文秘專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)說明
作為一名秘書人員，應(yīng)該涉獵廣泛，了解各方面的知識(shí)，這樣在日常工作中才能得新應(yīng)手。下面是小編給大家?guī)淼奈拿貙I(yè)基礎(chǔ)知識(shí)說明，歡迎大家閱讀參考，我們一起來看看吧!
秘書打電話的禮儀
記準(zhǔn)電話，以免打錯(cuò)
如果撥錯(cuò)號(hào)碼，應(yīng)禮貌地向?qū)Ψ降狼?，不可隨手掛機(jī)，然后向?qū)Ψ秸f：對(duì)不起。選擇恰當(dāng)?shù)膿艽驎r(shí)間如無緊急情況，一般白天應(yīng)在8點(diǎn)以后(假日在9點(diǎn)以后)，夜間則在22點(diǎn)之前，以免打擾他人休息。有午睡的季節(jié)，不應(yīng)在中午打電話，一般通話時(shí)間以3~5分鐘為宜，伎倆提高通話效率，減少占用時(shí)間。撥打電話前應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備通話以前，應(yīng)對(duì)談話內(nèi)容與目的做到胸有成竹，有的放矢，避免詞不達(dá)意，結(jié)結(jié)巴巴的通話。發(fā)傳真時(shí)的禮節(jié)如發(fā)傳真，而對(duì)方使用的又是電話/傳真兩用機(jī)，也就是兩種機(jī)器使用同一個(gè)電話號(hào)碼，你可先撥通對(duì)方號(hào)碼，通知對(duì)方：您好，請(qǐng)打開傳真機(jī)，我有傳真件發(fā)給您，謝謝。待耳機(jī)中聽見尖利獨(dú)特的傳真記號(hào)時(shí)，便可發(fā)送傳真件。
代撥電話的禮節(jié)
如果是為上司或同事代撥電話，接通電話后先確認(rèn)對(duì)方身份，然后客氣地請(qǐng)對(duì)方稍后，告訴對(duì)方誰要和其通話，然后把電話轉(zhuǎn)給有關(guān)人員或用手捂住話筒請(qǐng)委托者來接電話。在辦公室內(nèi)避免打私人電話不可占用公司電話談個(gè)人私事，更不允許在工作時(shí)間通過電話與親朋好友聊天。
秘書手機(jī)禮儀
手機(jī)作為日益普遍的通訊工具，其使用禮儀的不完善已經(jīng)成為禮儀的最大威脅之一，秘書在社交場所或工作場合放肆地使用手機(jī)，嚴(yán)重影響他人，也影響到其本身的形象。關(guān)于手機(jī)禮儀，秘書們應(yīng)該注意一下幾點(diǎn)。
公共場合不要旁若無人的使用手機(jī)。尤其是在電梯，樓梯，路口，人行道這樣的地方，在會(huì)議中或是與人洽談時(shí)，最好把手機(jī)關(guān)掉，特殊情況下可以調(diào)成靜音或震動(dòng)狀態(tài)。在與人一起用餐的時(shí)候，也有必要把手機(jī)關(guān)掉或是調(diào)成震動(dòng)狀態(tài)，不要出現(xiàn)當(dāng)人們正吃到興頭上時(shí)被煩人的鈴聲打斷。在所有公共場合，都要在手機(jī)沒有使用時(shí)，把它放在合乎禮儀的常規(guī)位置，放手機(jī)最正規(guī)的位置是隨身攜帶的公文包里，無論如何都不要拿在手里，安全其間不要放在桌子上，公共場合使用手機(jī)，應(yīng)盡量壓低自己的音量，而絕不能大聲說話。手機(jī)短信因其快捷又類似書面信函的優(yōu)勢，被大眾尤其是年輕人廣泛地使用，因此我們很有必要關(guān)注一下手機(jī)短信的使用禮儀，在公共場合和社交承和不時(shí)響起的手機(jī)短信聲音，和這些場合響起的手機(jī)鈴聲一樣失禮。秘書們應(yīng)杜絕一邊和別人交談，一邊低頭查看短信的舉止，這是對(duì)對(duì)方的極大不尊重。同時(shí)在短信的內(nèi)容選擇和編輯上，應(yīng)該和同行文明一樣重視。秘書的電話禮儀，從秘書接聽電話，撥打電話，使用手機(jī)通話等禮儀方面進(jìn)行詳細(xì)的介紹。希望在公共場合或是上班場合或是社交場合，都不會(huì)因?yàn)殡娫挼亩Y儀問題而有損公司的形象。
項(xiàng)目秘書工作職責(zé)
1、協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理監(jiān)督項(xiàng)目內(nèi)部順暢執(zhí)行公司制定的各種規(guī)章制度和流程。
2、負(fù)責(zé)整理項(xiàng)目日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)并上報(bào)相關(guān)部門及總經(jīng)理。
