辦公室秘書崗位職責(zé)
說起辦公室秘書，大家都聽過，但是關(guān)于辦公室秘書的具體崗位職責(zé)，想必就不太清楚了吧?下面是小編為你整理的辦公室秘書崗位職責(zé)，希望對(duì)你有用!
辦公室秘書崗位職責(zé)
企業(yè)辦公室文秘工作者，作為以輔助決策、協(xié)調(diào)服務(wù)、辦文辦會(huì)辦事等為主要職能活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)者的參謀助手，現(xiàn)代社會(huì)對(duì)該崗位從業(yè)者的素質(zhì)要求愈來愈高。那么，如何才能勝任企業(yè)辦公室文秘工作?下面結(jié)合本人在企業(yè)從事辦公室文秘工作十余年的工作經(jīng)歷，從三個(gè)方面來簡(jiǎn)要加以論述：
一、端正心態(tài)，以干事創(chuàng)業(yè)的激情面對(duì)文秘工作
有人說：“十年政工一場(chǎng)空”，比照這一說法，也許從事企業(yè)辦公室文秘工作的人員也會(huì)有此感慨，究其原因，筆者認(rèn)為不外乎兩個(gè)方面：
其一，辦公室文秘工作者所從事的辦文辦會(huì)等工作比較務(wù)虛，決定了秘書工作的成果很難用具體的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)來表述。
其二，作為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，文秘工作者始終處于輔助角色和從屬地位，工資收入也相對(duì)不高，而文秘工作者整天埋頭工作，苦思冥想，案牘勞形，咬文嚼字，寢食難安， “一支筆桿，兩眉不展，三更不眠，四季不閑”這句話形象地描述了其崗位特點(diǎn)，文秘工作者有時(shí)還會(huì)被人戲謔地稱作“書呆子”，這與當(dāng)今物欲橫流的社會(huì)時(shí)代形成強(qiáng)烈反差，導(dǎo)致秘書人員難免會(huì)產(chǎn)生一些自卑心理。
在此情況下，還有誰愿意去從事文秘工作，耐得住寂寞，扛得住誘惑，“板凳要坐十年冷”?
照此說法，難道說文秘工作就不重要了嗎?文秘工作者就沒有價(jià)值了嗎?毋庸置疑，答案絕非如此。
在傳統(tǒng)的官本位思想意識(shí)里，人們會(huì)說“領(lǐng)導(dǎo)是尊”、“領(lǐng)導(dǎo)難當(dāng)”，其實(shí)了解文秘崗位特點(diǎn)的人會(huì)說：“文秘人員也值得尊重”、“文秘人員也不好當(dāng)”。因?yàn)椋拿毓ぷ鲘徫坏奶攸c(diǎn)，決定了文秘工作者在職能活動(dòng)中要充分發(fā)揮參謀咨詢、輔佐決策、檢查督辦、溝通協(xié)調(diào)等重要作用，它要求必須站在領(lǐng)導(dǎo)者的角度觀察、分析和處理問題，必須具有全局觀念，同時(shí)要求必須具有較高的政策理論水平和辦文辦事能力，熟悉文書、會(huì)務(wù)、檔案、保密、信訪、通信、禮儀等方面的知識(shí)，會(huì)操作現(xiàn)代化辦公設(shè)施等等。大家知道，判斷一個(gè)人是否具有價(jià)值，關(guān)鍵在于他在一個(gè)組織中是否輕易被別人所替代，文秘工作這種較高的專業(yè)性素質(zhì)要求，決定了文秘崗位不是隨便一個(gè)人就能夠輕易勝任和替代的，因此也決定了文秘工作者的價(jià)值所在。
所以，辦公室秘書人員要克服自卑心理，正確看待自己;要尋找和發(fā)揮自己的特長(zhǎng)，讓自己更加從容自信;要端正心態(tài)，正確看待崗位工作;要不計(jì)個(gè)人得失，有著吃苦耐勞，甚至委曲求全的精神，以干事創(chuàng)業(yè)的激情從事秘書工作。
