在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展、知識(shí)經(jīng)濟(jì)新潮迭起的情況下，新事物、新矛盾、新問(wèn)題、新知識(shí)層出不窮，如果我們不注意不斷充實(shí)和更新知識(shí)，就跟不上時(shí)代前進(jìn)的步伐，就難以勝任本職工作。下面是小編給大家?guī)?lái)的文秘基礎(chǔ)知識(shí)和技能，歡迎大家閱讀參考，我們一起來(lái)看看吧!

　　秘書(shū)工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)的組成

　　對(duì)于一個(gè)秘書(shū)工作者而言，一個(gè)完整的合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個(gè)方面：基礎(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、相關(guān)知識(shí)

　　一、基礎(chǔ)知識(shí)

　　秘書(shū)工作者知識(shí)的第一個(gè)層次，是秘書(shū)工作者必備的知識(shí)和前提條件。秘書(shū)工作者的知識(shí)面要廣，基礎(chǔ)知識(shí)要扎實(shí)。為此秘書(shū)工作應(yīng)掌握以下三個(gè)方面的知識(shí)。

　　1.科學(xué)文化知識(shí)

　　基礎(chǔ)知識(shí)的基礎(chǔ)，包括語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、歷史、地理、邏輯、英語(yǔ)等等。特別要注意語(yǔ)言文字和歷史知識(shí)的提高，重視歷史知識(shí)的學(xué)習(xí)，可以讓自己透過(guò)歷史的現(xiàn)象抓住內(nèi)在的規(guī)律和本質(zhì)的東西。

　　2.馬列主義理論知識(shí)

　　哲學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、黨的建設(shè)、鄧小平理論、有實(shí)踐中不斷地學(xué)習(xí)，才能提高理論修養(yǎng)。

　　3.政策法規(guī)知識(shí)

　　這是作為秘書(shū)工作者必備的知識(shí)，包括黨的路線(xiàn)、方針、政策和國(guó)家的憲法、法律法規(guī)、法令等相關(guān)的知識(shí)，特別要注重后者的學(xué)習(xí)。因?yàn)樗谄綍r(shí)的工作中接觸最多的知識(shí)。

　　二、專(zhuān)業(yè)知識(shí)

　　是秘書(shū)工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)的核心或者是主體，也是區(qū)別于其他領(lǐng)域的知識(shí)結(jié)構(gòu)的方面。

　　1.理論知識(shí)，是秘書(shū)學(xué)和秘書(shū)工作總體的理論知識(shí)，是秘書(shū)工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論，也是秘書(shū)工作的基本理論知識(shí)，秘書(shū)指導(dǎo)思想。

　　分門(mén)別類(lèi)的理論，包括文書(shū)處理，信息處理，信息調(diào)研和秘書(shū)實(shí)務(wù)的理論。

　　2.業(yè)務(wù)知識(shí)，秘書(shū)工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的操作常識(shí)，基本技能，操作規(guī)范，公文的起草等。

　　3.行業(yè)知識(shí)，秘書(shū)工作者所在機(jī)關(guān)的行業(yè)的基本知識(shí)。

　　三、相關(guān)知識(shí)

　　秘書(shū)工作者的輔助知識(shí)，它包括以下幾個(gè)方面的知識(shí)。

　　1.新的學(xué)科知識(shí)，社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)，是相關(guān)知識(shí)中的一個(gè)重要內(nèi)容，包括行為科學(xué)、系統(tǒng)論、控制論、信息論。

　　2.管理學(xué)知識(shí)，行政管理，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，決策等方面的知識(shí)。

　　3.社會(huì)交往知識(shí)，社會(huì)關(guān)系學(xué)，公共關(guān)系學(xué)，人際關(guān)系學(xué)等，以便秘書(shū)工作者在工作能夠提高自身的交際能力，信息溝通能力。

　　4.心理學(xué)知識(shí)。

　　四、社會(huì)知識(shí)

　　國(guó)際知識(shí)，當(dāng)前國(guó)際的基本問(wèn)題，世界格局，政治，經(jīng)濟(jì)，軍事，思想，科技，文化等方面知識(shí)的變化及發(fā)展情況。

　　國(guó)內(nèi)知識(shí)，國(guó)情，民情，民俗，民風(fēng)等。

　　如何提高秘書(shū)的辦公效率

　　作為一名出色的秘書(shū)，要有效利用工作時(shí)間，提高辦公效率應(yīng)該從下幾方面開(kāi)始：

　　1、明確自己的工作任務(wù)和職責(zé);

　　2、要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作;