3、每周、每月的項(xiàng)目銷售分析報(bào)告，每月工作述職報(bào)告。
4、協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理完成對(duì)置業(yè)顧問的績效和晉升考核工作。
5、每月按時(shí)詳實(shí)制作全體銷售人員的業(yè)績報(bào)表并上交公司財(cái)務(wù)。
6、負(fù)責(zé)客服工作。
7、協(xié)助置業(yè)顧問談判的后勤工作：客戶到來時(shí)，積極達(dá)成置業(yè)顧問與客戶之間的溝通;在置業(yè)顧問的談判過程中，配合談判進(jìn)度與程度，適時(shí)地提供談判所需資料，并協(xié)助制造銷售氣氛。
8、積極、認(rèn)真、負(fù)責(zé)地做好銷售代表的成績、業(yè)績統(tǒng)計(jì)工作，使銷售代表能夠以信任、放心的心理狀態(tài)全力以赴做好項(xiàng)目的銷售宣傳工作。
9、根據(jù)前一天置業(yè)顧問的工作狀態(tài)和組員歸屬關(guān)系安排置業(yè)顧問當(dāng)天的見客次序。
10、接聽來訪電話，通過簡潔明快的電話交流獲取客戶的需求意向、基本資料，并努力邀請(qǐng)客戶上門拜訪。
11、預(yù)約客戶：對(duì)銷售代表留下的客戶電話要確認(rèn)其有效性并邀約上門;回訪客戶打進(jìn)的咨詢電話，再次邀請(qǐng)看房。
12、負(fù)責(zé)全體銷售人員的晨會(huì)簽到，嚴(yán)明工作紀(jì)律。
13、每天總結(jié)售樓處的運(yùn)轉(zhuǎn)概況：記錄當(dāng)天客戶的來訪情況，并按照客戶信息來源進(jìn)行分類處理;記錄置業(yè)顧問的談判進(jìn)度;銷售代表的工作效果與工作狀態(tài)。
文秘專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)試題及答案
1、什么是秘書?
答：在我國現(xiàn)階段，通常是指黨政機(jī)關(guān)、部隊(duì)、社會(huì)團(tuán)體或企業(yè)、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的助手，這一職業(yè)的工作具有輔助性和服務(wù)性。
2、秘書部門的職能性和工作特點(diǎn)?
答：(1)綜合性。(2)輔助性。(3)門面性。(4)機(jī)要性。
3、秘書工作的主要內(nèi)容?(風(fēng)險(xiǎn)題)
答：(1)處理文電。(2)撰擬文稿。(3)辦理會(huì)務(wù)。(4)調(diào)查研究。(5)查辦、催辦。(6)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖協(xié)議本單位的有關(guān)工作。(7)安排禮儀活動(dòng)。(8)處理來信來訪。(9)組織機(jī)要交通。(10)檔案的管理。(11)其他日常事處及領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)。
4、秘書工作的作用：
答：(1)樞紐作用。(2)助手作用。(3)參謀作用。(4)協(xié)調(diào)作用。(5)耳目作用。
5、秘書工作的指導(dǎo)思想：
答：一是為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù);二是為與本系統(tǒng)有關(guān)的部門及其成員服務(wù);三是為廣大人民群眾服務(wù)。
6、秘書工作的原則：
答：(1)準(zhǔn)確。(2)迅速。(3)求實(shí)。(4)保密。
7、秘書工作者的政治素質(zhì)：
答：(1)具有較高的理論水平。(2)具有較強(qiáng)的法律意識(shí)和政策觀念。(3)具有全心全意為人民服務(wù)的思想。(4)嚴(yán)于律己，遵守紀(jì)律。
8、秘書工作人員應(yīng)具備的基礎(chǔ)知識(shí)：
答：(1)基礎(chǔ)知識(shí)。(2)社會(huì)知識(shí)。(3)專業(yè)知識(shí)。(4)業(yè)務(wù)知識(shí)。(5)輔助知識(shí)。
9、秘書人員應(yīng)具備的能力：
答：(1)調(diào)查研究能力。(2)收集資料的能力。(3)文字表達(dá)能力。(4)口頭表達(dá)能力。(5)組織協(xié)調(diào)能力。(6)辦事能力。(7)管理事務(wù)的能力。(8)文字書寫的能力。(9)操作現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力。
10、信息的作用?