二、培養(yǎng)興趣，以扎實(shí)的語言文字功底從事秘書工作
興趣，是一個(gè)人專注于某項(xiàng)事物的表現(xiàn)。愛好，是興趣的持久發(fā)展。中國(guó)的一位學(xué)者曾經(jīng)說過，凡是有生活的地方就有快樂和寶藏。文秘工作雖然很枯燥、很辛苦，但是只要懷著濃厚的興趣愛好去學(xué)習(xí)、去工作，必定可以感受到事業(yè)的可貴可愛，并化為精神的愉悅和奮斗的動(dòng)力源泉。
(一) 培養(yǎng)學(xué)習(xí)興趣，練就扎實(shí)的語言文字功底
“能說會(huì)道”是文秘工作者的基本功，所以要以強(qiáng)烈的求知欲去學(xué)習(xí)，不斷提高口頭表達(dá)能力和書面表達(dá)能力。只有在自己對(duì)文秘工作感興趣的時(shí)候，才會(huì)坐得下來、靜得下心、鉆得進(jìn)去地去學(xué)習(xí)有關(guān)知識(shí)，培養(yǎng)深厚的文化底蘊(yùn)及過硬的功夫，以勝任崗位工作的要求。
當(dāng)然，興趣愛好有人是先天賦予的，有人是靠后天培養(yǎng)的，文秘工作者可以通過結(jié)識(shí)一些有語言文字表達(dá)能力特長(zhǎng)的朋友、加入興趣小組或作家協(xié)會(huì)、多讀書看報(bào)、多給報(bào)紙雜志投稿、多參加各類征文比賽活動(dòng)等方式，向朋友學(xué)習(xí)、向社會(huì)學(xué)習(xí)、向書本學(xué)習(xí)，通過獲得作品發(fā)表或獲獎(jiǎng)的機(jī)會(huì)，包括取得語言文字表達(dá)能力的不斷提升等來得到正面激勵(lì)、贏得社會(huì)尊重，反過來再不斷培養(yǎng)學(xué)習(xí)的興趣愛好，激發(fā)求知欲，形成良性循環(huán)的局面。
(二)培養(yǎng)工作興趣，把枯燥的工作變成自己的興趣愛好
心理學(xué)家亞伯拉罕.馬斯洛曾經(jīng)寫道：“人類最美麗的命運(yùn)，最美好的運(yùn)氣，就是在做自己喜愛的事情的同時(shí)獲得報(bào)酬?！彼?，當(dāng)你喜歡上文秘工作的時(shí)候，就會(huì)心無旁騖，聚精會(huì)神，把注意力的焦點(diǎn)集中在學(xué)習(xí)、寫作上，就會(huì)以苦為榮，以苦為樂，投入工作，忘我工作，這樣就會(huì)欣喜地聞聽到自己的事業(yè)一天天邁向成功的鏗鏘足音。所以，與文秘工作交朋友，可以使你面對(duì)繁重的工作永遠(yuǎn)不知疲倦;與文秘工作交朋友，可以使你面對(duì)困難和挑戰(zhàn)永遠(yuǎn)不會(huì)畏懼。
那么，如何才能培養(yǎng)對(duì)文秘工作的興趣?筆者之見，就是在勤學(xué)苦練、夯實(shí)基本功的基礎(chǔ)上，認(rèn)真對(duì)待辦文辦會(huì)辦事，深思熟慮，多出精品，減少失誤，提升價(jià)值。試想，當(dāng)自己起草的方案達(dá)到預(yù)期成效的時(shí)候，當(dāng)自己的工作受到領(lǐng)導(dǎo)表揚(yáng)的時(shí)候，當(dāng)自己的價(jià)值得以發(fā)揮的的時(shí)候，你會(huì)越來越愛上文秘這一行，而且不惜為之奮斗一生。
三、嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)，以科學(xué)有序的方法做好文秘工作
要想干好文秘工作，除了上文述及的工作態(tài)度、基本能力修養(yǎng)之外，還要掌握以下幾點(diǎn)工作方式方法和工作技巧。
(一)獨(dú)立思考，擯棄盲從心理