　　3、動(dòng)腦筋思考，分清工作的輕重緩急，判斷工作的先后次序，重要的工作、緊急的工作先做，科學(xué)的有序的一項(xiàng)一項(xiàng)地完成工作任務(wù)。

　　4、巧妙地運(yùn)用一些方法，合理分配精力，精明地利用時(shí)間，以提高效率;

　　5、使用辦公輔助手段幫助組織工作;

　　6、安排工作要適應(yīng)整個(gè)流程的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不間斷、延誤或降低團(tuán)隊(duì)的整體效益;

　　7、要遵照組織制定的規(guī)章制度和有關(guān)工作的承辦期限，不能只憑個(gè)人想象和愛(ài)好安排工作;

　　8、秘書(shū)應(yīng)盡量堅(jiān)持記工作日記，通過(guò)時(shí)間和活動(dòng)的詳細(xì)記錄，認(rèn)真分析、評(píng)估自己利用時(shí)間的有效程度。

　　秘書(shū)基本禮儀

　　禮儀是一門(mén)綜合性較強(qiáng)的行為科學(xué)，是指在人際交往中，自始至終地以一定的、約定俗成的程序、方式來(lái)表現(xiàn)的律己、敬人的完整行為。由于地區(qū)和歷史的原因，各地區(qū)、各民族對(duì)于禮儀的認(rèn)識(shí)各有差異。在長(zhǎng)期的國(guó)際往來(lái)中，逐步形成了外事禮儀規(guī)范，也叫涉外禮儀。

　　涉外禮儀就是人們參與國(guó)際交往所要遵守的慣例，是約定俗成的做法。它強(qiáng)調(diào)交往中的規(guī)范性、對(duì)象性、技巧性。

　　隨著我國(guó)改革開(kāi)放腳步的加快，人們?cè)谏詈凸ぷ髦型馐陆煌龆?，了解涉外禮儀的內(nèi)容和要求，掌握與外國(guó)人交往的技巧則顯得尤為重要。

　　人和人之間有接觸才有了解，有了解才能溝通，有溝通才會(huì)互動(dòng)，這是三個(gè)重要的程序。接觸是前提。接觸了之后才會(huì)了解，逐漸了解之后才容易溝通。所謂溝通是雙向理解，我理解你，你也理解我。那么從國(guó)際交往的角度來(lái)看，宏觀(guān)上涉外禮儀有三個(gè)基本要求：

　　第一個(gè)要求尊重為本，要強(qiáng)調(diào)自尊自愛(ài)，要尊重自己的職業(yè)，要尊重自己的單位.

　　第二個(gè)方面的理念就是要善于表達(dá)。在國(guó)際交往中，接待外國(guó)客人，

　　第三個(gè)方面是要強(qiáng)調(diào)接待三聲：“來(lái)有迎聲，問(wèn)有答聲、去有送聲”。

　　自我介紹、介紹他人、名片的制作和使用、與外國(guó)朋友交換禮物、宴請(qǐng)外國(guó)朋友等等需要使用的一些常規(guī)的禮儀。從而在衣食住行訪(fǎng)談送等方面，使人們對(duì)涉外禮儀有一個(gè)全面地了解。他認(rèn)為，與人交往要尊重為先，尊重別人就是尊重自己，發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點(diǎn)，實(shí)際上就等于肯定自我，那說(shuō)明你寬容，說(shuō)明你謙虛，說(shuō)明你好學(xué)。所以在國(guó)際交往中，要善于發(fā)現(xiàn)別人的所長(zhǎng)。

　　秘書(shū)會(huì)議禮儀

　　按參會(huì)人員來(lái)分類(lèi)，會(huì)議基本上可以簡(jiǎn)單地分成公司外部會(huì)議和公司內(nèi)部會(huì)議。公司外部會(huì)議，可以分成產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、研討會(huì)、座談會(huì)等。

　　會(huì)議的分類(lèi)：外部會(huì)議、內(nèi)部會(huì)議、發(fā)布會(huì)、工作例會(huì)、研討會(huì)、部門(mén)會(huì)、座談會(huì)…、計(jì)劃總結(jié)會(huì)……。

　　內(nèi)部會(huì)議包括定期的工作周例會(huì)、月例會(huì)、年終的總結(jié)會(huì)、表彰會(huì)，以及計(jì)劃會(huì)等等。

　　我們以外部會(huì)議為例，講一講商務(wù)禮儀中需要關(guān)注的一些細(xì)節(jié)。我們將會(huì)議分成會(huì)議前、會(huì)議中、會(huì)議后。