答：①為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供依據(jù)。②為實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理創(chuàng)造條件。③是發(fā)揮參謀，助手作用的主要內(nèi)容。
11、現(xiàn)代秘書部門信息工作應(yīng)遵循兩條原則?
?、?全面服務(wù)。②實(shí)事求是。不夸大縮小，既報(bào)喜，又報(bào)憂。
12、值班記錄電話記錄應(yīng)包括五個(gè)要素?
答：a來電時(shí)間。b來電單位、姓名及職務(wù)、電話號(hào)碼等。c來電內(nèi)容。d領(lǐng)導(dǎo)批示和處理意見。e接電話記錄人。
13、值班日記四要素：
答：值班員、值班時(shí)間、記事內(nèi)容、辦理情況。
14、打電話的一般程序是什么?
答：(1)打電話就應(yīng)對(duì)電話內(nèi)容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。(2)電話接通后，先問明對(duì)方是否就是要通知的單位或當(dāng)事人，然后先通報(bào)自己單位名稱、職務(wù)、姓名，再問對(duì)方姓名、職務(wù)，最后再說通話內(nèi)容。(3)向下級(jí)打的電話比較重要的，需要記錄的電話，打完后應(yīng)要求對(duì)方復(fù)述一遍，確保對(duì)方記錄無誤。下級(jí)人員在接完上級(jí)的重要電話后，亦應(yīng)主動(dòng)復(fù)述。(4)要找的人不在時(shí)，可要求對(duì)方轉(zhuǎn)告或安排回電話。
15、回電話接電話的一般程序是什么?
答：(1)回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。
(2)問清對(duì)方單位、姓名、職務(wù)后，通報(bào)自己的單位、職務(wù)和姓名。 (3)所接電話一般都應(yīng)有記錄，必要時(shí)使用錄音電話，并時(shí)常檢查自己對(duì)所接電話的處理情況。(4)來電話者要找的人不在時(shí)，問清是否需要代為轉(zhuǎn)告，不清楚的事情不盲目回答。
16、電話記錄有哪五個(gè)部分?
答：一是來電時(shí)間、包括年、月、日、時(shí)、分;二是來電單位、姓名及電話號(hào)碼;三是來電內(nèi)容;四是處理意見和領(lǐng)導(dǎo)批示;五是接電話記錄人。
17、什么是文書?
答：指個(gè)人、社會(huì)組織、政黨集團(tuán)、國家政權(quán)在社會(huì)活動(dòng)中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。
18、什么是文件?
答：通常所說的文件，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)、企事業(yè)單位制發(fā)使用的具備一定格式的公務(wù)文書。
19、什么是會(huì)簽?
答：兩個(gè)及兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)名行文，須經(jīng)各聯(lián)名機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志聯(lián)名簽署。聯(lián)名簽署文件的過程稱作會(huì)簽。會(huì)簽本身也是一種會(huì)商，但大量的實(shí)質(zhì)性的會(huì)商工作應(yīng)在會(huì)簽之前進(jìn)行。
20、什么是傳達(dá)范圍?
答： 指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達(dá)到哪個(gè)范圍，一般都是根據(jù)臨時(shí)情況確定的，文件中應(yīng)當(dāng)注示清楚。
22、密級(jí)一般劃分為哪幾級(jí)?
答： 一般劃分為秘密、機(jī)密、絕密三個(gè)等級(jí)。
23、會(huì)議報(bào)到有哪幾種方式?
答：①與會(huì)者本人持會(huì)議通知或單位介紹信親自報(bào)到;②委托他人代為報(bào)到;③電話報(bào)到。
24、內(nèi)賓接待工作原則是什么?
答：1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡樸大方，不搞形式主義，不要鋪張浪費(fèi)，盡可能少花錢多辦事。4、節(jié)省時(shí)間，努力提高辦事效率。
25、握手的技巧是什么?