一方面，文秘工作者要通過領(lǐng)導(dǎo)的日常言談舉止來洞察了解領(lǐng)導(dǎo)意圖、工作方式方法，力求在思想上和行動(dòng)上與領(lǐng)導(dǎo)保持步調(diào)一致、達(dá)到“同頻共振”。另一方面，文秘工作者還要獨(dú)立思考，克服“領(lǐng)導(dǎo)咋說就咋辦”的片面認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮工作的積極性和創(chuàng)造性，工作要力求想在領(lǐng)導(dǎo)前邊，要善于提出個(gè)人的新見解、新建議，設(shè)身處地為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。要做到這一點(diǎn)，就要求文秘人員要多到群眾中去，多聽取群眾對(duì)一些事情的議論和看法，多深入基層進(jìn)行調(diào)查研究，多掌握第一手資料，力求所作決策切中實(shí)際，不脫離群眾。
(二)統(tǒng)籌安排，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致
面對(duì)千頭萬緒的工作，文秘工作者切忌粗枝大葉、馬馬虎虎、敷衍塞責(zé)。“好記性不如爛筆頭”，以筆者的經(jīng)驗(yàn)，建議文秘工作者應(yīng)把需要辦理的事情及時(shí)登記在工作日志上，做好計(jì)劃，區(qū)別輕重緩急，理清思路，這樣才會(huì)做到不漏辦、不誤辦、不錯(cuò)辦，做到事事有回音，件件有著落。
(三)嫉慢如仇，提高效率
文秘工作紛繁復(fù)雜，所以文秘人員最忌存在懶散、拖沓的壞毛病，必須樹立“嫉慢如仇、雷厲風(fēng)行”的工作作風(fēng)，高效率處理工作事物，高效率完成寫作任務(wù)。同時(shí)，文秘工作者面對(duì)著巨大的工作壓力，如果能夠做到“日事日畢，日清日高”，這也是緩解壓力的最好辦法。起草文件提前交卷，參加會(huì)議提前到場(chǎng)，各項(xiàng)事務(wù)及時(shí)辦理，這是對(duì)于一名合格的文秘工作者的基本要求。
(四)強(qiáng)化執(zhí)行，有令必行
作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，文秘人員必須強(qiáng)化執(zhí)行意識(shí)。在領(lǐng)導(dǎo)決策之前，文秘人員可以提出自己的不同意見，但是一旦領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)決策拍板的事情，一定要千方百計(jì)、不折不扣、保質(zhì)保量地去完成，切不可以各種理由去推諉、拖延，要真正做為領(lǐng)導(dǎo)身邊最為堅(jiān)定的執(zhí)行者。
總之，面對(duì)企業(yè)辦公室文秘這樣一個(gè)富于挑戰(zhàn)性、艱難性和復(fù)雜性的工作崗位，從業(yè)人員只要努力做到上述三個(gè)主要方面的素質(zhì)要求，勤學(xué)苦練，甘于寂寞，心無旁騖，樂于奉獻(xiàn)，事業(yè)發(fā)展的空間必然會(huì)無限廣闊，事業(yè)發(fā)展的畫卷必然會(huì)異常精彩。
處理事務(wù)是辦公室工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。隨著社會(huì)發(fā)展，辦公室需要處理的事務(wù)工作涉及的范圍越來越廣，復(fù)雜性也越來越強(qiáng)。面對(duì)繁雜的工作，如何處理才能做到得體、得當(dāng)、得心?下面是小編為你整理的辦公室秘書崗位職責(zé)，希望對(duì)你有用!