　　1.會(huì)議前

　　在會(huì)議前的準(zhǔn)備工作中，我們需要注意以下這幾方面：

　　•when-會(huì)議開(kāi)始時(shí)間、持續(xù)時(shí)間•where-會(huì)議地點(diǎn)確認(rèn)•who-會(huì)議出席人•what-會(huì)議議題•others-接送服務(wù)、會(huì)議設(shè)備及資料、公司紀(jì)念品等。

　　when-時(shí)間，你要告訴所有的參會(huì)人員，會(huì)議開(kāi)始的時(shí)間和要進(jìn)行多長(zhǎng)時(shí)間。這樣能夠讓參加會(huì)議的人員很好地安排自己的工作。

　　where-地點(diǎn)，是指會(huì)議在什么地點(diǎn)進(jìn)行，要注意會(huì)議室的布局是不是適合這個(gè)會(huì)議的進(jìn)行。

　　who-人物，以外部客戶(hù)參加的公司外部會(huì)議為例，會(huì)議有哪些人物來(lái)參加，公司這邊誰(shuí)來(lái)出席，是不是已經(jīng)請(qǐng)到了適合外部的嘉賓來(lái)出席這個(gè)會(huì)議。

　　what-會(huì)議的議題，就是要討論哪些問(wèn)題。

　　others-會(huì)議物品的準(zhǔn)備，就是根據(jù)這次會(huì)議的類(lèi)型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點(diǎn)心等。

　　2.會(huì)議中

　　在會(huì)議進(jìn)行當(dāng)中，我們需要注意以下這幾方面：

　　(1)會(huì)議主持人

　　主持會(huì)議要注意：

　　介紹參會(huì)人員;

　　控制會(huì)議進(jìn)程;

　　避免跑題或議而不決;

　　控制會(huì)議時(shí)間。

　　(2)會(huì)議座次的安排

　　會(huì)議座次的安排分成兩類(lèi)：方桌會(huì)議和圓桌會(huì)議。

　　一般情況下會(huì)議室中是長(zhǎng)方形的桌子，包括橢圓形，就是所謂的方桌會(huì)議，方桌可以體現(xiàn)主次。

　　在方桌會(huì)議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領(lǐng)導(dǎo)，那么他一般坐在這個(gè)長(zhǎng)方形的短邊的這邊，或者是比較靠里的位置。就是說(shuō)以會(huì)議室的門(mén)為基準(zhǔn)點(diǎn)，在里側(cè)是主賓的位置。如果是由主客雙方來(lái)參加的會(huì)議，一般分兩側(cè)來(lái)就坐，主人坐在會(huì)議桌的右邊，而客人坐在會(huì)議桌的左邊。

　　還有一種是為了盡量避免這種主次的安排，而以圓形桌為布局，就是圓桌會(huì)議。在圓桌會(huì)議中，則可以不用拘泥這么多的禮節(jié)，主要記住以門(mén)作為基準(zhǔn)點(diǎn)，比較靠里面的位置是比較主要的座位，就可以了。

　　3.會(huì)議后

　　在會(huì)議完畢之后，我們應(yīng)該注意以下細(xì)節(jié)，才能夠體現(xiàn)出良好的商務(wù)禮儀。主要包括：

　　•會(huì)談要形成文字結(jié)果，哪怕沒(méi)有文字結(jié)果，也要形成階段性的決議，落實(shí)到紙面上，還應(yīng)該有專(zhuān)人負(fù)責(zé)相關(guān)事物的跟進(jìn);

　　•贈(zèng)送公司的紀(jì)念品;

　　•參觀(guān)，如參觀(guān)公司，或廠(chǎng)房等。

　　•如果必要，合影留念。

　　秘書(shū)電話(huà)禮儀

　　(一)重要的第一聲

　　當(dāng)打電話(huà)給某單位，若一接通，就能聽(tīng)到對(duì)方親切、優(yōu)美的招呼聲，心 里一定會(huì)很愉快，使雙方對(duì)話(huà)能順利展開(kāi)，對(duì)該單位有了較好的印象。在電話(huà)中只要稍微注意一下自己的行為就會(huì)給對(duì)方留下完全不同的印象。同樣說(shuō)：“你好，這里是xx公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對(duì)方留下好的印象，對(duì)方對(duì)其所在單位也會(huì)有好印象。因此要記住，接電話(huà)時(shí)，應(yīng)有“代表單位形象”的意識(shí)。