答：同性之間特別是男性之間的握手應(yīng)當(dāng)有力，以示熱情友好;反之，如果有氣無力或者若無其事，就會(huì)使對(duì)方產(chǎn)生冷漠、疏遠(yuǎn)的感覺。異性之間、特別是女同志對(duì)男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。與領(lǐng)導(dǎo)同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應(yīng)當(dāng)主動(dòng)把手伸過去;如果他無意握手，就不要勉強(qiáng)。
26、為別人作介紹時(shí)應(yīng)注意哪幾方面?
答：如果雙方的地位不同，應(yīng)當(dāng)先把地位低的人介紹給地位高的人;如果雙方的身份相同、年齡相近，應(yīng)當(dāng)先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人;如果雙方的地位相近、年齡有別，應(yīng)當(dāng)先把年輕的介紹給年長的;如果一個(gè)人會(huì)見幾個(gè)人，應(yīng)當(dāng)先把一個(gè)人介紹給幾個(gè)人。在為別人介紹時(shí)，秘書工作者應(yīng)當(dāng)事先熟悉雙方的情況，以便介紹。
27、聽講時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)問題?
答： ①要專心致志認(rèn)真聽講，以示注意和尊重對(duì)方，而不要東張西望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。②不要隨意打斷人家的話題。③遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應(yīng)當(dāng)有禮貌地中斷對(duì)方的話題或委婉地回絕他，可以委婉地說“我們是不是長話短說?”或者說“對(duì)不起，我還有急事。咱們是不是以后再細(xì)談?”
28、當(dāng)你有幾機(jī)說話時(shí)，應(yīng)注意哪幾點(diǎn)?
?、僖Y貌文明、熱情和藹，給人以親切感;②語速要和緩，語調(diào)要適中，給人以舒暢感;③切忌過分急越亢奮，以免使人產(chǎn)生高壓感;④切忌多說官話、套話，也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生厭;此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂;⑤吐音要準(zhǔn)確，語言要簡潔，表達(dá)要妥貼，以提高對(duì)方的接受效果。
29、接電話時(shí)的注意事項(xiàng)?
答：電話鈴響后，應(yīng)當(dāng)馬上拿起耳機(jī)，而不要讓人久等;拿起耳機(jī)之后，應(yīng)當(dāng)立即說“您好!”而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以。
事業(yè)單位文秘的基礎(chǔ)知識(shí)
一、秘書工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其領(lǐng)導(dǎo)者的工作內(nèi)容
1.機(jī)關(guān)辦公廳(室)的基本任務(wù)
辦公廳(室)屬于秘書工作部門，是機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。它的出現(xiàn)是秘書工作發(fā)展的必然結(jié)果。中外領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人都設(shè)置辦公廳或辦公室。它的主要任務(wù)是協(xié)助它所直屬的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)完成各項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)工作，尤其是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定和實(shí)施決策服務(wù)。
辦公廳(室)的任務(wù)主要分為兩大部分：一是政務(wù)服務(wù)，包括辦文、辦會(huì)、文檔管理、代擬文稿、綜合協(xié)調(diào)等，這就是人們通常所說的秘書工作;二是事務(wù)服務(wù)，主要是后勤服務(wù)保障工作。
2.秘書長、辦公廳(室)主任的基本任務(wù)
秘書長和辦公廳(室)主任兼有秘書工作領(lǐng)導(dǎo)人和秘書人員的雙重身份。根據(jù)1951年中央人民政府批準(zhǔn)頒發(fā)的《政務(wù)院關(guān)于各級(jí)政府秘書長和不設(shè)秘書長的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書工作機(jī)構(gòu)的決定》，各級(jí)政府機(jī)關(guān)的秘書長或辦公廳主任主要承擔(dān)以下任務(wù)：第一，協(xié)助首長綜合情況、研究政策、推行工作;第二，協(xié)助首長密切各方面的工作關(guān)系;第三，協(xié)助首長掌管機(jī)關(guān)內(nèi)部的統(tǒng)一戰(zhàn)線工作;第四，協(xié)助首長掌管工作;第五，協(xié)助首長掌管機(jī)要工作;第六，主持日常行政事務(wù)(包括公文處理、會(huì)議組織、檢查和督促政府決議的執(zhí)行等事項(xiàng));第七，掌管機(jī)關(guān)事務(wù)工作。