辦公室辦會(huì)注意的幾個(gè)小細(xì)節(jié)
根據(jù)個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，辦公室在辦會(huì)時(shí)，要特別注意以下幾個(gè)小細(xì)節(jié)。
桌簽的擺放。桌簽就是出席會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)的“名片”，為了表示對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的尊重，桌簽必須放在領(lǐng)導(dǎo)的正前方，同時(shí)還可以起到遮擋講話稿的作用。桌簽擺放要本著“左上右下”的原則。主席臺(tái)為單數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)的桌簽放在正中央，根據(jù)其他與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的級(jí)別在主要領(lǐng)導(dǎo)的左右依次bsp; 2 主要領(lǐng)導(dǎo) 3 5，主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)為單位數(shù)，擺放示意圖，5 3 主要領(lǐng)導(dǎo) 2 4 6。
麥克風(fēng)的擺放。參加一個(gè)會(huì)議時(shí)，發(fā)現(xiàn)會(huì)務(wù)組人員把麥克風(fēng)放在了領(lǐng)導(dǎo)的正前方，這是不對(duì)的，因?yàn)辂溈孙L(fēng)放在領(lǐng)導(dǎo)正前方，就會(huì)擋住領(lǐng)導(dǎo)臉部。麥克風(fēng)要放在領(lǐng)導(dǎo)的一側(cè)，并盡量將話筒圧低，可以和領(lǐng)導(dǎo)衣服領(lǐng)口相平。會(huì)議開始之前，要對(duì)麥克風(fēng)進(jìn)行調(diào)試，音量要適中，避免會(huì)議期間“炸間”問題。
水杯和煙灰缸的擺放。要放在領(lǐng)導(dǎo)的右手的上方，以方便領(lǐng)導(dǎo)拿取，同時(shí)可以避免領(lǐng)導(dǎo)不慎將水杯碰到。為領(lǐng)導(dǎo)添加熱水時(shí)，先將暖壺塞取下，一手拿暖壺，一手拿水杯，側(cè)身為領(lǐng)導(dǎo)倒水，不能正對(duì)領(lǐng)導(dǎo)，這樣可以不擋住領(lǐng)導(dǎo)視線，也避免熱水濺出，燙傷領(lǐng)導(dǎo)。
同時(shí)，在開會(huì)時(shí)，辦公室工作人員必須坐在離主席臺(tái)較近的座位上，以方便領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排工作。
辦公室秘書崗位工作標(biāo)準(zhǔn)
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了廠辦公室秘書崗位的職責(zé)、基本技能、工作內(nèi)容與要求、檢查與考核。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于廠辦公室秘書崗位。
2 職責(zé)
2.1 職權(quán)
2.1.1 有權(quán)監(jiān)督各單位報(bào)送總結(jié)、計(jì)劃和文字材料草稿。
2.1.2 有權(quán)檢查各單位貫徹落實(shí)廠長(zhǎng)辦公會(huì)、常務(wù)會(huì)議、干部例會(huì)精神情況。
2.1.3 有權(quán)拒絕和制止各部門以廠名義上報(bào)或?qū)ν獍l(fā)行不符合行文要求的文字材料，有權(quán)要求有關(guān)部門對(duì)不符合行文要求的材料重新擬寫和抄清。
2.1.4 有權(quán)制止各種情況下不符合規(guī)范的企業(yè)形象標(biāo)志的使用，并責(zé)成使用部門限期糾正。
2.2 職責(zé)
2.2.1 對(duì)所辦的文字材料未按時(shí)完成及出現(xiàn)差錯(cuò)負(fù)責(zé)。
2.2.2 對(duì)未按時(shí)完成廠長(zhǎng)、黨委書記交辦的任務(wù)負(fù)責(zé)。
2.2.3 對(duì)企業(yè)形象的管理不力負(fù)責(zé)。
2.2.4 對(duì)廠長(zhǎng)、黨委書記、辦公室主任、副主任交辦的各項(xiàng)任務(wù)未按時(shí)完成負(fù)責(zé)。
3 崗位人員基本技能
3.1 政策法規(guī)知識(shí) 熟悉黨和國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)方針、政策以及企業(yè)法、電力法等有關(guān)法律、法規(guī)知識(shí)。
3.2 專業(yè)技能