　　(二)要有喜悅的心情

　　打電話(huà)時(shí)要保持良好的心情，這樣即使對(duì)方看不見(jiàn)你，但是從歡快的語(yǔ)調(diào)中也會(huì)被你感染，給對(duì)方留下極佳的印象，由于面部表情會(huì)影響聲音的變化，所以即使在電話(huà)中，也要抱著“對(duì)方看著”的心態(tài)去應(yīng)對(duì)。

　　(三)清晰明朗的聲音

　　打電話(huà)過(guò)程中絕對(duì)不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢(shì)對(duì)方也能夠 “聽(tīng)”得出來(lái)。如果你打電話(huà)的時(shí)候，彎著腰躺在椅子上，對(duì)方聽(tīng)你的聲音就是懶散的，無(wú)精打采的，若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳，充滿(mǎn)活力。因此打電話(huà)時(shí)，即使看不見(jiàn)對(duì)方，也要當(dāng)作對(duì)方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢(shì)。

　　(四)迅速準(zhǔn)確的接聽(tīng)

　　現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會(huì)有兩三部電話(huà)，聽(tīng)到電話(huà)鈴聲，應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽(tīng)筒，最好在三聲之內(nèi)接聽(tīng)。電話(huà)鈴聲響一聲大約3秒種，若長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人接電話(huà)，或讓對(duì)方久等是很不禮貌的，對(duì)方在等待時(shí)心里會(huì)十分急躁，你的單位會(huì)給他留下不好的印象。即便電話(huà)離自己很遠(yuǎn)，聽(tīng)到電話(huà)鈴聲后，附近沒(méi)有其他人，應(yīng)該用最快的速度拿起聽(tīng)筒，這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應(yīng)該擁有的，這樣的習(xí)慣是每個(gè)辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話(huà)鈴響了五聲才拿起話(huà)筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼?，若電?huà)響了許久，接起電話(huà)只是“喂”了一聲，對(duì)方會(huì) 十分不滿(mǎn)，會(huì)給對(duì)方留下惡劣的印象。

　　(五)認(rèn)真清楚的記錄

　　隨時(shí)牢記5w1h技巧，所謂5w1h是指① when何時(shí)② who何人③ where何地④what何事⑤why為什么⑥　how如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要的。對(duì)打電話(huà)，接電話(huà)具有相同的重要性。電話(huà)記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備，有賴(lài)于5w1h技巧。

　　(六)了解來(lái)電話(huà)的目的

　　上班時(shí)間打來(lái)的電話(huà)幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個(gè)電話(huà)都十分重要，不可敷衍，即使對(duì)方要找的人不在，切忌只說(shuō)“不在”就把電話(huà)掛了。接電話(huà)時(shí)也要盡可能問(wèn)清事由，避免誤事。首先應(yīng)了解對(duì)方來(lái)電的目的，如自己無(wú)法處理， 也應(yīng)認(rèn)真記錄下來(lái)，委婉地探求對(duì)方來(lái)電目的，就可不誤事而且贏(yíng)得對(duì)方的好感。

　　(七)掛電話(huà)前的禮貌

　　要結(jié)束電話(huà)交談時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)由打電話(huà)的一方提出，然后彼此客氣地道別， 說(shuō)一聲“再見(jiàn)”，再掛電話(huà)，不可只管自己講完就掛斷電話(huà)。

　　秘書(shū)與上級(jí)之間交談技巧

　　一般說(shuō)來(lái)，人們?cè)谂c自己同等級(jí)、同層次的人講話(huà)時(shí)，表現(xiàn)比較正常，行為舉止都會(huì)比較自然、大方。但是，在與比自己地位高的人交往時(shí)，就可能感到緊張;表現(xiàn)比較拘謹(jǐn)，并且自卑感強(qiáng);相反，在與社會(huì)地位低于自己的人講話(huà)時(shí)，就會(huì)表現(xiàn)得比較自如、自信，甚至比較放肆。

　　比如，有的人在自己的上級(jí)面前從不敢“妄言”，在同一科室的也不多說(shuō)話(huà)，可是在自己的下級(jí)或所管班組面前講話(huà)時(shí)，則落落大方，侃侃而談。有的則在一般人面前總是擺出一副能者的架勢(shì)，可是一見(jiàn)到權(quán)威就顯得十分馴服和虔誠(chéng)。

　　因此，上下級(jí)之間的講話(huà)，上級(jí)要力求避免采取自鳴得意、命令、訓(xùn)斥、使役下級(jí)的口吻說(shuō)話(huà)，而是要放下架子，以平易近人的方式對(duì)待下級(jí)。這樣，下級(jí)才會(huì)向你敞開(kāi)心扉。談話(huà)是雙邊活動(dòng)，只有感情上的貫通，才談得上信息的交流。