因此，秘書長和辦公廳主任的工作任務(wù)，可以總結(jié)為“既要參與政務(wù)，又要掌管政務(wù)”兩個(gè)方面。而其中第一至第五項(xiàng)工作是需要協(xié)助首長完成的，具有明顯的參與政務(wù)性質(zhì);而第六、七項(xiàng)工作則主要是掌管機(jī)關(guān)日常事務(wù)，具有明顯的事務(wù)性特色。政務(wù)院的這些規(guī)定，雖然是針對(duì)我國秘書工作高層領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)而言的，但是卻為全國秘書部門應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的主要工作內(nèi)容確定了基本格局。
二、秘書工作的主要內(nèi)容
1.擬定、辦理公文
擬定公文是指根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者意圖和領(lǐng)導(dǎo)班子的決定精神起草公文或在領(lǐng)導(dǎo)者主持、指導(dǎo)之下，起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿事業(yè)單位文秘基礎(chǔ)知識(shí)錦集事業(yè)單位文秘基礎(chǔ)知識(shí)錦集。
擬定公文是秘書工作的傳統(tǒng)職能?，F(xiàn)代社會(huì)，擬定公文更成為秘書工作的一項(xiàng)極其重要的日常工作。因?yàn)楣木哂邪l(fā)布政令、傳達(dá)意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，秘書人員應(yīng)該以高度的責(zé)任心對(duì)待。
辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進(jìn)行的全部工作，反映了公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部處理的全過程。
辦理公文是秘書工作中一項(xiàng)最基本的工作內(nèi)容，大致可以分為發(fā)文處理和收文處理兩類。其中，發(fā)文過程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發(fā)、立卷、歸檔等主要環(huán)節(jié);收文過程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環(huán)節(jié)。在日常工作的發(fā)文和收文過程中，秘書人員都要按照黨和政府頒布的公文處理?xiàng)l例、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)辦理，做到分工合理、責(zé)任明確，確保公文處理過程的嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、優(yōu)質(zhì)、高效，為公文發(fā)揮應(yīng)有的效能創(chuàng)造條件。
2.辦理組織會(huì)務(wù)
辦理組織會(huì)務(wù)簡稱辦會(huì)，是指機(jī)關(guān)秘書部門或臨時(shí)設(shè)立的會(huì)議秘書機(jī)構(gòu)辦理與會(huì)議有關(guān)的各類具體事務(wù)，目的是為領(lǐng)導(dǎo)人開好會(huì)議做會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后的各種綜合輔助性服務(wù)。辦會(huì)過程中應(yīng)主要做好以下工作：一是會(huì)議議題的協(xié)調(diào)與安排，應(yīng)與各方面協(xié)調(diào)聯(lián)系，將會(huì)上討論決定的事項(xiàng)預(yù)先整理形成文件形式后，再將其中已經(jīng)立題的成熟文件交給主管領(lǐng)導(dǎo)，決定是否提交會(huì)議討論;二是會(huì)議的統(tǒng)籌安排，即從整體上安排好會(huì)議的各項(xiàng)方面事宜，如會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參加人員、會(huì)場布置等;三是會(huì)議文件材料的印發(fā)、傳遞、清退、立卷、歸檔等;四是會(huì)議期間的各項(xiàng)服務(wù);五是會(huì)議善后工作，如整理會(huì)議記錄、編寫簡報(bào)和會(huì)議紀(jì)要、督促檢查會(huì)議決策的落實(shí)等。
3.調(diào)查研究工作
調(diào)查研究工作是指圍繞中心工作，針對(duì)當(dāng)前領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心和急需解決的有關(guān)問題，調(diào)查了解相關(guān)情況，并進(jìn)行分析研究，寫出調(diào)查報(bào)告呈交給領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人。這是發(fā)揮秘書工作的參謀、助手職能，直接為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的一項(xiàng)重要工作。
