèn)題，我們就答什么問(wèn)題，一條一條的答(如審計(jì)意見(jiàn)整改報(bào)告，用打醬油的錢(qián)打了醋我們是怎么整改的，程序不規(guī)范我們是怎么整改的，擠占專(zhuān)項(xiàng)建設(shè)資金我們是怎么整改的)。三是結(jié)尾?；貜?fù)報(bào)告寫(xiě)“專(zhuān)此報(bào)告，請(qǐng)閱”;工作報(bào)告寫(xiě)“以上報(bào)告當(dāng)否，請(qǐng)閱示”;備案報(bào)告寫(xiě)“請(qǐng)予審查”。切忌報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。
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