　　平等的態(tài)度，除說(shuō)話(huà)本身的內(nèi)容外，還通過(guò)語(yǔ)氣、語(yǔ)調(diào)、表情、動(dòng)作等體現(xiàn)出來(lái)。所以，不要以為是小節(jié)，純屬個(gè)人的習(xí)慣，不會(huì)影響上下級(jí)的談話(huà)。實(shí)際上，這往往關(guān)系到下級(jí)是否敢向你接近。此外，上級(jí)同下級(jí)談話(huà)時(shí)，要重視開(kāi)場(chǎng)白的作用。不妨與下級(jí)先扯幾句家常，以便使感情接近，打掉拘束感。

　　上級(jí)同下級(jí)說(shuō)話(huà)時(shí)，不宜作否定的表態(tài)：“你們這是怎么搞的?”“有你們這樣做工作的嗎?”

　　在必要發(fā)表評(píng)論時(shí)，應(yīng)當(dāng)善于掌握分寸。點(diǎn)個(gè)頭，搖個(gè)頭都會(huì)被人看作是上級(jí)的“指示”而貫徹下去，所以，輕易的表態(tài)或過(guò)于絕對(duì)的評(píng)價(jià)都容易失誤。

　　例如一位下級(jí)匯報(bào)某改革試驗(yàn)的情況，作為領(lǐng)導(dǎo)，只宜提一些問(wèn)題，或作一些一般性的鼓勵(lì)：“這種試驗(yàn)很好，可以多請(qǐng)一些人發(fā)表意見(jiàn)?！薄澳銈儗?lái)有了結(jié)果，希望及時(shí)告訴我們。”這種評(píng)論不涉及具體問(wèn)題，留有余地。

　　如上級(jí)認(rèn)為下級(jí)的匯報(bào)中有什么不妥，表達(dá)更要謹(jǐn)慎，盡可能采用勸告或建議性的措詞：“這個(gè)問(wèn)題能不能有別的看法，例如……”“不過(guò)，這是我個(gè)人的意見(jiàn)，你們可以參考。”“建議你們看看最近到的一份材料，看看有什么啟發(fā)?”這些話(huà)，起了一種啟發(fā)作用，主動(dòng)權(quán)仍在下級(jí)手中，對(duì)方容易接受。

　　下級(jí)對(duì)上級(jí)說(shuō)話(huà)，則要避免采用過(guò)分膽小、拘謹(jǐn)、謙恭、服從，甚至唯唯諾諾的態(tài)度講話(huà)，改變誠(chéng)惶誠(chéng)恐的心理狀態(tài)，而要活潑、大膽和自信。

　　下級(jí)跟上級(jí)說(shuō)話(huà)，成功與否，不只影響上級(jí)對(duì)你的觀(guān)感，有時(shí)甚至?xí)绊懩愕墓ぷ骱颓巴尽?/p>

　　跟上級(jí)說(shuō)話(huà)，要尊重，要慎重，但不能一味附和。“抬轎子”、“吹喇叭”等等，只能有損失自己的人格，卻得不到重視與尊敬，倒很可能引起上級(jí)的反感和輕視。

　　在保持獨(dú)立人格的前提下，你應(yīng)采取不卑不亢的態(tài)度。在必要的場(chǎng)合，你也不必害怕表示自己的不同觀(guān)點(diǎn)， 只要你從工作出發(fā)，擺事實(shí)，講道理，領(lǐng)導(dǎo)一般是予以考慮的。

　　還應(yīng)該了解上級(jí)的個(gè)性。上級(jí)固然是領(lǐng)導(dǎo)，但他首先是一個(gè)人。作為一個(gè)人，他有他的性格、愛(ài)好，也有他的語(yǔ)言習(xí)慣等。如有些領(lǐng)導(dǎo)性格爽快、干脆，有些領(lǐng)導(dǎo)則沉默寡言，事事多加思考，你必須了解清楚，不要認(rèn)為這是“迎合”，這正是運(yùn)用心理學(xué)的一種學(xué)問(wèn)。此外，與上級(jí)談話(huà)還要選擇有利時(shí)機(jī)。

　　上級(jí)一天到晚要考慮的問(wèn)題很多。所以，假若是個(gè)人瑣事，就不要在他埋頭處理大事時(shí)去打擾他。你應(yīng)該根據(jù)自己的問(wèn)題重要與否，去選擇適當(dāng)時(shí)機(jī)反映。

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