每一項(xiàng)調(diào)查研究均應(yīng)做好調(diào)查準(zhǔn)備、調(diào)查實(shí)施和調(diào)查總結(jié)收尾這三個(gè)階段的工作。其中，準(zhǔn)備階段應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的需求確定調(diào)查題目，擬制提綱;實(shí)施階段要注意選準(zhǔn)調(diào)查研究對(duì)象，采用多種方式，廣泛搜集、認(rèn)真整理、深入研究調(diào)查得來的材料;總結(jié)收尾階段就是對(duì)調(diào)查研究工作進(jìn)行整體分析，在以前階段工作的基礎(chǔ)上，寫出調(diào)查報(bào)告。
4.信息處理工作
秘書信息處理工作是指按照黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作的要求，采集與處理信息，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策和實(shí)施決策服務(wù)的一項(xiàng)工作。凡是領(lǐng)導(dǎo)工作中要掌握的各種動(dòng)態(tài)、情況以及實(shí)際工作領(lǐng)域中帶有苗頭性、傾向性的問題，都需要收集并及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)部門。
開展信息處理工作首先要建立和健全信息網(wǎng)絡(luò)，這是搞好信息處理工作的基礎(chǔ);其次要建立一支德才兼?zhèn)洹⑺悸烽_闊、反應(yīng)敏捷，具有較強(qiáng)的觀察和分析問題能力的信息員隊(duì)伍;最后要實(shí)現(xiàn)信息處理工作手段的現(xiàn)代化，以便快速傳遞和處理信息。開展信息處理工作應(yīng)確保信息的收集、加工、存儲(chǔ)、輸出、反饋等基本環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。
5.溝通協(xié)調(diào)工作
對(duì)秘書工作而言，溝通協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容極為廣泛，依據(jù)協(xié)調(diào)對(duì)象劃分，有對(duì)上的協(xié)調(diào)(即對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者之間和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)之間的協(xié)調(diào))、對(duì)下的協(xié)調(diào)、同級(jí)之間的協(xié)調(diào)、上下級(jí)雙方的協(xié)調(diào)、同屬部門的協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào)等，而其中最常見的是業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào)，如會(huì)議協(xié)調(diào)、公文活動(dòng)協(xié)調(diào)、事項(xiàng)協(xié)調(diào)等?？傊?，凡是與領(lǐng)導(dǎo)決策和指導(dǎo)工作有關(guān)事項(xiàng)的協(xié)調(diào)，均屬于秘書工作的業(yè)務(wù)范圍事業(yè)單位文秘基礎(chǔ)知識(shí)錦集辦公文秘。開展秘書協(xié)調(diào)工作時(shí)，可以利用的方式有電話協(xié)調(diào)、送文上門協(xié)調(diào)、請(qǐng)人進(jìn)門協(xié)調(diào)、登門拜訪協(xié)調(diào)、召開會(huì)議協(xié)調(diào)等
6.信訪接待工作
信訪接待工作是處理群眾來信和接待群眾來訪工作的總稱，是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的秘書工作的一項(xiàng)經(jīng)常性的重要工作。收到群眾來信，要及時(shí)拆封，認(rèn)真閱讀，做好摘記，準(zhǔn)確交辦，按“分級(jí)負(fù)責(zé)，歸口辦理”的原則妥善處理或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門辦理。有群眾來訪時(shí)，要熱情接待，認(rèn)真聽記，恰當(dāng)處理。
7.監(jiān)督檢查工作
監(jiān)督檢查工作的主要內(nèi)容分為三個(gè)方面，即對(duì)黨的路線、方針、政策和黨政機(jī)關(guān)工作部署落實(shí)情況的督促檢查;對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人批辦事件承辦情況的督促檢查;對(duì)文件和會(huì)議事項(xiàng)的督促辦理。監(jiān)督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實(shí)地調(diào)研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情況，向上反映情況。
8.公務(wù)接洽工作