3.2.1 具有中專以上文化程度，了解電力生產(chǎn)過程及我廠的各種規(guī)章制度。
3.2.2 具有較高的政策理論水平和較強(qiáng)的文字綜合能力。
3.2.3 熟悉黨的方針政策、本單位的基本情況和每個(gè)時(shí)期的工作部署和主要工作。
3.2.4 熟練掌握調(diào)查研究的基本功和各類信息的分析、歸納、提煉能力，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策服務(wù)。
3.2.5 具有一定的協(xié)調(diào)和會(huì)務(wù)組織能力。
3.3 實(shí)際工作能力
3.3.1 熟練掌握公文寫作技能，具有較高的文字綜合能力。
3.3.2 能正確理解國(guó)家的政策和上級(jí)指示精神，能正確的處理和協(xié)調(diào)工作中的各種關(guān)系。
3.3.3 能正確的理解和領(lǐng)會(huì)廠里制定的各項(xiàng)方針政策。 3.3.4 具有較高的發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題的能力，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考意見。
3.3.5 具有一定的組織、協(xié)調(diào)能力，在工作中善于協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，使之能齊心合力的完成各項(xiàng)工作。
4 工作內(nèi)容要求與方法
4.1 嚴(yán)格執(zhí)行《一般干部通用標(biāo)準(zhǔn)》。
4.2 在辦公室主任、副主任的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本單位的文字綜合工作，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，做好督辦、催辦工作，做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
4.3 負(fù)責(zé)起草本單位季度、年度工作總結(jié)和工作計(jì)劃。
4.4 負(fù)責(zé)廠長(zhǎng)、黨委書記或其他廠領(lǐng)導(dǎo)代表廠部或黨委講話的文稿起草工作。
4.5 負(fù)責(zé)本單位文件的審核，以及信息的收集、編發(fā)工作。
4.6 參加廠務(wù)會(huì)議以及其他重要會(huì)議，做好會(huì)議記錄。
4.7 負(fù)責(zé)對(duì)各部門起草的、以本單位名義上報(bào)或下發(fā)的材料的審核。
4.8 做好調(diào)查研究和信息搜集工作，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。
4.9 負(fù)責(zé)企業(yè)形象的管理，指導(dǎo)廠各單位使用廠標(biāo)志和形象。
5 檢查與考核
5.1 按本標(biāo)準(zhǔn)檢查與考核。
5.2 按《一般干部通用標(biāo)準(zhǔn)》檢查與考核。
5.3 本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況由辦公室主任、副主任負(fù)責(zé)檢查與考核。
5.4 考核結(jié)果按有關(guān)規(guī)章制度執(zhí)行。
辦公室文書崗位工作標(biāo)準(zhǔn)
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了廠辦公室文書崗位的職責(zé)、基本技能、工作內(nèi)容與要求、檢查與考核。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于廠辦公室文書崗位。
2 職責(zé)
2.1 職權(quán)
2.1.1 有權(quán)拒絕使用、開具不合規(guī)定的印信。
2.1.2 有權(quán)催辦文件的傳閱。
2.1.3 有權(quán)對(duì)發(fā)文簽批手續(xù)不全的文件提出意見。
2.2 責(zé)任
2.2.1 對(duì)收發(fā)文的登記與歸檔工作不及時(shí)負(fù)責(zé)。
2.2.2 對(duì)廠印信管理工作失誤負(fù)責(zé)。 2.2.3 負(fù)責(zé)辦公用品保管及閱覽室管理不力工作。
2.2.4 對(duì)傳真的收發(fā)、收文的報(bào)批及傳閱工作不及時(shí)負(fù)責(zé)。
3 崗位人員基本技能
3.1 政策法規(guī)知識(shí) 熟悉黨和國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)方針、政策以及企業(yè)法、電力法等有關(guān)法律、法規(guī)知識(shí)。
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