公務(wù)接洽工作是指辦理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、平行單位、下級(jí)組織與本機(jī)關(guān)聯(lián)系公務(wù)事宜的接洽工作。這是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體均不可缺少的一項(xiàng)工作，是作為機(jī)關(guān)“窗口”的秘書工作經(jīng)常性的重要工作內(nèi)容，主要包括：承辦處理各機(jī)關(guān)單位直接派人或通過電話形式來本機(jī)關(guān)商洽或聯(lián)系的公文事宜，有協(xié)助聯(lián)絡(luò)公務(wù)，安排領(lǐng)導(dǎo)人接見，答復(fù)詢問，落實(shí)承辦單位，解決來訪者食宿、交通等事項(xiàng)。為確保公務(wù)接洽工作的順利進(jìn)行，秘書人員應(yīng)做到忠于職守、認(rèn)真執(zhí)行交接班制度和請(qǐng)示報(bào)告制度，做好值班日記和電話記錄。同時(shí)，還應(yīng)熟悉領(lǐng)導(dǎo)者情況，與有關(guān)部門保持密切聯(lián)系。此外，還應(yīng)善于處理人際關(guān)系。
9.教學(xué)秘書工作職責(zé)：
9.1協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)抓好教學(xué)常規(guī)工作的安排，檢查與總結(jié)工作。
9.2及時(shí)向院領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)上級(jí)部門安排的各項(xiàng)任務(wù)及上報(bào)院的有關(guān)情況。
9.3協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)處理好日常的教學(xué)事務(wù)工作，并及時(shí)進(jìn)行請(qǐng)示與匯報(bào)。
9.4負(fù)責(zé)收集撰寫整理，管理各種教學(xué)信息和教學(xué)文件。
9.5負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的建立與管理工作，作到分門別類，有條理。
9.6作好各種文件的收發(fā)，登記與管理工作。
10.生活秘書工作職責(zé)
10.1.協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)抓好教學(xué)辦公用品的供應(yīng)與發(fā)放工作，監(jiān)督辦公費(fèi)用的使用情況事業(yè)單位文秘基礎(chǔ)知識(shí)錦集事業(yè)單位文秘基礎(chǔ)知識(shí)錦集。
10.2.協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)、班主任抓好勞動(dòng)衛(wèi)生工作。
10.3.負(fù)責(zé)院辦公室必須設(shè)施如教室、辦公室門窗、桌、椅、照明設(shè)施、黑板等的維修和電話管理工作。為保證正常的教學(xué)秩序作好物質(zhì)保證。
10.4.負(fù)責(zé)全院教職工的考勤與學(xué)生考勤的匯總工作。
10.5.協(xié)助院工會(huì)作好全院教職工的福利工作。
10.6.協(xié)助院長用好院基金的使用管理工作，所有經(jīng)費(fèi)的支付與回收工作。
10.7作好教職工的生活服務(wù)工作如準(zhǔn)備好開水、洗手水、內(nèi)務(wù)整理等。
10.8作好院資料室的收發(fā)與報(bào)刊雜志的征訂工作。
三、秘書工作的特征
(一)秘書工作的本質(zhì)特征
秘書工作與其他工作的本質(zhì)區(qū)別在于秘書工作從屬于一定的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)者，并為領(lǐng)導(dǎo)工作提供綜合輔助性服務(wù)。因此，綜合輔助性服務(wù)是秘書工作的本質(zhì)屬性。其具體體現(xiàn)為：
(1)所有秘書工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開。領(lǐng)導(dǎo)工作涉及哪里，其工作范圍就要擴(kuò)展或延伸到哪里。(2)能夠參加領(lǐng)導(dǎo)班子的各種會(huì)議并共同研究問題，并提出各種解決問題的方案，但是只有發(fā)言權(quán)而無表決權(quán)，更無決定權(quán)。(3)秘書人員在處理任何問題時(shí)，一般只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示的精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張。
(二)秘書工作的一般特征
秘書工作除了具有綜合輔助性服務(wù)這一本質(zhì)屬性外，還具有政治性、被動(dòng)性、綜合性、全面性、事務(wù)性、靈活性的特點(diǎn)，這些特征是由其本質(zhì)特征所決定的、為各類秘書工作所共有的特征，具體體現(xiàn)為：
(1)政治性。由于我國的秘書工作是為人民政權(quán)服務(wù)的，與黨和國家的根本利益密切相關(guān)，因此，秘書工作具有強(qiáng)烈的政治色彩。
(2)被動(dòng)性。主要體現(xiàn)為兩點(diǎn)：一是秘書的工作根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的需要來安排;二是凡是無法分解到具體部門的工作都由秘書工作來承擔(dān)事業(yè)單位文秘基礎(chǔ)知識(shí)錦集辦公文秘。
(3)綜合性，這是由于秘書部門作為綜合性服務(wù)部門的性質(zhì)所決定的。
(4)事務(wù)性。這是由秘書部門所處理的工作內(nèi)容來決定的。
(5)靈活性。這是因?yàn)槊貢ぷ鹘?jīng)常會(huì)遇到突發(fā)情況，要求秘書能夠具備很強(qiáng)的變通能力，從而靈活處理問題。
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